Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu viện phí tại bệnh viện quân y 17, cục hậu cần, quân khu 5

Trang 1 ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ NGUYỄN THANH VŨ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TỐN TRONG CHU TRÌNH THU VIỆN PHÍ TẠI BỆNH VIỆN QUÂN Y 17 CỤC HẬU CẦN, QUÂN KHU 5 LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ T

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ

NGUYỄN THANH VŨ

TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH

THU VIỆN PHÍ TẠI BỆNH VIỆN QUÂN Y 17

CỤC HẬU CẦN, QUÂN KHU 5

LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN

Đà Nẵng - Năm 2023

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ

NGUYỄN THANH VŨ

TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH

THU VIỆN PHÍ TẠI BỆNH VIỆN QUÂN Y 17

CỤC HẬU CẦN, QUÂN KHU 5

LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN

Mã số: 8 34 03 01

Người hướng dẫn khoa học: TS Huỳnh Thị Hồng Hạnh

Đà Nẵng - Năm 2023

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 4

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4

4 Phương pháp nghiên cứu 4

5 Bố cục đề tài 5

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu 5

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH THU VIỆN PHÍ TẠI BỆNH VIỆN 9

1.1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 9

1.1.1 Các cách tiếp cận về hệ thống thông tin kế toán 9

1.1.2 Các yếu tố cấu thành hệ thống thông tin kế toán 11

1.2 BỆNH VIỆN VÀ HOẠT ĐỘNG KHÁM CHỮA BỆNH TẠI BỆNH VIỆN 12

1.2.1 Khái quát hoạt động của Bệnh viện 12

1.2.2 Hoạt động khám, chữa bệnh tại bệnh viện 14

1.3 TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI BỆNH VIỆN 16

1.3.1 Tổ chức thông tin kế toán theo định hướng giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện 16

1.3.2 Tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo chu trình 18

1.4 TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH THU VIỆN PHÍ TẠI BỆNH VIỆN 21

1.4.1 Chức năng của chu trình thu viện phí 21

1.4.2 Mối quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình thu viện phí 24

1.4.3 Tổ chức thông tin kế toán hoạt động xác định viện phí 27

1.4.4 Tổ chức thông tin kế toán hoạt động thu viện phí 33

1.4.5 Tổ chức thông tin kế toán hoạt động báo cáo thu viện phí 40

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 42

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH THU VIỆN PHÍ TẠI BỆNH VIỆN QUÂN Y 17, CỤC HẬU CẦN, QUÂN KHU 5 43

2.1 TỔNG QUAN VỀ BỆNH VIỆN QUÂN Y 17, CỤC HẬU CẦN, QUÂN KHU 5 43

2.1.1 Giới thiệu khái quát về Bệnh viện Quân y 17, Cục Hậu cần, Quân khu 5 43

2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Bệnh viện: 44

2.1.3 Tổ chức công tác kế toán tại bệnh viện: 47

2.2 GIỚI THIỆU HOẠT ĐỘNG KHÁM CHỮA BỆNH TẠI BỆNH VIỆN 51 2.2.1 Mô tả quy trình khám chữa bệnh tại bệnh viện 51

a Quy trình tiếp nhận 51

b Thực hiện khám bệnh 55

c Điều trị nội trú 56

d Thanh toán ra viện 56

2.3 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH THU VIỆN PHÍ TẠI BỆNH VIỆN QUÂN Y 17, CỤC HẬU CẦN, QUÂN KHU 5 57

2.3.1 Thực trạng tổ chức thông tin xác định viện phí 60

2.3.2 Thực trạng tổ chức thông tin kế toán hoạt động thu viện phí 66

2.3.3 Thực trạng tổ chức thông tin kế toán hoạt động báo cáo thu viện phí 71

2.4 ĐÁNH GIÁ VỀ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH THU VIỆN PHÍ TẠI BỆNH VIỆN QUÂN Y 17, CỤC HẬU CẦN, QUÂN KHU 5 78

2.4.1 Những kết quả đạt được 78

2.4.2 Những hạn chế 80

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 82

CHƯƠNG 3 ĐỊNH HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH THU VIỆN PHÍ TẠI BỆNH VIỆN QUÂN Y 17, CỤC HẬU CẦN, QUÂN KHU 5 83

3.1 ĐỊNH HƯỚNG HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH THU VIỆN PHÍ TẠI BỆNH VIỆN QUÂN Y 17, CỤC HẬU CẦN, QUÂN KHU 5 83

3.2 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH THU VIỆN PHÍ TẠI BỆNH VIỆN QUÂN Y 17, CỤC HẬU CẦN, QUÂN KHU 5 84

3.2.1 Nâng cấp hệ thống CNTT trong công tác kế toán: 84

3.2.2 Hoàn thiện quy trình xác định viện phí: 85

3.2.3 Hoàn thiện tổ chức thông tin quy trình thu viện phí: 86

3.2.4 Hoàn thiện tổ chức thông tin quy trình báo cáo thu viện phí, thanh quyết toán BHYT: 91

3.2.5 Các giải pháp khác: 92

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 97

KẾT LUẬN 98

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 99

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

BHXH : Bảo hiểm Xã hội

BHYT : Bảo hiểm y tế

CBVC : Cán bộ viên chức

CNTT : Công nghệ thông tin

CCCD : Căn cước công dân

HTTTKT : Hệ thống thông tin kế toán

KSNB : Kiểm soát nội bộ

VIMES : Phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện TCKT : Tài chính kế toán

SXKD : Sản xuất kinh doanh

DANH MỤC CÁC HÌNH, SƠ ĐỒ

Số

1.1 Các yếu tố cấu thành hệ thống thông tin kế toán (Nguyễn

1.2 Mô tả hoạt động khám và điều trị tại bệnh viện 15 1.3 Hình dòng dữ liệu của chu trình thu viện phí 23 1.4 Mối quan hệ giữa các bộ phận trong điều trị ngoại trú 25 1.5 Mối quan hệ giữa các bộ phận trong điều trị nội trú 26 1.6 Bảng kê chi phí khám chữa bệnh điều trị nội trú 29 1.7 Danh mục dịch vụ kỹ thuật KCB theo TT 13/2009/BYT 31

1.8 Bảng kê chi phí khám chữa bệnh Mẫu 01/KBCB tại bệnh

2.9 Thống kế sử dụng vật tư y tế và thuốc theo tháng, quý 62

Số

2.10 Thống kê tổng hợp đơn giá dịch vụ kỹ thuật tại bệnh viện 64

2.14 Danh sách người bệnh BHYT KCB ngoại trú đề nghị thanh

2.17 Bảng tổng hợp phân phối tiền dịch vụ y tế 76

3.1 Quy trình thu nộp viện phí bệnh nhân nội trú 88 3.2 Quy trình thu nộp và kiểm soát viện phí hàng ngày 89

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Trước đây khi chưa có ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý bệnh viện nói chung và hoạt đông thông tin kế toán nói riêng thì công việc tuy hoàn thành nhưng tốn rất nhiều thời gian và cần số lượng lớn con người tham gia, đặc biệt ở các bệnh viện thì càng phức tạp, tốn công sức nhiều hơn nữa do số lượt bệnh nhân hằng ngày đến khám, điều trị, giải quyết

ra viện lớn làm cho việc theo dõi công việc kế toán thật sự căng thẳng và nhiều rủi ro có thể xảy ra như thống kê thiếu vật tư, thuốc, tiền mặt hay lưu trữ, truy tìm số liệu chậm và khó khăn, cơ quan Bảo hiểm Xã hội (BHXH) xuất toán lớn…

Bởi vậy yêu cầu được đặt ra là phải tìm các biện pháp để khắc phục những hạn chế trên để phục vụ công tác quản lý ngày càng tốt hơn, thì một trong những biện pháp đó là xây dựng hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT)

Thực hiện chủ trương của các cấp, Bệnh viện Quân y 17 chuyển dịch từ việc quản lý thủ công sang ứng dụng công nghệ thông tin trong các hoạt động quản lý mang lại hiệu quả rất lớn, tiết kiệm được chi phí, giảm nhân lực gián tiếp, hoạt động khám chữa bệnh nói chung và tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong chu trình thu viện phí mang lại hiệu quả cao, giảm thiểu tối đa những rủi ro như đã trình bày ở phần trên, phục vụ kịp thời để Ban Giám đốc Bệnh viện đưa ra các quyết định xử lý nhanh chóng và chấp hành theo đúng quy định của Chính phủ về mẫu biểu điện tử thống nhất trong các hoạt động báo cáo, thanh tra, kiểm tra, kiểm toán…

Khi chuyển đổi loại hình từ Bệnh viện được ngân sách Nhà nước bảo đảm 100% ngân sách sang tự chủ một phần, trong đó có tự chủ về tài chính, nguồn kinh phí thường xuyên do ngân sách nhà nước cấp hàng năm có xu

hướng giảm dần trong khi nguồn thu từ viện phí và BHYT nhanh chóng trở thành nguồn thu chủ yếu cho Bệnh viện

Nghị định số 60/NĐ-CP quy định cơ chế tự chủ của các đơn vị sự nghiệp công lập quy định cụ thể và cơ chế tự chủ tài chính của các đơn vị sự nghiệp công trong các lĩnh vực và lộ trình nâng mức tự chủ của các đơn vị, đến hết năm 2021 cơ bản hoàn thành lộ trình tính giá dịch vụ sự nghiệp công (tính đủ chi phí tiền lương, chi phí trực tiếp, chi phí quản lý và khấu hao tài sản cố định, chi phí khác theo quy định của pháp luật về giá) Vì vậy, việc quản lý nguồn thu từ viện phí và BHYT cần được thực hiện một cách khoa học, đúng quy định, tránh thất thoát, tăng doanh thu nâng cao hiệu quả hoạt động

Tuy nhiên, trên thực tế hiện nay, việc quản lý nguồn thu này vẫn còn nhiều bất cập như các chi phí trực tiếp phục vụ bệnh nhân chưa được tính đúng, tính đủ, xác định sai viện phí, sai đối tượng BHYT, khai báo mã không đúng, tình hình bệnh nhân trốn viện… vẫn còn xảy ra làm thất thu viện phí, công tác quản lý bệnh nhân BHYT tại bệnh viện cũng như quá trình thanh quyết toán chi phí khám chữa bệnh BHYT của cơ quan BHYT chưa được chặt chẽ, cho nên vấn đề lớn đặt ra đối với các bệnh viện là phải xây dựng hệ thống số điện tử đặc biệt là tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong bệnh viện nhằm quản lý tốt nguồn thu và phục vụ tốt công tác khám chữa bệnh

Bệnh viện Quân y 17, Cục Hậu cần, Quân khu 5 là bệnh viện đa khoa hạng I (Theo Thông tư số 05/TTHN – BQP ngày 24/12/2015 của Bộ Quốc phòng), mã cơ sở khám chữa bệnh 48006, đóng chân trên địa bàn thành phố

Đà Nẵng, có nhiệm vụ khám, thu dung điều trị nội và ngoại trú cho quân nhân, công nhân viên quốc phòng và nhân dân, ngoài ra có tham gia khám, điều trị cho quân nhân, nhân dân nước bạn Lào, Camphuchia và đối tượng chính sách

Cơ cấu các Khoa, Ban bệnh viện duy trì ổn định gồm 22 khoa chức năng và 07 cơ quan nghiệp vụ Từ tháng 06/2016, Bệnh viện đã đầu tư trang

bị phần mềm quản lý khám, chữa bệnh (KCB)- Phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện VIMES 2012 (VIMES Software Solution for Hospital Information 2012) của công ty Cổ phần phần mềm y tế Việt Nam, giải quyết được một cách tổng thể các chức năng trong bệnh viện như Quản lý tiếp đón, Quản lý khám bệnh, Quản lý điều trị nội trú, Điều trị ngoại trú, Kê đơn thuốc cho bệnh nhân, Quản lý chẩn đoán hình ảnh, Quản lý xét nghiệm, Thiết lập hệ thống, Báo cáo thống kê vv… nâng cao hiệu quả của hoạt động thu viện phí, tiết kiệm thời gian, nhân lực, lưu trữ khoa học và truy xuất nhanh hơn, phục vụ tốt hơn cho công tác tham mưu quản lý

Do đặc thù về quốc phòng và bảo mật quân số nên ở Bệnh viện Quân y 17 ngoài phần mềm quản lý bệnh viện VIMES như đã trình bày ở trên còn sử dụng ba phần mềm độc lập do Bộ quốc phòng cung cấp đó là: Phần mềm kế toán đơn vị dự toán và sự nghiệp trong Bộ Quốc phòng; Phần mềm ngân sách; Phần mềm chương trình lương Chính vì tính độc lập của các phần mềm nên chưa có sự liên kết cao giữa các khoa, ban dẫn đến việc truy xuất còn chồng chéo, tốn thời gian nhân lực, vật lực, thời gian trong công tác kiểm tra, đối chiếu, giám sát nguồn thu viện phí tốn kém hơn; chưa tích hợp cùng lúc tất cả các loại chi phí bao gồm tiền lương, các loại phụ cấp nên không phục vụ kịp thời cho việc ra quyết định của nhà quản lý Thêm vào đó phần mềm chưa thực hiện được việc cảnh báo vì vậy còn để cơ quan bảo hiểm xã hội xuất toán rất nhiều

Chính vì vậy, việc khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức thông tin kế toán đối với chu trình thu viện phí tại Bệnh viện Quân y 17, trên cơ sở đó đề xuất các giải pháp tiếp tục phát huy những ưu điểm, đồng thời khắc phục những hạn chế tồn tại nhằm góp phần nâng cao hơn nữa tổ chức hệ thống thông tin

kế toán trong chu trình thu viện phí của bệnh viện nhằm quản lý tốt nguồn thu, cung cấp thông tin phục vụ tốt công tác quản lý của Ban Giám đốc bệnh viện là cần thiết

Đến nay, chưa có nghiên cứu nào đề cập đến tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu viện phí tại đơn vị sự nghiệp y tế thuộc lĩnh vực quốc phòng nói chung, tại Bệnh viện Quân y 17 nói riêng nên tôi đã chọn đề tài:

“Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu viện phí tại Bệnh viện Quân

y 17, Cục Hậu cần, Quân khu 5” làm đề tài nghiên cứu cho Luận văn Thạc

sỹ của mình

2 Mục tiêu nghiên cứu

Khảo sát nhằm đánh giá thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu viện phí tại Bệnh viện Quân y 17, Cục Hậu cần, Quân khu 5

Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu viện phí tại Bệnh viện Quân y 17, Cục Hậu cần, Quân khu 5

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu viện phí

Phạm vi nghiên cứu: Tại Bệnh viện Quân y 17, Cục Hậu cần, Quân khu 5 Phạm vi số liệu thực tế: năm 2022

4 Phương pháp nghiên cứu

Khảo cứu tài liệu để tìm hiểu và tổng hợp cơ sở lý luận về tổ chức thông tin kế toán nói chung, tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu viện phí nói riêng tại các bệnh viện

Khảo cứu tài liệu thực tế tại đơn vị, kết hợp quan sát và thực hành các quy trình tại đơn vị đồng thời phỏng vấn sâu với các cá nhân liên quan tại các Khoa, Ban tham gia vào chu trình, để tìm hiểu cách thức quản lý, tổ chức

thông tin kế toán trong chu trình thu viện phí đang áp dụng tại Bệnh viện Quân y 17, Cục Hậu cần, Quân khu 5

Phân tích, suy luận logic và tiếp cận hệ thống để đưa ra các đánh giá cũng như đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện HTTTKT tại đơn vị nghiên cứu Phương pháp logic, phân tích các thành phần của tổ chức thông tin kế toán, xem xét mối quan hệ của chu trình thu viện phí đối với các chu trình khác trong tổ chức thông tin kế toán, quy trình luân chuyển chứng từ, những ứng dụng của phần mềm kế toán đang có tại bệnh viện

5 Bố cục đề tài

Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn được chia thành 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý thuyết về tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu viện phí tại bệnh viện

Chương 2: Thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu viện phí tại Bệnh viện Quân y 17, Cục Hậu cần, Quân khu 5

Chương 3: Định hướng và giải pháp hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu viện phí tại Bệnh viện Quân y 17, Cục Hậu cần, Quân khu 5

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu

Tổ chức thông tin kế toán là một trong những yếu tố giúp quản lý có hiệu quả các nguồn tài chính Vấn đề hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán đã được nhiều tổ chức, cá nhân nghiên cứu dưới nhiều góc độ, khía cạnh và cách tiếp cận khác nhau Đặc biệt trong lĩnh vực y tế, đặc biệt là hệ thống bệnh viện công, vấn đề hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu viện phí chưa được nhiều tác giả khai thác

Trong những năm gần đây, các nghiên cứu về HTTTKT theo chu trình

đã được tiến hành Điều này xuất phát từ nhận thức rằng khi vận hành một đơn vị có những công việc thường xuyên lặp đi lặp lại, liên quan đến nhiều khâu do nhiều bộ phận, nhiều người tham gia thực hiện Để các hoạt động

diễn ra nhịp nhàng, đồng bộ và đạt hiệu quả cao thì phải có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận chức năng tham gia trong cùng một chu trình

Nghiên cứu liên quan đến tổ chức thông tin kế toán trong lĩnh vực y tế, trong đó có các bệnh viện công nói chung, tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu viện phí nói riêng cũng đã được một số nhà khoa học quan tâm nghiên cứu nhưng chưa được nhiều, đặc biệt ở các bệnh viện thuộc lĩnh vực Quốc phòng

Nghiên cứu hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin đã có một số tiếp cận mới về hệ thống thông tin kế toán theo các chu trình, như tác giả Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2015) khi nghiên cứu các bệnh viện công theo cách tiếp cận mới - tiếp cận theo chu trình hướng đến đối tượng sử dụng thông tin kế toán, là cách tiếp cận phù hợp với điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin hiện nay Bên cạnh đó, tác giả đã hệ thống hoá và phát triển những lý luận về HTTTKT bệnh viện, xây dựng mô hình các nhân

tố tác động đến sự thành công của phân tích và thiết kế HTTTKT bệnh viện, nhận diện và tổ chức thông tin kế toán tại bệnh viện theo chu trình là cung ứng, khám và điều trị, thu viện phí và tài chính Tác giả tập trung phân tích và thiết kế hệ thống thông tin kế toán trong các bệnh viện công nên cũng đã cung cấp nền tảng hệ thống thông tin kế toán để tác giả kế thừa trong nghiên cứu của mình Tuy nhiên, mỗi bệnh viện có một đặc thù riêng trong việc tổ chức HTTTKT mà nghiên cứu này tác giả chưa đi sâu vào một bệnh viện cụ thể nào

Một số nghiên cứu khác của các tác giả về tổ chức công tác kế toán trong các bệnh viện công có thể kể đến là nghiên cứu của Lê Thị Thanh Hương (2012), Bùi Thị Yến Linh (2014), Vũ Thị Thanh Thuỷ (2017), Nguyễn Thị Thanh Vân (2019),…về hệ thống tổ chức công tác kế toán trong đơn vị sự nghiệp công lập trong điều kiện tự chủ Các nghiên cứu này chủ yếu tập trung

lý giải, phân tích, đánh giá thực trạng tổ chức kế toán bệnh viện, chỉ ra những

ưu điểm, hạn chế và phương hướng, đề xuất giải pháp hoàn thiện, thu thập, phân loại thông tin kế toán theo xu hướng phát triển, hoàn thiện công tác tổ chức xử lý thông tin tại các đơn vị sự nghiệp công lập có thu thuộc nhà nước Mặc dù vậy, tác giả không tiếp cận tổ chức HTTTKT trong điều kiện ứng dụng CNTT theo hướng tiếp cận chu trình mà tập trung nghiên cứu tổ chức hoạt động kế toán khu vực sự nghiệp có thu Hoàn thiện tổ chức hoạt động kế toán bằng ứng dụng ERP trong các cơ sở y tế công lập, chưa kể đến việc tổ chức HTTTKT bằng việc áp dụng các giải pháp quản lý tích hợp theo cách tiếp cận chu trình

Ngoài ra, còn có khá nhiều các nghiên cứu ở phạm vi hẹp hơn về tổ chức thông tin kế toán tại một bệnh viện cụ thể như nghiên cứu của Nguyễn Thị Trà My (2019), Phan Thị Tâm (2020) Các nghiên cứu này chủ yếu sử dụng phương pháp quan sát, phỏng vấn để mô tả, phân tích thực trạng từ đó đề xuất một số giải pháp hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán theo chu trình mà chưa

mô tả cụ thể một chu trình nào cả Các nghiên cứu này còn hạn chế về ý nghĩa khoa học nhưng có ý nghĩa thực tiễn đối với từng đơn vị cụ thể Có thể nói các nghiên cứu về HTTTKT nói chung và HTTTKT các bệnh viện công nói riêng còn rất hạn chế ở Việt Nam

Tuy nhiên, tất cả các nghiên cứu trên đã cung cấp cho tác giả những hiểu biết cơ bản về tổ chức HTTTKT bệnh viện Hơn nữa, mặc dù đặc điểm của mỗi bệnh viện là khác nhau và số lượng nghiên cứu còn ít nhưng hầu hết các nghiên cứu đều tập trung vào việc tổ chức thông tin kế toán theo chu trình trên cơ sở ứng dụng công nghệ thông tin kết hợp với đặc thù của từng bệnh viện trong bối cảnh mới để đáp ứng yêu cầu quản lý mới

Mặc dù đã có một số tác giả đã nghiên cứu về tổ chức hệ thống thông tin

kế toán trong chu trình thu viện phí ở một số bệnh viện nhưng chưa có nghiên

cứu trong một bệnh viện đặc thù ở lĩnh vực quốc phòng nên việc tác giả chọn

đề tài: “Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu viện phí tại Bệnh viện Quân y 17, Cục Hậu cần, Quân khu 5” là không trùng lắp và có ý nghĩa nhất định

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH THU VIỆN PHÍ TẠI BỆNH VIỆN

1.1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

1.1.1 Các cách tiếp cận về hệ thống thông tin kế toán

Trên thế giới, có nhiều quan điểm khác nhau về khái niệm, chức năng của hệ thống thông tin kế toán nhưng tựu chung lại, hệ thống thông tin kế toán

là một hệ thống được thiết lập nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ dữ liệu và cung cấp thông tin kế toán cho người sử dụng

Hệ thống thông tin kế toán là một bộ phận quan trọng của hệ thống thông tin quản lý, bao gồm nguồn nhân lực, cơ sở vật chất và phương pháp kế toán được tổ chức một cách khoa học để thu thập, xử lý và cung cấp thông tin Thông tin kế toán và các dữ liệu liên quan khác tạo ra thông tin giúp cho việc lập kế hoạch, đưa ra các quyết định phù hợp và kịp thời Do đó, hệ thống thông tin kế toán thực hiện hai chức năng cơ bản: thông tin và kiểm soát sự hình thành và vận động của tài sản nhằm bảo vệ, khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực của tổ chức (Nguyễn Mạnh Toàn và Huỳnh Thị Hồng Hạnh, 2011)

Như vậy, hệ thống thông tin kế toán mang đầy đủ đặc trưng của một hệ thống nói chung có đầu vào, quy trình xử lý và đầu ra

Dữ liệu đầu vào: dữ liệu từ các hoạt động kinh tế như mua vật tư, hàng hóa, bán hàng, thu tiền, chi phí phát sinh, trả lương, công nợ, đầu tư… Thông tin dữ liệu đầu vào chủ yếu được ghi nhận thông qua hệ thống các chứng từ Quy trình xử lý: Bao gồm các thao tác thu thập dữ liệu kế toán, phân loại, xử lý, lưu trữ, phân tích và tích hợp dữ liệu đó để cung cấp thông tin kế toán Quy trình xử lý hệ thống thông tin kế toán rất phức tạp nên yêu cầu phải

sử dụng hệ thống phương pháp kế toán phù hợp trên cơ sở tuân thủ các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán, hệ thống phương tiện kỹ thuật cung cấp thông tin tổng hợp và thông tin chi tiết theo các tiêu chí nhất định Điểm khác nhau quan trọng nhất của khâu xử lý thông tin là việc tổ chức vận dụng hệ thống kế toán làm cơ sở để phân loại và tổ chức thông tin theo loại đối tượng kế toán thông qua phương tiện vật chất được thể hiện bằng hệ thống sổ sách kế toán

Đầu ra: Thông tin kế toán đầu ra đáp ứng nhu cầu của các đối tượng bên ngoài tổ chức, các cấp quản lý và các hoạt động tác nghiệp trong các phòng ban thuộc nội bộ của tổ chức Hệ thống báo cáo bao gồm báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị, là phương tiện hiển thị thông tin chi tiết và tổng quát được xử lý để trình bày cho người dùng Với ứng dụng công nghệ thông tin, kết quả của hệ thống thông tin kế toán cũng là toàn bộ các thông tin

kế toán cần thiết cho công tác quản lý điều hành mà các bộ phận chức năng có thể truy cập khi được phân quyền sử dụng (Huỳnh Thị Hồng Hạnh, 2015)

Bỏ Hiện nay để theo dõi, hạch toán, quản lý và cung cấp thông tin về các đối tượng kế toán người ta thường tổ chức HTTTKT theo các phần hành Theo cách tiếp cận này, toàn bộ số liệu kế toán được phân loại và xử lý theo từng bộ phận cụ thể như kế toán tiền mặt, kế toán hàng tồn kho, kế toán thanh toán, sản xuất và tính giá thành sản phẩm, tiêu thụ Bộ phận kế toán theo dõi

và cung cấp thông tin về số dư đầu kỳ, số tăng giảm, số dư cuối kỳ cho từng đối tượng theo dõi Mỗi phần hành kế toán có thể được xử lý riêng bởi một kế toán viên Người phụ trách từng phần hành kế toán chịu trách nhiệm thu thập, xem xét các chứng từ liên quan, phân loại và ghi sổ kế toán theo từng đối tượng kế toán của phần hành đó

Trong những năm gần đây, nhiều nghiên cứu đã được thực hiện để tiếp cận HTTTKT theo chu trình Điều này xuất phát từ thực tế trong quá trình hoạt động của một tổ chức luôn có những nhiệm vụ lặp đi lặp lại thường

xuyên với nhiều khâu, nhiều bộ phận và nhiều cá nhân tham gia thực hiện Để các hoạt động diễn ra nhịp nhàng, đồng bộ và đạt hiệu quả cao, các hoạt động phải có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận chức năng tham gia trong cùng một chu trình Vì vậy, không chỉ tổ chức HTTTKT theo phần hành mà còn phải tiếp cận hệ HTTTKT theo chu trình theo dõi và cung cấp thông tin cho từng đối tượng kế toán Cách tiếp cận này dựa trên định nghĩa rõ ràng về từng loại thông tin kế toán được yêu cầu bởi ai và cho chức năng gì trong chu trình kinh doanh, để tổ chức ghi chép, theo dõi, báo cáo hoặc phân quyền truy cập thông tin kế toán một cách nhanh nhất và chính xác nhất (Nguyễn Mạnh Toàn và Huỳnh Thị Hồng Hạnh, 2011)

1.1.2 Các yếu tố cấu thành hệ thống thông tin kế toán

Một hệ thống thông tin kế toán có sáu (6) yếu tố cấu thành cơ bản sau: (1) Con người: người điều khiển hệ thống và thực hiện các chức năng khác nhau;

(2) Các quy trình, thủ tục sử dụng trong việc thu thập, xử lý, lưu trữ thông tin về các hoạt động của doanh nghiệp;

(3) Dữ liệu về các hoạt động;

(4) Phần mềm kế toán kể cả cơ sở dữ liệu kế toán;

(5) Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin gồm máy tính và các thiết bị kết nối thông tin;

(6) Kiểm soát nội bộ và các phương thức an toàn tài liệu

Ghi chú: Quan hệ phối hợp,tác động qua lại Quan hệ trực tiếp

(Quy trình xử lý)

Cơ sở hạ tầng CNTT

Phần mềm

Kiểm soát nội

bộ

Các quy trình, thủ tục

Con người

Hình 1.1 Các yếu tố cấu thành hệ thống thông tin kế toán (Nguyễn Mạnh Toàn,

Huỳnh Thị Hồng Hạnh, 2011)

Bệnh viện là cơ sở khám bệnh, chữa bệnh và chăm sóc sức khỏe cho người bệnh

Bệnh viện được chia thành bệnh viện đa khoa và bệnh viện chuyên khoa, nhiệm vụ chính của bệnh viện là đảm bảo cho người dân được khám chữa bệnh toàn diện, phòng bệnh và chữa bệnh Trong hệ thống y tế của các nước trên thế giới, đặc biệt là Việt Nam, bệnh viện đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe, hoạt động giáo dục và nghiên cứu khoa học trong lĩnh vực y tế

Cụ thể, các chức năng của bệnh viện được quy định trong Quy chế tổ chức bệnh viện của Bộ Y tế (Ban hành kèm theo Quyết định số 1895/1997/QĐ-BYT ngày 19/09/1997 của Bộ Y tế), gồm: Khám bệnh, chữa bệnh; Đào tạo cán bộ; Nghiên cứu khoa học trong y học; Hướng dẫn chuyên môn kỹ thuật tuyến dưới; Phòng chống dịch bệnh; Quản lý kinh tế bệnh viện…

Ở Việt Nam, bên cạnh việc phân loại các bệnh viện theo phạm vi phục

vụ và vị trí địa lý hành chính thành bệnh viện quốc gia hay trung ương, bệnh viện vùng, bệnh viện tỉnh hay bệnh viện huyện, thành phố, thị xã, các bệnh viện cũng được phân loại theo cơ quan quản lý thành các nhóm: Bệnh viện công, các bệnh viện vì lợi nhuận, các bệnh viện tư nhân phi lợi nhuận; Các bệnh viện ngành thuộc sở hữu của ngành, Bệnh viện giảng dạy hoặc thực hành lâm sàng gắn với đào tạo y học cơ bản hoặc nâng cao… Trong đó bệnh viện nhà nước chiếm hơn 90% tổng số bệnh viện, trong đó chủ yếu là bệnh viện do sở y tế tỉnh, thành phố quản lý, còn lại là bệnh viện tư nhân

Như vậy, các bệnh viện công đóng vai trò rất quan trọng trong việc cung cấp các dịch vụ khám chữa bệnh, chăm sóc sức khỏe cũng như thực hiện đào tạo và nghiên cứu khoa học trong lĩnh vực y tế

Với mục tiêu phát triển ngành y tế theo định hướng công bằng, hiệu quả thì vấn đề nâng cao năng lực hoạt động toàn diện của các bệnh viện công

là hết sức cần thiết Ngoài chú trọng đến việc phát triển đầu tư cơ sở vật chất cho các bệnh viện, tăng cường việc đào tạo đội ngũ y bác sĩ, các bệnh viện công cần chú trọng việc nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý tại đơn vị Trong đó việc đổi mới cơ chế quản lý, hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý được đặt lên hàng đầu

1.2.2 Hoạt động khám, chữa bệnh tại bệnh viện

Các bệnh viện có thể khác nhau về quy mô, loại hình khám chữa bệnh,

cơ chế quản lý tài chính nhưng với chức năng cơ bản là thực hiện hoạt động cung cấp dịch vụ khám chữa bệnh nên có thể khái quát mối quan hệ giữa các

bộ phận chức năng trong bệnh viện gắn với hoạt động khám chữa bệnh như Hình 1.1

Về mặt tổ chức thông tin quản lý, các hoạt động khám chữa bệnh tại một bệnh viện gồm: Tiếp nhận bệnh nhân; Khám bệnh và thực hiện các xét nghiệm hoặc dịch vụ kỹ thuật theo chỉ định của bác sĩ; Điều trị nội trú; Thanh toán ra viện

Hình 1.2 Sơ đồ mô tả hoạt động khám và điều trị tại bệnh viện

(1) Tiếp nhận bệnh nhân đến khám tại phòng khám hoặc phòng cấp cứu

(2) và (3) Chuyển bệnh nhân đến các khoa điều trị nội trú sau khi được khám hoặc cấp cứu

(4) và (5) Chỉ định bệnh nhân điều trị ngoại trú

(6) Chỉ định bệnh nhân thực hiện các dịch vụ kỹ thuật và phẫu thuật

(7) Cung cấp thuốc, vật tư y tế, hóa chất để tiến hành nhiệm vụ chuyên môn cho các khoa/phòng

(8) Bệnh nhân ra viện và làm thủ tục xuất viện

Dược, vật tư

y tế, hóa chất (5

)

Bệnh nhân điều trị ngoại trú

Phòng khám

CẬN LÂM SÀNG Chẩn đoán hình ảnh Xét nghiệm

Thăm

dò chức năng (1)

(4

(7)

(3)

LÂM SÀNG (2)

Phẫu thuật

Các khoa điều trị nội trú

Hồi sức cấp

(6)

(8) Bệnh nhân xuất viện

(5)

1.3 TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI BỆNH VIỆN 1.3.1 Tổ chức thông tin kế toán theo định hướng giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện

Với sự phát triển của công nghệ thông tin và xu hướng chung của thế giới, các bệnh viện công tại Việt Nam đang từng bước hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý theo định hướng ERP (Enterprise Resource Planning - Hệ thống hoạch định nguồn lực) ERP là một ứng dụng quan trọng để thiết kế, tổ chức hệ thống thông tin một cách hiệu quả trong đơn vị

Giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện được biết đến là Hệ thống hoạch định nguồn lực tại một bệnh viện (ERP: Enterprise Resourse Planning), đây là một giải pháp hiệu quả cho việc tổ chức thông tin quản lý trong đơn vị mà ở

đó phân hệ kế toán không thể tách rời các phân hệ khác trong hệ thống thông tin quản lý của đơn vị

Giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện là phần mềm tích hợp tất cả chức năng của các phòng ban trong bệnh viện vào một hệ thống cơ sở dữ liệu chung Lúc này, bộ phận chức năng kế toán không được tổ chức độc lập mà phải được tổ chức trong mối quan hệ với các bộ phận chức năng khác (Huỳnh Thị Hồng Hạnh, 2015)

Với chức năng chính của bệnh viện là cung cấp các dịch vụ y tế, các hoạt động khám chữa bệnh cho bệnh nhân được thực hiện ở nhiều bộ phận chuyên môn khác nhau như các khoa điều trị, các khoa cận lâm sàng… Để thực hiện được các chức năng chính này, tất cả các bộ phận chức năng trong bệnh viện đều phải tham gia vào một hoặc nhiều quy trình hoạt động nhất định trong bệnh viện Chẳng hạn, bộ phận kế toán có trách nhiệm việc theo dõi, kiểm soát và báo cáo tình hình mua sắm, sử dụng các loại thuốc, vật tư, thiết bị y tế, tài sản để các bộ phận chức năng thực hiện nhiệm vụ Kế toán

còn chịu trách nhiệm tính toán, thu, hạch toán viện phí, các khoản thu khác cũng như thực hiện thanh toán các khoản chi phát sinh ở tất cả các bộ phận Chính vì vậy, việc tổ chức hệ thống thông tin quản lý trong bệnh viện phải giúp tăng cường chức năng phối hợp, trao đổi dữ liệu và thông tin giữa các bộ phận chức năng trong bệnh viện Việc tổ chức hệ thống thông tin quản lý tại các bệnh viện trong thời đại ứng dụng công nghệ thông tin phải hướng đến việc ứng dụng và triển khai giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện

Giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện gồm nhiều phân hệ nghiệp vụ có mối quan hệ chặt chẽ với nhau hình thành nên một hệ thống thông tin quản lý bệnh viện thống nhất Hệ thống thông tin của bệnh viện sẽ chia sẻ và sử dụng chung một cơ sở dữ liệu thống nhất, cho phép người sử dụng truy vấn dữ liệu mọi nơi, mọi lúc theo phân quyền truy cập Các nghiệp vụ phát sinh tại các bộ phận ngay lập tức được cập nhật vào cơ sở dữ liệu thống nhất của bệnh viện thông qua mạng máy tính Khi ứng dụng giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện, nhiệm vụ của kế toán là kiểm tra, đối chiếu và khai thác các dữ liệu đã được cập nhật từ các bộ phận khác để tiếp tục xử lý chứ không cần phải nhập lại chứng từ gốc từ các bộ phận khác chuyển đến

Hơn nữa, với giải pháp quản lý tổng thể, mọi quy trình luân chuyển dữ liệu giữa các phòng ban đều được thực hiện tự động Ví dụ, các chi phí phát sinh liên quan đến chăm sóc bệnh nhân sẽ được tự động tính toán Điều này cũng giúp tránh rủi ro khi chuyển dữ liệu thủ công từ bộ phận này sang bộ phận khác Ngoài ra, bằng cách sử dụng cùng một cơ sở dữ liệu thống nhất,

dữ liệu đầu vào cho các hoạt động hàng ngày có thể được sử dụng trên toàn

hệ thống chỉ bằng cách nhập một lần Ví dụ, thông tin bệnh nhân cập nhật được gửi từ bộ phận tiếp nhận đến bộ phận, giúp tiết kiệm thời gian và công sức của bộ phận, tăng năng suất hoạt động, giảm thời gian chờ đợi của bệnh nhân và nâng cao chất lượng chăm sóc bệnh nhân

Việc áp dụng giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện đòi hỏi phải tổ chức toàn bộ hoạt động của bệnh viện theo một quy trình chuyên nghiệp Điều này nhằm mang lại lợi ích toàn diện và cải thiện hoạt động của bệnh viện

1.3.2 Tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo chu trình

Việc các bệnh viện sử dụng công nghệ thông tin và các giải pháp quản

lý tổng thể bệnh viện hiện nay đòi hỏi một cách tiếp cận mới - cách tiếp cận theo chu trình Cấu trúc hệ thống thông tin kế toán của bệnh viện không chỉ tổ chức theo từng phần hành kế toán để theo dõi hạch toán cái gì mà còn xác định vai trò của kế toán trong từng chu trình nghiệp vụ và từng loại thông tin

kế toán cần biết Cần có bộ phận chức năng trong chu trình, từ đó tổ chức thu thập, theo dõi, xử lý thông tin và cung cấp thông tin trao đổi một cách nhanh chóng, chính xác nhất

Phương pháp nghiên cứu HTTTKT theo chu trình là một phương pháp tiếp cận mới nhằm nâng cao khả năng phối hợp, trao đổi dữ liệu, thông tin giữa các phòng kế toán và giữa kế toán với các phòng ban chức năng trong bệnh viện phù hợp

Hệ thống thông tin nghiệp vụ của bệnh viện có thể được chia thành 4 vòng dựa trên đặc điểm cung cấp dịch vụ y tế của bệnh viện và mối quan hệ chức năng giữa các phần của hoạt động hành nghề và điều trị:

Chu trình cung ứng là chu trình bắt đầu hoạt động liên quan đến toàn bộ hoạt động cung ứng như thuốc, các thiết bị vật tư y tế, hóa chất, ngoài ra cũng bao gồm các hoạt động mua sắm vật tư văn phòng… Trong bệnh viện, nhiều nhất là cung ứng thuốc, vật tư y tế, hóa chất, quy trình này gồm các bước như: việc lập kế hoạch mua, tổ chức đấu thầu, tổ chức mua và thanh toán

Chu trình khám và điều trị là chu trình phức tạp nhất có chức năng chính

là ghi nhận tất cả các chi phí phát sinh trong quá trình khám bệnh, chữa bệnh

và cung cấp dịch vụ kỹ thuật và các dịch vụ y tế khác Chu trình khám và điều

trị được xem là cầu nối giữa chu trình thu viện phí và chu trình cung ứng Các chức năng của chu trình khám và điều trị là khác nhau cho điều trị nội trú và ngoại trú nhưng cơ bản bao gồm các bước như tiếp nhận bệnh nhân, thực hiện các chỉ định lâm sàng, điều trị nội trú cho đến khi ra viện

Chu trình thu viện phí là toàn bộ các hoạt động liên quan từ khâu xác định viện phí cho đến khâu thu viện phí và lập báo cáo Chu trình này thường đóng vai trò rất quan trọng, đối với từng bệnh viện thì có thể chia thành nhiều chu trình nhỏ như thu viện phí, thu BHYT

Chu trình tài chính với chức năng chính là huy động và sử dụng các nguồn vốn một cách hiệu quả, HTTTKT của bệnh viện ghi chép toàn bộ các hoạt động liên quan đến ghi chép, sử dụng, theo dõi chu trình này và thiết lập

hệ thống cho từng loại tài sản nhằm quản lý, quản lý, bảo vệ và sử dụng hiệu quả tài sản của bệnh viện Chu trình tài chính bao gồm các hoạt động còn lại ngoài ba chu trình trên đó là hoạt động tiếp nhận nguồn kinh phí từ ngân sách Nhà nước, hoạt động thu khác ngoài thu viện phí, các hoạt động chi tiêu ngoài các khoản chi thường xuyên, hoạt động đầu tư xây dựng, mua sắm TSCĐ và

hệ thống kế toán tổng hợp, lập báo cáo tài chính để tổng hợp tình hình tài sản, tiếp nhận và sử dụng kinh phí của ngân sách nhà nước, tình hình thu chi và kết quả hoạt động của đơn vị

Tổ chức HTTTKT bệnh viện theo chu trình xác lập vai trò, trách nhiệm của từng kế toán, xác định bộ phận nào tiếp nhận, xử lý thông tin, bộ phận nào chuyển thông tin lên để các hoạt động của bệnh viện diễn ra thông suốt, hiệu quả, đảm bảo vận hành hiệu quả Ví dụ, kế toán dược tham gia vào chu trình cung ứng, có mối quan hệ, trao đổi thông tin và phối hợp với các bộ phận này thực hiện các chức năng mua và tồn kho thuốc, vật tư, kiểm tra và tư vấn điều trị bệnh Mặt khác, kế toán dược cũng đồng thời tham gia vào chu trình thu viện phí, có mối quan hệ chia sẻ thông tin và phối hợp với các bộ

phận nhận thuốc, hóa chất, thực hiện y lệnh, ghi nhận việc sử dụng dịch vụ, thuốc, hóa chất, dịch truyền… đối với bệnh nhân xác định viện phí đầy đủ chính xác Ngoài ra, kế toán nhà thuốc cũng tham gia vào chu trình thanh toán của bệnh viện, có mối quan hệ chia sẻ thông tin, phối hợp với các khoa phòng

để lấy thuốc, hóa chất, thực hiện y lệnh, cung cấp dịch vụ, thuốc, hóa chất, ghi nhận tiêu thụ thuốc tiêm tĩnh mạch… đối với bệnh nhân xác định viện phí đầy đủ và chính xác

Lợi ích của tổ chức HTTTKT theo chu trình trong các bệnh viện là: Thiết lập sự phối hợp hiệu quả trong việc thực hiện các chức năng cụ thể của bệnh viện Mỗi bộ phận, mỗi cá nhân khi tham gia vào chu trình không chỉ tìm cách thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của mình mà còn phối hợp,

hỗ trợ công việc của các bộ phận liên quan nhằm giúp nhau hoàn thành nhiệm

Việc tổ chức HTTTKT theo chu trình là cơ sở để xác định trách nhiệm cụ thể của từng bộ phận trong quá trình tác nghiệp và là cơ sở để xây dựng kế toán trách nhiệm trong bệnh viện (Nguyễn Mạnh Toàn - Huỳnh Thị Hồng Hạnh, 2017)

1.4 TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH THU VIỆN PHÍ TẠI BỆNH VIỆN

1.4.1 Chức năng của chu trình thu viện phí

Chu trình thu viện phí có chức năng chính là kế thừa dữ liệu sử dụng thuốc, vật tư y tế, dịch vụ kỹ thuật đã sử dụng trong điều trị của người bệnh được ghi nhận trong chu trình khám, chữa bệnh và tính toán số tiền chi phí nằm viện theo yêu cầu của từng người bệnh đưa ra những quyết định chính xác thanh toán và thu thập Chu trình này bao gồm bốn bước công việc:

- Xác định viện phí: Căn cứ vào các dịch vụ y tế, danh mục kỹ thuật bệnh nhân sử dụng, giá dịch vụ, giá thuốc, vật tư tiêu hao cũng như đối tượng bệnh nhân để xác định viện phí Viện phí ngoại trú thường gồm phí khám bệnh, phí thực hiện các dịch vụ kỹ thuật, chi phí thuốc điều trị theo chỉ định Viện phí nội trú được xác định dựa trên hồ sơ thanh toán ra viện do các khoa điều trị nội trú lập, trong đó liệt kê đầy đủ số lượng thuốc, vật tư y tế, các dịch vụ ký thuật, số ngày sử dụng giường bệnh… mà bệnh nhân sử dụng trong suốt quá trình điều trị

- Thu viện phí: Nhân viên thu viện phí sẽ lập biên lai thu viện phí đối với bệnh nhân ngoại trú, lập phiếu thu tạm ứng và theo dõi tạm ứng viện phí đối với bệnh nhân nhập viện điều trị nội trú, làm thủ tục hoàn ứng và lập biên lai thu tiền viện phí đối với bệnh nhâ thanh toán ra viện Đối với bệnh nhân bảo hiểm y tế, kế toán thu viện phí xác định số tiền cơ quan bảo hiểm y tế chi trả,

số tiền bệnh nhân phải nộp và hoàn tất các thủ tục, hồ sơ theo quy định

- Lập bảng kê viện phí và ghi sổ: Cuối mỗi ca trực, nhân viên thu viện phí lập bảng kê nộp tiền viện phí, sau đó chuyển bảng kê viện phí cho kế toán lập phiếu thu và nộp tiền cho thủ quỹ Kế toán tiền mặt kiểm tra, phân loại và ghi

sổ kế toán.Việc lập bảng kê viện phí phải được chi tiết theo nhiều tiêu thức khác nhau (nội/ngoại trú, hoạt động theo chức năng nhiệm vụ/ hoạt động dịch

vụ, bệnh nhân có bảo hiểm y tế/ không có bảo hiểm y tế, theo từng khoa…) phục vụ công tác hạch toán, báo cáo, xác định chênh lệch thu chi và phân phối thu nhập cho các bộ phận Trong trường hợp hạch toán thủ công, công việc này rất phức tạp, tốn nhiều thời gian, công sức

- Báo cáo thu viện phí, thực hiện thanh quyết toán với cơ quan bảo hiểm

y tế về chi phí khám và điều trị cho bệnh nhân bảo hiểm y tế: Số lượng chứng

từ gốc phát sinh hằng ngày trong chu trình thu viện phí rất lớn Do đó, hằng ngày kế toán thu viện phí phải lập bảng kê tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại chi tiết theo tên bệnh nhân Cuối tháng, sau khi đối chiếu số liệu trên phần mềm HIS, kế toán lập báo cáo thu viện phí toàn viện theo bệnh nhân nội trú/ngoại trú và theo bệnh nhân có thẻ BHYT hay không có thẻ BHYT Đối với bệnh nhân có thẻ BHYT, kế toán lập báo cáo quyết toán đề nghị cơ quan bảo hiểm y tế thanh toán

Các phân hệ tham gia vào chu trình thu viện phí gồm: phân hệ tiếp nhận, các khoa lâm sàng và cận lâm sàng, phân hệ viện phí nội/ngoại trú, phân hệ quản lý dược, phân hệ kế toán tiền, phân hệ bảo hiểm y tế Các chủ thể liên quan đến chu trình thu viện phí là bệnh nhân, bác sĩ, y tá, kế toán thu viện phí,

kế toán bảo hiểm y tế, kế toán tiền mặt, kế toán tổng hợp Để thực hiện đồng

bộ và hiệu quả các khâu, các giai đoạn trong hoạt động của chu trình thu viện phí đòi hỏi phải có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận trên

Trên cơ sở chức năng của các bộ phận và thực tế tổ chức thông tin trong bệnh viện, hình dòng dữ liệu của chu trình thu viện phí được trình bày như

Biên lai Nộp tiền

Khoa khám bệnh

Khoa điều trị

Người nộp viện phí

Đơn giá thu

viện phí

Bảng kê tạm ứng

Hồ sơ thanh

toán ra viện

Hồ sơ tạm ứng

Hồ sơ thanh

toán viện phí

Hồ sơ bệnh nhân

Xác định viện phí

Lập phiếu thu & hạch toán TH

Lập bảng

kê

Thu viện phí

Báo cáo tình hình thu viện phí

Bảng kê thanh

toán viện phí

Chứng từ ghi sổ

Bảng kê hoàn ứng

Thủ quỹ

Ban quản lý bệnh viện

Sổ quỹ tiền mặt

Nộp tiền cho thủ quỹ

Hình 1.3 Hình dòng dữ liệu của chu trình thu viện phí

1.4.2 Mối quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình thu viện phí Phòng kế toán của bệnh viện chịu trách nhiệm thu thập, xử lý, phân tích

và lưu trữ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến biến động của từng bệnh nhân, theo dõi tình hình thu chi, phản hồi và hoàn trả, báo cáo các cấp quản lý thông qua các báo cáo cung cấp thông tin

Theo đó khi bệnh nhân vào bệnh viện khám, mối quan hệ giữa bộ phận kế toán với các bộ phận khác trong khâu khám bệnh tại phòng khám được mô tả như hình 1.4 Nếu bệnh nhân được chỉ định điều trị ngoại trú thì chu trình thu viện phí kết thúc khi bệnh nhân nhận đơn thuốc và lịch hẹn tái khám của bác sĩ

Hình 1.4 Mối quan hệ giữa các bộ phận trong điều trị ngoại trú

Còn khi bệnh nhân được chỉ định nhập viện, mối quan hệ cụ thể về chức năng giữa bộ phận kế toán với các bộ phận chức năng trong khâu điều trị nội

CÁC KHOA CẬN LÂM SÀNG

KẾ TOÁN

Bộ phận

thu VP tiền Kế toán mặt Thủ quĩ

PHÒNG KHÁM

Bộ phận

đón

Bộ phận khám bệnh

Mua

phiếu

khám

Tiếp đón Khám bệnh

Chỉ định các

DVKT

Kết luận

Nhập viện

Điều trị ngoại trú

Thực hiện các

DVKT

trú cho đến khi bệnh nhân ra viện được mô tả như Hình 1.5

Hình 1.5 Mối quan hệ giữa các bộ phận trong điều trị nội trú

CÁC KHOA CẬN LÂM SÀNG

KẾ TOÁN

Bộ phận thu VP

Kế toán tiền mặt

Thủ quĩ

Ra viện

Thanh toán viện phí

Thực hiện các DVKT

PHÒNG MỔ

HỒI SỨC CẤP CỨU

Thống kê chi phí

KHOA DƯỢC

PHÒNG THIẾT BỊ

- VẬT TƯ Y TẾ

1.4.3 Tổ chức thông tin kế toán hoạt động xác định viện phí

Chu trình thu viện phí là một quy trình phức tạp liên quan đến nhiều phòng ban chức năng trong bệnh viện Điều này đảm bảo thông tin người bệnh vào viện điều trị, sử dụng thuốc, vật tư y tế, dịch vụ kỹ thuật cho đến khi thực hiện y lệnh điều trị, chi phí y tế dùng để điều trị phải do từng người bệnh chi trả

Việc tổ chức thông tin kế toán hoạt động xác định viện phí trong chu trình này liên quan đến các khâu như tiếp nhận bệnh nhân, khám chữa bệnh và cho chỉ định điều trị của bác sĩ,…

Khi bệnh nhân đến khám sẽ được bộ phận đón tiếp thực hiện đăng ký khám bệnh với các thông tin cá nhân cần thiết và tiền sử bệnh của bệnh nhân, theo đối tượng % (phần trăm) quyền lợi được hưởng BHYT và không được hưởng BHYT sau đó được chuyển đến các bộ phận tiếp theo để tiếp tục cập nhật, xử lý

Trên cơ sở dữ liệu từ các khoa khám chữa bệnh chuyển sang, kế toán viện phí căn cứ vào khối lượng dịch vụ y tế mà bệnh nhân sử dụng theo chỉ định Việc áp giá viện phí tương ứng với từng loại dịch vụ, các bệnh viện thực hiện chính xác viện phí phải thu trên phần mềm sẽ quản lý tốt và hiệu quả Sau đó xác định số tiền thực tế bệnh nhân phải nộp là khâu quan trọng và đặc thù trong việc quản lý viện phí, đối với từng đối tượng bệnh nhân cần quản lý

rõ và chặt chẽ thuộc đối tượng nào để thu viện phí, ví dụ bệnh nhân BHYT được hưởng 80%, 95% hay bệnh nhân nghèo được miễn giảm… Việc xác định viện phí rõ ràng chính xác cho từng đối tượng bệnh nhân tương ứng với

số tiền phải nộp giúp cho việc thu viện phí diễn ra nhanh chóng, thuận tiện và chính xác

Việc xác định viện phí bệnh nhân phải trả được trình bày theo công thức sau:

Đầu ra: Bảng kê chi phí khám chữa bệnh (Mẫu 01, 02/KBCB)

Như vậy, để xác định viện phí cần tổ chức các công việc sau:

- Thống kê dịch vụ BN sử dụng: Theo quy định hiện hành, trên Bảng kê chi phí khám chữa bệnh, các dịch vụ bệnh nhân sử dụng phải được liệt kê chi tiết theo các nội dung (khoản mục) như: Ngày giường chuyên khoa, Xét nghiệm, Chẩn đoán hình ảnh, Thăm dò chức năng, Thủ thuật, phẫu thuật, dịch

vụ kỹ thuật cao chi phí lớn, Máu và chế phẩm, Thuốc, dịch truyền, vật tư y tế

và vận chuyển

Trong mỗi loại như vậy, nội dung cần được trình bày chi tiết hơn Ví dụ trong mục 2 “Xét nghiệm”, hình 1.6 cần được chi tiết thành các tiểu mục: 2.1 Huyết học

2.2 Sinh hóa máu

2.3 Sinh hóa nước tiểu, dịch chọc dò

Trong mỗi tiểu mục trên, cần tiếp tục liệt kê từng loại dịch vụ mà bệnh nhân đã sử dụng, ví dụ tiểu mục 2.3 Sinh hóa nước tiểu, dịch chọc dò, Hình số 1.6 chi tiết:

1 Định lượng Glucose

2 Định lượng Protein

3 Morphine nước tiểu…

Hình 1.6 Bảng kê chi phí KCB nội trú

- Áp giá viện phí:

Theo từng mã dịch vụ, xác định giá (tự động/thủ công )

Tên cơ sở KCB:… Mẫu số:…

Tên cơ sở KCB:… Số bệnh án:…

Mã số người bệnh:… BẢNG KÊ CHI PHÍ KCB NỘI TRÚ

(giờ…, ngày ….tháng….năm… )

II Chi phí khám, chữa bệnh:

vị tính

Số lượng

Đơn giá Thành tiền

Theo Thông tư 39/2018/TT-BYT của Bộ Y tế quy định thống nhất giá dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh bảo hiểm y tế giữa các bệnh viện cùng hạng trên toàn quốc và hướng dẫn áp dụng giá, thanh toán chi phí khám bệnh, chữa bệnh trong một số trường hợp và Thông tư 13/2019/TT-BYT sửa đổi bổ sung một số Điều của Thông tư số 39/2018/TT-BYT cảu Bộ Y tế; Thông tư số 37/2018/TT-BYT quy định mức tối đa khung giá dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh không thuộc phạm vi thanh toán của quỹ bảo hiểm y tế trong các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh của nhà nước và hướng dẫn áp dụng giá, thanh toán chi phí khám bệnh, chữa bệnh trong một số trường hợp và Thông tư 14/2019/TT-BYT sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư 37/2018/TT-BYT thì việc xác định viện phí bao gồm:

- Dịch vụ y tế sử dụng: chi phí về thuốc, dịch truyền, hoá chất, vật tư tiêu hao, vật tư thay thế; chi phí về điện, nước, nhiên liệu, xử lý chất thải, vệ sinh môi trường; dịch vụ kỹ thuật; chi phí duy tu, bảo dưỡng thiết bị, mua thay thế công cụ, dụng cụ,

- Giá thu viện phí: Đối với người bệnh ngoại trú, biểu giá thu một phần viện phí được tính theo lần khám bệnh và các dịch vụ kỹ thuật mà người bệnh trực tiếp sử dụng Đối với người bệnh nội trú, biểu giá thu một phần viện phí được tính theo ngày giường nội trú của từng chuyên khoa theo phân hạng bệnh viện và các khoản chi phí thực tế sử dụng trực tiếp cho người bệnh Đối với người bệnh khám chữa bệnh theo yêu cầu thì bệnh nhân sẽ thanh toán theo mức phí bệnh viện quy định có sự phê chuẩn của đơn vị quản lý cấp trên và được niêm yết công khai tại đơn vị

Hình 1.7 Danh mục dịch vụ kỹ thuật KCB theo TT13/2019/TT-BYT

Như vậy, theo quy định hiện nay một số chi phí không được Bảo hiểm y

tế thanh toán, hoặc thanh toán không đầy đủ theo mã quyền lợi mà bệnh nhân

có Bảo hiểm y tế được hưởng Do vậy, việc tính toán xác định đơn giá viện phí áp dụng cho từng bệnh nhân, mức viện phí bệnh nhân phải nộp, phần cơ quan Bảo hiểm y tế thanh toán là công việc hết sức phức tạp, tốn rất nhiều thời gian, công sức và dễ gây nhầm lẫn, thất thát trong điều kiện xử lý thủ công