Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện vận dụng ERP tại Công ty TNHH Silk Việt Nam: thực trạng và giải pháp hoàn thện

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH HỒ MINH HẢI TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN TRONG ĐIỀU KIỆN VẬN DỤNG ERP TẠI CÔNG TY TNHH SILK VIỆT NAM-THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ Tp Hồ Chí Minh – Năm 2015 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH HỒ MINH HẢI TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN TRONG ĐIỀU KIỆN VẬN DỤNG ERP TẠI CÔNG TY TNHH SILK VIỆT NAM-THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN Chuyên ngành: Kế toán Mã số: 60340301 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS VÕ VĂN NHỊ Tp Hồ Chí Minh – Năm 2015 LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu “TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN TRONG ĐIỀU KIỆN VẬN DỤNG ERP TẠI CÔNG TY TNHH SILK VIỆT NAM – THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN” riêng tơi, hướng dẫn PGS.TS Võ Văn Nhị Đây đề tài luận văn thạc sĩ kinh tế, chuyên ngành Kế tốn Luận văn chưa cơng bố hình thức MỤC LỤC Trang phụ bìa Lời cam đoan Mục lục Danh mục chữ viết tắt Danh mục hình vẽ Danh mục sơ đồ Danh mục bảng biểu Phần mở đầu CHƯƠNG I: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ ERP VÀ TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN TRONG DOANH NGHIỆP .1 1.1 Tổng quan lý thuyết (cơ sở lý luận) ERP 1.1.1 Định nghĩa 1.1.2 Quá trình hình thành phát triển hệ thống ERP .1 1.1.3 Đặc điểm hệ thống ERP 1.1.4 Lợi ích hạn chế ERP 1.1.5 Phân loại phần mềm ERP 1.2 Nội dung tổ chức cơng tác kế tốn doanh nghiệp 1.2.1 Tổ chức thông tin đầu vào 1.2.2 Tổ chức hệ thống phân loại, xử lý thông tin .11 1.2.3 Tổ chức thông tin đầu 15 1.2.4 Tổ chức máy kế toán 15 1.2.5 Tổ chức đánh giá – lựa chọn sử dụng phần mềm kế toán 16 1.3 Tác động ERP đến tổ chức cơng tác kế tốn doanh nghiệp 18 1.3.1 Tác động quy trình nội dung thông tin 18 1.3.2 Tác động đến kiểm sốt cung cấp thơng tin 19 1.3.3 Tác động đến máy kế toán 21 KẾT LUẬN CHƯƠNG I 24 CHƯƠNG II: TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG ERP VÀ TÁC ĐỘNG CỦA ERP ĐẾN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TỐN TẠI CƠNG TY TNHH SILK VIỆT NAM 25 2.1 Giới thiệu công ty TNHH Silk Việt Nam .25 2.1.1 Lịch sử hình thành cơng ty TNHH Silk Việt Nam 25 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ yêu cầu quản lý công ty TNHH Silk Việt Nam 25 2.1.3 Cơ cấu tổ chức máy quản lý công ty TNHH Silk Việt Nam 29 2.1.4 Tình hình tổ chức cơng tác kế tốn công ty TNHH Silk Việt Nam 32 2.2 Quá trình triển khai hệ thống SAP Business One B1 công ty TNHH Silk Việt Nam .32 2.2.1 Quá trình triển khai thực SAP Công ty TNHH Silk Việt Nam 33 2.2.2 Hệ thống SAP Bussiness One B1 34 2.3 Phân hệ kế tốn tài hệ thống SAP Business One B1 .39 2.3.1 Phân hệ Kế toán Sổ Cái - General Ledger (FI-GL) 40 2.3.2 Phân hệ kế tốn Cơng nợ phải trả - Accounts Payable (FI-AP) 41 2.3.3 Phân hệ kế tốn Cơng nợ phải thu (Accounts Receivable FI-AR) 41 2.3.4 Phân hệ Kế toán TSCĐ - Asset Accounting (FI-AA) .42 2.3.5 Mối quan hệ phân hệ Kế tốn tài với phân hệ khác 42 2.4 Phân tích thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn Cơng ty TNHH Silk Việt Nam sau áp dụng hệ thống SAP .44 2.4.1 Đặc điểm hoạt động công ty .44 2.4.2 Câu hỏi khảo sát 45 2.4.3 Phân tích 47 2.4.4 Một số đánh giá 57 KẾT LUẬN CHƯƠNG II .61 CHƯƠNG III: GIẢI PHÁP HỒN THIỆN TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN TRONG ĐIỀU KIỆN VẬN DỤNG HỆ THỐNG SAP BUSINESS ONE B1 TẠI CÔNG TY TNHH SILK VIỆT NAM .62 3.1 Quan điểm hoàn thiện 62 3.2 Giải pháp hoàn thiện 63 3.2.1 Giải pháp mặt công nghệ 63 3.2.2 Giải pháp tính bảo mật hệ thống 64 3.2.3 Giải pháp tính kiểm sốt hệ thống 65 3.2.4 Giải pháp quy trình .68 3.2.5 Giải pháp chất lượng người làm kế toán 69 3.2.6 Giải pháp xây dựng cấu nhân phận kế toán tài .69 3.2.7 Giải pháp tổ chức kiểm tra kế toán .70 3.3 Một số kiến nghị 71 3.3.1 Đối với công ty TNHH Silk Việt Nam 71 3.3.2 Đối với công ty Vinasystem 73 KẾT LUẬN CHƯƠNG III 74 KẾT LUẬN .75 TÀI LIỆU THAM KHẢO DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT Ý NGHĨA CHỮ VIẾT TẮT AA Asset Accounting (Kế toán tài sản cố định) AP Accounts Payable (Công nợ phải trả) AR Accounts Receivable (Công nợ phải thu) ERP Enterprise Resource Planning (Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) FI Financial Accounting (Kế tốn tài chính) GL General Ledger (Sổ cái) MRP MRP II TSCĐ Material Requirement Planning (Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu) Manufacturing Requirement Planning (Hoạch định nhu cầu sản xuất) Tài sản cố định DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ Hình 2.1: Các giai đoạn triển khai ứng dụng hệ thống ERP Công ty TNHH Silk Việt Nam 33 Hình 2.2: SAP xây dựng tảng cho tồn quy trình nghiệp vụ cơng ty 35 Hình 2.3: Giao dịch tự động kết sổ vào hệ thống sổ 40 Hình 2.4: Phân hệ Kế tốn tài sản cố định 42 Hình 2.5: Mơ hình tích hợp phân hệ hệ thống SAP Business One B1 44 Hình 2.6: Tính linh hoạt hệ thống tài khoản .51 Hình 2.7: Chứng từ nhận hàng 52 Hình 2.8: Hóa đơn .52 Hình 2.9: Chứng từ ban đầu 53 Hình 2.10: Chứng từ reserve .53 DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức công ty 29 Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức máy kế toán 32 -63- nên việc bảo mật hệ thống quan trọng Bởi vì, hệ thống bị xâm nhập cách bất hợp pháp dù nhỏ gây hậu to lớn, gây xáo trộn hoạt động công ty, ảnh hưởng trực tiếp đến tồn phát triển doanh nghiệp Bên cạnh đó, với vai trị mình, việc nâng cao khả cảnh báo hệ thống SAP việc cần thiết, từ giúp cho nhân viên phận kế tốn tài nói riêng nhân viên tồn cơng ty nói chung giảm thiểu sai sót cơng việc 3.2 Giải pháp hồn thiện 3.2.1 Giải pháp mặt công nghệ Những hạn chế tổ chức cơng tác kế tốn công ty ứng dụng phần mềm SAP Business One B1 xuất phát từ q trình phân tích thử nghiệm hệ thống không thật hiệu quả, để khắc phục: Trước tiên tiến hành xem xét lại lực, hiểu biết thành viên đội dự án việc đưa mô tả hoạt động doanh nghiệp yêu cầu quản lý, u cầu thơng tin u cầu kiểm sốt quản lý xử lý thông tin lực để hợp tác tốt với nhà tư vấn triển khai hệ thống SAP Business One B1 Từ có điều chỉnh lại nhân đội dự án cho phù hợp với yêu cầu để đảm bảo việc triển khai ứng dụng hệ thống đạt kết tốt Bên cạnh đó, đội dự án phận IT cần phối hợp với công ty Vinasystem để khắc phục hạn chế hệ thống - Giải pháp đơn vị tiền tệ: để tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên thực phần mềm nên hỗ trợ theo dõi nhiều đơn vị tiền tệ khác nhau, kết xuất báo cáo theo yêu cầu loại tiền tệ VND, Euro, USD… - Giải pháp bảng giá: phần mềm nên hỗ trợ xây dựng nhiều bảng giá khác nhau, phần đơn giá bổ sung thêm tỷ lệ giảm giá tăng giá -64- so với giá gốc Từ làm giảm khối lương công việc nhân viên thực nhập đơn giá cho khách hàng - Giải pháp chức cảnh báo: hệ thống cần bổ sung hoàn thiện chức cảnh báo để giảm thiểu sai sót nhân viên trình thực - Giải pháp chỉnh sửa tài khoản: phần mềm phải quy định lại cách chỉnh sửa tài khoản Cụ thể không cho phép chỉnh sửa tài khoản có phát sinh tài khoản Việc chỉnh sửa phải tài khoản chi tiết nhất, nên phân quyền thực chức cho kế toán tổng hợp - Giải pháp form mẫu báo cáo: Đối với form mẫu báo cáo tài chính: theo form chuẩn chế độ kế tốn hành, khơng cho phép chỉnh sửa Đối với form mẫu báo cáo quản trị: phần mềm nên quy định lưu trữ form mẫu báo cáo quản trị chuẩn thống phịng ban cơng ty Đồng thời cho phép lưu trữ form báo cáo chỉnh sửa theo yêu cầu người sử dụng vùng liệu khác để không làm ảnh hưởng đến form mẫu quy định sử dụng lại cần 3.2.2 Giải pháp tính bảo mật hệ thống Trước hết phải làm cho nhân viên công ty nhận thấy tầm quan trọng công tác bảo mật việc sử dụng hệ thống SAP Do hệ thống SAP Business One B1 sử dụng sở liệu dùng chung nên yếu tố bảo mật mang tính chất quan trọng kiểm sốt truy cập từ bên ngồi Mục tiêu thủ tục kiểm soát ngăn ngừa người từ bên ngồi tiếp cận hệ thống máy tính, mà có cài đặt ứng dụng SAP Business One B1 Có thể -65- dùng biện pháp cấp account truy cập, quy định số lần phép đăng nhập sai, gởi cảnh báo đến cho phận IT… Doanh nghiệp nên thiết lập kế hoạch chiến lược an ninh hệ thống máy tính cài đặt phần mềm diệt virus, chương trình quét virus cài đặt nhằm phát ngăn chặn đoạn mã độc, chương trình gián điệp, email có tệp tin virus đính kèm nhằm bảo đảm an tồn mạng, internet, kết nối hệ thống, lưu trữ lưu dự phòng Trách nhiệm liên quan cần thực xuyên suốt từ nhân viên đến quản lý, từ phịng cơng nghệ thơng tin đến phịng ban khác Trách nhiệm cần soạn thảo văn có quy định thời gian lưu cụ thể, định kỳ (ngày, tuần, tháng, quý…), không gian lưu hướng dẫn cách thức lưu rõ ràng 3.2.3 Giải pháp tính kiểm sốt hệ thống Thường xun đánh giá chế độ kiểm sốt hệ thống thơng tin giúp doanh nghiệp nắm vững trạng thái hoạt động hệ thống thơng tin mà cịn hiểu rõ hạn chế, yếu công tác kiểm soát nội rủi ro tiềm tàng để đưa sách phù hợp Việc truy cập, phá hủy hệ thống liệu thiếu sót q trình phát triển, trì vận hành hệ thống gian lận để tìm cách truy cập trái phép, đánh cắp thông tin sửa đổi liệu mà không để lại chứng hay dấu vết nhận thấy Vì vậy, kiểm sốt truy cập bất hợp pháp phân quyền truy cập liệu cách khoa học hệ thống SAP doanh nghiệp nội dung quan trọng Nếu cố xảy dẫn đến việc hỏng liệu làm cho hệ thống SAP ngừng hoạt động, ảnh hưởng nghiêm trọng tới hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Một số hoạt động kiểm soát truy cập nhằm nâng cao lực hệ thống kiểm sốt cơng nghệ thơng tin doanh nghiệp: -66- - Kiểm sốt thiết bị đầu cuối Việc tiến hành kiểm soát nguy bảo mật thiết bị đầu cuối cơng cụ xử lý cố tức đáp ứng nhu cầu bảo vệ liên tục trước công hiểm họa ngày tân tiến nhằm vào thiết bị điện thoại, máy tính bảng hay máy tính xách tay Những công cụ giám sát thiết bị đầu cuối, hệ thống mạng lưu trữ liệu sở liệu tập trung Các cơng cụ phân tích dùng để tiếp tục tìm kiếm nhận diện tiến trình nghi vấn sở liệu để nhằm cải thiện tình trạng an ninh để làm chệch hướng công phổ biến - Bảo vệ hệ thống thông tin khỏi thâm nhập bất hợp pháp Việc thâm nhập máy tính hệ thống thơng tin bất hợp pháp làm tổn hại vật chất cho doanh nghiệp làm cho hệ thống SAP vận hành theo thiết kế Để hạn chế nguy truy cập bất hợp pháp để phá hoại, sửa đổi lấy cắp thơng tin việc kiểm sốt truy cập vào hệ thống máy tính doanh nghiệp cần thiết Việc bảo vệ hệ thống liệu doanh nghiệp khỏi truy cập bất hợp pháp biện pháp tích cực từ đầu để ngăn chặn phá hoại nhiều kỹ thuật thâm nhập vô sắc sảo tinh vi Ngoài việc hạn chế thâm nhập bất hợp pháp mặt vật lý thiết bị máy tính, cần quan tâm để hạn chế quyền truy cập vào hệ thống liệu thông tin Các biện pháp cụ thể áp dụng để kiểm soát truy cập hệ thống bao gồm: o Phân quyền truy cập sử dụng hệ thống: việc phân quyền thực thông qua việc xác định rõ ràng cá nhân, chức hay nhiệm vụ phép sử dụng hay truy cập hệ thống o Sử dụng biện pháp xác thực điện tử: cá nhân cấp tên truy nhập với mật xác thực Hệ thống cho phép truy nhập xác thực người sử dụng Doanh nghiệp cần sử dụng nhiều biện -67- pháp kỹ thuật để hạn chế giả mạo đánh cắp mật khẩu, nâng cao an toàn cho hệ thống o Sử dụng mật mã cho tập tin: hệ thống xác thực truy cập hệ thống thông tin, doanh nghiệp cịn sử dụng mật mã cho tập tin để giới hạn truy cập vào tài nguyên định o Phân quyền rõ ràng: quy định người thực hoạt động số hoạt động phép thực truy cập Công việc phân quyền truy cập hệ thống phận kế tốn tài cần soạn thảo văn chức vụ, vị trí phần hành mà khai báo quyền xem, thêm, sửa, xóa hợp lý o Giám sát hoạt động truy cập vào hệ thống: đảm bảo an ninh cho hệ thống thông tin doanh nghiệp không ngăn chặn truy cập trái phép mà phải theo dõi giám sát tất hoạt động truy cập vào hệ thống Doanh nghiệp sử dụng Nhật ký truy cập để theo dõi, kiểm soát thời gian đăng nhập, loại yêu cầu truy cập liệu truy cập Đây để truy tìm truy cập bất hợp pháp vào hệ thống thơng tin doanh nghiệp o Kiểm sốt truy cập thích ứng: thay cho việc phải khóa liệu xảy cố, phận công nghệ thông tin cần phải cung cấp hỗ trợ thích hợp cho khối lượng lớn thiết bị di động kết nối vào hệ thống công ty Để đảm bảo an toàn cho liệu, chuyên gia đề xuất sử dụng phương pháp kiểm sốt truy cập thích ứng, dạng kiểm soát truy cập dựa theo ngữ cảnh cụ thể Phương pháp tính tốn cân mức độ đáng tin cậy hành vi truy cập với đánh giá rủi ro tiềm ẩn Việc nhận thức bối cảnh truy cập định lại cho phép hay không cho phép truy cập đối tượng có danh tính hợp lệ song hành vi truy cập lại tiềm ẩn rủi ro vào -68- thời điểm Tương tự vậy, q trình giảm thiểu rủi ro tích cực lại cho phép truy cập hành vi truy cập mà trước bị cấm Đây loại hình kiến trúc quản lý truy cập cho phép công ty cấp quyền cho thiết bị đâu truy cập vào hệ thống Nó thiết lập mức độ truy cập vào hệ thống liệu doanh nghiệp khác tùy thuộc vào hồ sơ bảo mật người dùng Tóm lại, điều kiện ứng dụng hệ thống SAP, nhận diện đặc điểm yếu tố ảnh hưởng tới cơng tác kiểm sốt hệ thống thơng tin để sở xây dựng biện pháp an toàn nhằm bảo vệ tài nguyên hệ thống thông tin doanh nghiệp khỏi tác động môi trường, truy cập trái phép hay nguy đánh cắp, sửa đổi liệu Quan tâm đến vấn để kiếm sốt đảm bảo an tồn hệ thống thông tin giảm thiểu thiệt hại vật chất, đảm bảo hoạt động hiệu liên tục hệ thống thông tin, góp phần vào thành cơng doanh nghiệp Vì việc phân quyền khơng hiệu ảnh hưởng đến tồn hệ thống khơng riêng phận kế tốn Trong mơi trường ứng dụng SAP, tác động thành viên lên hệ thống có ảnh hưởng đến quy trình khác doanh nghiệp Thế nên, việc thiết lập thủ tục kiểm soát cần thiết nhằm đảm bảo an tồn cho hệ thống từ cung cấp thông tin kịp thời, đáng tin cậy đáp ứng yêu cầu quản lý doanh nghiệp 3.2.4 Giải pháp quy trình Như biết, phận thực nhiệm vụ phận trước chưa thực Thế nên, cơng việc khơng thể hồn thành theo kịp tiến độ tìm hiểu nguyên nhân khâu từ đưa giải pháp khắc phục kịp thời -69- Cơng tác giám sát tính tn thủ quy trình hoạt động cần thực định kỳ, xem xét tính phù hợp quy trình với thực tế diễn ra, từ tiến hành cải tiến quy trình, cập nhật sửa đổi thường xuyên để phù hợp tình hình doanh nghiệp 3.2.5 Giải pháp chất lượng người làm kế toán Một giải pháp đầu tiền người để hoàn thiện tổ chức cơng tác kế tốn cơng ty TNHH Silk Việt Nam nâng cao chất lượng nhân viên phận Để làm điều này, trước tiên nhân viên phận kế tốn tài phải đọc hiểu sách hướng dẫn sử dụng, hiểu thuật ngữ hệ thống SAP Do vậy, nhân viên phận kế tốn tài cần bồi dưỡng thêm Anh văn, nắm rõ thuật ngữ tiếng Anh chun ngành kế tốn để sử dụng phần mềm hiệu Bộ phận IT cơng ty cần tổ chức khóa huấn luyện cho nhân viên để họ có cách nhìn mang tính tổng thể hệ thống, hiểu cách thức mà hệ thống SAP Business One B1 hoạt động nào, liệu liên kết sao, cách thức khai thác báo cáo hệ thống… Bên cạnh đó, phận kế tốn tài cần tổ chức buổi đào tạo để giúp cho nhân viên phận nâng cao trình độ chun mơn, hiểu rõ xử lý tài khoản hệ thống SAP, phân tích hoạt động kinh tế, nguyên tắc xử lý kế toán… Nhân viên phận kế tốn tài cần hỗ trợ lẫn q trình làm việc từ nâng cao suất lao động phòng 3.2.6 Giải pháp xây dựng cấu nhân phận kế tốn tài Liên quan đến xây dựng cấu nhân kế toán môi trường SAP, doanh nghiệp cần quan tâm hai khía cạnh số lượng chất lượng Doanh nghiệp cần định số lượng nhân viên phận cơng việc cụ thể -70- Để xác định số lượng nhân viên cần thiết, cần vào cấu tổ chức tồn doanh nghiệp, u cầu cơng việc, u cầu quản lý kiểm sốt Trong đó, u cầu công việc quan trọng để phân chia trách nhiệm nhân viên Khi phân chia trách nhiệm nên xem xét đến khối lượng công việc, mức độ phức tạp công việc, thời gian thực đồng thời đảm bảo công nhân viên với Công việc cụ thể nhân viên cần soạn thảo thể qua bảng mô tả công việc Ý nghĩa bảng mơ tả cơng việc khơng giúp ích cho nhân viên hiểu rõ cơng việc mà cịn rõ mối quan hệ phận Doanh nghiệp cần lựa chọn nhân viên kế tốn có đủ trình độ chun mơn, kinh nghiệm, kỹ (làm việc nhóm, sử dụng máy tính, phân tích, đánh giá…), hiểu biết quy trình kinh doanh, nhận thức vai trò hệ thống SAP Business One B1 cơng tác kế tốn có đạo đức nghề nghiệp Những tiêu chí cần quy định rõ ràng để thực trình tuyển dụng đào tạo nhân viên kế toán Hiện tại, nhân viên chưa đáp ứng u cầu cơng việc phận kế tốn tài chính, thân nhân viên cần cố gắng học hỏi thêm đồng thời kế toán trưởng cần có biện pháp để hỗ trợ nhân viên Nếu nhân viên khơng thể cải thiện kế tốn trưởng cần có định kịp thời chuyển công tác sa thải để tránh làm ảnh hưởng đến cơng việc chung, gây trì trệ hệ thống 3.2.7 Giải pháp tổ chức kiểm tra kế toán Kiểm tra kế toán nhằm đảm bảo cho cơng tác kế tốn doanh nghiệp thực sách, chế độ ban hành, thơng tin kế tốn cung cấp có độ tin cậy cao, việc tổ chức cơng tác kế tốn tiết kiệm hiệu Kiểm tra kế toán phận kế tốn tài tự thực hiện, kiểm tra nội tổ chức cơng tác kế tốn doanh nghiệp Đó kiểm tra lẫn phần hành kiểm tra cấp cấp Tổ chức kiểm tra kế toán trách nhiệm người đứng đầu -71- công tác kế toán doanh nghiệp Cần phải vào yêu cầu công tác mà xác định nội dung, phạm vi, thời điểm phương pháp tiến hành kiểm tra kế toán Nội dung tổ chức kiểm tra kế toán bao gồm: - Xây dựng qui trình kiểm tra: Kiểm tra công việc thiếu hoạt động khơng có kiểm tra, nhân viên khơng cố gắng hồn thành nhiệm vụ Tuy nhiên, kiểm tra nhiều giảm số lượng thời gian làm việc nhân viên Vì thế, xây dựng qui trình kiểm tra, ban lãnh đạo cơng ty cần phải xác định mục đích việc kiểm tra để từ đưa nội dung cần kiểm tra xác định phần hành cần phải kiểm tra Tất việc nhằm mục đích báo cho phần hành kiểm tra biết để chuẩn bị hồ sơ, xếp thời gian công việc - Báo cáo kết quả: Sau việc kiểm tra kết thúc, người kiểm tra phải đưa báo cáo kết kiểm tra, đồng thời đề nghị biện pháp xử lý vấn đề tồn đọng Ngồi ra, kết kiểm tra cịn sở để phận kế tốn tài nhìn lại ưu nhược điểm cơng việc làm, giúp phận kế toán đưa hướng xử lý công việc tốt 3.3 Một số kiến nghị 3.3.1 Đối với công ty TNHH Silk Việt Nam 3.3.1.1 Ban lãnh đạo công ty Ban lãnh đạo công ty phải ghi nhớ ERP cơng cụ kỳ diệu để chuyển hóa tất cả, không đảm bảo cho thành công doanh nghiệp Ban lãnh đạo phải người thấu hiểu, chia sẻ, tạo điều kiện động viên Phải có cam kết hỗ trợ mạnh mẽ suốt trình triển khai ứng dụng ERP Bởi vai trò người lãnh đạo quan trọng việc giúp cho doanh nghiệp -72- trì ứng dụng thành công ERP, nhân chủ chốt trình thực hiện, người định trực tiếp vấn đề hệ thống, định khả nâng cấp mở rộng hệ thống Nếu ban lãnh đạo không tham gia đến cùng, khơng dành thời gian thích đáng cho việc dễ dẫn đến nguy thất bại việc ứng dụng ERP ERP giải pháp đòi hỏi phối hợp nhiều cá nhân doanh nghiệp Một số quan niệm sai lầm cho triển khai ERP xảy phận cơng nghệ thơng tin hay phịng kế tốn Do ban lãnh đạo phải ln trì phối hợp tránh tình trạng bị thiếu hụt nhân số lượng thành viên không đảm bảo, công việc tải chí khơng đủ lực để giải nhiều vấn đề phát sinh thực tế 3.3.1.2 Phịng IT Chịu trách nhiệm việc xây dựng hệ thống ERP, phối hợp với phòng ban đối tác bên để xây dựng quản lý hệ thống ERP cho công ty - Quản lý, xây dựng, phát triển hệ thống thông tin công ty bao gồm: hệ thống hạ tầng, hệ thống phần mềm ứng dụng hoạt động ổn định đảm bảo hỗ trợ công việc kinh doanh xuyên suốt, hiệu cao - Quản lý, phát triển, ứng dụng hạ tầng đảm bảo ổn định, an toàn để phục vụ cho việc thông tin liên lạc nội bộ, với bên ngồi xun suốt, nhanh chóng - Chịu trách nhiệm phối hợp với phòng ban đối tác để trì hệ thống ERP cơng ty thành cơng Hỗ trợ phịng ban việc sử dụng hệ thống ERP - Soạn thảo, huấn luyện cho người dùng sách, quy định sử dụng an tồn thơng tin, bảo mật cơng ty, kỹ năng, kiến thức hệ thống SAP Business One B1 - Đảm bảo an toàn cho hệ thống (bảo mật, kế hoạch lưu trữ …) -73- 3.3.1.3 Phòng kế tốn Trong q trình sử dụng hệ thống SAP Business One B1, phận kế toán nên đưa đánh giá, đề xuất phân hệ kế tốn để hệ thống ngày hồn thiện Bên cạnh đó, kế tốn cần tham gia xây dựng mục tiêu kế hoạch phát triển hệ thống thông tin công ty Trong điều kiện ứng dụng ERP, giới hạn không gian, quy mô, khối lượng nghiệp vụ phát sinh nhiều… khắc phục nên việc cải tổ máy kế toán cần ý Không ngừng bồi dưỡng nhằm nâng cao kiến thức phần mềm cách thức sử dụng phần mềm SAP Business One B1 cho thành viên phận kế tốn tài Kế tốn trưởng nên người phân quyền truy cập hệ thống cho nhân viên phận 3.3.2 Đối với cơng ty Vinasystem Nhà cung cấp có vai trị quan trọng việc ứng dụng thành công hệ thống SAP Business One B1 công ty TNHH Silk Việt Nam Do vậy, để phát huy vai trò mình, Vinasystem cần cử nhân viên có kiến thức nghiệp vụ lẫn công nghệ giỏi, người nắm kiến thức vững khách hàng nghiệp vụ lẫn công nghệ để phối hợp với doanh nghiệp việc trì thành cơng hệ thống SAP Công ty Vinasystem cần đáp ứng kịp thời yêu cầu từ khách hàng sử dụng Duy trì hỗ trợ lâu dài tính cập nhật phần mềm quy định mới, tính linh hoạt nhu cầu thơng tin tính kiểm sốt quy trình nghiệp vụ -74- KẾT LUẬN CHƯƠNG III Việc ứng dụng thành công hệ thống SAP Business One B1 tạo thay đổi lớn tổ chức cơng tác kế tốn cơng ty TNHH Silk Việt Nam so với tổ chức công tác kế tốn truyền thống Việt Nam Nó trở thành phương tiện hữu ích hoạt động doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp nâng cao lực, cải tiến hiệu hoạt động, giảm thiểu sai sót hồn thành mục tiêu tổ chức Hiện môi trường hoạt động kinh doanh ngày phức tạp, canh tranh doanh nghiệp ngày lớn… vậy, cần phải hoàn thiện hệ thống SAP Business One B1 để công ty hoạt động tốt hơn, giảm thiểu rủi ro tương lai Chương III trình bày số quan điểm, giải pháp kiến nghị nhằm hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn hệ thống SAP Business One B1 công ty TNHH Silk Việt Nam Theo đó, luận văn đưa số quan điểm giải pháp form mẫu báo cáo, nâng cao trình độ nhân viên phận kế tốn tài chính, tính bảo mật kiểm sốt hệ thống… nhằm hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn doanh nghiệp Bên cạnh số kiến nghị doanh nghiệp nhà cung cấp để hệ thống hoạt động tốt Những tồn phân hệ kế tốn tài hệ thống SAP Business One B1 chưa ảnh hưởng lớn đến kết hoạt động công ty, nhiên, việc đưa giải pháp cần thiết cho phát triển công ty tương lai -75- KẾT LUẬN Ở Việt Nam tới thời điểm này, vấn đề liên quan tới ERP chủ yếu viết tổng kết dạng báo chuyên gia ERP hay người quản lý doanh nghiệp sử dụng ERP kinh nghiệm triển khai hội thảo vấn đề ERP Việt Nam chưa có nhiều nghiên cứu thực nghiệm đặc điểm ứng dụng ERP doanh nghiệp cụ thể Kết nghiên cứu luận văn tác động ERP đến tổ chức công tác kế tốn cơng ty TNHH Silk Việt Nam đóng góp khơng vấn đề lý luận cho việc xây dựng mơ hình nghiên cứu tác động ERP đến tổ chức cơng tác kế tốn mà cịn tham khảo có giá trị cho doanh nghiệp khảo sát Luận văn hệ thống hóa cách rõ nét khái niệm, q trình hình thành, đặc điểm, phân loại, lợi ích hạn chế công cụ này; tổng quan tổ chức cơng tác kế tốn doanh nghiệp Điều có ý nghĩa quan trọng toàn doanh nghiệp nói chung thân người làm cơng tác kế tốn nói riêng Trên sở tảng lý thuyết, luận văn tiến hành thu thập liệu khảo sát thực tế tình hình ứng dụng hệ thống SAP Business One B1 tác động đến tổ chức cơng tác kế tốn cơng ty TNHH Silk Việt Nam Kết cho thấy, ERP giải pháp tích hợp ứng dụng cơng nghệ thơng tin nhằm giúp cho tồn thể phận nói chung phận kế tốn tài nói riêng hoạt động cách hiệu quả, nâng cao suất lao động, giảm thiểu sai sót, cung cấp thơng tin cách xác, kịp thời cho việc quản lý điều hành doanh nghiệp; công cụ hiệu giúp cho doanh nghiệp nâng cao lực cạnh tranh xu hội nhập quốc tế Ngoài ra, để tăng cường tác động tích cực hệ thống SAP Business One B1 tổ chức cơng tác kế tốn doanh nghiệp, cần phải thực số giải pháp kiến nghị nâng cao chất lượng người, cải tiến số cơng cụ phân hệ kế tốn tài chính… -76- Mặc dù có nhiều cố gắng luận văn tránh khỏi thiếu sót điều kiện khó khăn việc tiếp cận với doanh nghiệp giới hạn thời gian Ngoài ra, thơng tin thu thập có sai sót khách quan liên quan đến nhiệt tình, trình độ, thời gian đầu tư người khảo sát TÀI LIỆU THAM KHẢO  Tiếng Việt: Bộ mơn hệ thống thơng tin kế tốn, 2012 Tổ chức cơng tác kế tốn doanh nghiệp Nhà xuất Phương Đơng Nguyễn Bích Liên, 2012 Xác định kiểm sốt nhân tố ảnh hưởng chất lượng thơng tin kế tốn mơi trường ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) doanh nghiệp Việt Nam, Luận án tiến sĩ kinh tế Trường đại học Kinh tế TP.HCM Thông tin nội doanh nghiệp Trần Thanh Thúy, 2011 Tình hình ứng dụng ERP tác động ERP đến tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn doanh nghiệp Việt Nam, Luận văn thạc sĩ Trường đại học Kinh tế TP.HCM  Tiếng Anh: Alexandra Kanellou Charalambos Spathis Accounting Benefits and Satisfaction in an ERP Environment International Journal of Accounting Information Systems, Volume 14, Issue 3, trang 209-234, tháng năm 2013 Charalambos Spathis Sylvia Constantinides Enterprise resource planning systems’s impact on accounting processes Business Process Management Journal, Vol 10, Iss: 2, trang 234 – 247, năm 2005 Peter Booth, Zoltan Matolcsy Bernhard Wieder The impacts of Enterprise Resource Planning Systems on accounting practice – The Australian experience Australian Accounting Review 10 No.3, trang 4-18, tháng 11 năm 2000  Website: http://gscom.vn http://www.ictroi.com http://www.itgvietnam.com http://www.lean6sigma.vn http://www.Silkvietnam.net http://www.thinknext.vn http://www.vinasystem.com https://erpvietnam.wordpress.com