Tính cấp thiết của đề tài
Trong xu thế hội nhập kinh tế ngày nay, cạnh tranh và rủi ro ngày càng gia tăng ảnh hưởng lớn đến khả năng đạt được các mục tiêu của nhà quản lý Đối với các nhà quản lý, việc xây dựng và áp dụng kiểm soát nội bộ có hiệu quả là nhiệm vụ quan trọng Trên cơ sở nghiên cứu về mối quan hệ giữa kiểm soát nội bộ với hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, tác giả đề xuất một số kiến nghị nhằm tăng cường hiệu quả hoạt động của kiểm soát nội bộ, giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, đạt đƣợc các mục tiêu hoạt động, nâng cao năng lực cạnh tranh;
Kiểm soát nội bộ đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động kinh tế của các cơ quan tổ chức, nó giúp Ban lãnh đạo quản lý tốt nhất và có hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế của đơn vị mình như con người; tài sản; vốn góp phần hạn chế tối đa những rủi ro có thể xả ra, đồng thời giúp các đơn vị xây dựng đƣợc một nền tảng quản lý vững chắc phục vụ cho quá trình hoạt động kinh doanh của mình; Đặc biệt hoạt động kiểm soát chu trình mua hàng và thanh toán có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với một đơn vị, tổ chức bởi chu trình này sẽ đánh giá đƣợc hiệu quả sử dụng đồng vốn của đơn vị, kiểm soát một cách tốt nhất các chi phí bỏ ra;
Trong quá trình công tác và thực tập tại Bệnh viện Quân y 17, Cục hậu cần, Quân Khu 5, em nhận thấy hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực y tế thời gian gần đây có sự biến động mạnh về giá cả, hơn nữa Bệnh viện Quân y 17 là đơn vị sự nghiệp thuộc quân đội quản lý thực hiện tự chủ một phần chi tiêu thường xuyên, vì vậy công tác kiểm soát chuyển từ hoạt động bao cấp sang tự chủ nên đơn vị cần phải sử dụng tốt đồng vốn bỏ ra, KSNB chu trình mua hàng và thanh toán nhằm hướng tới việc mua đúng mua đủ, tránh những gian lận và sai sót có thể xảy ra trong quá trình mua hàng cũng nhƣ thanh toán tiền hàng Vì vậy, đơn vị cần phải tăng cường kiểm soát nội bộ đối với chu trình này để đảm bảo sự đầy đủ, chính xác và tránh thất thoát tiền thanh toán;
Vì vậy việc chọn đề tài “Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Bệnh viện Quân y 17, Cục hậu cần, Quân Khu 5” là có ý nghĩa thiết thực trong việc thực hiện công cụ quản lý của đơn vị nhằm đƣa ra những giải pháp tăng cường công tác kiểm soát nhằm giảm thiểu những rũi ro, gian lận, sai sót có thể xảy ra.
Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là khảo sát, đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng và thanh toán tại Bệnh viện Quân y 17, Cục hậu cần, Quân Khu 5, từ đó đề xuất giải pháp giúp đơn vị ngày càng tốt hơn công tác KSNB đối với chu trình này, giảm thiểu các rủi ro và tăng thu nhập cho đơn vị.
Đối tƣợng, phạm vi và thời gian nghiên cứu
Đối tƣợng nghiên cứu: Công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Bệnh viện Quân y 17, Cục hậu cần, Quân Khu 5
Phạm vi nghiên cứu: Bệnh viện Quân y 17, Cục hậu cần, Quân Khu 5
Thời gian nghiên cứu: năm 2022.
Phương pháp nghiên cứu
Luận văn sử dụng phương pháp nghiên cứu tình huống, thông qua quan sát, đối chiếu và phân tích trong quá trình tìm hiểu công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán thực tế tại Bệnh viện Quân y 17, từ đó đƣa ra các giải pháp phù hợp nhằm khắc phục hạn chế còn tồn tại.
Kết cấu của luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận và phụ lục luận văn kết cấu thành 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán trong Bệnh viện;
Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Bệnh viện Quân y 17, Cục hậu cần, Quân Khu 5;
Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác KSNB chu trình mua hàng và thanh toán tại Bệnh viện Quân y 17, Cục hậu cần, Quân Khu 5.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH
KHÁI QUÁT CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CÁC BỆNH VIỆN
1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ theo INTOSAI
Năm 1992, bản Hướng dẫn về chuẩn mực KSNB của INTOSAI đã hình thành một tài liệu đề cập đến việc nâng cấp các chuẩn mực KSNB, hỗ trợ cho việc thực hiện và đánh giá KSNB
Năm 2001, bản hướng dẫn của INTOSAI 1992 đã cập nhật thêm về các chuẩn mực KSNB để phù hợp với tất cả các đối tƣợng và phù hợp với sự phát triển gần đây trong KSNB Điều cần lưu ý là tài liệu này đã tích hợp các lý luận chung về KSNB của báo cáo COSO
Bên cạnh việc cải thiện định nghĩa KSNB và xây dựng một sự hiểu biết thông thường về KSNB, tài liệu của INTOSAI trình bày những vấn đề đặc thù về khu vực công
Hướng dẫn chuẩn mực KSNB của INTOSAI 1992 đưa ra khái niệm về KSNB nhƣ sau:
“KSNB là cơ cấu của một tổ chức, bao gồm nhận thức, phương pháp, quy trình và các biện pháp của người lãnh đạo nhằm bảo đảm sự hợp lý để đạt đƣợc các mục tiêu của tổ chức”
Thúc đẩy các hoạt động hữu hiệu, hiệu quả và có kỷ cương cũng như chất lƣợng của sản phẩm, dịch vụ phù hợp với nhiệm vụ của tổ chức;
Bảo vệ các nguồn lực không bị thất thoát, lạm dụng, lãng phí, tham ô và vi phạm pháp luật;
Khuyến khích tuân thủ pháp luật, quy định của nhà nước và nội bộ
Xây dựng và duy trì các dữ liệu tài chính và hoạt động, lập báo cáo đúng đắn và kịp thời;
Tài liệu hướng dẫn của INTOSAI (2001) cập nhật cho rằng: KSNB là một quá trình xử lý toàn bộ đƣợc thực hiện bởi nhà quản lý và các cá nhân trong tổ chức, quá trình này đƣợc thiết kế để phát hiện các rủi ro và cung cấp một sự đảm bảo hợp lý để đạt đƣợc nhiệm vụ của tổ chức;
So với quan điểm của báo cáo COSO, khía cạnh giá trị đạo đức đƣợc thêm vào Mục tiêu của KSNB đƣợc nhấn mạnh thêm đó chính là tầm quan trọng của hành vi đạo đức cũng nhƣ sự ngăn chặn và phát hiện sự gian trá và tham nhũng trong khu vực công;
Ngân sách nhà nước được phân bố rộng rãi Chính vì vậy cần có các kiểm soát nhằm đảm bảo ngân sách đƣợc sử dụng đúng mục đích, các tài sản không bị thất thoát hay lãng phí Vì vậy, việc bảo vệ nguồn lực cần đƣợc nhấn mạnh thêm tầm quan trọng KSNB đối với khu vực công Mục tiêu là thiết lập và duy trì KSNB hữu hiệu trong khu vực công Vì thế các lãnh đạo của Chính phủ rất quan tâm đến tài liệu này, các nhà lãnh đạo các tổ chức nhà nước xem tài liệu này là một nền tảng để thực hiện và giám sát KSNB trong tổ chức
1.1.2 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ
Bảo vệ tài sản của đơn vị và sử dụng hiệu quả mọi nguồn lực nhất là nhân tố con người Ngăn ngừa và phát hiện mọi hành vi lãng phí gian lận, sử dụng tài sản không đúng mục đích hoặc vƣợt quá thẩm quyền
- Cung cấp thông tin đáng tin cậy
- Tuân thủ luật pháp và các luật lệ quy định
- Định kỳ đánh giá kết quả hoạt động nhằm kịp thời đƣa ra biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động điều hành
1.1.3 Các thành phần của kiểm soát nội bộ
Tương tự như báo cáo COSO, INTOSAI đưa ra 5 yếu tố của KSNB gồm:
- Các hoạt động kiểm soát
- Thông tin và truyền thông
- Giám sát a Môi trường Kiểm soát
Môi trường kiểm soát bao gồm các nội dung cơ bản đó là quan điểm, cách thức điều hành của lãnh đạo, công tác kế hoạch; tính trung thực và giá trị đạo đức; cơ cấu tổ chức bộ máy; hệ thống chính sách, quy chế, quy trình, thủ tục kiểm soát; chính sách về nhân sự phản ánh quan điểm toàn diện của người quản lý cấp cao nhất, người lãnh đạo, chủ sở hữu của một đơn vị về vấn đề kiểm soát và sự quan trọng của nó đối với đơn vị đó b Đánh giá rủi ro
Trong quá trình hoạt động, đơn vị có thể đối mặt với rất nhiều rủi ro nên việc đánh giá rủi ro là cần thiết nhằm đảm bảo cho đơn vị có thể hiện thực đƣợc các mục tiêu đã xác định;
Quy trình đánh giá rủi ro bao gồm nhiều bước như: (i) nhận diện rủi ro, (ii) ƣớc tính mức độ và tầm quan trọng của rủi ro, (iii) đánh giá khả năng xảy ra rủi ro và; (iv) triển khai các hành động cụ thể và cần thiết để giảm rủi ro xuống mức có thể chấp nhận đƣợc c Hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát là những chính sách và những thủ tục đối phó rủi ro và đảm bảo đạt đƣợc mục tiêu, nhiệm vụ của đơn vị Để đạt đƣợc hiệu quả, hoạt động kiểm soát phải phù hợp, nhất quán giữa các thời kỳ, dễ hiểu, đáng tin cậy và liên hệ trực tiếp đến mục tiêu kiểm soát Hoạt động kiểm soát có mặt xuyên suốt trong tổ chức, ở các mức độ và các chức năng Hoạt động kiểm soát bao gồm kiểm soát phòng ngừa và phát hiện rủi ro
Cân bằng giữa thủ tục kiểm soát phát hiện và phòng ngừa là phối hợp các hoạt động kiểm soát để hạn chế, bổ sung lẫn nhau giữa các thủ tục kiểm soát d Thông tin và truyền thông
Hệ thống thông tin và truyền thông (information and communication system) là thành phần quan trọng trong kiểm soát nội bộ Hệ thống thông tin trong đơn vị bao gồm nhiều phân hệ liên quan đến các loại nghiệp vụ cụ thể Với từng loại nghiệp vụ, hệ thống thông tin cần thỏa mãn đầy đủ các mục tiêu kiểm soát nhằm bảo đảm thông tin trên báo cáo tài chính là trung thực và hợp lý e Hoạt động giám sát
KHÁI QUÁT VỀ CHU TRÌNH MUA HÀNG - THANH TOÁN
Quy trình này đƣợc thực hiện qua các khâu sau: Lập kế hoạch mua hàng (tháng, quý, năm); Lập và phê chuẩn đề nghị mua hàng; Lựa chọn nhà cung cấp; Lập hợp đồng mua hàng; Lập và gửi đơn đặt hàng
Sơ đồ Quy trình mua hàng nhƣ sau:
Sơ đồ 1.1 : Sơ đồ chu trình mua hàng (Nguồn: Đường Nguyễn Hưng, 2016)
Lập kế hoạch và ĐNMH: Ở mỗi Bệnh viện, tùy vào phân bổ nguồn lực, giám đ ốc từ thường sẽ có một bộ phận chuyên nghiên cứu nhu cầu vật tư y tế, thuốc cần thiết cho việc khám chữa bệnh, đó là bộ phận kế hoạch Bộ phận này có nhiệm vụ lên kế hoạch, cung ứng đảm bảo cung cấp đầy đủ các yếu tố đầu vào để quá trình khám chữa bệnh đƣợc liên tục nhƣng đồng thời cũng không quá nhiều gây ứ đọng thuốc Khi có nhu cầu mua thuốc của các khoa trong bệnh viện, bộ phận kế hoạch sẽ lập giấy ĐNMH Giấy ĐNMH bao gồm các thông tin về mục đích yêu cầu mua hàng, mã hàng, tên hàng, quy cách, số lƣợng hàng, yêu cầu về thời gian nhận hàng
Xét duyệt mua hàng: Yêu cầu mua hàng của từng Khoa sau khi đƣợc sự phê duyệt của trưởng Khoa thì sẽ chuyển lên cho những người có thẩm quyền xem xét và phê duyệt để đảm bảo tính hợp lý của thông tin trên giấy ĐNMH và đảm bảo hàng hóa, dịch vụ đƣợc mua theo đúng mục đích, tránh tình trạng mua thiếu, mua thừa hay thậm chí là mua các mặt hàng không cần thiết
Lựa chọn NCC: Đây là một bước quan trọng với mục tiêu đảm bảo cho đơn vị có thể tiếp cận đƣợc những nguồn cung cấp có chất lƣợng và giá cả hợp lý nhất Bộ phận mua hàng căn cứ vào đơn yêu cầu mua hàng để xem xét, tìm kiếm NCC thông qua các chào giá của nhiều NCC khác nhau và lựa chọn ra NCC phù hợp nhất Sự lựa chọn này căn cứ vào giá cả, thỏa mãn nhu cầu mua hàng là mua đúng thứ cần mua, đúng chất lƣợng, chủng loại và điều kiện ưu đãi như chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán, phương thức thanh toán, Việc lựa chọn NCC phải được người có thẩm quyền như trưởng bộ phận mua hàng hoặc giám đốc xem xét và phê duyệt lựa chọn Đặt hàng: Bộ phận mua hàng sẽ lập đơn đặt hàng và hợp đồng mua hàng hóa để theo dõi tiến độ thực hiện, gửi cho NCC để thông báo về việc đặt hàng đồng thời gửi cho bộ phận nhận hàng theo dõi để làm căn cứ đối chiếu khi nhận hàng và gửi cho bộ phận ĐNMH để biết ĐNMH đã đƣợc thực hiện và bộ phận kế toán công nợ lưu trữ để thực hiện đối chiếu với hóa đơn mua hàng
1.2.2 Khâu nhận hàng và nhập kho
Khâu này đƣợc thực hiện đƣợc thực hiện thông qua các thủ tục sau:
Sơ đồ 1.2: Sơ đồ Giai đoạn Nhận hàng và Nhập kho
Quy t rình kh ác c ó liên quan
Quyết định xử lý hàng không đạt yêu cầu
Biên bản kiểm nhận hàng
Biên bản kiểm nhận hàng
Trả lại nhà cung cấp
Hàng có đạt yêu cầu không? Đồng ý cho nhập hàng vào kho
Ch ứ ng t ừ B ộ ph ận ki ểm nh ận h à n g Giám đ ốc
Khi nhận hàng, bộ phận nhận hàng căn cứ vào các thỏa thuận trong đơn đặt hàng hay hợp đồng… về số lƣợng, chất lƣợng, quy cách hàng mua để kiểm nhận, đồng thời cần lập báo cáo nhận hàng ghi chép lại chính xác số lƣợng, chất lƣợng, quy cách hàng thực nhận Đây là quy trình kiểm tra hàng hóa mua vào và kết quả của quy trình này là các báo cáo nhận hàng
Quy trình này đƣợc thực hiện qua các thủ tục sau: Ghi nhận công nợ với nhà cung cấp; Lập đề nghị thanh toán; Kiểm tra và phê duyệt đề nghị thanh toán; Tiến hành thanh toán Sơ đồ cụ thể nhƣ sau:
Sơ đồ 1.3: Sơ đồ Quy trình thanh toán cho NCC
Thu thập các chứng từ thanh toán
Giấy đề nghị thanh toán Phiếu nhập kho
Biên bản kiểm nhận hàng
Kế hoạch mua vật tƣ, hàng hóa Đơn đặt hàng Hóa đơn
Nhận và kiểm tra hồ sơ thanh toán
Phiếu chi Ủy nhiệm chi
Thanh toán tiền (tiền mặt và tiền gửi)
Lập đề nghị thanh toán
Ch ứ ng t ừ Quy t rình kh ác có liên q u a n
G iá m đố c K ế toán tr ƣ ởng K ế toán than h to á n K ế toán công n ợ
KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG MỘT BỆNH VIỆN
1.3.1 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng và thanh toán
Kiểm soát nội bộ trong quá trình mua hàng cần nhằm đến mục tiêu về hoạt động: mua đúng hàng, đúng số lƣợng và chất lƣợng, thời gian nhận hàng, giá cả phù hợp Tiếp theo là mục tiêu báo cáo: ghi nhận trung thực, đầy đủ, chính xác thông tin về hàng mua và thanh toán cho nhà cung cấp Trong quá trình này, đơn vị cũng phải đảm bảo tuân thủ các qui định có liên quan của nhà nước trong quá trình mua hàng nếu là hàng thuộc diện cần quản lý về chất lƣợng, giá cả nhƣ dƣợc phẩm, vật tƣ y tế
1.3.2 Nhận diện và đánh giá rủi ro có thể xảy ra trong chu trình mua hàng và thanh toán a Nhận diện rủi ro
Các rủi ro có thể xảy ra được tóm tắt ở những mục dưới đây: Ở khâu mua hàng: Các rủi ro có thể xảy ra mua hàng không đúng với nhu cầu thực tế về số lƣợng, quy cách, chủng loại, chất lƣợng; Lựa chọn sai nhà cung cấp: có giá cao, điều kiện thanh toán không thuận lợi; Ở khâu thanh toán: Quên ghi nhận khoản nợ phải trả, hoặc ghi nhận nợ với người bán bị sai sót; thanh toán chậm dẫn đến bị phạt, thanh toán trùng b Phân tích, đánh giá rủi ro Đơn vị cần xem xét trên ba yếu tố: khả năng phát sinh và mức độ tác động của rủi ro, tốc độ tác động của rủi ro khi phát sinh, thời gian tác động của rủi ro c Biện pháp đối phó với rủi ro
Ban lãnh đạo đơn vị cần yêu cầu bộ phận lập kế hoạch mua hàng phải kèm theo kế hoạch sản xuất, chuyển các bộ phận liên quan kiểm tra, xét duyệt, trước khi trình giám đốc phê chuẩn để đối phó với rủi ro mua thừa hàng gây ứ đọng vốn, hay quá hạn sử dụng Đối với khâu thanh toán phải kiểm soát việc thanh toán không kịp thời, hay thanh toán trùng d Nhận diện và đánh giá các thay đổi lớn bên trong và bên ngoài
Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán không tránh khỏi những tác động của các yếu tố bên ngoài liên quan đến nhà cung cấp, điều kiện kinh tế chung và ngành hoạt động và bên trong nhƣ thay đổi về cấu trúc quản lý, nhân sự Do đó, ban lãnh đạo đơn vị cần phải thường xuyên nhận diện và đánh giá rủi ro liên quan trong chu trình mua hàng, từ đó có các biện pháp phù hợp để kiểm soát rủi ro ở mức có thể chấp nhận, nhằm đạt đƣợc mục tiêu của việc mua hàng
1.3.3 Hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán a Kiểm soát quá trình mua hàng
Các đơn vị cần chú ý đến những thủ tục kiểm soát quan trọng đối với đề nghị mua hàng nhƣ sau:
Tất cả các nghiệp vụ mua hàng đều phải có giấy đề nghị mua hàng đã được phê duyệt và chỉ có những người có thẩm quyền mới được lập phiếu đề nghị mua hàng;
Giấy đề nghị mua hàng phải có đầy đủ thông tin và đƣợc lập thành hai liên (Liên 1: Lưu tại bộ phận yêu cầu; liên 2: Lưu tại bộ phận mua hàng để làm căn cứ đặt hàng);
Cần phân công cụ thể người chịu trách nhiệm đề nghị mua hàng nhằm tránh tình trạng đề nghị mua hàng nhiều lần cho cùng một nhu cầu;
Giấy đề nghị mua hàng phải được đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng và giao cho người phụ trách mua hàng bảo quản Thủ tục này nhằm đối phó với rủi ro những người không có thẩm quyền vẫn có thể đề nghị mua hàng;
Thường xuyên theo dõi tiến độ thực hiện đối với giấy đề nghị mua hàng đã phát hành để đảm bảo hàng đề nghị mua được xử lý kịp thời ở các bước tiếp theo Để làm được điều này, cần phải tiến hành lưu riêng các hồ sơ: Giấy đề nghị mua hàng đã nhận đƣợc đơn đặt hàng và giấy đề nghị mua hàng chƣa nhận đƣợc đơn đặt hàng
Khi nhận được giấy đề nghị mua hàng, Trưởng phòng cung ứng sẽ yêu cầu một nhân viên lập báo cáo hàng tồn kho tại thời điểm này để làm cơ sở cho việc xét duyệt mua hàng
- Lựa chọn nhà cung cấp
Các thủ tục kiểm soát khi lựa chọn nhà cung cấp: Đề nghị các nhà cung cấp báo giá ngay khi có nhu cầu mua hàng nhằm giúp cho đơn vị chọn đƣợc nhà cung cấp tốt nhất;
Việc lựa chọn nhà cung cấp phải được người có thẩm quyền phê duyệt nhằm tránh tình trạng có sự thông đồng giữa nhân viên mua hàng và nhà cung cấp;
Sau khi lựa chọn nhà cung cấp bộ phận mua hàng tiến hành lập đơn đặt hàng Các thủ tục kiểm soát đối với khâu đặt hàng: Đánh số thứ tự liên tục trước trên các đơn đặt hàng chưa sử dụng và bảo quản cẩn thận;
Thông báo cho các nhà cung cấp biết những người đủ thẩm quyền đặt hàng đối với từng nhóm hàng cụ thể nhằm ngăn chặn nhân viên cấp dưới trực tiếp thực hiện giao dịch và tự động xét duyệt đơn hàng để gian lận;
Theo dõi những lô hàng đã quá hạn giao hàng nhƣng vẫn chƣa nhận đƣợc hàng b Kiểm soát quá trình nhận hàng
Các thủ tục kiểm soát đối với quá trình này nhƣ sau: Để kiểm soát tốt, nhân viên nhận hàng không đƣợc thuộc bộ phận đặt hàng;
Khi nhận hàng, nhân viên nhận hàng cần lập báo cáo nhận hàng Nhân viên nhận hàng phải từ chối nhận hàng nếu hàng giao không đúng với đơn đặt hàng hay hợp đồng đã đƣợc phê duyệt; c Kiểm soát nợ phải trả người bán và trả tiền
Các thủ tục kiểm soát cơ bản là:
Nên thực hiện việc thanh toán qua ngân hàng để hạn chế tối đa việc xảy ra gian lận;
Chú ý theo dõi hàng bị trả lại hoặc đƣợc giảm giá, đối với những hóa đơn của nhà cung cấp mà kế toán nhận đƣợc nhƣng không có đơn đặt hàng, hợp đồng, báo cáo nhận hàng cần phải theo dõi riêng và xử lý phù hợp;
THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG -THANH TOÁN TẠI BỆNH VIỆN QUÂN Y 17 – CỤC HẬU CẦN – QUÂN KHU 5
Quá trình hình thành và phát triển
Tên đơn vị: BỆNH VIỆN QUÂN Y 17- CỤC HẬU CẦN - QUÂN KHU 5
Nơi đăng ký quản lý: Cục Thuế TP Đà Nẵng Địa chỉ: 02 Nguyễn Hữu Thọ, TP.Đà Nẵng
Giám đốc: Huỳnh Đức Bắc
Bệnh viện Quân y 17, Cục hậu cần, Quân Khu 5 hiện nay đóng trên địa bàn Đà Nẵng Đƣợc Bộ Quốc Phòng xác định là Bệnh viện chiến lƣợc có nhiệm vụ thu dung, cấp cứu, điều trị cho bệnh nhân các đơn vị quân đội và nhân dân trên địa bàn
Bệnh viện Quân y 17, Cục hậu cần, Quân Khu 5 tiền thân bệnh viện chỉ điều trị, khám chữa bệnh cho quân đội Đến ngày 23/08/2013 đƣợc cấp mã số thuế ngoài phục vụ quân nhân còn tham gia khám bệnh cho dân với hơn 200 giường và 84 bác sĩ đến nay bệnh viện tăng lên 624 giường bệnh với quân số biên chế 377 đồng chí bao gồm cả sỹ quan, chyên nghiệp và viên chức quốc phòng và 25 đồng chí lao động, đóng góp đáng kể vào sự nghiệp chăm sóc, bảo vệ sức khoẻ cho bộ đội và nhân dân Nối tiếp truyền thống của ngành Quân đội nhân dân, bệnh viện Quân y 17 luôn giữ vững phẩm chất cách mạng, bản chất truyền thống “Bộ đội cụ Hồ” đạo đức người thầy thuốc Quân đội, và uy tín, tạo đƣợc sự mến trọng của bộ đội và nhân dân
Tích cực thu dung cấp cứu, điều trị chăm sóc sức khoẻ cho bộ đội và nhân dân trên địa bàn, chăm sóc sức khoẻ cho các mẹ Việt Nam anh hùng, khắc phục những di chứng, vết thương chiến tranh, giám định sức khoẻ, thương tật và thực hiện nhiệm vụ sẵn sàng chiến đấu, phục vụ chiến đấu, huấn luyện quân dự bị động viên Bệnh viện các Dã chiến, đào tạo các tổ Quân y làm nhiệm vụ tăng cường lực lượng cho vùng 4 Hải Quân tham gia bảo vệ biên giới trên biển, tham gia phòng chống dịch bệnh, …
Chức năng và nhiệm vụ
Bệnh viện Quân y 17 Cục Hậu cần Quân khu 5 là bệnh viện tuyến cuối của Quân khu với nhiệm vụ trung tâm của đơn vị là thu dung cấp cứu, điều trị cho thương bệnh binh của Lực lượng vũ trang Quân khu và các đơn vị của Bộ đóng quân trên địa bàn, ngoài ra còn khám chữa bệnh chăm sóc sức khỏe cán bộ Quân đội nghỉ hưu, kết hợp với khám chữa bệnh dịch vụ y tế, bảo hiểm y tế cho các đối tƣợng khác Tham gia huấn luyện đào tạo chuyên môn cho các đơn vị về công tác Quân y, tham gia phối thuộc cùng với các cơ quan, đơn vị diễn tập theo kế hoạch của Bộ Tƣ lệnh Quân khu Sẵn sàng nhận nhiệm vụ và hành quân cơ động khi có chỉ thị của trên ;
Với phương châm: “Người thầy thuốc giỏi đồng thời phải như người mẹ hiền”, công tác quản lý, chăm sóc, nuôi dƣỡng bệnh nhân tận tình, chu đáo luôn được chú trọng Vì thế, Bệnh viện tăng cường giáo dục, quán triệt sâu sắc mục tiêu, yêu cầu nhiệm vụ, nâng cao ý thức, trách nhiệm, quan điểm phục vụ, xây dựng y đức cho cán bộ, nhân viên Duy trì nghiêm chế độ giao ban điều dƣỡng trưởng hằng tuần, thường xuyên chấn chỉnh việc thực hiện chế độ bệnh viện; thực hiện quy trình chăm sóc chuẩn theo quy định của Bộ Y tế;
Công tác nghiên cứu khoa học luôn được Bệnh viện coi trọng Nhiều hội nghị, hội thảo khoa học, sinh hoạt chuyên đề đƣợc tổ chức; các hoạt động nghiên cứu, phát triển kỹ thuật mới trong điều trị, chăm sóc bệnh nhân; sáng kiến cải tiến kỹ thuật được duy trì thường xuyên Thông qua đó, nhiều sáng kiến, kỹ thuật mới đƣợc đƣa vào ứng dụng trong chẩn đoán, điều trị hiệu quả, góp phần giảm chi phí, góp phần đƣa bệnh viện ngày một phát triển;
Bằng sự tận tâm chăm sóc sức khỏe cho nhân dân, Bệnh viện Quân y
17 luôn nỗ lực, vƣợt khó, nâng cao chất lƣợng khám bệnh, điều trị, chăm sóc bệnh nhân, xây dựng Bệnh viện đạt tiêu chuẩn “Bệnh viện văn hóa”, “Đơn vị quân y 5 tốt”; trở thành địa chỉ tin cậy của nhân dân trong khám, chữa bệnh, cấp cứu người bị thương, bị nạn
Sinh thời, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã từng căn dặn: “Luôn luôn ghi nhớ rằng người thầy thuốc giỏi đồng thời phải là như người mẹ hiền” Lời dạy của Người khẳng định rõ: Y đức và y thuật là những tiêu chuẩn không thể thiếu đƣợc của mỗi cán bộ, nhân viên quân y, trong đó y đức giữ một vị trí hết sức quan trọng Để thực hiện tốt lời dạy của Bác Hồ; tiếp tục giữ vững, phát huy truyền thống của đơn vị đồng thời đáp ứng kịp thời với yêu cầu ngày càng cao của nhiệm vụ quân sự, quốc phòng và công tác xây dựng Đảng của LLVT Quân khu, trong thời gian tới, Bệnh viện Quân y 17 tập trung thực hiện tốt những nhiệm vụ chủ yếu sau đây:
Một là, quán triệt, thực hiện nghiêm Nghị quyết của Đảng ủy Quân khu, Mệnh lệnh của Tƣ lệnh Quân khu về nhiệm vụ quân sự, quốc phòng và yêu cầu, nhiệm vụ ngành y trong lực lƣợng vũ trang Quân khu; từ đó xây dựng kế hoạch triển khai thực hiện sát với tình hình và yêu cầu nhiệm vụ chính trị trung tâm của đơn vị, phấn đấu luôn hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ, chức năng đƣợc giao, góp phần xây dựng lực lƣợng vũ trang Quân khu ngày càng vững mạnh, xứng đáng là Bệnh viện tuyến cuối của Quân khu
Hai là, triển khai thực hiện có hiệu quả các mục tiêu của phong trào
“quân y 5 tốt”, “chiến sĩ quân y làm theo lời Bác” gắn với việc “Học tập và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh” trong đơn vị Xây dựng đội ngũ y, bác sỹ , nhân viên chuyên môn, phục vụ luôn tận tụy với công việc, thực sự gắn bó, yêu ngành, yêu nghề, tích cực nghiên cứu, học tập, áp dụng tốt thành tựu khoa học, công nghệ hiện đại vào công tác chuyên môn, đặc biệt phải nâng cao hơn nữa chất lƣợng y đức, quan điểm thái độ phục vụ ân cần, tận tụy, đồng cảm với người bệnh, không để các trường hợp sai sót thuộc về trách nhiệm và chuyên môn Phát huy nội lực và tiềm năng sẵn có, đồng thời tăng cường liên kết, hợp tác với các cơ sở y tế ngoài quân đội bảo đảm hoạt động có hiệu quả, xứng đáng là một trung tâm khám, điều trị có uy tín cho cán bộ, chiến sỹ lực lƣợng vũ trang Quân khu và nhân dân trên địa bàn
Ba là, tập trung xây dựng đơn vị vững mạnh toàn diện, tổ chức Đảng thực sự trong sạch vững mạnh và có tính chiến đấu cao, thực hiện tốt việc kiểm điểm tự phê bình và phê bình theo tinh thần Nghị quyết Trung ƣơng 4
(Khóa XI), xây dựng nội bộ có mối đoàn kết thống nhất cao, có môi trường văn hóa tốt, tăng cường công tác giáo dục chính trị tư tưởng, tuyên truyền phổ biến pháp luật cho cán bộ, đảng viên, quần chúng trong đơn vị, từ đó nâng cao tinh thần tự giác trong việc chấp hành điều lệnh chính quy, các quy định của Quân khu, Bộ quốc phòng
Bốn là, quan hệ chặt chẽ với cấp ủy, chính quyền và nhân dân trên địa bàn, làm tốt công tác chính sách, tình nghĩa, khám chữa bệnh cho đồng bào vùng sâu, vùng xa, vùng đặc biệt khó khăn, vùng căn cứ kháng chiến kết hợp làm tốt công tác vận động quần chúng, để nhân dân hiểu rõ hơn đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước, góp phần tích cực nâng cao dân trí, xóa bỏ các tập tục lạc hậu, tự giác bảo vệ môi trường sống, củng cố lòng tin của nhân dân đối với Đảng, Nhà nước tô đẹp thêm hình ảnh “Anh bộ đội cụ Hồ”
Năm là, tranh thủ các nguồn lực, tiếp tục củng cố, từng bước đầu tư trang thiết bị và phương tiện hiện đại, cơ sở hạ tầng bảo đảm tốt nhất điều kiện chẩn đoán, khám và điều trị cho các đối tƣợng Phát huy quan điểm tự lực, tự cường, triệt để thực hành tiết kiệm, tổ chức hoạt động dịch vụ có hiệu quả, đúng quy định của pháp luật, quản lý chặt chẽ tài chính, tài sản, quan tâm hơn nữa đời sống vật chất, tinh thần cho cán bộ, nhân viên, Hạ sỹ quan chiến sỹ trong toàn đơn vị.
Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý
Sơ đồ 2.1 :Tổ chức bộ máy quản lý tại bệnh viện Quân y 17
Chính ủy Phó Giám đốc Y vụ
Phó Giám đốc Khối nội
Phó Giám đốc Khối ngoại
Ban chức năng Khối cận lâm sàng Khối nội Khối ngoại
Khoa XN Khoa XQ Khoa Lý liệu Khoa Dƣợc
Khoa Trang bị Khoa KB Khoa CCBĐ
Khoa nội 1 Khoa nội 2 Khoa nội 3 Khoa nội 4
Khoa nội 6 Khoa nội 7 Khoa nội 10
Khoa ngoại 1 Khoa ngoại 3 Khoa ngoại 5 Khoa ngoại 7 Khoa ngoại 8
Khoa nội 12Khoa nội 14Ban tang lễ
Thực hiện theo chức trách của người chỉ huy được quy định tại Điều
10, Điều lệnh quản lý bộ đội Quân đội Nhân dân Việt Nam và Quyết định số 47/QY-4 ngày 17 tháng 01 năm 2000 của Cục trưởng Cục Quân y về chức trách cán bộ, nhân viên y dƣợc bệnh viện quân đội
Cùng với Chính ủy để chỉ huy, chỉ đạo, điều hành chung mọi hoạt động của Bệnh viện
Quyết định hội chẩn, kiểm thảo tử vong toàn bệnh viện;
Chủ tịch Hội đồng thuốc và điều trị Bệnh viện;
Chủ tịch Hội đồng kinh tế của Bệnh viện;
Là chủ tài khoản, chịu trách nhiệm toàn bộ công tác thu, chi tài chính của bệnh viện theo quy định của Nhà nước Thường xuyên kiểm tra công tác tài chính để chống thất thu, tham ô, lãng phí;
Là người chỉ đạo phát ngôn và cung cấp thông tin cho báo chí các vấn đề của bệnh viện Trường hợp cần thiết, Giám Đốc ủy quyền cho người có trách nhiệm trong từng việc cụ thể;
Chỉ huy điều hành trực tiếp Ban Tài chính, Ban Hậu cần, Ban Hành chính và các khoa: Dƣợc, Trang bị, Xét nghiệm, Chẩn đoán hình ảnh;
Phó Chủ tịch Hội đồng thi đua khen thưởng (theo quy định); quyết định thành lập các hội đồng tƣ vấn; đƣợc quyền xét miễn giảm viện phí;
Ký duyệt theo thẩm quyền, ký cấp các thuốc gây nghiện, thuốc hướng thần, các thuốc quý hiếm;
Ký lệnh điều động xe, giấy công tác;
Trưởng Ban Chỉ đạo “Ngành Hậu cần quân đội làm theo lời Bác Hồ dạy”; Tham gia vào các hoạt động Giám định y khoa của Quân khu, Bệnh viện khi có yêu cầu;
Thực hiện theo chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn đƣợc giao; Cùng với Giám đốc lãnh đạo, chỉ huy, chỉ đạo điều hành mọi hoạt động của Bệnh viện;
Chủ trì về Công tác Đảng, Công tác Chính trị của Bệnh viện;
Chủ tịch Hội đồng thi đua khen thưởng (theo quy định);
Phó trưởng Ban Chỉ đạo “Ngành Hậu cần Quân đội làm theo lời Bác Hồ dạy”;
Trực tiếp chỉ đạo Ban Chính trị, Ban quản lý Nhà tang lễ;
Giải quyết phép thường xuyên, đột xuất cho các đối tượng diện cán bộ quản lý;
Ngoài ra còn đảm nhiệm nhiệm vụ đột xuất khi có yêu cầu
Đồng chí Phó Giám đốc Y vụ
Thực hiện theo chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn đƣợc phân công;
Là người thay thế thứ nhất khi Giám đốc đi vắng;
Chỉ đạo trực tiếp, toàn diện về mọi mặt Ban Kế hoạch tổng hợp, Ban Điều dƣỡng, Khoa khám bệnh, khoa CCBĐ;
Chỉ đạo tổ chức, triển khai công tác Kế hoạch Bệnh viện Chỉ đạo công tác tuyến; chỉ đạo, giám sát thực hiện chế độ chuyên môn Bệnh viện; ký giấy khám sức khỏe, giấy chứng tử, trực tiếp giải quyết cho các trường hợp chính sách đặc biệt Ký duyệt theo thẩm quyền, ký cấp các thuốc gây nghiện, thuốc hướng thần, các thuốc quý hiếm theo phân công của Giám đốc;
Phó Chủ tịch Hội đồng kinh tế của Bệnh viện;
Trưởng Ban Kinh tế của bệnh viện; Chủ tịch Hội đồng giá;
Chủ tịch Hội đồng tiền lương;
Trưởng Ban quản lý khám chữa bệnh BHYT, dịch vụ y tế, khám sức khỏe định kỳ;
Trưởng Ban Chỉ đạo quản lý chất lượng bệnh viện;
Trưởng Ban kiểm kê của bệnh viện;
Trưởng Ban Chỉ đạo phòng chống thiên tai bệnh viện;
Trưởng Ban Chỉ đạo tiêm chủng vắc xin phòng Covid-19;
Ký giấy ra viện, chuyển viện, giấy thanh toán ra viện;
Ký giải quyết phép thường xuyên, đột xuất đối tượng diện quân lực quản lý; Thực hiện nhiệm vụ khác theo sự phân công của Giám đốc
Đồng chí Phó Giám đốc Nội
Thực hiện theo chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn đƣợc phân công;
Chỉ đạo trực tiếp, toàn diện về mọi mặt khối Nội và khoa lý liệu;
Chủ trì hội chẩn khối Nội, liên khoa Nội, điểm bệnh khối Nội, kiểm thảo tử vong khối Nội;
Trưởng Ban Chỉ đạo về Cuộc vận động không hút thuốc lá trong bệnh viện;
Phó Chủ tịch Hội đồng thuốc và điều trị;
Chủ tịch Hội đồng khoa học, kỹ thuật bệnh viện;
Ký duyệt thuốc gây nghiện, hướng thần, quý hiếm, các xét nghiệm và chẩn đoán hình ảnh kỹ thuật cao của bệnh nhân nội trú khối Nội theo quy định;
Chủ tịch Hội đồng thanh lý;
Thực hiện nhiệm vụ khác theo sự phân công của Giám đốc
Đồng chí Phó Giám đốc Ngoại
Thực hiện theo chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn đƣợc phân công;
Chỉ đạo trực tiếp, toàn diện về mọi mặt khối Ngoại;
Phó Chủ tịch Hội đồng khoa học, kỹ thuật bệnh viện;
Chủ trì hội chẩn khối Ngoại, liên khoa Ngoại, điểm bệnh khối Ngoại, kiểm thảo tử vong khối Ngoại; Chủ trì thông qua mổ;
Tham gia chỉ đạo công tác tuyến; công tác nghiên cứu khoa học, đào tạo;
Ký duyệt thuốc gây nghiện, hướng thần, quý hiếm, các xét nghiệm và chẩn đoán hình ảnh kỹ thuật cao của bệnh nhân nội trú khối Ngoại theo quy định;
Trưởng Ban Chỉ đạo thực hiện Cuộc vận động 50;
Thực hiện nhiệm vụ khác theo sự phân công của Giám đốc
Các Khoa, ban chức năng
Ban kế hoạch tổng hợp : Quán lý hồ sơ, bệnh án, tham gia thanh quyết toán BHXH
Ban tài chính : Quản lý thu chi, quyết toán các chế độ cá nhân và toàn viện, chịu trách nhiệm về công tác tài chính bệnh viện
Ban chính trị Quản lý mảng chính trị, xã hội toàn viện, chịu trách nhiệm mảng đời sống cán bộ công nhân viên
Ban hậu cần : Quản lý chung công tác điện nước, sữa chữa, xây dựng, cải tạo khuôn viên bệnh viện
Ban hành chính : Quản lý chế độ giờ giấc, trật tự xã hội, chế độ làm việc của bệnh viện
Ban điều dƣỡng : Quản lý chung công tác đảm bảo chất lƣợng các điều dƣỡng viện, xây dựng bộ tiêu chí đảm bảo vệ sinh, an toàn khi khám bệnh
Ban tang lễ : Quản lý mảng tang lễ
Khoa xét nghiệm : Thực hiện các chỉ định xét nghiệm chp bệnh nhân Khoa X Quang : Chụp các chỉ định XQ, KTS, CT, MRI và siêu âm Khoa lý liệu : Điều chị phục hồi chức năng
Khoa dƣợc : Cung ứng, cấp phát, bảo quản thuốc, đảm bảo thuốc toàn bệnh viện
Khoa trang bị : Cung cấp VTYT, văn phòng phẩm, sữa chữa, mua sắm trang thiết bị y tế
Khoa khám bệnh : Điều hành, phân luồng bệnh nhân đến khám
Khoa cấp cứu ban đầu : Thực hiện sơ cứu, cấp cứu khi bệnh nhân nguy kịch chuyển đến bệnh viện;
Khoa nội 1 : Điều trị bệnh nhân nghỉ hưu cấp thượng tá trở lên, cán bộ cao cấp trong quân đội
Khoa nội 2 : Điều trị bệnh nhân tim, thận, khớp
Khoa nội 3 : Điều trị bệnh nhân nội tiếp, nội soi dạ giày, tá tràng
Khoa nội 4 : Điều trị các bệnh truyền nhiễm, ngoài da
Khoa nội 7 : Điều trị các bệnh tâm thần kinh
Khoa nội 10 : Điều trị châm cứu, Y học cổ truyền
Khoa nội 12: Điều trị hồi sức cấp cứu, bệnh nhân nặng
Khoa nội 14 : Điều trị bệnh nhân nội thận, lọc máu
Khoa ngoại 1 : Điều trị ngoại chấn thương, chỉnh hình
Khoa ngoại 3 : Điều trị ngoại chung, thai sản
Khoa ngoại 5 : Phẫu thuật gây mê, hồi sức
Khoa ngoại 7 : Điều trị các bệnh liên quan đến mắt
Khoa ngoại 8 : Điều trị các bệnh răng, hàm mặt
Khoa ngoại 9 : Điều trị các bệnh tai mũi họng
Đặc điểm tổ chức công tác kế toán
a Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Bệnh viện Quân y 17 Cục Hậu cần Quân khu 5 là bệnh viện tuyến cuối của Quân khu với nhiệm vụ trung tâm của đơn vị là thu dung cấp cứu, điều trị cho thương bệnh binh của Lực lượng vũ trang Quân khu và các đơn vị của Bộ đóng quân trên địa bàn, ngoài ra còn khám chữa bệnh chăm sóc sức khỏe cán bộ Quân đội nghỉ hưu, kết hợp với khám chữa bệnh dịch vụ y tế, bảo hiểm y tế cho các đối tƣợng khác Tuy nhiên từ năm 2018 thực hiện chỉ đạo của Bộ quốc phòng bệnh viện quân y 17 từ mô hình bệnh viện công chuyển sang thực hiện tự chủ một phần chi thường xuyên, đòi hỏi bệnh viện không ngừng học hỏi, phát triển chuyên môn, nâng cao chất lƣợng bệnh viện để đảm bảo bệnh viện tự chủ đạt yêu cầu, nâng cao đời sống cho cán bộ nhân viên trong toàn bệnh viện do đó khối lƣợng công việc tài chính lớn hơn, nhân lực phải đủ mạnh và đông mới đáp ứng đƣợc nhu cầu cho toàn bệnh viện
* Mô hình tổ chức bộ máy kế toán bệnh viện:
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Bệnh viện
(Nguồn: Ban Tài chính kế toán bệnh viện)
* Chức năng, nhiệm vụ cụ thể:
Tổ chức triển khai các công việc của bộ phận kế toán theo kế hoạch đã đƣợc Giám đốc phê duyệt, tổng hợp tình hình và kết quả hoạt động trong từng tháng, từng quý, từng năm để đối chiếu với nhiệm vụ kế hoạch đƣợc giao để báo cáo Giám đốc; Điều hành, phân công nhiệm vụ cho các kế toán viên toàn bệnh viện; Tham gia các cuộc họp, hội nghị, báo cáo, triển khai nhiệm vụ của bệnh viện;
Kế toán tiền lương, chế độ
Kế toán thanh quyết toán
Kế toán thanh toán chế độ quân nhân
Kế toán thanh toán bệnh nhân dịch vụ
Kế toán thanh toán bệnh nhân
Chịu trách nhiệm báo cáo, giải thích những vấn đề liên quan đến tài chinh bệnh viện;
Tham mưu đảng ủy, ban giám đốc một số công tác tài chính;
Thực hiện các báo cáo khi đảng ủy, ban giám đốc yêu cầu
Hạch toán đầy đủ chính xác và kịp thời các nghiệp vụ phát sinh theo đúng nhƣ quy định;
Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ thanh toán và thực hiện chính xác, kịp thời các nghiệp vụ bằng tiền mặt thanh toán cho khách hàng và nội bộ của bệnh viện;
Hạch toán đầy đủ, chính xác và kịp thời các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tiền gửi, tiền vay, thanh toán qua ngân hàng đúng theo quy định hiện hành;
Hạch toán đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ về công nợ, lập báo cáo công nợ theo đúng quy định;
Thực hiện các nghiệp vụ chuyển tiền, thanh toán tạm ứng tại kho bạc và ngân hàng;
Thành viên trong hội đồng lập kế hoạch mua sắm đầu năm;
Thành viên trong hội đồng kinh tế, tham gia các cuộc họp liên quan vấn đề chi tiêu nội bộ bệnh viện;
Tham gia công tác khảo sát giá, đấu thầu, mở thầu theo quy định của bệnh viện;
Tổng hợp số liệu, báo cáo, dự báo doanh thu, chi phí khi cấp trên yêu cầu;
Tham mưu cho trưởng ban tài chính những vấn đề liên quan đến tài chính bệnh viện;
Thực hiện một số nhiệm vụ khác khi cấp trên yêu cầu
- Kế toán tiền lương, chế độ cho cán bộ công nhân viên
Tính lương, phụ cấp và các khoản trích theo lương hàng tháng cho cán bộ, nhân viên trong Bệnh viện;
Các chế độ nhƣ ốm đau, thai sản… đảm bảo quyền lợi cho toàn thể cán bộ, nhân viên trong Bênh viện;
Báo cáo, lập dự toán, dự báo….các vấn đề liên quan đến lương tự chủ , lương ngân sách của toàn bệnh viện;
Tham gia liên thẩm quân số vào đầu mỗi tháng; Đảm bảo chế độ phụ cấp cho các tổ phòng chống dịch Covid 19;
Thực hiện thanh quyết toán các vấn đề liên quan đến công tác phòng chống dịch covid 19 cho toàn viện;
Thực hiện một số nhiệm vụ khác khi cấp trên yêu cầu;
- Kế toán thanh quyết toán BHYT Đầu tháng tiến cùng với các khoa ban liên quan cốt doanh thu trong tháng, thực hiện báo cáo doanh thu;
Theo dõi đối chiếu tình hình thanh quyết toán BHYT với bảo hiểm đà nẵng và bảo hiểm Bộ quốc phòng;
Tổng hợp doanh thu chi phí hàng tháng liên quan đến hoạt đông khám chữa bệnh tại bệnh viện;
Thực hiện phân phối thu nhập tăng thêm, các chế độ bồi dƣỡng phẫu thuật, thủ thuật, bồi dƣỡng cán bộ nhân viên tham gia kỹ thuật mới cho toàn bệnh viện;
Cùng với kế toán tổng hợp báo cáo doanh thu, chi phí các khoa liên quan giúp ban giám đốc đánh giá tính hiệu quả của các khoa ban, để từ đó đƣa ra các chính sách và biện pháp phù hợp cho các khoa ban;
Sẵn sàng cơ động thực hiện nhiệm vụ khác khi cấp trên yêu cầu
- Kế toán thanh toán chế độ quân nhân
Hằng ngày thực hiện chấm cơm, báo ăn cho quân nhân nằm viện toàn bệnh viện;
Cấp phát lương cho quân nhân nằm viện điều trị tại bệnh viện;
Thanh quyết toán lương, tiền ăn, chênh lệch bệnh lý… các chế độ liên quan của quân nhân nằm viện lên cơ quan cấp trên
- Kế toán thanh toán bệnh nhân dịch vụ
Thanh toán các chi phí liên quan khi bệnh nhân đi khám dịch vụ tại bệnh viện;
Nộp các khoản thu đƣợc trong ngày lên cho thủ quỹ;
Cuối tháng tổng hợp doanh thu, chi phí dịch vụ lên cho kế toán
- Kế toán thanh toán bệnh nhân BHYT
Thanh toán các chi phí liên quan khi bệnh nhân BHYT đến khám và nằm viện tại bệnh viện
Nộp các khoản thu đƣợc trong ngày lên cho thủ quỹ
Thực hiện thu - chi tiền mặt căn cứ trên phiếu thu, phiếu chi do kế toán thanh toán lập, khóa sổ quỹ tiền mặt, kiểm kê tồn quỹ hàng tháng;
Khi tồn quỹ lớn thủ quỹ sẽ báo cáo trưởng ban tài chính và tiến hành nộp tiền mặt vào tài khoản ngân hang theo quy định b Hình thức kế toán áp dụng tại bệnh viện Quân y 17
Hiện tại Bệnh viện áp dụng hình thức kế toán “Nhật ký chung”
Phầm mềm kế toán : Phần mềm kế toán của Bộ quốc phòng
Hằng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán đã đƣợc kiểm tra, đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định TK nợ - có để nhập liệu vào máy tính theo các phần hành đƣợc thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán;
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin đƣợc tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Nhật ký chung, Sổ cái) và các sổ chi tiết liên quan;
Cuối tháng (hoặc thời điểm cần thiết), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ, kết chuyển và lập báo cáo tài chính Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết đƣợc thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã đƣợc nhập trong kỳ c Chế độ chính sách kế toán áp dụng
Bệnh viện Quân y 17 áp dụng chế độ hạch toán kế toán, chế độ hóa đơn, chứng từ, sổ sách kế toán, chế độ báo cáo tài chính theo các quy định tại công văn số 5555/CTC-CĐQLHL ngày 25 tháng 09 năm 2018 Về việc hướng dẫn chế độ kế toán đơn vị dự toán, sự nghiệp trong Bộ quốc phòng.;
Kế toán áp dụng cho Bệnh viện là kỳ kế toán năm, thường là mười hai tháng, tính từ đầu ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 năm dương lịch Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là Việt Nam Đồng;
Hệ thống tài khoản đơn vị đƣợc ban hành tại quyết định 3585/QĐ-BQP ngày 31 tháng 08 năm 2018 về việc ban hành chế độ kế toán đơn vị dự toán, sự nghiệp trong Bộ Quốc phòng.
THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ
VÀ THANH TOÁN TẠI BỆNH VIỆN QUÂN Y 17 - CỤC HẬU CẦN - QUÂN KHU 5
2.2.1 Khái quát công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán a Công tác lập kế hoạch mua sắm thường xuyên
Thuốc và VTYT phục vụ cho việc khám chữa bệnh tại bệnh viện quân
Y 17 điều đƣợc lập kế hoạch mua sắm rõ ràng Công tác lập kế hoạch mua sắm thuốc, VTYT tại bệnh viện đƣợc lập thành 2 đợt, tập trung chủ yếu vào đợt đầu năm Cuối năm căn cứ vào nhu cầu thuốc, VTYT phát sinh trong năm và nhu cầu mua sắm các khoa ban đề nghị đƣa lên làm căn cứ lập kế hoạch mua sắm thuốc, VTYT cho năm tiếp theo, trường hợp phát sinh kỹ thuật mới, thuốc mới sẽ tiến hành lập kế hoạch mua sắm đợt 2 phát sinh trong năm Kế hoạch mua sắm sẽ đƣợc khoa trang bị và khoa dƣợc lập và trình cơ quan liên quan, thủ trưởng quân khu phê duyệt theo quy định;
Riêng vật tư y tế, thuốc sử dụng thường xuyên, phục vụ khám chữa bệnh phải đƣợc lập toàn bộ nhu cầu trong đợt đầu tiên
Công tác lập kế hoạch vật tƣ thiết bị y tế, thuốc tại bệnh viện đƣợc thực hiện theo bảng sau:
Bảng 2.1 : Công tác lập kế hoạch mua sắm thường xuyên tại bệnh viện
Khoa, ban Nhiệm vụ Tài liệu, hồ sơ liên quan
Khoa dƣợc, các Khoa, Ban trong bệnh viện
Xác lập cơ sở, điều kiện
Xác định nhu cầu VTYT, Thuốc trong năm
Khoa Dƣợc, các Khoa, ban trong bệnh viện
Cân đối sử dụng VTYT, Thuốc tồn kho
Số liệu VT VTYT, Thuốc tồn kho đơn vị
Tổng hợp nhu cầu VTYT, Thuốc
Thủ trưởng tư lệnh quân khu Thẩm tra, phê duyệt
Tổ chức thực hiện Hồ sơ mua sắm
Mẫu phụ lục kế hoạch mua sắm VTYT tại bệnh viện quân Y 17 :: b Các hình thức tổ chức mua sắm VTYT và thuốc
Hình thức tổ chức mua sắm vật tƣ thiết bị y tế, thuốc thực hiện theo đúng quy định của luật đấu thầu Tùy vào giá trị gói thầu, sản phẩm để lựa chọn hình thức đấu thầu phù hợp;
Các hình thức mua sắm đƣợc áp dụng tại bệnh viện quân y 17 cục hậu cần quân khu 5 gồm :
+ Mua thuốc, VTYT dưới 10 triệu đồng chọn hình thức mua lẻ thông qua báo giá;
+ Mua thuốc, VTYT dưới 100 triệu đồng chọn hình thức chỉ định thầu; + Mua thuốc, VTYT từ 100 triệu đồng đến 200 triệu đồng chọn hình thức chào hàng cạnh tranh rút gọn;
+ Mua thuốc, VTYT từ 200 triệu đồng đến dưới 2 tỷ đồng chọn hình thức chào hàng cạnh tranh thông thương;
+ Mua thuốc, VTYT từ 2 tỷ đồng trở lên chọn hình thức đấu thầu rộng rãi qua mạng;
* Đối với gói mua sắm thuốc, VTYT thường xuyên
Sau khi có quyết định phê duyệt mua sắm gói VTYT, thuốc của cấp trên; Khoa trang bị và khoa dƣợc tiến hành thực hiện đấu thầu rộng rãi theo quy định của Luật đấu thầu bao gồm các bước như sau :
Phát hành hồ sơ mời thầu qua trang mạng đối thoại quốc gia (trong vào
Báo cáo đánh giá hồ sơ kỹ thuật
Báo cáo đánh giá hồ sơ tài chính
Báo cáo kế hoạch mua sắm
Thương thảo hợp đồng và đề xuất trúng thầu
Báo cáo kết quả thẩm định hồ sơ dự thầu
Thẩm định và ký duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu
Phê duyệt và thông báo kết quả lựa chọn nhà thầu
Ký kết hợp đồng và bảo đảm thực hiện hợp đồng
Khi có nhu cầu sẽ gọi hàng và các thủ tục hồ sơ liên quan hàng đã gọi kèm theo
Trong quá trình hoạt động của bệnh viện nếu phát sinh mua sắm một số thuốc, VTYT cũng nhƣ máy móc kỹ thuật không nằm trong kế hoạch phê duyệt mua sắm đầu năm thì tùy vào giá trị mặt hàng phát sinh sẽ tiến hành mua sắm bổ sung theo quy định của luật đấu thầu cụ thể nhƣ sau :
* Đối với gói mua sắm có giá trị dưới 10 triệu đồng Đƣợc quy định tại khoản 19 Điều 3 Quyết định số 17/2012/QĐ-TTg ngày 08/4/2019 và Quy trình lựa chọn nhà thầu trong trường hợp này được quy định tại khoản 7 Điều 4 QĐ 17/2012/QĐ-TTg như sau: “Thủ trưởng cơ quan, đơn vị quyết định việc mua sắm bảo đảm nguyên tắc tiết kiệm, hiệu quả và tự chịu trách nhiệm về quyết định của mình, không bắt buộc phải ký hợp đồng với nhà cung cấp nhƣng phải bảo đảm chế độ hoá đơn, chứng từ đầy đủ theo đúng quy định của pháp luật (không phải lập, thẩm định, phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu)”
Nhƣ vậy, để đảm bảo việc mua sắm tiết kiệm, hiệu quả và chất lƣợng, các bước thực hiện gồm:
1 Tờ trình khoa, ban có nhu cầu mua sắm đƣợc giám đốc phê duyệt
2 Thƣ mời báo giá (hoặc Thông báo mời đơn vị cung ứng ) của Trung tâm;
3 Có 03 báo giá của nơi cung ứng gửi đến Trung tâm;
4 Hóa đơn tài chính và các hồ sơ liên quan kèm theo
* Đối với gói mua sắm có giá trị dưới 100 triệu đồng Đƣợc quy định tại điều 55 Nghị định số 63/2014/NĐ-CP ngày 26/06/2014 của chính phủ quy định về một số điều của Luật Đấu thầu về lựa chọn nhà thầu;
Căn cứ điều 16 thông tƣ số 58/2016/ TTBTC thực hiện theo hình thức chỉ định thầu thông thường các bước gồm:
1 Phiếu trình (của Khoa thực hiện) về nội dung thực hiện và đề nghị cho phép mua sắm;
2 Thƣ mời báo giá (hoặc Thông báo mời đơn vị cung ứng ) của Trung tâm;
3 Có 03 báo giá của nơi cung ứng gửi đến Trung tâm;
4 Biên bản xét chọn giá;
6 Hóa đơn tài chính, Biên bản nghiệm thu và giao nhận, Thanh lý hợp đồng và các hồ sơ liên quan kèm theo
* Đối với gói mua sắm có giá trị từ 100 triệu đến 200 triệu đồng Đƣợc quy định tại Khoản 2, Điều 19 Thông tƣ 58/2016/TT-BTC thực hiện theo hình thức chào hàng cạnh tranh rút gọn Các bước gồm:
1 Phiếu trình kế hoạch LCNT (Lập chung KH, trong đó có các gói không LCNT và các gói LCNT);
2 Thẩm định KH LCNT; 3 Quyết định phê duyệt KH LCNT;
4 Lập hồ sơ mời thầu E-HSMT (theo Thông tƣ số 04/2017/TT- BKHĐT ngày 15/11/2017);
5 Phê duyệt hồ sơ mời thầu E-HSMT (không cần thẩm định hồ sơ mời thầu E-HSMT);
6 Thông báo phát hành hồ sơ mời thầu EHSMT:
7 Nộp hồ sơ dự thầu E-HSDT (theo Thông tƣ số 04/2017/TT-BKHĐT ngày 15/11/2017);
9 Báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu E-HSDT;
11 Báo cáo thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu;
12 Phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn nhà thầu theo quy định;
14 Hóa đơn tài chính, Biên bản nghiệm thu, biên bản giao nhận, Thanh lý và các hồ sơ liên quan kèm theo
* Đối với gói mua sắm có giá trị từ 200 triệu đến dưới 2 tỷ đồng:
Thực hiện hình thức chào hàng cạnh tranh thông thường Đƣợc quy định tại Khoản 1, Điều 19 Thông tƣ 58/2016/TT-BTC thực hiện theo hình thức chào hàng cạnh tranh thông thường Các bước gồm:
1 Phiếu trình kế hoạch LCNT (Lập chung KH, trong đó có các gói không LCNT và các gói LCNT);
3 Quyết định phê duyệt KH LCNT;
4 Lập hồ sơ mời thầu E-HSMT (theo Thông tƣ số 04/2017/TT- BKHĐT ngày 15/11/2017);
5 Phê duyệt hồ sơ mời thầu E-HSMT (không cần thẩm định hồ sơ mời thầu E-HSMT);
6 Thẩm định, phê duyệt hồ sơ mời thầu EHSMT;
7 Đăng tải E-TBMT và phát hành hồ sơ mời thầu E-HSMT;
8 Nộp Hồ sơ dự thầu E-HSDT;
10 Đánh giá hồ sơ dự thầu E-HSDT;
11 Thương thảo hợp đồng, trình, thẩm định, phê duyệt kết quả LCNT;
12 Công khai kết quả LCNT, hoàn thiện và ký kết hợp đồng;
13 Hóa đơn tài chính, Biên bản nghiệm thu, biên bản giao nhận, Thanh lý và các hồ sơ liên quan kèm theo
* Trường hợp nếu các gói mua sắm xét thấy cần thiết thì tổ chức đấu thầu nâng lên hình thức cao hơn để đảm bảo mục tiêu quản lý và sử dụng hiệu quả NSNN c Công tác kiểm soát chu trình mua hàng Khái quát chu trình mua hàng :
Các ký hiệu dùng để vẽ lưu đồ
Chứng từ Xử lý thủ công
Xử lý Nghiệp vụ Lưu bằng máy
Kiểm tra Đường lưu xét duyệt chuyển chứng từ
Thông tin đầu ra Điểm nối đầu vào
Sơ đồ mua VTYT, thuốc thường xuyên tại bệnh viện:
Sơ đồ 2.3 : Sơ đồ chu trình mua VTYT, thuốc thường xuyên tại bệnh viện
Bộ phận quầy của khoa (Kho)
Bộ phận hành chính của khoa Chủ nhiệm khoa Kế toán tổng hợp
Dự trù đã đƣợc duyệt
TH Hóa đơn, PNK và chứng tƣ liên quan
Sơ đồ mua VTYT, thuốc, máy móc thiết bị đột xuất không nằm trong kế hoạch mua sắm đầu năm tại bệnh viện :
Sơ đồ 2.4: Sơ đồ chu trình mua VTYT, thuốc đột xuất tại bệnh viện
Tờ trình ( Khoa có nhu cầu)
Hồ sơ, tìm kiếm NCC
Khoa, ban có nhu cầu
Bộ phận hành chính khoa TB, dƣợc
Bộ phận kho của khoa TB, dƣợc Kế toán tổng hợp
Trình khoa TB kiểm tra
Hợp đồng, các thủ tục liên quan
TH Hóa đơn, PNK và chứng tƣ liên quan
Kiểm soát xét duyệt mua hàng
Đối với VTYT, thuốc thường xuyên Đầu tháng sau khi kiểm kê tồn kho, bộ phận quầy thuốc tiến hành lập dự trù thuốc và vật tƣ y tế cho tháng tới ( dự trù đƣợc lập làm 2 bản), thời gian ngày thứ 2 sau kiểm kê hàng tháng và báo lên phần mềm hệ thống quản lý của bệnh viện, sau đó in ra 2 bản; đối với thuốc gây nghiện và hướng tâm thần, dự trù riêng theo mẫu của Bộ Y tế; khi nhận đƣợc dự trù bộ phận hành chính tiến hành kiểm tra, kiểm soát nhu cầu, thời gian kiểm tra từ 1 đến 3 giờ sau khi nhận dự trù của bộ phận quầy thuốc, chủ nhiệm khoa căn cứ vào nhu cầu sử dụng, ý kiến của bộ phận hành chính, tiến hành phê duyệt, bổ sung nếu có Sau khi dự trù đƣợc chủ nhiệm khoa phê duyệt bộ phận hành chính khoa làm thủ tục gọi hàng theo hợp đồng mua sắm đã đƣợc đấu thầu rộng rãi đầu năm ( nhƣ điều b mục 2.2.3 đã trình bày)
Mẫu dự trù thuốc tại bệnh viện quân y 17:
Đối với VTYT, thuốc, máy móc thiết bị đột xuất
Trong quá trình làm việc khoa, ban phát sinh nhu cầu mua sắm tiến hành lập dự trù trình lên cho Khoa trang bị nếu mua sắm máy móc, VTYT ( Trình khoa dƣợc nếu có nhu cầu mua thuốc đặc thù phát sinh ngoài danh mục mua sắm đầu năm) Khoa trang bị ( dƣợc) khi tiếp nhận dự trù sẽ tiền hành kiểm tra chủng loại, số lƣợng, đặc tính của sản phẩm, tính cần thiết hay không ( nếu không cần thiết thì sẽ giải thích và báo lại khoa ban có nhu cầu) Xét thấy nhu cầu mua sắm cần thiết thì sẽ ký duyệt vào tờ trình và trình lên giám đốc xét duyệt Đƣợc sự đồng ý của Giám đốc Khoa trang bị (dƣợc) xem xét giá trị chủng loại, số lƣợng của mặt hàng để lựa chọn hình thức mua sắm phù hợp, tìm kiếm nhà cung cấp và làm hồ sơ liên quan để thực hiện ký hợp đồng
Mẫu quy trình mua sắm máy khoan xương tại bệnh viện quân y 17 :
1 Phụ lục 03 (Tờ trình khoa phát sinh nhu cầu) : Trong quá trình khám chữa bệnh tại khoa nếu máy móc thiết bị hƣ hỏng, cần mua mới hay sữa chữa khoa sẽ tiến hành lập tờ trình, trình lên cơ quan liên quan kiểm tra, xét duyệt;
2 Phụ lục 04 (Tờ trình khoa trang bị xin thông qua mua sắm) : Căn cứ vào tờ trình các khoa đƣa lên, khoa trang bị sẽ tiến hành lập tờ trình tổng hợp nhu cầu của các khoa để đảng ủy ban giám đốc xem xét, phê duyệt;
3 Phụ lục 05 (Đảng ủy thông qua) :Sau khi nhận tờ trình từ khoa trang bị, các đồng chí trong đảng ủy ban giám đốc tiến hành họp để đƣa ra quyết định mua sắm hay không;
ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI BỆNH VIỆN QUÂN Y 17
2.3.1 Ƣu điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán a Môi trường kiểm soát
Bệnh viện quân y 17 không ngừng học hỏi, phát triển kỹ thuật mới đƣa bệnh viện ngày một đi lên Hướng đến mục đích phục vụ tốt công tác khám chữa bệnh cho Quân nhân và nhân dân Để thực hiện tốt nhiệm vụ đó thì việc mua hàng chất lƣợng phục vụ bệnh nhân và thanh toán đúng hạn tạo uy tín cho đối tác là việc hết sức cần thiết Để làm tốt công tác đó bệnh viện đã ban hành các quyết định, thành lập các hội đồng kinh tế, Hội đồng giá nhằm kiểm soát chặt chẽ khâu lập kế hoạch mua sắm cho đến khâu thanh toán
Về cơ cấu tổ chức của Bệnh viện: Các khoa, ban liên quan khâu mua hàng và thanh toán đƣợc phân công nhiệm vụ rõ ràng từ khâu lập kế hoạch đến khâu thanh toán nhằm đảm bảo kiểm soát lẫn nhau
Về chính sách nhân sự: Bệnh viện thường xuyên tạo điều kiện cho cán bộ, nhân viên toàn viện học tập kỹ thuật mới, tham gia các lớp tập huấn về công tác đấu thầu, mua sắm cho các khoa ban liên quan nhằm cũng cố kiến thức, học hỏi thêm kiến thức, cập nhật kiến thức khi có công văn, quyết định mới liên quan công tác đấu thầu, mua sắm Thường xuyên tổ chức các cuộc thi về kỹ thuật, tay nghề ngành y và nghiệp vụ hành chính nhằm tìm ra người tài, người giỏi, bố trí nhân lực có năng lực, phẩm chất tốt Tạo điều kiện cho bộ phân liên quan tham gia học các chứng chỉ mua sắm, đấu thầu nhằm củng cố kiến thức, phục vụ tốt công việc đƣợc giao b Nhận diện và đánh giá rủi ro
Công tác lập kế hoạch mua sắm tại bệnh viện quân y 17 cục hậu cần quân khu 5 đƣợc thực hiện khá chặt chẽ, quy định cụ thể nhiệm vụ các cá nhân, bộ phận Phân công nhiệm vụ các bộ phận liên quan từ khâu lập kế hoạch mua sắm cho đến khi kế hoạch mua sắm đƣợc cấp trên phê duyệt;
Công tác tổ chức mua sắm thông qua hình thức đấu thầu rộng rải ngày càng đƣợc thực hiện, góp phần đảm bảo chất lƣợng vật tƣ thiết bị, giá cả và chính sách mua hàng hợp lý c Hoạt động kiểm soát
Bệnh viện đáp ứng các mục tiêu cơ bản giúp hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán đạt hiệu quả hơn d Tổ chức thông tin
Về cơ bản, việc tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo tuân theo chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán hiện hành;
Tất cả các thông tin hồ sơ, tài liệu của quy trình mua hàng và thanh toán đều được lưu và cất giữ cẩn thận, bảo mật không để các chứng từ bị mất hay thất lạc Đối với các thông tin trên máy tính đều đƣợc bảo mật bằng cách cài password vào máy tính của nhân viên, có nghĩa là phải nhập đúng mã số và mật mã của nhân viên thì máy mới chạy Điều này sẽ không cho phép bất cứ ai không thuộc hệ thống đƣợc xem hay lấy dữ liệu trên máy e Hoạt động giám sát
Công tác giám sát, đánh giá dần đƣợc hoàn thiện đáp ứng cơ chế tự chủ bệnh viện, góp phần kiểm soát chặt chẽ hơn chu trình mua hàng và thanh toán tại bệnh viện
2.3.2 Hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán
Bên cạnh các ƣu điểm đã đƣợc trình bày ở trên thì hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Bệnh viện Quân y 17 còn bộc lộ một số hạn chế sau: a Môi trường kiểm soát Đặc thù quản lý : Nhận thức của nhà quản lý về công tác nhận diện và đánh giá rủi ro chƣa cao dẫn tới chƣa có những thủ tục kiểm soát nội bộ có thể đối phó đƣợc những rủi ro một cách đầy đủ Chẳng hạn, trong công tác mua hàng, ban lãnh đạo chỉ quan tâm đến tiến độ thực hiện đơn hàng mà chƣa thực sự quan tâm tới việc kiểm soát rủi ro trong các khâu của chu trình mua hàng Sự kiểm soát của nhà quản lý chủ yếu dựa trên phần lớn là kinh nghiệm, quan điểm của cá nhân Nên chƣa có nhiều biện pháp đối phó với rủi ro, đối với những trường hợp phát sinh những vấn đề mới, ban lãnh đạo vẫn chƣa đƣa ra đƣợc những biện pháp đối phó với rủi ro một cách kịp thời và hiệu quả
Cơ cấu tổ chức :Mặc dù ban Giám đốc đã tiến hành phân công cụ thể các khoa ban liên quan khâu mua hàng và thanh toán song đặc thù là bệnh viện Quân đội, ngoài việc làm công tác chuyên môn, mỗi quân nhân trong bệnh viện phải thực hiện nhiệm vụ quân sự khi cấp trên có lệnh điều động do đó hiệu quả công việc chƣa cao
Chính sách nhân sự :Mặc dù bệnh viện đã thực hiện tự chủ một phần chi thường xuyên từ năm 2018 song đến nay vẫn chưa thực hiện tự chủ về nguồn nhân lực Nguồn nhân lực đang chịu sự chi phối của cấp trên, dẫn đến bị động trong khâu giao nhiệm vụ, cũng nhƣ khả năng hoàn thành nhiệm vụ chuyên môn Đối với khâu mua hàng và thanh toán cũng vậy, một nhân viên đang kiêm nhiệm nhiều vị trí do thiếu nhân lực và áp lực tự chủ tài chính, tiết kiệm chi phí bệnh viện dẫn đến hiệu quả công việc chƣa cao; b Nhận diện và đánh giá rủi ro đối với khâu kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán Đối với công tác kiểm soát khâu mua hàng Đối với khâu dự trù mua hàng Đối với VTYT, thuốc thường xuyên : Bệnh viện thực hiện việc kiểm soát đối với chu trình mua hàng khá chặt chẽ, quy định rõ trách nhiệm và công việc của từng bộ phận có liên quan trong việc mua hàng cũng khá rõ ràng và đầy đủ; Nhƣng việc xem xét duyệt dự trù đối với hình thức mua hàng thường xuyên còn mang tính hình thức, chưa chặt chẽ Theo quy định của bệnh viện mỗi tháng chỉ lập dự trù 2 lần song thực tế trong một tháng bệnh viện dự trù có lúc nhiều hơn 2 lần, việc này ảnh hưởng đến công tác quản lý vật tƣ y tế và thuốc tại bệnh viện Một số cá nhân làm công tác dự trù còn kiêm nhiệm nhiều công việc, khi đối chiếu, kiểm tra số liệu vật tƣ thiết bị, thuốc tồn kho với cân đối nhu cầu mua sắm đôi khi chỉ kiểm tra “chiếu lệ”, dẫn đến rủi ro mua hàng dƣ thừa, gây tồn kho, ứ đọng, lãng phí;
Công tác lập dự trù với số lƣợng lớn theo yêu cầu của trình dƣợc nhằm hưởng tiền hoa hồng ( chi ngoài cho cá nhân), hơn nữa Bệnh viện là đơn vị đặc thù phục vụ khám chữa bệnh cho nhân, sẽ có những mặt hàng thuốc cùng chủng loại, công dụng giống nhau, cùng trúng thầu tại bệnh viện nhƣng do yếu tố khách quan nên chỉ mua thuốc công ty A mà không mua thuốc ở công ty B dẫn đến tồn kho nhiều, công nợ lớn gây ảnh hưởng cân đối nguồn vốn hoạt động của toàn bệnh viện Đối với VTYT, thuốc mua sắm đột xuất Đối với việc mua sắm thuốc, VTYT đã đƣợc quy định rõ ràng luật đấu thầu và quy trình mua sắm nhà nước ban hành, song nhân lực bệnh viện còn hạn chế, một số cá nhân còn kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ không tránh khỏi sau sót trong quá trình tổng hợp hồ sơ, hồ sơ không đảm bảo tính pháp lý; Đối với mua sắm thiết bị, máy móc đột xuất phục vụ công tác khám chữa bệnh có giá trị nhỏ dưới 100 triệu, Khoa trang bị không tiến hành lựa chọn hình thức chỉ định thầu ( vì ngại lập hợp đồng, hồ sơ thanh lý ) nên thực hiện hình thức xé nhỏ giá trị, thực hiện mua hàng thông qua báo giá Với hình thức này sẻ ảnh hƣợng việc mua hàng kém chất lƣợng, dễ hƣ hỏng, sai về luật đấu thầu dẫn đến khi có đoàn kiểm tra, thanh tra xuất toán ảnh hưởng đến uy tín, chi phí cũng nhƣ chất lƣợng bệnh viện;
Việc cung cấp báo giá để trình hội đồng xét duyệt còn chƣa khách quan, còn mang tính chất hình thức Đối với khâu nhận hàng và nhập kho
Khi nhận hàng có ba bộ phận tham gia nhận hàng song mới chỉ là hình thức, đôi lúc không có sự tham gia của ban tài chính và kế hoạch tổng hợp, chƣa phân công cụ thể nhiệm vụ của từng bộ phận khi tham gia nhận hàng; đa số công việc kiểm tra, đối chiếu chứng từ, hàng hóa do bộ phận quầy thực hiện;
Chƣa có sự kiểm tra tự động trên máy về việc nhập sai mã vật tƣ y tế , thuốc Đối với công tác kiểm soát khâu thanh toán Đối với khoản nợ phải trả
Kế toán tổng hợp là người ghi nhận công nợ cho toàn bộ nhà cung cấp chung vào tài khoản 331 trong phần mềm kế toán, không chi tiết từng nhà cung cấp, không có sự phân công rõ ràng về việc theo dõi khoản phải trả người bán ảnh hưởng đến việc đối chiếu công nợ, cũng như số liệu báo cáo chi tiết khi chỉ huy cần;
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG - THANH TOÁN TẠI BỆNH VIỆN QUÂN Y 17 – CỤC HẬU CẦN – QUÂN KHU 5
HOÀN THIỆN MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT TẠI BỆNH VIỆN QUÂN Y
Hoạt động trong môi trường kinh tế đầy cạnh tranh và thách thức như hiện nay, các Bệnh viện luôn đối mặt với nhiều rủi ro Do đó, Ban giám đốc cần thường xuyên đánh giá và phân tích rủi ro để kịp thời đưa ra giải pháp nhằm ngăn ngừa và giảm thiểu rủi ro Đặc thù quản lý : Bệnh viện tự chủ là một thách thức lớn đối với ngành y tế toàn cả nước, đặc biệt ngành y này càng được chú trọng hơn rất nhiều sau khi toàn thế giới trải qua đợt dịch Covid 19 Bệnh viện Quân Y 17 là bệnh viện trong Quân đội ngoài nhiệm vụ khám chữa bệnh còn thực hiện nhiệm vụ Quốc phòng An ninh Để tự chủ đạt hiệu quả, bệnh viện đã không ngừng học hỏi, nâng cao kiến thức chuyên môn ngành Y, thu hút bệnh nhân trên địa bàn Để làm đƣợc điều đó đòi hỏi chất lƣợng đặt lên hàng đầu Nâng cao chất lƣợng thì khâu mua hàng phải đƣợc kiểm soát một các chặt chẽ, đảm bảo chất lƣợng tốt nhất phục vụ bệnh nhân
Cơ cấu tổ chức :Thời gian tới nên kiến nghị cơ quan cấp trên (Bộ quốc phòng) cho phép bệnh viện thực hiện tự chủ nhân lực, giám đốc có quyền quyết định nhân lực nhằm đáp ứng nhu cầu hiện tại, đảm bảo đủ nhân lực thực hiện chức năng khám chữa bệnh, làm việc một cách khoa học, chuyên nghiệp, tránh sai sót trong công tác mua sắm ảnh hưởng chất lượng bệnh viện
Chính sách nhân sự : Tạo điều kiện tốt nhất cho nhân viên học hỏi các kỹ thuật mới tại các bệnh viện và các trường đào tạo nhằm tạo điều kiện nâng cao tay nghề, Không ngừng học hỏi, nâng cao chất lƣợng bệnh viện nhằm nâng cao thu nhập cho cán bộ nhân viên yên tâm tư tưởng công tác, phục vụ lâu dài cùng bệnh viện phát triển bền vững.
HOÀN THIỆN NHẬN DIỆN VÀ ĐÁNH GIÁ RỦI RO ĐỐI KHÂU KIỂM SOÁT CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN
3.2.1 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát khâu mua hàng Để đảm bảo cho quá trình lưu thông hàng hoá được tiến hành liên tục và mang lại hiệu quả cao, Bệnh viện cần tổ chức tốt hơn quá trình mua hàng Quá trình này bao gồm đầy đủ các bước công việc như: Yêu cầu mua hàng, phê duyệt mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp, đặt hàng và xác nhận cam kết mua hàng
Kiểm soát dự trù mua hàng
Đối với VTYT, thuốc thường xuyên : Để kiểm soát khâu lập dự trù mua hàng đƣợc chặt chẽ hơn, đảm bảo hàng đúng chất lƣợng, tránh tồn kho nhiều, đối với khâu lập dự trù mua hàng ngoài xét duyệt của chủ nhiệm khoa thì cần có ý kiến chỉ đạo, xét duyệt của ban giám đốc bệnh viện để đánh giá khách quan hơn tình hình thu dung tại bệnh viện của tháng vừa qua nhƣ thế nào, dự đoán khối lƣợng bệnh nhân tháng tới, kết hợp đối chiếu, kiểm tra tồn kho của các mặt hàng hiện có tại bệnh viện để có cơ sở xét duyệt dự trù mua hàng một cách sát thực nhất, nhằm tránh tình trạng khoa thông đông với nhau, lập dự trù với khối lƣợng lớn, mặt hàng không thực sự cần thiết, gây tồn kho nhiều dẫn đến hàng để lâu kém chất lương, hư hỏng do quá trình bảo quản
Đối với VTYT, thuốc, máy móc thiết bị đột xuất Đối với những thiết bị y tế, máy móc mua sắm đột xuất, phát sinh trong năm: Khi khoa làm tờ trình đề nghị mua sắm đƣợc các bên ký duyệt đồng y cho mua sắm, khoa trang bị tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp và hồ sơ liên quan đến quá trình mua sắm Khi trình hội đồng giá để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp phải đưa trước bản dự thảo cho các thành viên trọng hội đồng giá trước 2-3 ngày, để các thành viên trong hội đồng giá kiểm tra, xác thực thông tin nhà cung cấp, mặt hàng, chủng loại, số lƣợng xem thử mặt hàng đó nhƣ vậy có phù hợp không, và tham khảo giá của mặt hàng đó thông qua các trang mạng hoặc các các công ty mà hội đồng giá biết có sản phẩm, chủng loại với giá cả hợp lý hơn để khi tiến hành họp hội đồng giá có ý kiến phù hợp chọn nhà cung cấp uy tín và giá cả hợp lý, tiết kiệm chi phí cho bệnh viện; Đối với hình thức chia nhỏ gói thầu để tổ chức mua sắm theo hình thức mua lẻ trực tiếp qua báo giá Khi đƣa lên Bộ phận kế toán kiểm tra phát hiện sẽ trực tiếp báo cho ban giám đốc để kịp thời quy định xem xét kỹ luật tránh tình trạng tái diễn gây ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa cũng như uy tín của bệnh viện
Kiểm soát khâu nhận hàng và nhập kho
Bệnh viện nên phân công cụ thể từng bộ phận khi tham gia nhận hàng :Bộ phận quầy tiến hành kiểm tra hàng hóa đúng chủng loại, số lƣợng, chất lƣợng hay không so với dự trù mua đƣợc duyệt ban đầu, bộ phận kế toán kiểm tra hồ sơ, hóa đơn hợp lý hợp lệ và số lƣợng thực tế nhận so với hóa đơn đƣợc giao, bộ phận kế hoạch tổng hợp tiến hành kiểm tra tem mác, hạn sử dụng của hàng hóa, nếu hàng đƣợc giao gần hết hạn sử dụng thì gửi trả lại cho nhà cung cấp và báo cho cấp trên có hướng xử lý Khi có sự phân công cụ thể công việc từng bộ phận khi tham gia nhận hàng sẽ giúp việc nhận hàng nhanh chóng, chính xác và tránh được trường hợp nhận hàng gần hết hạn, hàng hỏng, hàng không đúng chủng loại, số lƣợng, chất lƣợng sản phẩm
Hằng năm bệnh viện tiến hành trả phí duy trì phần mềm quản lý bệnh viện VIMESS, cần kiến nghị bộ phận công nghệ thông tin hoàn thiện phần mềm để việc nhập liệu VTYT, thuốc tránh những trường hợp sai sót không đáng có
3.2.2 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát khâu thanh toán
Kiểm soát phải trả người bán
Bệnh viện nên quy định cụ thể thời gian luân chuyển bộ chứng từ mua hàng đƣa lên kế toán tổng hợp Sau bao nhiêu ngày kể từ ngày nhận hàng thì phải chuyển hồ sơ lên cho kế toán tổng hợp để tiến hành ghi sổ khoản nợ phải trả nhà cung cấp;
Khi bộ hồ sơ đƣa lên kế toán tổng hợp thì kế toán tổng hợp nên tiến hành theo dõi chi tiết khoản nợ phải trả cho nhà cung cấp để thuận lợi cho đối chiếu công nợ, kiểm soát sai sót từ khâu tổng hợp của bộ phận hành chính khoa ảnh hưởng đến quá trình thanh toán, đảm bảo tính trung thực khi thể hiện trên sổ sách kế toán; Đôi với các khoản nợ quá hạn chƣa thanh toán thì cần kiểm soát tốt khâu lập dự trù mua hàng để đảm bảo hàng không cần thiết tồn kho nhiều ảnh hưởng đến nợ phải trả lớn Hằng quý tiến hành đối chiếu số quyết toán BHYT- Bảo hiểm đà nẵng và BHYT- Bảo hiểm Bộ quốc phòng để xem xét tình hình cấp ứng kinh phí thừa hay thiếu để đề nghị cấp bổ sung kịp thời, để có dòng tiền trả nợ nhà cung cấp đúng theo hợp đồng đã ký kết
Kiểm soát khâu thanh toán
Khi danh sách đề nghị chuyển tiền do khoa dƣợc và trang bị đƣa lên làm căn cứ để chuyển tiền thì trước khi ký duyệt kế toán tổng hợp phải đối chiếu tên công ty số tiền trên hóa đơn, hợp đồng so với số tổng hợp đề nghị chuyển tiền để kịp thời phát hiện những sai sót nhƣ : Sai tên, sai số tiền
HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT ĐỐI KHÂU KIỂM SOÁT
Để hoàn thiện hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán đòi hỏi bệnh viện cần chú trọng điểm sau :
Nguyễn tắc kiểm tra, đối chiếu : Cần đƣợc chú trọng, kiểm tra cụ thể, chi tiết giữa giấy đề nghị thanh toán khoa đƣa lên với hóa đơn, hợp đồng, kiểm tra tính hợp lý hợp kệ bộ chứng từ mua hàng và thanh toán Yêu cầu bổ sung kịp thời khi phát hiện chứng từ không đúng, sai sót, đảm bảo tính kịp thời;
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm cần đƣợc thực hiện một cách nghiêm túc, tránh tình trạng khoa thông đồng mua hàng không thực sự cần thiết, gây ảnh hưởng quá trình bảo quản, tồn kho nhiều.
HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN PHỤC VỤ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
Trong thời gian tới nên kiến nghị cơ quan cấp trên hoàn thiện phân quyền trong phần mềm kế toán bộ quốc phòng để giảm tải công việc cho kế toán tổng hợp Phân quyền thêm bộ phận kế toán công nợ, để trực tiếp theo dõi khoản nợ chi tiết từng nhà cung cấp, chịu trách nhiệm các vấn đề liên quán đến đối chiếu công nợ, tra soát các khoản chƣa thanh toán một cách kịp thời và báo cáo chi tiết công nợ từng nhà cung cấp khi cấp trên có yêu cầu.
HOÀN THIỆN GIÁM SÁT HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN
Đối với hội đồng giá thì ban giám đốc nên ban hành quyết định về việc phân công nhiệm vụ cụ thể các thành viên trong hội đồng giá cụ thể:
Thành viên chịu trách nhiệm tham gia khảo sát giá : Tiến hành khảo sát giá mà cơ quan liên quan để đánh giá khách quan, xem giá mặt hàng cần mua mà cơ quan đƣa lên phù hợp hay không từ đó có ý kiến khi tiến hành họp hội đồng giá;
Thành viên chịu trách nhiệm tham gia thẩm định kỹ thuật chất lƣợng sản phẩm: Thành viên tham gia thẩm định là người có kinh nghiệm, chuyên môn tốt để đảm bảo thẩm định đúng sản phẩm, chất lƣợng, hiệu quả cao;
Thành viên chịu trách nhiệm thẩm định tính pháp lý : Xem xét nhà cung cấp mình mua có đáp ứng được yêu cầu, hồ sơ đúng quy định nhà nước, tránh trường hợp nhà cung cấp ảo, gây ảnh hưởng đến pháp lý hồ sơ sau này;
Dựa trên thực trạng những nội dung còn hạn chế về chu trình kiểm soát nội bộ quy trình mua hàng và thanh toán tại Bệnh viện, tác giả đã tìm hiểu, nhận định và đã đƣa ra một số giải pháp về nhận diện và đánh giá rủi ro; về hoạt động kiểm soát chu trình mua hàng và thanh toán giúp Bệnh viện hoàn thiện hơn công tác kiểm soát nội bộ nói chung và công tác kiểm soát chu trình mua hàng và thanh toán nói riêng, góp phần hoàn thành kế hoạch hoạt động của Bệnh viện
Chu trình mua hàng và thanh toán là giai đoạn quan trọng và nắm giữ quyết định phần lớn đến thành công của cả quá trình luân chuyển của hệ thống hoạt động của Bệnh viện Hàng hóa, dịch vụ đầu vào đạt chất lƣợng cao sẽ mang đến những lợi ích nhất định cho hoạt động khám chữa bệnh, làm tăng lợi nhuận và giữ gìn vững chắc uy tín của đơn vị, từ đó giúp Bệnh viện phát triển ngày càng lớn mạnh Chính vì thế, muốn Bệnh viện tồn tại và phát triển không ngừng, trước hết phải có được phương pháp quản lý chất lượng thông qua xây dựng kiểm soát nội bộ hữu hiệu cho cả hệ thống hoạt động chuyên môn của Bệnh viện nói chung và chu trình mua hàng và thanh toán nói riêng
Luận văn dựa trên hệ thống các lý thuyết và nghiên cứu về Kiểm soát nội bộ để đi sâu nghiên cứu và đề ra các biện pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại Bệnh viện Quân Y 17 mà cụ thể là chu trình mua hàng và thanh toán thông qua giải quyết đƣợc các vấn đề nhƣ sau: Hệ thống hóa cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ và kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán trong Bệnh viện; Đi sâu phản ánh thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Bệnh viện Quân Y 17 Từ đó, rút ra đƣợc kết luận cần thiết phải hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán - chu trình đầu tiên và tất yếu góp phần vào sự thành công của các chu trình tiếp theo trong hoạt động khám chữa bệnh của bệnh viện
[1] Nguyễn Hồng Anh (2021), Hoàn thiện Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty TNHH Viễn Thông Tin học D.Test Đà Nẵng, Luận văn Thạc sĩ Kế toán, Trường Đại học Kinh tế - Đại học Đà
[2] Cục tài chính bộ quốc phòng (2018) Thông tư số 5555/CTC-CĐQLHL ngày
25 tháng 09 năm 2018 về việc hướng dẫn chế độ kế toán đơn vị sự nghiệp trong Bộ quốc phòng
[3] Đường Nguyễn Hưng (2016), Giáo trình Kiểm soát nội bộ, NXB Giáo dục Việt Nam, Hà Nội
[4] Nguyễn Thị Hồng Oanh (2015), Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng thanh toán trong môi trường tin học, Luận văn Kế toán,Trường Đại học
Kinh tế - Đại học Đà Nẵng, Đà Nẵng
[5] Quyết định bộ quốc phòng (2018) Quyết định số 3585/QĐ-BQP ngày 31 tháng 08 năm 2018 Quyết đinh về việc ban hành chế độ kế toán đơn vị sự nghiệp trong Bộ quốc phòng
[6] Quốc hội (2013) Luật đấu thầu số 43/2013/QH13 ngày 26/11/2013
[7] Quốc hội (2014) Nghị định số 63/2014/NĐ-CP ngày 26/06/2014 của chính phủ quy dịnh chi tiết thi hành một số điều của Luật đấu thầu về lựa chọn nhà thầu
[8] Quốc hội (2021) Thông tư số 05/2021/TT-BQP ngày 12/01/2021 của Bộ trưởng bộ quốc phòng quy định một số nội dung về lựa chọn nhà thầu trong phạm vi quản lý của Bộ Quốc Phòng
[9] Trần Thị Giang Tân (2012), Giáo trình Kiểm soát nội bộ,NXB Phương Đông, TP.HCM
[10] Trần Thị Cẩm Thanh (2018), Giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng, Tạp chí Kế toán & Kiểm toán, TP Hồ Chí Minh
[11] Nguyễn Mạnh Toàn, Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2011), Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán, NXB Tài chính, Hà Nội
[12] Thạch Cảnh Thống (2019), Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công y Điện lực Quảng Ngãi, Luận văn Thạc sĩ Kế toán,
Trường Đại học Kinh tế - Đại học Đà Nẵng, Đà Nẵng
[13] Nguyễn Thị Xuân (2020), Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại và giải trí Sao hỏa Đà Nẵng, Luận văn Thạc sĩ Kế toán, Trường Đại học Kinh tế - Đại học Đà
Phụ lục 01: Thực hiện thu, chi tự chủ 2022
Phụ lục 02: Dự toán thu chi tự chủ 2023
Phụ lục 03: Tờ trình khoa có nhu cầu
Phụ lục 04: Tờ trình khoa trang bị đề nghị mua sắm
Phụ lục 05 : Đảng ủy thông qua
Phụ lục 06 : Biên bản họp hội đồng giá
Phụ lục 07 : Hợp đồng kinh tế