Hệ thống thông tin kế toán tại công ty TNHH Maersk Việt Nam Thực trạng và giải pháp

BỘ GIÁO DỤC ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TPHCM Những ký hiệu viết tắt sử dụng luận văn • SAP : System, Application, Product in data processing: hệ thống phần mềm sử dụng • HFM: Hyperion Financial Management hệ thống báo cáo tập đoàn mà tất công ty phải cập nhật số liệu bao gồm báo cáo kết kinh doanh, bảng cân đối kế toán báo cáo lưu chuyển tiền tệ, HFM NGUYỄN THỊ HỒNG ANH dùng để hợp báo cáo trụ sở • BCS: Business Consolidation System hệ thống dùng để cập nhật hợp số liệu chuyển số liệu từ hệ thống SAP sang báo cáo tập HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN TẠI CƠNG TY TNHH MAERSK VIỆT NAM THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP đoàn HFM • BPS: Business Planning Simulation hệ thống cập nhật số liệu kế hoạch số liệu ước tính theo trung tâm chi phí trung tâm lợi nhuận • BW: Business warehouse nơi chứa tất số liệu chuyển qua từ SAP dạng tổng hợp Ví dụ tất nghiệp vụ hạch toán SAP dứơi tài khoản lương, BW thể số tổng hợp số dư tài khoản thời điểm kéo báo cáo CHUN NGÀNH: KẾ TỐN – KIỂM TỐN Mã số : 60.34.30 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS VÕ VĂN NHỊ • CC :Cost Center trung tâm chi phí • CCA : Cost center Analys: báo cáo phân tích chi phí dạng tổng hợp trung tâm chi phí • DSO: Document Sales Order : đơn bán hàng thực tế xảy ra, để ghi nhận doanh thu phải thu • DSO: Daily sales outstanding: công nợ phải thu tính trung bình theo ngày TP HỒ CHÍ MINH – NĂM 2009 tính công thức công nợ thời điểm nhân cho 91 ngày chia cho doanh thu ba tháng doanh thu 13 tuần • ERP : Enterprise Resource Planning: thuật ngữ dùng liên quan đến hoạt động doanh nghiệp phần mềm máy tính hỗ trợ thực qui trình xử lý cách tự động hóa, để giúp doanh nghiệp quản lý hoạt động then chốt bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý hàng tồn kho, hoạch định quản lý sản xuất, quản lý quan hệ với khách hàng, quản lý nhân sự, theo dõi đơn hàng, • IR: Invoice receipt: bước hệ thống ghi nhận hóa đơn nhận để chuẩn bị tiếp cho trình toán • MARS: Maersk Automatical Rating System: hệ thống cập nhật giá chuyến vận chuyển phận bán hàng chịu trách nhiệm • METS+: Maersk Electronic Transportation System Plus: hệ thống cập nhật chi tiết chuyến vận chuyển phận hoạt động chịu trách nhiệm • MM : Material Management: quản lý vật tư phận hoạt động chịu quản lý bán hàng … • FACT : Finance and Accounting for Container Transport: phần mềm SAP viết cho Maersk đổi tên thành FACT trách nhiệm để cập nhật việc mua hàng hóa dịch vụ dùng cho chi phí hoạt động • GAAP: Generally Accepted Accounting Principle: nguyên tắc kế toán công nhận • MODS : Maersk Operating and Documentation System: hệ thống cập nhật chứng từ Maersk • GCSS : Global Customer Service System: hệ thống dịch vụ khách hàng toàn cầu dùng để cập nhật số liệu tàu bè đặt hàng khách hàng • MSO: Master Sales Order: lệnh bán hàng ước tính mang tính chất kế hoạch • PA: Profitability Analys: phân tích khả lợi nhuận • GR : Goods receipt: phiếu nhận hàng • PC : Profit Center: trung tâm lợi nhuận • GSC : Global Service Center: trung tâm dịch vụ toàn cầu xử lý nghiệp • PCA : Profit Center Analys: báo cáo phân tích trung tâm lợi nhuận vụ thiết lập với qui trình sẵn có theo qui trình mà thực • PO : Purchase order: đơn đặt hàng hiện, không khác qui trình • SO: Sales Order: lệnh bán hàng • IAS: International Accounting Standards: chuẩn mực kế toán quốc tế • SSC: Shared Service Center: trung tâm cung cấp dịch vụ dùng để theo dõi • IHB: Inhouse banking: hệ thống ngân hàng nội dùng nội Line, số dư ngân hàng mang tính chất công nợ công ty mẹ công ty nội bộ, ngân hàng thực bên vấn từ nêu từ quốc gia • SSP: Self Service Procurement: hệ thống mua hàng cho loại hàng hóa mà không tính vào chi phí hoạt động mà chi phí hành • TEM : Travelling Expense Management: hệ thống chi phí công tác • IO: Internal Order: số tham chiếu đặt thêm để chi tiết hóa cho • VAS : Vietnamese Accounting Standards: chuẩn mực kế toán Việt Nam loại tài sản, nhân viên, công tai ner MỤC LỤC Lời mở đầu ……………………………………………………………………… Lý chọn đề tài Mục tiêu nghiên cứu Noäi dung nghiên cứu đề tài Phương pháp nghiên cứu Chương 1: Tổng quan hệ thống thông tin kế toán 1.1 Một số vấn đề chung hệ thống 1.1.1 Khái niệm 1.1.2 Phân loại 1.2 Hệ thống thông tin quản lý 10 1.2.1 Khái niệm 10 1.2.2 Vai trò 11 1.2.3 Cấu trúc hệ thống thông tin quản lý 13 1.2.4 Cơ chế vận hành 15 1.3 Hệ thống thông tin kế toán 18 1.3.1 Khái niệm 18 1.3.2 Vai trò 19 1.3.3 Cấu trúc 19 1.3.4 Hệ thống thông tin kế toán tài 20 Chương : Hệ thống thông tin kế toán công ty Maersk Việt Nam ……………………………………………………………………………… 34 2.1 Giới thiệu tổng quát công ty Maersk .34 2.2 Heä thống thông tin kế toán công ty Maersk Việt Nam 36 2.2.1 Hệ thống thông tin kế toán tài 36 a Chu trình phải trả nhà cung cấp 37 b Chu trình phải thu khách hàng 50 c Hệ thống thông tin kế toán tổng hợp 55 2.2.2 Hệ thống thông tin kế toán quản trị 59 a Trung taâm chi phí trung tâm lợi nhuận 60 b.BW (Business Warehouse): kho liệu 61 c BPS (Business Planning Simulation) : hoạch định số liệu kế hoạch 61 d BCS (Business Consolidation System): hệ thống hợp 62 e HFM (Hyperion Financial Management): quản trị tài cấp cao 62 2.3 Một số nhận xét đánh giá hệ thống thông tin kế toán Maersk Việt Nam 64 2.3.1 Nhận xét phần mềm 64 2.3.2 Nhận xét hệ thống thông tin kế toán 67 Chương : Các giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán Maersk Việt Nam 75 3.1 Quan điểm hoàn thiện 75 3.1.1 Nâng cao khả hội nhập toàn cầu môi trường tin học hóa kế toán 75 3.1.2 Góp phần tăng cường chất lượng hiệu công tác kế toán 76 3.1.3 Hỗ trợ tích cực cho việc quản lý điều hành doanh nghiệp 76 3.2 Các giải pháp hoàn thiện .77 3.2.1 Hoàn thiện phận cấu thành hệ thống thông tin kế toán 77 3.2.2 Các giải pháp nhằm ứng dụng hiệu phần mềm FACT vào hệ thống thông tin kế toán Maersk Việt Nam 85 a Vài nét khái quát việc sử dụng phần mềm FACT Maersk Việt Nam 85 b Các giải pháp nhân 89 c Các giải pháp ứng dụng cho số phần hành kế toán Maersk Việt Nam 90 d Các điều kiện để ứng dụng SAP công ty Việt Nam 95 3.3 Một số kiến nghị với công ty Maersk 98 Kết luận 101 HEÄ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN CÔNG TY TNHH MAERSK VIỆT NAM – THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP Các tập đoàn đa quốc gia xây dựng hệ thống thông tin hoàn chỉnh Doanh nghiệp lớn, hệ thống thông tin kế toán chi tiết phức tạp Điển hình AP Moller với đại điện Maersk Việt Nam nước ta, hệ thống thông tin kế toán chi tiết đến phận chức công tác kế toán với LỜI MỞ ĐẦU phần mềm sử dụng FACT (Financial Accounting Containers Lý chọn đề tài Transportation) Ngày nay, điều kiện phát triển mạnh mẽ công nghệ thông tin, tất Thông qua hệ thống thông tin kế toán Maersk, biết cách lónh vực, ngành nghề ứng dụng tin học để thực công việc quản vận hành công ty dịch vụ vận tải tàu biển, cách thức kiểm soát mặt lý, điều hành hoạt động Trong lónh vực kế toán thế, đa phần kế toán Từ đó, nhận xét đánh giá để giúp cho doanh nghiệp doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán, để thực việc thu thập, vận tải tàu biển kho vận Việt Nam ứng dụng phương pháp kế toán xử lý, tổng hợp cung cấp thông tin cho đối tượng sử dụng tiên tiến vào quản lý hoạt động kinh doanh Do nhu cầu tin học hóa công tác kế toán, đòi hỏi phải có phần mềm xác, đáp ứng yêu cầu doanh nghiệp nên doanh nghiệp cần biết rõ hệ thống thông tin kế toán doanh nghiệp để tư vấn cho chuyên gia lập trình chuyển đổi ngôn ngữ kế toán vào phần mềm tin học Vì lẽ đó, hệ thống thông tin kế toán đóng vai trò quan trọng công tác tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp thời đại tin học hóa Nội dung nghiên cứu đề tài • Mô tả hệ thống thông tin kế toán công ty Maersk Việt Nam Từ thấy mức độ đầu tư công ty đa quốc gia vào hệ thống thông tin kế toán để đạt mục tiêu báo cáo theo yêu cầu doanh nghiệp tập đoàn • Từ việc mô tả phân tích, suy ưu nhược điểm hệ thống thông tin kế toán Maersk Việt Nam, đề phương pháp giải khắc phục nhược điểm Mục tiêu nghiên cứu Việt Nam nước phát triển ngành nghề sản xuất thương mại chiếm tỉ trọng tương đối lớn Hệ thống thông tin kế toán ngành dịch vụ có đặc trưng khác so với ngành nghề khác, ngành vận tải đường biển kho vận Muốn quản lý tốt đơn hàng, doanh thu chi phí, cần xem xét • Nêu bật điểm, nét đặc trưng ngành vận tải tàu biển kho vận mà doanh nghiệp Việt Nam áp dụng ngày phù hợp điều kiện tin học hóa • Nêu số giải pháp nhằm ứng dụng phần mềm thích hợp công ty Maersk Việt Nam ưu điểm khắc phục nhược điểm hệ thống kế toán Chương 1: Tổng quan hệ thống thông tin kế toán Phương pháp nghiên cứu Luận văn áp dụng phương pháp phân tích tổng hợp, phân tích phần hành hệ thống thông tin kế toán, qui trình hệ thống, ứng dụng phần mềm, suy nhược điểm ưu điểm, từ tổng hợp đưa giải pháp thực công ty số ý kiến xem xét cho việc áp 1.1 Một số vấn đề chung hệ thống 1.1.1 Khái niệm Hệ thống tập hợp thành phần phối hợp với xếp theo trình tự định để hoàn thành mục tiêu tổ chức Các yếu tố liên dụng vào doanh nghiệp nước quan đến hệ thống bao gồm : Kết cấu đề tài Vai trò hệ thống: thông tin định hoạt động quản lý Đề tài bao gồm chương cho dù to hay nhỏ cần thông tin Muốn có thông tin phải qua Chương 1: Tổng quan hệ thống thông tin kế toán trình thu thập liệu từ hoạt động truyền đạt Thông tin đòi hỏi phải cần Chương 2: Hệ thống thông tin kế toán công ty Maersk Việt Nam thiết xác, đầy đủ, hiệu mặt chi phí, mục đích người sử Chương 3: Các giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán Maersk Việt Nam dụng, thỏa đáng, thích nghi truyền đạt lúc dễ sử dụng Thông tin xác giúp ích cho việc định, định tùy thuộc vào cấp độ quản trị: kế hoạch chiến lược, kiểm soát quản trị kiểm soát hoạt động Cấu trúc hệ thống xếp thiết kế phần tử bên hệ thống Các yếu tố đầu ra, đầu vào: thiết lập hệ thống, cần tìm hiểu sản phẩm hệ thống trước, có nghóa sản phẩm phục vụ cho mục đích gì, cần yếu tố nào, báo cáo lúc biết đầu vào hệ thống gồm liệu Môi trường hệ thống: yếu tố, điều kiện nằm hệ thống có ảnh hưởng đến kết hoạt động hệ thống 1.1.2 Phân loại Một hệ thống chứa nhiều hệ thống hệ thống có tính chất hệ thống, dùng phương tiện, cách thức khác liên kết với thực mục tiêu chung hệ người sản xuất, quản lý định Hệ thống thông tin quản lý sử thống dụng thiết bị tin học, phần mềm, sở liệu, thủ tục thủ công, Theo phân cấp hệ thống, hệ thống bao gồm hệ thống cấp thấp hệ thống cấp mô hình phân tích, lập kế hoạch quản lý định cao 1.2.2 Vai trò Theo tác động mối quan hệ với môi trường bên ngoài, hệ thống bao gồm hệ Hệ thống thông tin quản lý có vai trò thu nhập thông tin , xử lý cung cấp thông thống đóng, hệ thống mở hệ thống kiểm soát phản hồi tin cần thiết cho người sử dụng họ có nhu cầu Hệ thống đóng hệ thống liên hệ với môi trường bên Môi Vai trò hệ thống thông tin quản lý sơ đồ hóa sau: trường không tác động đến trình hệ thống Hệ thống mang ý nghóa mặt lý thuyết Trong hệ thống đóng, ta có hệ thống đóng có quan hệ, hệ thống đóng có giao tiếp với môi trường bên ngoài, bị môi trường bên tác động ngược lại hệ thống tác động đến môi trường kiểm soát Hệ thống mở hệ thống có liên hệ chịu tác động mạnh môi trường bên Hệ thống không kiểm soát tác động qua lại với môi trường thường không ổn định không kiểm soát thông tin vào Hệ thống kiểm soát phản hồi: hệ thống mà phần thông tin đầu cho phép kiểm soát thông tin đầu vào qua tối ưu hóa mục tiêu hệ thống 1.2 a Thu thập thông tin Hệ thống thông tin quản lý(HTTQL) Do hệ thống thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nên thông tin thường 1.2.1 Khái niệm đa dạng phức tạp Vì lẽ đó, tổ chức muốn có thông tin hữu ích hệ thống Hệ thống thông tin quản lý hệ thống có nhiệm vụ cung cấp thông tin cần thiết phải chọn lọc thông tin: phục vụ cho việc quản lý điều hành tổ chức Hệ thống thông tin quản lý có - Phân tích thông tin để tránh tải có hại thể gọi hệ thống tích hợp “Người – Máy” tạo thông tin giúp ích cho 10 11 - Thu thập thông tin có ích: thông tin có ích cho hệ thống cấu thông tin cho địa đại lý; giấy, telex, telecopie để xác nhận trúc hóa để khai thác phương tiện tin học Thu thập thông đơn đặt hàng qua điện thoại; âm sử dụng cho thông tin dạng tin thường sử dụng giấy vật ký tin từ mệnh lệnh Thông thường việc thu thập thông tin tiến hành cách có hệ thống - Tiêu chuẩn thời gian: bảo đảm tính thích đáng của định tương ứng với thủ tục xác định trước Ví dụ : nhập vật tư vào kho, - Tiêu chuẩn tính bảo mật: thông tin xử lý cần đến thẳng người sử toán cho nhà cung ứng Mỗi kiện dẫn đến việc thu thập theo dụng, việc phân phối thông tin rộng hay hẹp tùy thuộc vào mức độ quan mẫu định sẵn trước cách tổ chức hình máy tính trọng Đây vai trò quan trọng hệ thống nên tốt nên tránh sai sót 1.2.3 Cấu trúc hệ thống thông tin quản lý b Xử lý thông tin Công việc lựa chọn thông tin thu thập coi bước xử lý đầu tiên, tác động lên thông tin, xử lý thông tin: - Tiến hành tính toán nhóm tiêu - Thực tính toán tạo thông tin kết - Thay đổi loại bỏ liệu - Sắp xếp liệu - Lưu trữ tạm thời lưu trữ a Cấu trúc tổng quát hệ thống thông tin quản lý Hệ thống thông tin quản lý gồm thành phần: lónh vực quản lý, liệu, thủ tục xử lý (mô hình) qui tắc quản lý - đồng lónh vực thương mại, hành chính, kỹ thuật, kế toán – tài vu,… - Dữ liệu: nguyên liệu hệ thống thông tin quản lý biểu diễn nhiều dạng truyền khẩu, văn bản, hình vẽ, ký hiệu… Có nhiều cách xử lý : thủ công, giới tự động nhiều vật chứa đựng thông tin giấy, băng từ, đóa, đối thoại, sao, c Phân phối thông tin Cung cấp thông tin mục tiêu hệ thống, đặt vấn đề định phân phối, phân phối cho ai, fax… - hành thiết bị; phương pháp qui hoạch dùng cho quản lý dự trữ quản lý phân phối dọc Mục tiêu phân phối nhằm phối hợp số hoạt động phận chức gọi phân phối ngang sản xuất - Để tối ưu phân phối thông tin, hệ thống cần đáp ứng tiêu chuẩn: Tiêu chuẩn dạng: tốc độ truyền thông tin, số lượng nơi nhận, … dạng phải thích hợp với phương tiện truyền Ví dụ giấy, thư tín cho loại 12 Các mô hình: nhóm tập hợp lónh vực Ví dụ: kế hoạch sơ đồ kế toán cho lónh vực kế toán tài vụ; qui trình sản xuất; phương pháp vận Phân phối thông tin có mục tiêu ban bố lệnh, báo cáo sản xuất, gọi - Các lónh vực quản lý: lónh vực quản lý tương ứng hoạt động Qui tắc quản lý: sử dụng biến đổi, xử lý liệu phục vụ cho mục đích xác định b Hệ thống thông tin quản lý phân hệ thông tin 13 Định nghóa: lónh vực quản lý phân hệ, giống hệ thống có hệ Xử lý tự động thông tin thực tạo thành từ tác nghiệp, hệ thông tin hệ định, nhóm hoạt động có liệu có tính cấu trúc Nhờ xuất phát từ liệu có tính cấu trúc dựa vào mục tiêu tổng thể Ví dụ lónh vực quản lý vận tải bao gồm việc quản lý vận quy tắc quản lý mà xử lý thực chuyển có liên quan: tái cung ứng, giao hàng, vật tư hàng hóa nguyên vật liệu, chuyên chở cán công nhân viên Phân chia thành đề án áp dụng: để phân chia hệ thống tổ chức kinh tế xã hội thành lónh vực quản lý thuận lợi cho việc sử dụng tin học, cần phân chia tiếp lónh vực thành đề án, áp dụng Ví dụ cho lónh vực kế toán chia thành: kế toán tổng hợp, kế toán khách hàng, kế toán vật tư, kế toán phân tích… Hệ thống thông tin quản lý người sử dụng: tiếp cận hệ thống thông tin quản lý cách logic, người sử dụng có cách nhìn riêng hệ thống thông tin quản lý tùy theo chức mà họ đảm nhiệm, vị trí, kinh nghiệm… 1.2.4 Cơ chế vận hành a Hệ thống thông tin quản lý mang mệnh lệnh hệ thống: Hệ định (HQĐ) gồm hệ thống điều khiển (HĐK) hệ tổ chức(HTC) Các hệ thống nghiên cứu hệ thống mở sống, nghóa phát triển thường xuyên, phát triển nói chung hệ việc xử lý mệnh lệnh Nó dựa theo trình quy định trước điều khiển bước Ví dụ: tính lương thiết lập cách xây dựng trình điều khiển bắt đầu việc thu thập bảng chấm công, tập hợp khối lượng công việc thực công nhân kết thúc việc phân phát phiếu lương lệnh chuyển khoản cho ngân hàng (thông qua mạng) c Dữ liệu thông tin Các liệu chuyên chở dòng thông tin giúp ta tiếp cận chặt chẽ xác hệ thống thông tin quản lý để tin học hóa chúng Dữ liệu biểu nhiều dạng khác (âm thanh, văn bản, Hệ quản lý điều khiển không hoạt động độc lập mà cần kiểm soát điều chỉnh dựa theo mục tiêu đặt việc tiếp nhận thông tin từ hệ tác nghiệp (HTN), sản xuất (HSX) cần thiết hình ảnh…) Thông tin mang ý nghóa gồm nhiều giá trị liệu Thông tin bao gồm dạng: thông tin viết, thông tin nói, thông tin hình ảnh thông tin khác… Các thông tin vô ích loại bỏ thông tin lại thành phần hệ thống thông tin quản lý Một số chúng khai thác tức để định 14 15 b Hệ thông tin phối hợp phân hệ: Hệ tổ chức kinh tế xã hội phân chia thành phân hệ Mỗi phân hệ có đầy đủ đặc tính hệ thống (HQĐ – HTT – HTN) Các phân hệ ví dụ: nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh, đại lý … tạo thành hệ thống hệ thông tin có nhiệm vụ phối hợp liên hệ - Trường hợp điều khiển theo chu kỳ đóng: Thông tin từ hệ tác nghiệp đến hệ định thỏa điều kiện cần thiết (2) Quyết định hành động thông qua không, không thông qua có thông tin đến hệ tác nghiệp (3) Cấu trúc phân hệ dựa trên: cấu trúc chức năng, cấu trúc trực tuyến phân cấp cấu trúc hỗn hợp ( trực tuyến chức năng) c Hệ thống tin kiểm soát điều phối hệ thống: Hệ thống điều khiển nhận thông tin từ môi trường bên (có ích ích) thông tin nội, dựa thông tin mà hệ thống kinh tế xã hội hoạt động Có trường hợp: - Trường hợp điều khiển theo chu kỳ mở: - Trường hợp điều khiển lệnh gọi báo động: Thông tin từ môi trường chuyển tiếp đến hệ định, ảnh Thông tin đến từ môi trường hệ tác nghiệp (1), định hoạt động đưa hưởng đến hệ tác nghiệp không (2), kết chuyển môi trường (3) 16 17 1.3.2 Vai trò Hệ thống thông tin điều hành hệ thống thông tin xây dựng nhằm cho mục tiêu quản lý, điều hành doanh nghiệp giúp cho doanh nghiệp kiểm soát tốt toàn hoạt động doanh nghiệp Hệ thống thông tin ngân sách báo cáo trách nhiệm: giống hệ thống thông tin kế toán quản trị, nhằm đưa thông tin nội bộ, từ giúp cho nhà quản trị định hữu ích dựa báo cáo đó, ví dụ với hệ thống thông tin báo cáo trách nhiệm rõ trách nhiệm phần hành đó, việc thuộc 1.3 doanh nghiệp, giúp cho đánh giá lực cấp quản trị tốt Hệ thống thông tin kế toán 1.3.1 Khái niệm Hệ thống xử lý nghiệp vụ kế toán: thực tế hệ thống phần mềm kế Từ nhu cầu hoạt động, sản xuất, kinh doanh doanh nghiệp, ngày có toán hỗ trợ cao, tất phần mềm kế toán có chức xử lý nghiệp nghiệp vụ kinh tế phát sinh Các nghiệp vụ hệ thống thông tin kế toán vụ kế toán, quan trọng để xây dựng hệ thống xử lý nghiệp vụ phân tích, ghi chép lưu trữ ghi chép (chứng từ, sổ, thẻ, bảng …) Khi kế toán chuẩn xác cho doanh nghiệp, để vậy, cần đội ngũ người sử dụng có yêu cầu, hệ thống thông tin kế toán từ ghi chép lưu chuyên gia am hiểu hệ thống thông tin kế toán kế toán để thiết trữ mà phân tích, tổng hợp lập báo cáo thích hợp cung cấp cho người sử lập phần mềm tốt phục vụ cho việc xử lý nghiệp vụ kế toán dụng thông tin 1.3.3 Cấu trúc Hệ thống thông tin kế toán ghi nhận, xử lý thông đạt kiện qua sử dụng phương pháp riêng để đạt mục tiêu Những mục tiêu xác định phạm vi hệ thống chất kiện kinh tế Phạm vi hệ thống thông tin kế toán phải tuân thủ nguyên tắc kế toán chung quốc tế quốc gia nhằm tạo báo cáo tài cung cấp cho tổ chức bên đơn vị để nắm bắt thực tế hoạt động qua dự báo, nhận trước nghiệp vụ tương lai ước tính ảnh hưởng Từ đó, phục vụ cho việc thiết lập kế hoạch ngân sách, kế hoạch lợi nhuận, 18 19 cho phù hợp việc xem xét cải tiến Maersk Với Tại Việt Nam, FACT triển khai vào tháng năm 2007, tất sở công ty hàng đầu Maersk với phức tạp đồ sộ hệ thống liệu liệu phần mềm cũ chuyển sang phần mềm Hệ thống thông tin kế SAP lựa chọn đương nhiên toán phải chuẩn bị xác đầy đủ vào ngày thực chuyển đổi Tuy nhiên SAP hệ thống phù hợp cho doanh nghiệp sản xuất SAP Trước triển khai hệ thống, tất nhân viên huấn luyện xuyên suốt từ phận hoạt động kinh doanh đến tài kế toán, từ đơn việc sử dụng phần mềm, trình huấn luyện phân chia cấp đặt hàng báo cáo tài chính, Maersk thiết lập đội gồm phần hành Mỗi phần hành kế toán có người đại diện cử học chuyên gia để cải thiện phần mềm giúp cho phù hợp với loại hình kinh doanh vận nước khác, sau huấn luyện lại cho đồng nghiệp mình, người tải Maersk cử học phải theo dõi toàn vấn đề liên quan đến phần hành FACT viết tắt Finance & Accounting for Container Transport, FACT trình thực để gửi đến trung tâm hỗ trợ FACT giải nghiên cứu từ 2002 với mục tiêu cải thiện hệ thống phần mềm ứng dụng vấn đề phần hành phần mềm tốt , giúp cho việc báo cáo xác, từ định Các phòng ban ứng dụng FACT Maersk phòng hoạt động kinh doanh hợp lý Hơn nữa, FACT giúp cho trình thủ tục tài phòng tài kế toán Đa số phận hoạt động người tạo đơn đặt hàng tập đoàn quán việc xử lý kế toán báo cáo cho kinh doanh vận tải phiếu nhận hàng, ghi nhận chi phí, đồng thời họ người tạo lệnh bán Một qui trình hoàn thiện có tác động tích cực lên hiệu công ty hàng ghi nhận doanh thu Việc tạo phiếu nhận hàng lệnh bán hàng SAP viết tắt Systems, Application, Products in data processing, SAP sản qui trình ghi nhận doanh thu chi phí phẩm lớn hệ thống ERP (Enterprise Resouce Planning) giới, cải Khi FACT ứng dụng vai trò phận kế toán chuyên môn hóa thiện hiệu kết nối với khách hàng nhà cung cấp lên tầm cao, đa số công đoạn phận khác thực hiện, nên FACT chuyển đổi cho phù hợp với Maersk từ qui trình công nghệ phận kế toán làm việc mang tính chất chuyên môn cao SAP Thật vậy, Maersk chuyển đổi số module SAP giá trị Bộ phận bán hàng tạo doanh thu nợ phải thu thông qua lệnh bán hàng giao SAP không nằm hệ thống mà nằm qui trình hàng, phận kế toán phải thu có trách nhiệm theo dõi phân tích công nợ khách Sau chuyển đổi từ SAP thành FACT cho thích hợp với loại hình kinh doanh hàng liên hệ với khách hàng để thu tiền từ khách hàng, giảm số dư nợ phải thu mình, Maersk phân vùng để triển khai FACT Một số nước chọn trước cách hợp lý để làm thí điểm cho phần mềm mới, có tác dụng liên kết phận Bộ phận mua hàng tạo chi phí nợ phải trả thông qua lệnh mua hàng phiếu hoạt động phận kế toán tài để thành qui trình khép kín nhận hàng, phận kế toán phải trả sau nhận hóa đơn toán cho nhà cung cấp, theo dõi số dư nhà cung cấp từ phân tích nhà cung cấp cần phải toán đến hạn 86 87 Việc theo dõi kiểm soát phải thu phải trả FACT hỗ trợ báo cáo b Các giải pháp nhân thể hạn nợ, từ trưởng phòng phận xác định lượng Khi áp dụng chương trình mối quan tâm nhà quản tiền cần thiết cho trình trị nhân sự, phân bổ nhân cho hợp lý hệ thống với phần mềm Bộ phận báo cáo đánh giá, điều chỉnh thông qua báo cáo hỗ trợ từ ứng dụng Phần mềm đại phân bổ nhân phải FACT để từ cho báo cáo phù hợp với yêu cầu nội bên hợp lý, trước phần mềm triển khai tính toán nhân quan tâm hàng đầu Để làm tất trình trên, Maersk Việt Nam bước Vấn đề quan tâm liệu phần mềm có giúp cho giảm bớt chi phù hợp với giải pháp để ứng dụng phần mềm công ty: phí hay không? Điều đồng nghóa với việc cắt giảm nhân sự, • Xem xét kỹ hệ thống kế toán công ty trước muốn áp dụng phần trước phần mềm cũ cần nhiều nhân ứng dụng FACT, số phần mềm mang tầm cỡ toàn cầu, giai đoạn chuẩn bị chạy FACT thực hành thay hệ thống nên số lượng người giảm Phần vòng sáu tháng trước chạy phần mềm cho toàn công ty Vì mềm hoàn thiện việc số lượng nhân sử dụng phần mềm dành cho toàn phòng ban nên phòng ban có số lượng người kiểm soát phần hành kế toán Đó phương diện hoàn có người trưởng nhóm dự án cho phần mềm thực cách hiệu hảo phần mềm triển khai hoàn toàn vấn đề • Có chuyên viên kỹ thuật giám sát chặt chẽ trình triển khai phần mềm Maersk Việt Nam đối mặt với vấn đề đó, việc giảm người có ích công ty Trong giai đoạn đầu triển khai, chuyên viên cho doanh nghiệp lợi cho lực lượng lao động họ bị nước khác phải sang Việt Nam để giúp đỡ, đề phòng có cố việc, nhìn khía cạnh doanh nghiệp đầu tư nhà đầu tư thấy chương trình không bị ngưng lại vấn đề mang lại lợi ích lớn máy móc doanh nghiệp kiểm soát được, • Trưởng nhóm dự án phải người nắm tất qui trình công ty, từ người lao động tài sản công ty mà phạm vi mà doanh phận hoạt động phòng kế toán tài chính, nắm qui nghiệp không kiểm soát trình mà trưởng nhóm phòng kế toán tài phải nắm rõ luật Việt Tuy nhiên, triển khai FACT, chuyển đổi nhân phòng ban Nam để yêu cầu thiết kế phù hợp diễn ra, lúc tất công việc phân chia rõ ràng tách biệt hẳn • Cần có kết hợp chặt chẽ chuyên gia nhân viên công ty phận triển khai phần mềm phần mềm hoạt động hiệu phòng ban, đa số chuyển người từ phận kế toán sang phận khác trước việc phận kế toán đảm nhiệm Vấn đề quan tâm huấn luyện nhân viên, sau việc chuyển đổi nhân thực việc huấn luyện tiến hành sau Các nhân viên gửi học nước áp dụng FACT, đồng nghiệp dạy đồng 88 89 nghiệp Trong trình nhân viên học nước ngoài, tất vị trí tiếng Việt họ hạch toán người Việt Nam theo nguyên tắc kế nhân viên thay nhân viên tạm thời tháng, toán hạn chế số lượng nhân viên tăng lên đáng kể Mặt khác, công việc Tuy nhiên cần có người khảo sát, cân đối tài khoản ngân hàng tất lệnh không bị ảnh hưởng nhân viên học, tình chuyển ngân hàng đa phần lệnh tự động, tránh tình trạng trả lần Để tránh trạng hoàn hảo đa số nhân viên tạm thời, nên số người đảm tình trạng trả lần kế toán cần phải thông báo cách khóa lệnh trả nhận công việc chia việc người khác việc trôi chảy tiền trả thủ công nội địa Đây điểm cần phải khắc phục sử Bên cạnh đó, có chuyển đổi nhân từ nước triển khai FACT sớm dụng GSC Lệnh chuyển tiền trả cần phải khóa lại hệ thống, sang nước bắt đầu thời gian định, chuyển đổi giúp giúp cho GSC biết không cần phải trả hóa đơn cho trình triển khai hiệu Các hóa đơn scan lên chương trình đầy đủ giúp cho phận kế toán lưu Giải pháp nhân chủ yếu chuyển đổi xoay sở cho hợp lý chứng từ điện tử, dễ dàng tra cứu có kiểm toán Tuy nhiên, mục đích việc trình triển khai Sau thứ ổn định thời điểm tại, ứng scan hóa đơn cho GSC toán nên việc scan hóa đơn việc quan dụng FACT ngày hoàn thiện, số nhân viên ngày giảm đến trọng phần hành kế toán phải trả FACT tầm kiểm soát chi phí hợp lý doanh nghiệp có phân chia Việc chi hộ phải theo dõi cách chặt chẽ để thu lại tiền từ công ty công việc hợp lý hỗ trợ phòng ban nước khác Việc mẹ áp dụng FACT, số việc nội địa chuyển sang cho GSC, Đối chiếu công nợ thường xuyên với nhà cung cấp dựa mẫu biểu kéo từ giải pháp nhân nhìn khía cạnh toàn tập đoàn, họ kiểm FACT, có tất rủi ro việc toán hạn chế tối đa soát tập trung giảm chi phí hiệu Thiết kế mẫu biểu để yêu cầu nhà cung cấp điền đầy đủ thông tin giúp cho c Các giải pháp ứng dụng cho số phần hành kế toán Maersk Việt Nam việc cập nhật liệu hệ thống xác việc toán dễ dàng Việc ghi nhận theo dõi toán từ loại chi phí thay cho công ty Kế toán phải trả cần phải đối chiếu rõ ràng để cấn trừ nghiệp vụ liên quan Chạy chương trình OCR giúp cho GSC nhận dạng kiểu chữ Công việc ảnh hưởng đến bên liên quan nên cần phải theo dõi chi tiết để hóa đơn scan để dễ hiểu toán từ lên báo cáo công nợ nội xác Khi OCR thực xem phận kế toán phải trả cần người scan hóa đơn người kiểm tra hạn nợ tất trình kế toán phải trả chuyển sang GSC, GSC đọc hiểu hóa đơn 90 Kế toán phải thu Thiết kế mẫu hóa đơn cách chuẩn xác để in từ FACT, mẫu hóa đơn có đăng ký chấp thuận cục thuế 91 Quá trình ghi nhận doanh thu phải thu khách hàng phận kinh doanh Cần phải so sánh đối chiếu tờ khai thuế với số thuế hệ thống, thực qua kế toán phải thu phân tích hạn nợ, thu tiền khách hàng, theo vấn đề khó khăn cho nhân viên kế toán toàn chi phí doanh thu dõi khoản nợ đến hạn Để thực tốt công việc này, phận kế toán phải phận hoạt động kinh doanh thực hiện, trình ghi nhận chi phí doanh thu kết hợp với phận kinh doanh để thu nợ khách hàng trình ghi nhận thuế giá trị gia tăng, việc đối chiếu thuế giá trị gia hạn tăng đầu vào đầu FACT hỗ trợ phần mềm tự động ghi nhận doanh thu (self billing) lệnh bán Hiện tại, phần mềm không hỗ trợ cho việc kéo báo cáo thuế từ FACT, hàng thực hiện, tự in hóa đơn ghi nhận công nợ Với tính này, hạn chế FACT, để khắc phục tình trạng này, kế toán thuế phải so sánh phận kế toán phải thu giảm số lượng nhân hầu hết việc đối chiếu tìm chênh lệch tờ khai hệ thống kế toán phải thu chuyển sang cho GSC, nội địa phân tích thu nợ Vì phần mềm thực tự động việc ghi nhận doanh thu nên ghi nhận doanh khách hàng thu tự động ghi nhận thuếmặc dù hóa đơn chưa phát hành giao cho khách hàng Hiện thời Maersk Việt Nam triển khai module FACT, giúp hạn chế phần mềm Hoặc giao dịch nước ngoài, việc ghi nhận doanh thu cước tàu qui trình khép kín từ phận bán hàng khách hàng nội không cần lấy hóa đơn, nhiên để tránh sai sót vấn đề đến phận kế toán phải thu thuế, tất doanh thu ghi nhận thuế giá trị gia tăng đầu Cần phải cập nhật thông tin khách hàng cách xác để xác nhận phát hành hóa đơn tháng kế toán thuế so sánh doanh thu thuế giá trị tiền vào khách hàng nào, tránh tình trạng để tiền vào ngân hàng gia tăng đầu cho khớp với tờ khai thuế nguồn gốc không tìm khách hàng để kết toán Bên cạnh đó, thuế nhà thầu phần mềm không hỗ trợ luật thuế Việt Nam khác với nước khác, loại thuế thực cách thủ công, Kế toán tài sản cố định Phần mềm nên hỗ trợ loại tiền tệ phần hành việc vốn có phần trả tiền thực FACT hạch toán vào chi phí tàu Để đối chiếu số liệu cần phải có liên kết phận kế toán hóa, có giúp cho việc theo dõi khấu hao xác phận hoạt động kinh doanh Kế toán thuế Đây bước khó khăn áp dụng phần mềm, có lẽ với tất phần mềm nước bị khó khăn luật thuế nước khác nhau, lẽ đó, phần mềm phải tư vấn nhân viên kế toán Việt Nam có Cần phải triển khai thêm phần hỗ trợ báo cáo loại thuế FACT, từ giúp cho kế toán thuế đỡ giai đoạn thủ công trình chuẩn bị báo cáo thuế tháng Bộ phận báo cáo thể áp dụng cho phù hợp Nên có qui trình chuyển đổi tài khoản từ FACT sang HFM để tránh việc mapping cách thủ công Nếu BPS BCS hoàn thiện lý tưởng có 92 93 thể lấy liệu từ FACT tải lên HFM không cần qua bước thủ công Giải thông tin kinh doanh từ phân tích cho xác Ngựơc lại, phận kinh pháp cho vấn đề toàn cầu Maersk phải sử dụng SAP lúc có doanh cần thông tin từ báo cáo để kiểm soát chi phí phận thống thực việc chuyển đổi BCS thành công, định kinh doanh đắn chương trình bị lãng quên Bên cạnh việc phân tích báo cáo tài báo cáo nội bộ, việc chủ yếu Việc đánh giá tỉ giá cuối kỳ cần thực Việt Nam để tránh nhằm lẩn phận báo cáo kiểm soát kiểm tra rủi ro hệ thống, ví dụ sai sót tháng xảy không để nợ hạn toán, nợ phải thu khách hàng lâu ngày chưa Phân chia việc phân bổ chi phí lợi nhuận trung tâm chi phí trung tâm lợi thu được, khoản mục bảng cân đối kế toán phải theo dõi đối nhuận cho hợp lý giúp cho việc quản lý chi phí phòng ban xác chiếu tháng, tiền sổ Tất tiêu liệt kê thành qui trình mà phận báo cáo phải kiểm soát chặt chẽ cho tất Vì phần mềm viết cho vận tải nên không hỗ trợ cho hàng tồn kho, điểm tốt sở đánh giá tình hình kiểm soát kinh nhiên, số hoạt động kinh doanh ngành tồn hàng tồn kho Hàng doanh toàn vùng Vì tiêu ảnh hưởng đến tiền thưởng tất tồn kho theo dõi riêng với phần mềm viết riêng cho khoảng mục này, nhân viên nên toàn nhân viên cố gắng để đạt tiêu cao sau hạch toán lại FACT cho phù hợp giá vốn hàng bán chi phí hoạt Nhờ có tiêu này, lỗi hệ thống qui trình ngày hoàn động kỳ thiện Tuy nhiên, rủi ro hệ thống cách đưa tiêu Cần có liên kết phần mềm ứng dụng cho hàng tồn kho FACT để phận đánh giá rủi ro hệ thống bên công ty mẹ đề xuất tránh tình trạng tính toán thủ công bên sau hạch toán vào FACT Hoặc kích hoạt module sử dụng hàng tồn kho để áp dụng cho tình hình kinh doanh Việt Nam Một mặt hạn chế báo cáo toàn báo cáo kéo từ chương trình với loại phù hợp nên làm cho kế toán viên thụ động trình phát triển thân, toàn báo cáo sẵn sàng, để giải vấn đề kế toán cần phải tự học hỏi để phát triển thân, phân tích báo cáo vấn đề quan trọng phận báo cáo Bên cạnh yêu cầu báo cáo nội bộ, viết báo cáo nhân viên kế toán phải phân tích số liệu báo cáo d Các điều kiện để ứng dụng SAP công ty Việt Nam Công ty doanh nghiệp sản xuất kinh doanh dịch vụ có qui mô lớn, yêu cầu lưu trữ thông tin đồ sộ, qui trình cụ thể rạch ròi, từ khâu chuẩn bị khâu báo cáo kết Hệ thống thông tin kế toán hoàn chỉnh, rạch ròi quyền hạn phận phần hành kế toán Doanh nghiệp cần có kế hoạch sản xuất kinh doanh dài hạn SAP phần mềm hoàn thiện cho việc hoạch định, là điểm bật SAP với tình hình kinh doanh công ty Để có thông tin thực tế kinh doanh công ty, phận soạn báo cáo phải liên hệ với phận kinh doanh nắm 94 95 Chấp nhận chi phí đầu tư lớn để chạy SAP, công ty cần phải thiết lập hệ phương án triển khai khác cho nhân viên, doanh nghiệp thống máy tính đại, cấu hình cao để xử lý nhanh module khác Do đó, tố chất nhân viên đóng vai trò quan trọng trình phần mềm áp dụng phần mềm Đội ngũ nhân viên nhanh tiếp thu thích Chấp nhận chi phí sa thải nhân viên phần mềm triển khai lúc số ứng với SAP Mặt khác, SAP nắm bắt yếu tố đòi hỏi công việc thay phần mềm doanh nghiệp Việt Nam nên hỗ trợ cho doanh nghiệp vừa Nhân trình độ cao, thích nghi hệ thống nhanh chóng, có có khả nhỏ với chi phí thấp hệ thống quản lý doanh nghiệp chặt chẽ cập nhật đối phó xử lý sai sót phần mềm Một ví dụ điển hình cho doanh nghiệp Việt Nam muốn ứng dụng SAP công ty Am hiểu luật thuế, kinh doanh để thiết kế phần mềm phù hợp Vinamilk, phát triển ngày lớn mạnh Vinamilk nên công ty Các doanh nghiệp Việt Nam cần nâng cao kiến thức phần mềm cần phải với FPT thức khởi động dự án “Hệ thống thông tin Quản lý kinh doanh – 2nd có hệ thống thông tin kế toán hoàn chỉnh với khâu từ mua hàng bán EPR” nhằm chuyển đổi hệ thống kinh doanh thời Vinamilk sang giải hàng, phân định khu vực cho loại hoạt động, phân chia trách nhiệm rõ pháp quản lý dựa tảng SAP Vinamilk cần giải pháp quản lý hệ ràng để tư vấn cho chuyên gia viết chương trình phù hợp thống phân phối mạnh, tập trung, phản ánh tức thời hoạt động kinh doanh Hệ Cần phải có ủng hộ cấp lãnh đạo : hệ thống mà cần nhiều phận thống ERP – Quản lý tổng thể nguồn lực qui trình hoạt động kinh doanh đồng thời sử dụng : phòng kinh doanh, phòng kế hoạch, phòng thu mua, doanh nghiệp, thiết lập kết hợp giải pháp tiên tiến cho phép Vinamilk phận kho … tất giai đoạn ban đầu không hiểu rõ giai đoạn quản lý tất số liệu từ hệ thống nhà phân phối mình, kể triển khai học chương trình nhân viên phải làm việc, online hay offline (theo pcword) cần phải có ủng hộ cấp lãnh đạo bỏ chi phí đầu tư thuê nhân Bên cạnh Vinamilk, tập đoàn Kinh Đô sử dụng thành công giải pháp viên tạm thời để làm thay nhân viên huấn SAP Doanh nghiệp dự định triển khai mô-đun lên kế hoạch chuỗi cung ứng luyện Trong giai đoạn năm 2009, Kinh Đô ứng dụng mô-đun quản lý nguồn Ứng dụng SAP hình thức cải thức cách quản lý, biến cách quản lý sơ nhân lực nhà phân phối cấp Vì thế, tất nhà cung cấp lớn Kinh sài trước thành phương thức quản lý chi tiết nên doanh nghiệp Việt Đô dự định ứng dụng giải pháp để tương thích với hệ thống Nam cần phải thiết lập hệ thống quản lý chi tiết SAP Tố chất nhân viên quan trọng việc thích ứng phần mềm phần Qua ví dụ minh họa trên, thấy doanh nghiệp Việt Nam mềm nhiều tính nhân viên phát triển tố chất theo chiều tỉ lệ muốn ứng dụng SAP trước tiên phải doanh nghiệp lớn có nhiều chi nhánh, thuận Năng lực nhân viên tốt, trình độ quản lý đại cao hiệu hệ thống phân phối đa dạng, thuộc ngành hàng sản xuất cung ứng, tất vận hành phần mềm đạt tốt hơn, để làm SAP cần phải thiết lập 96 97 khâu hệ thống hóa, có lẽ điều dễ hiểu SAP chọn lợi yếu điểm qui trình công ty thông Kinh Đô Vinamilk qua nhiều hệ thống việc gây nên khó chịu cho khách hàng người ứng dụng hệ thống công ty 3.3 Một số kiến nghị với công ty Maersk Vì công ty nên tất báo cáo mẫu biểu thực theo khuôn mẫu công ty mẹ nên tính linh hoạt công việc phân tích báo cáo, với báo cáo theo luật Việt Nam công ty phải thực cách hoàn chỉnh phần mềm nên hỗ trợ báo cáo báo cáo thuế giá trị gia tăng, báo cáo thuế nhà thầu, nhiên báo cáo thuế nhà thầu có lẽ dạng báo cáo đặc biệt nên để thiết lập báo cáo chuyên gia phải viết riêng cho Việt Nam hoàn chỉnh, điều Bởi phụ thuộc nhiều vào hệ thống nên yêu cầu phải có người quản lý xử lý hệ thống giỏi, nhiều hệ thống rời rạc người hiểu hệ thống nên nhiều khó khăn cho vấn đề cần kết hợp hệ thống không giải nên vấn đề luôn vấn đề Người quản lý hệ thống phải hiểu rõ vấn đề hệ thống có khả giải cố hệ thống xảy Và phụ thuộc nhiều vào hệ thống nên vấn đề giải cần giải kịp thời đa số người giải cố nằm nước khác, bị lệch múi Với vấn đề này, cần phải có khó thực Một hạn chế lớn công ty đa quốc gia hệ thống toàn cầu, hệ thống toàn cầu nên tất hệ thống làm theo mẫu chung chuẩn hóa không quan tâm đến yêu cầu riêng biệt quốc gia khác, phận giải vấn đề hệ thống việc hoạt động họ đánh giá dựa cách giải vấn đề, có vấn đề mau chóng giải quốc gia Maersk Việt Nam lúc công ty nhiều vấn đề tập đoàn, có nhiều vấn đề nên bên cạnh SAP, Maersk Việt Nam luôn tìm cách chạy cách chương trình hỗ trợ cho hoàn thiện hệ thống Đó cách khó khăn hệ thống thông tin kế toán Maersk Việt Nam Nếu quốc gia khác nhà nước không theo dõi theo số hóa đơn toàn hóa đơn in từ hệ thống, nhiên với mẫu hóa đơn không thích ứng không giống SAP nên in từ SAP mà phải có phần mềm khác hỗ trợ cho việc hóa đơn Maersk trụ sở không hiểu thấu luật cách kiểm soát Việt Nam nên nhiều chương trình nhiều dự án hệ thống bị gián đoạn, không áp dụng cho Việt Nam toàn nước khu vực áp dụng Một điểm tập đoàn việc ứng dụng nhiều hệ thống, điểm thuận 98 99 Kết luận chương Nhìn chung, hệ thống thông tin kế toán Maersk hệ thống đại với phần mềm hàng đầu giới Bên cạnh đó, việc chạy theo tiêu tập đoàn mà quên khía cạnh mang tính chất địa phương nên vấn đề Maersk Việt Nam tồn Sau thời gian ứng dụng phần mềm thay đổi kèm theo việc hoàn thiện hệ thống ngày phận Maersk Việt Nam trụ sở quan tâm giải cho phù hợp với tình hình Việt Nam Những lỗi chương trình hệ thống lỗi nhỏ không quan tâm, nhiều lỗi nhỏ thành lỗi lớn nhiều lại vấn đề toàn Maersk, điều tất lỗi hệ thống ngày phận chuyên phụ trách chỉnh sửa cho phù hợp nên hệ thống thông tin kế toán với việc áp dụng FACT ngày hoàn thiện Kết luận Nhìn chung hệ thống thông tin kế toán Maersk Việt Nam hệ thống đồ sộ tính chất công ty tập đoàn Bất hệ thống thông tin kế toán thiết lập yêu cầu báo cáo công ty có ưu điểm nhược điểm Mặc dù Maersk Việt Nam nước thí điểm phần mềm FACT ổn định nhân viên thích ứng phần mềm, khắc phục nhược điểm giúp cho hệ thống thông tin kế toán ngày hoàn thiện Tất báo cáo công ty nhằm mục đích quản trị, quản lý cho điểm số công ty phải đạt mức định, điều tác động lên điểm số nhân viên mức thưởng năm nhân viên Vì lẽ đó, người phải cố gắng xây dựng để đạt số điểm cao Thông qua thực trạng số giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán công ty, luận văn giúp người đọc có nhìn chung hệ thống thông tin kế toán công ty đa quốc gia với nhiều khác biệt cách quản lý cách sử dụng hệ thống người Luận văn nghiên cứu sở thực tế nhân viên công ty, có nhiều điểm chưa hoàn thiện, nhiên, thể cách tổng thể chi tiết hệ thống thông tin kế toán Maersk Việt Nam 100 101 Sơ đồ cách tạo yêu cầu công tác TEM PH LỤC Sơ đồ phần hành kế toán Sơ đồ kế toán phải trả Chỉnh sửa thông tin séc cho Viết séc Nhận hóa đơn Kết toán công N khách hàng nhà cung cấp Thanh toán tự động qua trung tâm nội địa Báo cáo phân tích kế toán phải trả cho người bán Tạo yêu cầu công tác Người công tác/ hỗ trợ công tác phí Hệ thống toán tập trung(IHB) Duyệt yêu cầu công tác Hạch toán ứng tiền Thay đổi yêu cầu công tác Người công tác Xóa yêu cầu công tác Sơ đồ qui trình mua hàng SSP Hệ thống SSP/ SAP SRM Đảo lại bút toán toán Trả trước cho nhà cung cấp Hạch toán toán Tạo yêu cầu mua hàng Nguồn liệu Tạo đơn đặt hàng Duyệt đơn đặt hàng Ngân hàng/ Trả cho nhà cung cấp Kế toán toán Phiếu nhận hàng SAP R/3 Kế toán kiểm tra Tạo đơn đặt hàng Phiếu nhận hàng Xác nhận hóa đơn Thanh toán Sơ đồ qui trình toán cho Line Qui trình trả trước cho người bán METS+ Tự động Yêu cầu Lệnh bán Lệnh mua hàng Yêu cầu mua hàng Phiếu nhận hàng Kiểm tra xác nhận hóa đơn Thủ công Thanh toán Quá trình duyệt phải trả cho người bán Vật tư Nhà cung cấp Ghi chép thông tin Điều kiện Chu trình duyệt Nhà cung cấp nước công ty đặt trụ sở Qui trình mua hàng toán Logistic MODS Tự động METS+ Y/c trả trước cho người bán Mã số thuế Báo cáo nước cty đặt trụ sở Tự động Yêu cầu Lệnh đặt hàng tự động Lệnh đặt hàng thủ công Mã công ty Yêu cầu mua hàng Lệnh mua hàng Phiếu nhận hàng Xác nhận hóa đơn Thanh toán Dữ liệu mua hàng Vật tư Nhà cung cấp Thông tin Điều khoản Danh sách nguồn liệu Hợp đồng Người duyệt Qui trình toán thủ công Cấu trúc liệu khách hàng Thông tin tổng quát Địa Thông tin kiểm soát (Đối tác kinh doanh) Tiếp thị – quảng cáo Đăng tải Ngoại thương Chỉnh sửa thủ công Yêu cầu toán thủ công Hạch toán toán Trả tiền mặt/ngân hàng Tài khoản nhà cung cấp Thông tin mã công ty Thông tin kinh doanh Điều lệ toán Kinh doanh Quan hệ thư từ Vẩn chuyển tàu Người liên hệ khách hàng Lên hóa đơn Đầu Quản lý tài khoản Chức đối tác Sức chứa Thông tin thêm Giá cả/ thống kê Sơ đồ qui trình thu hộ cho Line Ghi séc MARS In séc Yêu cầu Hạn mức Sơ đồ kế toán phải thu khách hàng Qui trình bán hàng Tài khoản tổng hợp phải thu KH Đòi nợ TK chi tiết phải thu KH Thu tiền kết sổ KH Xóa khoản (+/- US$1) Báo cáo Hoàn tiền xóa nợ Kế toán hạch toán CXED Kế toán tài SAP GCSS Tính toán Thỏa thuận ch khấu Lệnh bán hàng Chứng từ ghi có Hóa đơn Kế toán tài Đặt chỗ Chứng từ ghi N Hợp đồn gg Dữ liệu Mối tương quan GCSS FACT Hệ thống tài sản cố định SAP Vòng đời tài sản cố định SAP Các loại tài sản cố định Sơ đồ tổng quát hệ thống thông tin kế toán quản trị Ví dụ mô hình BW Sơ đồ phân bổ trung tâm chi phí trung tâm lợi nhuận Sơ đồ BPS Ví dụ phần hành ứng dụng để in hóa đơn công ty Việt Nam lập trình kết nối với hệ thống Maersk Đây cách để giảm bớt hạn chế trình ứng dụng phần mềm cho hệ thống thông tin kế toán Maersk Cấu trúc phân tầng HFM Tài liệu tham khảo Sách Hệ thống thông tin kế toán, tác giả Nguyễn Thế Hưng, NXB thống kê Tài liệu ứng dụng FACT công ty TNHH Maersk Việt Nam (lưu hành nội bộ) Tài liệu ứng dụng HFM tập đoàn AP Moller Maersk (lưu hành nội bộ) Báo Pcword, Vietnamnet Phân tích thiết kế hệ thống, Thạc Só Nguyễn Thị Thanh Huyền, trường đại học Công Nghiệp Hà Nội