lien tục chứng từ. Phiếu nhập kho, điều chuyển kho,... được đánh số theo thứ tự tên viết tắt.TTPP.năm.tháng.thứ tự, ví dụ: N.TTPP.20.01.0050; DC.TTPP.20.01.0050;... làm cơ sở ghi chép sổ sách, đối chiếu, thuận tiện truy cập, hạn chế gian lận. Biểu mẫu chứng từ thiết kế cung cấp đầy đủ thông tin cho thực hiện mua hàng và tiến hành thanh toán, được ban hành bởi phòng Tổng hợp, đề xuất mẫu tự bộ phận Tài chính. Quá trình luân chuyển chứng từ mua hàng, thanh toán từ phòng PTKD sang phòng Tài chính đều được xem xét, kiểm soát kỹ càng từ nhân viên mua hàng, kế toán nhập hàng đến trưởng phòng và phó Giám đốc trung tâm.
Định kỳ hàng quý, kế toán hàng hóa sẽ xuống kho để kiểm kê. Số liệu kiểm kê sẽ được lập thành biên bản kiểm kê, có chữ ký của Thủ kho, kế toán hàng hóa, trưởng phòng Tài chính, Giám đốc.
3.2.5. Hoạt động giám sát
Hoạt động mua hàng – thanh toán được giám sát từ khâu nhập dữ liệu, xử lý dữ liệu, thông tin đầu ra. Mọi vấn đề phát sinh nằm ngoài dự liệu của quy trình, quy định đã ban hành đều phải báo cáo, xin ý kiến chỉ đạo từ cấp trên. Hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, họp báo cáo số liệu, kết quả thực hiện từ đó rút ra kinh nghiệm và xem xét sửa đổi, bổ sung kiểm soát nội bộ. Thông tin đánh giá cung cấp riêng rẽ, chỉ ra điểm mạnh, điểm yếu để cải thiện KSNB. Cũng cuối mỗi quý, phòng Tài
chính Công ty cũng lấy số liệu từ hệ thống DSS và đối chiếu số với TTPP (tài khoản 336 và 136). Tất cả các nghiệp vụ được đối chiếu số liệu, chứng từ để rà soát, xem xét lại xem có nghiệp vụ nào thiếu chứng từ, hạch toán chưa đúng, Công ty sẽ hướng dẫn điều chỉnh lại. Công ty có phòng kiểm soát viên gồm 2 người tuy nhiên họ chưa đóng góp nhiều cho kiểm soát nội bộ của công ty.
Định kỳ hàng năm, Công ty có mời đơn vị kiểm toán độc lập tới để soát xét báo cáo tài chính, kiểm tra tới từng phòng ban, trung tâm. Ngoài ra định kỳ, kiểm toán Nhà nước, cơ quan Thuế, Hải quan,… sẽ làm việc với Công ty để kiểm tra sổ sách, số liệu báo cáo, thực trạng tuân thủ, chấp hành quy định, pháp luật,…
CHƯƠNG 4: THẢO LUẬN KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU & GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ
CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TOÁN TẠI
CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH NN MTV THƯƠNG MẠI & XUẤT NHẬP KHẨU VIETTEL – TRUNG TÂM PHÂN PHỐI
4.1. Thảo luận kết quả thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán tại Chi Nhánh Công ty trách nhiệm hữu hạn nhà nước một thành viên thương mại và xuất nhập khẩu Viettel - Trung tâm Phân phối
4.1.1 Ưu điểm
Về môi trường kiểm soát, Viettel nói chung, TTPP nói riêng tạo một môi trường kiểm soát nội bộ hoàn hảo cho chu trình mua hàng – thanh toán. Từ việc truyền đạt thông tin, yêu cầu thực thi chính trực và các giá trị đạo đức đến sự tham gia của ban quản trị, triết lý và phong cách điều hàng của Ban Giám đốc đều luôn luôn được đặt lên hàng đầu trong môi trường quân đội. Cam kết về năng lực của nhân viên được thể hiện qua những tấm gương điển hình trên các mặt báo, qua kết quả kinh doanh luôn đứng đầu trong Công ty Xuất nhập khẩu Viettel. Trung tâm Phân phối luôn là nơi làm việc mong muốn trước nhất của các ứng viên.
Về đánh giá rủi ro, trước khi phát sinh nghiệp vụ Trung tâm phân phối luôn vạch ra những rủi ro có thể xảy đến để nhân viên chủ động đề xuất các phương án xử lý, sau đó Ban Giám đốc cùng các trưởng phòng ban ước tính mức độ rủi ro, đánh giá các khả năng xảy ra rủi ro và sành động thích hợp với rủi ro. Như lưu đồ quy trình đặt hàng, nếu hàng hóa, dịch vụ không đạt chất lượng, đúng theo yêu cầu lập tức sẽ trả về hành động ở bước thứ hai là làm lại kế hoạch mua hàng chi tiết. Thanh toán tiền cho đối tác cũng ký qua phòng tài chính trung tâm, pháp chế, Ban Giám đốc trung tâm, phòng tài chính công ty để lên tới Ban Giám đốc công ty quyết định chi tiền, tránh rủi ro chi sai, gian lận tài chính.
Về hệ thống thông tin và truyền thông, việc trao đổi thông tin, mệnh lệnh xuyên suốt từ trên Công ty chỉ đạo xuống TTPP, từ ban Giám đốc TTPP xuống các
trưởng phòng, nhân viên, tất cả nhân sự đều được nhận công văn, văn bản đến trên Voffice một cách nhanh chóng, tra cứu, lưu trữ dễ dàng.
Hình 4.1: Giao diện Hệ thống văn phòng Điện tử Voffice