Đang tải... (xem toàn văn)
HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH ĐÁ HÓA AN 1 Đề tài Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng là một chủ đề rất quan trọng và đáng nghiên cứu trong lĩnh vực kế toán. Nó có tầm ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động bán hàng chính của một doanh nghiệp. Một trong những hoạt động quan trọng quyết định lãi lỗ và sự sống còn của doanh nghiệp. Đặc biệt ở Cty TNHH Đá Hóa An 1, thì vấn đề hoàn thiện thông tin kế toán trong chu trình bán hàng vẫn còn nhiều khúc mắc, sai sót, thất thoát, và gian lận đáng kể. Chính vì những lý do trên nên em quyết định chọn đề tài này, để ứng dụng vào Công Ty TNHH Đá Hóa An 1, để đóng góp một phần hoàn thiện thông tin kế toán trong chu trình bán hàng. Đề tài Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng tại Công Ty TNHH Đá Hóa An 1 gồm các phần như mục lục sau:
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HCM TIỂU LUẬN CUỐI KỲ BỘ MƠN: HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN NÂNG CAO CHỦ ĐỀ: HỒN THIỆN TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG TẠI CƠNG TY TNHH ĐÁ HĨA AN GVHD 1: TS Nguyễn Bích Liên GVHD 2: TS Phạm Trà Lam H ọ v t ê n học v iê n: Tr ần Tấ t Th uầ n MSHV: 522202140134 Mã lớp học phần: Advanced AIS_KN1_K32.2 TP HCM, Ngày 19 tháng 06 năm 2023 LỜI CẢM ƠN Trước tiên, Em xin cảm ơn Trường Đại học Kinh Tế TP HCM tạo điều kiện cho Em theo học Nhà trường Cảm ơn toàn thể Quý Thầy Cô tận tâm với nghề, truyền đạt kiến thức quý báu cho Em suốt thời gian học tập, rèn luyện trường Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến giảng viên hướng dẫn môn Hệ thống thông tin kế tốn nâng cao – TS Nguyễn Bích Liên TS Phạm Trà Lam, người nhiệt tình hướng dẫn Em suốt thời gian học làm tiểu luận Do thời gian trình độ cịn hạn chế, tiểu luận khơng thể tránh khỏi thiếu sót Kính mong q Thầy Cơ bảo đóng góp ý kiến để Em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! I|Page LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Đề tài "Hồn thiện tổ chức thơng tin kế tốn chu trình bán hàng" chủ đề quan trọng đáng nghiên cứu lĩnh vực kế tốn Nó có tầm ảnh hưởng lớn đến hoạt động bán hàng doanh nghiệp Một hoạt động quan trọng định lãi lỗ sống doanh nghiệp Đặc biệt Cty TNHH Đá Hóa An 1, vấn đề hồn thiện thơng tin kế tốn chu trình bán hàng cịn nhiều khúc mắc, sai sót, thất thốt, gian lận đáng kể Chính lý nên em định chọn đề tài này, để ứng dụng vào Cơng Ty TNHH Đá Hóa An 1, để đóng góp phần hồn thiện thơng tin kế tốn chu trình bán hàng Đề tài "Hồn thiện tổ chức thơng tin kế tốn chu trình bán hàng Cơng Ty TNHH Đá Hóa An 1" gồm phần mục lục sau: II | P a g e MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN………………………………………………………………… I LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI……………………………………………………… II PHẦN I: MÔ TẢ SƠ LƯỢC CÔNG TY……………………………………… 1.1 Giới thiệu Công Ty………………………………………………………………………… 1.2 Tổng quan tổ chức máy kế tốn Cơng ty………………………………………… 1.3 Tổng quan hệ thống thơng tin kế tốn số nguy an tồn thơng tin tồn tại…………………………………………………………………………………………… PHẦN II: TỔNG QUAN HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG THU động bán hàng thu TIỀN………….8 2.1 Vẽ lưu đồ hoạt tiền…………………………………………… 2.2 Vẽ sơ đồ dòng liệu bán hàng………………………………………………………… 10 PHẦN III: GIẢI PHÁP HỒN THIỆN…………………………………… 11 3.1 Lập ma trận kiểm sốt hoạt động bán hàng………………………………………… 11 3.2 Xây dựng thử nghiệm thủ tục kiểm soát hoạt động bán hàng………………………14 PHẦN IV: TÀI LIỆU THAM KHẢO……………………………………… 23 1|Page PHẦN I: MÔ TẢ SƠ LƯỢC CƠNG TY 1.1 Giới thiệu Cơng Ty: - Tên đầy đủ: Cơng Ty TNHH Đá Hóa An - Năm thành lập: năm 1999 - Văn phịng tọa lạc tại: Tòa nhà DHA, C1-IDICO, đường Nguyễn Ái Quốc, Phường Hóa An, Thành Phố Biên Hồ, Tỉnh Đồng Nai, Việt Nam - Lĩnh vực hoạt động: Khai thác chế biên đá xây dựng - Quy mô: Hơn 200 lao động - Vốn điều lệ: 100 tỷ đồng - Sản phẩm chính: Các loại đá xây dựng: Đá 1x2, Đá 5x20, Đá mi, cát… - Công ty gồm chi nhánh cty con: • CHI NHÁNH NINH THUẬN - CƠNG TY TNHH ĐÁ HĨA AN • CHI NHÁNH KIÊN GIANG - CƠNG TY TNHH ĐÁ HĨA AN • CHI NHÁNH KHÁNH HỊA - CƠNG TY TNHH ĐÁ HĨA AN • CHI NHÁNH CAM RANH - CƠNG TY TNHH ĐÁ HĨA AN • CHI NHÁNH VŨNG TÀU - CƠNG TY TNHH ĐÁ HĨA AN 2|Page Dưới hình sản phẩm hoạt động sản xuất diễn cty 3|Page Sơ đồ tổ máy quản lý Cơng Ty TNHH Đá Hóa An Tổng giám đốc (Kiêm giám đốc) Ban Kiểm soát nội Chuyên viên pháp chế TP.KSNB CV.KSNB CV IT Phó Tổng Giám Đốc P HC – NS P Cung Ứng P Khai thác môi trường P Kế hoạch dự án P Logistics P Kinh doanh BH P Kế Tốn Các quản lý CN - Phịng kiểm soát nội giám sát hoạt động cty đạo trực tiếp Tổng Giám Đốc báo cáo trực tiếp cho TGĐ - Phó tổng giám đốc điều hành hoạt động Cty, chiến lược đạo tổng giám đốc - Các quản lý chi nhánh quản lý công ty đạo P TGĐ Mỗi chi nhánh có máy quản lý thu nhỏ - Các chức danh vị trí có mơ tả cơng việc phân công trách nhiệm rõ ràng Sơ đồ máy quản lý chi nhánh 3|Page Quản lý chi nhánh NV HCNS (Kiêm thủ quỹ) Nhân viên kỹ thuật Cơng nhân sản xuất Kế tốn bán hàng Thủ kho vật tư ccdc - Quản lý chi nhánh chịu giám sát cấp phối hợp với phịng ban để hồn thành tốt nhiệm vụ - Các nhân viên chi nhánh chịu quản lý từ ngành ngang, chịu quản lý từ ngành dọc - Quản lý chi nhánh trực tiếp quản lý chịu trách nhiệm hoạt động chi nhánh - Ban kiểm soát nội giám sát hoạt động chi nhánh - Các chức danh vị trí có bảng mơ tả cơng việc cụ thể phân công trách nhiệm rõ ràng 4|Page 5|Page 1.2 Tổng quan tổ chức máy kế tốn Cơng Ty Sơ đồ tổ chức máy kế tốn văn phịng Cty TNHH Đá Hóa An Kế toán thuế Kế toán toán Kế toán trưởng ( Kiêm trưởng ban tài chính) Kế tốn ngân hàng Kế tốn tổng hợp ( Kiêm trưởng phịng) Kế tốn cơng n Kế tốn chi ph Kế tốn bán hà Thủ quỹ 5|Page 3.1 Lập ma trận kiểm soát hoạt động bán hàng thu tiền mặt văn phòng Cty Mục tiêu kiểm hoạt động bán hàng thu tiền mặt, Giao hàng cho khách hàng Mục tiêu kiểm soát quy trình hoạt động Các kế hoạch kiểm sốt đề xuất Đảm bảo hoạt động có hiệu A P-1: Xử lý đặt hàng P-1 P-2: Xử lý giao hàng P-2 B C D Đảm bảo sử dụng Đảm bảo An ninh, Đảm bảo chất Cập nhập hàng tồn Đảm bảo hàng tồn Đảm bảo sử dụng Nhập liệu hóa đơn xuất kho bán hàng hiệu nguồn An tồn hàng hóa lượng hàng kho lên hệ thống kho ln có sẵn để hiệu nguồn lực người, máy đường đủ số yêu cầu xuất lực xe vận chuyển tính lượng khách hàng Thường xuyên Đầy đủ Chính xác Đầy đủ Chính xác P-1 P-2 P-3: Lập hóa đơn, thu tiền P-3 P-4: Xuất kho P-3 M-1: Kiểm soát số lượng tồn kho M-1 Mục tiêu kiểm sốt quy trình xử lý thông tin P-2 P-3 M-2: Xây dựng hệ thống kiểm sốt q trình bán hàng chánh gian lận, mát P-1 P-1 P-1 P-3 P-3 P-2 P-2 M-1 M-2 M-1 M-1 M-2 A - Giao hàng sử lý đơn hàng kịp thời B - Đúng mặt hàng C - Đúng giá D- Giao địa 11 | P a g e 12 | P a g e Giải thích ma trận kiểm sốt: P-1: Xử lý đặt hàng: Xử lý đơn hàng kịp thời, Sử dụng máy tính để duyệt online đơn đặt hàng, Hàng tồn kho đủ để xuất cho khách hàng, trường hợp hết hàng tồn kho báo phận sản xuất để sản xuất thêm Vì cty tình trạng khó khăn Hàng tồn kho nhiều bán chậm, khách hàng nên xử lý nhanh hiệu Kế toán bán hàng cập nhập phần mềm thường xuyên P-2: Xử lý giao hàng: Giao hàng kịp thời, mặt hàng, địa chỉ, Cty có xe vận chuyển ln sẵn sàng P-3: Lập hóa đơn, thu tiền: Kế tốn xuất hóa đơn kiểm lại đơn đặt hàng phiếu xuất hàng loại đá, đơn giá, cập nhập phần mềm thường xuyên, đầy đủ Sử dụng phần mềm minvoice để xuất hóa đơn điện tử P-4: Xuất kho: Đảm bảo mặt hàng khách hàng đặt M-1: Kiểm soát số lượng hàng tồn kho: Vì sản phẩm đá, nên việc xác định tồn kho mang tính ước lượng tương đối, đo ước tính Đá đổ thành đống Khi muốn kiểm kê số lượng tồn kho, cty dùng plycam để đo tính thể tích hình nón để số M3 Phương pháp tương đối Mặc dù Cty kiểm soát tốt việc xuất loại đá khách hàng yêu cầu, chưa kiểm soát việc cắp đo đạc số lượng, dẫn đến số vấn đề xảy khâu bán hàng Lợi dụng khơng thể tính số lượng xác đá tồn kho Một số kẻ xấu cty tìm cách tẩu đá ngồi để bán kiếm lợi bất Ví dụ: Tháng 03/2023 Tại CN Ninh Thuận, Quản lý chi nhánh cấu kết với kế tốn bán hàng, bán đá khơng qua trạm cân đo thu tiền khơng có phiếu thu Cty khơng phát ra, có mâu thuẫn lợi ích chia trác, dẫn đến sung đột đánh kẻ xấu Công an trật tự nhảy vào Trong q trình điều tra Cơng an phát báo lại Cty 12 | P a g e Hình ảnh đá từ máng chảy xuống thành đống, khó kiểm sốt tồn kho ước tính số lượng M-2: Xây dựng hệ thống kiểm sốt q trình bán hàng tránh gian lận, mát: Hệ thống kiểm sốt nội cịn mỏng chưa tham gia kiểm soát hết khâu Đặc biệt khâu bán hàng Vẫn gian lận, trộm cắp xảy chưa có cách khắc phục Theo Em ý kiến riêng em để giải vấn đề nên xây dựng đội tra, chuyên tranh tra đột suất khơng báo trước thường xun Ngồi cơng tác tuyển dụng nhân nên kỹ lưỡng đầu vào 13 | P a g e