Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán tại Chi Nhánh Công ty trách nhiệm hữu hạn nhà nước một thành viên thương mại và xuất nhập khẩu Viettel - Trung tâm Phân phối

Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu Sự ra đời, phát triển của kiểm soát nội bộ (KSNB) gắn liền với yêu cầu về quản lý của doanh nghiệp. Khi nền kinh tế xã hội càng phát triển thì kiểm soát nội bộ càng trở nên quan trọng, là công cụ không thể thiếu được trong quản lý kinh tế của Nhà nước nói chung và của doanh nghiệp nói riêng. Kiểm soát nội bộ giúp nhà quản trị quản lý hiệu lực, hiệu quả các nguồn lực để hạn chế các rủi ro có thể phát sinh. Do đó, doanh nghiệp nên đầu tư, chú tâm vào kiểm soát nội bộ. Các doanh nghiệp thương mại và xuất nhập khẩu luôn đi đầu trong những đóng góp vào sự phát triển kinh tế. Tuy không trực tiếp sản xuất ra hàng hóa nhưng những doanh nghiệp này cần phải hết sức cân đối nguồn tiền để lên kế hoạch, định lượng hàng hóa nhập về để bán, không những nhập từ thị trường trong nước mà còn nhập về từ nước ngoài. Làm sao để có hàng hóa, dịch vụ đáp ứng đúng, đủ nhu cầu của khách hàng mà vẫn đem lại lợi ích cho doanh nghiệp? Nhập hàng, ghép lô như nào để tránh được thuế và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp? Làm sao để kiểm soát được nguồn tiền, đảm bảo thanh toán cho nhà cung cấp nhưng lại vẫn tận dụng được những ưu đãi, chiết khấu? Tiền có bị thất thoát, thanh toán chậm, có bị dùng để tư lợi? Để tìm kiếm câu trả lời cho những vấn đề này không thể không kể đến sự kiểm soát tốt chu trình mua hàng - thanh toán. Vai trò của kiểm soát nội bộ càng được khẳng định giữ vị trí quan trọng trong công tác tham mưu và cung cấp thông tin chính xác, kịp thời về hàng hóa và công nợ giúp chu nhà quản lý chủ động tính toán, điều chỉnh hàng tồn kho, thời điểm nhập hàng cũng như thanh toán cho các đơn hàng để hưởng các ưu đãi. Tuy nhiên, tại Chi Nhánh Công ty trách nhiệm hữu hạn nhà nước một thành viên thương mại và xuất nhập khẩu Viettel - Trung tâm Phân phối (gọi tắt là Trung tâm Phân phối), việc kiểm soát chu trình này còn rườm rà, thông tin chưa trôi chảy khiến nhà quản lý đưa ra quyết định chưa chính xác làm các bộ phận ko kịp nhập hàng, giao hàng đúng hạn cho khách, thanh toán chậm khiến đối tác tạm dừng giao hàng lô tiếp theo... Hơn thế, khi không kịp nhập hàng về sẽ gây ra sự rắc rối trong việc theo dõi hàng hóa nhập cho dự án hay nhập bán phân phối. Nhà cung cấp hủy hóa đơn nhưng không thông báo dẫn đến đơn vị trả sai số tiền, đến hạn trả tiền nhưng Trung tâm Phân phối (TTPP) lại không có tiền thanh toán. Nhận thức rõ tầm quan trọng của chu trình mua hàng và thanh toán trong việc ra quyết định đúng đắn tại Chi Nhánh Công ty trách nhiệm hữu hạn nhà nước một thành viên (TNHH NN MTV) thương mại và xuất nhập khẩu Viettel - Trung tâm Phân phối nên tác giả xin chọn đề tài “Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán tại Chi Nhánh Công ty trách nhiệm hữu hạn nhà nước một thành viên thương mại và xuất nhập khẩu Viettel - Trung tâm Phân phối”. Tác giả đã hiểu thêm về kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán của loại hình thương mại và xuất nhập khẩu, đi sâu nghiên cứu và hoàn thành đề tài. 1.2. Tổng quan về đề tài nghiên cứu Với các công trình nghiên cứu, đề tài khoa học, luận văn trong nước, tác giả nhận thấy được các quan điểm, nhìn nhận của người viết về kiểm soát nội bộ. Luận án: “Hoàn thiện tổ chức kiểm soát đối với tăng cường chất lượng thông tin kế toán tài chính của các công ty niêm yết trên thị trường chứng khoán Việt Nam” - Trường Đại học Kinh tế quốc dân - Nguyễn Tố Tâm (2014). Thông qua việc xây dựng mô hình kinh tế lượng, sử dụng phần mềm phân tích Eviews, luận án đã lượng hóa được ảnh hưởng của kiểm soát nội bộ tới chất lượng thông tin kế toán tài chính của các công ty niêm yết trên thị trường chứng khoán Việt Nam. Tuy nhiên, trong phạm vi của đề tài, luận án mới chỉ đề cập đến một trong những mục tiêu của kiểm soát nội bộ đó là đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, chính vì vậy các giải pháp mà tác giả đưa ra chưa toàn diện trên các khía cạnh của kiểm soát nội bộ. Nguyễn Thanh Trang (2015), “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp ngành dịch vụ kỹ thuật dầu khí tại Việt Nam”, luận án tiến sĩ, Học viện Tài Chính, qua khảo sát trên mẫu lựa chọn, luận văn đã chỉ ra các yếu tố cấu thành kiểm soát nội bộ của các doanh nghiệp ngành dịch vụ kỹ thuật dầu khí chưa vận hành đầy đủ, còn thiếu quy trình, sơ sài, chưa chặt chẽ. Tác giả phân tích kiểm soát nội bộ theo 5 yếu tố cấu thành: Môi trường kiểm soát, Quy trình đánh giá rủi ro, Hệ thống thông tin và truyền thông; Các hoạt động kiểm soát; Giám sát các kiểm soát tại Tổng công ty dịch vụ kỹ thuật dầu khí, Tổng công ty khoan và dịch vụ khoan dầu khí, Tập đoàn dầu khí quốc gia Việt Nam. Luận án nghiên cứu sâu về kinh nghiệm xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp ngành năng lượng và dầu khí trên các quốc gia phát triển để rút ra bài học kinh nghiệm cho doanh nghiệp Việt. Trong nghiên cứu của mình, tác giả cũng nêu ra những đặc điểm ngành ảnh hưởng tới việc thiết kế, vận hành kiểm soát nội bộ cũng như các rủi ro mà loại hình doanh nghiệp này phải đối mặt. Tác giả cũng nhận định: “quy trình đánh giá rủi ro ở nhiều đơn vị không thực hiện đầy đủ các bước do phương châm của nhà quản lý không qua chú trọng vào đánh giá rủi ro, hệ thống thông tin vẫn chỉ tập trung vào thông tin do kế toán cung cấp và cũng cấp cho đối tượng sử dụng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp chưa đầy đủ”. Giám sát kiểm soát tại các doanh nghiệp ngành dịch vụ kỹ thuật dầu khí tần suất thấp, số lượng báo cáo ít và thiếu tiêu chí đánh giá. Từ những hạn chế đó, tác giả đã đưa ra các giải nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ, tuy nhiên, đều mang tính định hướng do ngành dịch vụ kỹ thuật dầu khí là một ngành nghề mới, còn cần nhiều sự hỗ trợ, quan tâm về chính sách, chủ trương của Nhà nước. Theo Nguyễn Thị Kim Anh (2018) được đăng trên Tạp chí Tài chính ngày 01/04/2018: “KSNB là một quá trình bởi hệ thống KSNB không chỉ là một thủ tục hay một chính sách được thực hiện ở một vài thời điểm nhất định mà được vận hành liên tục ở tất cả mọi cấp độ trong doanh nghiệp. KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người vì KSNB không chỉ là những chính sách, thủ tục, biểu mẫu đơn điệu, độc lập… mà phải bao gồm cả yếu tố con người - hội đồng quản trị, ban giám đốc, nhân viên của tổ chức. Chính con người định ra mục tiêu kiểm soát và thiết lập nên cơ chế kiểm soát và vận hành chúng.” Qua tổng kết từ các nghiên cứu liên quan, Nguyễn Kim Anh đã tổng kết lại: “có mối liên hệ chặt chẽ giữa KSNB và các yếu tố cấu thành KSNB với hiệu quả hoạt động của DN. KSNB có tác động thuận chiều tới hiệu quả hoạt động, điều đó cho thấy trong các DN nếu KSNB hoạt động hữu hiệu sẽ giúp nâng cao hiệu quả hoạt động, hay nói cách khác sự yếu kém hay thiếu sót của KSNB đều ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả hoạt động của DN. Vì vậy, vấn đề đặt ra cho các DN hiện nay là cần thiết lập và duy trì KSNB sao cho có hiệu quả.” Tác giả rất đồng tình với quan điểm này, con người là chủ thể không thể thiếu trong KSNB và KSNB sinh ra là để quản trị con người. Chính vì thế cần có sự tương tác nhuần nhuyễn, sự thiết kế thích hợp để tạo nên một kiểm soát nội bộ thật sự hữu ích cho doanh nghiệp. Các nghiên cứu trước trên thế giới có liên quan về kiểm soát nội bộ: Angella Amudo & Eno L. Inanga (2009), Evaluation of Internal Control Systems: A Case Study from Uganda, đã thực hiện một nghiên cứu đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) trong việc đánh giá HTKSNB trong các dự án khu vực công được Uganda tài trợ bởi Ngân hàng Phát triển châu Phi, bao gồm các biến độc lập là các thành phần của KSNB (bổ sung thêm biến công nghệ thông tin (CNTT) theo COBIT): (1) môi trường kiểm soát, (2) đánh giá rủi ro, (3) hệ thống thông tin truyền thông, (4) các hoạt động kiểm soát, (5) giám sát, (6) CNTT. Biến phụ thuộc: Sự hữu hiệu của HTKSNB. Biến điều tiết: ủy quyền, mối quan hệ cộng tác. Kết quả của nghiên cứu cho thấy sự thiếu hụt một số thành phần của kiểm soát nội bộ dẫn đến kết quả vận hành của HTKSNB chưa đạt được sự hữu hiệu. Babatunde S.A & Dandago K.I. (2014) về “Internal Control System Deficiency and Capital Project Mis -management in the Nigerian Public Sector”. Nghiên cứu này nhằm phân tích tác động của sự thiếu hụt HTKSNB đối với việc quản lý dự án vốn trong khu vực công của Nigeria. Tác giả kiểm định mẫu nghiên cứu gồm 228 dự án vốn thuộc khu vực công và cho thấy sự thiếu hụt HTKSNB có tác động tiêu cực đến hiệu quả quản lý dự án vốn thuộc khu vực công Nigeria. Tác giả khuyến cáo, tuân thủ nghiêm ngặt HTKSNB để bảo đảm lợi ích của cộng đồng. Adebiyi Ifeoluwa Mary (2017), với “Impact of Effective Internal Control in the Management of Mother and Child Hospital Akure, Ondo State”. Mục đích của công trình nghiên cứu này là kiểm tra tác động của KSNB hữu hiệu trong việc quản lý tại bệnh viện mẹ và trẻ em, Oke-Aro, Akure, bang Ondo. Kết quả cho thấy, một HTKSNB được thiết lập ở bệnh viện mẹ và trẻ em, OkeAro, Akure, Ondo State và có tác động đáng kể đến việc quản lý, tăng trưởng và tồn tại của bệnh viện. Tóm lại, các công trình nghiên cứu khoa học trên được đăng trên những tạp chí khoa học có uy tín trên thế giới và đều cho thấy rằng, có mối liên hệ chặt chẽ giữa KSNB và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp hay của các đơn vị thuộc khu vực công. Trong đó, hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp được đo lường bằng lợi nhuận, doanh thu, tính thanh khoản, ROI, ROA [Beeler cùng các cộng sự (1999), Jensen (2003), Ittner (2003), Fadzil cùng các cộng sự. (2005), Kenyon và Tilton (2006), Brown cùng các cộng sự (2008), Mawanda (2008), Ndungu (2013), Nyakundi cùng các cộng sự (2014) Zipporah (2015)]. Sự yếu kém hay thiếu sót của HTKSNB, đều ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp hay đơn vị. Các quan điểm trước đây cho rằng kiểm toán nội bộ chịu trách nhiệm trong việc kiểm toán báo cáo tài chính và tập trung vào công tác kiểm tra kế toán, thông tin tài chính của công ty. Tuy nhiên quan điểm của kiểm toán nội bộ hiện đại đã được mở rộng không còn giới hạn ở công tác kiểm tra báo cáo tài chính mà thêm vào đó là công tác kiểm toán tính hiệu quả, tính tuân thủ của mọi hoạt động cũng như tư vấn cho nhà quản lý hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ. Kiểm soát nội bộ được nhìn nhận sâu hơn, từ mọi khía cạnh nội tàng của doanh nghiệp, được mở rộng sự liên quan tác động đến các chỉ tiêu tài chính. Kiểm soát nội bộ được hệ thống hóa, được thiết kế, tạo lập riêng biệt phù hợp với đặc điểm của từng ngành nghề, từng doanh nghiệp. Do đó, có thể hoa mỹ mà nói rằng kiểm toán nội bộ được tựa ngọn hải đăng soi đường cho con thuyền doanh nghiệp đi đúng hướng giữa những cơn bão biển khó lường của thị trường kinh doanh. Tuy nhiên, chưa có một nghiên cứu nào tại Chi Nhánh Công ty TNHH NN MTV thương mại và xuất nhập khẩu Viettel - Trung tâm Phân phối nói về kiểm soát nội bộ nói chung và kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán nói riêng. Chính vì thế, đề tài của tác giả là duy nhất, có ý nghĩa hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán tại Chi Nhánh Công ty TNHH NN MTV thương mại và xuất nhập khẩu Viettel - Trung tâm Phân phối và là viên gạch đầu tiên đặt nền móng cho các nghiên cứu khác sau này về hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại đây. 1.3. Mục tiêu nghiên cứu 1.3.1. Mục tiêu chung Tác giả nghiên cứu từ lý luận chung đến quan sát, phân tích thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán tại Chi Nhánh Công ty TNHH NN MTV thương mại và xuất nhập khẩu Viettel - Trung tâm Phân phối, từ đó, tác giả rút ra ưu nhược điểm và đưa ra giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán tại Chi Nhánh Công ty TNHH NN MTV thương mại và xuất nhập khẩu Viettel - Trung tâm Phân phối. 1.3.2. Mục tiêu cụ thể -Hệ thống hóa lý luận về hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán tại doanh nghiệp thương mại và xuất nhập nhẩu. -Phân tích thực trạng về kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán tại Chi Nhánh Công ty TNHH NN MTV thương mại và xuất nhập khẩu Viettel - Trung tâm Phân phối. -Đánh giá những mặt đã đạt được và còn hạn chế của kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán từ đó đưa ra các giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán tại Chi Nhánh Công ty TNHH NN MTV thương mại và xuất nhập khẩu Viettel - Trung tâm Phân phối trong thời gian tới. 1.4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 1.4.1. Đối tượng nghiên cứu Đề tài đi vào nghiên cứu kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán trong các doanh nghiệp thương mại và xuất nhập khẩu theo 5 yếu tố kiểm soát nội bộ: Môi trường kiểm soát; Đánh giá rủi ro; Hoạt động kiểm soát; Thông tin và truyền thông; Giám sát. 1.4.2. Phạm vi nghiên cứu - Thời gian: 2019-2020. - Không gian: Nghiên cứu thực trạng kiểm soát nội bộ tại Chi Nhánh Công ty TNHH NN MTV thương mại và xuất nhập khẩu Viettel - Trung tâm Phân phối. 1.5. Phương pháp nghiên cứu 1.5.1. Phương pháp thu thập số liệu, thông tin Phương pháp quan sát: là phương pháp thu thập thông tin qua các tri giác như nghe, nhìn... nhằm đáp ứng mục tiêu nghiên cứu của đề tài. Trước hết, tác giả đã quan sát cách tổ chức, vận hành bộ máy kế toán của đơn vị, tìm hiểu quy trình mua hàng – thanh toán, quy trình xử lý chứng từ. Sau đó, tác giả quan tâm tới sự phối hợp trong việc xử lý và luân chuyển chứng từ giữa các phòng ban trong đơn vị, cách thức kiểm soát chứng từ. Điểm mạnh nhất của phương pháp này là tác giả có thể trực tiếp chứng kiến các quy trình thực hiện giữa các phòng ban. Từ đó giúp tác giả sẽ chắt lọc thông tin liên quan đến nội dung nghiên cứu. Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Thông qua nghiên cứu các tài liệu, các văn bản liên quan, tìm kiếm, tra cứu bằng từ khóa liên quan đến đề tài, thừa hưởng các kết quả đã nghiên cứu của các công trình khoa học được công bố. Từ các tài liệu, chứng từ kế toán của phòng tài chính; chính sách kinh doanh của phòng kinh doanh... thông tin nội bộ và website của Công ty. Dựa trên đó, tác giả sẽ hệ thống hóa được những vấn đề cơ bản của đề tài và các định hướng nghiên cứu tiếp theo. Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp: Tìm kiếm, thu thập các giấy tờ liên quan đến mua hàng, hóa đơn, hợp đồng chiết khấu để phân tích tính hữu hiệu, hiệu lực của kiểm soát nội bộ. Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: Từ các bảng biểu, thống kê, báo cáo về hàng hóa, kế hoạch thu – chi,... nhìn nhận tổng quan về chu trình mua hàng – thanh toán để đưa ra những đánh giá, nhận xét và giải pháp cụ thể cho những điểm còn hạn chế của chu trình. 1.5.2. Phương pháp xử lý, phân tích Phương pháp thống kê: tác giả sử dụng phương pháp thông kê để thu thập, phân loại thông tin và số liệu nhằm mục đích đánh giá tổng quát về một mặt nào đó của đối tượng nghiên cứu, cụ thể ở đây là kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán của Trung tâm Phân phối. Phương pháp phân tích: Tác giả sử dụng phương pháp này để tiến hành nghiên cứu và so sánh các mối quan hệ đáng tin cậy giữa các dữ liệu thống kê lấy được từ tài liệu nội bộ về hiệu quả hoạt động kinh doanh của đơn vị trong kỳ phân tích nhằm đánh giá tính hợp lý của các dữ liệu này. Phương pháp so sánh: Tác giả dựa trên việc so sánh số liệu thực tế với quy định, quy trình để xem xét các chỉ tiêu phân tích. Phương pháp tổng hợp: Bằng cách tổng hợp những phân tích và so sánh để đưa ra những nhận xét và đánh giá về thực trạng kế toán doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh từ đó đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác kế toán của đơn vị. 1.6. Đóng góp của đề tài Với nội dung tìm hiểu về kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán tác giả đặt ra mục đích tìm những tồn tại và ảnh hưởng tiêu cực lên kiểm soát nội bộ chu trình này tại Chi Nhánh Công ty TNHH NN MTV thương mại và xuất nhập khẩu Viettel - Trung tâm Phân phối. Kết quả nghiên cứu sẽ được xem xét áp dụng tại công ty nói chung, tại Trung tâm Phân phối nói riêng để điều chỉnh những quy trình, quy định, cung cấp thêm nhìn nhận khách quan, thực tế từ nhân viên của công ty, người chịu tác động của kiểm soát nội bộ, từ đó, cấp quản lý, Ban Giám đốc sẽ nâng cao tính hiệu lực, hiệu quả, hữu hiệu của kiểm soát nội bộ. Đề tài có ý nghĩa bổ sung thêm những quan điểm nhìn nhận về kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp thương mại và xuất nhập khẩu nói chung và kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán nói riêng trong điều kiện phát triển kinh tế, xã hội và đặc biệt là môi trường kinh doanh cạnh tranh và nhiều cơ hội cũng thách thức hiện nay. Đây cũng có thể là tài liệu tham khảo cho những luận văn khác để có một cái nhìn tổng quan về một doanh nghiệp lớn, có tiếng tại Việt Nam. 1.7. Kết cấu luận văn Ngoài lời mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo và các phụ lục nội dung chính của luận án được kết cấu trong bốn chương như sau: Chương 1: Giới thiệu đề tài nghiên cứu Chương 2: Lý luận chung về kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán trong doanh nghiệp Chương 3: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán tại Chi Nhánh Công ty TNHH NN MTV thương mại và xuất nhập khẩu Viettel - Trung tâm Phân phối Chương 4: Thảo luận kết quả nghiên cứu & Giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán tại Chi Nhánh Công ty TNHH NN MTV thương mại và xuất nhập khẩu Viettel - Trung tâm Phân phối

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN - - TRẦN THỊ NHƯ QUỲNH KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TỐN TẠI CHI NHÁNH CƠNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN NHÀ NƯỚC MỘT THÀNH VIÊN THƯƠNG MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨU VIETTEL TRUNG TÂM PHÂN PHỐI LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN Hà Nội - 2020 TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN - - TRẦN THỊ NHƯ QUỲNH KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TỐN TẠI CHI NHÁNH CƠNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN NHÀ NƯỚC MỘT THÀNH VIÊN THƯƠNG MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨU VIETTEL TRUNG TÂM PHÂN PHỐI CHUN NGÀNH: KẾ TỐN, KIỂM TỐN VÀ PHÂN TÍCH MÃ SỐ: 8340301 LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN Người hướng dẫn khoa học: TS NGUYỄN THỊ MỸ Hà Nội - 2020 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài nghiên cứu theo hướng ứng dụng riêng tơi, q trình thực luận văn kết trung thực, chưa công bố, sử dụng để bảo vệ học vị Tác giả luận văn Trần Thị Như Quỳnh MỤC LỤC DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CÁC CHỮ VIẾT TẮT DN Doanh nghiệp KSNB Kiểm soát nội TTPP Trung tâm Phân phối TNHH NN MTV Trách nhiệm hữu hạn nhà nước thành viên HTKSNB Hệ thống kiểm soát nội PTKD Phát triển kinh doanh BGĐ Ban giám đốc DN Doanh nghiệp DANH MỤC BẢNG, SƠ ĐỒ, HÌNH, LƯU ĐỒ Bảng 2.1: Một số kiểm sốt chu trình mua hàng – toán .44 Sơ đồ 2.1: Mục tiêu hệ thống kế toán 47 Sơ đồ 3.1: Mơ hình cấu máy tổ chức Chi nhánh Công ty TNHH NN MTV TM & XNK Viettel - Trung tâm Phân phối 55 Sơ đồ 3.2: Mơ hình cấu máy kế tốn - Trung tâm Phân phối .58 Sơ đồ 3.3: Quy trình ghi sổ kế tốn theo hình thức “Sổ nhật ký chung” 61 Hình 2.1: Các thành phần kiểm soát nội theo COSO 2013 37 Hình 2.2: Quy trình mua hàng – tốn 47 Hình 3.1: Luồng ký giải trình đặt hàng 68 Hình 3.2: File excel theo dõi chi tiết công nợ phải trả 73 Hình 3.3: Đề nghị chuyển tiền toán nợ phải trả 73 Hình 3.4: Giấy ủy quyền 74 Hình 3.5: Đề nghị nhập kho 76 Hình 3.6: Hệ thống báo cáo kế toán phần mềm DSS 77 Hình 3.7: Danh sách phiếu nhập phần mềm bán hàng Táo Quân 77 Hình 3.8: Tờ trình Voffice việc chiết khấu thương mại 78 Hình 4.1: Giao diện Hệ thống văn phòng Điện tử Voffice .82 Hình 4.2: Thư viện Quản lý văn điện tử 83 Lưu đồ 3.1: Quy trình thực giải trình đặt hàng .69 Lưu đồ 3.2: Quy trình Logitics 71 Lưu đồ 3.3: Quy trình đặt hàng với nhà cung cấp 75 TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN - - TRẦN THỊ NHƯ QUỲNH KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TỐN TẠI CHI NHÁNH CƠNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN NHÀ NƯỚC MỘT THÀNH VIÊN THƯƠNG MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨU VIETTEL TRUNG TÂM PHÂN PHỐI CHUYÊN NGÀNH: KẾ TỐN, KIỂM TỐN VÀ PHÂN TÍCH MÃ SỐ: 8340301 TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ Hà Nội - 2020 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU Tính cấp thiết vấn đề nghiên cứu Tại Chi Nhánh Công ty trách nhiệm hữu hạn nhà nước thành viên thương mại xuất nhập Viettel - Trung tâm Phân phối (gọi tắt Trung tâm Phân phối), việc kiểm sốt chu trình cịn rườm rà, thông tin chưa trôi chảy khiến nhà quản lý đưa định chưa xác làm phận ko kịp nhập hàng, giao hàng hạn cho khách, toán chậm khiến đối tác tạm dừng giao hàng lô Hơn thế, không kịp nhập hàng gây rắc rối việc theo dõi hàng hóa nhập cho dự án hay nhập bán phân phối Nhà cung cấp hủy hóa đơn không thông báo dẫn đến đơn vị trả sai số tiền, đến hạn trả tiền Trung tâm Phân phối (TTPP) lại khơng có tiền tốn Nhận thức rõ tầm quan trọng chu trình mua hàng toán việc định đắn Chi Nhánh Công ty trách nhiệm hữu hạn nhà nước thành viên (TNHH NN MTV) thương mại xuất nhập Viettel - Trung tâm Phân phối nên tác giả xin chọn đề tài “Kiểm sốt nội chu trình mua hàng – tốn Chi Nhánh Cơng ty trách nhiệm hữu hạn nhà nước thành viên thương mại xuất nhập Viettel - Trung tâm Phân phối” Tác giả hiểu thêm kiểm soát nội chu trình mua hàng – tốn loại hình thương mại xuất nhập khẩu, sâu nghiên cứu hoàn thành đề tài Tổng quan đề tài nghiên cứu Tóm lại, cơng trình nghiên cứu khoa học đăng tạp chí khoa học có uy tín giới cho thấy rằng, có mối liên hệ chặt chẽ KSNB hiệu hoạt động doanh nghiệp hay đơn vị thuộc khu vực cơng Trong đó, hiệu hoạt động doanh nghiệp đo lường lợi nhuận, doanh thu, tính khoản, ROI, ROA [Beeler cộng (1999), Jensen (2003), Ittner (2003), Fadzil cộng (2005), Kenyon Tilton (2006), Brown cộng (2008), Mawanda (2008), Ndungu (2013), Nyakundi cộng (2014) Zipporah (2015)] Sự yếu hay thiếu sót HTKSNB, ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu hoạt động doanh nghiệp hay đơn vị Các quan điểm trước cho kiểm toán nội chịu trách nhiệm việc kiểm toán báo cáo tài tập trung vào cơng tác kiểm tra kế tốn, thơng tin tài cơng ty Tuy nhiên quan điểm kiểm toán nội đại mở rộng khơng cịn giới hạn cơng tác kiểm tra báo cáo tài mà thêm vào cơng tác kiểm tốn tính hiệu quả, tính tuân thủ hoạt động tư vấn cho nhà quản lý hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội Kiểm sốt nội nhìn nhận sâu hơn, từ khía cạnh nội tàng doanh nghiệp, mở rộng liên quan tác động đến tiêu tài Kiểm sốt nội hệ thống hóa, thiết kế, tạo lập riêng biệt phù hợp với đặc điểm ngành nghề, doanh nghiệp Do đó, hoa mỹ mà nói kiểm tốn nội tựa hải đăng soi đường cho thuyền doanh nghiệp hướng bão biển khó lường thị trường kinh doanh Tuy nhiên, chưa có nghiên cứu Chi Nhánh Công ty TNHH NN MTV thương mại xuất nhập Viettel - Trung tâm Phân phối nói kiểm sốt nội nói chung kiểm sốt nội chu trình mua hàng – tốn nói riêng Chính thế, đề tài tác giả nhất, có ý nghĩa hồn thiện kiểm sốt nội chu trình mua hàng – tốn Chi Nhánh Công ty TNHH NN MTV thương mại xuất nhập Viettel - Trung tâm Phân phối viên gạch đặt móng cho nghiên cứu khác sau hoàn thiện kiểm soát nội Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu Đề tài vào nghiên cứu kiểm sốt nội chu trình mua hàng – toán doanh nghiệp thương mại xuất nhập theo yếu tố kiểm soát nội bộ: Mơi trường kiểm sốt; Đánh giá rủi ro; Hoạt động kiểm sốt; Thơng tin truyền thơng; Giám sát Phạm vi nghiên cứu - Thời gian: 2019-2020 - Không gian: Nghiên cứu thực trạng kiểm soát nội Chi Nhánh Công ty TNHH NN MTV thương mại xuất nhập Viettel - Trung tâm Phân phối Kết cấu luận văn Ngoài lời mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo phụ lục nội dung luận án kết cấu bốn chương sau: Chương 1: Giới thiệu đề tài nghiên cứu Chương 2: Lý luận chung kiểm soát nội chu trình mua hàng – tốn doanh nghiệp 10 Chương 3: Thực trạng kiểm sốt nội chu trình mua hàng – tốn Chi Nhánh Cơng ty TNHH NN MTV thương mại xuất nhập Viettel - Trung tâm Phân phối Chương 4: Thảo luận kết nghiên cứu & Giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm sốt nội chu trình mua hàng – tốn Chi Nhánh Công ty TNHH NN MTV thương mại xuất nhập Viettel - Trung tâm Phân phối CHƯƠNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TỐN TRONG DOANH NGHIỆP Lý luận chung kiểm soát nội doanh nghiệp thương mại xuất nhập Để ứng phó với sức ép cạnh tranh kinh tế đại, doanh nghiệp luôn phải chủ động hoạt động sản xuất kinh doanh, mặt đảm bảo hoạt động tuân thủ pháp luật, mặt khác cần sử dụng hiệu nguồn lực có, để đạt mục tiêu hoạt động đề Do đó, trước tiên, họ cần phải kiểm sốt nội bộ, hoạt động hiệu COSO kim nam cho vấn đề này, giúp doanh nghiệp thiết lập hệ thống kiểm soát hiệu nhằm tối đa hóa lợi ích Từ năm 1992, COSO đưa văn hướng dẫn giúp doanh nghiệp thiết kế, vận hành đánh giá KSNB mình, phát triển thêm nguyên tắc đặc trưng cho doanh nghiệp mình, phục vụ cho cơng tác quản trị nhằm giảm rủi ro kinh doanh hướng đến quản trị doanh nghiệp theo hướng đa mục tiêu Đặc điểm doanh nghiệp thương mại xuất nhập ảnh hưởng tới kiểm soát nội Doanh nghiệp thương mại phụ thuộc trực tiếp vào lợi nhuận tạo để tiếp tục kinh doanh, đó, lợi nhuận phải kiểm sốt, sử dụng cách có kế hoạch, hợp lý để doanh nghiệp phát triển tốt Vì vậy, hoạt động kiểm soát nên thiết kế để đạt mục tiêu quản lý kiểm soát đầu vào, đầu ra, chi phí, giá vốn để đảm bảo lợi nhuận cuối kỳ; ủy quyền, phân quyền hợp lý để có định hợp thời, tận dụng lợi nhuận để tạo quay vòng vốn kỳ 77 Hình 3.6: Hệ thống báo cáo kế tốn phần mềm DSS Hình 3.7: Danh sách phiếu nhập phần mềm bán hàng Táo Quân 78 Nhờ phần mềm bán hàng Táo Quân phần mềm liệu DSS, thơng tin tổng hợp cập nhật thường xuyên cho ban lãnh đạo, thông tin cung cấp xác, kịp thời Về truyền thơng, TTPP thực tốt sách từ nhà cung cấp tới khách hàng hay tới TTPP chi tiết, rõ ràng qua mail, giấy tờ, hợp đồng thỏa thuận, chương trình khuyến mại, chiết khấu nhanh chóng phổ biến, áp dụng Hình 3.8: Tờ trình Voffice việc chiết khấu thương mại Ví dụ theo hình minh họa trên, thơng tin chiết khấu xuất phát từ nhu cầu phòng kinh doanh, đề xuất sang phòng phát triển kinh doanh Tại phòng phát triển kinh doanh, nhân viên marketing lên chương trình, trình ký qua trưởng phịng mình, tới nhân viên kế toán ký nháy (xem xét số liệu tài chính) để trưởng phịng tài ký duyệt, tới nhân viên pháp chế sốt xét tính pháp lý văn bản, văn thư kiểm tra thể thức văn bản, cuối giám đốc trung tâm ký phê duyệt triển khai chương trình Tồn q trình xử lý phần mềm VOffice, sau giám đốc ký, văn thư ban hành văn bản, tờ trình chuyển đến đầu mối liên quan để thực hiện, triển khai chương trình 79 Ngồi ra, thơng tin phản ánh gửi mail cho Ban Giám đốc trung tâm để giải quyết, xử lý cấp Trưởng phịng khơng tiếp nhận 3.2.5 Hoạt động giám sát Cơng ty có phịng kiểm sốt viên gồm nhân viên Nhân phận tập đoàn bổ nhiệm, độc lập với phòng ban, trung tâm Ban Giám đốc cơng ty Kiểm sốt viên có quyền nghĩa vụ:  Kiểm tra tính hợp pháp, trung thực, cẩn trọng ban Giám đốc việc tổ chức thực quyền sở hữu, quản lý điều hành công việc kinh doanh công ty  Thẩm định báo cáo tài chính, báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo đánh giá công tác quản lý  Kiến nghị Ban Giám đốc giải pháp bổ sung, sửa đổi hoạt động đơn vị  Xem xét hồ sơ, tài liệu công ty, chi nhánh công ty, địa điểm kinh doanh Hoạt động mua hàng – toán giám sát từ khâu nhập liệu, xử lý liệu, thông tin đầu Mọi vấn đề phát sinh nằm dự liệu quy trình, quy định ban hành phải báo cáo, xin ý kiến đạo từ cấp Hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, họp báo cáo số liệu, kết thực từ rút kinh nghiệm xem xét sửa đổi, bổ sung kiểm sốt nội Thơng tin đánh giá cung cấp riêng rẽ, điểm mạnh, điểm yếu để cải thiện KSNB Cũng cuối q, phịng Tài Cơng ty lấy số liệu từ hệ thống DSS đối chiếu số với TTPP (tài khoản 336 136) Tất nghiệp vụ đối chiếu số liệu, chứng từ để rà sốt, xem xét lại xem có nghiệp vụ thiếu chứng từ, hạch toán chưa đúng, Công ty hướng dẫn điều chỉnh lại Công ty có phịng kiểm sốt viên gồm người nhiên họ chưa đóng góp nhiều cho kiểm sốt nội cơng ty Định kỳ hàng năm, Cơng ty có mời đơn vị kiểm toán độc lập tới để soát xét báo cáo tài chính, kiểm tra tới phịng ban, trung tâm Ngồi định kỳ, kiểm tốn Nhà nước, quan Thuế, Hải quan,… làm việc với Công ty để kiểm tra sổ sách, số liệu báo cáo, thực trạng tuân thủ, chấp hành quy định, pháp luật,… KẾT LUẬN CHƯƠNG 80 Dựa khung lý thuyết nêu chương kiểm soát nội doanh nghiệp thương mại xuất nhập khẩu, tác giả tiến hành khảo sát thực trạng kiểm sốt nội Chi nhánh Cơng ty TNHH MTV TM & XNK Viettel – Trung tâm Phân phối theo yếu tố cấu thành kiểm soát nội bộ: Mơi trường kiểm sốt, Đánh giá rủi ro, Hệ thống thơng tin truyền thơng, Hoạt động kiểm sốt, Giám sát Khảo sát thực sở quan sát, phân tích liệu sơ cấp, thứ cấp,… để thấy nội kiểm soát nội Trung tâm Phân phối Mục đích việc khảo sát tìm hiểu đưa đánh giá diện yếu tố cấu thành KSNB Mục tiêu cụ thể kiểm sốt nội chu trình mua hàng – toán TTPP với hoạt động đặt hàng, nhập hàng, theo dõi công nợ,… Kết khảo sát đối chiếu với sở lý luận chung để thấy ưu điểm hạn chế, tồn đơn vị Ưu điểm: TTPP xây dựng kiểm soát nội đầy đủ yếu tố, ban hành quy trình, quy định, hướng dẫn kiểm soát; Kiểm soát nội hoạt động tương đối hiệu Hạn chế: mơi trường kiểm sốt chưa tạo động lực cho nhân viên; đánh giá rủi ro chưa đủ quy trình, nội dung; giám sát kiểm sốt cịn chưa chặt chẽ,… Kết nghiên cứu chương để thảo luận, đề phương hướng, giải pháp hồn thiện kiểm sốt nội chu trình mua hàng – tốn Trung tâm Phân phối chương 81 CHƯƠNG THẢO LUẬN KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU & GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TỐN TẠI CHI NHÁNH CƠNG TY TNHH NN MTV THƯƠNG MẠI & XUẤT NHẬP KHẨU VIETTEL – TRUNG TÂM PHÂN PHỐI 4.1 Thảo luận kết thực trạng kiểm sốt nội chu trình mua hàng – tốn Chi Nhánh Công ty trách nhiệm hữu hạn nhà nước thành viên thương mại xuất nhập Viettel - Trung tâm Phân phối 4.1.1 Ưu điểm Về mơi trường kiểm sốt, Viettel nói chung, TTPP nói riêng tạo mơi trường kiểm sốt nội hồn hảo cho chu trình mua hàng – tốn Từ việc truyền đạt thơng tin, u cầu thực thi trực giá trị đạo đức đến tham gia ban quản trị, triết lý phong cách điều hàng Ban Giám đốc luôn đặt lên hàng đầu môi trường quân đội Cam kết lực nhân viên thể qua gương điển hình mặt báo, qua kết kinh doanh đứng đầu Công ty Xuất nhập Viettel Trung tâm Phân phối nơi làm việc mong muốn trước ứng viên Về đánh giá rủi ro, Trung tâm Phân phối có đánh giá rủi ro để thiết kế kiểm soát hợp lý Trước phát sinh nghiệp vụ Trung tâm phân phối vạch rủi ro xảy đến để nhân viên chủ động đề xuất phương án xử lý, sau Ban Giám đốc trưởng phịng ban ước tính mức độ rủi ro, đánh giá khả xảy rủi ro sành động thích hợp với rủi ro Như lưu đồ quy trình đặt hàng, hàng hóa, dịch vụ khơng đạt chất lượng, theo yêu cầu trả hành động bước thứ hai làm lại kế hoạch mua hàng chi tiết Thanh toán tiền cho đối tác ký qua phịng tài trung tâm, pháp chế, Ban Giám đốc trung tâm, phịng tài cơng ty để lên tới Ban Giám đốc công ty định chi tiền, tránh rủi ro chi sai, gian lận tài 82 Về hoạt động kiểm sốt, tất hoạt động thuộc chu trình mua hàng – tốn văn hóa thành quy trình, văn hướng dẫn nghiệp vụ, trình ký cấp lãnh đạo TTPP, Công ty Phân công, phân nhiệm rõ ràng, chi tiết giúp nhân viên hiểu rõ trách nhiệm nghĩa vụ vủa Ví dụ: đơn hàng có trị giá 10 tỷ đồng cần làm tờ trình lên Ban Giám đốc cơng ty phê duyệt tiến hành đặt hàng Qua tránh ruir o nguồn vốn kinh doanh, đơn đặt hàng ảo Các hoạt động kiểm soát giúp phần ngăn chặn rủi ro đặc trưng chu trình mua hàng – tốn Về hệ thống thơng tin truyền thông, việc trao đổi thông tin, mệnh lệnh xuyên suốt từ Công ty đạo xuống TTPP, từ ban Giám đốc TTPP xuống trưởng phòng, nhân viên, tất nhân nhận công văn, văn đến Voffice cách nhanh chóng, tra cứu, lưu trữ dễ dàng Hình 4.1: Giao diện Hệ thống văn phịng Điện tử Voffice Bên cạnh đó, Cơng ty thiết lập phần mềm quản lý văn điện tử, tất hợp đồng quan trọng, chứng từ lưu giữ scan phần 83 mềm này, Phịng Pháp chế Cơng ty có quyền xem xét tất liệu để kịp thời sửa chữa, đóng góp cho đơn vị, TTPP nghiêm chỉnh chấp hành Hình 4.2: Thư viện Quản lý văn điện tử Về giám sát, công ty thường có kiểm tra đột xuất từ Phịng Pháp chế Phịng Tài Cơng ty xuống kiểm tra hay Công ty ý thức tầm quan trọng báo cáo tài nên nhờ tư vấn, sốt xét kiểm tốn viên bên ngồi để kiểm tra hoạt động, tính tuân thủ trung tâm, vừa hoàn thiện hoạt động cho trung tâm, vừa phát sai sót, rủi ro để kịp thời khắc phục, sửa chữa, đảm bảo sản phẩm cuối báo cáo tài trung thực, đắn 4.1.2 Nhược điểm Bên cạnh ưu điểm kể trên, Trung tâm Phân phối tồn hạn chế định Thứ nhất, Mơi trường kiểm sốt: Mơi trường kiểm sốt điểm mạnh tạo áp lực cho nhân viên Dưới quyền điều hành giám đốc đương thời, Trung tâm Phân phối có thêm nhiều thủ tục, quy trình phong cách điều hành cẩn trọng Thứ hai, Đánh giá rủi ro: Ban Giám đốc chưa thực quan tâm tới việc đánh giá rủi ro xảy chu trình mua hàng – toán Thiết kế kiểm 84 soát nội đánh giá rủi ro có từ lâu, không cập nhật theo môi trường kinh doanh thay đổi Còn thấy chủ quan việc đánh giá rủi ro TTPP chưa xảy thiệt hại lớn vật chất rủi ro từ chu trình Ban Giám đốc Trưởng phịng chưa đề cao việc đánh giá rủi ro nhập hàng Vì mục tiêu chạy doanh số tháng, số quý với nhà cung cấp xảy trường hợp nhập hàng hóa chưa có biên bàn giao (hàng chưa kho TTPP), hàng nhập mà chưa có giải trình chi phí mua hàng Hàng hóa nhập hệ thống bán hàng chưa có hàng thực tế kho gây khó dễ việc theo dõi nhập xuất tồn hàng hóa kho Hàng hóa sau sau tháng Rủi ro việc phải kể đến đơn hàng bị trùng, giao hàng sai số lượng, chủng loại hóa đơn Hàng hóa thất lạc, biên bàn giao không đầy đủ thời điểm Việc hủy hóa đơn, điều chỉnh hóa đơn hay diễn rủi ro xảy đến Hậu việc toán cho đối tác bị chậm trễ hóa đơn tốn có chưa có biên bàn giao, lượng tiền dồn lại phải trả nhiều Nhận hóa đơn chưa nhận hàng đủ phải toán làm hội sử dụng tiền cho mục đích khác Thêm nữa, việc chạy doanh số nhập hàng làm tăng lượng hàng hóa, hệ thống ghi nhận ngày tồn kể từ nhập hàng sale hưa có hàng hóa để bán tuổi tồn hàng hóa lại tăng lên ngày nhập hàng mà chưa có kế hoạch bán làm tăng tuổi tồn hàng hóa Các phương án giải hàng tồn kho lại phải đưa để khắc phục tình trạng tồn lâu ngày khơng bán hàng, giảm lợi nhuận dự kiến đạt phải giảm giá khuyến mại thêm vật phẩm khác Giải trình chi phí mua hàng ký sau nhập hàng dễ bị thiếu, giải trình khơng đủ số lượng hàng mua sale qn khơng làm giải trình, thất chứng từ Thứ ba, Các hoạt động kiểm sốt: Trước thơng tin đến Ban Giám đốc cần qua pháp chế riêng TTPP xem xét kiểm duyệt văn thư Trước ký đến Giám đốc phải ký qua Phó Giám đốc phụ trách chuyên môn Việc ký qua nhiều người văn gây chậm trễ, chưa kể việc tin nhắn thông báo văn 85 cần xem xét gửi đến điện thoại cá nhân người có độ trễ định, gây cản trở trình tốn cho đơn hàng u cầu tốn trước giao hàng Hoạt động kiểm sốt có liên quan mật thiết tới đánh giá rủi ro Ban Giám đốc TTPP có nhận thức, đánh giá rủi ro phát sinh có hoạt động kiểm sốt thích hợp để đối phó Do đó, hoạt động kiểm sốt đơi bị bỏ qua phê duyệt từ trưởng phòng Thứ tư, Hệ thống thông tin truyền thông: Sau ký đề nghị chuyển tiền cho đối tác, TTPP phải chuyển chứng từ xuống Phịng Tài Cơng ty Ở đây, lệnh chuyển tiền duyệt, đơn hàng tốn gấp Phịng Tài khơng hỗ trợ mà thường xuyên đẩy việc cho trung tâm tự trình ký Giám đốc cơng ty Chứng từ tốn trung tâm gửi cho Ngân hàng Những đề nghị chuyển tiền ngày có vấn đề phát sinh lỗi, hay ưu tiên tiền chuyển cho đề nghị khác không báo ngược lại lên trung tâm gây thông tin chiều, đứt mạch truyền tin, kế toán toán TTPP thường xuyên gọi điện để xác nhận tiền chuyển hay chưa để báo khách hàng Sự bị động thơng tin khiến TTPP lỡ hội hưởng chiết khấu toán, chậm thời gian giao hàng, khơng có đủ hàng để giao cho khách hàng lớn, Kho phận văn phòng nằm nơi khác biệt, miền (Nam, Bắc) nên lượng chứng từ gấp lần để lưu trữ (1 Kho, văn phòng làm việc) Việc gửi chứng từ gốc từ kho lên văn phòng sau ngày 10 hàng tháng (sau chốt giá vốn) Cơng việc hạch tốn, lưu trữ liệu tập trung chủ yếu đầu Hà Nội (Bắc) gây sức ép công việc lên kế tốn ngồi Khi làm tốn, kế tốn phải chuẩn bị đơn hàng bán ký bên lẫn đơn hàng đặt hàng với nhà cung cấp Đơn hàng bán thường kẹp phiếu mua hàng kế toán doanh thu nên phải thêm thao tác scan lại, lưu PDF đơn hàng để trình ký thêm vào file phụ lục Đơn hàng đặt hàng với nhà cung cấp ký bên nhiều thời gian khoảng cách địa lý, số nhà cung cấp nước xác nhận qua mail đặt hàng web điện tử nên đơn đặt hàng thay ký y (Phó Giám đốc ký) 86 Thứ năm, Kiểm tra giám sát: Cơng ty có phịng kiểm soát viên chưa giao việc cụ thể, trách nhiệm cho họ Trên chức danh, người kiểm sốt viên tồn diện, cịn lại kiểm sốt viên tài chính, nhiên hoạt động Cơng ty nói chung, Trung tâm phân phối nói riêng, người khơng nắm bắt xác, khơng có tài liệu kiểm sốt nội trung tâm phân phối Việc thất thoát nguồn nhân lực gây thiệt hại không nhỏ mặt tài 4.2 Phương hướng Mơi trường kinh doanh ngày khốc liệt, mà mặt hàng mà TTPP kinh doanh hàng cơng nghệ bị thay lỗi thời thời gian ngắn nên để phát triển lớn mạnh cần thiết có kiểm sốt chặt chẽ TTPP có phương hướng phát triển thành Công ty Phân phối, niêm yết giao dịch thị trường chứng khốn Vì vậy, thơng tin cần cung cấp rõ ràng, trung thực cơng bố rộng rãi, có ý nghĩa lớn đến hoạt động kinh doanh trung tâm Do đó, cơng tác kiểm sốt nội chu trình mua hàng – tốn đặc biệt có ý nghĩa quan trọng Thuộc loại hình Cơng ty Thương mại nên phần lớn tài sản TTPP hàng hóa, dịch vụ liền với tốn tiền mua hàng hóa, dịch vụ nên dễ xảy sai sót ảnh hưởng trọng yếu chi phí kết kinh doanh Việc xây dựng kiểm soát nội vững mạnh hỗ trợ đắc lực cho Ban Giám đốc TTPP kiểm soát hoạt động kinh doanh tốt hơn, tạo lợi nhuận nhiều cho đơn vị Vậy, hồn thiện kiểm sốt chu trình mua hàng – toán TTPP thực cần thiết 4.3 Giải pháp cho kiểm sốt nội chu trình mua hàng – tốn Chi Nhánh Cơng ty TNHH NN MTV thương mại xuất nhập Viettel - Trung tâm Phân phối 4.3.1 Giải pháp cho môi trường kiểm sốt • Chính sách khen thưởng, kỷ luật 87 Hiện tại, Giám đốc TTPP tiền thân Trưởng phòng kinh doanh nên hành động, định mục tiêu kinh doanh tốt hơn, đó, nhân viên kinh doanh ưu nhiều Nhân viên hỗ trợ kinh doanh (các phịng ban khơng thuộc khối kinh doanh hay Back Office) hồn thành cơng việc xếp hạng hồn thành cơng việc Bản chất cơng việc Back Office khơng có nhiều hội để đột phá đạt xếp hạng cơng việc hồn thành tốt, xuất sắc nên họ thường có ý nghĩ an phận, khơng tiến thủ, đóng góp sức lực vừa phải cho doanh nghiệp Mặc dù họ hồn thành cơng việc họ, hỗ trợ nhân viên khác trình nghỉ sinh hay khối lượng cơng việc nhiều đột xuất chưa ghi nhận Điều lại gây nên tâm lý chán nản, ko cơng việc Vì vậy, tác giả đề xuất Ban Giám đốc, Trưởng phòng nên kịp thời khen thưởng, tuyên dương cho Back Office tạo động lực cống hiến, gắn bó với doanh nghiệp cho họ Cùng đó, nghiêm khắc phê bình nhân khơng có ý thức học hịi, tìm tịi cơng việc chun mơn • Đào tạo, nâng cao trình độ Để có chất lượng công việc đầu hiệu hơn, Trung tâm Phân phối nên đề xuất với Công ty kết hợp Học viện Viettel tổ chức khóa học trực tuyến ngắn hạn kỹ mềm, nâng cao nghiệp vụ, bổ sung kiến thức tiếng Anh, có quy định điểm đạt đầu để cán bộ, nhân viên nỗ lực củng cố kiến thức, hoàn thiện thân, phục vụ tốt cho doanh nghiệp Nhất nâng cao trình độ tiếng Anh mơi trường hội nhập nay, Trung tâm Phân phối sử dụng đội ngũ nhân viên trẻ tuyển dụng có trình độ tiếng Anh để đào tạo, bồi dưỡng kiến thức cho nhân viên lại để tiết kiệm chi phí 4.3.2 Giải pháp cho đánh giá rủi ro • Kiểm sốt việc nhập hàng khơng có chứng từ Để giải hạn chế chứng từ, hàng hóa nhập hàng chạy doanh số thân sale, quản lý sản phẩm phải chủ động chia số nhập kế hoạch nhập hàng hàng tháng, hàng quý, tránh tình trạng nhập dồn vào ngày cuối tháng Quản lý sản phầm cần chủ động liên lạc, đàm phán lượng hàng hóa kho hạn, khơng trễ so với hóa đơn lâu Nhân viên kinh doanh nên trình ký giải trình chi 88 phí đúng, đủ trước hàng hóa kho Ban Giám đốc kiên khơng ký lùi ngày giải trình tạo ý nghĩ ỷ lại cho nhân viên kinh doanh Ban Kho từ chối nhận hàng hóa chưa có đủ hóa đơn, giải trình chi phí nhập hàng Làm điều tình trạng hàng hóa gửi kho khơng cịn, kho thuận tiện cho việc xếp, theo dõi hàng hóa thức tế; số sổ sách khớp với thực tế tránh tình trạng mất, thừa hàng hóa, hay thủ kho có ý đồ gian lận • Chú trọng vào việc đánh giá rủi ro Ban Giám đốc Trung tâm Phân phối cần tập trung xem xét lại việc đánh giá rủi ro chu trình mua hàng – tốn Đây chu trình xảy thường xuyên, hoạt động xuyên suốt doanh nghiệp thương mại, nên có đầu tư trí tuệ, thời gian, tài vào việc đánh giá rủi ro Lường trước nhiều rủi ro, phân loại chúng, đánh giá mức độ đưa kiểm soát bảo vệ đơn vị Trung tâm Phân phối nên có phận đảm nhiệm cơng việc thay ban hành lại quy trình, quy định cũ 4.3.3 Giải pháp cho hệ thống thông tin truyền thơng • Tinh giản thủ tục nhập mua hàng hóa, trình ký tốn Với xu số hóa, cơng nghệ hóa liệu, tác giả có số đề xuất nhằm đơn giản hóa quy trình, thủ tục chu trình mua hàng – tốn Đơn đặt hàng với nhà cung cấp hợp đồng nguyên tắc ký bên nên thêm chấp nhận tính xác thực cho đơn hàng đặt qua web nhà cung cấp Song song với việc tạo lập trang điện tử để khách hàng lên đó, tạo đơn hàng online với trung tâm phân phối Như tiết kiệm chi phí gửi chứng từ, thời gian đợi chứng từ ký bên, tránh rủi ro chứng từ Khi đơn hàng số hóa việc trình ký tốn giản lược file đính kèm Trình ký tốn giản lược cịn hóa đơn nhà cung cấp xuất, file phụ lục tốn chi tiết số tiền hóa đơn, biên bàn giao hàng hóa 4.3.4 Giải pháp cho hoạt động kiểm sốt • Ủy quyền, phân quyền; nới lỏng kiểm soát nghiệp vụ kiểm soát nhiều lần trước 89 Việc trình ký văn lên Ban Giám đốc nên qua pháp chế hợp đồng mới, văn có tính pháp lý, văn trao đổi thơng tin với bên đơn vị, văn đề nghị chuyển tiền, giải trình chi phí, đơn hàng có mẫu ban hành nên giản lược pháp chế ký nháy, qua văn thư kiểm soát thể thức văn Ủy quyền, giao quyền chủ động cho đầu Trưởng phịng/ban, Phó phịng/ban để phát huy tính chủ động công việc, phát huy lực, giảm tải áp lực cơng việc lên Ban Giám đốc Ví dụ: Giao hạn mức phê duyệt hạn mức công nợ cho Phó giám đốc chi nhánh hay Trưởng phịng Tài hay giao phần trăm lợi nhuận dự án mà Phó Giám đốc kinh doanh/Trưởng phịng kinh doanh chịu trách nhiệm xác nhận, Hơn nữa, Trưởng phịng, Phó Giám đốc chi nhánh quản lý sát cơng việc chun ngành nên với mức giao khả hồn tồn định thay cho Giám đốc Thêm vào đó, với phương hướng phát triển thành Cơng ty Phân phối Ban Giám đốc nên cân nhắc tới việc có ban kiểm sốt riêng Trung tâm, cung cấp, tư vấn thơng tin, cách xử lý, kiểm sốt, giám sát cho Ban Giám đốc 4.3.5 Giải pháp cho giám sát • Giao nhiệm vụ cho phịng kiểm sốt Tập đồn nên có mơ tả cơng việc rõ ràng cho nhân viên phịng kiểm sốt để khơng bị lãng phí nguồn nhân lực, áp dụng đánh giá cơng việc cách lập tiêu đánh giá chi tiết Sử dụng tối đa nguồn nhân lực để tăng cường kiểm sốt nội tốt Nhân phịng kiểm sốt Tập đồn ủy quyền cần thực hết nghĩa vụ mình, thường xuyên kiểm tra, giám sát cơng việc phịng ban, trung tâm Hơn nữa, họ cần sát tới hoạt động chi nhánh, trung tâm số lượng nhân viên rải rác khắp vùng miền gây khó khăn cho việc giám sát 4.4 Những điểm cịn hạn chế luận văn Bài viết hoàn thiện thời gian ngắn, phản ánh hoạt động doanh nghiệp thời kỳ nên phản ánh phần hoạt động doanh nghiệp, góc khuất, lỗ hổng kiểm sốt bị bỏ qua chưa xuất 90 Bài viết tác giả mục đích hồn thiện kiểm sốt nội bộ, cần cách nhìn nhà quản lý, quản trị có kinh nghiệm thân tác giả nhân viên mới, tuổi đời cịn trẻ nên cách nhìn khơng tồn diện, bao qt Góc nhìn tác giả từ vướng mắc, bất cập công việc gặp phải thực tế mà đề xuất giải pháp hoàn thiện, chưa áp dụng với Trung tâm Phân phối có quy mơ tổ chức khơng nhỏ (hướng phát triển thành Cơng ty Phân phối), cịn non nớt kinh nghiệm xử lý, quản lý công việc 4.5 Kết luận chung Trước xu toàn cầu hóa, hội nhập cách mạng lớn cơng nghệ, mức độ cạnh tranh hàng hóa, dịch vụ doanh nghiệp nước ngày khốc liệt Nền kinh tế nước ta có triển vọng hướng hòa nhập với kinh tế giới, tạo thách thức, rủi ro cho doanh nghiệp nội Bên cạnh ông lớn Viettel ln có đối thủ đáng gờm VINAPHONE, FPT, Thế Giới Di Động, không ngừng phát triển Do đó, muốn tồn phát triển lớn mạnh, doanh nghiệp cần có chiến lược phù hợp cơng tác quản lý đạt hiệu cao hay phải có kiểm soát nội hiệu lực, hiệu quả, hoạt động tốt Thực hiệu việc kiểm tra, kiểm soát sở vững cho nhà quản lý đối tượng quan tâm đưa định, kế hoạch kinh doanh đảm bảo lợi ích, phát triển doanh nghiệp Nhận thức cấp thiết đó, luận văn sâu nghiên cứu, kết hợp thực tiễn với lý thuyết để đặt giải vấn đề sau: Luận văn hệ thống hóa sở lý thuyết kiểm sốt nội nói chùng kiểm sốt nội chu trình mua hàng – tốn doanh nghiệp thương mại xuất nhập nói riêng Nghiên cứu thực trạng kiểm sốt nội chu trình mua hàng – tốn Chi Nhánh Cơng ty TNHH NN MTV thương mại xuất nhập Viettel - Trung tâm Phân phối, ưu điểm hạn chế việc kiểm soát Đưa giải pháp khắc phục hạn chế việc kiểm soát nội chu trình mua hàng – tốn để tăng cường hồn thiện cơng tác kiểm sốt nội Trung tâm Phân phối TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ tài Chính (2012), Chuẩn mực kiểm tốn Việt Nam số 315, Thơng tư số 214/2012/TT-BTC Đinh Hồi Nam (2016), “Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội doanh nghiệp tổng công ty đầu tư phát triển nhà đô thị”, luận án tiến sỹ, Học viện Tài Địa chỉ: https://m.hvtc.edu.vn/Portals/0/files/T3_2016/LUAN%20AN%20DINH%20HOAI %20NAM.pdf [Truy cập ngày 02/06/2020] Mai Đức Nghĩa (2012), Giới thiệu Báo cáo COSO 1992, Accouting Forum, Địa chỉ: http://accounting-forum.blogspot.com/2012/10/gioi-thieu-bao-cao-coso-1992- phan-2.html [Truy cập ngày 03/06/2020] Nguyễn Thanh Trang (2015), “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp ngành dịch vụ kỹ thuật dầu khí Việt Nam”, luận án tiến sỹ, Học viện Tài Chính Địa chỉ: https://www.slideshare.net/garmentspace/lun-n-tin-s-kinht-hon-thin-h-thng-kim-sot-ni-b-trong-cc-doanh-nghip-ngnh-dch-v-k-thut-du-kh-tivit-nam [Truy cập ngày 02/06/2020] Nguyễn Thị Kim Anh (2018), Bàn kiểm soát nội hiệu hoạt động doanh nghiệp, Tạp chí Tài chính, Địa chỉ: http://tapchitaichinh.vn/nghien-cuu-trao-doi/trao-doi-binh-luan/ban-ve-kiem-soat-noi-bo-va-hieu-qua-hoat-dong-cuacac-doanh-nghiep-137441.html [Truy cập ngày 02/06/2020] Quản lý trang (2019), Các nghiên cứu giới ảnh hưởng kiểm soát nội đến hiệu hoạt động quản lý tài ảnh hưởng việc ứng dụng công nghệ thông tin đến hiệu hoạt động đơn vị, Tạp chí Kế tốn Kiểm toán, số T3/2019, Địa chỉ: http://vaa.net.vn/cac-nghien-cuu-tren-the-gioi-veanh-huong-cua-kiem-soat-noi-bo-den-hieu-qua-hoat-dong-quan-ly-tai-chinh-cungnhu-anh-huong-cua-viec-ung-dung-cong-nghe-thong-tin-den-hieu-qua-hoat-dongcua-don-vi/ [Truy cập ngày 20/06/2020] Quốc Hội (2015), Điều 39 Luật Kế toán số 88/2015/QH1 Smart Train (2020), Vai trò chức kiểm toán nội doanh nghiệp, Smart Train Edu, Địa chỉ: https://smarttrain.edu.vn/vai-tro-va-chuc-nangcua-kiem-toan-noi-bo-trong-doanh-nghiep/ [Truy cập ngày 24/07/2020] ... DÂN -? ?? - TRẦN THỊ NHƯ QUỲNH KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TỐN TẠI CHI NHÁNH CƠNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN NHÀ NƯỚC MỘT THÀNH VIÊN THƯƠNG MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨU VIETTEL TRUNG TÂM PHÂN... NHƯ QUỲNH KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TỐN TẠI CHI NHÁNH CƠNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN NHÀ NƯỚC MỘT THÀNH VIÊN THƯƠNG MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨU VIETTEL TRUNG TÂM PHÂN PHỐI CHUYÊN NGÀNH:... DÂN -? ?? - TRẦN THỊ NHƯ QUỲNH KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TỐN TẠI CHI NHÁNH CƠNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN NHÀ NƯỚC MỘT THÀNH VIÊN THƯƠNG MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨU VIETTEL TRUNG TÂM PHÂN