Sơ đồ 2.1. Mục tiêu hệ thống kế toán
TM & XNK Viettel-Trung tâm Phân phối
Bộ máy tổ chức của TTPP bao gồm:
+ Khu vực Phía Bắc gồm có 03 phòng ban và 02 bộ phận: Phòng kinh doanh sản phẩm mới, phòng kinh doanh điện thoại di động, phòng kinh doanh công nghệ thông tin và bộ phận kho, bộ phận đảm bảo.
+ Khu vực Phía Nam gồm có 02 phòng ban và 02 bộ phận: Phòng kinh doanh điện thoại di động, phòng kinh doanh công nghệ thông tin và bộ phận kho, bộ phận đảm bảo.
+ Toàn quốc gồm có 03 phòng ban: Phòng Kế toán, phòng Phát triển Kinh doanh, phòng Tổng hợp.
Nhiệm vụ các phòng ban trong TTPP:
+ Phòng kinh doanh sản phẩm mới: Phụ trách phân phối sản phẩm điện thoại di động Iphone và tìm kiếm sản phẩm mới khác để cung cấp thêm trên thị trường.
+ Phòng kinh doanh điện thoại di động: Phụ trách phân phối sản phẩm điện thoại Vivo, Huawei, Nokia.
+ Phòng kinh doanh công nghệ thông tin: Phụ trách phân phối thiết bị APC, Delta Electrics, HP, PureStorage, Vertiv...
+ Phòng phát triển kinh doanh: Lập kế hoạch kinh doanh và lên phương án triển khai kinh doanh các sản phẩm dịch vụ của Trung tâm. Ngoài ra, phòng còn có chức năng nhiệm vụ khác như (truyền thông marketing, tư vấn giải pháp kỹ thuật, đảm bảo hàng hóa nhập từ các hãng, làm các thủ tục nhập hàng, thanh toán các khoản chi phí logicstics…).
+ Phòng tổng hợp: Xây dựng quy chế lương, tham mưu cho ban giám đốc TTPP giải quyết các chế độ, chính sách liên quan đến người lao động (như nâng lương, nâng bậc, bảo hiểm, lương, KPCĐ, các khoản phụ cấp khác…), văn thư, tư vấn về pháp chế, đối nội, đối ngoại.
+ Phòng Tài chính - Kế toán: Thực hiện chức năng tài chính của TTPP, đảm bảo nguồn vốn cho hoạt động kinh doanh. Thu thập, kiểm tra, xử lý và lưu giữ các loại chứng từ kế toán, hạch toán và ghi chép sổ sách kế toán, lập báo cáo tài chính theo quy định của Nhà nước về tài chính. Tham mưu và giúp cho ban giám đốc ttpp có những quyết định quan trọng về tình hình kinh doanh, kế hoạch phát triển, chiến lược cạnh tranh thông qua việc phân tích tình hình tài chính và hiệu quả kinh doanh của từng bộ phận.
+ Bộ phận kho: Có nhiệm vụ quản lý kho hàng hóa, giao và nhận hàng hóa mỗi khi phát sinh việc giao và nhận hàng với đối tác.
+ Bộ phận đảm bảo: Có nhiệm vụ theo dõi và quản lý hóa đơn, công nợ, nhân sự, hành chính.
Mô hình tổ chức theo trực tuyến – chức năng sử dụng cả 3 loại quyền hạn là trực tuyến, tham mưu, chức năng. Mô hình này tạo nên ưu thế lớn là giảm bớt sự cứng nhắc của việc sử dụng chỉ một quan hệ trực tuyến trong tổ chức, đồng thời giảm thiểu áp lực cho nhà quản lý. Mặt khác, nó còn tận dụng được đội ngũ những cán bộ tham mưu, tư vấn có trình độ, có năng lực, giúp họ phát huy tính sáng tạo của mình. Bên cạnh đó, mô hình tổ chức theo từng khu vực, kinh doanh theo từng lĩnh vực có tác dụng phủ kín thị trường, đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu thị trường, tăng cường sự quan tâm, chăm sóc khách hàng, nâng cao năng lực cạnh tranh và năng lực hoạt động của TTPP. Với việc sử dụng mô hình tổ chức hỗn hợp đã tạo được khả năng linh hoạt, khả năng thích ứng cao trong môi trường cạnh tranh ngày càng gay gắt như hiện nay. Tuy nhiên, khi sử dụng mô hình tổ chức này cũng có những hạn chế nhất định. Đó là cơ cấu trở nên phức tạp khó kiểm soát các hoạt động, các phòng, ban không thống nhất với nhau.
Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại TTPP
Tháng 11/2015, TTPP chính thức là đơn vị hạch toán kinh tế độc lập, bộ máy kế toán được tổ chức phù hợp với tình hình thực tế của đơn vị theo đúng yêu cầu của Bộ Tài Chính. TTPP đã xây dựng bộ máy kế toán theo mô hình tập trung với tên gọi Phòng Tài chính Kế toán với các chức năng chính:
- Thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo chế độ, chuẩn mực.
- Hạch toán kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo chế độ, chuẩn mực và hướng dẫn của Tổng công ty.
- Kiểm tra giám sát các khoản thu, chi tài chính; các nghĩa vụ thu nộp, thanh toán công nợ, kiểm tra quản lý việc sử dụng tài sản, vật tư hàng hoá, văn phòng phẩm… nguồn vốn cấp phát, cho vay, tạm ứng;
- Phát hiện ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về chế độ kế toán tài chính.
- Phân tích tổng hợp số liệu kế toán - tài chính của TTPP để lập báo cáo tài chính, các báo cáo kinh tế khác đáp ứng yêu cầu quản lý của lãnh đạo đơn vị.
- Xây dựng dự toán, kế hoạch tài chính cho các loại nghiệp vụ kinh tế tài chính ngắn hạn, trung hạn, dài hạn.
- Kiểm kê tài sản, vật tư hàng hoá…của TTPP theo chế độ, yêu cầu quản lý.
- Bảo quản, lưu trữ tài liệu theo luật, chế độ quy định của đơn vị.
Phòng Tài chính Kế toán của TTPP gồm 11 người, được phân công phụ trách các nghiệp vụ cụ thể như sau:
Sơ đồ 3.2. Mô hình cơ cấu bộ máy kế toán - Trung tâm Phân phối.