Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu Tại Chi Nhánh Công ty trách nhiệm hữu hạn nhà nước một thành viên thương mại và xuất nhập khẩu Viettel - Trung tâm Phân phối (gọi tắt là Trung tâm Phân phối), việc kiểm soát chu trình này còn rườm rà, thông tin chưa trôi chảy khiến nhà quản lý đưa ra quyết định chưa chính xác làm các bộ phận ko kịp nhập hàng, giao hàng đúng hạn cho khách, thanh toán chậm khiến đối tác tạm dừng giao hàng lô tiếp theo... Hơn thế, khi không kịp nhập hàng về sẽ gây ra sự rắc rối trong việc theo dõi hàng hóa nhập cho dự án hay nhập bán phân phối. Nhà cung cấp hủy hóa đơn nhưng không thông báo dẫn đến đơn vị trả sai số tiền, đến hạn trả tiền nhưng Trung tâm Phân phối (TTPP) lại không có tiền thanh toán. Nhận thức rõ tầm quan trọng của chu trình mua hàng và thanh toán trong việc ra quyết định đúng đắn tại Chi Nhánh Công ty trách nhiệm hữu hạn nhà nước một thành viên thương mại và xuất nhập khẩu(TNHH NN MTV TM & XNK) Viettel - Trung tâm Phân phối nên tác giả xin chọn đề tài “Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán tại Chi Nhánh Công ty trách nhiệm hữu hạn nhà nước một thành viên thương mại và xuất nhập khẩu Viettel - Trung tâm Phân phối”. Tác giả đã hiểu thêm về kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán của loại hình thương mại và xuất nhập khẩu, đi sâu nghiên cứu và hoàn thành đề tài. Tổng quan về đề tài nghiên cứu Các công trình nghiên cứu khoa học trên được đăng trên những tạp chí khoa học có uy tín trên thế giới và đều cho thấy rằng, có mối liên hệ chặt chẽ giữa KSNB và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp hay của các đơn vị thuộc khu vực công. Trong đó, hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp được đo lường bằng lợi nhuận, doanh thu, tính thanh khoản, ROI, ROA [Beeler cùng các cộng sự (1999), Jensen (2003), Ittner (2003), Fadzil cùng các cộng sự. (2005), Kenyon và Tilton (2006), Brown cùng các cộng sự (2008), Mawanda (2008), Ndungu (2013), Nyakundi cùng các cộng sự (2014) Zipporah (2015)]. Sự yếu kém hay thiếu sót của HTKSNB, đều ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp hay đơn vị. Các quan điểm trước đây cho rằng kiểm toán nội bộ chịu trách nhiệm trong việc kiểm toán báo cáo tài chính và tập trung vào công tác kiểm tra kế toán, thông tin tài chính của công ty. Tuy nhiên quan điểm của kiểm toán nội bộ hiện đại đã được mở rộng không còn giới hạn ở công tác kiểm tra báo cáo tài chính mà thêm vào đó là công tác kiểm toán tính hiệu quả, tính tuân thủ của mọi hoạt động cũng như tư vấn cho nhà quản lý hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ. Kiểm soát nội bộ được nhìn nhận sâu hơn, từ mọi khía cạnh nội tàng của doanh nghiệp, được mở rộng sự liên quan tác động đến các chỉ tiêu tài chính. Kiểm soát nội bộ được hệ thống hóa, được thiết kế, tạo lập riêng biệt phù hợp với đặc điểm của từng ngành nghề, từng doanh nghiệp. Do đó, có thể hoa mỹ mà nói rằng kiểm toán nội bộ được tựa ngọn hải đăng soi đường cho con thuyền doanh nghiệp đi đúng hướng giữa những cơn bão biển khó lường của thị trường kinh doanh. Tuy nhiên, chưa có một nghiên cứu nào tại Chi Nhánh Công ty TNHH NN MTV TM & XNK Viettel - Trung tâm Phân phối nói về kiểm soát nội bộ nói chung và kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán nói riêng. Chính vì thế, đề tài của tác giả là duy nhất, có ý nghĩa hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán tại Chi Nhánh Công ty TNHH NN MTV TM & XNK Viettel - Trung tâm Phân phối và là viên gạch đầu tiên đặt nền móng cho các nghiên cứu khác sau này về hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại đây. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu Đề tài đi vào nghiên cứu kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán trong các doanh nghiệp thương mại và xuất nhập khẩu theo 5 yếu tố kiểm soát nội bộ: Môi trường kiểm soát; Đánh giá rủi ro; Hoạt động kiểm soát; Thông tin và truyền thông; Giám sát. Phạm vi nghiên cứu - Thời gian: 2019-2020. - Không gian: Nghiên cứu thực trạng kiểm soát nội bộ tại Chi Nhánh Công ty TNHH NN MTVTM & XNK Viettel - Trung tâm Phân phối. Kết cấu luận văn Ngoài lời mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo và các phụ lục, nội dung chính của luận án được kết cấu trong bốn chương như sau: Chương 1: Giới thiệu đề tài nghiên cứu Chương 2: Lý luận chung về kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán trong doanh nghiệp
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN - - TRẦN THỊ NHƯ QUỲNH KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TỐN TẠI CHI NHÁNH CƠNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN NHÀ NƯỚC MỘT THÀNH VIÊN THƯƠNG MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨU VIETTEL TRUNG TÂM PHÂN PHỐI LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN Hà Nội - 2020 TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN - - TRẦN THỊ NHƯ QUỲNH KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TỐN TẠI CHI NHÁNH CƠNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN NHÀ NƯỚC MỘT THÀNH VIÊN THƯƠNG MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨU VIETTEL TRUNG TÂM PHÂN PHỐI CHUN NGÀNH: KẾ TỐN, KIỂM TỐN VÀ PHÂN TÍCH MÃ SỐ: 8340301 LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN Người hướng dẫn khoa học: TS NGUYỄN THỊ MỸ Hà Nội - 2020 LỜI CAM ĐOAN Tôi đọc hiểu hành vi vi phạm trung thực học thuật Tôi cam kết danh dự cá nhân nghiên cứu tự thực không vi phạm yêu cầu trung thực học thuật Tác giả luận văn Trần Thị Như Quỳnh MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CÁC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC BẢNG, SƠ ĐỒ, HÌNH, LƯU ĐỒ TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ i CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 1.1 Tính cấp thiết vấn đề nghiên cứu 1.2 Tổng quan đề tài nghiên cứu .2 1.3 Mục tiêu nghiên cứu .6 1.3.1 Mục tiêu chung 1.3.2 Mục tiêu cụ thể 1.4 Đối tượng phạm vi nghiên cứu 1.4.1 Đối tượng nghiên cứu 1.4.2 Phạm vi nghiên cứu 1.5 Phương pháp nghiên cứu .7 1.5.1 Phương pháp thu thập số liệu, thông tin 1.5.2 Phương pháp xử lý, phân tích 1.6 Đóng góp đề tài 1.7 Kết cấu luận văn .8 CHƯƠNG 2: LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 10 2.1 Lý luận chung kiểm soát nội doanh nghiệp thương mại xuất nhập 10 2.1.1 Đặc điểm doanh nghiệp thương mại xuất nhập ảnh hưởng tới kiểm soát nội 10 2.1.2 Bản chất, vai trị kiểm sốt nội doanh nghiệp thương mại xuất nhập 12 2.2 Các yếu tố cấu thành kiểm soát nội chu trình mua hàng – tốn doanh nghiệp thương mại xuất nhập 14 2.2.1 Mơi trường kiểm sốt 16 2.2.2 Đánh giá rủi ro 16 2.2.3 Hoạt động kiểm soát 20 2.2.4 Thông tin truyền thông .23 2.2.5 Hoạt động giám sát 25 KẾT LUẬN CHƯƠNG 27 CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TỐN TẠI CHI NHÁNH CƠNG TY TNHH NN MTV TM & XNK VIETTEL - TRUNG TÂM PHÂN PHỐI 28 3.1 Đặc điểm hoạt động kinh doanh Chi Nhánh Công ty TNHH NN MTV TM & XNK Viettel – Trung tâm Phân phối ảnh hưởng đến kiểm sốt nội 28 3.1.1 Q trình hình thành phát triển Chi Nhánh Công ty TNHH NN MTV TM & XNK Viettel - Trung tâm Phân phối .28 3.1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh 30 3.1.3 Cơ cấu tổ chức máy quản lý .31 3.1.4 Tình hình tài Chi nhánh Cơng ty TNHH NN MTV TM & XNK Viettel - Trung tâm Phân phối qua năm 39 3.2 Thực tế kiểm sốt nội chu trình mua hàng – tốn Chi nhánh Cơng ty TNHH NN MTV TM & XNK Viettel - Trung tâm Phân phối 41 3.2.1 Mơi trường kiểm sốt 41 3.2.2 Đánh giá rủi ro 46 3.2.3 Hoạt động kiểm soát 48 3.2.4 Thông tin truyền thông .53 3.2.5 Hoạt động giám sát 57 CHƯƠNG 4: THẢO LUẬN KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU & GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TỐN TẠI CHI NHÁNH CƠNG TY TNHH NN MTV TM & XNK VIETTEL – TRUNG TÂM PHÂN PHỐI 60 4.1 Thảo luận kết thực trạng kiểm sốt nội chu trình mua hàng – tốn Chi Nhánh Cơng ty TNHH NN MTV TM & XNK Viettel - Trung tâm Phân phối .60 4.1.1 Ưu điểm 60 4.1.2 Nhược điểm 61 4.3 Giải pháp cho kiểm soát nội chu trình mua hàng – tốn Chi Nhánh Công ty TNHH NN MTV TM & XNK Viettel - Trung tâm Phân phối 65 4.3.1 Giải pháp cho mơi trường kiểm sốt .65 4.3.2 Giải pháp cho đánh giá rủi ro 66 4.3.3 Giải pháp cho hệ thống thông tin truyền thông 67 4.3.4 Giải pháp cho hoạt động kiểm soát .67 4.3.5 Giải pháp cho giám sát 67 4.4 Những điểm hạn chế luận văn 67 4.5 Kết luận chung .68 TÀI LIỆU THAM KHẢO DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CÁC CHỮ VIẾT TẮT CNTT Công nghệ thông tin DN Doanh nghiệp KSNB Kiểm soát nội HTKSNB Hệ thống kiểm soát nội PTKD Phát triển kinh doanh TM & XNK Thương mại xuất nhập TNHH NN MTV Trách nhiệm hữu hạn nhà nước thành viên TTPP Trung tâm Phân phối DANH MỤC BẢNG, SƠ ĐỒ, HÌNH, LƯU ĐỒ Bảng 2.1: Một số kiểm sốt chu trình mua hàng – toán .24 Bảng 3.1: Báo cáo kết hoạt động kinh doanh TTPP giai đoạn 2017-2019 43 Sơ đồ 2.1: Mục tiêu hệ thống kế toán 27 Sơ đồ 3.1: Mơ hình cấu máy tổ chức Chi nhánh Công ty TNHH NN MTV TM & XNK Viettel - Trung tâm Phân phối 34 Sơ đồ 3.2: Mơ hình cấu máy kế toán - Trung tâm Phân phối .37 Sơ đồ 3.3: Quy trình ghi sổ kế tốn theo hình thức “Sổ nhật ký chung” 41 Hình 2.1: Các thành phần kiểm soát nội theo COSO 2013 15 Hình 2.2: Quy trình mua hàng – tốn 24 Hình 3.1: Bộ quy tắc ứng xử Viettel 42 Hình 3.2: Ứng xử lãnh đạo Viettel 44 Hình 3.3: Phiếu giao nhiệm vụ tháng phần mềm VOffice 45 Hình 3.4: Luồng ký giải trình đặt hàng 47 Hình 3.5: Giấy ủy quyền .52 Hình 3.6: Đề nghị nhập kho 53 Hình 3.7: File excel theo dõi chi tiết công nợ phải trả 54 Hình 3.8: Đề nghị chuyển tiền toán nợ phải trả 54 Hình 3.9: Giao diện Hệ thống văn phịng Điện tử Voffice .55 Hình 3.10: Tờ trình Voffice việc chiết khấu thương mại 56 Hình 3.11: Thư viện Quản lý văn điện tử 57 Lưu đồ 3.1: Quy trình tuyển dụng nhân 46 Lưu đồ 3.2: Quy trình thực giải trình đặt hàng .52 Lưu đồ 3.3: Quy trình Logitics 53 Lưu đồ 3.4: Quy trình tốn 55 TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN - - TRẦN THỊ NHƯ QUỲNH KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TỐN TẠI CHI NHÁNH CƠNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN NHÀ NƯỚC MỘT THÀNH VIÊN THƯƠNG MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨU VIETTEL TRUNG TÂM PHÂN PHỐI CHUYÊN NGÀNH: KẾ TỐN, KIỂM TỐN VÀ PHÂN TÍCH MÃ SỐ: 8340301 TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ Hà Nội - 2020 60 Hình 3.10: Tờ trình Voffice việc chiết khấu thương mại Ví dụ theo hình minh họa trên, thông tin chiết khấu xuất phát từ nhu cầu phòng kinh doanh, đề xuất sang phòng phát triển kinh doanh Tại phòng phát triển kinh doanh, nhân viên marketing lên chương trình, trình ký qua trưởng phịng mình, tới nhân viên kế toán ký nháy (xem xét số liệu tài chính) để trưởng phịng tài ký duyệt, tới nhân viên pháp chế sốt xét tính pháp lý văn bản, văn thư kiểm tra thể thức văn bản, cuối giám đốc trung tâm ký phê duyệt triển khai chương trình Tồn q trình xử lý phần mềm VOffice, sau giám đốc ký, văn thư ban hành văn bản, tờ trình chuyển đến đầu mối liên quan để thực hiện, triển khai chương trình Bên cạnh đó, quy trình, quy định, hợp đồng quan trọng TTPP lưu trữ dạng file PDF hệ thống quản lý văn Viettel Tại đây, cán bộ, cơng nhân viên dễ dàng truy cập, tìm kiếm, lưu trữ thơng tin 61 Hình 3.11: Thư viện Quản lý văn điện tử Ngoài ra, thơng tin phản ánh gửi mail cho Ban Giám đốc trung tâm để giải quyết, xử lý cấp Trưởng phịng khơng tiếp nhận 3.2.5 Hoạt động giám sát Giám sát trong: Trung tâm phân phối chịu chi phối Công ty TNHH NN MTV TM & XNK Viettel nên chịu giám sát chặt chẽ từ phòng ban, ngành dọc, ngành ngang Trong Cơng ty có phận kiểm sốt viên gồm nhân viên Nhân phận tập đồn bổ nhiệm, độc lập với phịng ban, trung tâm Ban Giám đốc cơng ty Kiểm sốt viên có quyền nghĩa vụ: Kiểm tra tính hợp pháp, trung thực, cẩn trọng ban Giám đốc việc tổ chức thực quyền sở hữu, quản lý điều hành công việc kinh doanh trung tâm Phân phối Thẩm định báo cáo tài chính, báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo đánh giá cơng tác quản lý Kiến nghị Ban Giám đốc giải pháp bổ sung, sửa đổi hoạt động đơn vị 62 Xem xét hồ sơ, tài liệu trung tâm, chi nhánh nam trung tâm Tuy nhiên, phận kiểm soát viên chưa thực hết chức trên, chưa đóng góp nhiều cho kiểm sốt nội trung tâm phân phối Hoạt động mua hàng – toán giám sát từ khâu nhập liệu, xử lý liệu, thông tin đầu Mọi vấn đề phát sinh nằm ngồi dự liệu quy trình, quy định ban hành phải báo cáo, xin ý kiến đạo từ cấp Hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, họp báo cáo số liệu, kết thực từ rút kinh nghiệm xem xét sửa đổi, bổ sung kiểm sốt nội Thơng tin đánh giá cung cấp riêng rẽ, điểm mạnh, điểm yếu để cải thiện KSNB Tại phận Công ty theo chức giám sát hoạt động mua hàng – toán trung tâm Cuối quý, phịng Tài Cơng ty lấy số liệu từ hệ thống DSS đối chiếu số với TTPP (tài khoản 336 136) Tất nghiệp vụ đối chiếu số liệu, chứng từ để rà soát, xem xét lại xem có nghiệp vụ thiếu chứng từ, hạch tốn chưa đúng, Cơng ty hướng dẫn điều chỉnh lại Giám sát bên ngoài: Định kỳ hàng năm, Cơng ty có mời đơn vị kiểm tốn độc lập tới để sốt xét báo cáo tài chính, kiểm tra tới phịng ban, trung tâm Ngồi định kỳ, kiểm toán Nhà nước, quan Thuế, Hải quan,… làm việc với Công ty để kiểm tra sổ sách, số liệu báo cáo, thực trạng tuân thủ, chấp hành quy định, pháp luật,… 63 KẾT LUẬN CHƯƠNG Dựa khung lý thuyết nêu chương kiểm soát nội doanh nghiệp thương mại xuất nhập khẩu, tác giả tiến hành khảo sát thực trạng kiểm soát nội Chi nhánh Công ty TNHH MTV TM & XNK Viettel – Trung tâm Phân phối theo yếu tố cấu thành kiểm sốt nội bộ: Mơi trường kiểm sốt, Đánh giá rủi ro, Hệ thống thông tin truyền thông, Hoạt động kiểm soát, Giám sát Khảo sát thực sở quan sát, phân tích liệu sơ cấp, thứ cấp,… để thấy nội kiểm soát nội Trung tâm Phân phối Mục đích việc khảo sát tìm hiểu đưa đánh giá diện yếu tố cấu thành KSNB Mục tiêu cụ thể kiểm soát nội chu trình mua hàng – tốn TTPP với hoạt động đặt hàng, nhập hàng, theo dõi công nợ,… Kết khảo sát đối chiếu với sở lý luận chung để thấy ưu điểm hạn chế, tồn đơn vị Ưu điểm: TTPP xây dựng kiểm soát nội đầy đủ yếu tố, ban hành quy trình, quy định, hướng dẫn kiểm soát; Kiểm soát nội hoạt động tương đối hiệu Hạn chế: môi trường kiểm soát chưa tạo động lực cho nhân viên; đánh giá rủi ro chưa đủ quy trình, nội dung; giám sát kiểm sốt cịn chưa chặt chẽ,… Kết nghiên cứu chương để thảo luận, đề phương hướng, giải pháp hoàn thiện kiểm sốt nội chu trình mua hàng – tốn Trung tâm Phân phối chương 64 CHƯƠNG THẢO LUẬN KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU & GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TỐN TẠI CHI NHÁNH CƠNG TY TNHH NN MTV THƯƠNG MẠI & XUẤT NHẬP KHẨU VIETTEL – TRUNG TÂM PHÂN PHỐI 4.1 Thảo luận kết thực trạng kiểm sốt nội chu trình mua hàng – tốn Chi Nhánh Cơng ty TNHH NN MTV TM & XNK Viettel - Trung tâm Phân phối 4.1.1 Ưu điểm Về mơi trường kiểm sốt, Viettel nói chung, TTPP nói riêng tạo mơi trường kiểm sốt nội tốt cho chu trình mua hàng – tốn Từ việc truyền đạt thơng tin, u cầu thực thi trực giá trị đạo đức đến tham gia ban quản trị, triết lý phong cách điều hàng Ban Giám đốc luôn đặt lên hàng đầu môi trường quân đội Cam kết lực nhân viên thể qua gương điển hình mặt báo, qua kết kinh doanh đứng đầu Công ty Trung tâm Phân phối nơi làm việc mong muốn trước ứng viên Về đánh giá rủi ro, Trung tâm Phân phối có đánh giá rủi ro để thiết kế kiểm soát hợp lý Trước phát sinh nghiệp vụ Trung tâm phân phối ln vạch rủi ro xảy đến để nhân viên chủ động đề xuất phương án xử lý, sau Ban Giám đốc trưởng phịng ban ước tính mức độ rủi ro, đánh giá khả xảy rủi ro hành động thích hợp với rủi ro Như lưu đồ quy trình đặt hàng, hàng hóa, dịch vụ khơng đạt chất lượng, theo yêu cầu trả hành động bước thứ hai làm lại kế hoạch mua hàng chi tiết Thanh toán tiền cho đối tác ký qua phịng tài trung tâm, pháp chế, Ban Giám đốc trung tâm, phịng tài cơng ty để lên tới Ban Giám đốc công ty định chi tiền, tránh rủi ro chi sai, gian lận tài 65 Về hoạt động kiểm sốt, tất hoạt động thuộc chu trình mua hàng – tốn văn hóa thành quy trình, văn hướng dẫn nghiệp vụ, trình ký cấp lãnh đạo TTPP, Công ty Phân công, phân nhiệm rõ ràng, chi tiết giúp nhân viên hiểu rõ trách nhiệm nghĩa vụ vủa Ví dụ: đơn hàng có trị giá 10 tỷ đồng cần làm tờ trình lên Ban Giám đốc cơng ty phê duyệt tiến hành đặt hàng Qua tránh ruir o nguồn vốn kinh doanh, đơn đặt hàng ảo Các hoạt động kiểm soát giúp phần ngăn chặn rủi ro đặc trưng chu trình mua hàng – tốn Về hệ thống thơng tin truyền thông, việc trao đổi thông tin, mệnh lệnh xuyên suốt từ Công ty đạo xuống TTPP, từ ban Giám đốc TTPP xuống trưởng phòng, nhân viên, tất nhân nhận công văn, văn đến Voffice cách nhanh chóng, tra cứu, lưu trữ dễ dàng Bên cạnh đó, Cơng ty thiết lập phần mềm quản lý văn điện tử, tất hợp đồng quan trọng, chứng từ lưu giữ scan phần mềm này, Phịng Pháp chế Cơng ty có quyền xem xét tất liệu để kịp thời sửa chữa, đóng góp cho đơn vị, TTPP nghiêm chỉnh chấp hành Về giám sát, công ty thường có kiểm tra đột xuất từ Phịng Pháp chế Phịng Tài Cơng ty xuống kiểm tra hay Công ty ý thức tầm quan trọng báo cáo tài nên nhờ tư vấn, sốt xét kiểm tốn viên bên ngồi để kiểm tra hoạt động, tính tuân thủ trung tâm, vừa hoàn thiện hoạt động cho trung tâm, vừa phát sai sót, rủi ro để kịp thời khắc phục, sửa chữa, đảm bảo sản phẩm cuối báo cáo tài trung thực, đắn 4.1.2 Nhược điểm Bên cạnh ưu điểm kể trên, Trung tâm Phân phối tồn hạn chế định Thứ nhất, Mơi trường kiểm sốt: Chính sách khen thưởng cho nhân viên chưa đáp ứng mục tiêu tạo dộng lực cho nhân viên phấn đấu công việc Việc đào tạo nâng cao trình độ cho nhân viên cịn hạn chế, khóa học bổ sung kỹ năng, nâng cao hiệu làm việc cho nhân viên 66 Thứ hai, Đánh giá rủi ro: Ban Giám đốc chưa nhận diện đầy đủ rủi ro xảy chu trình mua hàng – toán Thiết kế kiểm soát nội đánh giá rủi ro có từ lâu, khơng cập nhật theo mơi trường kinh doanh thay đổi Cịn thấy chủ quan việc đánh giá rủi ro TTPP chưa xảy thiệt hại lớn vật chất rủi ro từ chu trình Ban Giám đốc Trưởng phòng chưa đề cao việc đánh giá rủi ro nhập hàng Do chưa có hệ thống tiêu chí đánh giá rủi ro nên phần lớn việc nhận diện rủi ro TTPP phụ thuộc vào kinh nghiệm chủ quan, cá nhân nhà quản lý dẫn đến biện pháp đối phó đưa khơng phù hợp cho tất trường hợp xảy Ví dụ: Vì mục tiêu chạy doanh số tháng, số quý với nhà cung cấp cịn xảy trường hợp nhập hàng hóa chưa có biên bàn giao (hàng chưa kho TTPP), hàng nhập mà chưa có giải trình chi phí mua hàng Hàng hóa nhập hệ thống bán hàng chưa có hàng thực tế kho gây khó dễ việc theo dõi nhập xuất tồn hàng hóa kho Hàng hóa sau sau tháng Rủi ro việc phải kể đến đơn hàng bị trùng, giao hàng sai số lượng, chủng loại hóa đơn Hàng hóa thất lạc, biên bàn giao khơng đầy đủ thời điểm Việc hủy hóa đơn, điều chỉnh hóa đơn hay diễn rủi ro xảy đến Hậu việc tốn cho đối tác bị chậm trễ hóa đơn tốn có chưa có biên bàn giao, lượng tiền dồn lại phải trả nhiều Nhận hóa đơn chưa nhận hàng đủ phải toán làm hội sử dụng tiền cho mục đích khác Thêm nữa, việc chạy doanh số nhập hàng làm tăng lượng hàng hóa, hệ thống ghi nhận ngày tồn kể từ nhập hàng sale hưa có hàng hóa để bán tuổi tồn hàng hóa lại tăng lên ngày nhập hàng mà chưa có kế hoạch bán làm tăng tuổi tồn hàng hóa Các phương án giải hàng tồn kho lại phải đưa để khắc phục tình trạng tồn lâu ngày không bán hàng, giảm lợi nhuận dự kiến đạt phải giảm giá khuyến mại thêm vật phẩm khác Giải trình chi phí mua hàng ký sau nhập hàng dễ bị thiếu, giải trình khơng đủ số lượng hàng mua sale quên không làm giải 67 trình, thất chứng từ Thứ ba, Các hoạt động kiểm sốt: Hoạt động kiểm sốt có liên quan mật thiết tới đánh giá rủi ro Ban Giám đốc TTPP có nhận thức, đánh giá rủi ro phát sinh có hoạt động kiểm sốt thích hợp để đối phó Thiết kế kiểm sốt nội chu trình mua hàng – tốn Trung tâm Phân phối chặt chẽ, nhiên việc vận hành thiết kế chưa nghiêm túc Hoạt động kiểm sốt đơi bị bỏ qua phê duyệt từ trưởng phòng Thứ tư, Thông tin truyền thông: Sau ký đề nghị chuyển tiền cho đối tác, TTPP phải chuyển chứng từ xuống Phịng Tài Cơng ty Ở đây, lệnh chuyển tiền duyệt, đơn hàng toán gấp Phịng Tài khơng hỗ trợ mà thường xun đẩy việc cho trung tâm tự trình ký Giám đốc cơng ty Chứng từ tốn trung tâm gửi cho Ngân hàng Những đề nghị chuyển tiền ngày có vấn đề phát sinh lỗi, hay ưu tiên tiền chuyển cho đề nghị khác không báo ngược lại lên trung tâm gây thông tin chiều, đứt mạch truyền tin, kế toán toán TTPP thường xuyên gọi điện để xác nhận tiền chuyển hay chưa để báo khách hàng Sự bị động thơng tin khiến TTPP lỡ hội hưởng chiết khấu toán, chậm thời gian giao hàng, khơng có đủ hàng để giao cho khách hàng lớn, Kho phận văn phòng nằm nơi khác biệt, miền (Nam, Bắc) nên lượng chứng từ gấp lần để lưu trữ (1 Kho, văn phòng làm việc) Việc gửi chứng từ gốc từ kho lên văn phòng sau ngày 10 hàng tháng (sau chốt giá vốn) Cơng việc hạch tốn, lưu trữ liệu tập trung chủ yếu đầu Hà Nội (Bắc) gây sức ép cơng việc lên kế tốn ngồi Khi làm toán, kế toán phải chuẩn bị đơn hàng bán ký bên lẫn đơn hàng đặt hàng với nhà cung cấp Đơn hàng bán thường kẹp phiếu mua hàng kế toán doanh thu nên phải thêm thao tác scan lại, lưu PDF đơn hàng để trình ký thêm vào file phụ lục Đơn hàng đặt hàng với nhà cung cấp ký bên nhiều thời gian khoảng cách địa lý, số nhà 68 cung cấp nước xác nhận qua mail đặt hàng web điện tử nên đơn đặt hàng thay ký y (Phó Giám đốc ký) Thứ năm, Kiểm tra giám sát: Cơng ty có phịng kiểm sốt viên chưa giao việc cụ thể, trách nhiệm cho họ Trên chức danh, người kiểm sốt viên tồn diện, cịn lại kiểm sốt viên tài chính, nhiên hoạt động Cơng ty nói chung, Trung tâm phân phối nói riêng, người khơng nắm bắt xác, khơng có tài liệu kiểm soát nội trung tâm phân phối Việc thất thoát nguồn nhân lực gây thiệt hại khơng nhỏ mặt tài 4.2 Phương hướng Môi trường kinh doanh ngày khốc liệt, mà mặt hàng mà TTPP kinh doanh hàng cơng nghệ bị thay lỗi thời thời gian ngắn nên để phát triển lớn mạnh cần thiết có kiểm sốt chặt chẽ TTPP có phương hướng phát triển thành Cơng ty Phân phối, niêm yết giao dịch thị trường chứng khốn Vì vậy, thơng tin cần cung cấp rõ ràng, trung thực công bố rộng rãi, có ý nghĩa lớn đến hoạt động kinh doanh trung tâm Do đó, cơng tác kiểm sốt nội chu trình mua hàng – tốn đặc biệt có ý nghĩa quan trọng Về ngành Cơng nghệ thông tin: Đàm phán lại với Hãng điều chỉnh lại target để có rebate tốt Từ tăng lực cạnh tranh so với đối thủ, lấy lại thị phần; Bổ sung lực lượng, ổn định sách bán hàng & chăm sóc kênh tốt năm 2019; Hãng thêm dòng sản phẩm cấp thấp (giá rẻ) cạnh tranh so với đối thủ; Đẩy nhanh việc ổn định khách hàng máy chủ HPE, phối hợp với Hãng triển khai kênh Phong Vũ, Nguyên Kim; Legrand có sản phẩm UPS, Cable, thiết bị điện dự kiến hợp tác với target 10 tỷ/năm Về ngành Điện thoại di động: Đầu tư nguồn lực xây dựng hệ thống kênh ( Chi phí tiền lương, nhân sự, hệ thống phần mềm quản lý kênh chuỗi) rút ngắn khoảng cách tương tác thông tin khách hàng với nhà phân phối Mở rộng kênh tăng độ phủ xuống tuyến Huyện/Tỉnh, Tăng cường đội ngũ chăm sóc kênh điểm bán., hỗ trợ đại lý việc 69 tư vấn sản phẩm, chăm sóc khách hàng; Tăng cường đội ngũ chăm sóc kênh điểm bán; Tăng lực triển khai kho hàng vệ tinh; Đầu tư hệ thống kho bãi, logistic khu vực, tăng lực triển khai kho hàng, rút ngắn thời gian triển khai hàng hóa từ kho đến khách hàng; Đảm bảo nguồn vốn dòng tiền nhập hàng tạo tiền đề cho việc lưu thơng hàng hóa tốt, đảm bảo hàng hóa ln cung ứng kịp thời nâng cao lực cạnh tranh trung tâm Thuộc loại hình Cơng ty Thương mại nên phần lớn tài sản TTPP hàng hóa, dịch vụ liền với tốn tiền mua hàng hóa, dịch vụ nên dễ xảy sai sót ảnh hưởng trọng yếu chi phí kết kinh doanh Việc xây dựng kiểm soát nội vững mạnh hỗ trợ đắc lực cho Ban Giám đốc TTPP kiểm soát hoạt động kinh doanh tốt hơn, tạo lợi nhuận nhiều cho đơn vị Vậy, hoàn thiện kiểm sốt chu trình mua hàng – tốn TTPP thực cần thiết 4.3 Giải pháp cho kiểm sốt nội chu trình mua hàng – tốn Chi Nhánh Công ty TNHH NN MTV TM & XNK Viettel - Trung tâm Phân phối 4.3.1 Giải pháp cho mơi trường kiểm sốt Hiện tại, Giám đốc TTPP tiền thân Trưởng phòng kinh doanh nên hành động, định mục tiêu kinh doanh tốt hơn, đó, nhân viên kinh doanh ưu nhiều Nhân viên hỗ trợ kinh doanh (các phòng ban không thuộc khối kinh doanh hay Back Office) hồn thành cơng việc xếp hạng hồn thành cơng việc Bản chất cơng việc Back Office khơng có nhiều hội để đột phá đạt xếp hạng cơng việc hồn thành tốt, xuất sắc nên họ thường có ý nghĩ an phận, khơng tiến thủ, đóng góp sức lực vừa phải cho doanh nghiệp Mặc dù họ hồn thành cơng việc họ, hỗ trợ nhân viên khác trình nghỉ sinh hay khối lượng công việc nhiều đột xuất chưa ghi nhận Điều lại gây nên tâm lý chán nản, ko cơng việc Vì vậy, tác giả đề xuất Ban Giám đốc, Trưởng phòng nên kịp thời khen thưởng, tuyên dương cho Back Office tạo động lực cống hiến, gắn bó với doanh nghiệp cho 70 họ Cùng đó, nghiêm khắc phê bình nhân khơng có ý thức học hịi, tìm tịi cơng việc chun mơn Để có chất lượng công việc đầu hiệu hơn, Trung tâm Phân phối nên đề xuất với Công ty kết hợp Học viện Viettel tổ chức khóa học trực tuyến ngắn hạn kỹ mềm, nâng cao nghiệp vụ, bổ sung kiến thức tiếng Anh, có quy định điểm đạt đầu để cán bộ, nhân viên nỗ lực củng cố kiến thức, hoàn thiện thân, phục vụ tốt cho doanh nghiệp Nhất nâng cao trình độ tiếng Anh mơi trường hội nhập nay, Trung tâm Phân phối sử dụng đội ngũ nhân viên trẻ tuyển dụng có trình độ tiếng Anh để đào tạo, bồi dưỡng kiến thức cho nhân viên lại để tiết kiệm chi phí 4.3.2 Giải pháp cho đánh giá rủi ro Trung tâm Phân phối nên xây dựng quy trình đánh giá rủi ro nghiêm túc, phù hợp với đặc điểm loại hình doanh nghiệp Đánh giá đầy đủ khả xảy rủi ro chu trình mua hàng – toán Cụ thể, thực tiễn cho thấy rủi ro khâu mua hàng cao, vậy, cần có biện pháp đối phó với rủi ro thích hợp Thiết lập tiêu chí đánh giá rủi ro để có sở, tảng vững cho việc nhận diện, đánh giá đối phó với rủi ro Để giải hạn chế chứng từ, hàng hóa nhập hàng chạy doanh số thân sale, quản lý sản phẩm phải chủ động chia số nhập kế hoạch nhập hàng hàng tháng, hàng quý, tránh tình trạng nhập dồn vào ngày cuối tháng Quản lý sản phầm cần chủ động liên lạc, đàm phán lượng hàng hóa kho hạn, khơng trễ so với hóa đơn lâu Nhân viên kinh doanh nên trình ký giải trình chi phí đúng, đủ trước hàng hóa kho Ban Giám đốc kiên không ký lùi ngày giải trình tạo ý nghĩ ỷ lại cho nhân viên kinh doanh Ban Kho từ chối nhận hàng hóa chưa có đủ hóa đơn, giải trình chi phí nhập hàng Làm điều tình trạng hàng hóa gửi kho khơng cịn, kho thuận tiện cho việc xếp, theo dõi hàng hóa thức tế; số sổ sách khớp với thực tế tránh tình trạng mất, thừa hàng hóa, hay thủ kho có ý đồ gian lận Ban Giám đốc Trung tâm Phân phối cần tập trung xem xét lại việc đánh giá rủi ro chu trình mua hàng – tốn Đây chu trình xảy thường 71 xuyên, hoạt động xuyên suốt doanh nghiệp thương mại, nên có đầu tư trí tuệ, thời gian, tài vào việc đánh giá rủi ro Lường trước nhiều rủi ro, phân loại chúng, đánh giá mức độ đưa kiểm soát bảo vệ đơn vị Trung tâm Phân phối nên có phận đảm nhiệm cơng việc thay ban hành lại quy trình, quy định cũ 4.3.3 Giải pháp cho thông tin truyền thơng Với xu số hóa, cơng nghệ hóa liệu, tác giả đề xuất áp dụng công nghệ vào việc xử lý, tuyền thông tin nhằm đơn giản hóa quy trình, thủ tục chu trình mua hàng – toán Đơn đặt hàng với nhà cung cấp hợp đồng nguyên tắc ký bên nên thêm chấp nhận tính xác thực cho đơn hàng đặt qua web nhà cung cấp Song song với việc tạo lập trang điện tử để khách hàng lên đó, tạo đơn hàng online với trung tâm phân phối Như tiết kiệm chi phí gửi chứng từ, thời gian đợi chứng từ ký bên, tránh rủi ro chứng từ Khi đơn hàng số hóa việc trình ký tốn giản lược file đính kèm Trình ký tốn giản lược cịn hóa đơn nhà cung cấp xuất, file phụ lục tốn chi tiết số tiền hóa đơn, biên bàn giao hàng hóa 4.3.4 Giải pháp cho hoạt động kiểm soát Ủy quyền, giao quyền chủ động cho đầu Trưởng phịng/ban, Phó phịng/ban để phát huy tính chủ động cơng việc, phát huy lực, giảm tải áp lực công việc lên Ban Giám đốc Ví dụ: Giao hạn mức phê duyệt hạn mức cơng nợ cho Phó giám đốc chi nhánh hay Trưởng phịng Tài hay giao phần trăm lợi nhuận dự án mà Phó Giám đốc kinh doanh/Trưởng phịng kinh doanh chịu trách nhiệm xác nhận, Hơn nữa, Trưởng phịng, Phó Giám đốc chi nhánh quản lý sát công việc chuyên ngành nên với mức giao khả hồn tồn định thay cho Giám đốc Trung tâm có thiết kế kiểm sốt chu trình mua hàng – tốn chặt chẽ, đầy đủ cá nhân phải tuân thủ, nghiêm túc chấp hành, thực thi theo quy trình đề ra, không làm tắt, bỏ bước để tránh rủi ro tiềm tàng Thêm vào đó, với phương hướng phát triển thành Cơng ty Phân phối Ban 72 Giám đốc nên cân nhắc tới việc có ban kiểm sốt riêng Trung tâm, cung cấp, tư vấn thơng tin, cách xử lý, kiểm soát, giám sát cho Ban Giám đốc 4.3.5 Giải pháp cho giám sát Tập đoàn nên có mơ tả cơng việc rõ ràng cho nhân viên phận kiểm sốt để khơng bị lãng phí nguồn nhân lực, áp dụng đánh giá cơng việc cách lập tiêu đánh giá chi tiết Sử dụng tối đa nguồn nhân lực để tăng cường kiểm soát nội tốt Nhân phận kiểm sốt Tập đồn ủy quyền cần thực hết nghĩa vụ mình, thường xuyên kiểm tra, giám sát cơng việc phịng ban, trung tâm Hơn nữa, họ cần sát tới hoạt động chi nhánh, trung tâm số lượng nhân viên rải rác khắp vùng miền gây khó khăn cho việc giám sát Cụ thể, giao nhiệm vụ cho nhân viên phận kiểm soát giám sát chu trình mua hàng – tốn TTPP Định kỳ, kiểm tra chứng từ, báo cáo mua hàng, báo cáo cơng nợ,… Đóng góp ý kiến hồn thiện kiểm sốt chu trình 4.4 Những điểm cịn hạn chế luận văn Bài viết hồn thiện thời gian ngắn, phản ánh hoạt động doanh nghiệp thời kỳ nên phản ánh phần hoạt động doanh nghiệp, góc khuất, lỗ hổng kiểm sốt bị bỏ qua chưa xuất Bài viết tác giả mục đích hồn thiện kiểm sốt nội bộ, cần cách nhìn nhà quản lý, quản trị có kinh nghiệm thân tác giả nhân viên mới, tuổi đời cịn trẻ nên cách nhìn khơng tồn diện, bao quát hay đủ lực để thiết kế tiêu chí đánh giá rủi ro Góc nhìn tác giả từ vướng mắc, bất cập công việc gặp phải thực tế mà đề xuất giải pháp hồn thiện, chưa áp dụng với Trung tâm Phân phối có quy mơ tổ chức không nhỏ (hướng phát triển thành Công ty Phân phối), non nớt kinh nghiệm xử lý, quản lý công việc 4.5 Kết luận chung Trước xu tồn cầu hóa, hội nhập cách mạng lớn công 73 nghệ, mức độ cạnh tranh hàng hóa, dịch vụ doanh nghiệp nước ngày khốc liệt Nền kinh tế nước ta có triển vọng hướng hòa nhập với kinh tế giới, tạo thách thức, rủi ro cho doanh nghiệp nội Bên cạnh ơng lớn Viettel ln có đối thủ đáng gờm VINAPHONE, FPT, Thế Giới Di Động, khơng ngừng phát triển Do đó, muốn tồn phát triển lớn mạnh, doanh nghiệp cần có chiến lược phù hợp công tác quản lý đạt hiệu cao hay phải có kiểm sốt nội hiệu lực, hiệu quả, hoạt động tốt Thực hiệu việc kiểm tra, kiểm soát sở vững cho nhà quản lý đối tượng quan tâm đưa định, kế hoạch kinh doanh đảm bảo lợi ích, phát triển doanh nghiệp Nhận thức cấp thiết đó, luận văn sâu nghiên cứu, kết hợp thực tiễn với lý thuyết để đặt giải vấn đề sau: Luận văn hệ thống hóa sở lý thuyết kiểm sốt nội nói chùng kiểm sốt nội chu trình mua hàng – tốn doanh nghiệp thương mại xuất nhập nói riêng Nghiên cứu thực trạng kiểm soát nội chu trình mua hàng – tốn Chi Nhánh Cơng ty TNHH NN MTV TM & XNK Viettel - Trung tâm Phân phối, ưu điểm hạn chế việc kiểm soát Đưa giải pháp khắc phục hạn chế việc kiểm soát nội chu trình mua hàng – tốn để tăng cường hồn thiện cơng tác kiểm sốt nội Trung tâm Phân phối TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ tài Chính (2012), Chuẩn mực kiểm tốn Việt Nam số 315, Thơng tư số 214/2012/TT-BTC Đinh Hồi Nam (2016), “Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội doanh nghiệp tổng công ty đầu tư phát triển nhà đô thị”, luận án tiến sỹ, Học viện Tài Địa chỉ: https://m.hvtc.edu.vn/Portals/0/files/T3_2016/LUAN%20AN%20DINH %20HOAI%20NAM.pdf [Truy cập ngày 02/06/2020] Mai Đức Nghĩa (2012), Giới thiệu Báo cáo COSO 1992, Accouting Forum, Địa chỉ: http://accounting-forum.blogspot.com/2012/10/gioi-thieu-bao-caocoso-1992-phan-2.html [Truy cập ngày 03/06/2020] Nguyễn Thanh Trang (2015), “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp ngành dịch vụ kỹ thuật dầu khí Việt Nam”, luận án tiến sỹ, Học viện Tài Chính Địa chỉ: https://www.slideshare.net/garmentspace/lun-ntin-s-kinh-t-hon-thin-h-thng-kim-sot-ni-b-trong-cc-doanh-nghip-ngnh-dch-vk-thut-du-kh-ti-vit-nam [Truy cập ngày 02/06/2020] Nguyễn Thị Kim Anh (2018), Bàn kiểm soát nội hiệu hoạt động doanh nghiệp, Tạp chí Tài chính, Địa chỉ: http://tapchitaichinh.vn/nghien-cuu trao-doi/trao-doi-binh-luan/ban-ve-kiemsoat-noi-bo-va-hieu-qua-hoat-dong-cua-cac-doanh-nghiep-137441.html [Truy cập ngày 02/06/2020] Quản lý trang (2019), Các nghiên cứu giới ảnh hưởng kiểm soát nội đến hiệu hoạt động quản lý tài ảnh hưởng việc ứng dụng công nghệ thông tin đến hiệu hoạt động đơn vị, Tạp chí Kế tốn Kiểm toán, số T3/2019, Địa chỉ: http://vaa.net.vn/cac-nghien-cuutren-the-gioi-ve-anh-huong-cua-kiem-soat-noi-bo-den-hieu-qua-hoat-dongquan-ly-tai-chinh-cung-nhu-anh-huong-cua-viec-ung-dung-cong-nghe-thongtin-den-hieu-qua-hoat-dong-cua-don-vi/ [Truy cập ngày 20/06/2020] Quốc Hội (2015), Điều 39 Luật Kế tốn số 88/2015/QH1 Smart Train (2020), Vai trị chức kiểm toán nội doanh nghiệp, Smart Train Edu, Địa chỉ: https://smarttrain.edu.vn/vai-tro-va-chucnang-cua-kiem-toan-noi-bo-trong-doanh-nghiep/ [Truy cập ngày 24/07/2020] ... DÂN -? ?? - TRẦN THỊ NHƯ QUỲNH KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TỐN TẠI CHI NHÁNH CƠNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN NHÀ NƯỚC MỘT THÀNH VIÊN THƯƠNG MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨU VIETTEL TRUNG TÂM PHÂN... DÂN -? ?? - TRẦN THỊ NHƯ QUỲNH KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TỐN TẠI CHI NHÁNH CƠNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN NHÀ NƯỚC MỘT THÀNH VIÊN THƯƠNG MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨU VIETTEL TRUNG TÂM PHÂN... XNK) Viettel - Trung tâm Phân phối nên tác giả xin chọn đề tài ? ?Kiểm soát nội chu trình mua hàng – tốn Chi Nhánh Công ty trách nhiệm hữu hạn nhà nước thành viên thương mại xuất nhập Viettel - Trung