Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán trong các trường đại học công lập Việt Nam.PDF

1 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Hệ thống thơng tin kế tốn tồn tổ chức Cách thức tổ chức hệ thống thông tin kế toán phụ thuộc vào tầm quan trọng vai trị hệ thống thơng tin kế tốn việc quản lý, điều hành hoạt động tổ chức Các trường đại học công lập Việt Nam với truyền thống hoạt động theo chế tài đơn vị hành nghiệp ngân sách nhà nước bao cấp 100% nên hệ thống thơng tin kế tốn trường đại học công lập chủ yếu phục vụ cho việc theo dõi thực dự toán ngân sách Nhà nước giao Vài năm trở lại đây, vấn đề giao quyền tự chủ cho trường đại học đặt ra, tự chủ tài coi vấn đề quan trọng việc giao quyền tự chủ cho trường, có ảnh hưởng trực tiếp đến vấn đề tổ chức - nhân đào tạo nhà trường Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25/04/2006 qui định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm thực nhiệm vụ, tổ chức máy, biên chế tài đơn vị nghiệp công lập bước Chính phủ để thực chủ trương lớn nói Trong vài năm gần đây, Bộ Giáo dục Đào tạo tiến hành giao quyền tự chủ cho số trường đại học trọng điểm Trong tương lai, có nhiều trường đại học cơng lập quyền tự chủ tài chính, kèm theo trách nhiệm tự chủ tương đối nặng nề Với trường đại học công lập từ trước tới có thói quen chi tiêu theo dự tốn ngân sách nhà nước hệ thống thơng tin kế tốn bộc lộ nhiều bất cập thực tự chủ, tự chịu trách nhiệm tài Chính vậy, nghiên cứu hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn trường đại học công lập Việt Nam đề tài có tính thời sự, có ý nghĩa khoa học lý luận thực tiễn để phục vụ quản trị đại học Việt Nam Mục tiêu nghiên cứu Các câu hỏi nghiên cứu đặt cho đề tài bao gồm: i Các thành phần hệ thống thơng tin kế tốn tổ chức ? ii Việc tổ chức vận hành hệ thống thơng tin kế tốn phụ thuộc vào yếu tố ? iii Những vấn đề tồn hệ thống thơng tin kế tốn trường đại học cơng lập Việt Nam ? iv Các giải pháp để hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn trường đại học cơng lập Việt Nam ? Trả lời câu hỏi nghiên cứu giúp đề tài đạt mục tiêu: • Tổng kết phát triển vấn đề lí luận hệ thống thơng tin kế tốn tổ chức • Đánh giá thực trạng hệ thống thơng tin kế tốn trường đại học cơng lập Việt Nam • Đề xuất giải pháp hợp lý nhằm hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn nhằm tăng cường tự chủ tài trường đại học công lập Việt Nam Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu Để đạt mục tiêu nghiên cứu, luận án nghiên cứu vấn đề về: - Nguyên lí hệ thống thơng tin kế tốn đơn vị - Thực tế hệ thống thông tin kế toán tổ chức số nước giới khả vận dụng kinh nghiệm nước Việt Nam - Thực trạng hệ thống thơng tin kế tốn trường đại học cơng lập Việt Nam - Các giải pháp hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn trường đại học công lập Việt Nam Phạm vi nghiên cứu Trong xu hướng đa dạng hoá hoạt động trường đại học việc phân hoá trường đại học, luận án nghiên cứu trường đại học trọng điểm quốc gia có qui mơ lớn nhóm trường đại học địa phương có qui mô vừa nhỏ để thực mục tiêu nghiên cứu đề tài Phương pháp nghiên cứu Phương pháp phân tích định lượng sử dụng kết hợp với phân tích định tính để phân tích thực tế hệ thống thơng tin kế tốn trường đại học cơng lập Việt Nam Các phân tích dựa hai nguồn liệu bản: • Nguồn liệu thứ cấp: Luận án nghiên cứu văn phủ qui định hoạt động trường đại học cơng lập, chế độ kế tốn áp dụng trường đại học công lập cơng trình nghiên cứu cơng bố tác giả nước giới vấn đề liên quan tới đề tài luận án • Nguồn liệu sơ cấp: Phiếu điều tra: tác giả tiến hành gửi phiếu điều tra, khảo sát thực trạng hệ thống thơng tin kế tốn tới 98 trường đại học cơng lập, kết có 33 trường trả lời (đạt 33,7%) Khảo sát trực tiếp: tác giả tiến hành khảo sát trực tiếp thực trạng hệ thống thông tin kế tốn ba trường thuộc nhóm năm trường thực tự chủ tài (Đại học Kinh tế quốc dân, Đại học Kinh tế thành phố Hồ Chí Minh Viện Đại học Mở) Bố cục luận án Ngoài phần mở đầu kết luận, luận án kết cấu thành ba chương: Chương 1: Lý luận chung hệ thống thơng tin kế tốn đơn vị nghiệp có thu Chương 2: Thực trạng hệ thống thơng tin kế tốn trường đại học công lập Việt Nam Chương 3: Phương hướng giải pháp hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn trường đại học cơng lập Việt Nam CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CĨ THU 1.1 Vai trị u cầu hệ thống thơng tin kế tốn đơn vị nghiệp có thu 1.1.1 Khái niệm hệ thống thơng tin kế tốn Hệ thống thơng tin kế tốn hệ thống thu thập, ghi chép, lưu trữ xử lý số liệu nghiệp vụ kinh tế tổ chức để cung cấp thông tin cho người định Hệ thống kế toán xử lý liệu đầu vào thành sản phẩm thông tin đầu sử dụng qui trình kiểm sốt nội để hạn chế ảnh hưởng mơi trường tới tổ chức Đầu vào hệ thống kế tốn kiện kinh tế Các q trình hệ thống kế toán ghi chép lại nghiệp vụ kinh tế sổ sách kế toán tổng hợp chúng nhiều loại báo cáo Đầu hệ thống kế toán tài liệu báo cáo kế toán 1.1.2 Khái niệm đặc điểm đơn vị nghiệp có thu Đơn vị nghiệp có thu quan Nhà nước thành lập để cung cấp dịch vụ công có nguồn thu trực tiếp từ đối tượng sử dụng dịch vụ cơng Các đơn vị nghiệp có thu có đặc điểm sau: • Các đơn vị nghiệp có thu hoạt động khuôn khổ pháp luật qui định ngành nghề, lĩnh vực chuyên môn chịu điều tiết quan quản lý cấp • Các đơn vị nghiệp có thu sử dụng tài sản cơng yếu tố đầu vào để tạo sản phẩm, dịch vụ công cung ứng cho đối tượng sử dụng Sự hao mòn tài sản cấu thành nên giá thành sản phẩm, dịch vụ cơng cung ứng • Các đơn vị nghiệp có thu hoạt động khơng nhằm mục đích lợi nhuận Sự tồn đơn vị nghiệp có thu nhằm thể vai trị nhà nước việc trì hỗ trợ trình phát triển kinh tế xã hội 1.1.3 Vai trò hệ thống thơng tin kế tốn đơn vị nghiệp có thu Đối với nội đơn vị nghiệp có thu tổ chức khác, hệ thống kế tốn cung cấp thơng tin cho việc định tất cấp quản lý đơn vị Hoạt động quản lý đơn vị chia thành ba cấp: lập kế hoạch chiến lược, kiểm soát quản lý kiểm soát hoạt động Lập kế hoạch chiến lược hỗ trợ hệ thống thơng tin kế tốn thơng qua báo cáo tài chính, cung cấp thơng tin tổng qt tình trạng tài chính, kết hoạt động đơn vị, qua nhà quản lý cấp cao hoạch định chiến lược hoạt động cho đơn vị Kiểm soát quản lý hỗ trợ hệ thống thơng tin kế tốn thơng qua hệ thống dự toán hệ thống báo cáo trách nhiệm Hệ thống dự toán sử dụng để giúp nhà quản lý xem xét việc huy động sử dụng nguồn lực đơn vị cho đạt hiệu hiệu năng, đáp ứng mục tiêu đơn vị Hệ thống báo cáo trách nhiệm tổng kết số liệu việc huy động sử dụng nguồn lực kỳ định nhằm đánh giá hiệu sử dụng nguồn lực đơn vị đánh giá trách nhiệm nhà quản lý cấp trung gian việc đơn vị sử dụng nguồn lực Kiểm sốt hoạt động hỗ trợ hệ thống thông tin kế tốn thơng qua hệ thống xử lý nghiệp vụ kinh tế phát sinh Thơng tin kế tốn cung cấp cho nhà quản lý cấp hoạt động tác nghiệp đa dạng, chi tiết xác chúng tập trung vào việc xử lý số liệu khứ nội đơn vị 1.1.4 Yêu cầu hệ thống thơng tin kế tốn đơn vị nghiệp có thu Khơng có hệ thống thơng tin kế tốn hồn tồn thành cơng hồn tồn thất bại Sự thành cơng hay thất bại hệ thống kế tốn mang tính tương đối Một hệ thống thơng tin kế tốn gọi thành cơng đáp ứng hầu hết yêu cầu đặt cho hệ thống Hệ thống thơng tin kế tốn đơn vị nghiệp có thu hay loại hình đơn vị phải đáp ứng ba yêu cầu: (1) thông tin cung cấp phải tin cậy kịp thời; (2) đáp ứng nhu cầu thông tin đơn vị; (3) thuận tiện cho người sử dụng hệ thống 1.2 Các yếu tố cấu thành hệ thống thông tin kế tốn đơn vị nghiệp có thu 1.2.1 Bộ máy kế toán Bộ máy kế toán tập hợp đội ngũ nhân viên kế toán nhằm đảm bảo thực đầy đủ chức thông tin kiểm tra hoạt động đơn vị kế tốn Có nhiều cách thức để tổ chức mối liên hệ nhân viên kế toán máy, cách thức gọi phương thức tổ chức máy kế tốn Có ba phương thức tổ chức máy kế toán bản: trực tuyến, trực tuyến – tham mưu chức Bên cạnh phương thức tổ chức máy, việc tổ chức khoa học lao động kế toán yếu tố quan trọng định đến chất lượng thơng tin kế tốn Nhân viên kế tốn cần phân cơng nhiệm vụ cách hợp lý theo lực chuyên môn cá nhân nhu cầu xử lý thông tin tổ chức Mỗi cơng việc kế tốn nhân viên kế tốn cần có qui trình cơng tác cụ thể 1.2.2 Phương tiện kỹ thuật Một yếu tố ảnh hưởng tới chất lượng thông tin kế tốn trang bị kỹ thuật cho hệ thống thơng tin kế tốn Trong hệ thống thơng tin kế tốn ngày khơng thể khơng có hệ thống máy vi tính trang bị mức độ định Nhờ việc ứng dụng công nghệ thông tin, hệ thống thơng tin kế tốn cung cấp cho đối tượng sử dụng nhiều thông tin kịp thời Trên thực tế hệ thống thông tin kế toán tổ chức thường sử dụng phần mềm kế toán Phần mềm kế toán hệ thống chương trình máy tính dùng để tự động xử lý thơng tin kế tốn máy vi tính, khâu lập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, ghi chép sổ sách, xử lý thông tin chứng từ, sổ sách theo quy trình chế độ kế tốn đến khâu in sổ kế tốn báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị báo cáo thống kê phân tích tài khác 1.2.3 Hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách báo cáo kế toán Chứng từ kế toán chứng minh giấy tờ nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh thực hồn thành Chứng từ kế tốn vừa phương tiện chứng minh tính hợp pháp nghiệp vụ kinh tế, vừa phương tiện thông tin kết nghiệp vụ kinh tế Chứng từ kế tốn nguồn thơng tin ban đầu quan trọng hệ thống thơng tin kế tốn Tài khoản kế tốn dùng để phân loại hệ thống hóa nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh theo nội dung kinh tế theo trình tự thời gian Hệ thống tài khoản kế toán dùng để phản ánh thông tin vận động, thay đổi loại tài sản, nguồn vốn trình hoạt động đơn vị nhằm phục vụ cho yêu cầu quản lý cụ thể Bộ Tài ban hành hệ thống tài khoản thống cho đơn vị hành nghiệp theo định 19/2006/QĐ-BTC Trên sở chế độ tài khoản hành, đơn vị cần lựa chọn áp dụng hệ thống tài khoản cho đơn vị với số lượng tài khoản, cách mở tài khoản chi tiết phù hợp theo đặc điểm hoạt động, qui mô yêu cầu quản lý Hệ thống sổ kế toán phương tiện vật chất hệ thống kế toán dùng để phân loại, hệ thống hóa nghiệp vụ kinh tế phát sinh Dù điều kiện kế tốn thủ cơng hay kế tốn máy vi tính hệ thống sổ kế tốn phải bao gồm nội dung xác định thiết kế thành dòng, cột cụ thể Căn vào đặc điểm hoạt động, qui mô tổ chức, khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tính chất phức tạp hoạt động kinh tế tài chính, u cầu cơng tác quản lý, trình độ nghiệp vụ lực nhân viên kế toán điều kiện phương tiện vật chất trang bị cho cơng tác kế tốn, hệ thống sổ kế tốn tổ chức theo hình thức khác Có thể qui hình thức tổ chức sổ hai dạng bản: hình thức tổ chức trực tiếp hình thức tổ chức gián tiếp Báo cáo kế tốn phương thức tổng hợp số liệu kế toán theo tiêu kinh tế tài nhằm cung cấp thông tin theo nhu cầu cho đối tượng sử dụng hiệu hoạt động, tình hình tài để định liên quan tới hoạt động đơn vị Các báo cáo kế toán phải phản ánh trung thực, khách quan theo tình hình thực tế tổ chức Có hai loại báo cáo kế tốn bản: báo cáo tài báo cáo kế tốn quản trị Các báo cáo tài chủ yếu cung cấp thông tin cho đối tượng sử dụng bên tổ chức nên cần tuân thủ qui định hành Bộ Tài Đối với đơn vị nghiệp có thu, đặc thù sử dụng vốn ngân sách nên hệ thống báo cáo tài có nhiều điểm khác biệt so với đoanh nghiệp Báo cáo kế toán quản trị cung cấp thông tin cho nhà quản trị nội tổ chức nên cần phải xuất phát từ nhu cầu thông tin nhà quản trị để thiết lập hệ thống báo cáo với nội dung kỳ hạn hợp lý 1.2.4 Các q trình kế tốn Theo chu trình xử lý cung cấp thông tin gắn với hoạt động quản lý, hệ thống kế toán đơn vị thường tổ chức thành q trình dự tốn, q trình xử lý nghiệp vụ kinh tế phát sinh trình báo cáo • Hệ thống dự tốn Hệ thống dự tốn đơn vị cung cấp thơng tin lượng hóa kế hoạch hoạt động kỳ tới cho nhà quản lý Theo trình hoạt động, dự toán chia thành dự toán tác nghiệp dự tốn tài Dự tốn tác nghiệp bao gồm dự toán liên quan tới hoạt động tác nghiệp cụ thể tổ chức, hoạt động cung ứng yếu tố đầu vào; sản xuất sản phẩm dịch vụ; tiêu thụ yếu tố đầu Dự tốn tài bao gồm dự tốn liên quan tới dịng tiền thu – chi, tạo vốn cho trình hoạt động kinh doanh đơn vị Q trình lập dự tốn khơng dừng lại dự toán chấp thuận hợp dự toán tổng quát, mà định kỳ kết thực tế nên so sánh với dự toán Việc so sánh giúp nhà quản trị tìm vấn đề không tuân thủ theo kế hoạch điều tra nguyên nhân khác biệt dự toán thực tế • Q trình xử lý nghiệp vụ kinh tế phát sinh Kế toán nguồn thu trình phản ánh nghiệp vụ lên quan tới việc cung cấp sản phẩm, dịch vụ cho đối tượng phục vụ hoạt động nghiệp(các khách hàng) thu tiền khách hàng tốn Thơng tin phần hành kế toán nguồn thu sở để lập báo cáo tài báo cáo đánh giá hoạt động nội đơn vị Vai trị kế tốn nguồn thu cung cấp thông tin để đơn vị đáp ứng nhu cầu hoạt động nghiệp định sách nợ cho đối tượng phục vụ đơn vị Kế tốn nguồn thu cung cấp thơng tin để đánh giá hiệu trình tạo nguồn thu cho đơn vị như: đánh giá thời gian giải yêu cầu đối tượng phục vụ; hiệu tài sản phẩm/ dịch vụ cung ứng, hiệu tài theo nhóm khách hàng; xử lý khoản tiền thu hàng ngày Kế toán khoản chi trình phản ánh nghiệp vụ liên quan tới việc toán cho nhà cung cấp trình mua sắm vật tư, hàng hóa đầu vào Phần hành kế tốn khoản chi tiếp nhận thơng tin từ kế tốn nguồn thu, kế tốn q trình sản xuất cung cấp dịch vụ, từ hệ thống kiểm soát hàng tồn kho nhiều phận khác đơn vị nhu cầu mua sắm vật tư hàng hóa Kế tốn q trình sản xuất sản phẩm dịch vụ trình phản ánh nghiệp vụ chế biến yếu tố đầu vào để tạo sản phẩm dịch vụ theo chức hoạt động đơn vị Mặc dù đơn vị nghiệp có thu khơng có chức sản xuất sản phẩm vật chất để kinh doanh với mong muốn mang lại lợi nhuận cho chủ đầu tư doanh nghiệp, xét góc độ chức năng, nhiệm vụ đơn vị nghiệp, đơn vị nghiệp tiến hành hoạt động sản xuất định Vai trị kế tốn q trình sản xuất sản phẩm dịch vụ cung cấp thông tin nhằm nâng cao hiệu hiệu trình sản xuất sản phẩm dịch vụ Kế tốn q trình sản xuất sản phẩm dịch vụ cung cấp thông tin để lập kế hoạch, kiểm soát việc thực đánh giá hiệu hoạt động trình sản xuất sản phẩm cung ứng dịch vụ; định lựa chọn cấu sản phẩm dịch vụ cung ứng đơn vị; định giá sản phẩm; phân bổ nguồn lực; lựa chọn phương thức kiểm soát chi phí đánh giá hoạt động Kế tốn vốn đầu tư bao gồm nghiệp vụ kế toán phản ánh trình huy động vốn từ chủ sở hữu nhà cung cấp tín dụng việc sử dụng vốn để đầu tư sở hạ tầng cho đơn vị Thơng tin phần hành kế tốn vốn đầu tư sở để lập báo cáo tài báo cáo đánh giá hoạt động nội đơn vị Vai trò kế tốn vốn đầu tư cung cấp thơng tin để đơn vị đánh giá hoạt động huy động vốn, lập kế hoạch huy động vốn báo cáo tình hình sử dụng vốn cho đối tượng cung cấp vốn Trong đơn vị nghiệp có thu kế tốn vốn đầu tư có vai trị quan trọng việc cung cấp thông tin việc sử dụng vốn ngân sách nhà nước cấp • Hệ thống báo cáo kế toán quản trị Một phận quan trọng hệ thống báo cáo kế toán quản trị hệ thống báo cáo trách nhiệm gắn liền với việc phân cấp quản lý đơn vị Các phận đơn vị có phân cấp quản lý gọi trung tâm trách nhiệm Trong đơn vị thường có bốn loại trung tâm trách nhiệm, bao gồm trung tâm chi phí, trung tâm thu nhập, trung tâm lợi nhuận trung tâm đầu tư Mỗi trung tâm đánh giá góc độ mà nhà quản trị trung tâm kiểm soát Báo cáo hoạt động trung tâm chi phí thể chi phí thực tế phát sinh, chi phí dự tốn mức chênh lệch thực tế với dự tốn Chênh lệch chi phí thực tế chi phí dự tốn ngun nhân sở để đánh giá việc thực trách nhiệm nhà quản lý Để đánh giá hoạt động trung tâm lợi nhuận lập báo cáo kết hoạt động trung tâm (báo cáo phận) Còn nhà quản trị trung tâm đầu tư đánh giá sở hiệu sử dụng vốn đầu tư vào trung tâm, thông qua tiêu tỷ suất sinh lời vốn đầu tư (ROI) lợi nhuận thặng dư (RI) 1.2.5 Hệ thống kiểm sốt Thơng tin kế tốn khơng xác gây cản trở tới hoạt động đơn vị, tạo báo cáo tài khơng đáng tin cậy, vi phạm pháp luật Vấn đề kiểm soát tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn lại trở nên quan trọng điều kiện hệ thống thông tin kế tốn vi tính hóa, máy tính máy chủ đặt nhiều địa điểm khác Các hệ thống mạng máy tính với nhiều người truy cập khó kiểm sốt Chính vậy, để thực tốt vai trị mình, hệ thống thơng tin kế tốn cần xây dựng thủ tục kiểm soát hợp 10 lý để bảo đảm cho chất lượng thông tin cung cấp bảo mật thơng tin Các hoạt động kiểm sốt hệ thống thơng tin kế tốn thường bao gồm: (1) Phê chuẩn nghiệp vụ cách hợp lý; (2) Phân cơng nhiệm vụ cho nhân viên kế tốn theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm; (3) Thiết kế sử dụng chứng từ, sổ sách kế toán (4)Bảo vệ tài sản, sổ sách liệu kế tốn 1.3 Kinh nghiện tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn đơn vị nghiệp có thu nói chung trường đại học cơng lập nói riêng số nước giới Trên góc độ kế tốn tài chính, hệ thống kế tốn lĩnh vực cơng (trong có trường đại học) hầu hết quốc gia hệ thống kế toán sở tiền mặt, nhiên năm gần có nhiều quốc gia châu Âu chuyển đổi sang hệ thống kế toán sở dồn tích Bên cạnh đó, hệ thống báo cáo tài trường đại học chưa đáp ứng nhu cầu thông tin đối tượng quan tâm Hệ thống thơng tin kế tốn trường đại học số nước giới tồn số vấn đề hạn chế tới thông tin cung cấp cho nhà quản lý Hệ thống thơng tin kế tốn vi tính hóa nước phát triển bị đe dọa an tồn hệ thống Phương pháp kế tốn chi phí theo hoạt động giúp kết nối số liệu kế toán với với kế hoạch chiến lược trường đại học thông qua việc đo lường hoạt động để phân bổ nguồn lực hiệu Mơ hình kế tốn chi phí theo hoạt động hồn tồn ứng dụng vào trường đại học Malaysia hay trường đại học Australia Trong nhiều năm, hệ thống thơng tin kế tốn trường đại học công lập Tây Ban Nha chủ yếu tâp trung vào trình lập sử dụng dự tốn, nhiên mơi trường tồn cầu hóa, trường đại học công lập phải đối mặt với nhiều thay đổi, có cấu tổ chức phức tạp việc phân cấp quản lý sâu rộng trao quyền tự chủ tài theo Luật trường đại học năm 2001 Những thay đổi địi hỏi trường đại học cần có mơ hình quản lý phù hợp hệ thống thơng tin kế tốn cần có đổi định Phương pháp Bảng điểm cân áp dụng linh hoạt để đánh giá hiệu hoạt động trường đại học công lập Tây Ban Nha, trường đại học Đài Loan 13 trường (các đơn vị khoa học – công nghệ, doanh nghiệp, trung tâm hỗ trợ đào tạo) có bố trí phận tài kế tốn (cấp 2) cần tuân thủ chế độ tài nhà trường chịu kiểm tra, giám sát phịng Kế hoạch – Tài trường Các đơn vị khoa học – công nghệ trung tâm dịch vụ, lao động sản xuất trực thuộc trường phân cấp tự chủ tìm kiếm nguồn thu, kiểm sốt nguồn chi trích nộp nghĩa vụ với trường phần nguồn thu (thường qui định theo tỷ lệ %) 2.2 Thực trạng hệ thống thơng tin kế tốn trường đại học công lập Việt Nam 2.2.1 Bộ máy kế toán Theo kết khảo sát thực tế, máy kế tốn trường đại học cơng lập tổ chức theo mơ hình tập trung nửa tập trung nửa phân tán Đối với trường có qui mơ nhỏ, thường trường đại học địa phương, máy kế toán tổ chức theo mơ hình tập trung cơng tác kế tốn không nhiều tương đối đơn giản Đối với trường có qui mơ tương đối lớn, có đơn vị trực thuộc phân cấp quản lý tài chính, máy kế tốn thường tổ chức theo mơ hình nửa tập trung nửa phân tán Số lượng trình độ nhân viên kế tốn trường tương đối khác tùy theo đặc điểm hoạt động qui mô trường Số lượng nhân viên kế tốn trường đại học cơng lập qui mơ nhỏ nhiều so với trường qui mơ lớn Trình độ đội ngũ nhân viên kế tốn đa dạng, từ trung cấp, cao đẳng, đến đại học sau đại học 2.2.2 Hệ thống phương tiện kỹ thuật Trong tất trường đại học công lập sử dụng hệ thống máy tính để trợ giúp cho cơng tác kế tốn, nhiên mức độ trang bị máy tính trường có nhiều điểm khác biệt phần cứng phần mềm Đối với trường qui mơ lớn, có điều kiện tài tốt, hệ thống máy tính trang bị đồng bộ, với nhãn hiệu uy tín, tốc độ xử lý nhanh, định kỳ thay (4 - năm lần) để bảo đảm cho việc vận hành hệ thống trơn tru Đối với trường qui mơ nhỏ, điều kiện tài cịn hạn chế, hệ thống máy tính trang bị thiếu đồng bộ, máy tính cũ hơn, ảnh hưởng đến suất làm việc nhân viên kế toán Hiện hầu hết trường đại học công lập sử dụng phần mềm kế tốn hệ thống thơng tin kế tốn Có hai loại phần mềm kế tốn sử dụng trường đại học: phần mềm thu quản lý học phí thống chung với phần mềm kế toán tổng hợp, phần mềm thu quản lý học phí độc lập với phần mềm kế tốn tổng hợp Hệ 14 thống kế tốn có phần mềm thu quản lý học phí thống với phần mềm kế tốn tổng hợp có ưu điểm người quản lý – điều hành hệ thống kiểm sốt tốt vấn đề thu học phí (một vấn đề quan trọng trường đại học) cơng tác kế tốn Việc tự động kết chuyển chênh lệch thu chi lập báo cáo toán phần mềm thực 2.2.3 Hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ báo cáo kế tốn Các trường đại học cơng lập áp dụng chế độ Kế tốn hành nghiệp ban hành theo định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 • Hệ thống chứng từ kế toán Kết khảo sát cho thấy trường đại học công lập tuân thủ tương đối đầy đủ chế độ chứng từ theo định số 19/2006/QĐBTC Các trường sử dụng hệ thống chứng từ phù hợp với đặc điểm hoạt động trường đại học cơng lập • Hệ thống tài khoản kế toán Qua khảo sát cho thấy tất trường đại học công lập xây dựng hệ thống tài khoản đơn vị sở hệ thống tài khoản kế tốn thống cho đơn vị hành nghiệp theo định 19/2006/QĐ-BTC Tùy theo đặc điểm qui mô trường, trường sử dụng số lượng tài khoản khác Nhìn chung, trường tuân thủ theo chế độ qui định việc sử dụng tài khoản kế toán Việc mở tài khoản chi tiết qui định chế độ kế tốn trường đại học cơng lập hạn chế Hầu hết trường dừng lại việc mở tài khoản chi tiết cấp 2, cấp theo chế độ qui định • Hệ thống sổ kế tốn Các trường đại học cơng lập thường áp dụng hai hình thức tổ chức sổ Nhật ký chung Chứn từ Ghi sổ Cách ghi chép nhiều sổ chi tiết chưa thật linh hoạt theo đặc điểm đơn vị, sổ chi tiết khoản thu để mức tương đối tổng hợp, thu học phí, lệ phí; thu từ đơn vị trực thuộc ; chưa chi tiết thành thu học phí hệ, đơn vị liên kết đào tạo, đơn vị trực thuộc • Hệ thống báo cáo kế toán Theo qui định chế độ kế tốn tài hành, kết thúc niên độ kế tốn, trường đại học cơng lập cần lập báo cáo tài báo cáo toán ngân sách gửi quan cấp Kết khảo sát cho thấy trường tuân thủ chế độ báo cáo tài theo 15 yêu cầu Tuy nhiên báo cáo lập mang tính thủ tục bắt buộc chủ yếu, ý nghĩa cung cấp thông tin chưa nhiều thời hạn lập thường chậm so với qui định Một số trường chưa lập báo cáo toán nghiệp có thu, báo cáo tốn khơng đầy đủ, thiếu số liệu toán thu chi trung tâm tư vấn, đào tạo ngắn hạn trực thuộc khoa trường 2.2.4 Các q trình kế tốn • Hệ thống dự toán Hàng năm trường đại học cơng lập tiến hành xây dựng dự tốn sở hướng dẫn Bộ Tài Bộ Giáo dục Đào tạo Dự toán thu chi hàng năm phịng Kế hoạch – tài lập vào tình hình thực dự tốn năm trước, kế hoạch nhiệm vụ phát triển nhà trường năm dự tốn khả tài yếu tố làm tăng (giảm) thu, chi năm dự toán Đối với trường tổ chức quản lý tài theo mơ hình hai cấp, dự tốn thu, chi chung tồn trường lập sở xem xét kế hoạch thu, chi đơn vị trực thuộc, sau cấp có thẩm quyền phê duyệt, hợp vào dự toán chung trường Kết khảo sát thực tế cho thấy, trường đại học công lập tiến hành lập kế hoạch dự toán thu chi nghiệp theo trình tự qui định, nhiên cịn mang nặng tính hình thức Hầu hết trường lập dự toán theo năm theo yêu cầu lập dự toán thu – chi ngân sách nhà nước, khơng lập dự tốn theo q theo tháng Các trường thường dự tốn thu nguồn học phí lệ phí, chưa lập dự tốn nguồn thu khác từ phận dịch vụ, lao động – sản xuất trực thuộc trường Bản thân dự tốn thu học phí lệ phí chưa chi tiết theo hệ đào tạo, đơn vị liên kết Căn để lập dự toán chi chưa thật rõ ràng, trường thường thực tế năm trước cộng thêm tỷ lệ % định để tính mức dự tốn năm Chính vậy, việc lập dự tốn trường chưa đầy đủ chưa sát với thực tế • Q trình phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh Đặc trưng trường đại học công lập sử dụng vốn ngân sách nhà nước cấp, nguồn thu nghiệp (học phí nguồn thu khác) để thực trình đào tạo, nghiên cứu khoa học số hoạt động khác Các nguồn thu khoản chi phát sinh đồng thời với trình hoạt động nhà trường, phần hành kế tốn trường đại học cơng lập bao gồm Kế tốn nguồn thu nghiệp, Kế toán chi nghiệp (bao gồm Kế toán tiền lương) Kế toán vốn đầu tư 16 Kế toán nguồn thu Kế tốn nguồn thu học phí trường đại học cơng lập nhìn chung tn thủ theo chế độ qui định Kế toán nguồn thu phản ánh vào sổ theo dõi khoản thu (TK 5111) – chi tiết cho khoản thu phí lệ phí (phụ lục 12) Nguồn thu học phí kết chuyển sang nguồn kinh phí hoạt động thường xuyên Khoản thu từ khoán đơn vị dịch vụ lao động – sản xuất trực thuộc trường sử dụng chứng từ phiếu thu, theo dõi chi tiết sổ theo dõi thu hoạt động sản xuất kinh doanh (TK 5118) – chi tiết cho khoản thu từ đơn vị trực thuộc Nguồn thu khoán kết chuyển sang nguồn kinh phí hoạt động thường xuyên Trong phần hành này, trường chưa lập báo cáo chi tiết nguồn thu học phí theo hệ đào tạo báo cáo chi tiết khoản học phí cịn nợ theo hệ đào tạo, theo đơn vị liên kết, để từ có biện pháp thu hồi cơng nợ kịp thời Thường đến trước sinh viên hệ đại học thi tốt nghiệp học viên sau đại học bảo vệ luận án, phịng kế tốn tiến hành đối chiếu cơng nợ truy thu số học phí cịn nợ sinh viên Kế tốn khoản chi Các khoản chi cho giảng viên, cán nhân viên theo dõi sổ chi tiết chi hoạt động – TK 661 (phụ lục 13) Tại hầu hết trường đại học công lập, tài khoản 6612 thường chi tiết thành chi thường xuyên (TK 66121) chi khơng thường xun (TK 66122) Các khoản tốn theo dõi chi tiết sổ chi tiết hoạt động theo mục lục ngân sách thành Chi toán cá nhân; chi hoạt động nghiệp vụ; chi mua sắm, sửa chữa chi thường xuyên khác để phụ vụ cho cơng tác lập dự tốn tốn kinh phí Thực tế khảo sát trường đại học công lập cho thấy, kết thúc niên độ kế toán trường tiến hành lập Báo cáo thu – chi hoạt động nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh Tuy nhiên, hầu hết trường chưa lập báo cáo chi tiết khoản chi theo hệ đào tạo, báo cáo chi tiết khoản chi theo nội dung chi toán cá nhân, chi hoạt động nghiệp vụ, chi mua sắm sửa chữa, nên khơng có để đánh giá mức độ phát sinh khoản chi so sánh với dự toán hay kỳ trước Kế toán vốn đầu tư Vốn đầu tư cho trường đại học cơng lập nguồn kinh phí ngân sách nhà nước cấp, dự án tài trợ, vốn vay tổ chức tín 17 dụng Các trường sử dụng nguồn vốn chủ yếu để đầu tư mua sắm tài sản cố định, trang thiết bị phục vụ hoạt động nhà trường Kế toán theo dõi vốn đầu tư sổ theo dõi dự tốn ngân sách, sổ theo dõi nguồn kinh phí, sổ tổng hợp nguồn kinh phí Các trường sử dụng tài khoản 46122 – nguồn kinh phí khơng thường xun để theo dõi khoản vốn đầu tư này, đồng thời sử dụng tài khoản 211- TSCĐ hữu hình, tài khoản 213 – TSCĐ vơ hình, tài khoản 214 – Hao mòn TSCĐ tài khoản 241 – XDCB dở dang để theo dõi việc sử dụng vốn đầu tư để mua sắm, xây dựng tài sản cố định Qua khảo sát cho thấy, việc mua sắm tài sản cố định, thiết bị trường đại học cơng lập thực qui trình đầy đủ qui định, từ việc lập kế hoạch, tổ chức đấu thầu, phê duyệt kết đấu thầu, nhận bàn giao cho đơn vị sử dụng Tuy nhiên việc ghi tăng tàn sản cố định dừng số tổng hợp sổ tài khoản, sổ tài sản cố định Rất nhiều trường không lập sổ chi tiết tài sản cố định, công cụ dụng cụ nơi sử dụng; không tiến hành kiểm kê, phân loại tài sản cố định hàng năm; có xác định hao mịn tài sản cố định cuối năm không in sổ theo dõi tài sản cố định xác định hao mòn giá trị lại tài sản cố định Điều ảnh hưởng tới hiệu quản lý sử dụng vốn đơn vị Kết thúc niên độ kế toán trường tiến hành lập Báo cáo tổng hợp tình hình kinh phí tốn kinh phí sử dụng; Báo cáo chi tiết kinh phí dự án ; Báo cáo tình hình tăng, giảm TSCĐ Tuy nhiên dự án có sử dụng vốn vay (thí dụ dự án giáo dục đại học), trường nguồn vốn vay báo cáo toán việc quản lý vốn vay đơn vị dự toán cấp (Bộ Giáo dục Đào tạo), điều hạn chế tính hữu ích thơng tin báo cáo tốn • Hệ thống báo cáo trách nhiệm Kết khảo sát cho thấy nhiều trường đại học công lập nay, đặc biệt trường qui mô lớn tiến hành phân cấp quản lý tài chính, có nhiều trung tâm trách nhiệm trường đại học Mỗi phận dịch vụ, lao động – sản xuất trường coi trung tâm lợi nhuận trung tâm chi phí Mặc dù việc phân cấp tài trường tương đối rõ ràng, trường chưa lập báo cáo trách nhiệm (báo cáo kết hoạt động đơn vị trực thuộc, báo cáo đánh giá tình hình thực dự tốn đơn vị trực thuộc ) để đánh giá hoạt động đơn vị trực thuộc Chỉ có số trường tiến hành toán thu chi cho đơn vị trực thuộc trường 18 2.2.5 Hệ thống kiểm soát Kêt khảo sát cho thấy trường đại học công lập thực tương đối tốt thủ tục kiểm soát để bảo đảm cho chất lượng thông tin cung cấp bảo mật thông tin Các trường ý đến việc phân công nhiệm vụ cho nhân viên kế toán theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm chưa triệt để, thường tuân thủ nguyên tắc số vị trí quan trọng Đối với trường có áp dụng phần mềm kế toán, phần mềm kế toán có chức phân quyền sử dụng cho nhân viên kế tốn cho phép phịng tránh tối đa gian lận sai sót xảy Tuy nhiên phần mềm kế tốn số trường khơng có chức chức bảo mật chứng từ số liệu phần hành kế toán, điều dẫn tới gian lận sai sót hệ thống kế tốn Bên cạnh đó, có trường có chức danh quản trị hệ thống độc lập với chức danh khác máy kế tốn Chính vậy, khó kiểm sốt việc xâm nhập vào hệ thống cách trái phép thực gian lận, vấn đề quản lý học phí Ngồi hệ thống máy tính phận kế tốn số trường cịn kết nối với mạng internet điều dẫn đến việc máy bị nhiễm virut, số liệu, gây ngừng trệ khơng an tồn cho thơng tin kế toán Các trường quan tâm đến việc thiết kế sử dụng chứng từ, sổ sách kế toán cách hợp lý để bảo đảm cho việc ghi chép xác trịn vẹn tất liệu phù hợp nghiệp vụ phát sinh Tuy nhiên việc đối chiếu số liệu sổ kế toán với vật thực tế chưa thật quan tâm Một số trường không tiến hành kiểm kê tài sản hàng năm, khó bảo vệ tài sản dễ dẫn đến tình trạng tài sản tồn sổ sách kế toán Quĩ tiền mặt số trường kiểm kê định kỳ theo q nên tạo hội cho việc sử dụng tiền mặt nhàn rỗi khơng mục đích Bên cạnh đó, hầu hết trường chưa ban hành văn qui định sách phê duyệt cho tất loại nghiệp vụ, việc lãnh đạo thực nghiệp vụ kinh tế phát sinh thường theo thói quen tuân thủ thủ tục ngầm định Điều dễ tạo sơ hở, dẫn tới việc lợi dụng để thực nghiệp vụ chưa cấp có thẩm quyền phê duyệt 2.3 Đánh giá thực trạng chế quản lí tài hệ thống thơng tin kế tốn trường đại học cơng lập Việt Nam 2.3.1 Đánh giá thực trạng chế quản lý tài • Những kết đạt chế quản lý tài 19 Các nhà quản lý trường đại học cơng lập có thay đổi đáng kể cách thức quản lý định hướng phát triển cho trường Để thực quyền nghĩa vụ tự chủ tài trường, trường đại học công lập chủ động khai thác nguồn thu nghiệp, tăng cường hoạt động dịch vụ,thực hợp đồng tư vấn, chuyển giao cơng nghệ, thành lập doanh nghiệp • Những hạn chế chế quản lý tài Trong tổ chức triển khai tự chủ tài chính, nhiều trường cịn lúng túng, chậm chễ việc xây dựng qui chế chi tiêu nội Nguyên nhân nhận thức cán bộ, giảng viên số trường tự chủ tài chưa đầy đủ lực cán kế tốn tài trường chưa cao, việc hiểu biết tự chủ tài cịn chưa đầy đủ, nên việc tham mưu cho lãnh đạo trường chưa đạt hiệu mong muốn 2.3.2 Đánh giá thực trạng hệ thống thông tin kế tốn • Những kết đạt hệ thống thơng tin kế tốn Bộ máy kế tốn trường đại học công lập tổ chức tương đối hợp lý, hầu hết tổ chức theo mô hình tập trung, phù hợp với đặc điểm hoạt động trường Nhiều trường trọng đầu tư vào hệ thống máy tính, với máy tính đồng bộ, có thương hiệu uy tín, góp phần cho việc vận hành hệ thống trơn tru Hầu hết trường tuân thủ tốt chế độ chứng từ, tài khoản, sổ báo cáo kế toán Các trường đại học công lập tiến hành tổ chức tương đối tốt trình ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh nguồn thu nghiệp, nguồn chi nghiệp vốn đầu tư theo chế độ qui định Việc lập dự toán thu, chi tuân thủ theo qui định hành Nhiều trường trọng tổ chức hệ thống kiểm soát, nhằm giảm thiểu gian lận sai sót xảy việc ghi chép báo cáo thông tin • Những hạn chế hệ thống thơng tin kế toán Bộ máy kế toán trường đại học cơng lập có qui mơ lớn chưa thật hợp lý Mặc dù hầu hết trường đại học cơng lập sử dụng phần mềm kế tốn, tính kết nối thơng tin hệ thống thu học phí với hệ thống kế tốn tổng hợp cịn nhiều hạn chế, gây khó khăn cho việc kiểm tra lập báo cáo tổng hợp Phần mềm kế toán số trường (ngay trường đại học lớn) nhiều hạn chế, chưa tự động kết chuyển số liệu để tính chênh lệch thu, chi lập báo cáo tài chính, báo cáo toán ngân sách Hệ thống chứng từ, tài khoản sổ báo cáo kế toán trường đại học công lập dừng lại việc tuân thủ theo chế độ qui định, chưa hướng tới việc tạo 20 sở cho việc cung cấp thông tin để tăng cường quản lý nội nhà trường Hệ thống dự toán trường đại học công lập đáp ứng yêu cầu bắt buộc quan chủ quản cấp trên, chưa thực đáp ứng việc lập kế hoạch, tăng cường tự chủ tài trường Qui trình lập dự tốn khơng hợp lý, đơn việc cộng thêm tỷ lệ % số thực kỳ trước, dẫn tới việc lập dự tốn mang nặng tính hình thức khơng có ý nghĩa thực tiễn khơng phát huy trách nhiệm quyền hạn việc phân cấp quản lý tài cho phạn trực thuộc Việc kiểm sốt hệ thống thơng tin kế tốn trường đại học công lập đáp ứng yêu cầu việc bảo vệ tài sản bảo đảm cho việc ghi chép xác trịn vẹn tất liệu phù hợp nghiệp vụ phát sinh Việc tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm chưa thật triệt để Phần mềm kế toán phần mềm thu học phí trường cho phép tất người hệ thống có quyền truy cập, thay đổi xóa nghiệp vụ chưa cất giữ, hầu hết trường khơng có cán chuyên trách giám sát hệ thống, dễ xảy gian lận Nguyên nhân nhận thức vai trị hệ thống thơng tin kế tốn nhà quản lý trường đại học cơng lập cịn chưa đắn, trình độ đội ngũ nhân viên kế tốn trường đại học cơng lập cịn nhiều hạn chế chậm thích nghi với thay đổi yêu cầu công việc điều kiện tài nhiều trường khơng cho phép đầu tư hệ thống thơng tin kế tốn toàn diện 21 CHƯƠNG PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG LẬP VIỆT NAM 3.1 Sự cần thiết phải hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn trường đại học cơng lập Việt Nam 3.1.1 Chiến lược phát triển trường đại học công lập Việt Nam Các trường đại học công lập Việt Nam cần có quy mơ giáo dục hợp lí chất lượng giáo dục nâng cao, tiếp cận với chất lượng giáo dục khu vực quốc tế Các nguồn lực cho giáo dục huy động đủ, phân bổ sử dụng có hiệu để đảm bảo điều kiện phát triển giáo dục Để thực điều đó, ngành giáo dục đại học Việt Nam thực phân cấp quản lý mạnh trường đại học; nâng cao tính tự chủ, tự chịu trách nhiệm sở đào tạo nội dung đào tạo, tài chính, nhân sự; nâng cao hiệu hoạt động khoa học công nghệ sở đào tạo nghiên cứu với nguồn thu trường đại học từ hoạt động khoa học - công nghệ chiếm giữ tỷ lệ quan trọng tổng nguồn thu sở giáo dục đại học, đạt 25% vào năm 2020 3.1.2 Nhu cầu thông tin nhà quản lý trường đại học công lập môi trường hoạt động Khi trường đại học công lập trao quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm nội dung đào tạo, nhân tài nhà quản lý trường đại học cần thông tin đa dạng mặt hoạt động nhà trường để đưa định hợp lý liên quan đến tồn phát triển nhà trường Muốn kiểm sốt nâng cao nguồn lực tài chính, nhà quản lý trường đại học công lập cần phải có thơng tin việc huy động sử dụng nguồn lực tài nhà trường Một nguồn thông tin quan trọng cho nhà quản lý trường đại học cơng lập để kiểm sốt nâng cao nguồn lực tài đơn vị cho nhà nước việc đánh giá hiệu hoạt động trường đại học công lập hệ thống thơng tin kế tốn 3.2 Phương hướng hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn trường đại học cơng lập Việt Nam • Phù hợp với đặc điểm hoạt động trường đại học cơng lập • Đáp ứng nhu cầu thơng tin đa dạng nhà quản lý mục tiêu kiểm sốt tài nhà nước trường đại học cơng lập • Đáp ứng mục tiêu hiệu tiết kiệm 22 3.3 Các giải pháp hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn trường đại học cơng lập Việt Nam 3.3.1 Hồn thiện chế quản lý tài Nhằm tăng cường hiệu hoạt động, tìm kiếm nguồn lực tài kiểm sốt tốt chi phí đáp ứng việc tăng cường tự chủ tài chính, chế quản lý tài trường đại học cơng lập cần đổi theo hướng tăng cường phân cấp quản lý tài cho đơn vị trực thuộc Các đơn vị trực thuộc trường cần tổ chức theo mơ hình trung tâm trách nhiệm, bao gồm trung tâm chi phí, trung tâm lợi nhuận trung tâm đầu tư Mỗi khoa, mơn hay phịng, ban trung tâm chi phí Các đơn vị phải có trách nhiệm kiểm sốt mức chi phí hành phát sinh đơn vị mình, chi phí điện, điện thoại, văn phịng phẩm Mỗi trung tâm dịch vụ, lao động sản xuất (kể trực thuộc trường trực thuộc khoa) trung tâm lợi nhuận Các đơn vị trao quyền chủ động tìm kiếm nguồn thu, kiểm sốt khoản chi để tăng cường nguồn tài cho nhà trường Các nhà quản lý đơn vị phải chịu trách nhiệm mức chênh lệch thu – chi đơn vị Với đổi chế tài nhà nước trường đại học công lập, cho phép trường đại học công lập thành lập doanh nghiệp sản xuất kinh doanh; trường cần tích cực nghiên cứu, xây dựng đề án khả thi, thành lập doanh nghiệp phù hợp với mạnh trường Mỗi doanh nghiệp trực thuộc trường trung tâm đầu tư, đơn vị trao quyền sử dụng vốn đầu tư nhà trường, tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, tạo dựng nguồn thu cho nhà trường 3.3.2 Hồn thiện máy kế tốn Các trường qui mơ lớn có phân cấp quản lý tài cho đơn vị trực thuộc nên chuyển đổi sang mơ hình tổ chức máy kế tốn nửa tập trung – nửa phân tán Theo mơ hình này, đơn vị trực thuộc phân cấp quản lý tài (các viện đào tạo nghiên cứu, trung tâm dịch vụ lao động – sản xuất, ) tổ chức máy kế toán tiến hành hạch tốn thu - chi nội Phịng kế toán trung tâm tiến hành hạch toán hoạt động chung toàn trường đơn vị trực thuộc khơng hạch tốn riêng, đồng thời tổng hợp số liệu phận kế toán đơn vị trực thuộc có tổ chức hạch tốn riêng chuyển lên 3.3.3 Hoàn thiện hệ thống phương tiện kỹ thuật Các trường đại học công lập cần khẩn trương đầu tư hệ thống máy tính đồng bộ; phần mềm kế toán tổng hợp, phần mềm thu học phí 23 phần mềm theo dõi thu nhập cá nhân tích hợp phần mềm 3.3.4 Hoàn thiện hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách báo cáo kế toán Hệ thống tài khoản kế tốn trường đại học cơng lập cần hồn thiện sau: TK 461- Nguồn kinh phí hoạt động TK661- Chi hoạt động cần mở chi tiết tới tài khoản cấp để theo dõi hoạt động thường xun khơng thường xun Việc có tiếp tục chi tiết tài khoản hay không phụ thuộc vào nhu cầu thông tin phù hợp với đơn vị cụ thể Với trường đại học TK461 cần chi tiết để theo dõi theo cấu nguồn kinh phí, thí dụ: ngân sách nhà nước cấp, nguồn thu học phí theo cấp loại hình đào tạo, bổ sung từ hoạt động sản xuất kinh doanh ; TK661 cần chi tiết theo khoản chi TK 5111 – Thu phí, lệ phí: cần quy định mở chi tiết theo dõi thu học phí hệ, cấp đào tạo TK411 – Nguồn vốn kinh doanh cần quy định thống mở chi tiết theo nguồn, thí dụ: ƒ TK4111 – Ngân sách Nhà nước, cấp cấp ƒ TK4112 – Vốn góp ƒ TK4113 – Vốn tự bổ sung ƒ TK4118 – Vốn khác Bổ sung TK154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang để hạch tốn chi phí sản xuất, cung ứng dịch vụ trường đại học Tài khoản sử dụng để tập hợp khoản mục chi phí: nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp, sản xuất chung tổng hợp chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm, dịch vụ TK531 – Thu hoạt động sản xuất, kinh doanh đổi thành Doanh thu xác định kết hoạt động, sản xuất kinh doanh với tài khoản cấp 2: ƒ TK5311 – Doanh thu bán hàng cung cấp dịch vụ ƒ TK5312 – Doanh thu hoạt động tài ƒ TK5313 – Thu nhập khác ƒ TK5314 – Xác định kết hoạt động sản xuất, kinh doanh 24 TK631 – Chi hoạt động sản xuất kinh doanh chi tiết để hạch toán nội dung sau: ƒ TK6311 – Giá vốn ƒ TK6312 – Chi phí tài ƒ TK6313 – Chi phí quản lý hoạt động sản xuất, kinh doanh TK6314 – Chi phí khác Bên cạnh trường cần lập bổ sung báo cáo lưu chuyển tiền Báo cáo lưu chuyển tiền thể nguồn tạo tiền mục đích sử dụng tiền nhà trường Báo cáo lưu chuyển tiền cho biết tính cân đối dòng tiền tạo kỳ với khoản tiền chi tiêu kỳ thể hiệu quản lý tài nhà trường, đặc biệt điều kiện tự chủ tài Các trường đại học công lập áp dụng hệ thống kế tốn sở tiền, báo cáo lưu chuyển tiền trường đại học công lập nên lập theo phương pháp trực tiếp Với đặc thù hoạt động trường đại học công lập nguồn tài nhà trường, báo cáo lưu chuyển tiền nên phân chia thành bốn phần: (1) lưu chuyển tiền từ hoạt động nghiệp; (2) lưu chuyển tiền từ hoạt động tài phi đầu tư phát triển, (3) lưu chuyển tiền từ hoạt động tài cho đầu tư phát triển (4) lưu chuyển tiền từ hoạt động đầu tư 3.3.5 Hoàn thiện q trình kế tốn • Hồn thiện q trình xử lý nghiệp vụ phát sinh Các khoản chi thường xuyên nhà trường cần thiết phải hạch toán theo hoạt động xác định chi tiêu cho đối tượng phục vụ (đối tượng chịu phí) Mơ hình xác định chi tiêu theo hoạt động trường đại học công lập thực theo ba giai đoạn: giai đoạn xác định chi tiêu trực tiếp liên quan tới hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học dịch vụ; giai đoạn tiến hành phân bổ chi tiêu quản lý hành cho hoạt động sở mức độ sử dụng hoạt động hỗ trợ; giai đoạn tiến hành tính chi phí bình qn cho đơn vị đối tượng chịu phí • Hồn thiện hệ thống dự tốn Q trình lập dự tốn cần có tham gia nhà quản lý đội ngũ giảng viên, nhân viên phận nhà trường Q trình lập dự tốn cần xác định việc phân bổ sử dụng nguồn lực cách hợp lý Cần xây dựng ban hành qui trình lập dự tốn thức nhà 25 trường Phương pháp lập dự toán trường đại học cơng lập kết hợp phương pháp điều chỉnh từ số liệu khứ phương pháp lập dự tốn từ số khơng, cần tăng cường việc áp dụng phương pháp lập dự toán từ số khơng • Hồn thiện hệ thống báo cáo kế tốn quản trị Định kỳ (ít hàng năm) cần lập báo cáo đánh giá hoạt động trung tâm trách nhiệm trường Đối với trung tâm chi phí (các phịng, ban, khoa, mơn) lập Báo cáo tình hình thực dự toán chi tiêu Các trung tâm lợi nhuận (các đơn vị dịch vụ, lao động – sản xuất) tiến hành lập Báo cáo thu chi Các trung tâm đầu tư (các doanh nghiệp) đơn vị trực thuộc hoạt động độc lập mức độ cao với hoạt động khác trường đại học cần lập Báo cáo hoạt động để đánh giá hiệu hoạt động Cần lập báo cáo đánh giá lĩnh vực hoạt động nhà trường xét khía cạnh tài Đối với hoạt động đào tạo cần lập Báo cáo thu chi hoạt động đào tạo để đánh giá hiệu hoạt động cho hoạt động cụ thể: đào tạo đại học qui, đào tạo đại học chức đào tạo sau đại học Đối với hoạt động nghiên cứu khoa học, cần lập Báo cáo chi hoạt động nghiên cứu khoa học để đánh giá mức độ đầu tư cho hoạt động nghiên cứu khoa học nhà trường Cần lập bổ sung số báo cáo chi tiết phục vụ cho việc đạo thực hoạt động nghiệp vụ trường Định kỳ (hàng quí) cần tiến hành lập Báo cáo tổng hợp tình hình thu – nợ học phí Báo cáo chi tiết tình hình thu – nợ học phí 3.3.6 Hồn thiện hệ thống kiểm sốt Cần thực triệt để nguyên tắc bất kiêm nhiệm, bảo đảm khơng có cá nhân kiểm sốt từ hai giai đoạn thực nghiệp vụ hoạt động trở lên Cần phân công nhiệm vụ giám sát hệ thống cho cá nhân độc lập, không tham gia trình ghi chép thực nghiệp vụ Cần xây dựng hệ thống giám sát việc truy cập vào hệ thống phầm mềm kế toán phần mềm thu học phí Mỗi cá nhân cần cấp mã số để truy cập hệ thống việc truy cập vào hệ thống cá nhân nên giới hạn theo phạm vi chức năng, công việc họ hệ thống Cần ban hành sách thủ tục kế tốn văn để áp dụng thống toàn hệ thống Tài liệu cho nhân viên kế toán thực chức năng, nhiệm vụ quyền hạn mình; bảo đảm qui trình thực nghiệp vụ tuân thủ chặt chẽ; đồng thời sở để đánh giá việc tuân thủ qui 26 định nhân viên kế tốn, bảo đảm cho hệ thống kế toán vận hành tốt nâng cao chất lượng thông tin cung cấp 3.4 Các điều kiện chủ yếu nhằm triển khai giải pháp hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn trường đại học công lập Việt Nam 3.4.1 Đối với trường đại học cơng lập Cần có đổi tư cách định nhà lãnh đạo trường đại học công lập Các nhà lãnh đạo trường đại học công lập cần nhận thấy tầm quan trọng hệ thống thơng tin kế tốn việc quản lý tài trường đại học, điều kiện bị cắt giảm kinh phí ngân sách nhà nước cấp Các trường đại học công lập cần dành khoản ngân sách hợp lý cho việc đầu tư vào hệ thống thông tin kế toán với đội ngũ nhân viên kế toán hệ thống phần cứng, phần mềm kế toán phù hợp theo yêu cầu công việc 3.4.2 Đối với Bộ Giáo dục Đào tạo Bộ Giáo dục Đào tạo cần tăng cường kiểm tra việc thực tự chủ tài trường đại học cơng lập Bên cạnh cần nghiên cứu đề nghị phủ điều chỉnh qui định hành tuyển sinh, chương trình đào tạo, mức học phí, sách phân phối thu nhập để tăng quyền tự chủ toàn diện cho trường đại học, túy cắt ngân sách chi thường xuyên trường Điều sở cho việc điều chỉnh, hồn thiện chế quản lý tài hệ thống thơng tin kế tốn trường 3.4.3 Đối với Bộ Tài Bộ Tài cần xem xét điều chỉnh qui định chế độ kế tốn hành nghiệp cho phù hợp với xu hướng phát triển trường đại học công lập nói riêng đơn vị nghiệp có thu nói chung Bộ Tài cần nghiên cứu, ban hành, cho phép đơn vị nghiệp có thu nói chung trường đại học cơng lâp nói riêng áp dụng chế độ kế tốn sở dồn tích 27 KẾT LUẬN Các trường đại học công lập Việt Nam đối mặt với nhiều hội thách thức tiến trình tăng cường tự chủ tài Để đứng vững phát triển môi trường hoạt động mới, trường đại học công lập cần thiết phải đổi hệ thống thơng tin kế tốn Luận án nghiên cứu vấn đề lý luận hệ thống thơng tin kế tốn đơn vị nghiệp đồng thời luận án nghiên cứu kinh nghiệm tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn đơn vị nghiệp số nước giới Bên cạnh luận án nghiên cứu thực trạng hệ thống thơng tin kế tốn trường đại học công lập Việt Nam đánh giá hệ thống chưa tương xứng với nhu cầu thông tin nhà quản lý trường đại học công lập môi trường hoạt động Luận án đề xuất số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống thơng tin kế tốn trường đại học công lập Việt Nam nhằm cung cấp thông tin hữu ích để trường đại học thực tốt quyền trách nhiệm tự chủ tài chính, xây dựng máy kế tốn quản trị, áp dụng phần mềm kế toán thống với phần mềm thu học phí, bổ sung báo cáo lưu chuyển tiền tệ hệ thống báo cáo tài chính, lập báo cáo đánh giá trung tâm trách nhiệm trường, đánh giá hoạt động trường hồn thiện hệ thống kiểm sốt theo ngun tắc bất kiêm nhiệm, trọng vào việc kiểm soát hệ thống điều kiện áp dụng phần mềm kế toán kết nối mạng nội