Sự ra đời, phát triển của kiểm soát nội bộ gắn liền với yêu cầu về quản lýcủa doanh nghiệp. Khi nền kinh tế xã hội càng phát triển thì kiểm soát nội bộ càng trở nên quan trọng, là công cụ không thể thiếu được trong quản lý kinh tế của Nhà nước nói chung và của doanh nghiệp nói riêng. Kiểm soát nội bộ giúp nhà quản trị quản lý hiệu lực, hiệu quả các nguồn lực để hạn chế các rủi ro có thể phát sinh.Do đó, doanh nghiệp nên đầu tư, chú tâm vào kiểm soát nội bộ. Các doanh nghiệp thương mại và xuất nhập khẩu luôn đi đầu trong những đóng góp vào sự phát triển kinh tế. Tuy không trực tiếp sản xuất ra hàng hóa nhưng những doanh nghiệp này cần phải hết sức cân đối nguồn tiền để lên kế hoạch,định lượng hàng hóa nhập về để bán, không những nhập từ thị trường trong nước mà còn nhập về từ nước ngoài. Làm sao để có hàng hóa, dịch vụ đáp ứng đúng, đủ nhu cầu của khách hàng mà vẫn đem lại lợi ích cho doanh nghiệp? Nhập hàng, ghép lô như nào để tránh được thuế và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp? Làm sao để kiểm soát được nguồn tiền, đảm bảo thanh toán cho nhà cung cấp nhưng lại vẫn tận dụng được những ưu đãi, chiết khấu? Tiền có bị thất thoát, thanh toán chậm, có bị dùng để tư lợi? Để tìm kiếm câu trả lời cho những vấn đề này không thể không kể đến sự kiểm soát tốt chu trình mua hàng - thanh toán. Vai trò của kiểm soát nội bộ càng được khẳng định giữ vị trí quan trọng trong công tác tham mưu và cung cấp thông tin chính xác, kịp thời về hàng hóa và công nợ giúp chu nhà quản lý chủ động tính toán, điều chỉnh hàng tồn kho, thời điểm nhập hàng cũng như thanh toán cho các đơn hàng để hưởng các ưu đãi. Tuy nhiên, tại Chi Nhánh Công ty trách nhiệm hữu hạn nhà nước một thành viên thương mại và xuất nhập khẩu Viettel - Trung tâm Phân phối, việc kiểm soát chu trình này còn rườm rà, thông tin chưa trôi chảy khiến nhà quản lý đưa ra quyết định chưa chính xác làm các bộ phận ko kịp nhập hàng, giao hàng đúng hạn cho khách, thanh toán chậm khiến đối tác tạm dừng giao hàng lô tieepps theo... Hơn thế, khi không kịp nhập hàng về sẽ gây ra sự rắc rối trong việc theo dõi hàng hóa nhập cho dự án hay nhập bán phân phối.Nhà cung cấp hủy hóa đơn nhưng không thông báo dẫn đến đơn vị trả sai số tiền, đến hạn trả tiền nhưng Trung tâm lại không có tiền thanh toán. Nhận thức rõ tầm quan trọng của chu trình mua hàng và thanh toán trong việc ra quyết định đúng đắn tại Chi Nhánh Công ty trách nhiệm hữu hạn nhà nước một thành viên thương mại và xuất nhập khẩu Viettel - Trung tâm Phân phối nên tác giả xin chọn đề tài “Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán tại Chi Nhánh Công ty trách nhiệm hữu hạn nhà nước một thành viên thương mại và xuất nhập khẩu Viettel - Trung tâm Phân phối”.Tác giả đã hiểu thêm về kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán của loại hình thương mại và xuất nhập khẩu, đi sâu nghiên cứu và hoàn thành đề tài.
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN - - TRẦN THỊ NHƯ QUỲNH KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TỐN TẠI CHI NHÁNH CƠNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN NHÀ NƯỚC MỘT THÀNH VIÊN THƯƠNG MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨU VIETTEL TRUNG TÂM PHÂN PHỐI LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN Hà Nội - 2020 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN - - TRẦN THỊ NHƯ QUỲNH KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TỐN TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN NHÀ NƯỚC MỘT THÀNH VIÊN THƯƠNG MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨU VIETTEL TRUNG TÂM PHÂN PHỐI CHUYÊN NGÀNH: KẾ TOÁN, KIỂM TOÁN VÀ PHÂN TÍCH MÃ SỐ: 8340301 LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TỐN Người hướng dẫn khoa học: TS NGUYỄN THỊ MỸ Hà Nội - 2020 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài nghiên cứu theo hướng ứng dụng riêng tơi, q trình thực luận văn kết trung thực, chưa công bố, sử dụng để bảo vệ học vị Tác giả luận văn Trần Thị Như Quỳnh MỤC LỤC DANH MỤC BẢNG, SƠ ĐỒ, HÌNH, LƯU ĐỒ BẢNG: Bảng 2.1 Một số kiểm sốt chu trình mua hàng – toán .31 Bảng 3.1: Báo cáo kết hoạt động kinh doanh TTPP giai đoạn 2017-2019 46 SƠ ĐỒ: Sơ đồ 2.1 Mục tiêu hệ thống kế toán 28 Sơ đồ 3.1 Mơ hình cấu máy tổ chức Chi nhánh Công ty TNHH NN MTV TM & XNK Viettel-Trung tâm Phân phối 37 Sơ đồ 3.2 Mơ hình cấu máy kế toán - Trung tâm Phân phối .41 Sơ đồ 3.3 Quy trình ghi sổ kế tốn theo hình thức “Sổ nhật ký chung” 45 HÌNH: Hình 2.1 Các thành phần kiểm sốt nội theo COSO 2013 18 Hình 2.2 Quy trình mua hàng – tốn 27 Hình 3.1 Luồng ký giải trình đặt hàng 49 Hình 3.2: Đề nghị nhập kho 51 Hình 3.3: Hệ thống báo cáo kế tốn phần mềm DSS 52 Hình 3.4: Danh sách phiếu nhập phần mềm bán hàng Táo Quân 52 Hình 3.5: Tờ trình Voffice việc chiết khấu thương mại 53 Hình 3.6: File excel theo dõi chi tiết công nợ phải trả 58 Hình 3.7: Đề nghị chuyển tiền toán nợ phải trả 58 Hình 3.8: Giấy ủy quyền .59 Hình 4.1: Giao diện Hệ thống văn phịng Điện tử Voffice .62 LƯU ĐỒ: CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 1.1 Tính cấp thiết vấn đề nghiên cứu Sự đời, phát triển kiểm soát nội gắn liền với yêu cầu quản lý doanh nghiệp Khi kinh tế xã hội phát triển kiểm sốt nội trở nên quan trọng, công cụ thiếu quản lý kinh tế Nhà nước nói chung doanh nghiệp nói riêng Kiểm soát nội giúp nhà quản trị quản lý hiệu lực, hiệu nguồn lực để hạn chế rủi ro phát sinh Do đó, doanh nghiệp nên đầu tư, tâm vào kiểm soát nội Các doanh nghiệp thương mại xuất nhập đầu đóng góp vào phát triển kinh tế Tuy không trực tiếp sản xuất hàng hóa doanh nghiệp cần phải cân đối nguồn tiền để lên kế hoạch, định lượng hàng hóa nhập để bán, khơng nhập từ thị trường nước mà nhập từ nước ngồi Làm để có hàng hóa, dịch vụ đáp ứng đúng, đủ nhu cầu khách hàng mà đem lại lợi ích cho doanh nghiệp? Nhập hàng, ghép lô để tránh thuế tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp? Làm để kiểm sốt nguồn tiền, đảm bảo toán cho nhà cung cấp lại tận dụng ưu đãi, chiết khấu? Tiền có bị thất thốt, tốn chậm, có bị dùng để tư lợi? Để tìm kiếm câu trả lời cho vấn đề không kể đến kiểm sốt tốt chu trình mua hàng - tốn Vai trị kiểm sốt nội khẳng định giữ vị trí quan trọng cơng tác tham mưu cung cấp thơng tin xác, kịp thời hàng hóa cơng nợ giúp chu nhà quản lý chủ động tính tốn, điều chỉnh hàng tồn kho, thời điểm nhập hàng toán cho đơn hàng để hưởng ưu đãi Tuy nhiên, Chi Nhánh Công ty trách nhiệm hữu hạn nhà nước thành viên thương mại xuất nhập Viettel - Trung tâm Phân phối, việc kiểm sốt chu trình cịn rườm rà, thơng tin chưa trôi chảy khiến nhà quản lý đưa định chưa xác làm phận ko kịp nhập hàng, giao hàng hạn cho khách, toán chậm khiến đối tác tạm dừng giao hàng lô tieepps theo Hơn thế, không kịp nhập hàng gây rắc rối việc theo dõi hàng hóa nhập cho dự án hay nhập bán phân phối Nhà cung cấp hủy hóa đơn khơng thơng báo dẫn đến đơn vị trả sai số tiền, đến hạn trả tiền Trung tâm lại khơng có tiền toán Nhận thức rõ tầm quan trọng chu trình mua hàng tốn việc định đắn Chi Nhánh Công ty trách nhiệm hữu hạn nhà nước thành viên thương mại xuất nhập Viettel - Trung tâm Phân phối nên tác giả xin chọn đề tài “Kiểm soát nội chu trình mua hàng – tốn Chi Nhánh Công ty trách nhiệm hữu hạn nhà nước thành viên thương mại xuất nhập Viettel - Trung tâm Phân phối” Tác giả hiểu thêm kiểm sốt nội chu trình mua hàng – tốn loại hình thương mại xuất nhập khẩu, sâu nghiên cứu hoàn thành đề tài 1.2 Tổng quan đề tài nghiên cứu Với cơng trình nghiên cứu, đề tài khoa học, luận văn nước, tác giả nhận thấy quan điểm, nhìn nhận người viết kiểm soát nội Đề tài “Kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn mơi trường tin học” (Nguyễn Thị Hồng Oanh, 2017) qua nghiên cứu kiểm soát nội kế toán máy đưa khác biệt, ứng dụng hữu ích tin học vào kiểm sốt nội chu trình mua hàng – tốn như: dấu vết xử lý liệu người dùng ghi lại theo tài khoản đăng nhập, xử lý liệu xác, khối lượng lớn, cung cấp báo cáo quản trị nhanh gọn, hỗ trợ đắc lực cho nhà quản trị, người sử dụng thông tin Bằng việc sử dụng phương pháp xử lý, phân tích, tác giả Nguyễn Thị Hồng Oanh nhận rằng, đại, áp dụng tin học vào trình xử lý nghiệp vụ khơng có kiểm sốt nội khó kiểm sốt lượng thơng tin lớn Bên cạnh tác giả hạn chế cần khắc phục như: hệ thống thông tin máy bị khơng thực lưu, hạn chế mặt lập trình cho tình phát sinh khác thường, bị đánh cắp, phá hủy liệu Đề tài đóng góp hữu dụng cho doanh nghiệp có số lượng lớn nghiệp vụ phát sinh hàng ngày Xây dựng văn hóa cơng ty, đưa nội dung kiểm sốt vào chương trình huấn luyện nhân viên, bổ sung báo cáo thu mua, công nợ phải trả, giải pháp mà tác giả Phạm Thị Ngọc Yến (2015) đưa nhằm hồn thiện kiểm sốt nội chu trình mua hàng – toán đề tài “Tăng cường kiểm sốt nội chu trình mua hàng – tốn Cơng ty Cổ phần Kim khí Miền Trung” Tại Cơng ty Cổ phần Kim khí Miền Trung, kiểm sốt nội sơ sài, cấp quản lý chưa nhận thấy hết tầm quan trọng, đóng góp kiểm soát nội cho phát triển bền vững Đề tài hạn chế cơng tác kiểm sốt nội thiếu báo cáo thứ cấp cần thiết cho quản lý, nguồn nhân lực chưa lý tưởng, chưa đáp ứng tốt cho công việc Tuy nhiên, giải pháp đưa điều kiện cơng ty cần có mơi trường kiểm sốt tốt nhằm nâng cao hiệu quản lý hoạt động kinh doanh Theo Nguyễn Thị Kim Anh (2018) đăng Tạo chí Tài ngày 01/04/2018: “KSNB trình hệ thống KSNB khơng thủ tục hay sách thực vài thời điểm định mà vận hành liên tục tất cấp độ doanh nghiệp KSNB thiết kế vận hành người KSNB khơng sách, thủ tục, biểu mẫu đơn điệu, độc lập… mà phải bao gồm yếu tố người - hội đồng quản trị, ban giám đốc, nhân viên tổ chức Chính người định mục tiêu kiểm soát thiết lập nên chế kiểm soát vận hành chúng.” Qua tổng kết từ nghiên cứu liên quan, Nguyễn Kim Anh tổng kết lại: “có mối liên hệ chặt chẽ KSNB yếu tố cấu thành KSNB với hiệu hoạt động DN KSNB có tác động thuận chiều tới hiệu hoạt động, điều cho thấy DN KSNB hoạt động hữu hiệu giúp nâng cao hiệu hoạt động, hay nói cách khác yếu hay thiếu sót KSNB ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu hoạt động DN Vì vậy, vấn đề đặt cho DN cần thiết lập trì KSNB cho có hiệu quả.”Tác giả đồng tình với quan điểm này, người chủ thể thiếu KSNB KSNB sinh để quản trị người Chính cần có tương tác nhuần nhuyễn, thiết kế thích hợp để tạo nên kiểm sốt nội thật hữu ích cho doanh nghiệp Các quan điểm trước cho kiểm toán nội chịu trách nhiệm việc kiểm toán báo cáo tài tập trung vào cơng tác kiểm tra kế tốn, thơng tin tài cơng ty Tuy nhiên quan điểm kiểm toán nội đại mở rộng khơng cịn giới hạn cơng tác kiểm tra báo cáo tài mà thêm vào cơng tác kiểm tốn tính hiệu quả, tính tuân thủ hoạt động tư vấn cho nhà quản lý hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội Kiểm sốt nội nhìn nhận sâu hơn, từ khía cạnh nội tàng doanh nghiệp, mở rộng liên quan tác động đến tiêu tài Kiểm sốt nội hệ thống hóa, thiết kế, tạo lập riêng biệt phù hợp với đặc điểm ngành nghề, doanh nghiệp Do đó, hoa mỹ mà nói kiểm tốn nội tựa hải đăng soi đường cho thuyền doanh nghiệp hướng bão biển khó lường thị trường kinh doanh Tuy nhiên, chưa có nghiên cứu Chi Nhánh Công ty trách nhiệm hữu hạn nhà nước thành viên thương mại xuất nhập Viettel - Trung tâm Phân phối nói kiểm sốt nội nói chung kiểm sốt nội chu trình mua hàng – tốn nói riêng Chính thế, đề tài tác giả nhất, có ý nghĩa hồn thiện kiểm sốt nội chu trình mua hàng – tốn Chi Nhánh Cơng ty trách nhiệm hữu hạn nhà nước thành viên thương mại xuất nhập Viettel - Trung tâm Phân phối viên gạch đặt móng cho nghiên cứu khác sau hồn thiện kiểm soát nội 1.3 Mục tiêu nghiên cứu 1.3.1 Mục tiêu chung Tác giả nghiên cứu từ lý luận chung đến quan sát, phân tích thực trạng kiểm sốt nội chu trình mua hàng – tốn Chi Nhánh Cơng ty trách nhiệm hữu hạn nhà nước thành viên thương mại xuất nhập Viettel - Trung tâm Phân phối, từ đó, tác giả rút ưu nhược điểm đưa giải pháp nhằm hồn thiện kiểm sốt nội chu trình mua hàng – tốn Chi Nhánh Cơng ty trách nhiệm hữu hạn nhà nước thành viên thương mại xuất nhập Viettel - Trung tâm Phân phối 1.3.2 Mục tiêu cụ thể 10 - Hệ thống hóa lý luận hoạt động kiểm sốt nội chu trình mua hàng – tốn doanh nghiệp thương mại xuất nhập nhẩu - Phân tích thực trạng kiểm sốt nội chu trình mua hàng – tốn Chi Nhánh Cơng ty trách nhiệm hữu hạn nhà nước thành viên thương mại xuất nhập Viettel - Trung tâm Phân phối - Đánh giá mặt đạt hạn chế kiểm sốt nội chu trình mua hàng – tốn từ đưa giải pháphồn thiện kiểm sốt nội chu trình mua hàng – tốn Chi Nhánh Cơng ty trách nhiệm hữu hạn nhà nước thành viên thương mại xuất nhập Viettel - Trung tâm Phân phối thời gian tới 1.4 Đối tượng phạm vi nghiên cứu 1.4.1 Đối tượng nghiên cứu Đề tài vào nghiên cứu kiểm sốt nội chu trình mua hàng – toán doanh nghiệp thương mại xuất nhập theo yếu tố kiểm soát nội bộ: Mơi trường kiểm sốt; Đánh giá rủi ro; Hoạt động kiểm sốt; Thơng tin truyền thơng; Giám sát 1.4.2 Phạm vi nghiên cứu - Thời gian: 2019-2020 - Khơng gian: Nghiên cứu thực trạng kiểm sốt nội Chi Nhánh Công ty trách nhiệm hữu hạn nhà nước thành viên thương mại xuất nhập Viettel - Trung tâm Phân phối 1.5 Phương pháp nghiên cứu 1.5.1 Phương pháp thu thập số liệu, thông tin Phương pháp quan sát: phương pháp thu thập thông tin qua tri giác nghe, nhìn nhằm đáp ứng mục tiêu nghiên cứu đề tài Trước hết, tác giả quan sát cách tổ chức, vận hành máy kế tốn đơn vị, tìm hiểu quy trình mua hàng – tốn, quy trình xử lý chứng từ Sau đó, tác giả quan tâm tới 56 Lưu đồ 3.3: Quy trình Logitics Sau hàng thơng quan nhập kho, có biên bàn giao hàng hóa, phịng PTKD in chứng từ nhập hàng gồm: + Yêu cầu đặt hàng + Giải trình nhập hàng + Hợp đồng mua hàng + Hóa đơn mua hàng: số lượng, giá cả, mẫu mã, chủng loại… 57 + Đề nghị nhập Kho + Biên bàn giao hàng hóa Hàng nhập thêm: + Packing list + Hợp đồng vận chuyển/Hóa đơn cước vận chuyển + Hợp đồng bảo hiểm/ Hóa đơn bảo hiểm + Tờ khai hải quan + Bảng tính giá vốn hàng nhập kho Kế tốn hàng hóa tiến hành đối chiếu, so sánh lại số liệu cung cấp với tỷ giá ngân hàng, hóa đơn đầu vào với giải trình chi phí, để kịp thời điều chỉnh sai sót Tại TTPP, nhập thiết bị APC từ hãng Schneider có trường hợp hãng xuất hóa đơn khơng giá tiền, không tên HH, DV đơn đặt hàng, kế tốn hàng hóa tiến hành lập biên hủy/điều chỉnh hóa đơn (trong trường hợp giao hàng), ký nhận bên xuất hóa đơn mới/hóa đơn điều chỉnh HH, DV Khi kiểm tra giải trình đặt hàng, kế tốn hàng hóa so sánh, đối chiếu với giá, lượng nhập HH, DV loại gần để xem xét giá hàng mua có bị cao hay lượng tồn kho nhiều để kịp thời xem xét lại giá mua, giá bán cho khách hàng cân đối hàng tồn kho Kế toán tốn theo dõi cơng nợ với nhà cung cấp, trình ký đề nghị chuyển tiền lên Cơng ty để Công ty chuyển tiền tới đối tác qua nhiều phịng ban, có ghi chép, lưu trữ số liệu tốn Hàng q làm đối chiếu cơng nợ với nhà cung cấp đối chiếu số liệu tiền chuyển với phịng Tài Cơng ty 58 Hình 3.6: File excel theo dõi chi tiết công nợ phải trả Hình 3.7: Đề nghị chuyển tiền tốn nợ phải trả Về xử lý thông tin, việc ủy quyền, phê duyệt thực quy củ, rõ ràng, chi tiết, công khai qua VOffice Giám đốc trung tâm quản lý phịng Tài chính, phịng Kinh doanh quản lý chung Trưởng phịng tài ủy quyền ký phiếu chi 50 triệu đồng 59 Hình 3.8: Giấy ủy quyền Đối với việc kiểm soát chứng từ, sổ sách TTPP tiến hành đánh số trước, lien tục chứng từ Phiếu nhập kho, điều chuyển kho, đánh số theo thứ tự tên viết tắt.TTPP.năm.tháng.thứ tự, ví dụ: N.TTPP.20.01.0050; DC.TTPP.20.01.0050; làm sở ghi chép sổ sách, đối chiếu, thuận tiện truy cập, hạn chế gian lận Biểu mẫu chứng từ thiết kế cung cấp đầy đủ thông tin cho thực mua hàng tiến hành tốn, ban hành phịng Tổng hợp, đề xuất mẫu tự phận Tài Q trình ln chuyển chứng từ mua hàng, tốn từ phịng PTKD sang phịng Tài xem xét, kiểm soát kỹ từ nhân viên mua hàng, kế toán nhập hàng đến trưởng phịng phó Giám đốc trung tâm Định kỳ hàng q, kế tốn hàng hóa xuống kho để kiểm kê Số liệu kiểm kê lập thành biên kiểm kê, có chữ ký Thủ kho, kế tốn hàng hóa, trưởng phịng Tài chính, Giám đốc 3.2.5 Hoạt động giám sát Hoạt động mua hàng – toán giám sát từ khâu nhập liệu, xử lý liệu, thông tin đầu Mọi vấn đề phát sinh nằm dự liệu quy trình, quy định ban hành phải báo cáo, xin ý kiến đạo từ cấp Hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, họp báo cáo số liệu, kết thực từ rút kinh nghiệm xem xét sửa đổi, bổ sung kiểm soát nội Thông tin đánh giá cung cấp riêng rẽ, điểm mạnh, điểm yếu để cải thiện KSNB Cũng cuối q, phịng Tài 60 Cơng ty lấy số liệu từ hệ thống DSS đối chiếu số với TTPP (tài khoản 336 136) Tất nghiệp vụ đối chiếu số liệu, chứng từ để rà sốt, xem xét lại xem có nghiệp vụ thiếu chứng từ, hạch tốn chưa đúng, Cơng ty hướng dẫn điều chỉnh lại Cơng ty có phịng kiểm sốt viên gồm người nhiên họ chưa đóng góp nhiều cho kiểm sốt nội cơng ty Định kỳ hàng năm, Cơng ty có mời đơn vị kiểm toán độc lập tới để soát xét báo cáo tài chính, kiểm tra tới phịng ban, trung tâm Ngồi định kỳ, kiểm tốn Nhà nước, quan Thuế, Hải quan,… làm việc với Công ty để kiểm tra sổ sách, số liệu báo cáo, thực trạng tuân thủ, chấp hành quy định, pháp luật,… 61 CHƯƠNG 4: THẢO LUẬN KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU & GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TỐN TẠI CHI NHÁNH CƠNG TY TNHH NN MTV THƯƠNG MẠI & XUẤT NHẬP KHẨU VIETTEL – TRUNG TÂM PHÂN PHỐI 4.1 Thảo luận kết thực trạng kiểm sốt nội chu trình mua hàng – tốn Chi Nhánh Cơng ty trách nhiệm hữu hạn nhà nước thành viên thương mại xuất nhập Viettel - Trung tâm Phân phối 4.1.1 Ưu điểm Về mơi trường kiểm sốt, Viettel nói chung, TTPP nói riêng tạo mơi trường kiểm sốt nội hồn hảo cho chu trình mua hàng – tốn Từ việc truyền đạt thơng tin, u cầu thực thi trực giá trị đạo đức đến tham gia ban quản trị, triết lý phong cách điều hàng Ban Giám đốc luôn đặt lên hàng đầu môi trường quân đội Cam kết lực nhân viên thể qua gương điển hình mặt báo, qua kết kinh doanh đứng đầu Công ty Xuất nhập Viettel Trung tâm Phân phối nơi làm việc mong muốn trước ứng viên Về đánh giá rủi ro, trước phát sinh nghiệp vụ Trung tâm phân phối ln vạch rủi ro xảy đến để nhân viên chủ động đề xuất phương án xử lý, sau Ban Giám đốc trưởng phịng ban ước tính mức độ rủi ro, đánh giá khả xảy rủi ro sành động thích hợp với rủi ro Như lưu đồ quy trình đặt hàng, hàng hóa, dịch vụ khơng đạt chất lượng, theo yêu cầu trả hành động bước thứ hai làm lại kế hoạch mua hàng chi tiết Thanh toán tiền cho đối tác ký qua phịng tài trung tâm, pháp chế, Ban Giám đốc trung tâm, phịng tài cơng ty để lên tới Ban Giám đốc công ty định chi tiền, tránh rủi ro chi sai, gian lận tài Về hệ thống thơng tin truyền thơng, việc trao đổi thông tin, mệnh lệnh xuyên suốt từ Công ty đạo xuống TTPP, từ ban Giám đốc TTPP xuống 62 trưởng phòng, nhân viên, tất nhân nhận công văn, văn đến Voffice cách nhanh chóng, tra cứu, lưu trữ dễ dàng Hình 4.1: Giao diện Hệ thống văn phịng Điện tử Voffice Bên cạnh đó, Cơng ty thiết lập phần mềm quản lý văn điện tử, tất hợp đồng quan trọng, chứng từ lưu giữ scan phần mềm này, Phịng Pháp chế Cơng ty có quyền xem xét tất liệu để kịp thời sửa chữa, đóng góp cho đơn vị, TTPP nghiêm chỉnh chấp hành 63 Hình 4.2: Thư viện Quản lý văn điện tử Về hoạt động kiểm sốt, tất hoạt động thuộc chu trình mua hàng – tốn văn hóa thành quy trình, văn hướng dẫn nghiệp vụ, trình ký cấp lãnh đạo TTPP, Cơng ty Phân công, phân nhiệm rõ ràng, chi tiết giúp nhân viên hiểu rõ trách nhiệm nghĩa vụ vủa Ví dụ: đơn hàng có trị giá 10 tỷ đồng cần làm tờ trình lên Ban Giám đốc cơng ty phê duyệt tiến hành đặt hàng Qua tránh ruir o nguồn vốn kinh doanh, đơn đặt hàng ảo Về giám sát, công ty thường có kiểm tra đột xuất từ Phịng Pháp chế Phịng Tài Cơng ty xuống kiểm tra hay Công ty ý thức tầm quan trọng báo cáo tài nên nhờ tư vấn, sốt xét kiểm tốn viên bên ngồi để kiểm tra hoạt động, tính tuân thủ trung tâm, vừa hoàn thiện hoạt động cho trung tâm, vừa phát sai sót, rủi ro để kịp thời khắc phục, sửa chữa, đảm bảo sản phẩm cuối báo cáo tài trung thực, đắn 4.1.2 Nhược điểm Bên cạnh ưu điểm kể trên, TTPP tồn hạn chế định Thứ nhất, Môi trường kiểm sốt: Mơi trường kiểm sốt điểm mạnh 64 tạo áp lực cho nhân viên Dưới quyền điều hành giám đốc đương thời, TTPP có thêm nhiều thủ tục, quy trình phong cách điều hành cẩn trọng Thứ hai, Đánh giá rủi ro: Ban Giám đốc Trưởng phòng chưa đề cao việc đánh giá rủi ro nhập hàng Vì mục tiêu chạy doanh số tháng, số quý với nhà cung cấp xảy trường hợp nhập hàng hóa chưa có biên bàn giao (hàng chưa kho TTPP), hàng nhập mà chưa có giải trình chi phí mua hàng Hàng hóa nhập hệ thống bán hàng chưa có hàng thực tế kho gây khó dễ việc theo dõi nhập xuất tồn hàng hóa kho Hàng hóa sau sau tháng Rủi ro việc phải kể đến đơn hàng bị trùng, giao hàng sai số lượng, chủng loại hóa đơn Hàng hóa thất lạc, biên bàn giao khơng đầy đủ thời điểm Việc hủy hóa đơn, điều chỉnh hóa đơn hay diễn rủi ro xảy đến Hậu việc toán cho đối tác bị chậm trễ hóa đơn tốn có chưa có biên bàn giao, lượng tiền dồn lại phải trả nhiều Nhận hóa đơn chưa nhận hàng đủ phải toán làm hội sử dụng tiền cho mục đích khác Thêm nữa, việc chạy doanh số nhập hàng làm tăng lượng hàng hóa, hệ thống ghi nhận ngày tồn kể từ nhập hàng sale hưa có hàng hóa để bán tuổi tồn hàng hóa lại tăng lên ngày nhập hàng mà chưa có kế hoạch bán làm tăng tuổi tồn hàng hóa Các phương án giải hàng tồn kho lại phải đưa để khắc phục tình trạng tồn lâu ngày khơng bán hàng, giảm lợi nhuận dự kiến đạt phải giảm giá khuyến mại thêm vật phẩm khác Giải trình chi phí mua hàng ký sau nhập hàng dễ bị thiếu, giải trình khơng đủ số lượng hàng mua sale quên không làm giải trình, thất chứng từ Thứ ba, Hệ thống thông tin truyền thông: Sau ký đề nghị chuyển tiền cho đối tác, TTPP phải chuyển chứng từ xuống Phịng Tài Cơng ty Ở đây, lệnh chuyển tiền duyệt, đơn hàng tốn gấp Phịng Tài khơng hỗ trợ mà thường xuyên đẩy việc cho trung tâm tự trình ký Giám đốc cơng ty Chứng từ tốn trung tâm gửi cho Ngân hàng Những đề 65 nghị chuyển tiền ngày có vấn đề phát sinh lỗi, hay ưu tiên tiền chuyển cho đề nghị khác không báo ngược lại lên trung tâm gây thông tin chiều, đứt mạch truyền tin, kế toán toán TTPP thường xuyên gọi điện để xác nhận tiền chuyển hay chưa để báo khách hàng Sự bị động thơng tin khiến TTPP lỡ hội hưởng chiết khấu toán, chậm thời gian giao hàng, khơng có đủ hàng để giao cho khách hàng lớn, Kho phận văn phòng nằm nơi khác biệt, miền (Nam, Bắc) nên lượng chứng từ gấp lần để lưu trữ (1 Kho, văn phòng làm việc) Việc gửi chứng từ gốc từ kho lên văn phòng sau ngày 10 hàng tháng (sau chốt giá vốn) Cơng việc hạch tốn, lưu trữ liệu tập trung chủ yếu đầu Hà Nội (Bắc) gây sức ép công việc lên kế tốn ngồi Khi làm tốn, kế tốn phải chuẩn bị đơn hàng bán ký bên lẫn đơn hàng đặt hàng với nhà cung cấp Đơn hàng bán thường kẹp phiếu mua hàng kế toán doanh thu nên phải thêm thao tác scan lại, lưu PDF đơn hàng để trình ký thêm vào file phụ lục Đơn hàng đặt hàng với nhà cung cấp ký bên nhiều thời gian khoảng cách địa lý, số nhà cung cấp nước xác nhận qua mail đặt hàng web điện tử nên đơn đặt hàng thay ký y (Phó Giám đốc ký) Thứ tư, Các hoạt động kiểm sốt: Trước thơng tin đến Ban Giám đốc cần qua pháp chế riêng TTPP xem xét kiểm duyệt văn thư Trước ký đến Giám đốc phải ký qua Phó Giám đốc phụ trách chuyên môn Việc ký qua nhiều người văn gây chậm trễ, chưa kể việc tin nhắn thông báo văn cần xem xét gửi đến điện thoại cá nhân người có độ trễ định, gây cản trở trình toán cho đơn hàng yêu cầu toán trước giao hàng Thứ năm, Kiểm tra giám sát: Công ty có phịng kiểm sốt viên chưa giao việc cụ thể, trách nhiệm cho họ Trên chức danh, người kiểm sốt viên tồn diện, cịn lại kiểm sốt viên tài chính, nhiên hoạt động 66 Cơng ty nói chung, Trung tâm phân phối nói riêng, người khơng nắm bắt xác, khơng có tài liệu kiểm soát nội trung tâm phân phối Việc thất thoát nguồn nhân lực gây thiệt hại khơng nhỏ mặt tài 4.2 Phương hướng Môi trường kinh doanh ngày khốc liệt, mà mặt hàng mà TTPP kinh doanh hàng cơng nghệ bị thay lỗi thời thời gian ngắn nên để phát triển lớn mạnh cần thiết có kiểm sốt chặt chẽ TTPP có phương hướng phát triển thành Công ty Phân phối, niêm yết giao dịch thị trường chứng khốn Vì vậy, thông tin cần cung cấp rõ ràng, trung thực cơng bố rộng rãi, có ý nghĩa lớn đến hoạt động kinh doanh trung tâm Do đó, cơng tác kiểm sốt nội chu trình mua hàng – tốn đặc biệt có ý nghĩa quan trọng Thuộc loại hình Cơng ty Thương mại nên phần lớn tài sản TTPP hàng hóa, dịch vụ liền với tốn tiền mua hàng hóa, dịch vụ nên dễ xảy sai sót ảnh hưởng trọng yếu chi phí kết kinh doanh Việc xây dựng kiểm soát nội vững mạnh hỗ trợ đắc lực cho Ban Giám đốc TTPP kiểm soát hoạt động kinh doanh tốt hơn, tạo lợi nhuận nhiều cho đơn vị Vậy, hồn thiện kiểm sốt chu trình mua hàng – toán TTPP thực cần thiết 4.3 Giải pháp cho kiểm soát nội chu trình mua hàng – tốn Chi Nhánh Công ty trách nhiệm hữu hạn nhà nước thành viên thương mại xuất nhập Viettel - Trung tâm Phân phối 4.3.1 Giải pháp cho môi trường kiểm sốt • Chính sách khen thưởng, kỷ luật Hiện tại, Giám đốc TTPP tiền thân Trưởng phòng kinh doanh nên hành động, định mục tiêu kinh doanh tốt hơn, đó, nhân viên kinh doanh ưu nhiều Nhân viên hỗ trợ kinh doanh (các phịng ban khơng 67 thuộc khối kinh doanh hay Back Office) hồn thành cơng việc xếp hạng hồn thành cơng việc Bản chất cơng việc Back Office khơng có nhiều hội để đột phá đạt xếp hạng cơng việc hồn thành tốt, xuất sắc nên họ thường có ý nghĩ an phận, khơng tiến thủ, đóng góp sức lực vừa phải cho doanh nghiệp Mặc dù họ hồn thành cơng việc họ, hỗ trợ nhân viên khác trình nghỉ sinh hay khối lượng cơng việc nhiều đột xuất chưa ghi nhận Điều lại gây nên tâm lý chán nản, ko cơng việc Vì vậy, tác giả đề xuất Ban Giám đốc, Trưởng phòng nên kịp thời khen thưởng, tuyên dương cho Back Office tạo động lực cống hiến, gắn bó với doanh nghiệp cho họ Cùng đó, nghiêm khắc phê bình nhân khơng có ý thức học hịi, tìm tịi cơng việc chun mơn • Đào tạo, nâng cao trình độ Để có chất lượng công việc đầu hiệu hơn, TTPP nên đề xuất với Công ty kết hợp Học viện Viettel tổ chức khóa học trực tuyến ngắn hạn kỹ mềm, nâng cao nghiệp vụ, bổ sung kiến thức tiếng Anh, có quy định điểm đạt đầu để cán bộ, nhân viên nỗ lực củng cố kiến thức, hoàn thiện thân, phục vụ tốt cho doanh nghiệp 4.3.2 Giải pháp cho đánh giá rủi ro • Kiểm sốt việc nhập hàng khơng có chứng từ Để giải hạn chế chứng từ, hàng hóa nhập hàng chạy doanh số thân sale, quản lý sản phẩm phải chủ động chia số nhập kế hoạch nhập hàng hàng tháng, hàng quý, tránh tình trạng nhập dồn vào ngày cuối tháng Quản lý sản phầm cần chủ động liên lạc, đàm phán lượng hàng hóa kho hạn, khơng trễ so với hóa đơn lâu Nhân viên kinh doanh nên trình ký giải trình chi phí đúng, đủ trước hàng hóa kho Ban Giám đốc kiên khơng ký lùi ngày giải trình tạo ý nghĩ ỷ lại cho nhân viên kinh doanh Ban Kho từ chối nhận hàng hóa chưa có đủ hóa đơn, giải trình chi phí nhập hàng Làm điều tình trạng hàng hóa gửi kho khơng cịn, kho thuận tiện cho việc xếp, theo dõi hàng hóa thức tế; số sổ sách khớp với thực tế tránh tình trạng mất, thừa hàng hóa, hay thủ kho có ý đồ gian lận 68 4.3.3 Giải pháp cho hệ thống thông tin truyền thơng • Tinh giản thủ tục nhập mua hàng hóa, trình ký tốn Với xu số hóa, cơng nghệ hóa liệu, tác giả có số đề xuất nhằm đơn giản hóa quy trình, thủ tục chu trình mua hàng – tốn Đơn đặt hàng với nhà cung cấp hợp đồng nguyên tắc ký bên nên thêm chấp nhận tính xác thực cho đơn hàng đặt qua web nhà cung cấp Song song với việc tạo lập trang điện tử để khách hàng lên đó, tạo đơn hàng online với trung tâm phân phối Như tiết kiệm chi phí gửi chứng từ, thời gian đợi chứng từ ký bên, tránh rủi ro chứng từ Khi đơn hàng số hóa việc trình ký tốn giản lược file đính kèm Trình ký tốn giản lược cịn hóa đơn nhà cung cấp xuất, file phụ lục tốn chi tiết số tiền hóa đơn, biên bàn giao hàng hóa 4.3.4 Giải pháp cho hoạt động kiểm sốt • Ủy quyền, phân quyền; nới lỏng kiểm soát nghiệp vụ kiểm soát nhiều lần trước Việc trình ký văn lên Ban Giám đốc nên qua pháp chế hợp đồng mới, văn có tính pháp lý, văn trao đổi thơng tin với bên ngồi đơn vị, văn đề nghị chuyển tiền, giải trình chi phí, đơn hàng có mẫu ban hành nên giản lược pháp chế ký nháy, qua văn thư kiểm soát thể thức văn Ủy quyền, giao quyền chủ động cho đầu Trưởng phịng/ban, Phó phịng/ban để phát huy tính chủ động công việc, phát huy lực, giảm tải áp lực cơng việc lên Ban Giám đốc Ví dụ: Giao hạn mức phê duyệt hạn mức cơng nợ cho Phó giám đốc chi nhánh hay Trưởng phịng Tài hay giao phần trăm lợi nhuận dự án mà Phó Giám đốc kinh doanh/Trưởng phòng kinh doanh chịu trách nhiệm xác nhận, Hơn nữa, Trưởng phịng, Phó Giám đốc chi nhánh quản lý sát cơng việc chun ngành nên với mức giao khả hồn tồn định thay cho Giám đốc 4.3.5 Giải pháp cho giám sát 69 • Giao nhiệm vụ cho phịng kiểm sốt Cơng ty nên có mơ tả cơng việc rõ ràng cho nhân viên phịng kiểm sốt để khơng bị lãng phí nguồn nhân lực Sử dụng tối đa nguồn nhân lực để tăng cường kiểm soát nội tốt 4.4 Những điểm hạn chế luận văn Bài viết hoàn thiện thời gian ngắn, phản ánh hoạt động doanh nghiệp thời kỳ nên phản ánh phần hoạt động doanh nghiệp, góc khuất, lỗ hổng kiểm sốt bị bỏ qua chưa xuất Bài viết tác giả mục đích hồn thiện kiểm sốt nội bộ, cần cách nhìn nhà quản lý, quản trị có kinh nghiệm thân tác giả nhân viên mới, tuổi đời trẻ nên cách nhìn khơng tồn diện, bao qt Góc nhìn tác giả từ vướng mắc, bất cập công việc gặp phải thực tế mà đề xuất giải pháp hồn thiện, chưa áp dụng với TTPP có quy mơ tổ chức không nhỏ (hướng phát triển thành Công ty Phân phối), non nớt kinh nghiệm xử lý, quản lý cơng việc 4.5 Kết luận Trước xu tồn cầu hóa, hội nhập cách mạng lớn cơng nghệ, mức độ cạnh tranh hàng hóa, dịch vụ doanh nghiệp nước ngày khốc liệt Nền kinh tế nước ta có triển vọng hướng hòa nhập với kinh tế giới, tạo thách thức, rủi ro cho doanh nghiệp nội Bên cạnh ông lớn Viettel ln có đối thủ đáng gờm VINAPHONE, FPT, Thế Giới Di Động, không ngừng phát triển Do đó, muốn tồn phát triển lớn mạnh, doanh nghiệp cần có chiến lược phù hợp cơng tác quản lý đạt hiệu cao hay phải có kiểm soát nội hiệu lực, hiệu quả, hoạt động tốt Thực hiệu việc kiểm tra, kiểm soát sở vững cho nhà quản lý đối tượng quan tâm đưa định, kế hoạch kinh doanh đảm bảo lợi ích, phát triển doanh nghiệp 70 Nhận thức cấp thiết đó, luận văn sâu nghiên cứu, kết hợp thực tiễn với lý thuyết để đặt giải vấn đề sau: Luận văn hệ thống hóa sở lý thuyết KSNB KSNB chu trình mua hàng – tốn doanh nghiệp thương mại xuất nhập Nghiên cứu thực trạng KSNB chu trình mua hàng – tốn Chi Nhánh Cơng ty trách nhiệm hữu hạn nhà nước thành viên thương mại xuất nhập Viettel - Trung tâm Phân phối, ưu điểm hạn chế việc kiểm soát Đưa giải pháp khắc phục hạn chế việc kiểm sốt nội chu trình mua hàng – tốn để tăng cường hồn thiện cơng tác kiểm soát nội TTPP ... nội chu trình mua hàng – tốn Chi Nhánh Công ty trách nhiệm hữu hạn nhà nước thành viên thương mại xuất nhập Viettel - Trung tâm Phân phối CHƯƠNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG... nghiệp thương mại xuất nhập nhẩu - Phân tích thực trạng kiểm sốt nội chu trình mua hàng – tốn Chi Nhánh Công ty trách nhiệm hữu hạn nhà nước thành viên thương mại xuất nhập Viettel - Trung tâm Phân. .. nội chu trình mua hàng – tốn Chi Nhánh Cơng ty trách nhiệm hữu hạn nhà nước thành viên thương mại xuất nhập Viettel - Trung tâm Phân phối? ?? Tác giả hiểu thêm kiểm sốt nội chu trình mua hàng – tốn