Luận văn Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần xi măng Vicem Hải Vân hệ thống hóa các vấn đề lý luận về tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền tại các doanh nghiệp; khảo sát và đánh giá thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần xi măng VICEM Hải Vân; đề xuất hướng tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền trong điều kiện tin học hóa tại công ty.
Trang 1
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
NGUYEN THI MAI
HOAN THIEN TO CHUC THONG TIN KE TOAN TRONG CHU TRINH BAN HANG
VA THU TIEN TAI CONG TY CO PHAN XI MANG VICEM HAI VAN
LUAN VAN THAC SI QUAN TRI KINH DOANH
Da Nẵng - Năm 2015
Trang 2
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
NGUYEN THI MAI
HOAN THIEN TO CHUC THONG TIN KE TOAN TRONG CHU TRINH BAN HANG
VA THU TIEN TAI CONG TY CO PHAN XI MANG VICEM HAI VAN
Chuyên ngành: Kế toán
Mã số: 60.34.03.01
LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH
Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS Nguyễn Mạnh Toàn
Da Nẵng - Năm 2015
Trang 3Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi
Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được ai công bồ trong bắt kỳ công trình nào khác
Tác giả luận văn
Trang 4MO DAU 1
1 Tính cấp thiết của đề tài 1
2 Mục tiêu nghiên cứu
3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
4 Phương pháp nghiên cứu
5 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài 6 Kết cấu của luận van
Bow
b&w
ww
7 Tổng quan tài liệu nghiên cứu
CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN VÈ TỎ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN
TRONG CHU TRINH BAN HANG VA THU TIEN 6 CÁC DOANH NGHIEP 1.1 KHAI QUAT CHUNG VE HE THONG THONG TIN KE TOAN 1.1.1 Hệ 1.12 Hệ ống thông tin © œ œ Ẳœ
ống thơng tin kế toán
1.1.3 Mối liên hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ thông khác
trong doanh nghiệp 12
1.1.4 Tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn theo phần hành và theo chu trình13
1.2 TO CHUC THONG TIN KE TOAN TRONG CHU TRINH BAN HANG
VA THU TIEN 17
Trang 5CHUONG 2 THUC TRANG TO CHUC THONG TIN KE TOAN TRONG CHU TRINH BAN HANG VA THU TIEN TAI CONG TY CO
PHAN XI MANG VICEM HAI VAN 44
2.1 GIGI THIEU VE CÔNG TY CO PHAN XI MĂNG VICEM HẢI VÂN44
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty cổ phần xi măng,
'VICEM Hải Vân 44
2.1.2 Dac điểm hoạt động tiêu thụ của công ty 46
2.1.3 Tổ chức bộ máy quản lý của công ty 47
2.1.4 Tổ chức bộ máy kế tốn của cơng ty 50
2.2 THUC TRANG CONG TAC TO CHUC THONG TIN KÉ TOÁN TRONG CHU TRINH BAN HANG VA THU TIEN TAI CONG TY CO
PHAN XI MANG VICEM HAI VAN 52
2.2.1 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty 52 2.2.2 Thực trạng công tác lập chứng từ trong chu trình bán hàng và thu tiền
tại công ty 53
2.2.3 Thực trạng tô chức dữ liệu và mã hóa các đối tượng quản lý trong chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty 53
2.2.4 Thực trạng tô chức thông tin trong chu trình bán hàng và thu tiền 56
2.2.5 Thực trạng sử dụng báo cáo kế toán trong chu trình bán hàng và thu
tiền 74
2.2.6 Thực trạng kiểm sốt tổ chức thơng tin trong chu trình bán hàng và
thu tiền 71
2.2.7 Đánh giá về tô chức thơng tin kế tốn trong chu trình bán hàng và thu
tiền tại công ty cỗ phần xi măng VICEM Hải Vân 78
Trang 6TIN KE TOAN TRONG CHU TRINH BAN HANG VA THU TIEN TAT
CONG TY XI MANG HAI VAN 83
3.1 SU CAN THIET PHAI HOAN THIEN TO CHUC THONG TIN KE TOAN TRONG CHU TRINH BAN HANG VA THU TIEN TAI CONG TY
CO PHAN XI MANG VICEM HAI VAN 83
3.2 MOT SO GIAI PHAP GOP PHAN HOAN THIEN TO CHUC THONG TIN KE TOAN TRONG CHU TRINH BAN HANG VA THU TIEN TAI
CONG TY 83
3.2.1 Thiết kế lại một số mẫu chứng từ trong chu trình bán hàng và thu tiền
tại công ty 84
3.2.2 Hồn thiện tơ chức dữ liệu và mã hóa đối tượng quản lý trong chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty 87
3.2.3 Hoàn thiện quy trình bán hàng và thu tiền tại công ty 9
KÉT LUẬN CHƯƠNG 3 97
KẾT LUẬN 98
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐÈ TÀI (bản sao)
Trang 7AIS: BS: ERP: KT-TK-TC: HC-QT: HV: MIS: NPP: PX: PCB: PC: SXKD: TC-LĐ: XNDHP:
Accounting Information System
(Hệ thống thơng tin kế tốn)
Bim Sơn
Interprise Resource Planning
(Quản trị nguồn lực doanh nghiệp) Kế toán — Thống kê — Tài chính
Hành chính ~ Quản trị Hải Vân
Management Information System
(Hệ thống thông tin quản lý) Nha phân phối
Phân xưởng
Portland Cement Blended (Xi măng pooclăng hỗn hợp) Portland Cement
(Xi măng pooclăng)
Sản xuất kinh doanh
Trang 8Số Tén bang Trang higu
1.1 |Mô tả hoạt động chủ yếu của các chu trình 16 12 | Các gian lận, sai sót thường gặp và biện pháp kiềm soát 41
trong chu trình bán hàng và thu tiền
2.1 | Danh mục các tập tin được sử dụng trong chu trình bán 54
hàng và thu tiền tại công ty
2.2 | Báo cáo sản lượng tôn kho hằng ngày 60
2.3 | Báo cáo tông hợp nhận hàng và thanh toán với NPP - công |_ 62 nợ khách hàng,
2.4 | Báo cáo tình hình xuất kho tại phân xưởng II của công ty 66 2.5 | Báo cáo bán hàng chỉ tiết theo mặt hàng( DT) 75 2.6 | Bảng kê chỉ tiết nhận hàng và thanh toán của công ty 76 2.7 [Mẫu bảng cân đôi phát sinh công nợ của công ty 77 3.1 | Mơ tả hồn thiện các tập tin danh mục 89
Trang 9Số Tên hình Trang hiệu
1.1 | Các yếu tô cơ bản của hệ thống thông tin kế toán 10
1.2 | Quy trình kể toán trong doanh nghiệp 1
1 | Mỗi quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ 12
thống thông tin khác trong doanh nghiệp
1.4 | Quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình bán hàng vàthu | 20
tiên
1.5 | Sơ đỗ dòng dữ liệu mức 0 của chu trình bán hàng và thu 28
tiên
1.6 | Tô chức thông tin trong quy trình xử lý bán hàng 31 1:7 | Tô chức thông tin trong quy trình giao hàng 34 1.8 | Tô chức thông tin trong quy trình lập hóa đơn 35
2.1 | Mẫu đơn đặt hàng của công ty 58
2.2 | Phiếu yêu câu nhận xi măng của khách hàng 59
23 | Mau phiéu giao hing 63
Trang 10Số Tên sơ đỗ Trang hiệu
2.1 | Sơ đỗ bộ máy tô chức quản lý của công ty 48 2.2 | Sơ đỗ tô chức bộ máy kế tốn của cơng ty 50 2.3 | Quy trình xem xét và ký kết hợp đồng bán hàng của công ty |_ 56 2.4 | Quy trình thực hiện hợp đồng bán hàng tại công ty 37 2.5 | Sơ đỗ quy trình luân chuyên nghiệp vụ thu tiền tại công ty 69 2.6 | Thực trạng tô chức thông tin quy trình quản lý công nợ 71
khách hàng
Trang 111 Tính cấp thiết của đề tài
Công ty cỗ phần xi măng VICEM Hải Vân là doanh nghiệp Nhà nước được thành lập vào năm 1990 và được cổ phần hóa vào năm 2007 Công ty chuyên sản xuất xi măng, đá Công ty hoạt động theo mô hình công ty cổ phần cùng với hệ thống phân phối rộng trên nhiều tỉnh thành Trong môi
trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt giữa các doanh nghiệp, những thách
thức về chất lượng, hiệu quả, cắt giảm chỉ phí trong sản xuất kinh doanh, mối
quan hệ giữa cung ứng với tiêu thụ đòi hỏi công ty phải thay đổi phương thức kinh doanh, quản lý hoạt động kinh doanh sao cho có hiệu quả
Hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin là nền tảng cho việc quản lý thông tin một cách hiệu quả và nhanh chóng Nhận thức được tầm quan trọng đó, trong những năm qua công ty cũng đã ứng dụng công nghệ thông tin vào trong hoạt động kinh doanh của mình Hiện nay công ty đang sử dụng phần mềm FAST 2002 Tuy nhiên chỉ có phòng KT-TK-TC là bộ phận sử
dụng phần mềm này Các phòng ban khác như phòng tiêu thụ, phòng nhân
sự đều sử dụng chương trình làm việc của mình là những file excel được
thiết kế riêng nên việc liên kết thông tin giữa các bộ phận với nhau trong công,
ty hiện nay còn mang tính thủ công
Hiện tại, hai loại sản phẩm này được lưu trữ ở những địa bàn khác nhau và cách xa nhau nên việc quản lý kho bãi khá phức tạp Hơn nữa thông tin, dữ liệu giữa phòng kế toán và các phòng ban khác còn độc lập và chưa có tính
liên kết nên việc xác định giá bán, sản lượng tồn kho bao nhiêu? Lưu ở kho
nào? là hạn chế của công ty Bên cạnh đó công ty có nhiều nhà phân phối ở
nhiều tỉnh thành nên việc lập các báo cáo bán hàng, báo cáo công nợ gặp
Trang 12khách hàng thiết kế chưa phù hợp nên việc quản lý gặp nhiều khó khăn Làm
sao để việc ghi nhận hàng hóa chính xác; kiểm tra được hạn mức tín dụng của
khách hàng và ghi nhận doanh thu, công nợ; xuất hóa đơn chính xác, kịp thời;
xây dựng quy trình bán hàng một cách bài bản; kiểm soát các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình bán hàng nhằm đạt được tỉ lệ thu tiền bán hàng cao nhất là mối quan tâm hàng đầu của công ty
Từ các yêu cầu trên, tác giả đã chọn “ Hồn thiện tổ chức thơng tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cỗ phần xi măng
VICEM Hải vân” là đề tài nghiên cứu của luận văn 2 Mục tiêu nghiên cứu
- Hệ thống hóa các vấn đề lý luận về tổ chức thông tin kế toán trong
chu trình bán hàng và thu tiền tại các doanh nghiệp
- Khảo sát và đánh giá thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cô phần xi măng VICEM Hải Vân
- Đề xuất hướng tô chức thơng tin kế tốn trong chu trình bán hàng và
thu tiền trong điều kiện tin học hóa tại công ty
3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu là tổ chức thơng tin kế tốn trong chu trình bán hàng và thu tiền của công ty cổ phần xi măng VICEM Hải Vân
~ Phạm vi nghiên cứu
+ Về không gian nghiên cứu: Được thực hiện tại Công ty Cổ phần Xi
Măng VICEM Hải Vân Công ty hiện đang tiêu thụ 3 mặt hàng là xi măng,
đá, clinke Bài viết này chỉ tập trung nghiên cứu cách thức tô chức thơng tin
kế tốn trong việc tiêu thụ mặt hàng xi măng
+ Về thời gian: Đề tài sử dụng tài liệu của Công ty Cổ phần Xi Măng
Trang 13- Sử dụng các nguồn tài liệu về hệ thống thơng tin kế tốn và chủ yếu là thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền, giáo trình ngành kế
toán để tìm hiểu cơ sở lý luận của đề tài
~ Áp dụng phương pháp quan sát đề tìm hiểu cách thức quản lý, tổ chức
thực hiện của hệ thống thông tin thực tế và công tác kế toán được áp dụng tại
công ty mà chủ yếu là công tác kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền
- Thu thập các sơ đồ dòng dữ liệu, mô hình dữ liệu, lưu đồ mô tả tô
chức hệ thống thông tin kế toán và các báo cáo, bảng biểu được sử dụng trong,
chu trình bán hàng và thu tiền tại đơn vị
- Phuong pháp phỏng vấn trực tiếp các bộ phận có liên quan để làm rõ vấn đề nghiên cứu
5 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài
Luận văn xác định được vai trò quan trọng của tổ chức thông tin kế
toán trong chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty thông qua phân tích
những cơ sở lý luận về hệ thống thơng tin kế tốn
Tìm ra được những hạn chế từ đó đề xuất một số giải pháp chủ yếu nhằm hồn thiện tổ chức thơng tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cô phần xi măng VICEM Hải Vân
6 Kết cấu của l
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, luận văn gồm có ba chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về tô chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền ở các doanh nghiệp
Chương 2: Thực trạng công tác tô chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cô phần xi măng VICEM Hải Vân
Trang 14Mục đích chính của luận văn là nghiên cứu việc tổ chức thông tin kế
toán trong chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cô phần xi măng VICEM Hải Vân từ việc kế thừa và phát triển những kết quả nghiên cứu của các tác giả trong và ngoài nước về hệ thống thơng tin kế tốn và tổ chức thông tin kế toán nhằm tạo ra một hệ thống thông tin kế tốn hữu hiệu cho cơng ty góp phần giúp các nhà quản lý đưa ra những quyết định đúng đắn trong hoạt động,
SXKD,
Hệ thống thơng tin kế tốn là bộ phận rất quan trọng trong hệ thống thông tin nói chung của doanh nghiệp Hệ thống thơng tin kế tốn là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống thông tin quản lý, có vai trò cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác kịp thời về tình hình tài sản, nguồn vốn và quá
trình kinh doanh của doanh nghiệp Đã có nhiều công trình nghiên cứu của
các nhà khoa học như Nguyễn Phước Bảo Ấn, Nguyễn Thế Hưng, Thiều Thị Tâm biên soạn các giáo trình về hệ thống thông tin kế toán trên cơ sở tham
khảo nhiều tài liệu như kế toán tài chính, các khái niệm cốt lõi của hệ thống,
thông tin kế toán trong nước và ở các nước có nền kinh tế phát triển, kết hợp những quy định trong luật kế tốn, thơng tư hướng dẫn chuẩn mực kế toán, kế toán máy Các tác giả tiếp cận van dé về hệ thống thơng tin kế tốn theo các
cấp độ khác nhau từ tư duy trừu tượng đến các ứng dụng, vận dụng các kiến thức để xây dựng được một chu trình kế toán có khả năng áp dụng thực tiễn
Trang 15việc nghiên cứu của đề tài:
- Nguyễn Thế Hưng (2006), Giáo trình /!¿ théng thơng tin kế tốn (Lý thuyết, bài tập và bài giải), nhà xuất bản thông kê, đã trình bày nội dung cơ bản
về cách thức tô chức hệ thống thơng tin kế tốn, cách thức tổ chức cơ sở dữ liệu dưới các góc độ khác nhau, xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong môi trường tin học, cách thức thực hiện và vận hành hệ thống thông tin kế toán
- Nguyễn Mạnh Toàn và Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2011), Giáo trình đệ
thống thơng tin kế tốn, nhà xuất bản tài chính, đã tiếp cận vấn đề từ khái quát đến cụ thê các nội dụng của hệ thống thông tin kế toán với các hệ thống khác
trong doanh nghiệp, mối quan hệ giữa các chu trình trong doanh nghiệp, các
phương pháp xây dựng bộ mã, kiểm sốt hệ thống thơng tin kế toán, chức
năng chính của từng chu trình, cách thức tổ chức dữ liệu, quy trình luân
chuyên, xử lý đữ liệu và cung cấp thơng tin kế tốn Các tác giả cũng đã cụ
thê hóa đến việc tổ chức kế toán theo chu trình nhằm phục vụ các đối tượng, sử dụng thông tin kế toán trên cơ sở xác định rõ mỗi loại thơng tin kế tốn cần thiết cho ai, cho bộ phận chức năng nào đề tô chức ghi nhận, theo dõi, xử lý,
báo cáo hoặc phân quyền truy cập, khai thác thông tin đó một cách nhanh chóng và chính xác nhất trên nền tảng ứng dụng công nghệ thong tin
- Trần Mậu Thông (2010), Hoàn thiện hệ thống thơng tin kế tốn tại cơng ty cổ phân Lâm Đặc Sản Quảng Nam, Luận văn thạc sỹ Quản trị kinh doanh, Đại học Đà Nẵng, Đà nẵng Tác giả cho rằng hồn thiện hệ thống
thơng tin kế toán thì cần phải xây dựng các thủ tục để kiểm soát việc xử lý dữ liệu và kiểm sốt kết xuất Thơng qua bài viết của tác giá này ta thấy được
tầm quan trọng của việc xây dựng các thủ tục kiểm soát để kiểm soát việc xử
Trang 16tin cậy cao
- Hoàng Giang và Lê Ngọc Mỹ Hằng (2006), Hồn thiện tổ chức cơng
tác kế toán doanh thu trong điều kiện tin học hóa tại các doanh nghiệp thương
mại, dịch vụ trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế, Luận văn thạc sĩ quản trị kinh
doanh, Đại học Huế, đã trình bày cụ thể về thực trạng công tác tơ chức kế tốn
doanh thu trong điều kiện tin học hóa tại các doanh nghiệp thương mại, dịch vụ
trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế Trong bài viết này tác giả cho ta thấy được những tồn tại cần phải bổ sung và điều chỉnh như vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin vào cơng tác kế tốn của các doanh nghiệp; vấn đề mã hóa các đối tượng chỉ tiết phục vụ yêu cầu quản trị doanh nghiệp; vấn đề xây dựng hạn
mức tín dụng đối với khách hàng và phương pháp xử lý khi vượt quá hạn mức;
vấn đề nhận biết các rủi ro trong quá trình xuất kho và giao hàng, lập hóa đơn, quản lý nợ phải thu, thu tiền bán hàng Tuy nhiên hạn chế của bài viết này là
tác giả mới chỉ dừng lại ở các doanh nghiệp thương mại, dịch vụ mà chưa mở
rộng nghiên cứu cho các doanh nghiệp sản xuất
- Phạm Lê Hoài (2012), Hồn thiện tổ chức thơng tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần PYMEPHARCO, Luận văn thạc
sĩ quản trị kinh doanh, đại học Đà Nẵng, Đà Nẵng Luận văn đã trình bày cụ
thể về thực trạng tô chức thơng tin kế tốn trong chu trình bán hàng và thu tiền tại một công ty chuyên sản xuất và kinh doanh được phẩm Trong bài viết này, tác giả đã mô tả cụ thể thực trạng tô chức thông tin kế toán trong từng, quy trình của chu trình bán hàng và thu tiền như quy trình tiếp nhận và xử lý đơn hàng; quy trình giao hàng và lập hóa đơn và từ đó tác giả đã đề xuất
các biện pháp cụ thể nhằm hoàn thiện tổ chức thơng tin kế tốn như hoàn
Trang 17trên, tác giả đã chọn đề tài “Hồn thiện tổ chức thơng tin kế toán trong chu
trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phân xi măng VICEM Hải Lân” làm để tài nghiên cứu của mình Đây là đề tài nghiên cứu riêng về tơ chức thơng, tin kế tốn trong chu trình bán hàng và thu tiền trong công ty chuyên sản xuất xi măng Nghiên cứu để tài này sẽ tạo điều kiện cho các doanh nghiệp kinh doanh trong ngành xi măng thấy được vai trò thực sự của hệ thống thông tin kế toán nói chung và cụ thể trong chu trình bán hàng và thu tiền nói riêng nhằm góp phần hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán hơn nữa đề thúc đầy hoạt
động tiêu thụ nhanh chóng và chính xác và góp phần nâng cao hiệu quả hoạt
Trang 18CO SO LY LUAN VE TO CHUC THONG TIN
KE TOAN TRONG CHU TRINH BAN HANG VA THU TIEN 6 CAC DOANH NGHIEP
1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VE HE THONG THONG TIN KE TOAN
1.1.1 Hệ thống thông tin
a Khdi niém thong tin
Thông tin được chúng ta tiếp nhận dưới nhiều hình thức khác nhau thông qua các phương tiện truyền thông khác nhau Từ điền tiếng Việt định nghĩa “Thông tin là truyền tin cho nhau để biết” Thông tìn có thê được tiếp
nhận qua việc thu thập và xử lý dữ liệu, trao đổi, phân tích, truyền thụ, cảm nhận giúp tăng thêm sự nhận thức và hiểu biết của con người về một sự
kiện, một hiện tượng nào đó Như vậy thông tin được xem xét trên 3 khía
cạnh: Thứ nhất, đó chính là nội dung được truyền tải; Thứ hai là phương pháp truyền tải; Thứ ba là đích đến của thông tin [8]
b Khái niệm hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin là ip hop gém con người, các quy trình và các
thiết bị công nghệ thông tin (phần cứng, phần mềm, dữ liệu ) tương tác với
nhau để thực hiện hoạt động thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin hữu ích cho người sử dụng có liên quan trong một tập hợp ràng buộc gọi là môi trường [8]
Dữ liệu là những dữ kiện, con số, hình ảnh chưa qua xử lý để mang lại
ý nghĩa cụ thể phục vụ cho nhu cầu của con người nhất định Thông tin là dữ liệu đã được xử lý, mang ý nghĩa phù hợp với nhu cầu cụ thể của người sử
dụng, trong thực tế khái niệm dữ liệu và thông tin chỉ mang tính tương đối
Trang 19đòng thông tin thường được hiểu là từ nơi phát đến nơi nhận Mỗi thông tin
đều có vật mang tin và nội dung tin Nội dung tin bao giờ cũng phải chứa
đựng trên một vật mang tin nào đó Trên một vật mang tin có thê có nhiều nội
dung tin hay có thể thay đổi vật mang tin trong quá trình lưu chuyển của
thông tin
Các bộ phận cầu thành hệ thống thông tin
Mọi hệ thống thông tin đều có 4 bộ phận : bộ phận đưa dữ liệu vào, bộ
phận xử lý, kho dữ liệu, bộ phận đưa dữ liệu ra
1.1.2 Hệ thống thơng tin kế tốn
a Khái niệm hệ thống thơng tin kế tốn
Hệ thống thơng tin kế tốn là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ
thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp bao gồm nguồn nhân lực, các phương tiện, các phương pháp kế toán được tổ chức khoa học nhằm thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về tình hình huy động và sử dụng vốn của doanh
nghiệp cũng như kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong từng
kỳ nhất định Hai chức năng của hệ thống thông tin kế toán là shéng tin va kiểm tra [§]
- Mục tiêu của hệ thống : cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời về tình hình tài chính của doanh nghiệp, bao gồm những thông tin về tài sản, nguồn vốn, quá trình kinh doanh và lưu chuyển tiền tệ trong doanh nghiệp
- Dữ liệu đầu vào: là các đữ liệu từ các hoạt động kinh tế phát sinh
trong doanh nghiệp như mua vật tư hàng hóa, bán hảng, thu tiền, các chỉ phí phát sinh, trả lương cho công nhân
- Quy trình xử lý: là một quy trình hoàn chỉnh bao gồm các giai đoạn cụ
thể từ việc thu thập thông tin về các dữ liệu kế toán, đến việc xủ lý, phân tích
Trang 20phương pháp kế toán là phương pháp chứng từ, phương pháp tài khoản và ghi
kép, phương pháp đo lường đối tượng kế toán và phương pháp tổng hợp cân đối kế toán Để thực hiện các quy trình trên đây đòi hỏi phải có sự ttham gia
của con người (cán bộ, chuyên viên kế toán) có những kỹ năng và trình độ chuyên môn và nghiệp vụ, được phân công và tổ chức một cách khoa học
hợp lý với sự hỗ trợ của các phương tiện phù hợp (thiết bị phần cứng, phần
mềm, cơ sở đữ liệu, số sách )
- Đầu ra: là các thông tin kế toán đáp ứng theo yêu cầu của người sử dụng bao gồm các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp, các cấp quan tri cing
như phục vụ hoạt động tác nghiệp tại các bộ phận bên trong doanh nghiệp
Trong các yếu tố của hệ thống thơng tin kế tốn, quy trình xử lí kế toán là phức tạp nhất, vì vậy dé hiểu rõ về hệ thống thơng tin kế tốn cần nắm
được quy trình xử lý kế toán trong một doanh nghiệp [8]
Các yếu tố cơ bản của hệ thống thơng tin kế tốn được mô tả ở hình 1.1 Phin Phần Dữ liệu kế “Thơng tin kế tốn tốn 9 connaui => case cheay dù liệu ¬ tha we
Hinh 1.1 Các yếu tố cơ ban của hệ thống thông tin kế toán
b Quy trình xử lý kế toán trong doanh nghiệp
Với chức năng thông tin và kiểm tra về tình hình tài sản, nguồn vốn và
quá trình kinh doanh, công tác kế toán tại một doanh nghiệp cần được tổ chức
Trang 21
tùy thuộc đặc điểm kinh doanh, quy mô và yêu cầu cụ thể của người quản lí doanh nghiệp mà việc tô chức các nghiệp vụ ghi chép, xử lí và cung cấp thông, tin có thể khác nhau nhưng đều tuân thủ theo quy trình xử lí như ở hình 1.2
~ Ghỉ nhận : là giai đoạn đầu tiên của quy trình kế toán, thực hiện chức
năng thu thập các dữ liệu liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát
sinh trong doanh nghiệp
- Xứ lý: là giai đoạn tiếp theo của quy trình kế toán Trên cơ sở các dữ liệu trên chứng từ, kế toán thực hiện việc xử lý và cung cấp thông tin theo yêu cầu của quản lý
- Báo cáo: đây là bước công việc cuối cùng trong quy trình xử lý kế
Trang 221.1.3 Mối liên hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ thống
khác trong doanh nghiệp
Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là một hệ thống đa dạng, phức
tạp với nhiều chức năng được thực hiện bởi các bộ phận khác nhau, có mối
quan hệ ràng buộc chặt chẽ, cung cấp thông tin lẫn nhau nhằm đảm bảo cho
hoạt động của doanh nghiệp có hiệu quả
Các hệ thống thông tin như hệ thống thông tin tài chính, hệ thống thông tin nhân sự, hệ thống thông tin bán hàng, hệ thống thông tin sản xuất không, tách biệt nhau mà thường chia sẽ với nhau các nguồn lực chủ yếu của hệ thống và tắt cả chúng đều có mối quan hệ chặt chẽ với hệ thống thơng tin kế
tốn Các hệ thống thông tin chức năng này cung cấp dữ liệu đầu vào cho hệ thống thông tin kế toán và từ những dữ liệu này, hệ thống thông tin kế toán có
nhiệm vụ xử lí chúng thành thông tin hữu ích cung cấp trở lại cho các bộ phận
để thực hiện chức năng của mình Ví dụ, hệ thống thông tin kế tốn cung cấp thơng tin về tình hình tồn kho vật tư cho bộ phận cung ứng, thông tin về tình
hình công nợ khách hàng cho bộ phận bán hàng
Mối quan hệ giữa hệ thống thơng tin kế tốn với các hệ thống thông tin
khác trong doanh nghiệp được trình bày ở hình 1.3
thing tin tải chính
Hình 1.3 Mối quan hệ giữa hệ thống thơng tin kế tốn với các hệ thông
Trang 23Như vậy, hệ thống thơng tin kế tốn cùng với các hệ thống thông tin
chức năng khác tạo nên hệ thống thông tin quản lý hoàn chỉnh phục vụ yêu
cầu quản trị doanh nghiệp Các hệ thông thông tin này liên kết hệ thống thông,
tin quản trị với hệ thống tác nghiệp, đảm bảo sự vận hành của doanh nghiệp
đạt được các mục tiêu đề ra
1.1.4 Tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo phần hành và theo
chu trình
a Tổ chức hệ thông thông tin kế toán theo phần hành
Tổ chức hệ thống thông tin theo phần hành kế toán là việc tổ chức
thông tin trong một phần mềm kế toán độc lập, toàn bộ dữ liệu kế toán được
phân loại và xử lý theo từng đối tượng nhất định
Trong tô chức kế tốn truyền thơng, để theo dõi, hạch toán, quản lý và cung cấp thông tin về các đối tượng kế toán, người ta thường tổ chức cơng tác
kế tốn theo các phần hành như : kế toán tiền, kế toán vật tư hàng hóa, kế tốn cơng nợ, kế tốn chỉ phí sản xuất và giá thành sản phẩm, kế toán tiêu thụ Mỗi phần hành kế toán có nhiệm vụ theo dõi, hạch toán và cung cấp thông tin về một hoặc một số đối tượng nhất định và do một nhân viên kế toán phụ trách một cách độc lập, chịu trách nhiệm thu thập kiểm tra, xử lý tất cả các chứng
từ liên quan đến các nghiệp vụ tăng giảm và ghi số theo từng đối tượng kế
tốn thuộc phần hành
Việc tơ chức hệ thống thông tin kế toán theo phần hành giúp theo dõi và cung cấp thông tin về số dư đầu kỳ (số lượng và giá trị), tình hình phát sinh tăng, phát sinh giảm trong kỳ và số dư cuối kỳ của từng đối tượng
Tuy nhiên, kế toán không phải là điểm khởi đầu mà thường ghi nhận, xử lý kết quả của các hệ thống thông tin khác và các bộ phận chức năng đều
Trang 24
doanh nghiệp, hạn chế thông tin kế toán hỗ trợ cho các bộ phận khác tác
nghiệp, giảm hiệu quả công tác [10]
b Tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo chu trình
Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resourse
Planning ~ ERP) là một giải pháp tin học hóa, một phương thức quản lý, ERP cho phép tích hợp những chức năng chung của một tổ chức vào trong một hệ
thống duy nhất thay vì phải sử dụng phần mềm kế toán, phần mềm nhân sự -
lương, quản trị sản xuất, quản lý tồn kho, tiêu thụ .song song độc lập nhau
Đặc trưng của phần mềm ERP là có cấu trúc phân hệ (module), bao gồm một tập hợp nhiều phần mềm riêng lẻ, mỗi phần mềm thực hiện một chức năng,
riêng Thay vì việc sử dụng các cơ sở dữ liệu tách biệt của các bộ phận, phòng ban khác nhau, doanh nghiệp dựa vào một cơ sở dữ liệu tập trung, cho phép các bộ phận khác nhau có thể cùng truy cập tới các nội dung thông tin được
xác định trước bởi người quản trị Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm
bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc
và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ hạch định và lên kế hoạch
Tổ chức thông tin kế toán theo chu trình : trong quá trình hoạt động của
các doanh nghiệp, có những công việc được lặp đi lặp lại một cách thường
xuyên, liên tục theo một trình tự (chu trình) nhất định qua nhiều khâu, nhiều giai đoạn do nhiều bộ phận, nhiều cá nhân tham gia thực hiện trong đó có sự tham gia tích cực của các phần hành kế toán Để đảm bảo cho các hoạt động, được diễn ra một cách nhịp nhàng, đồng bộ nhằm đạt được hiệu quả cao nhất
Trang 25các công đoạn, là cơ sở để xác định trách nhiệm cụ thẻ của từng bộ phận trong, việc phối hợp thực hiện nhiệm vụ, tránh chồng chéo, sai sót
Trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin nhằm tăng cường chức năng phối hợp, trao đôi dữ liệu và thông tin giữa các phần hành kế toán và
giữa kế toán với các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp Bên cạnh việc tổ
chức theo từng phần hành, doanh nghiệp cần phải tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo chu trình Cách tiếp cận này hướng đến phục vụ các đối tượng sử
dụng thông tin kế toán trên cơ sở xác định rõ mỗi loại thông tin kế toán cần
thiết cho ai, cho bộ phận chức năng nảo trong một chu trình công tác Từ đó
tổ chức, ghi nhận, theo dõi, báo cáo hoặc phân quyền truy cập để khai thác dữ
liệu, thông tin một cách nhanh chóng, chính xác nhất
Hoạt động chủ yếu trong một doanh nghiệp đều có thể tổ chức thành bốn chu trình cơ bản gồm: chu trình doanh thu, chu trình cung ứng, chu trình chuyên đổi và chu trình tài chính Đề đảm bảo các mối quan hệ phối hợp giữa
các chức năng, bộ phận trong mỗi chu trình thì cần phải xây dựng một hệ
thống thông tin quản lý nói chung và hệ thống thông tin kế toán nói riêng
tương ứng trong từng chu trình Theo đó, bộ phận thực hiện công đoạn trước phải thông tin đầy đủ, kịp thời và chính xác cho các bộ phận thực hiện công
đoạn sau để các bộ phận này chủ động triển khai công việc nhằm hoàn thành
trọn vẹn chức năng của chu trình Ngược lại, các bộ phận trước đó hoặc báo
cáo kịp thời cho các cấp quản lý về tình hình và kết quả thực hiện kế hoạch
công tác [8]
Trang 26Bảng 1.1 Mô tả hoạt động chủ yếu của các chu trình
Chu trình Hoạt động
~ Nhận và trả lời yêu cầu khách hàng
- Kiểm tra tín dụng và tồn kho
- Xuất kho giao hàng
Chu trình bán |-Lập hóa đơn
hàng và thu tiền ~ Theo dõi các khoản phải thu
- Thu tiền
Ghi số và báo cáo
~ Yêu câu hàng hóa/dịch vụ
- Lập, xét duyệt và gửi đơn hàng đến nhà cung cấp
Chu trình mua | - Chấp nhận thanh toán
hàng và thanh toán | - Thanh toán tiền cho nhà cung cấp
~ Theo dõi nợ phải trả
- Ghi số và lập và lập báo cáo - Lập kế hoạch sản xuất - Yêu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất ~ Tổ chức sản xuất - Nhập kho thành phẩm Chu trình chuyển ~ Tính toán chỉ phí sản xuất l
đổi - Lập báo cáo
- Dự báo nhu câu tiên
- Phát hành cô phiếu cho nhà đầu tư
Chu trình tai chính | - Vay ngân hàng
- Chỉ trả cỗ tức và lãi vay
- Lập báo cáo
Trang 27
1.2 TO CHUC THONG TIN KE TOAN TRONG CHU TRINH BAN HANG VA THU TIEN
1.2.1 Đặc điểm của chu trình bán hàng và thu tiền và các yêu cầu
quần lý
Chu trình bán hàng và thu tiền bao gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những sự kiện phát sinh liên quan đến bán hàng và thu tiền khách hàng
Các công việc ghi nhận, xử lý những nghiệp vụ liên quan đến bán hàng
diễn ra liên tục và lặp lại đối với từng lần bán hàng và chỉ dừng lại khi doanh
nghiệp ngừng hoạt động Nếu doanh nghiệp thiết kế chu trình bán hàng và thu
tiền một cách hữu hiệu với sự hỗ trợ của công nghệ thông tin hiện đại thì sẽ đảm bảo nghiệp vụ bán hàng và thanh toán của khách hàng được thực hiện
nhanh chóng, chính xác và được kiểm soát tốt
Hai hệ thống chức năng cơ bản tạo nên chu trình bán hàng và thu tiền : (1) hệ thống xử lý bán hàng và (2) hệ thống xử lý thu tiền Đề thực hiện hai
chức năng cơ bản trên, trong doanh nghiệp thường có hai bộ phận trực tiếp tham gia thực hiện hai chu trình này là phòng kinh doanh và phòng kế toán
Trao đổi thông tin đóng vai trò rất quan trọng dé thực hiện phối hợp nhịp
nhàng và hiệu quả giữa các cá nhân trong từng bộ phận cũng như tham gia giữa hai bộ phận với nhau
Các yêu cầu quản lý cảu chu trình bán hàng và thu tiền bao gồm:
- Đối với nghiệp vụ bán hàng là (1) bán đúng (đúng khách hàng/ đúng giá/ đúng hàng) (2) bán đủ (đủ số lượng hàng hóa thỏa thuận) và (3) bán kịp
thời (kịp thời hạn để cam kết)
- Đối với nghiệp vụ thu tiền yêu cầu đặt ra là phải (1) thu đúng ( đúng
Trang 28Bên cạnh hai chức năng chính là bán hàng và thu tiền, việc ghi nhận đối chiếu và báo cáo tình hình tiêu thụ phải đảm bảo đúng, đủ, kịp thời, ngắn gọn, đễ hiểu, khớp đúng số liệu giữa bộ phận bán hàng và bộ phận kế toán
1.2.2 Tỗ chức xây dựng chứng từ và quy trình luân chuyển chứng a Hệ thống chứng từ
Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã hoàn thành làm căn cứ ghi số kế toán (Khoản 7,
điều 4 — Luật kế toán),
Chứng từ kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp phải thực hiện theo
đúng quy định của luật kế toán, nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/05/2004 của Chính phủ và các văn bản sửa đổi, bỗ sung
Theo thông tư 200/2014/TT-BTC thì doanh nghiệp được chủ động xây
dựng, thiết kế biểu mẫu chứng từ kế toán cho phù hợp với đặc điểm hoạt động,
và yêu cầu quản lý của mình nhưng phải đáp ứng được các yêu cầu của Luật
kế toán và đảm bảo nguyên tắc rõ ràng, minh bạch, kịp thời, dễ kiểm tra, kiểm
soát và đối chiếu Trường hợp doanh nghiệp không tự xây dựng mẫu biểu chứng từ kế toán có thể tham khảo theo mẫu biểu tại phụ lục 03 của thông tư
200/2014/TT-BTC
Một số chứng từ mang tính bắt buộc được sử dụng trong chu trình bán
hàng và thu tiền bao gồm:
- Hóa đơn giá trị gia tăng
- Hóa đơn bán hàng thông thường
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyên nội bộ
~ Phiếu xuất kho hàng gửi đại lý
- Hóa đơn dịch vụ cho thuê tài chính
Trang 29Một số chứng từ mang tính hướng dẫn được sử dụng trong chu trình
bán hàng và thu tiền bao gồm:
~ Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi
- Thẻ quay hàng
b Quy trình luân chuyển chứng từ
Khi xây dựng quy trình luân chuyên chứng từ cần căn cứ vào đặc điểm tổ chức quản lý, tổ chức bộ máy kế toán, yêu cầu quản lý đối với nghiệp vụ
kinh tế phát sinh trên chứng từ, đảm bảo cho chứng từ vận động qua các bộ phận một cách khoa học, hợp lý, tránh tính trạng trùng lắp, bỏ sót hoặc luân
chuyên vòng vèo Sau khi sử dụng chứng từ để ghi số, chứng từ sẽ được lưu trữ theo quy định của luật kế toán Cơ sở để xây dựng hệ thống chứng từ kế
toán là chế độ chứng từ kế toán, các đặc điểm vận động của các đối tượng kế
toán, đặc điểm hoạt động kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp Nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp gồm nhiều loại, liên quan đến nhiều đối tượng, thời gian và địa điểm khác nhau Cho nên cần phải có quy trình luân chuyển chứng từ qua các bộ phận có liên quan đẻ tô chức ghi nhận
và xử lý thông tin Do vậy mà các bộ phận có mồi quan hệ mật thiết với nhau
Mối quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình bán hàng và thu tiền được mô
Trang 30maa Tag +, oi xe Ti The 7 0 °] am o We \o (8) @ ®| cm Shwe mm 7 Hình 1.4 Quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình bán hàng và thu tiền 1) Nhận bán hàng (7) Cập nhật giảm hàng tồn kho
(2) Kiểm tra tình hình công nợ khách hàng _ (8) Lập hóa đơn
(3) Kiểm tra hàng tồn kho (9) Theo dõi phải thu khách hàng
(4) lập lệnh bán hàng (10) Thu tiền
(5) Chuẩn bị giao hàng (11) Hạch toán tông hợp và lập báo cáo (6) Giao hàng và vận chuyển hàng,
- Bộ phận kinh doanh : có chức năng xác định và thỏa mãn nhu cầu khách hàng, thực hiện công việc bán hàng, nghiên cứu thị trường, xây dựng
Trang 31hóa chỉ phí trong hoạt động bán hàng Hệ thống thông tin bán hàng bao gồm con người, thiết bị và quy trình nhằm thu thập, xử lý và cung cấp những thông,
tin kịp thời và chính xác phục vụ cho việc phối hợp giữa các các nhân, bộ phận trong quá trình bán hàng
- Bộ phận kế toán: ghi nhận, xử lý, phân tích, lưu trữ các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh liên quan đến sự biến động hàng hóa, doanh thu theo ting
khách hàng, từng thị trường, theo dõi công nợ theo từng khách hàng, phi nhận
đầy đủ các khoản thuế liên quan đến quá trình tiêu thụ, tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, chỉ phí xác định kết quả tiêu thụ cung cấp thông tin cho bộ phận bán
hàng và nhà quản trị các cấp thông qua các báo cáo thích hợp
Khi tổ chức lập và luân chuyển chứng từ cần đưa ra các quy định bing
văn bản mô tả quy trình, sau đó trình bảy dưới hình thức lưu đồ chứng từ và
đính kèm tắt cả các biểu mẫu có liên quan Nguyên tắc khi thiết kế quy trình
lập và luân chuyển chứng từ là đảm bảo tính hữu hiệu và hiệu quả cảu quá
trình xử lý, đáp ứng các yêu cầu kiểm soát nhằm đảm bảo tất cả các dữ liệu
đều được ghi nhận đầy đủ, chính xác, kịp thời, tài sản được an toàn Quy trình
lập và luân chuyên chứng từ cần được xây dung dựa trên các chức năng của
quá trình xử lý, không nên gắn chặt với một bộ phận hay một con người cụ
thé nhằm đảm bảo tính linh hoạt cho hệ thống kế toán
1.2.3 Tổ chức dữ liệu và mã hóa các đối tượng quản lý a Tổ chức dữ liệu trong chu trình bán hàng và thu tiền
Hệ thống thông tin kế toán đóng vào trò quan trọng trong hệ thống thông tin quản lý của một doanh nghiệp Thông tin do kế toán cung cấp có
ảnh hưởng đến hoạt động của toàn doanh nghiệp nên việc tô chức dữ liệu kế
toán ban đầu, thực hiện xử lý và cung cấp thông tin đòi hỏi phải chính xác,
Trang 32Co sở dữ liệu kế toán bao gồm tập hợp các tập tin có quan hệ rất chặt chẽ với nhau được thiết kế đề ghi nhận, lưu trữ và xử lý toàn bộ các dữ liệu và
thông tin kế toán Có thể hiểu hệ thống cơ sở dữ liệu kế toán đóng vai trò như
bộ số kế toán trong điều kiện hạch toán trên máy tính Toàn bộ dữ liệu kế toán bao gồm những dữ liệu được khởi tạo ban đầu và những dữ liệu mới phát sinh
trong quá trình hạch toán đều được cập nhật và lưu trữ trên các tập tin trong
hệ thống cơ sở đữ liệu kế toán Mỗi tập tin gồm nhiều trường và nhiều mẫu tin (bản ghi) Mỗi trường ứng với một thuộc tính cần quản lý của các đối
tượng hay các nghiệp vụ Mỗi một mẫu tin mô tả các thuộc tính của một đối tượng hay một nghiệp vụ xác định Theo tính chất của dữ liệu chứa trong mỗi
tập tin, các tập tin trong hệ thống cơ sở dữ liệu kế toán có thể được phân thành các tập tin hệ thống, tập tin danh mục từ điển, các tập tin biến động, các tập tin tồn và các tập tin báo cáo
- Tập tin hệ thống
Các tập tin hệ thống được thiết kế để lưu trữ các thông số của hệ thống
đã khai báo trong phần khởi tạo, bao gồm các thông tin chung liên quan đến
doanh nghiệp, các phương pháp hạch toán và các hình thức sổ kế toán được lựa chọn, các quyền truy cập của từng người - Tập tin danh mục từ điển
Lưu trữ đữ liệu về các đối tượng quản lý của kế toán, ít thay đổi, được
duy trì và sử dụng cho nhiều kỳ kế toán như vật tư, hàng hóa, tài sản, công nợ,
ngoại tệ Mỗi đối tượng đều được gán cho một ký hiệu nhất định, gọi là mã của đối tượng và tập hợp mã của các đối tượng cùng loại được gọi là bộ mã,
hay gọi là danh mục Thông thường, các bộ mã và các thuộc tính liên quan
đến bộ mã được lưu giữ trong các tập tin danh mục từ điển được tạo ra và cập
nhật nội dung ngay từ đầu khi chuẩn bị đưa phần mềm kế toán vào sử dụng và
Trang 33danh mục tài khoản được thiết kế để quản lý toàn bộ các tài khoản (bao gồm tài khoản tổng hợp và một số tài khoản chỉ tiết), trong doanh nghiệp còn có rất nhiều tập tin được thiết kế để quản lý từng đối tượng kế toán như tập tin danh
mục vật tư, danh mục TSCĐ, danh mục ngoại tệ, danh mục khách hàng, danh mục nhà cung cấp, danh mục nhân viên, danh mục bộ phận phòng ban, danh mục chỉ phí, danh mục chứng từ, danh mục nghiệp vụ Mỗi tập tin bao gồm
nhiều mẫu tin, mỗi mẫu tin chứa đựng mã và thuộc tính của từng đối tượng kế
toán cụ thể được theo dõi trong từng tập tin đó Trong chu trình bán hàng và
thu tiền sử dụng một số các tập tin danh mục như:
+ Tập tin danh mục vật tr: được sử dụng đễ quản lý bộ mã vật tư, hàng hóa của doanh nghiệp Trong tập tin này, mỗi mẫu tin lưu trữ dữ liệu về mã và các thuộc tính của một vật tư, hàng hóa cụ thể
+ Tập tin danh mục khách hàng: được thiết kế và xây dung dé
quản lý bộ mã khách hàng và các thuộc tính của khách hàng
+ Tập tin danh mục chứng từ: được thiết kế và xây dựng dé quản lý bộ mã chứng từ doanh nghiệp sử dụng + Tập tin danh mục nghiệp vụ : được thiết kế và xây dựng để quản lý bộ mã các nghiệp vụ kinh tế thường hay phát sinh tại doanh nghiệp - Tập tin biến động
Được thiết kế nhằm lưu trữ và xử lý toàn bộ các dữ liệu phát sinh trong các kỳ hạch toán Các tập tin biến động có thể được tổ chức theo từng năm
Cuối mỗi năm, phần mềm tự động tổng hợp, kết chuyển và đưa các tập tin
biến động của năm cũ vào lưu trữ, đồng thời tạo ra các tập tin biên động mới để ghi nhậ
lưu trữ và xử lý các dữ liệu phát sinh trong năm sau:
Trong kỳ hạch toán, tất cả các chứng từ phát sinh liên quan đến các
phần hành đều được định khoản và cập nhật vào CSDL kế toán do trên mỗi
Trang 34tố đều có trên tất cả các loại chứng từ như tên chứng từ, ngày tháng, họ tên
các bộ phận, cá nhân liên quan, diễn giải nội dung kinh tế, quy mô nghiệp vụ
và các định khoản trên chứng từ; (2) Nhóm yếu tố riêng — là các yếu tố đặc
thù chỉ có trên một hoặc một số loại chứng từ nhất định như các loại vật tư,
hàng hóa, tài sản cố định, ngoại tệ Do vậy nội dung trên các chứng từ sẽ
được cập nhật và lưu trữ và CSDL kế toán đồng thời theo hai hướng:
“Trước tiên, những yếu tố chung — mang tính chất tông hợp sẽ được lưu trữ trong “kho thông tin chung” phục vụ cho hạch toán tổng hợp để cung cấp các thông tin tổng hợp trên các BCTC và in ra các số sách kế toán tổng hợp “
Kho thông tin chung” đóng vai trò như cuốn nhật ký chung trong trường hợp
hạch tốn thủ cơng Có rất nhiều cách thức khác nhau để thiết kế “kho thông, tin chung” trong các CSDL kế tốn
Ngồi “kho thông tin chung”, CSDL kế toán còn bao gồm các tập tin biến động chỉ tiết để lưu trữ các thông tin chỉ tiết của từng loại đối tượng kế
toán Ví dụ tập tin chỉ tiết bán hàng dùng dé theo doi chi tiết số lượng tiêu thụ,
giá bán theo từng loại hàng hóa được tiêu thụ Tương tự như vậy, trong
CSDL kế toán còn có các tập tin theo dõi chỉ tiết biến động vật tư, hàng hóa,
tài sản cố định, ngoại tệ để theo đõi chỉ tiết của từng đối tượng Các tập tin
chỉ tiết đóng vài trò như các số chỉ tiết trong trường hợp hạch tốn thủ cơng
- Tập tin tôn
Được thiết kế nhằm tổng hợp và lưu trữ các dữ liệu về tình hình tồn đầu
kỳ, tổng số phát sinh tăng, tông số phát sinh giảm và tình hình tồn cuối kỳ các
tất cả các đối tượng kế toán Các tập tin tồn có thể được tô chức theo tháng, hoặc từng năm Dữ liệu trong các tập tin tồn được sử dụng đề lập BCTC, các
bảng tổng hợp chỉ tiết hoặc cung cắp thông tin tổng hợp về tổng số phát sinh tăng/giảm và số dư của từng đối tượng Sau mỗi năm, phần mềm sẽ đưa các
Trang 35hợp, xử lý đữ liệu cho năm sau Số dư cuối tháng của các đối tượng trên các tập tin tồn sẽ đóng vai trò là số dư đầu tháng sau Số dư cuối tháng 12 của năm trước sẽ tự động kết chuyển sang số dư đầu năm sau
Trong Trong chu trình bán hàng và thu tiền, tập tin tồn có các loại tập
tin sau:
+ Tập tin sổ cái : được thiết kế để tổng hợp các số dư cuối mỗi
tháng và tông số phát sinh trong từng tháng của tất cả các tài khoản kế toán, có cầu trúc tương tự như bảng cân đối tài khoản Tập tin số cái bao gồm cho
số cái TK 511, 632, 131,111,112,155, 156
+ Tập tin tổng hợp vật tư : được thiết kế và xây dựng đề tổng hợp và cung cấp các thông tin về tình hình tồn đầu tháng cũng như tông số
lượng, giá trị nhập xuất và tồn cuối của từng loại vật tư qua các tháng
+ Tập tin tổng hợp phải thu : được thiết kế và xây dung dé tông hợp và cung cấp các thông tin về tình hình công nợ đầu tháng cũng như số
phát sinh tăng, giảm và tình hình công nợ cuối tháng của từng khách hàng qua các tháng
- Tap tin trung gian và xử lý báo cáo
Trong quá trình cập nhật, xử lý, cung cấp thông tin và in ra số sách, báo cáo, cần thiết phải sử dụng một số tập tin trung giam để phục vụ cho các mục đích khác nhau Các tập tin này có thể tồn tại lâu dài, cũng có thể tạo ra trong, quá trình xử lý, in ấn số sách báo cáo rồi xóa ngay Việc thiết kế các tập tin trung gian xử lý và báo cáo phụ thuộc rất nhiều vào các nhà lập trình
Trang 36mã được xây dựng phải đảm bảo các yếu tố : gọn, dé nhé, dễ bổ sung, nhất
quán trong tên gọi các đối tượng được mã hóa
- Có độ gọn và đủ: yêu cầu này đòi hỏi phải xác định phạm vi quản lý
gồm bao nhiêu loại, mỗi loại có bao nhiêu đối tượng Vì vậy, muốn xác định độ đài của bộ mã cần phải phân loại đối tượng Trên cơ sở phân loại này, ta
định ra độ dài của bộ mã gồm bao nhiêu ký tự là phù hợp
- Dé nhớ: việc đặt mã số phải mang các đặc điểm nhằm giúp người quản lý gợi nhớ Điều này giúp việc truy xuất thông tin thuận lợi và nhanh chóng Muốn vậy dữ liệu được mã hóa đề đưa vào máy phải theo một logic và qui tắc nhất định theo yêu cầu của người quản lý
- Dễ bổ sung: yêu cầu này đòi hỗi bộ mã phải đủ dài để khi có bắt kỳ phát sinh mới nào cũng có thé bé sung vào bộ mã được Điều này ngăn ngừa
tình trạng bộ mã sẽ quá tải, không đủ chứa khi lượng vật tư, hàng hóa hoặc
khách hàng tăng lên ngoài dự kiến
- Tinh nhất quán: yêu cầu này đòi hỏi một khách hàng hoặc loại vật tư, hàng hóa chỉ được thống nhất một tên gọi Nếu một mặt hàng có nhiều tên gọi chắc chắn sẽ gây nhằm lẫn trong việc mã hóa, cập nhật và truy xuất dữ liệu
Khi bộ mã lớn khoảng vải nghìn mẫu tin thì việc một mặt hàng hoặc khách
hàng có nhiều tên gọi dẫn đến có nhiều mã số cho nó, như vậy dẫn đến có nhiều mã số cho nó và kết quả là mã nào cũng bị sai lệch
'Việc mã hóa thông tin trên máy tính rất đa dạng tùy theo tính chất và công
dụng của từng loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh Ở đây, tác giả chỉ giới thiệu việc
thiết kế một số bộ mã cơ bản nhất dùng trong chu trình bán hàng và thu tiền:
- Bộ mã khách hàng: đây là bộ mã khá quan trọng và được sử dụng thường
du quan ly chi tiết công nợ khách hàng Đối tượng khách
xuyên, phục vụ cho yêu
Trang 37bộ doanh nghiệp Theo mục đích và yêu cầu quản lý, doanh nghiệp có thể xây dựng phần hành kế tốn quản lý cơng nợ theo các đặc điểm sau:
~ Quản lý công nợ tông hợp thực hiện chung cho tất cả các khách hang, hay ta có thể gọi là số tổng hợp công nợ theo từng tài khoản Dữ liệu thường, được truy xuất vào cuối kỳ quyết toán (quý, năm) nhằm xác định được số nợ
phải thu, phải trả của từng khách hàng cho từng tài khoản công nợ mà doanh nghiệp đang quản lý
- Chi tiết công nợ khách hang quản lý theo thời gian được thiết kế
nhằm theo đõi công nợ riêng cho một khách hàng như một bảng liệt kê nhằm
theo dõi công nợ riêng cho một khách hàng như một bảng liệt kế lý lịch công
nợ giao dịch từ khi phát sinh đến khi kết thúc Nó giúp ta thuận tiện theo dõi
và đối chiếu công nợ một cách thường xuyên Thông tin có thể truy xuất trong, thời gian phát sinh công nợ đến thời điểm cần truy xuất hoặc trong một giai đoạn bắt kỳ nhất định nào đó của công nợ mà ta đang quản lý
Bộ mã bao gồm một số ký tự mà độ dài của nó được xây dựng theo yêu
cầu về quy mô quản lý của doanh nghiệp Chẳng hạn, hai ký tự đầu tiên thể
hiện loại nhóm khách hàng đang theo dõi; hai ký tự tiếp theo thể hiện khu vực
địa lý của khách hàng Các ký tự còn lại dùng tên cụ thể của khách hàng
1.2.4 Tổ chức thông tin trong chu trình bán hàng và thu
Trang 38Khách hàng lên khách hàng ⁄ Dữ liệu về ún đụng z N Diệu goang Da lêu về hông ta bo Wo gaan làng chan Dã bên bông he tho r S{ Pha gang mm Nn pa th Da hla hing
Hình 1.5 Sơ đô dòng dit
Sơ đồ này bao gồm bốn nút xử lý tương ứng với bốn chức năng cơ bản ụ mức () của chủ trình bán hàng và thu tiễn
sau: (1) tiếp nhận, xử lý đơn đặt hàng và lập lệnh bán hàng, (2) chuẩn bị hàng, vận chuyển hàng và giao hàng cho khách, (3) lập hóa đơn, theo dõi thanh toán và thu tiền, (4) phân tích tình hình tiêu thụ Mỗi nút tượng trưng cho một
trong bốn công đoạn xử lý của chu trình bán hàng và thu tiền, và như thế sẽ xuất hiện những luồng dữ liệu bỗ sung nói liền các nút này [§]
a TỔ chức thông tìn quy trình xử lý đơn đặt hàng - Nhận đơn đặt hàng
Trang 39thực hiện ở bộ phận bán hàng thuộc phòng kinh doanh Đặt hàng của khách
hàng có thể ghi nhận bằng nhiều cách khác nhau, có thể do khách hàng điền
vào mẫu đơn đặt hàng in sẵn hoặc khách hàng yêu cầu đặt hàng qua email, điện thoại, điền vào các mẫu đơn đặt hàng trên website của cơng ty Ngồi
ra, nhân viên bán hàng có thể đến gặp trực tiếp khách hàng để nhận được các đơn đặt hàng Yêu cầu của khách hàng phải được ghi nhận một cách cụ thể và chính xác về chủng loại hàng hóa, số lượng từng mặt hàng, thời gian, địa
điểm giao hàng cũng như các điều kiện thanh toán, vận chuyển hàng
hóa Đây chính là các thông tin làm cơ sở để thực hiện các bước công việc
tiếp theo của chu trình Điều quan trọng là dữ liệu cần thiết cho việc xử lý một
đơn hàng phải thu thập và ghi nhận một cách chính xác Do đó, các bước sau
đây phải được tiến hành đề đảm bảo chính xác hoàn toàn:
+ Kiểm tra hợp lệ tài khoản khách hàng và các mã số mặt hàng,
bằng cách so khớp với thông tin trên các tập tin chính khách hàng và tồn kho
+ Kiểm tra đầy đủ thông tin bảo đảm tắt cả các thông tin cần thiết
bao gồm : địa chỉ nhận hàng; địa chỉ nhận hóa đơn của khách hàng phải có thật
+ Kiểm tra tính hợp lý số lượng đặt hàng so với số lượng trong,
quá khứ đối với mặt hàng và khách hàng [6]
Nếu đơn đặt hàng được chấp nhận thì dữ liệu được ghi vào hai tập tin
Đơn đặt hàng và chỉ tiết đơn đặt hàng Trong tập tin don đặt hàng, các thông
tin chung trong mỗi đơn đặt hàng được ghi nhận trên một mẫu tin duy nhất
Do mỗi đơn đặt hàng có thể liên quan đến nhiều loại hàng hóa cụ thể nên các thông tin chỉ tiết về từng loại hàng hóa được ghi nhận trên tập fin chỉ tiét don đặt hàng Mỗi liên hệ giữa hai tập tin này được thiết lập qua trường khóa “ Số
đơn đặt hàng”
- Kiểm tra tin dung va ton kho
Trang 40tín dụng từ dữ liệu công nợ khách hàng để xác định khách hàng có đủ điều
kiện mua chịu tiếp đơn hàng này hay không Thông tin về tình hình công nợ
của từng khách hàng đến thời điểm hiện tại được cập nhật theo thời gian thực vào trường “ số dự công nợ hiện tại ” trên tập tin Danh mục khách hàng Nêu
một đơn đặt hàng được nhận từ khách hàng thường xuyên thì thông tin tín
dụng liên quan đến khách hàng đã có sẵn trong cơ sở dữ liệu công ty Nếu
một đơn đặt hàng của một khách hàng mới hoặc trong những trường hợp đặc biệt thì nhân viên phải báo nhà quản lý xem xét từng trường hợp Ngược lại, tổng mức nợ của khách hàng lớn hơn hạn mức tín dụng cho phép, nhân viên bán hàng sẽ yêu cầu khách hàng thanh toán bớt nợ cũ trước khi thực hiện đơn
hàng mới Việc kiểm tra có thể được thực hiện thông qua việc so sánh giữa
hạn mức tín dụng có trong bản ghi của khách hàng với giá trị ước tính của
đơn hàng hiện tại Nếu giá trị đơn hàng này không làm cho số dư nợ của
khách hàng vượt quá hạn mức cho phép, đơn hàng sẽ được chấp nhận và lưu
trữ trong hồ sơ đặt hàng Ngược lại, nhân viên bán hàng sẽ yêu cầu khách
hàng thanh toán khoản nợ cũ hoặc trình lên trưởng phòng kinh doanh xem xét
để ra quyết định cuối cùng
Trước khi chấp nhận đơn hàng, nhân viên bán hàng cần phải xác định lượng hàng khách hàng yêu cầu đang có sẵn hoặc sẽ có đủ tại thời điểm giao hàng Do vậy bước tiếp theo nhân viên bán hàng cần phải kiểm tra lượng hàng, tồn kho Thông thường doanh nghiệp phải duy trì một mức tồn kho nhất định để đảm bảo an toàn cho việc tiêu thụ Trong trường hợp hệ thống thông tin được thiết kế tốt, lượng hàng dự trữ có thể giảm xuống đến mức thấp nhất và nhân viên bán hàng được quyền truy cập vào dữ liệu tồn kho của các mặt hàng để xác định lượng hàng hiện có, số lượng hàng đang trên đường về cũng, như thời điểm dự kiến hàng về đến kho
Khi nhân viên bán hàng nhập dữ liệu xong, chương trình cho phép in