phòng kinh doanh, đề xuất sang phòng phát triển kinh doanh. Tại phòng phát triển kinh doanh, nhân viên marketing sẽ lên chương trình, trình ký qua trưởng phòng mình, tới nhân viên kế toán ký nháy (xem xét số liệu tài chính) để trưởng phòng tài chính ký duyệt, tới nhân viên pháp chế soát xét tính pháp lý của văn bản, văn thư kiểm tra thể thức văn bản, cuối cùng sẽ là giám đốc trung tâm ký phê duyệt triển khai chương trình. Toàn bộ quá trình được xử lý trên phần mềm VOffice, sau khi giám đốc ký, văn thư sẽ ban hành văn bản, tờ trình được chuyển đến các đầu mối liên quan để thực hiện, triển khai chương trình.
Ngoài ra, mọi thông tin phản ánh đều có thể gửi mail cho Ban Giám đốc trung tâm để giải quyết, xử lý khi cấp Trưởng phòng không tiếp nhận.
3.2.4. Hoạt động kiểm soát
Mọi hoạt động mua hàng, thanh toán đều phải thực hiện theo quy trình, thủ tục đã ban hành. Phòng PTKD nhận đơn đặt hàng dự án hoặc kế hoạch đặt hàng chi tiết: nhân viên đặt hàng phải kiểm tra và đảm bảo đầy đủ các thông số như: Mã
hàng, mô tả sản phẩm, giá đặt hàng, phương thức vận chuyển, danh sách khách hàng dự kiến (với phân phối) hoặc hợp đồng kí kết với đại lý (với hàng dự án). Hàng hóa đặt về phải đúng theo kế hoạch kinh doanh đã đặt ra. Khi có sự sai biệt của hàng hóa phát sinh trong quá trình đặt hàng (như hãng hết nguyên liệu, hãng thay đổi mô tả hoặc mã hàng), cần cân nhắc và xin ý kiến của Ban giám đốc/ trưởng phòng Kế hoạch kinh doanh để quyết định có tiếp tục đặt hay không?
Với hàng dự án, kiểm tra với kế toán và ban giám đốc xem đã có đủ đặt cọc chưa. Nếu có rồi mới tiến hành đặt hàng. Hàng hóa đặt về phải đúng theo yêu cầu của dự án đặt ra cả về cấu hình kiểu dáng và mã hàng. Trong trường hợp phát sinh thay đổi do hãng (ví dụ: thay mã hàng, nâng giảm cấu hình đi,…), cần báo lại cho các nhân viên kinh doanh phụ trách dự án để lấy xác nhận từ khách hàng xem có chấp nhận lấy hàng hóa thay đổi, hay không?
Đặt hàng: Với từng hãng/ từng mặt hàng sẽ có các cách thức đặt hàng khác nhau như: đặt hàng trên hệ thống, đặt hàng qua email. Mỗi hàng sẽ có một hướng dẫn đặt hàng chi tiết của hãng.
Sau khi đặt hàng xong, cán bộ đặt hàng soạn thảo các hợp đồng ngoại theo mẫu của từng hãng và chuyển lại cho Sales Admin đầu vào trình kí giám đốc, scan chuyển trên ổ mạng chung của phòng kế hoạch kinh doanh (lưu trữ tại folder hợp đồng ngoại của các hãng).
Với các hàng cần thanh toán trước, cán bộ đặt hàng sẽ chuyển hợp đồng cho cán bộ phụ trách thanh toán để làm các đề nghị thanh toán cho hãng. Cán bộ phụ trách thanh toán sẽ làm tờ trình đề nghị thanh toán trước, kẹp cùng với hợp đồng ngoại và chuyển phòng tài chinh công ty. Trong vòng 03 ngày, phòng tài chính công ty sẽ làm việc với ngân hàng và chuyển lại điện chuyển tiền cho cán bộ thanh toán và cán bộ đặt hàng. Ngay sau khi nhận được điện chuyển tiền, cán bộ đặt hàng chuyển cho hãng như một bằng chứng của việc thanh toán, hãng sẽ căn cứ vào điện chuyển tiền để ra hàng cho mình.
Sau khi hoàn tất các thủ tục đặt hàng và thanh toán, đặt cọc (nếu có), căn cứ theo cam kết ra hàng của hãng, cán bộ đặt hàng sẽ làm việc trực tiếp với đội kinh doanh/ PM/ logistics của hãng để giục hãng giao hàng đúng hoặc sớm hơn tiến độ.
Ngay sau khi có thông tin ra hàng của hãng, cán bộ đặt hàng sẽ chuyển thông tin cho cán bộ logistics để theo dõi tiếp. Cán bộ logistics sẽ tiếp quản từ thời điểm này, yêu cầu hãng ra bộ chứng từ xuất nhập khẩu để chuẩn bị đặt chuyến về Việt Nam, làm các thủ tục Hải quan để nhận hàng về kho.
Lưu đồ 3.3: Quy trình Logitics
Sau khi hàng thông quan về nhập kho, có biên bản bàn giao hàng hóa, phòng PTKD sẽ in bộ chứng từ nhập hàng gồm:
+ Yêu cầu đặt hàng
+ Giải trình nhập hàng
+ Hợp đồng mua hàng
+ Đề nghị nhập Kho
+ Biên bản bàn giao hàng hóa
Hàng nhập khẩu sẽ thêm:
+ Packing list
+ Hợp đồng vận chuyển/Hóa đơn cước vận chuyển
+ Hợp đồng bảo hiểm/ Hóa đơn bảo hiểm
+ Tờ khai hải quan
+ Bảng tính giá vốn hàng nhập kho
Kế toán hàng hóa tiến hành đối chiếu, so sánh lại số liệu được cung cấp với tỷ giá ngân hàng, hóa đơn đầu vào với giải trình chi phí,... để kịp thời điều chỉnh sai sót. Tại TTPP, khi nhập thiết bị APC từ hãng Schneider thì có trường hợp hãng xuất hóa đơn không đúng giá tiền, không đúng tên HH, DV như đơn đặt hàng, kế toán hàng hóa tiến hành lập biên bản hủy/điều chỉnh hóa đơn (trong trường hợp đã giao hàng), ký nhận 2 bên và xuất hóa đơn mới/hóa đơn điều chỉnh HH, DV. Khi kiểm tra giải trình đặt hàng, kế toán hàng hóa so sánh, đối chiếu với giá, lượng nhập HH, DV cùng loại gần nhất để xem xét giá cả hàng mua về có bị cao quá hay lượng tồn kho còn quá nhiều để kịp thời xem xét lại giá mua, giá bán cho khách hàng và cân đối hàng tồn kho.
Kế toán thanh toán theo dõi công nợ với nhà cung cấp, trình ký đề nghị chuyển tiền lên Công ty để Công ty chuyển tiền tới đối tác cũng qua rất nhiều phòng ban, có sự ghi chép, lưu trữ số liệu thanh toán. Hàng quý làm đối chiếu công nợ với nhà cung cấp và đối chiếu số liệu tiền chuyển với phòng Tài chính Công ty.
Hình 3.6: File excel theo dõi chi tiết công nợ phải trả