Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty tnhh ô tô thịnh hưng

Trang 1 1ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TRẦN THỊ TÚ TRANG HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH Ô TÔ THỊNH HƢNGLUẬN VĂN THẠC S

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ

TRẦN THỊ TÚ TRANG

HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN

TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN

TẠI CÔNG TY TNHH Ô TÔ THỊNH HƯNG

LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN

Đà Nẵng – Năm 2022

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ

TRẦN THỊ TÚ TRANG

HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN

TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN

TẠI CÔNG TY TNHH Ô TÔ THỊNH HƯNG

LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN

Mã số: 8 34 03 01

Người hướng dẫn khoa học: TS Huỳnh Thị Hồng Hạnh

Đà Nẵng – Năm 2022

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

4 Phương pháp nghiên cứu 3

5 Bố cục đề tài 3

6 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài 3

7 Tổng quan tài liệu nghiên cứu 4

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 6

1.1 DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI VÀ CÁC CHU TRÌNH TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 6

1.1.1 Khái quát chung về doanh nghiệp thương mại 6

1.1.2 Các chu trình trong doanh nghiệp thương mại 8

1.2 TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN 10

1.2.1 Chức năng của chu trình bán hàng và thu tiền trong DNTM 10

1.2.2 Đặc điểm của chu trình bán hàng và thu tiền của DNTM 11

1.2.3 Tổ chức thông tin trong chu trình bán hàng và thu tiền 13

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 28

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN Ô TÔ THỊNH HƯNG 29

2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH Ô TÔ THỊNH HƯNG 29

2.1.1 Giới thiệu tổng quan về công ty TNHH Ô Tô Thịnh Hưng 29

2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển 29

2.1.3 Đặc điểm ngành nghề kinh doanh của công ty 30

2.1.4 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý 31

2.1.5 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán, hình thức sổ và thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin của Công ty 33

2.2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH Ô TÔ THỊNH HƯNG 41

2.2.1 Đặc điểm hoạt động bán hàng tại công ty 41

2.2.2 Tổ chức bộ mã các đối tượng kế toán và tập tin cơ sở dữ liệu trong chu trình bán hàng và thu tiền 42

2.2.3.Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình kinh doanh xe ô tô tại Công ty TNHH ô tô Thịnh Hưng 45

2.2.4 Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung cấp dịch vụ tại Công ty TNHH ô tô Thịnh Hưng 62

2.2.5 Kiểm soát tổ chức thông tin trong chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH ô tô Thịnh Hưng 72

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 77

CHƯƠNG 3 ĐỊNH HƯỚNG VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN Ô TÔ THỊNH HƯNG 78

3.1 ĐÁNH GIÁ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH Ô TÔ THỊNH HƯNG

78

3.1.1 Ưu điểm 78

3.1.2 Nhược điểm 79

3.2 HOÀN THIỆN VỀ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN 80

3.3 HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY 82

3.4 HOÀN THIỆN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 83

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 85

KẾT LUẬN 86

TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ ỤC

DNTM Doanh nghiệp thương mại

DMS/AMS Distributor Management System ( Hệ thống quản lý các kênh

phân phối) HTTTKT Hệ thống thông tin kế toán

TNHH Trách nhiệm hữu hạn

DANH MỤC CÁC BẢNG

Số hiệu

2.1 Tổ chức bộ máy quản lý tại công ty TNHH Ô Tô Thịnh

Hƣng

31

2.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty 34

2.3 Trình tự ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ 36

2.4 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán máy 37

2.9 Hoạt động kinh doanh ô tô tại Công ty TNHH ô tô Thịnh

Số hiệu

2.21 Trình tự luân chuyển chứng từ trong hoạt động dịch vụ

sửa chữa, bảo dưỡng, bảo hành xe

62

2.22 Chu trình dịch vụ sửa chữa xe trong trường hợp khách

hàng thanh toán ngay

64

2.25 Mối liên hệ các tập tin CSDL trong chu trình bán hàng và

1

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong thời đại chuyển đổi số, các doanh nghiệp trên mọi lĩnh vực đều đưa

công nghệ thông tin vào tất cả các khâu quản lý, vận hành Trong lĩnh vực kế toán

cũng như vậy, đa phần các doanh nghiệp đều ứng dụng phần mềm kế toán để thực

hiện ghi nhận, xử lý, tổng hợp và cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng Để

bộ máy kế toán được chặt chẽ, dễ dàng cho việc quản trị thì cần có một hệ thống

thông tin kế toán hợp lý và tối ưu nhất Để xây dựng được tốt hệ thống thông tin kế

toán là đều không dễ dàng với các nhà quản trị nói chung, người chịu trách nhiệm

cao nhất của bộ phận kế toán nói riêng

Hệ thống thông tin kế toán là cấu trúc mà cơ quan hoặc doanh nghiệp sử dụng

để thu thập, tổng hợp, quản lý, lưu trữ, xử lý, truy xuất và báo cáo dữ liệu tài

chính-kế toán của mình Hiện nay, xây dựng và phát triển hệ thống thông tin quản lý nói

chung và hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp tại Việt Nam vẫn đang

gặp nhiều khó khăn Việc thiết kế hệ thống thông tin trong kỷ nguyên công nghệ 4.0

cần phải được nhanh chóng thực hiện và hoàn thiện nhằm tăng cường hiệu quả quản

lý và nâng cao khả năng cạnh tranh cho các doanh nghiệp Hệ thống thông tin kế

toán có vai trò lưu trữ và xử lý dữ liệu, cầu nối các hệ thống tác nghiệp và hệ thống

quản trị, tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp Chu trình bán

hàng và thu tiền là một trong số các chu trình quan trọng nhất của doanh nghiệp,

việc áp dụng tốt hệ thống thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền sẽ

giúp doanh nghiệp kiểm soát được rất nhiều vấn đề và giảm rủi ro cho doanh

nghiệp

Công ty TNHH ô tô Thịnh Hưng là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực

thương mại và dịch vụ; chuyên ph n phối các dòng xe dưới 12 chỗ ngồi, xe bán tải

của một số thương hiệu Suzuki, Chevrolet, Vinfast và MG trên địa bàn Thành phố

Công ty có trụ sở chính tại thành phố Đà Nẵng và hệ thống các Showroom phân bố

trên địa bàn thành phố Trong quá trình hoạt động của công ty, các mặt hàng công ty

đang kinh doanh chủ yếu được mua từ một số nhà cung cấp là các hãng xe chính

phân phối chính hãng nhưng hoạt động bán hàng thì số lượng khách hàng giao dịch

với công ty rất lớn Hoạt động bán hàng và thu tiền là hoạt động trọng tâm của công

ty, đóng vai trò chính trong việc tạo ra doanh thu và lợi nhuận Nhận thức được điều

này, trong những năm qua công ty đã tự xây dựng phần mềm kế toán để phù hợp

với hoạt động kinh doanh của mình và đã mang lại những hiệu quả tích cực Tuy

nhiên, tổ chức thông tin kế toán trong hoạt động bán hàng và thu tiền còn nhiều hạn

chế và bất cập về : nhân sự, quy trình hạch toán và ghi nhận doanh thu,phân quyền

kiểm tra, kiểm soát, hệ thống báo cáo Vì vậy, tổ chức tốt thông tin kế toán hoạt

động bán hàng và thu tiền để kiểm soát được các rủi ro có thể xảy ra, nâng cao hiệu

quả hoạt động kinh doanh có ý nghĩa quan trọng đối với công ty

Hiện tại, HTTTKT ở Công ty TNHH ô tô Thịnh Hưng đã và đang sử dụng hai

phần mềm: một phần mềm kế toán phục vụ cho công việc kế toán, và một phần

mềm khác cho bộ phận bán hàng - dịch vụ Chính vì hai phần mềm này không liên

kết với nhau nên số liệu không có sự liên kết, dẫn đến chồng chéo công việc, tốn

thời gian, nhân lực, vật lực, khó đối chiếu và dễ gian lận, sai sót Công ty cần có các

thay đổi trong HTTTKT để thông tin cung cấp được thuận tiện, nhanh chóng, dễ

hiểu, đầy đủ và kịp thời Thông tin cung cấp phải hữu ích cho ra quyết định của

nhà quản trị

Vì lợi ích mà HTTTKT đem lại và thực trạng HTTTKT của công ty, tác giả

thực hiện luận văn đề tài: “Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán trong chu trình

bán hàng và thu tiền tại công ty TNHH ô tô Thịnh Hưng”

Xuất phát từ các lý do trên, tác giả đã chọn đề tài “Hoàn thiện tổ chức thông

tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH ô tô Thịnh

Hưng” để làm Luận văn Thạc sĩ của mình

2 Mục tiêu nghiên cứu

- Đánh giá thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu

tiền tại công ty TNHH ô tô Thịnh Hưng

- Đưa ra định hướng và đề xuất một số giải pháp hoàn thiện tổ chức thông tin

kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty TNHH ô tô Thịnh Hưng

3

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và

thu tiền

Phạm vi nghiên cứu: Khảo cứu tài liệu năm 2021 của Công ty TNHH ô tô

Thịnh Hưng

4 Phương pháp nghiên cứu

- Sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính phỏng vấn, quan sát và thực hiện

quá trình làm việc của các cán bộ, nhân viên tại công ty; thu thập các số liệu, bảng

biểu từ phòng kế toán để tìm hiểu và đánh giá thực trạng tổ chức hệ thống thông tin

kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty

- Dựa trên kết quả của phương pháp trên sử dụng phương pháp tổng hợp,

ph n tích, đánh giá… nhằm đề xuất giải pháp hoàn thiện tổ chức hệ thống thông tin

kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty

5 Bố cục đề tài

Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, luận văn gồm có ba chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng

và thu tiền tại các doanh nghiệp Thương mại

Chương 2: Đánh giá tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu

tiền tại Công ty TNHH ô tô Thịnh Hưng

Chương 3: Định hướng và đề xuất một số giải pháp hoàn thiện tổ chức thông

tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH ô tô Thịnh Hưng

6 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài

Dựa trên các cơ sở ph n tích để đánh giá thực trạng về tổ chức thông tin kế

toán trong chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty TNHH Ô tô Thịnh Hưng, luận

văn đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu

trình bán hàng và thu tiền tại công ty Các giải pháp này có thực tiên và khả thi áp

dụng được tại Công Ty TNHH ô tô Thịnh Hưng giúp cho Ban lãnh đạo của công ty

có thể quản trị, tiếp nhận thông tin nhanh chóng, chính xác và đưa ra các phương án

phát triển phù hợp với các thông tin được cung cấp

7 Tổng quan tài liệu nghiên cứu

Hệ thống thông tin kế toán là một phần quan trọng trong hệ thống thông tin

quản lý trong doanh nghiệp HTTTKT là hệ thống thông tin thu thập, ghi chép, bảo

quản, xử lý và cung cấp dữ liệu, thông tin liên quan đến kế toán, tài chính, chu trình

hoạt động của doanh nghiệp HTTTKT có vai trò cung cấp thông tin đầy đủ, chính

xác kịp thời về tình hình tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh của doanh

nghiệp HTTTKT giúp định hướng mọi hoạt động trong đơn vị, cung cấp thông tin

là yếu tố cơ bản của tất cả các quyết định quản lý

HTTTKT hiệu quả sẽ cung cấp những thông tin hữu ích cho hoạt động quản lý

thì việc nhận thức đúng đắn bản chất của HTTTKT là hết sức quan trọng Có rất

nhiều cách tiếp cận HTTTTKT như: Tiếp cận theo phần hành, tiếp cận theo chu

trình… dựa vào các yếu tố bên trong của doanh nghiệp để định hướng và chọn cách

tiếp cận phù hợp cho doanh nghiệp

Cho đến nay đã có một số nghiên cứu về hệ thống thông tin kế toán liên quan

đến chu trình bán hàng và thu tiền được thực hiện, như:

Nghiên cứu của Lê Nguyễn Hà Vinh (2018) tác giả tìm hiểu thực trạng tổ chức

hệ thống thông tin kế toán tại Công ty Cổ Phần Thương mại và Vận tải Petrlomiex

Đà Nẵng, trong đó tập trung nghiên cứu về thực tế thông tin kế toán tại từng chu

trình bán hàng và thu tiền, chu trình mua hàng và thanh toán, chu trình chuyển đổi

và chu trình tài chính Tác giả đã đề xuất giải pháp thiết thực cải tiến các quy trình

trong hai chu trình chính bán hàng và thu tiền, mua hàng và thanh toán … Nghiên

cứu này mới chỉ tập trung vào nghiên cứu sơ lược về các quy trình để áp dụng vào

hệ thống hoạch định nguồn lực của doanh nghiệp mà không đi s u vào luân chuyển

chứng từ kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền, chưa mở rộng làm rõ về các

yếu tố khác liên quan đến chu trình

Nghiên cứu của tác giả Trần Thị Kim Thoa (2019) liên quan đến tổ chức thông

tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần thương mại Gia

Lai Nghiên cứu này đã đi s u đánh giá về thực trạng tổ chức thông tin kế toán tại

doanh nghiệp, đưa ra các giải pháp cụ thể để hoàn thiện những hạn chế còn tồn tại

5

của doanh nghiệp Đ y là tài liệu tham khảo quan trọng trong quá trình hoàn thiện

đề tài

Nghiên cứu của tác giả Tô Thị Mỹ Lợi (2020) liên quan đến tổ chức thông tin

kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần giày Bình Định

Nghiên cứu này cũng đã đánh giá thực trạng tổ chức thông tin kế toán tại công ty

một cách cụ thể và đƣa ra các giải pháp để hoàn thiện những vấn đề còn tồn đọng

tại công ty Đ y là tài liệu tham khảo quan trọng trong quá trình hoàn thiện đề tài

Tuy nhiên, mỗi doanh nghiệp có đặc thù kinh doanh riêng, nghiên cứu này sẽ đi s u

vào nghiên cứu hệ thống thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền trong

đơn vị cụ thể và đề tài sẽ mang tính thực tiễn nhất định Vì vậy, tác giả đã chọn

Công ty TNHH Thịnh Hƣng để tìm hiểu cho đề tài của mình

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN

TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÁC

DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI

1.1 DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI VÀ CÁC CHU TRÌNH TRONG

DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI

1.1.1 Khái quát chung về doanh nghiệp thương mại

1.1.1.1 Khái quát chung về doanh nghiệp thương mại

Doanh nghiệp thương mại là chủ thể kinh doanh được thành lập nhằm mục

đích thực hiện các hoạt động kinh doanh và tổ chức mua bán hàng hoá nhằm thu lợi

nhuận Đ y là một hình thức doanh nghiệp được quy định chặt chẽ Doanh nghiệp

chịu sự quản lý, giám sát của pháp luật và có những yêu cầu rất khắt khe về loại

hàng hóa và hình thức hoạt động mà các doanh nghiệp thương mại cần phải hiểu rõ

và nắm bắt được trong hoạt động kinh doanh của mình

1.1.1.2 Các loại hình doanh nghiệp thương mại

Doanh nghiệp kinh doanh chuyên môn hóa : là các doanh nghiệp chỉ kinh

doanh một loại hàng hóa cụ thể hoặc một nhóm hàng hóa có cùng công dụng phục

vụ trong đời sống và sản xuất cụ thể

Doanh nghiệp kinh doanh tổng hợp : kinh doanh nhiều loại hàng hóa có đặc

điểm, tính chất khác nhau phục vụ cho các nhu cầu khác nhau trong mọi lĩnh vực

Doanh nghiệp kinh doanh đa dạng hóa : các doanh nghiệp kinh doanh cả sản

xuất, cả kinh doanh hàng hóa và thực hiện các hoạt động thương mại

Các doanh nghiệp thương mại được thành lập và quản lý bởi các cơ quan nhà

nước

Các doanh nghiệp thương mại được thành lập bởi các tổ chức hoặc cá nh n

thông thường

1.1.1.3 Đặc điểm hoạt động kinh doanh thương mại

Thương mại là khâu trung gian nối liền giữa sản xuất và tiêu dùng Thương

7

mại bao gồm phân phối và lưu thông hàng hoá

Đặc điểm khác biệt cơ bản giữa doanh nghệp kinh doanh thương mại và doanh

nghiệp sản xuất là doanh nghiệp thương mại không trực tiếp tạo ra sản phẩm, nó

đóng vai trò trung gian môi giới cho người sản xuất và người tiêu dùng Doanh

nghiệp sản xuất là doanh nghiệp trực tiếp tạo ra của cải vật chất phục vụ cho nhu

cầu của xã hội Doanh ngiệp thương mại thừa hưởng kết quả của doanh nghiệp sản

xuất, vì thế chi phí mà doanh nghiệp thương mại bỏ ra chỉ bao gồm: giá phải trả cho

người bán và các phí bỏ ra để quá trình bán hàng diễn ra thuận tiện, đạt hiệu quả

cao

Về hoạt động: Hoạt động kinh tế chủ yếu của doanh nghiệp thương mại là lưu

chuyển hàng hoá Quá trình lưu chuyển hàng hoá thực chất là quá trình đưa hàng

hoá từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng thông qua hoạt động mua bán, trao đổi sản

phẩm hàng hoá nhằm thoả mãn nhu cầu hàng hoá của người tiêu dùng

Về hàng hoá: Hàng hoá trong kinh doanh thương mại gồm các loại vật tư, sản

phẩm có hình thái vật chất hay không có hình thái vật chất mà doanh nghiệp mua về

để bán

Về phương thức lưu chuyển hàng hoá: Quá trình lưu chuyển hàng hoá được

thực hiện theo hai phương thức: bán buôn và bán lẻ Trong đó bán buôn là phương

thức bán hàng cho các đơn vị thương mại, doanh nghiệp sản xuất để thực hiện bán

ra, hoăc gia công, chế biến bán ra Đặc điểm của hàng hoá bán buôn là hàng hoá vẫn

nằm trong lưu thông, chưa đi vào lĩnh vực tiêu dùng, do đó, giá trị và giá trị sử dụng

hàng hoá chưa được thực hiện Còn bán lẻ là phương thức bán hàn trực tiếp cho

người tiêu dùng hoặc các tổ chức đơn vị kinh tế mua về mang tính chất tiêu dùng

nội bộ

Về tổ chức kinh doanh: Tổ chức kinh doanh thương mại có thể theo nhiều mô

hình khác nhau như tổ chức bán buôn, bán lẻ, công ty kinh doanh tổng hợp công ty

môi giới Ngoài nhiệm vụ kinh doanh chủ yếu là mua, bán hàng hoá thì các doanh

nghiệp thương mại còn thực hiện nhiệm vụ sản xuất, gia công chế biến tạo thêm

nguồn hàng và tiến hành các hoạt động kinh doanh

Về sự vận động hàng hoá: Sự vận động hàng hoá trong kinh doanh thương mại

không giống nhau, tuỳ thuộc vào nguồn hàng và ngành hàng khác nhau có sự vận

động khác nhau Do đó, chi phí thu mua và thời gian lưu chuyển hàng hoá cũng

khác nhau giữa các loại hàng

1.1.1.4 Chức năng của doanh nghiệp thương mại

Doanh nghiệp thương mại giúp phát triển các nhu cầu về sử dụng về hàng hóa

và dịch vụ trên thị trường từ đó đưa ra các giải pháp đáp ứng những nhu cầu đó

Làm cầu nối trung gian giữa doanh nghiệp sản xuất và thị trường tiêu dùng

Doanh nghiệp thương mại là các doanh nghiệp thực hiện nhiệm vụ n ng cao

chất lượng của sản phẩm bằng cách tiếp thu phản hồi của khách hàng và thực hiện

những thay đổi phù hợp đối với nhu cầu sử dụng của khách hàng

Doanh nghiệp thương mại còn làm nhiệm vụ giải quyết các mối quan hệ giữa

các doanh nghiệp với nhau Đ y là cách duy nhất để tạo nên một chuỗi hoạt động

sản xuất và kinh doanh hiệu quả Tạo ra một mô hình kinh doanh mang lại hiệu quả

trong công việc này cho tất cả các doanh nghiệp tham gia vào thị trường này

1.1.2 Các chu trình trong doanh nghiệp thương mại

Chu trình là toàn bộ diễn biến của một quá trình, nó tập hợp các nhiệm vụ, các

bước hoặc các hoạt động được thực hiện, theo một thứ tự cụ thể của từng giai đoạn

Có hoạt động bắt đầu dẫn đến một kết quả cuối cùng

Trong doanh nghiệp thương mại, sẽ có những chu trình chính sau:

Chu trình bán hàng và thu tiền là quá trình tiêu thụ khi hàng hóa, dịch vụ được

chuyển giao cho người mua và được người mua chấp nhận thanh toán Quá trình

này gồm nhiều khâu, nhiều giai đoạn, bắt đầu từ yêu cầu mua của khách hàng (đơn

đặt hàng, hợp đồng mua hàng…) và kết thúc việc thu tiền hoặc khách hàng cam kết

chấp nhận thanh toán Bán hàng có nhiều hình thức khác nhau (trực tiếp bán lẻ, bán

buôn, bán hàng qua đại lý, gửi hàng chờ chấp nhận…), thanh toán theo nhiều

phương thức khác nhau (thu tiền ngay bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, bán chịu,

trả góp…) Với hình thức bán hàng và thanh toán phong phú, đa dạng nên việc tổ

chức công tác kế toán cho chu trình này rất đa dạng Có thể nói, chu trình bán hàng

9

- thu tiền là một giai đoạn quan trọng của chu trình sản xuất kinh doanh Chu trình

bán hàng thu tiền liên quan đến nhiều khoản mục, đặc biệt là các khoản mục phản

ánh trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Ở Chu trình này

doanh nghiệp sẽ thu hồi được vốn và thu được lợi nhuận để tái đầu tư hoặc tăng quy

mô của doanh nghiệp Kết quả của chu trình này có thể phản ánh được toàn bộ hoạt

động của doanh nghiệp

Chu trình mua hàng và thanh toán là quá trình mua vào của hàng hoá và dịch

vụ bao gồm các khoản mục như mua nguyên liệu, máy móc, thiết bị, vật tư, điện

nước, sửa chữa bảo trì và nghiên cứu phát triển Chu trình mua hàng thanh toán có

ảnh hưởng quan trọng đến kết quả kinh doanh của đơn vị Khi các khoản chi ra

mang tính chất mất đi Nó có thể được sử dụng nhằm khai thác các lợi nhuận và lợi

ích trực tiếp trong quá trình sử dụng Cũng như chi tiêu hợp lý giúp tổ chức thực

hiện được các kế hoạch đề ra Đồng thời giữ lại các lợi nhuận hay khoản ngân sách

phù hợp Khi đó, các kết quả kinh doanh mới đạt được hiệu quả Cũng như tính chủ

động trong tìm kiếm và lợi nhuận giữ lại Chu trình này bao gồm các quyết định và

các quá trình cần thiết để có hàng hoá và dịch vụ cho quá trình hoạt động của doanh

nghiệp Chu trình tiền lương là quá trình ghi nhận từ thời gian làm việc của người

lao động khi quét vân tay hoặc thẻ và ghi nhận trong Bảng chấm công cho đến khi

việc thanh toán lương được thực hiện và ghi nhận một cách chính xác vào hệ thống

kế toán

Chu trình tài chính là quá trình liên quan tới việc thu và chi tiền mặt tại quỹ và

tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp Với mỗi doanh nghiệp, chính sách về phê

duyệt thu, chi tiền cùng với các chứng từ cần thiết sẽ khác nhau Chu trình tài chính

cần được theo dõi và kiểm soát chặt chẽ trong doanh nghiệp

Chu trình đóng sổ và lập báo cáo tài chính là quá trình rà soát các bút toán trên

sổ sách kế toán và đóng sổ được thực hiện định kỳ Trong chu trình này cần nắm rõ

cách thức ghi nhận các bút toán kết chuyển và đóng sổ đặc thù của doanh nghiệp

cũng như cách thức và lập báo cáo tài chính của doanh nghiệp

1.2 TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH BÁN

HÀNG VÀ THU TIỀN

1.2.1 Chức năng của chu trình bán hàng và thu tiền trong DNTM

Chu trình bán hàng và thu tiền có thể được coi một cách tương đối là giai

đoạn cuối cùng hoàn thành một vòng tuần hoàn vốn, tiền nhờ đó được tạo ra một

phần dùng để hoàn trả vốn và để lại cho các chu kỳ kinh doanh sau Chu trình bán

hàng thu tiền gồm các chức năng chính sau:

Xử lý đơn đặt hàng của người mua

Việc xử lý đơn đặt hàng của khách hàng do bộ phận bán hàng (thường là các

phòng kinh doanh) thực hiện Khi nhận được đơn đặt hàng, bộ phận bán hàng sẽ

xem xét nhu cầu của khách hàng về số lượng, chất lượng, chủng loại, thời hạn

đồng thời xem xét khả năng của doanh nghiệp có đáp ứng được đơn đặt hàng

không, từ đó quyết định có chấp nhận đơn đặt hàng hay không

Xét duyệt bán chịu

Việc kiểm soát tín dụng do bộ phận kế toán đảm nhiệm Bộ phận này sẽ

nghiên cứu, phân tích lịch sử tín dụng, khả năng tín dụng của khách hàng để từ đó

có quyết định phê chuẩn việc bán chịu (phương thức, thời hạn, mức tín dụng) Bộ

phận quản lý xem xét đơn đặt hàng và khả năng của doanh nghiệp cũng như tình

hình tín dụng của khách hàng để ra quyết định bán hàng Việc ký kết hợp đồng có

thể do bộ phận quản lý trực tiếp thực hiện hoặc có thể uỷ quyền cho bộ phận khác

Chuyển giao hàng

Công việc này có thể do bộ phận vận chuyển của doanh nghiệp (nếu có) đảm

nhận hoặc doanh nghiệp có thể thuê ngoài Các chứng từ của giai đoạn này là phiếu

xuất kho và chứng từ vận chuyển (nếu có) Các chứng từ này được lập khi đã có

bằng chứng doanh nghiệp đã nhận tiền hoặc sau khi đã có phê chuẩn bán chịu

Gửi hóa đơn tính tiền cho người mua và ghi rõ nghiệp vụ bán hàng:

Công việc này thuộc trách nhiệm của bộ phận kế toán

Lập và gửi hóa đơn: Kế toán căn cứ số lượng hàng hóa đã gửi đi (hoặc chuyển

giao), dịch vụ cung cấp và giá bán đã được cấp có thẩm quyền phê chuẩn để lập hóa

11

đơn rồi gửi cho khách hàng

Ghi sổ thương vụ: Ghi sổ đúng đắn doanh thu, vào Nhật ký bán hàng, sổ cái,

sổ chi tiết các tài khoản doanh thu, phải thu khách hàng

Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền

Bộ phận kế toán sẽ đảm nhiệm việc xử lý và ghi sổ các khoản tiền nhằm ngăn

chặn khả năng tiền bị mất cắp Đối với tiền mặt, kế toán ghi đầy đủ vào sổ nhật ký

thu tiền, nhật ký kiêm báo cáo quỹ và các sổ chi tiết tiền mặt Đối với tiền gửi ngân

hàng, việc gửi tiền hoặc thu tiền phải đúng số lượng phát sinh đúng lúc

Xử lý và ghi sổ các khoản giảm giá, doanh thu hàng bán bị trả lại

Việc này do bộ phận kế toán thực hiện hoặc cộng tác với bộ phận kinh doanh

Kế toán phải căn cứ vào các chứng từ thông báo chấp nhận của doanh nghiệp, các

chứng từ gốc có liên quan để ghi sổ chính xác và nhanh chóng

Dự phòng nợ khó đòi

Trước khi khóa sổ kế toán và chuẩn bị lập BCTC, doanh nghiệp phải tiến hành

đánh giá các khoản phải thu có khả năng không thu hồi được, lập dự phòng các

khoản này và tính vào chi phí hoạt động của doanh nghiệp Việc lập dự phòng này

được kế toán căn cứ vào chính sách của doanh nghiệp, của Nhà nước cũng như ph n

tích thực tiễn về khả năng thanh toán cho khách hàng nhằm để phòng những tổn thất

khi có rủi ro xảy ra,hạn chễ những đột biến về kết quả kinh doanh của 1 kỳ kế toán

Thẩm định và xóa sổ các khoản phải thu không thu được

Trong niên độ, những khách hàng đã thực sự mất khả năng thanh toán, doanh

nghiệp phải lập bảng kê hoặc báo cáo đề xuất xóa bỏ các khoản nợ khỏi các khoản

phải thu để trình cấp có thẩm quyền phê duyệt Bộ phận kế toán căn cứ vào đó hạch

toán nợ phải thu khó đòi cho đúng

1.2.2 Đặc điểm của chu trình bán hàng và thu tiền của DNTM

1.2.2.1 Các phương thức bán hàng

Doanh nghiệp thương mại là các doanh nghiệp thực hiện nghiệp vụ cung cấp

dịch vụ và trao đổi hàng hóa dịch vụ Có hai phương thức kinh doanh phổ biến của

doanh nghiệp này là bán buôn và bán lẻ Trong đó:

Hình thức bán buôn

Bán buôn là hình thức cung cấp dịch vụ và bán hàng hóa với số lượng lớn

hoặc theo lô hàng với giá gốc hoặc giá được chiết khấu Bán buôn thường bao gồm

đại lý, tổng đại lý, nhà phân phối áp dụng Trong hình thức bán buôn có hai phương

thức nhỏ hơn là bán buôn hàng hóa qua kho và bán buôn hàng hóa vận chuyển trực

tiếp

Bán buôn hàng hóa qua kho: Là hoạt động doanh nghiệp bán hàng hóa, dịch

vụ phải được xuất trực tiếp tại kho của mình Với hình thức bán hàng này, doanh

nghiệp có thể giao hàng trực tiếp tại kho của khách hàng hoặc giao hàng đến kho

của người mua hoặc địa điểm mong muốn theo như hợp đồng

Bán buôn hàng hóa vận chuyển thẳng: Là hoạt động doanh nghiệp thương mại

mua hàng hóa, nhận được hàng, trả hàng hóa về không nhập kho mà người mua vận

chuyển thẳng cho bên mua lại Hai hình thức chủ yếu của hoạt động bán buôn hàng

hóa vận chuyển thẳng là giao hàng tận nơi, trực tiếp hoặc chuyển hàng kí gửi

Hình thức bán lẻ

Bán lẻ là phương thức bán hàng hóa, dịch vụ với số lượng ít, nhỏ lẻ, được áp

dụng trực tiếp với người tiêu dùng sản phẩm hàng hóa, dịch vụ ấy Bán lẻ có nhiều

hình thức thực hiện đa dạng hơn bán buôn Cụ thể là:

Bán lẻ trực tiếp: Nhân viên bán hàng sẽ bán sản phẩm và thu tiền trực tiếp của

khách hàng ngay lúc đó

Bán hàng online: Doanh nghiệp sẽ đăng tải sản phẩm lên các kênh bán hàng

online như website, mạng xã hội, group, forum… và khách hàng sẽ truy cập internet

để mua hàng, thanh toán online và đợi hàng được vận chuyển đến

Bán lẻ trả góp: Với hình thức bán hàng này, khách hàng có thể trả tiền cho

doanh nghiệp thành nhiều lần theo các chính sách trả góp Doanh nghiệp sẽ nhận

th m được khoản lãi do khách hàng trả chậm

Bán lẻ tự phục vụ: Khách hàng tự lựa chọn sản phẩm mình muốn mua và đem

ra quầy thu ng n để thanh toán Siêu thị và các trung t m thương mại phần lớn áp

dụng hình thức bán hàng này

13

Bán hàng tự động: Doanh nghiệp sử dụng các máy bán hàng tự động để bán

sản phẩm, hàng hóa của mình

1.2.2.2 Phương thức thanh toán trong doanh nghiệp thương mại

Sau khi giao hàng cho bên mua và được chấp nhận thanh toán thì bên bán có

thể nhận tiền hàng bằng nhiều phương thức khác nhau tùy thuộc vào sự tín nhiệm,

thỏa thuận giữa hai bên mà lựa chọn phương thức thanh toán cho phù hợp Có hai

phương thức thanh toán thường gặp :

Phương thức thanh toán ngay: thanh toán sau khi quyền sở hữu hoặc quyền

kiểm soát hàng hóa từ người bán chuyển sang người mua và quyền sở hữu tiền tệ

tương ứng với giá trị hàng hóa thì được chuyển từ người mua sang người bán

Phương thức thanh toán chậm trả: Thanh toán sau một khoảng thời gian thỏa

thuận nhất định, kể từ khi người bán chuyển quyền sở hữu hoặc kiểm soát hàng hóa,

từ đó hình thành công nợ phải thu khách hàng Khoản nợ phải thu phải được hạch

toán quản lý chi tiết cho từng đối tượng cụ thể, theo đõi và ghi chép đầy đủ, chính

xác các lần thanh toán của từng đối tượng

Có thể thông qua nhiều hình thức khác nhau để thanh toán tiền hàng hóa, dịch

vụ Có hai hình thức cơ bản và phổ biến là thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán

qua ngân hàng Tùy thuộc vào điều kiện thuận lợi và một số ràng buộc theo Luật

quản lý Thuế của bên mua hàng để lựa chọn hình thức thanh toán hợp lý

1.2.3 Tổ chức thông tin trong chu trình bán hàng và thu tiền

1.2.3.1 Chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ trong chu trình bán

hàng và thu tiền

a, Hệ thống chứng từ

Chứng từ kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp phải thực hiện theo đúng quy

định của luật kế toán, thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính và các văn bản

sửa đổi, bổ sung

Các chứng từ sử dụng trong hoạt động bán hàng tại DNTM

- Đơn đặt hàng: Đơn đặt hàng do người mua lập và gửi cho doanh nghiệp Các

thông tin cơ bản cần có như: Tên chứng từ, ngày và số chứng từ, thông tin khách

hàng, thông tin về hàng hóa/dịch vụ yêu cầu: mã số hàng hóa, tên hàng hóa, quy

cách, số lượng, thời hạn giao hàng, địa điểm giao hàng và các thông tin khác liên

quan

- Lệnh bán hàng: do bộ phận lập lệnh bán trong doanh nghiệp lập, căn cứ vào

đơn đặt hàng của khách hàng Lệnh bán hàng thường do nhân viên bán hàng, nhân

viên kinh doanh trong doanh nghiệp lập Trên lệnh bán hàng ngoài các thông tin đã

đề cập tới trong đơn đặt hàng sẽ có đơn giá bán, thành tiền

- Phiếu xuất kho: Các chứng từ này do bộ phận kho và kế toán kho lập, dựa

trên thực tế hàng xuất và lệnh bán hàng đã được phê duyệt

- Hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng thông thường: hóa đơn được

lập căn cứ trên đơn đặt hàng của khách hàng, lệnh bán hàng, phiếu xuất kho, phiếu

giao hàng Hóa đơn bán hàng xác lập quyền sở hữu hàng hóa đã chuyển giao cho

người mua hoặc dịch vụ đã được thực hiện hoàn thành cho khách hàng Đ y cũng

chính là chứng từ để ghi nhận doanh thu và xác định nghĩa vụ thuế doanh nghiệp

phải nộp cho nhà nước

- Phiếu thu, Giấy báo có, Biên lai thu tiền: đ y là chứng từ xác nhận việc

khách hàng đã thanh toán cho doanh nghiệp

b, Quy trình luân chuyển chứng từ

Khi xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ cần căn cứ vào đặc điểm tổ chức

quản lý, tổ chức bộ máy kế toán, yêu cầu quản lý đối với nghiệp vụ kinh tế phát

sinh của mỗi doanh nghiệp để thể hiện thông tin trên chứng từ, đảm bảo cho chứng

từ được luân chuyển qua các bộ phận một cách khoa học, hợp lý, tránh bị trùng lắp,

bỏ sót hoặc luân chuyển vòng vèo…Sau khi sử dụng chứng từ để ghi sổ, chứng từ

sẽ được lưu trữ, bảo quản theo quy định của luật kế toán Cơ sở để xây dựng hệ

thống chứng từ kế toán là chế độ chứng từ kế toán, các đặc điểm hoạt động của các

đối tượng kế toán, đặc điểm hoạt động kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh

nghiệp

Cần đưa ra các quy định bằng văn bản mô tả quy trình luân chuyển chứng từ,

trình bày chúng dưới hình thức các lưu đồ chứng từ và có đính kèm tất cả các biểu

15

mẫu có liên quan Nguyên tắc khi thiết kế quy trình lập và luân chuyển chứng từ là

đảm bảo tính hữu hiệu và hiệu quả của quá trình xử lý, đáp ứng các yêu cầu kiểm

soát nhằm đảm bảo tất cả các dữ liệu đều được ghi nhận đầy đủ, chính xác, kịp thời,

tài sản được an toàn Quy trình lập và luân chuyển chứng từ cần được xây dựng dựa

trên các chức năng của quá trình xử lý, không nên gắn chặt với một bộ phận hay

một con người cụ thể nhằm đảm bảo tính linh hoạt cho hệ thống kế toán Xây dựng

quy trình luân chuyển chứng từ hợp lý sẽ giúp cho doanh nghiệp kiểm tra, giám sát

các hoạt động kinh doanh, tránh và giảm thiểu những tổn thất về tài chính

1.2.3.2 Tài khoản kế toán, sổ kế toán và báo cáo kế toán trong chu trình

bán hàng và thu tiền trong DNTM

a, Tài khoản kế toán

Tùy đặc thù của từng doanh nghiệp để chi tiết các tài khoản loại 4 khác nhau

Dưới đ y là một số tài khoản thường dùng trong chu trình bán hàng và thu tiền tại

doanh nghiệp thương mại

111: Tiền mặt

112: Tiền gửi Ngân hàng

131: Phải thu của khách hàng

152: Nguyên liệu , vật liệu

156: Hàng hóa

333: Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước

511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

632: Giá vốn hàng bán

711: Thu nhập khác

811: Chi phí khác

b, Sổ kế toán

Kết hợp các chứng từ, doanh nghiệp sử dụng một hệ thống sổ sách kế toán để

phục vụ cho việc hạch toán Tùy theo từng hình thức ghi sổ, công ty sẽ tổ chức các

sổ tổng hợp khác nhau Tuy nhiên, trong chu trình bán hàng và thu tiền rất cần thiết

công ty phải tổ chức các sổ chi tiết phù hợp để cung cấp thông tin về các đối tượng

kế toán chi tiết ở trong chu trình này

Sổ chi tiết trong chu trình bán hàng và thu tiền:

- Sổ chi tiết công nợ phải thu của khách hàng

- Sổ chi tiết doanh thu hàng bán theo từng mặt hàng, theo từng nhân viên bán

hàng, theo địa bàn, chi nhánh…

- Thẻ kho/ sổ kho

- Sổ chi tiết ngân hàng

- Sổ quỹ tiền mặt

Sổ tổng hợp trong chu trình bán hàng và thu tiền:

- Sổ cái tài khoản doanh thu

- Sổ cái tài khoản nợ phải thu khách hàng

- Sổ cái tài khoản tiền mặt

- Sổ cái tài khoản tiền gửi ngân hàng

c, Báo cáo

Báo cáo kế toán ngoài việc cung cấp thông tin để lập các báo cáo tài chính

thông thường, hằng năm, các báo cáo tổng hợp số liệu, … trong chu trình bán hàng

và thu tiền để đáp ứng nhu cầu của người sử dụng còn có một số báo cáo đặc thù

trong chu trình như: 1 là các báo cáo nghiệp vụ về bảng kê bán hàng năm, tháng; 2

là các báo cáo liên quan đến nhu cầu nhất định của người sử dụng thông tin; ngoài

ra còn các báo cáo trong hệ thống xử lý bằng máy tính Trong đó:

- Báo cáo liên quan đến hoạt động nghiệp vụ: là báo cáo liệt kê tất cả các

nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong một kiểu nghiệp vụ nào đó trong suốt quá trình xử

lý như 1 tuần, 1 tháng… Như báo cáo liệt kê thống kê doanh thu bán hàng, tất cả

hóa đơn bán hàng, tất cả phiếu xuất kho, tất cả giấy báo trả tiền…

- Các báo cáo theo một yêu cầu cụ thể ở trong chu trình: được lập theo một

yêu cầu nào đó của người sử dụng thông tin ( thông tin quản trị hoặc thông tin tài

chính) Ví dụ như :

+ Báo cáo công nợ khách hàng : liệt kê tất cả những nghiệp vụ bán hàng,

thanh toán với từng người mua cũng như tổng số nợ phải thu Báo cáo này có tác

17

dụng : thứ nhất, dùng để đối chiếu với người mua, phát hiện sai sót hoặc gian lận

của kế toán Thứ hai, dùng để nhắc nợ người mua, khuyến khích người mua thanh

toán sớm

+ Báo cáo phân tích phải thu theo thời hạn nợ : là báo cáo phân tích khoản

phải thu của từng người mua theo mốc thời gian quá hạn nợ (30 ngày, 60 ngày, 90

ngày…) Thông thường báo cáo này được lập hàng tháng với mục đích : thứ nhất,

bộ phận tín dụng xem xét về uy tín thanh toán của người mua để có biện pháp đòi

nợ hoặc có chính sách tín dụng thích hợp Thứ hai, nó là căn cứ ph n tích xác định

nợ phải thu khó đòi

+ Báo cáo ph n tích bán hàng : đ y là báo cáo tổng hợp doanh thu bán hàng,

giá vốn hàng bán, lãi gộp theo từng khách hàng, theo từng chủng loại hàng bán,

theo người bán, theo địa điểm bán hàng Báo cáo này có tác dụng cho ban quản lý

kinh doanh đánh giá doanh thu, lợi nhuận theo từng mặt hàng, theo người bán, theo

hiệu quả của khuyến mãi, quảng cáo

Ngoài ra, trong trường hợp công ty xử lý bằng máy có thể đưa ra những báo

cáo với mục đích là tổng hợp tất cả các thay đổi trong một tập tin dữ liệu, để đảm

bảo cho tất cả dữ liệu đều được cập nhật và xử lý đầy đủ Tập tin ở đ y được hiểu là

nơi ghi chép, lưu trữ dữ liệu như sổ nhật ký, sổ chi tiết, sổ cái được ghi chép thủ

công hoặc tập tin dữ liệu Như báo cáo tổng doanh thu, báo cáo tổng mẫu tin…

Trong chu trình bán hàng và thu tiền còn cung cấp các loại báo cáo không liên quan

đến tình hình tài chính như : doanh số bán hàng của nhân viên bán hàng, thời gian

thực hiện một hoạt động xử lý đặt hàng (về thời gian trả lời khách hàng), thời gian

giao hàng

1.2.3.3 Tổ chức thông tin kế toán trong DNTM theo các quy trình

a, Tổ chức thông tin kế toán của quy trình đặt hàng

Toàn bộ quy trình đặt hàng được thể hiện trên Sơ đồ 1.1 sau:

Hình 1.1 Quy trình đặt hàng

Đơn đặt hàng được nhập vào máy hệ thống phần mềm bởi nhân viên bán

hàng Chương trình sẽ tự động thực hiện việc kiểm tra số lượng hàng hóa, có hai

trường hợp gồm: hàng hóa còn trong kho sẽ xuất bán ngày cho khách và trường hợp

không có hàng tồn trong sẽ hệ thống sẽ thực hiện việc đặt hàng Dữ liệu về số lượng

hiện tồn kho của từng loại hàng hóa được lưu trữ trong phần hành kho của phần

mềm trên hệ thống

19

b, Tổ chức hệ thống thông tin kế toán của quy trình giao hàng

Toàn bộ quy trình giao hàng được thể hiện trên Sơ đồ 1.2 sau:

Hình 1.2 Quy trình ử lí giao hàng

Tại kho, sau khi nhận được lệnh bán hàng, bộ phận chuẩn bị hàng tiến hành

lấy hàng và đóng gói Trong một số trường hợp, lượng hàng thực tế tại kho không

đủ để giao do bị hư hỏng, mất mát… hoặc phải thay thế bằng các loại hàng hóa

Tập tin Tổng hợp

tương đương thì lệnh bán hàng có thể phải được điều chỉnh, sửa đổi trước khi thực

hiện Quy trình điều chỉnh, sửa đổi phải quay trở lại bộ phận bán hàng Sau khi hàng

hóa được chuẩn bị xong ở kho, nh n viên giao hàng truy cập vào hệ thống để kiểm

tra, đối chiếu và in ra phiếu giao hàng Tại thời điểm này, thủ tục xuất hàng ra khỏi

kho đã được hoàn tất, do vậy hệ thống cập nhật dữ liệu trên phiếu xuất kho vào các

tập tin, cập nhật các số liệu chi tiết về xuất kho của từng loại hàng hóa trên tập tin

Phiếu xuất kho và tập tin Chi tiết phiếu xuất kho Trong tập tin Phiếu xuất kho, các

thông tin chung trên mỗi Phiếu xuất kho được ghi nhận trên một mẫu tin duy nhất

Do mỗi phiếu xuất kho có thể liên quan đến nhiều loại hàng hóa cụ thể, do vậy các

thông tin chi tiết về từng loại hàng hóa xuất kho được ghi nhận trên tập tin Chi tiết

Phiếu xuất kho

c, Tổ chức hệ thống thông tin kế toán của quy trình lập hóa đơn

Toàn bộ quy trình lập hóa đơn được thể hiện trên Sơ đồ 1.3 sau:

21

Hình 1.3 Quy trình lập hóa đơn

Sau khi nhận đƣợc phiếu giao hàng do bộ phận giao hàng chuyển đến, nhân

viên phụ trách lập hóa đơn truy cập dữ liệu trong hệ thống để tiến hành đối chiếu,

kiểm tra số liệu nhằm đảm bảo khớp đúng số liệu giữa phiếu giao hàng, lệnh bán

hàng và đơn đặt hàng của khách hàng Đến thời điểm này, toàn bộ dữ liệu liên quan

đến nghiệp vụ bán hàng (số lượng và giá trị của từng mặt hàng cũng như số thuế

GTGT phải nộp) đã có đầy đủ và thống nhất Chương trình sẽ lưu tất cả những dữ

liệu trên hóa đơn bán hàng vào các tập tin có liên quan: các thông tin chung được

cập nhật vào các tập tin để phục vụ hạch toán tổng hợp, các số liệu chi tiết về số

lượng, giá bán của từng loại hàng hóa tiêu thụ được cập nhật trên tập tin, các số liệu

về tổng doanh thu, thuế GTGT phải nộp của cả hóa đơn sẽ được cập nhật vào hóa

Thông tin về lũy kế công nợ khách hàng đến thời điểm hiện tại được cập nhật

ngay vào tập tin danh mục khách hàng để đảm bảo cung cấp thông tin nhanh, phục

vụ công tác kiểm tra tín dụng của khách hàng

Biến động công nợ phải thu của khách hàng được kết hợp theo dõi trên tập tin Chi tiết Nhật kí thông qua việc cập nhật mã khách hàng Khi khách hàng thanh toán, căn cứ vào các phiếu thu tiền mặt hoặc giấy báo có của ng n hàng, kế toán kiểm tra, hiệu chỉnh và cập nhật các chứng từ này vào các tập tin Nhật kí và Chi tiết Nhật kí Khi cập nhật dữ liệu công nợ vào tập tin Chi tiết Nhật kí, cần phải khai báo chi tiết các đối tượng công

Để tính toán, cập nhật số phát sinh và số dư công nợ của từng khách hàng phục vụ cho công tác lập bảng tổng hợp chi tiết tình hình công nợ phải thu của khách hàng, có thể tổ chức tập tin tổng hợp phải thu Đ y là tập tin thuộc nhóm các tập tin tồn và cấu trúc của tập tin này được trình bày trong Có nhiều cách thức khác nhau để tổng hợp dữ liệu và cung cấp thông tin về tổng số phát sinh công nợ, tổng

số tiền khách hàng thanh toán trong kì, lũy kế công nợ từ đầu năm cũng như tính toán số dư công nợ đến thời điểm hiện tại Việc cập nhật dữ liệu trên tập tin Tổng hợp phải thu có thể được thực hiện ngay tại mỗi thời điểm phát sinh nghiệp vụ, cũng có thể thực hiện định kì hoặc khi cần tổng hợp, báo cáo dữ liệu

1.2.3.4 Kiểm soát đối với chu trình bán hàng và thu tiền

Qua các phần trình bày trên, có thể rút ra các mục tiêu chính của chu trình doanh thu là: bán hàng, thu tiền, ghi nhận, đối chiếu và báo cáo về tình hình tiêu thụ Trong đó yêu cầu cụ thể đối với nghiệp vụ bán hàng là:

(1) Bán đúng (đúng khách hàng / đúng giá / đúng hàng)

(2) Bán đủ (đủ số lượng đã thỏa thuận)

(3) Bán kịp thời (kịp thời hạn đã cam kết)

Đối với nghiệp vụ thu tiền yêu cầu đặt ra là phải:

(1) Thu đúng (đúng người / đúng lô hàng)

(2) Thu đủ (thu đủ số tiền cần phải thu)

25

(3) Thu kịp thời (không để khách hàng nợ quá hạn)

Bên cạnh hai chức năng chính là bán hàng và thu tiền, việc ghi nhận, đối chiếu

và báo cáo tình hình tiêu thụ phải đảm bảo kịp thời, đúng, đủ, dễ hiểu, khớp đúng các số liệu giữa bộ phận bán hàng và bộ phận kế toán

a, Mục tiêu của kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền

Tại doanh nghiệp, trong chu trình bán hàng và thu tiền thì việc xác định kết quả kinh doanh khó chính xác, việc thu hồi các khoản nợ phải thu của khách hàng là khó có thể tránh khỏi Chu trình bán hàng thu tiền ở các đơn vị khác nhau, có thể có

cơ cấu chức năng và chứng từ khác nhau song cũng cần phải có sự tách biệt các chức năng và giao cho cá nh n hay bộ phận cụ thể phụ trách

Để đảm bảo quá trình bán hàng hợp pháp, hợp lý các bước thực hiện không phù hợp với tiêu chuẩn kiểm tra sẽ được nhận biết và xử lý kịp thời: Các nghiệp vụ bán hàng được phê duyệt đúng đắn, được ghi sổ đầy đủ, được ghi đúng thời gian phát sinh; doanh thu ghi sổ được tính toán đúng và phản ánh chính xác Đồng thời, kiểm soát đối với chu trình bán hàng – thu tiền cũng để quản lý tín dụng khách hàng theo đúng quy định giảm thiểu rủi ro liên quan đến công nợ phải thu: Các loại tiền thu được ghi đúng thời gian và phân loại đúng đắn; các khoản tiền chiết khấu đã được xét duyệt Để ngăn chặn những sai sót trong chu trình doanh nghiệp cần thiết lập các chính sách và thủ tục để đạt được các mục tiêu cụ thể sau: Tất cả các hàng hóa được gửi đến khách hàng theo đúng, địa điểm, số lượng và chất lượng được đặt hàng và theo sự thỏa thuận giữa hai bên Tất cả hàng hóa gửi bán đều được phê duyệt bởi các cấp có thẩm quyền Các khách hàng được phép mua chịu khó được xem xét kỹ lưỡng về tài chính và phải là những người đáng tin cậy Tất cả các hàng bán trả lại, chiết khấu thanh toán, chiết khấu hàng hóa, chiết khấu thương mại được duyệt và chép chính xác Tất cả các khoản thu tiền bán hàng đều được ghi lại kịp thời, chính xác và đầy đủ Tất cả các khoản nợ phải thu khách hàng cần được phản ánh vào chi tiết tài khoản về khách hàng Tất cả chứng từ, sổ kế toán (kế toán dữ liệu tập tin), hàng tồn kho và tiền đều được bảo quản an toàn Bảo mật đối chiếu các

số liệu giữa các bộ phận tham gia vào chương trình Hệ thống thông tin kế toán đóng vai trò rất quan trọng trong công việc thực hiện kiểm tra mục tiêu của doanh

nghiệp thu nói riêng và các chương trình khác nói chung

b Các sai sót gian lận thường gặp và iện pháp kiểm soát

Các nghiệp vụ kinh tế diễn ra trong chu trình doanh thu thường phức tạp và tiềm ẩn nhiều sai sót, gian lận ảnh hưởng đến việc đạt được các mục tiêu của chu trình Đó là bán hàng và thu tiền không đúng, không đủ, không kịp thời cũng như không ghi nhận và báo cáo đúng bản chất các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nội dung báo cáo không đầy đủ, không kịp thời, mẫu biểu báo cáo không phù hợp và không thống nhất số liệu giữa các bộ phận Những sai sót xảy ra trong chu trình này có thể

do lỗi vô ý của nh n viên bán hàng, nh n viên quản lí kho hàng, nh n viên giao hàng hoặc nhân viên kế toán Tuy nhiên thực tế cũng có rất nhiều trường hợp cố ý gian lận nhằm biển thủ tài sản của doanh nghiệp và che dấu bằng cách trì hoãn việc ghi sổ hoặc ghi khống, làm giả các chứng từ hoặc cố tình hạch toán sai… Có thể liệt

kê một số trường hợp sai sót, gian lận thường gặp trong chu trình doanh thu cũng như hậu quả của nó và các biện pháp kiểm soát cụ thể như sau:

- Sự phân chia trách nhiệm: Trong thực tế, mỗi doanh nghiệp thường có một

cơ cấu kiểm soát riêng về chu trình bán hàng Tuy vậy, một hệ thống kiểm soát chuẩn và hữu hiệu về các khoản phải thu và nghiệp vụ bán hàng thường đòi hỏi phải tách biệt các chức năng và ph n nhiệm cho những cá nhân hay bộ phận khác nhau phụ trách Khi mức độ phân nhiệm càng cao thì các sai phạm càng dễ bị phát hiện thông qua sự kiểm tra tương hỗ giữa các phần hành hay khi đối chiếu tài liệu giữa các bộ phận khác nhau và do đó sẽ giảm thiểu được các hành vi gian lận và sai sót Đồng thời, mức độ phân nhiệm cùng hợp lý thì sẽ tránh được sự chồng chéo giữa các bộ phận và do đó các thủ tục kiểm soát được thiết lập càng trở nên có hiệu quả Như vậy, việc phân chia trách nhiệm là công việc trọng yếu trong kiểm soát để ngăn ngừa gian lận và sai sót, đảm bảo nguyên tắc phân công, phân nhiệm

- Các thủ tục phê chuẩn: Phê chuẩn nghiệp vụ bán hàng là công việc kiểm soát thường thấy và tập trung vào 3 điểm chủ yếu sau: Việc bán chịu phải được phê chuẩn đúng đắn trước khi quá trình tiêu thụ xảy ra Hàng hóa chỉ được gửi đi sau

- Kiểm soát chứng từ sổ sách: Sự đồng bộ của sổ sách: Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được thể hiện trên chứng từ và trong sổ sách kế toán Vì thế, chứng

từ, sổ sách kế toán và bảng tổng hợp có tác dụng kiểm soát tối đa các nghiệp vụ Mỗi DN có thể lựa chọn cho mình một hình thức kế toán thích hợp, tuy nhiên phải tuân thủ theo quy định của Bộ Tài chính

Đánh số thứ tự chứng từ: Sử dụng chứng từ có đánh số thứ tự có tác dụng vừa

để phòng bỏ sót, tránh trùng lặp các khoản phải thu, các khoản ghi số bán hàng Tuy nhiên, việc đánh số thứ tự trước chứng từ phải có mục đích rõ ràng và cần tổ chức hợp lý, kết hợp với việc kiểm tra đối chiếu để việc kiểm soát có hiệu quả

Gửi báo cáo hàng tháng: Hàng tháng nên tổng hợp và lập bảng c n đối giữa giá trị hàng bán với các khoản đã thu tiền và các khoản phải thu để kiểm soát công việc bán hàng và thu tiền Do các bảng c n đối này có liên quan đến người mua nên cân gửi đến người mua để thông báo, đồng thời xác nhận quan hệ mua bán đã phát sinh trong tháng Đ y được xem là công việc KSNB hữu ích vì nó khuyến khích sự phản ứng lại của khách hàng khi số dư không được nêu đúng

- An toàn tài sản: Ngoài ra, cần có những biện pháp kiểm soát thích hợp để bảo

vệ an toàn tài sản Tài sản ở đ y ngoài máy móc thiết bị, tiền mặt còn phải kể đến sổ sách giấy tờ quan trọng của công ty Tuỳ từng trường hợp mà sử dụng tủ hay két sắt, các thiết bị tinh vi chống trộm hay kết hợp giữa các thiết bị này Tiền là đối tượng dễ gặp rủi ro nhất như cháy hay trộm cắp Để tránh những rủi ro, yêu cầu trong kinh doanh là phải mua bảo hiểm ở mức độ thích hợp, giữ tiền ở mức tối thiểu Đồng thời, sổ sách của công ty ở các niên độ kế toán trước cần được bảo quản trong các két sắt có khả năng chống cháy

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Ở chương 1, luận văn đã trình bày những cơ sở lý luận về tổ chức thông tin kế toán đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại các doanh nghiệp thương mại Cụ thể luận văn đã trình bày về doanh nghiệp thương mại, giới thiệu chu trình bán hàng và thu tiền tại doanh nghiệp thương mại Bên cạnh việc giới thiệu các chức năng cơ bản trong chu trình bán hàng và thu tiền Chương này tập trung đề cập tổ chức thông tin trong các quy trình cụ thể của chu trình bán hàng và thu tiền như quy trình tiếp nhận đơn hàng, giao hàng, lập hóa đơn… Bên cạnh đó, các mục tiêu và biện pháp về kiểm soát tổ chức thông tin trong chu trình bán hàng và thu tiền tại các doanh nghiệp cũng được đề cập trong chương này

Trên cơ sở lý luận về tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền đã được trình bày để làm nền tảng cho việc đi s u nghiên cứu thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH ô tô Thịnh Hưng trong chương 2

29

CHƯƠNG 2

THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN Ô TÔ THỊNH HƯNG

2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH Ô TÔ THỊNH HƯNG

2.1.1 Giới thiệu tổng quan về công ty TNHH Ô Tô Thịnh Hưng

- Tiền thân : Là Công ty TNHH Thịnh Hưng được thành lập vào tháng 2 năm

1990

- Tên giao dịch: Công ty TNHH Ô Tô Thịnh Hưng

- Giám đốc: Nguyễn Nho Ân

- MST: 0400128861

- Vốn điều lệ: 30 tỷ đồng

- Số người lao động: 90 lao động

- Địa chỉ: Lô A2, 2 khu d n cư nút giao thông Tuyên Sơn, Đường 2/9, Phường Hòa Cường Nam, Quận Hải Ch u, Đà Nẵng

-Thông tin ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh:

+ Ngành nghề kinh doanh chính: Bán lẻ các loại ô tô con từ 12 chỗ ngồi trở xuống

+ Loại hình kinh doanh: Trách nhiệm hữu hạn 2 TV trở lên

+ Loại hình tổ chức: Tổ chức kinh tế SXKD dịch vụ, hàng hóa

+ Lĩnh vực kinh tế : Kinh tế tư nh n

2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển

Công ty TNHH Thịnh Hưng được thành lập vào tháng 2 năm 1990, trải qua hơn 30 năm hoạt động và phát triển, cụ thể Công ty đã trải qua các giai đoạn và đạt được các thành tích đáng chú ý sau:

+ Năm 1990: Hoạt động ban đầu của công ty trong lĩnh vực đại lý mua bán, ký gởi hàng hóa tại Đà Nẵng