Hoàn thiện công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP tại bệnh viện C Đà Nẵng

i MỤC LỤC MỤC LỤC I MỞ ĐẦU CHƯƠNG NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP 1.1 ERP (ENTERPRISE RESOURCE PLANNING) 1.1.1 Khái niệm 1.1.2 Các phân hệ ERP 1.1.3 Hiệu ERP 1.2 MỐI QUAN HỆ GIỮA HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TỐN VÀ HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÝ 10 1.3 CƠNG TÁC KẾ TỐN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP 15 1.3.1 Sự khác biệt kế toán truyền thống với ERP 15 1.3.2 Phân hệ kế toán bệnh viện điều kiện ứng dụng ERP .17 Hệ thống quản lý hành chính: 17 Hệ thống quản lý chuyên môn: 18 KẾT LUẬN CHƯƠNG 23 CHƯƠNG 24 THỰC TRẠNG CƠNG TÁC KẾ TỐN 24 TẠI BỆNH VIỆN C ĐÀ NẴNG 24 2.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ BỆNH VIỆN C ĐÀ NẴNG (BVC ĐN) 24 2.1.1 Chức .24 2.1.2 Nhiệm vụ 24 2.1.3 Mơ hình tổ chức quản lý bệnh viện C ĐN 27 2.1.4 Cơ chế quản lý tài bệnh viện C ĐN 28 2.2 THỰC TRẠNG CƠNG TÁC KẾ TỐN TẠI BVC ĐN 28 2.2.1 Mơ hình tổ chức máy kế tốn bệnh viện C ĐN .28 2.2.2 Hệ thống tài khoản hình thức kế tốn .31 2.2.3 Tổ chức kiểm tra kế toán 32 2.2.4 Hệ thống chứng từ kế toán .33 2.3 ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI BỆNH VIỆN C ĐN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP 47 KẾT LUẬN CHƯƠNG 48 CHƯƠNG 49 HỒN THIỆN CƠNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN 49 ỨNG DỤNG ERP TẠI BỆNH VIỆN C ĐÀ NẴNG 49 ii 3.1 SỰ CẦN THIẾT HOÀN THIỆN CƠNG TÁC KẾ TỐN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP TẠI BVC ĐN 50 3.1.1 Định hướng phát triển CNTT ngành Y tế 50 3.1.2 Đánh giá thuận lợi khó khăn cơng tác kế toán triển khai ERP 51 3.1.2.1 Thuận lợi .51 3.1.2.2 Khó khăn 54 3.2 HOÀN THIỆN CƠNG TÁC KẾ TỐN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP TẠI BVC ĐN 55 3.2.1 Xây dựng quy trình quản lý BVC ĐN điều kiện ứng dụng ERP 55 3.2.1.1 Phân hệ Tài kế tốn (chu trình tài chính) 57 3.2.1.2 Phân hệ mua hàng cung ứng vật tư (chu trình mua hàng, cung ứng) 61 3.2.1.3 Phân hệ thu viện phí ( chu trình doanh thu) 65 3.2.1.4 Phân hệ điều trị (chu trình chuyển đổi) 74 3.2.1.5 Phân hệ quản lý vật tư 77 3.2.1.6 Phân hệ quản lý TSCĐ CCDC .80 3.2.1.7 Phân hệ quản lý nhân tiền lương 82 3.2.1.8 Phân hệ quản trị hệ thống 83 3.2.2 Xây dựng hệ sở liệu 85 3.3 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ ĐỂ THỰC HIỆN HỒN THIỆN CƠNG TÁC KẾ TỐN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP TẠI BVC ĐN 89 KẾT LUẬN CHƯƠNG 94 KẾT LUẬN 95 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .96 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Trên giới, việc ứng dụng CNTT việc quản lý bệnh viện trở nên phổ biến, riêng với Việt Nam, việc triển khai ứng dụng CNTT sở y tế cho thấy hầu hết bệnh viện dùng phần mềm quản lý riêng lẻ Điển phần mềm quản lý dược, BHYT, kế toán… mà bệnh nhân đến chỗ bệnh viện chỗ phải nhập lại thơng tin bệnh nhân, gây lãng phí thời gian nhân sự, thêm rủi ro thơng tin bị cập nhật sai bị gặp phiền toái Nhận thức tầm quan trọng CNTT quản lý bệnh viện, Bộ Y tế có nhiều văn thị Bộ trưởng Y tế yêu cầu bệnh viện nhanh chóng ứng dụng CNTT quản lý Ứng dụng CNTT giúp bệnh viện sử dụng hiệu nguồn lực, chống thất thu viện phí, cơng khai, minh bạch tài chính, giúp kiểm sốt sử dụng thuốc hợp lý, an toàn… Hiện việc ứng dụng CNTT quản lý tài y tế bệnh viện C ĐN rời rạc, phần mềm ứng dụng chưa đồng bộ, nhiều nhà cung cấp khác nhau, phần mềm viết nhiều ngôn ngữ hệ quản trị sở liệu khác nhau, khơng có tính thống cao, chưa đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ đặt Vì vậy, việc hồn thiện cơng tác kế tốn điều kiện ứng dụng ERP vào bệnh viện phần mềm quản lý toàn diện nhằm đáp ứng nhiệm vụ nêu nhu cầu cấp bách để BVC ĐN hồn thành tốt chức nhiệm vụ mà Bộ Y tế giao cho năm tới Đây yêu cầu tất yếu tổng thể kế hoạch xây dựng bệnh viện điện tử theo định hướng phát triển ngành Y tế tương lai Mục tiêu nghiên cứu Trên sở nghiên cứu lý luận hệ thống thông tin kế toán, hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, phát huy ưu điểm ERP liệu kế tốn ln kế thừa, cập nhật, xử lý phản ảnh kịp thời hệ thống thông tin kế tốn trực tuyến với ứng dụng cơng nghệ mạng, giúp rút gọn thời gian lập báo cáo kế tốn, nâng cao độ xác, kịp thời, giảm bớt thao tác xử lý nghiệp vụ thủ cơng, tránh sai sót Qua ứng dụng vào tình hình thực tế BVC ĐN nhằm giúp lãnh đạo bệnh viện quản lý tốt tồn hoạt động bệnh viện, sử dụng tốt nguồn lực hồn thiện cơng tác kế tốn bệnh viện Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu đề tài nghiên cứu hồn thiện cơng tác kế tốn bệnh viện C ĐN sở ứng dụng ưu điểm hệ thống ERP Phạm vi nghiên cứu Cơng tác kế tốn hệ thống thơng tin kế toán bệnh viện C Đà nẵng Phương pháp nghiên cứu Đề tài sử dụng phương pháp chung tổng hợp, phân tích, tư logic, kỹ thuật cụ thể so sánh, điều tra, vấn… Đề tài sử dụng nghiên cứu định tính nghiên cứu định lượng để phân tích, giải vấn đề cần nghiên cứu Dữ liệu sử dụng cho mục đích nghiên cứu, phân tích, đánh giá gồm nguồn sơ cấp thứ cấp Dữ liệu sơ cấp thu thập từ việc điều tra, vấn trực tiếp đối tượng có liên quan đến cơng tác kế tốn, hệ thống thơng tin kế tốn điều kiện triển khai thực ứng dụng ERP bệnh viện Dữ liệu thứ cấp bao gồm số liệu từ chế độ tài chính, quy định có liên quan ngành Y tế, chứng từ, sổ sách kế tốn, báo cáo tài chính, báo cáo khác phòng ban có liên quan bệnh viện C Đà nẵng Những đóng góp đề tài - Về lý luận Đề tài hệ thống hóa, làm rõ vấn đề có tính chất lý luận hệ thống ERP, hệ thống thông tin kế tốn, cơng tác kế tốn bệnh viện điều kiện ERP - Về thực tiễn Đề tài phân tích, đánh giá thực trạng cơng tác kế tốn, hệ thống thơng tin kế tốn bệnh viện C ĐN, nêu lên tồn cần khắc phục Ứng dụng phát huy ưu điểm ERP để hoàn thiện cơng tác kế tốn việc xây dựng hệ thống thơng tin kế tốn hồn chỉnh điều kiện ứng dụng ERP BVC ĐN Bố cục luận văn Nội dung luận văn gồm chương, lời mở đầu, kết luận tài liệu tham khảo Chương 1: Những vấn đề lý luận cơng tác kế tốn điều kiện ứng dụng ERP Chương 2: Thực trạng công tác kế tốn bệnh viện C Đà nẵng Chương 3: Hồn thiện cơng tác kế tốn điều kiện ứng dụng ERP bệnh viện C Đà nẵng Chương NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP 1.1 ERP (Enterprise Resource Planning) 1.1.1 Khái niệm - Theo Bách khoa toàn thư mở Wikipedia: Enterprise Resource Planning – ERP hệ thống dùng để hoạch định tài nguyên tổ chức, doanh nghiệp Một hệ thống ERP điển hình bao hàm tất chức tổ chức Tổ chức đơn vị hành chính, nghiệp, tổ chức phi phủ, doanh nghiệp v.v Một phần mềm ERP, tích hợp chức chung tổ chức vào hệ thống Thay phải sử dụng phần mềm kế toán, phần mềm nhân - tiền lương, quản trị sản xuất song song, độc lập lẫn ERP gom tất vào chung gói phần mềm mà chức có liên thơng với - ERP định nghĩa “một hệ thống ứng dụng đa phân hệ” (Multi Module Software Application) giúp tổ chức, đơn vị quản lý nguồn lực điều hành tác nghiệp Giải pháp ERP cung cấp cho nhà quản trị khả quản lý điều hành tài – kế tốn, quản lý vật tư, quản lý sản xuất, quản lý kinh doanh phân phối sản phẩm, quản lý dự án, quản lý dịch vụ, quản lý khách hàng, quản lý nhân sự, công cụ dự báo lập kế hoạch, báo cáo, v.v Thêm vào đó, đặc điểm quan trọng mà giải pháp ERP cung cấp cho tổ chức, đơn vị hệ thống quản lý với quy trình đại theo chuẩn quốc tế, nhằm nâng cao khả quản lý điều hành cho lãnh đạo tác nghiệp nhân viên 1.1.2 Các phân hệ ERP Điểm phân biệt việc ứng dụng ERP so với cách áp dụng nhiều phần mềm quản lý rời rạc khác phần mềm kế toán, quản lý nhân sự, quản lý bảo hành ) tính tích hợp ERP phần mềm modules (phân hệ) thực chức tương tự phần mềm quản lý rời rạc, module làm nhiều mơi trường tích hợp, chúng kết nối với để tự động chia sẻ thông tin với phân hệ khác nhằm tạo nên hệ thống mạnh Tính tích hợp hệ thống ERP gọi tính “ tổng thể hữu cơ” modules có mối quan hệ chặt chẽ với phận thể Vì khác biệt mà cách tiếp cận xây dựng hệ thống ERP công ty phần mềm khác so với cách hiểu phần mềm thông thường ERP phần mềm mô quản lý hoạt động tổ chức, đơn vị theo quy trình Kế tốn Mua hàng Nhân ERP Hàng tồn kho Bán hàng Sản xuất, tác nghiệp Hình 1.1: Các chức tiêu biểu phần mềm ERP Các phân hệ phần mềm ERP điển hình: • Mua hàng; • Hàng tồn kho; • Quản trị tác nghiệp; • Bán hàng; • Quản lý nhân tính lương; • Nghiên cứu phát triển…; • Kế tốn Các phân hệ kế toán tảng phần mềm ERP Tổ chức kế toán ERP mang lại cho tổ chức, đơn vị công cụ quản lý phân tích tài hữu hiệu Số liệu kế toán tranh trung thực hoạt động tổ chức, đơn vị đặc điểm hạch toán kế toán đồng thời với thao tác nghiệp vụ nên hệ thống số liệu kế tốn ln phản ánh kịp thời trung thực hoạt động tác nghiệp khâu hệ thống Trong ERP, phân hệ có mối quan hệ chặt chẽ với nhau: - Phân hệ kế toán: Các giao dịch kế toán tích hợp với phân hệ quản lí khác Quản lí kho, quản lí mua hàng hố – vật tư, quản lí bán hàng quản lí sản xuất, tác nghiệp Nhờ đó, giao dịch tác nghiệp xảy bút tốn hạch tốn tương ứng tăng, giảm hàng tồn kho (từ phân hệ quản lí kho), cơng nợ phải thu (từ phân hệ bán hàng), công nợ phải trả (từ phân hệ mua hàng), kế toán giá thành (từ phân hệ sản xuất, tác nghiệp) tạo tự động ghi vào sổ phụ kế tốn Hệ thống tích hợp cho phép giảm thiểu thời gian nhập liệu đảm bảo tính xác số liệu kế tốn phát sinh Cuối kì, tiến hành khóa sổ phân hệ Sổ tổng hợp để hồn tất việc tốn cho kì Phân hệ cung cấp báo cáo theo quy định Nhà nước báo cáo quản trị theo yêu cầu quản lí tổ chức, đơn vị - Phân hệ mua hàng: cho phép đơn vị quản lí nghiệp vụ mua hàng cách xuyên suốt từ xuất phát yêu cầu mua hàng nhận hàng toán Quy trình thực thơng qua phân hệ Mua hàng, Kho hàng, Kế toán phải trả sổ tổng hợp Việc hạch toán kế toán liên quan đến quy trình mua hàng thực tự động tạo giao dịch nhập kho, trả lại hàng, nhập hóa đơn tốn Các bút tốn lưu vào sổ phụ cập nhật lên sổ có lệnh kế tốn tổng hợp - Phân hệ bán hàng hỗ trợ tự động hóa quy trình bán hàng đơn vị, theo dõi thông tin xuyên suốt từ nhận đơn hàng giao hàng cho khách hàng, phát hành hóa đơn bán hàng, thu tiền hạch tốn kế toán, giúp việc kiểm soát bước trình chặt chẽ cung cấp thơng tin đầy đủ, kịp thời, xác phục vụ cơng tác quản lí Tất giao dịch hạch tốn kế tốn phát sinh q trình bán hàng xuất kho, hóa đơn tốn hạch toán tự động lưu vào sổ phụ kế toán Các giao dịch cập nhật vào sổ có lệnh kế tốn - Phân hệ kho hàng: cho phép đơn vị quản lí kho phức tạp với nhiều kho vật lí nhiều chủng loại hàng hóa, vật tư khác Phân hệ quản lí kho ERP tích hợp chặt chẽ với phân hệ Mua hàng bán hàng để thực giao dịch kho như: nhận hàng, kiểm tra chất lượng – trả hàng (nếu không đạt chất lượng), nhập vào kho, chuyển kho (khi có giao dịch chuyển kho), xuất hàng cho việc bán hàng xuất vật tư đưa vào sản xuất Các giao dịch xuất, nhập, điều chuyển, nhận xuất hàng trả lại phát sinh bút toán hạch toán kế toán tư động cập nhật vào sổ có lệnh - Phân hệ quản lý TSCĐ quản lí hầu hết giao dịch liên quan đến quản lí kế tốn TSCĐ, bao gồm chức sau: Nhập thông tin tài sản mới; nhập chuyển đổi TSCĐ xây dựng dở dang; hỗ trợ giao dịch quản lý tài sản như: thuyên chuyển, điều chỉnh nguyên giá, đánh giá lại tài sản, lý tài sản phục hồi tài sản; hỗ trợ nhiều phương pháp tính khấu hao tài sản; tự động tạo bút toán kế toán phát sinh q trình quản lý tài sản chuyển bút tốn từ sổ quản lý TSCĐ sang sổ tổng hợp; hỗ trợ báo cáo quản trị liên quan đến TSCĐ 1.1.3 Hiệu ERP Áp dụng ERP tổ chức, đơn vị thật cần thiết ERP ứng dụng cải tiến quy trình, vận hành môi trường cộng tác nên thông tin chia sẻ kiểm soát cách chặt chẽ kịp thời - Tích hợp thơng tin tài chính, giúp nhà quản trị tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy để đưa định dựa sở có đầy đủ thơng tin Phần mềm ERP thiết kế theo hướng quản trị đóng vai trò cơng cụ trợ giúp nhà quản lý phân tích đưa định kịp thời, hiệu xác Phân tích liệu đa cấp, đa chiều, xem xét thơng tin nhiều giác độ khác để giúp nhà quản lý có nhìn tổng thể Bên cạnh giúp nhà quản lý lập kế hoạch, so sánh phân tích biến động thực tế kế hoạch Tại phận, khoa phòng, đơn vị khác có phương thức hoạt động khác ERP tạo hệ thống chung phận toàn tổ chức Nếu khơng có hệ thống ERP, cán quản lý cấp cao phải dựa vào nhiều nguồn để có thơng tin cần thiết dùng cho việc phân tích tình hình tài hoạt động tổ chức Với hệ thống ERP, điều thực cách dễ dàng cách sử dụng phần mềm ứng dụng Hơn hệ thống ERP không thu thập xử lý khối lượng lớn giao dịch hàng ngày, mà nhanh chóng lập báo cáo phân tích phức tạp đa dạng - Tối ưu hóa nguồn lực Với ERP suất lao động tăng liệu đầu vào phải nhập lần cho giao dịch có liên quan, đồng thời báo cáo thực với tốc độ nhanh hơn, xác Đơn vị có khả kiểm sốt tốt hạn mức tồn kho, cơng nợ, chi phí, doanh thu, lợi nhuận… đồng thời có khả tối ưu hóa nguồn lực ngun vật liệu, nhân cơng, máy móc… vừa đủ để đảm bảo tốt hoạt động - Cơng tác kế tốn xác Phần mềm kế toán phân hệ kế toán ERP giúp đơn vị, tổ chức giảm bớt sai sót mà nhân viên thường mắc phải cách hạch tốn thủ cơng Phần mềm kế tốn giúp nhân viên kiểm toán nội cán quản lý cao cấp kiểm tra tính xác tài khoản Hơn nữa, phần mềm kế toán thiết kế tốt hỗ trợ cho việc ứng dụng quy trình kế tốn biện pháp kiểm sốt nội chất lượng Tính quản trị xuôi – quản trị ngược cho phép truy xuất báo cáo từ chi tiết đến tổng hợp hình cập nhật chứng từ Ngược lại người dùng truy vấn từ báo cáo tổng hợp sổ chi tiết truy cập vào tận chứng từ phát sinh 83 3.2.1.8 Phân hệ quản trị hệ thống Là phân hệ khai báo quản lý tham số hệ thống, quản lý bảo trì số liệu, khai báo quản lý người sử dụng, thiết kế cho nhân viên quản trị mạng - Cho phép dễ dàng khai báo, thiết lập tham số hệ thống phần mềm cho phù hợp với đặc thù bệnh viện o Dữ liệu thông tin hành bệnh viện (tên bệnh viện, liên lạc…) o Dữ liệu khoa – phòng – đơn vị chức bệnh viện o Dữ liệu dịch vụ bệnh viện viện phí o Dữ liệu nhân viên sử dụng mạng - Tính bảo mật lớp: o Mật cho người dùng phần mềm o Mật bảo vệ sở liệu o Tường lửa cho toàn hệ thống có giao tiếp Internet - Cho phép khai báo phân quyền truy nhập chi tiết đến chức năng, danh mục, chứng từ, thao tác chứng từ cho người sử dụng: o Quyền nhập liệu o Quyền xem tài liệu o Quyền sửa chữa số liệu Chức Bảo trì kiểm tra số liệu tự động tìm kiếm sửa lỗi liệu giúp cho người dùng khắc phục sai sót trình thao tác Cho phép kết xuất liệu vào/ra, truyền/nhận tổng hợp số liệu từ khoa phòng để lập báo cáo tổng hợp cho tồn bệnh viện Tự động lưu liệu theo lịch, kết xuất liệu Excel, Word, file DBF nhiều tiện ích khác Mối quan hệ chu trình BVC ĐN minh họa qua hình 3.10 84 85 3.2.2 Xây dựng hệ sở liệu Để tích hợp thống hệ thống ERP bệnh viện đòi hỏi phải chuẩn hóa liệu, chuẩn hóa số liệu thu thập thông qua việc xây dựng mã khoa học, đồng thống sử dụng chung cho toàn bệnh viện theo chuẩn ngành y tế, tổ chức y tế giới Cùng với định hướng CNTT ngành Y tế để hồn thiện cơng tác kế toán điều kiện ứng dụng ERP BVC cần thiết phải xây dựng đưa vào sử dụng mã sau: - Bộ mã hoạt chất thuốc: Theo định hướng ngành Y tế tổ chức y tế giới, mã hoạt chất thuốc sử dụng BVC sử dụng theo hệ thống phân loại thuốc hoạt chất thuốc Tổ chức Y tế giới (ATC: Anatomical Therapeutic Chemical Classification) để thống quản lý sử dụng thuốc toàn quốc Hệ thống phân loại xây dựng dựa sở ba yếu tố: Bộ phận thể mà thuốc tác động vào (Anatomical) Tác dụng điều trị thuốc (Therapeutic) Các đặc trưng hoá học thuốc (Chemical) Mã ATC mã số đặt cho loại thuốc, cấu tạo nhóm ký hiệu Mã thứ nhất: Là ký tự chữ cái, mã hoá phận giải phẫu mà thuốc tác động vào VD: C: Hệ tim mạch Mã thứ hai: Là ký tự chữ số (từ 01 đến 16), mã hố tác dụng điều trị có liên quan đến phận giải phẫu thể mà thuốc tác động vào VD: C 03: Lợi tiểu Mã thứ ba: Là chữ cái, mã hố nhóm điều trị cụ thể VD: C03C: Lợi tiểu trần cao Mã thứ tư: Là chữ cái, mã hố nhóm hố học có liên quan đến tác dụng dược lý VD: C03CA: Sulfonamide 86 Mã thứ năm: Là ký tự chữ số (từ 01 đến 76), mã hố nhóm chức hố học cụ thể thuốc Ví dụ: C03CA01: Furosemide - Mã quản lý bệnh tật: Theo Tổ chức Y tế giới: mã quản lý bệnh tật viết tắt mã ICD10 (International Statistical Classification of Diseases and Related Health Problems) - Phân loại bệnh tật quốc tế, gồm 21 chương, phân loại bệnh tật theo chương bệnh, nhóm bệnh, bệnh chi tiết với mã ký tự Ví dụ: A36: Bạch hầu A36.0: Bạch hầu thuộc hầu A36.1: Bạch hầu thuộc hầu-mũi A36.2: Bạch hầu quản A36.3: bạch hầu da … - Mã thẻ BHYT người bệnh có thẻ Bảo hiểm tế theo Bảo hiểm xã hội Việt Nam Theo định 1071/BHXH ngày 01/09/2009, mã quản lý thẻ BHYT gồm 15 ký tự vừa chữ vừa số chia thành ô DN 48002 01 15 123 12345 Trong thứ nhất: mã phân biệt đối tượng (doanh nghiệp, quan hành chính, cán hưu trí…) Ơ thứ 2: Mã quyền lợi hưởng (100% dịch vụ kỹ thuật cao, chi trả phí vận chuyển hay 100% khơng q 40 tháng lương tối thiểu…) Ô thứ 3: Mã phân biệt tỉnh thành phố trực thuộc TW (gồm ký tự, từ đến 99) Ô thứ 4: Mã phân biệt quận huyện thuộc tỉnh, thành phố, gồm ký tự từ đến 99 87 Ô thứ 5: mã đơn vị tham gia quận huyện (gồm ký tự số) Ô thứ 6: mã thứ tự người tham gia đơn vị (chỉ cấp cho người suốt trình tham gia BHYT đơn vị) Ngồi thẻ BHYT có Mã sở y tế làm phòng khám ban đầu gồm ký tự số VD: 48002 đó: ký tự đầu: quy định tỉnh thành ký tự quy định sở y tế làm phòng khám ban đầu (VD 001: BV Đà nẵng, 002: BVC ĐN…) - Mã người bệnh: Có thể sử dụng phương pháp quản lý mã người bệnh bệnh viện mã vạch, thẻ khám bệnh, vân tay… VD: - Mã hồ sơ bệnh án: Theo quy chế bệnh viện sử dụng số thứ tự vào viện Mã quản lý kháng sinh đồ: theo Tổ chức Y tế giới Mã đối tượng phải thu: : Sử dụng kiểu mã gợi nhớ Mã đối tượng phải trả: Sử dụng kiểu mã gợi nhớ VD: “TW3”: Công ty TNHH thành viên Dược TW3 “TW1”: Công ty cổ phần dược phẩm TW1 Đà nẵng - Mã vật tư y tế: Được xây dựng dựa đặc điểm liên quan đến kho hàng chi tiết mã hàng hóa, phần thông tin cần quản lý, thông tin phục vụ thống kê chuyển vào quản lý khái niệm phân nhóm Phân nhóm phân nhóm vật tư, hàng hóa nhiều góc độ quản lý Thơng tin vật tư, hàng hóa lưu trữ kèm với vật tư mà không cần đưa lên mã Các thông tin hệ thống quản lý bao gồm: • Thơng tin vật lý: kích thước, hàm lượng, trọng lượng, thể tích, quy cách đóng gói (ống, viên, lọ), đạt chuẩn GMP hay khơng… • Thơng tin liên quan đến mua hàng: thời gian mua hàng, nhận hàng có cần kiểm nghiệm hay khơng, … • Thơng tin liên quan sản xuất: thời gian sản xuất, số lô, hạn dùng 88 Ví dụ: mặt hàng thuốc, kế tốn có nhu cầu phân nhóm theo nguồn gốc kháng sinh, thuốc thường hay vitamin, khoa dược có nhu cầu phân nhóm theo mức độ sử dụng, quản lý theo tính năng, dược lý, theo số lơ, hạn dùng… Với ERP, tất nhu cầu phân loại khác phòng ban đáp ứng thơng qua việc phân nhóm Hiệu mang lại không cần thể thông tin nhiều chiều lên mã mà đảm bảo thống kê, phân tích vật tư, hàng hóa phục vụ mục đích thống kê khác - Mã tài khoản: Được xây dựng mã chuẩn Bộ tài ban hành, sử dụng cấu trúc đoạn cho chi tiết cần theo dõi Cấu trúc chung cho nhóm mã tài khoản: AAA-BBBB-CC Trong AAA: nhóm tài khoản tổng hợp BBBB: tài khoản chi tiết theo đối tượng CC: trung tâm trách nhiệm cụ thể Ví dụ: Bên Nợ nghiệp vụ ghi nhận 111-0012-02 tương ứng với bên Có nghiệp vụ ghi 531-0012-02 đó: 111: Tài khoản tiền mặt tiền Việt Nam 0012: Tiểu khoản thu viện phí bệnh nhân Việt Nam 02: Số hiệu khoa Nội tiêu hóa 531: Tài khoản viện phí bệnh nhân theo yêu cầu 0012: Tiểu khoản thu viện phí bệnh nhân Việt Nam 02: Số hiệu khoa Nội tiêu hóa - Mã phẫu thuật thủ thuật: Mã gợi nhớ xây dựng theo danh mục phân loại thủ thuật phẫu thuật Bộ Y tế ban hành theo định số 1904/1998/QĐ-BYT ngày 10/08/1998 VD: P001: Phẫu thuật ngoại loại T001: Thủ thuật loại - Mã nhân viên bệnh viện: xây dựng theo cấu trúc: Mã nhân viên, tên nhân viên, họ nhân viên 89 VD:”AnhNTThuy”: Nguyễn Thị Thùy Anh - Mã khoa phòng : Gồm Mã số khoa phòng, tên khoa phòng VD: 01: Nội tim mạch 02: Nội tiêu hóa - Mã kho: Bao gồm thông tin liên quan mã số kho, tên kho hàng Ví dụ: Mã “01”: Kho thuốc YHCT Mã “02”: Kho thuốc BHYT … Các chuẩn sử dụng phần mềm: - Chuẩn trao đổi liệu y khoa quốc tê: HL7 (Health Level Seven) - Chuẩn trao đổi liệu hình ảnh: DICOM (Digital Imaging and Communications in Medicine) - Chuẩn quản lý hình ảnh dùng PACS (Picture Archiving and Communication Systems 3.3 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ ĐỂ THỰC HIỆN HỒN THIỆN CƠNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP TẠI BVC ĐN Hiện BVC ĐN chưa ứng dụng ERP cơng tác quản lý tài y tế Việc ứng dụng CNTT BVC ĐN đánh giá thực phần Với mục tiêu hồn thiện cơng tác kế toán bệnh viện điều kiện ứng dụng ERP cần thiết phải có hệ thống sở vật chất, hạ tầng CNTT đảm bảo, nhà cung cấp giải pháp ERP bệnh viện chuyên nghiệp có lực, kết hợp tốt với yêu cầu thiết kế hệ thống phù hợp với mơ hình đặc điểm tổ chức, hoạt động bệnh viện Thể qua bước sau: -Đầu tư sở hạ tầng, tảng CNTT hệ thống mạng, máy tính máy chủ đảm bảo yêu cầu bệnh viện -Tổng hợp, phân tích hoạt động bệnh viện, từ đưa yêu cầu thiết kế hệ thống ERP phù hợp với thực tế bệnh viện -Lựa chọn đối tác cung cấp giải pháp ERP bệnh viện 90 Có cách thức tiếp cận phần mềm ERP BVC sau: +Xây dựng hệ thống phần mềm ERP hoàn toàn dựa việc khảo sát lựa chọn giải pháp cung cấp ERP nhà cung cấp chuyên nghiệp đủ lực, kinh nghiệm như: FPT, Goodsoft, Hoàng Trung HT MEDISOFT, SAP, … Giải pháp tốn kinh phí lớn phải triển khai lâu dài để xây dựng phần mềm ERP hoàn toàn kỳ vọng đem lại cho bệnh viện hiệu tốt +Xây dựng ERP sở phát triển phần mềm quản lý chun mơn quản lý hành sử dụng bệnh viện (Đề xuất triển khai thêm phần mềm quản lý lại cho tương thích, xây dựng tiếp phân hệ thiếu phần mềm quản lý hành bệnh viện phân hệ tiền lương, phân hệ quản lý văn thư, giấy tờ…Hồn thiện quy trình hoạt động chưa hoàn chỉnh phần mềm quản lý chuyên môn (thay đổi cách tổ chức sở liệu phận viện phí tốn bệnh nhân BHYT) Giải pháp tốn chi phí giải pháp thời gian, chi phí cho việc xây dựng, triển khai hồn thiện phần mềm lại Tuy nhiên giải pháp cần thiết phải xem xét đến lực cung cấp giải pháp đơn vị cung cấp phần mềm bệnh viện có phù hợp đủ sức để triển khai tiếp hay không +Phối hợp để hai nhà cung cấp phần mềm Trí việt (quản lý chuyên môn) phần mềm DAS (quản lý hoạt động tài chính) bệnh viện làm việc với nhau, từ hỗ trợ để kết nối hai phần mềm riêng lẻ việc xây dựng thêm module trung gian kết nối nhằm tận dụng nguồn sở liệu nhau, thực giao tiếp liệu theo yêu cầu dựa tảng (tận dụng sở liệu có, thiết kế tập tin trung gian để truy vấn sở liệu với nhau, có thay đổi từ sở liệu gốc thiết phải có thơng báo cho để kịp thời cập nhật) -Việc xây dựng phần mềm ERP phải đáp ứng tiêu chí sau: + Khả thích ứng với thay đổi: Hệ thống phần mềm xây dựng cần lưu ý thay đổi sau thời gian sử dụng Có nhiều thay đổi quan trọng cần phải quan tâm: thay 91 đổi quy trình hoạt động bệnh viện, mở rộng tính năng, thêm người sử dụng, thay đổi sách y tế +Mở rộng thay đổi tính phần mềm: Do phần mềm thiết kế dạng web nên dễ thay đổi mở rộng tính Ngày ứng dụng web phát triển mạnh mẽ có khuynh hướng lấn át phần mềm cài đặt +Khả giao tiếp với phần mềm khác: Cơ sở liệu hệ thống SQL Server hãng Microsoft, có khả trích xuất thành cách định dạng khác Excel, Access, XML để cung cấp liệu cho phần mềm khác Ví dụ: phân hệ Viện Phí Dược nội trú xuất liệu dạng tập tin XML chứa thơng tin hoạt động thu phí mua bán thuốc ngày Tập tin phận kế toán tiếp nhận vào liệu riêng kế tốn Và cung cấp cho quan BHXH qua interrnet cần Các báo cáo tổng hợp tốn chi phí khám chữa bệnh đối tượng bệnh nhân BHYT lưu trữ thành tập tin chuyển cho BHXH định kỳ hàng tháng +Thay đổi theo sách bảo hiểm y tế: Phần mềm giúp phân biệt đối tượng bệnh nhân khác với mức giá khác Các công thức tính tốn tính dạng tổng qt nên có khả điều chỉnh theo thay đổi sách qua thời gian Ví dụ: BHYT quy định thu tồn phần hay phần viện phí, cơng thức tính theo tỷ lệ phần trăm thay đổi qua thời gian Đối tượng trẻ em tuổi sử dụng thẻ bảo hiểm thay thẻ trẻ em tuổi trước Từ thân bệnh viện tự thay đổi danh mục tỷ lệ tốn mà khơng cần u cầu đơn vị phần mềm sửa chữa Hoặc tỷ lệ chấp nhận toán dịch vụ kỹ thuật cao BHYT không 40 lần tháng lương tối thiểu, năm tăng lương tối thiểu 92 bệnh viện cần thay đổi danh mục lương phần mềm tự tính số tiền mà khơng cần phải có nhà cung cấp phần mềm đến thay đổi +Thay đổi vị trí sử dụng hệ thống: Việc di dời toàn hệ thống mạng máy tính sang đơn vị khác hoàn khả thi Lý cần di dời máy chủ hay liệu lưu trữ đủ Các máy trạm bị xáo trộn vị trí khơng ảnh hưởng đến toàn hệ thống + Xây dựng mã thống chung cho toàn bệnh viện theo chuẩn ngành y tế, tổ chức y tế giới -Chuẩn hóa quy trình hoạt động bệnh viện, thay đổi lề lối làm việc theo phong cách đại -Xây dựng hệ thống tiêu chuẩn, định mức sử dụng thuốc, hóa chất, YDC… nhằm làm sở cho việc đối chiếu, kiểm tra thực -Tinh giản cơng việc kế tốn dựa ngun tắc làm việc ERP là: tất phận làm kế toán Chú trọng phát triển kế toán quản trị phục vụ nhu cầu lãnh đạo bệnh viện -Thực việc chia sẻ thông tin qua phận nguyên tắc kế thừa khai thác liệu từ kho sở liệu chung, thống toàn bệnh viện -Lựa chọn cấu nhân thực triển khai ứng dụng ERP bệnh viện -Nâng cao trình độ CNTT cán nhân viên bệnh viện Các giai đoạn triển khai: Phương pháp triển khai gồm giai đoạn: Xác định mục tiêu - lập kế hoạch, lựa chọn nhà cung cấp, chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ liệu, chạy thử, huấn luyện sử dụng Bước 1: Xác định mục tiêu - lập kế hoạch Mục tiêu bước phải hiểu rõ cặn kẽ cách vận hành bệnh viện nghiên cứu giải pháp cải tiến, chuẩn hóa quy trình hoạt động có đưa quy trình quản lý cần thiết Bước 2: Lựa chọn nhà cung cấp - lập kế hoạch 93 Khi xác định rõ mục tiêu yêu cầu mình, bệnh viện tiến hành bước thứ hai - chọn người thực thiết kế hệ thống ERP Đưa quy trình nghiệp vụ Thiết kế yêu cầu đầu ra, đầu vào liệu (tổ chức liệu) Thiết lập thử cấu hình hệ thống Bước 3: Chuẩn hóa quy trình liệu Chuyển đổi liệu Định nghĩa yêu cầu chuyển đổi liệu Đưa phương pháp thủ tục chuyển đổi Việc chuẩn hóa liệu bao gồm việc chuyển liệu từ phần mềm cũ sang hệ thống ERP đưa liệu phát sinh hàng ngày vào sở liệu Kiểm tra xác nhận liệu hệ thống Bước 4: Chạy thử Chạy thử trước thức đưa vào hoạt động để kiểm tra xem chương trình có chạy với số liệu giả định hay không Hơn nữa, chỉnh sửa, bổ sung triển khai cần kiểm tra xem có phối hợp nhịp nhàng với thành phần khác hệ thống hay khơng Ngồi ra, việc chạy thử giúp bệnh viện đánh giá tính tiện ích tính ổn định chương trình nhằm giảm thiểu rắc rối phát sinh sau Bước 5: Huấn luyện sử dụng, bàn giao việc sử dụng thức tồn bệnh viện Thơng thường, nhà cung cấp giải pháp tổ chức buổi huấn luyện sử dụng cho bệnh viện, cụ thể cho ban giám đốc, nhân viên trực tiếp tác nghiệp nhân viên quản trị hệ thống Lãnh đạo bệnh viện nhân viên quản trị hệ thống tìm hiểu mơ hình tổ chức thơng tin, quy trình xử lý thơng tin, khả chương trình, cách tổ chức đảm bảo thông tin, yếu tố ảnh hưởng cách khai thác hệ thống Ngoài ra, nhân viên quản trị học cách phát triển thêm ứng dụng để mở rộng hệ thống, 94 biện pháp an toàn - an ninh liệu cách quản trị chương trình, hệ điều hành sở liệu Các nhân viên khai thác hệ thống học cách nhập liệu, chỉnh sửa liệu cách sử dụng có hiệu KẾT LUẬN CHƯƠNG Trên sở nghiên cứu thực trạng cơng tác kế tốn bệnh viện, tác giả đề xuất hồn thiện cơng tác kế toán điều kiện ứng dụng ERP BVC ĐN thông qua việc quản lý theo quy trình, ứng dụng phần mềm quản lý bệnh viện dựa sở sử dụng hệ sở liệu đồng bộ, thống nhất, trọng tổ chức triển khai xây dựng hệ thống thơng tin kế tốn hồn chỉnh với kỳ vọng đem lại cho BVC ĐN bước thay đổi đáng kể 95 KẾT LUẬN Với phương châm xã hội cơng bằng, tiến bộ, văn minh, ngành y tế nói chung bệnh viện C ĐN không ngừng nỗ lực để phục vụ bệnh nhân ngày nhiều hoàn thiện Tuy nhiên để hoạt động hiệu tiến gần đến kế hoạch xây dựng bệnh viện điện tử theo định hướng phát triển ngành Y tế tương lai cần phải có phương hướng giải pháp cụ thể Một giải pháp đề cập đề tài, ứng dụng phương pháp quản trị đại bệnh viện, ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn lực bệnh viện C ĐN Qua nghiên cứu để thực đề tài, tác giả hệ thống hóa lý luận kế tốn, hệ thống thơng tin kế tốn, hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, hoạch định nguồn lực bệnh viện, đưa vấn đề thực trạng công tác kế tốn BVC ĐN, từ đề xuất số giải pháp góp phần hồn thiện cơng tác kế tốn điều kiện ứng dụng ERP Mong muốn thơng qua cơng tác kế tốn cung cấp hệ thống thông tin xuyên suốt, kịp thời, giúp kiểm soát tốt nguồn lực bệnh viện, nâng cao hiệu công tác khám chữa bệnh, phục vụ bệnh nhân, nâng cao hiệu cơng tác kế tốn quản lý tài y tế bệnh viện C Đà nẵng./ 96 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] TS Huỳnh Lợi, Kế toán quản trị, Nhà xuất giao thông vận tải [2] Nguyễn Thế Hưng (2008), Hệ thống thơng tin kế tốn, Nhà xuất thống kê [3] Thiều Thị Tâm, Nguyễn Việt Hưng, Phạm Quang Huy ( 2004), Hệ thống thơng tin kế tốn ( Lý thuyết, Bài tập giải), Nhà xuất thống kê [4] PGS TS Trương Bá Thanh (2008), Giáo trình kế tốn quản trị, Nhà xuất Giáo dục, Hà nội [5] Đào Văn Thành (2006), “Tổ chức mã hóa đối tượng tài khoản kế tốn triển khai kế tốn máy”, Tạp chí nghiên cứu Tài – Kế tốn, số 11, 2006 [6] Huỳnh Ngọc Tín (2008), Giáo trình phân tích thiết kế hệ thống thơng tin, Đại học quốc gia thành phố Hồ Chí Minh [7] PGS.TS Nguyễn Mạnh Toàn, Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2011), “Tổ chức liệu kế toán điều kiện tin học hóa”, Tạp chí kế tốn kiểm tốn, số 91, 2011 [8] PGS.TS Nguyễn Mạnh Toàn, Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2010), “Bút toán trùng phương pháp xử lý phần mềm kế tốn”, Tạp chí kế tốn, số 87, tháng 12/2010 [9] PGS.TS Nguyễn Mạnh Tồn, Ths Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2011), Hệ thống thông tin kế tốn, Nhà xuất Tài [10] PGS.TS Nguyễn Mạnh Tồn (2010), “Quy trình xử lý tổng hợp điều kiện hạch tốn kế tốn máy vi tính”, Tạp chí Khoa học & Cơng nghệ, Đại học Đà Nẵng, số 42, tháng 4/2010 97 ... khảo Chương 1: Những vấn đề lý luận c ng t c kế tốn điều kiện ứng dụng ERP Chương 2: Th c trạng c ng t c kế tốn bệnh viện C Đà nẵng Chương 3: Hồn thiện c ng t c kế toán điều kiện ứng dụng ERP bệnh. .. Tổ ch c hội nghị khoa h c cấp bệnh viện, khu v c bệnh viện + Tổ ch c chương trình hợp t c nghiên c u khoa h c, phối hợp nư c nư c theo phân c ng - Chỉ đạo tuyến: + Chỉ đạo c ng t c bảo vệ chăm... nghiên c u hồn thiện c ng t c kế tốn bệnh viện C ĐN sở ứng dụng ưu điểm hệ thống ERP Phạm vi nghiên c u C ng t c kế tốn hệ thống thơng tin kế tốn bệnh viện C Đà nẵng Phương pháp nghiên c u Đề