Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng thanh toán tại công ty cổ phần xây dựng thép hải thanh

BỘ CÔNG THƯƠNG BỘ GIÁO DỤC & ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC CƠNG NGHIỆP TP.HCM KHOA KẾ TỐN - KIỂM TỐN ****** KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TỐN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG THÉP HẢI THANH Giảng viên hướng dẫn: ThS Nguyễn Thị Thanh Thủy Nhóm sinh viên thực hiện: Mã số SV Họ tên Lớp Giảng viên hướng dẫn 15081231 Huỳnh Thị Ánh Hồng ĐHKT 11I ThS Nguyễn Thị Thanh Thủy 15086951 Huỳnh Thị Diễm Kiều ĐHKT 11I ThS Nguyễn Thị Thanh Thủy 15065341 Đoàn Gia Linh ĐHKT 11I ThS Nguyễn Thị Thanh Thủy 15095981 Trần Thị Thy ĐHKT 11I ThS Nguyễn Thị Thanh Thủy 15098901 Võ Trường Vy ĐHKT 11I ThS Nguyễn Thị Thanh Thủy TP HCM, ngày 25 tháng 04 năm 2019       BỘ CÔNG THƯƠNG BỘ GIÁO DỤC & ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP.HCM KHOA KẾ TỐN - KIỂM TỐN ****** KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TỐN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG THÉP HẢI THANH Giảng viên hướng dẫn: ThS Nguyễn Thị Thanh Thủy Nhóm sinh viên thực hiện: Mã số SV Họ tên Lớp Giảng viên hướng dẫn 15081231 Huỳnh Thị Ánh Hồng ĐHKT 11I ThS Nguyễn Thị Thanh Thủy 15086951 Huỳnh Thị Diễm Kiều ĐHKT 11I ThS Nguyễn Thị Thanh Thủy 15065341 Đoàn Gia Linh ĐHKT 11I ThS Nguyễn Thị Thanh Thủy 15095981 Trần Thị Thy ĐHKT 11I ThS Nguyễn Thị Thanh Thủy 15098901 Võ Trường Vy ĐHKT 11I ThS Nguyễn Thị Thanh Thủy TP HCM, ngày 25 tháng 04 năm 2019         LỜI CẢM ƠN Với lòng biết ơn sâu sắc, em xin chân thành cảm ơn đến quý thầy (cô) Trường Đại học Công Nghiệp TPHCM, đặc biệt khoa Kế toán- Kiểm toán tận tâm dạy dỗ em suốt bốn năm học, truyền đạt cho em kiến thức quý báu Đặc biệt, em xin chân thành cảm ơn Nguyễn Thị Thanh Thủy nhiệt tình hướng dẫn giúp em hồn thành khóa luận tốt nghiệp Trong suốt thời gian thực tập công ty Cổ Phần Xây Dựng Thép Hải Thanh, em phần tìm hiểu, học hỏi kinh nghiệm thực tế quý báu việc thực công việc kế tốn doanh nghiệp nói chung đặc trưng cơng ty nhận thi cơng cơng trình nói riêng Hơn nữa, em q cơng ty tạo điều kiện tốt để tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội Đồng thời, để hồn thành khóa luận tốt nghiệp em xin chân thành cảm ơn Ban Giám đốc công ty Cổ Phần Xây Dựng Thép Hải Thanh anh chị cơng ty tận tình hướng dẫn, cung cấp tài liệu để em hồn thành tốt đề tài khóa luận tạo điều kiện cho em tiếp cận thực tế để bổ sung thêm kiến thức mà em học trường Do thời gian thực tập kiến thức cịn hạn hẹp nên em khơng tránh khỏi thiếu sót Vì em mong nhận góp ý thầy cơ, anh chị công ty để sửa đổi bổ sung vốn kiến thức cịn hạn chế Mặc dù kết góp nhặt khơng nhiều, góp phần bổ sung cho vốn kiến thức mà trước ngồi ghế nhà trường em chưa có điều kiện để tìm hiểu Một lần em kính chúc q thầy Trường Đại học Cơng Nghiệp TPHCM anh chị công ty Cổ Phần Xây Dựng Thép Hải Thanh dồi sức khỏe thành công công việc sống Kính chúc tất lời chúc tốt đẹp !         NHẬN XÉT (Của giảng viên hướng dẫn)             MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN MỤC LỤC DANH SÁCH CÁC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ 1 Lý chọn đề tài Mục tiêu nghiên cứu Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu .2 Cấu trúc đề tài Tính đề tài PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP .5 1.1 Khái niệm kiểm soát nội doanh nghiệp 1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội 1.1.2 Mục tiêu kiểm soát nội .6 1.1.3 Chức hệ thống kiểm soát nội 1.1.4 Các thành phần kiểm soát nội 1.1.4.1 Môi trường kiểm soát 1.1.4.2 Quy trình đánh giá rủi ro đơn vị 10 1.1.4.3 Thông tin truyền thông 11 1.1.4.4 Các hoạt động kiểm soát 12 1.1.4.5 Giám sát kiểm soát 14 1.1.5 Các hạn chế kiểm soát nội .15 1.2 Kiểm sốt nội chu trình mua hàng 16 1.2.1 Khái quát chu trình mua hàng .16 1.2.1.1 Khái niệm 16 1.2.1.2 Đặc điểm 16 1.2.1.3 Chức chu trình mua hàng 17 1.2.2 Kiểm sốt nội chu trình mua hàng 18 1.2.2.1 Mục tiêu kiểm sốt nội chu trình mua hàng 18     1.2.2.2 Các sai phạm xảy chu trình mua hàng .19 1.2.2.3 Các thủ tục kiểm soát nội chu trình mua hàng 20 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TỐN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG THÉP HẢI THANH 24 2.1 Giới thiệu sơ lược công ty 24 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển cơng ty 24 2.1.2 Cơ cấu tổ chức quản lý công ty 27 2.1.2.1 Sơ đồ tổ chức 27 2.1.2.2 Chức nhiệm vụ phận 27 2.1.3 Cơ cấu tổ chức phịng kế tốn cơng ty 29 2.1.3.1 Sơ đồ tổ chức 29 2.1.3.2 Chức nhiệm vụ 29 2.1.4 Các sách kế tốn áp dụng công ty .33 2.1.4.1 Hình thức kế tốn áp dụng cơng ty .33 2.1.4.2 Niên độ kế toán 35 2.1.4.3 Đơn vị tiền tệ áp dụng .35 2.1.4.4 Phương pháp hàng tồn kho 35 2.1.4.5 Phương pháp nộp thuế giá trị gia tăng .36 2.1.5.6 Phương pháp tính khấu hao TSCĐ 36 2.2 Thực trạng kiểm soát nội quy trình mua hàng – tốn cơng ty Cổ Phần Xây Dựng Thép Hải Thanh 36 2.2.1 Đặc điểm mua hàng tốn cơng ty Cổ Phần Xây Dựng Thép Hải Thanh 36 2.2.1.1 Các hoạt động .37 2.2.1.2 Các thủ tục kiểm soát hoạt động toán 51 2.2.1.3 Kiểm sốt mơi trường xử lý thơng tin máy tính 55 2.2.2 Một số rủi ro thường gặp ……………………………………………… 56 2.2.3 Bộ phận kiểm toán nội 57 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TỐN TẠI CƠNG TY .59 3.1 Nhận xét hệ thống kiểm sốt nội chu trình mua hàng - tốn cơng ty 59 3.1.1 Mơi trường kiểm sốt 59     3.1.2 Hệ thống kế tốn việc quản lý thơng tin .61 3.1.3 Thủ tục kiểm soát 62 3.1.4 Bộ phận kiểm toán nội 63 3.2 Những đề xuất nhằm tăng cường hiệu hệ thống kiểm sốt nội chu trình mua hàng – tốn Cơng ty Cổ phần Xây Dựng Thép Hải Thanh .63 3.2.1 Mơi trường kiểm sốt 63 3.2.2 Hệ thống kế tốn việc quản lý thơng tin .64 3.2.3 Thủ tục kiểm soát 64 3.2.4 Kiểm toán nội .69 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 71 Kết luận đề tài nghiên cứu 71 Hướng phát triển đề tài 71 TÀI LIỆU THAM KHẢO     DANH SÁCH CÁC CHỮ VIẾT TẮT   Từ viết tắt Nội dung ĐH Đặt hàng GTGT Giá trị gia tăng HĐ Hóa đơn NCC Nhà cung cấp HTKSNB Hệ thống kiêm soát nội KTT Kế tốn trưởng CCDC Cơng cụ dụng cụ TSCĐ Tài sản cố định PC Phiếu chi PGH Phiếu giao hàng PNK Phiếu nhập kho PYCMH Phiếu yêu cầu mua hàng TGĐ Tổng Giám đốc TK Tài khoản TNDN Thu nhập doanh nghiệp TTĐB Tiêu thụ đặc biệt TNCN Thu nhập cá nhân   DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức quản lý công ty Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tổ chức phịng kế tốn Sơ đồ 2.3: Sơ đồ hình thức kế tốn cơng ty Sơ đồ 2.4: Sơ đồ Nhật ký chung Sơ đồ 2.5: Lưu đồ xử lý nhận hàng ghi nhận nợ phải trả mua hàng trả sau Sơ đồ 2.6: Lưu đồ xử lý hoạt động toán mua hàng trả sau   Phần I: Đặt vấn đề  Đề tài: HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TỐN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG THÉP HẢI THANH PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ Lý chọn đề tài Hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp có vai trị quan trọng Nó tảng để hoạt động thông thường diễn cách hiệu hiệu Đây lý kiểm tốn viên quan tâm đến hệ thống kiểm soát nội tiến hành kiểm toán đơn vị Việc tìm hiểu hệ thống kiểm sốt nội doanh nghiệp giúp cho người nghiên cứu hiểu cách thức làm việc đặc thù phận, phòng ban doanh nghiệp mối tương tác phần, phòng ban với Từ đó, có nhìn tương đối tổng quan hoạt động doanh nghiệp nói chung chu trình, phần hành nói riêng doanh nghiệp Hiện tại, công ty Cổ Phần Xây Dựng Thép Hải Thanh hoạt động kinh doanh chủ yếu hoạt động thương mại Chính mà chu trình mua hàng – tốn chu trình quan tâm Việc kiểm sốt chi phí đầu vào phần trọng yếu cơng tác quản trị cơng ty Vì phần lớn lượng chi phí phát sinh q trình kinh doanh cơng ty nằm chu trình Nếu cơng tác kiểm sốt nội chu trình mua hàng – toán tiến hành cách hợp lý, hiệu giúp hạn chế việc nguồn lực bị thất thoát khâu đầu vào sai lệch nghiêm trọng việc xác định kết kinh doanh khâu đầu Bên cạnh đó, khóa luận tốt nghiệp chuyên đề nghiên cứu công ty trước đây, công tác kiểm sốt nội chu trình mua hàng – toán chưa nghiên cứu, đề cập Căn lý nên đến lựa chọn cho đề tài làm khóa luận tốt nghiệp Đề tài mang tên: “Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội chu trình mua hàng – tốn cơng ty Cổ Phần Xây Dựng Thép Hải Thanh GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh Thủy Trang 1 Phần II: Nội dung kết nghiên cứu CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TỐN TẠI CÔNG TY 3.1 Nhận xét hệ thống kiểm sốt nội chu trình mua hàng - tốn cơng ty 3.1.1 Mơi trường kiểm sốt  Ưu điểm: - Ban quản lý công ty người có kinh nghiệm lâu năm lĩnh vực kinh doanh thương mại gắn bó lầu dài Cơng ty, đặc biệt Giám đốc – ơng Lê Quang Bình Chính mà Ban quản lý am hiểu cơng tác quản lý nội cần phải thực công ty Những nhân viên làm việc Công ty tuyển chọn kỹ càng, có lực đạo đức Cơng ty cịn tạo điều kiện cho nhân viên học thêm, nâng cao kỹ nghiệp vụ có sách đãi ngộ hợp lý Đây nhân tố quan trọng, giúp vận hành hệ thống kiểm soát nội cách tốt - Về cấu tổ chức  Mọi phòng ban Công ty phân cấp quản lý tương xứng với nhiệm vụ giao Tất hoạt động Cơng ty Giám đốc phân chia, san sẻ cho Phó Giám đốc Giám đốc người có nhìn tổng quan nắm bắt tình hình hoạt động Cơng ty thời điểm Hơn nữa, phịng ban có mối quan hệ mật thiết chặt chẽ với tạo thành thể thống điều kiện cho việc thực mục tiêu chung Công ty Cụ thể chu trình mua hàng – tốn Phịng Kinh doanh nơi cung cấp thông tin đầu vào cho Phịng Kế tốn, cịn Phịng Kế tốn nơi lưu thơng tin cần thiết cho Phịng Kinh doanh - Bảo vệ tài sản đơn vị Hệ thống KSNB bảo vệ tài sản đơn vị (bao gồmtài sản cố định hữu hình tài sản cố định vơ hình) tài sản phi vật chất sổ sách kế toán, tài liệu quan trọng…khỏi bị đánh cắp, hư hại bị lạm dụng vào mục đích khác - Bảo đảm độ tin cậy thông tin: GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh Thủy Trang 59 Phần II: Nội dung kết nghiên cứu Thông tin kinh tế tài máy kế tốn xử lý tổng hợp quan trọng cho việc hình thành định nhà quảnlý thơng tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời thời gian, tính xácvà độ tin cậy thực trạng hoạt động phản ánh đầy đủ khách quan nội dung kinhtế chủ yếu hoạt động - Bảo đảm việc thực chế độ pháp lý: Hệ thống kiểm soát nội thiết kế doanh nghiệp phải đảm bảo định chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp phải tuân thủ mức - Bảo đảm hiệu hoạt động lực quản lý: Các trình kiểm soát đơn vị thiết kế nhằm ngăn ngừa lặp lại không cần thiết  Nhược điểm - Hiện cơng tác dự tốn Cơng ty cịn hạn chế, cơng ty lập bảng kế hoạch tiêu thụ hàng năm Còn lại, chu trình khác khơng có lập dự tốn Có thể nhận thấy, Cơng ty chưa thực quan tâm mức đến cơng tác nghiên cứu tình hình hoạt động cơng ty Chỉ có cố xảy Cơng ty tiến hành tìm ngun nhân mà khơng có chuẩn bị từ trước để hạn chế thiệt hại Điều làm cho Công ty giải kịp thời trước diễn biến khó lường thị trường - Ngồi ra, liên quan đến vấn đề khách hàng hay nhà cung cấp Công ty hay bị thụ động công tác nghiên cứu thị trường hay phận chịu trách nhiệm mảng chưa trọng Cụ thể quy trình, sách liên quan đến tìm kiếm khách hàng hay lựa chọn nhà cung cấp chưa quy định thành văn bản, hay quy định chưa thật rõ ràng cụ thể bước cần phải tiến hành Công ty thường vào thông tin “đầu nguồn” để chọn lựa nhà cung cấp hay nhà cung cấp chủ động tiếp cận không thực khảo sát, thâm nhập thị trường Đây khó khăn cho Cơng ty khơng đủ nguồn nhân lực có chun mơn để thực cơng tác - Khi tìm hiểu hệ thống KSNB khách hàng kế toán cần nhận thức hệ thống KSNB dù có thiết kế hồn hảo đến đâu ngăn ngừa phát sai phạm xảy ra, hạn chế cố hữu hệ thống KSNB: GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh Thủy Trang 60 Phần II: Nội dung kết nghiên cứu  Các thủ tục kiểm soát thường tác động đến nghiệp vụ xảy thườngxuyên mà có tác động với nghiệp vụ bất thường;  Sai sót người thiếu ý, đãng trí thực chức năng, nhiệm vụ, hoặcdo không hiểu rõ yêu cầu công việc;  Khả hệ thống kiểm sốt nội khơng phát thông đồng thànhviên Ban quản lý nhân viên với người khác hay đơn vị;  Hệ thống kiểm soát nội thường dễ bị vơ hiệu hóa nhà quản lý;  Các thủ tục kiểm soát thường dễ bị lạc hậu theo thời gian có đối phó ngườibị kiểm sốt Chính hạn chế nói khiến cho hệ thống KSNB đảm bảo tuyệt đối mà đảm bảo hợp lý việc đạt mục tiêu đơn vị Hệ thống KSNB ngăn ngừa phát sai sót, gian lận khơng thể đảm bảo chúng khơng xảy Chính vây, hệ thống KSNB dù hữu hiệu đến đâu tồn rủi ro định 3.1.2 Hệ thống kế tốn việc quản lý thơng tin  Ưu điểm - Bộ máy kế tốn cơng ty Cổ phần Xây Dựng Thép Hải Thanh đơn giản, dễ hiểu, dễ thực Vì việc quản lý thơng tin tối ưu hóa đảm bảo tính an tồn thơng tin quan trọng bảo mật an tồn khơng bị rị rỉ bên ngồi - Các chế độ kế tốn ln cập nhật, tạo điều kiện cơng tác hạch tốn cung cấp thông tin cho Ban lãnh đạo Công ty đối tượng bên ngồi Cơng ty, tránh sai phạm khơng đáng có ảnh hưởng đến uy tín hoạt động ổn định Công ty - Hiện tại, Công ty sử dụng phần mềm kế toán máy Misa, điều giúp cho kế toán xử lý nghiệp vụ xác, giảm bớt khối lượng đơn giản hóa cơng việc Và nhân viên phịng kế tốn có tài khoản mật riêng để truy cập - Việc tổ chức chứng từ, sổ sách kế tốn Cơng ty phù hợp với quy định pháp luật Đồng thời có giảm thiểu chứng từ khơng cần thiết Chứng từ sử dụng chu trình mua hàng – toán tập hợp theo nội dung, cá nhân phụ trách phần chịu trách nhiệm quản lý chứng từ phần Các chứng từ GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh Thủy Trang 61 Phần II: Nội dung kết nghiên cứu đóng thành lưu trữ, bảo quản cẩn thận khơng để lẫn với chu trình khác Bên cạnh đó, cuối tháng sổ kế tốn quan trọng in đóng thành Điều giúp cho phận bên lẫn tổ chức bên ngồi Cơng ty kiểm tra theo dõi thuận tiên có nhu cầu  Nhược điểm - Việc phân quyền truy cập liệu tháo tác quyền hạn cho phần hành chưa thực nghiêm ngặt Cụ thể nhân viên Phịng Kế tốn cài đặt phần mềm kế toán máy, nhân viên kế toán can thiệp trực tiếp lên phần hành nhân viên kế toán khác phần hành khơng thuộc phạm vi mà nhân viên quản lý Điều nguy hiểm nhân viên lợi dụng điểm yếu để thay đổi thơng tin nhằm biển thủ tài sản có xảy sai sót q trình nhập liệu việc quy trách nhiệm cho thời gian phải kiểm tra lại lịch sử truy cập - Phần mềm Misa mà Công ty sử dụng phiên Misa 2017, có phiên Misa 2019 với nhiều nâng cấp Điều nhiều có ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc nhân viên với khả liệu thực gặp vấn đề 3.1.3 Thủ tục kiểm soát  Ưu điểm: a) Hoạt động đặt hàng: Khâu đặt hàng thực Bộ phận kinh doanh giúp giảm thiểu tối đa thời gian cho khâu đặt hàng tránh tình trạng hàng hóa đến chậm trễ q trình lập đơn đặt hàng chưa hoàn thành Về chứng từ khâu đặt hàng có đầy đủ chữ ký bên liên quan b) Hoạt động nhận hàng nhập kho: Lúc nhận hàng có tham gia kiểm nhận nhân viên công ty nên hạn chế tình trạng hàng bị lỗi c) Hoạt động ghi nhận hóa đơn theo dõi cơng nợ Cơng tác kiểm sốt chi phí thể rõ hoạt động thực cách nghiêm ngặt Việc kiểm tra giá hóa đơn với đơn đặt hàng nhà GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh Thủy Trang 62 Phần II: Nội dung kết nghiên cứu cung cấp chấp nhận từ trước thể đơn đặt hàng mà nhân viên kiểm tra đánh dấu xác nhận kiểm tra giá lên mặt hàng Thủ tục đánh giá cao có chức kiểm sốt chi phí hiệu việc phải ký xác nhận giúp cho nhân viên có ý thức làm việc cao độ, tránh tình trạng làm qua loa cho xong việc Bên cạnh đó, cơng tác kiểm sốt chi phí vận chuyển, bốc xếp cách quy định đơn giá hiệu mà hạn chế tình trạng khai báo khống loại chi phí Phịng Kinh doanh hỗ trợ Phịng Kế tốn việc kiểm tra hợp lệ hóa đơn đầu vào để hạn chế trường hợp Cơ quan thuế khơng chấp nhận hóa đơn khơng quy định Các hóa đơn sau nhập liệu đánh dấu chứng minh nhập liệu giúp hạn chế việc nhập liệu nhiều lần cho hóa đơn 3.1.4 Bộ phận kiểm tốn nội Việc cơng ty chưa có phận kiểm tốn nội làm cho việc phát sai sót gian lận có hoạt động bị yếu nhiều Nhưng việc hình thành phận kiểm tốn nội tăng thêm chi phí cho Cơng ty nên Ban lãnh đạo phải cân nhắc lợi ích chi phí mà phận đem lại Xét thấy, quy mô công ty chưa đủ lớn phương thức hoạt động kinh doanh chủ yếu khơng phức tạp, nên việc khơng có phận kiểm tốn nội khơng q quan trọng Đây điểm yếu chấp nhận 3.2 Những đề xuất nhằm tăng cường hiệu hệ thống kiểm sốt nội chu trình mua hàng – tốn Cơng ty Cổ phần Xây Dựng Thép Hải Thanh Thông qua ưu điểm tồn hệ thống kiểm soát nội phân tích trên, nhận định hệ thống kiểm sốt nội chu trình mua hàng – tốn Cơng ty hoạt động mức độ bình thường Và để hệ thống kiểm soát nội chu trình mua hàng – tốn Cơng ty hoạt động tối ưu nữa, tơi có đề xuất nhằm cải thiện hiệu chu trình mua hàng – tốn sau: 3.2.1 Mơi trường kiểm sốt Công ty nên đầu tư vào hoạt động nghiên cứu thị trường, có sách, quy trình rõ ràng để lựa chọn nhà cung cấp có đủ lực cung cấp mặt hàng GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh Thủy Trang 63 Phần II: Nội dung kết nghiên cứu chủ lực Công ty với giá hợp lý Để làm điều đó, Cơng ty phải ý đến nhân viên phải có trình độ chun mơn lĩnh vực này, trao đổi kinh nghiệm công tác cơng ty khác hay tuyển thêm nhân viên có lực Về cơng tác lập dự tốn kế hoạch nên lập thêm cho hoạt động khác hoạt động tiêu thụ Riêng tổ chức Phòng Kinh doanh, tương lai Công ty thực dự án mở rộng quy mơ kinh doanh Giám đốc Cơng ty bàn bạc với Ban Giám đốc để cấu, xếp lại để tối ưu hóa hoạt động phận Vì Cơng ty doanh nghiệp tiềm địa bàn Tỉnh với bề dày hoạt động, khả thi để tiến hành mở rộng hoạt động Công ty Và Phòng Kinh doanh cánh tay đắc lực giúp cho Ban Giám đốc thực dự án tương lai Cần phân chia nhân viên Phịng thành nhóm chun mơn hóa cao cơng việc cần làm 3.2.2 Hệ thống kế tốn việc quản lý thông tin Liên quan đến hệ thống kế tốn quản lý thơng tin việc cần làm thời gian tới đại hóa, nâng cấp phần mềm, máy móc thiết bị Phần mềm kế toán Misa 2017 nên nâng cấp lên Misa 2019 Tuy ban đầu thời gian để làm quen thành thạo phiên đem lại nhiều tiện lợi, giúp cho công việc Phịng Kế tốn hiệu Phiên Misa 2019 giúp tiết kiệm thời gian công sức hơn, giúp kế toán trưởng, giám đốc,… kiểm sốt tình hình cơng ty tốt Ngồi ra, sử dụng phần mềm kế tốn cần lập dự phòng để đề phòng phần mềm bị trục trặc hay hành động phá hoại từ bên ngồi Tùy theo khối lượng cơng việc thơng thường phải thực mà Công ty chọn khoảng thời gian thực lưu cho phù hợp, không nên lớn mức hàng tuần Đồng thời, hệ thống máy tính phịng nên nâng cấp, bảo dưỡng định kỳ, cài đặt phần mềm diệt virus chất lượng có quyền để đảm bảo cơng việc thực cách ổn định 3.2.3 Thủ tục kiểm sốt a) Hồn thiện kiểm sốt hoạt động đặt hàng: GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh Thủy Trang 64 Phần II: Nội dung kết nghiên cứu Đối với hoạt động công ty cần thêm số chứng từ cần thiết như: phiếu yêu cầu mua vật tư hàng hóa, Việc giúp cho khâu đặt hàng quản lý chặt chẽ hơn, có tính minh bạch tránh số rủi ro khâu Cụ thể phiếu yêu cầu mua vật tư hàng hóa đơn đặt hàng lập sau: - Phiếu yêu cầu mua vật tư, hàng hóa: thủ kho lập, ghi rõ loại mặt hàng, số lượng cần mua, số lượng tồn kho tại, ghi loại hàng cần thiết - Đơn đặt hàng: Phòng Kinh doanh lập, ghi rõ chủng loại mặt hàng, số lượng cần mua, giá loại hàng, nơi giao hàng người có trách nhiệm nhận hàng Đây chứng từ quan trọng giai đoạn công tác đối chiếu thông tin người bán Công ty Và đơn đặt hàng lập sở phiếu yêu cầu mua hàng xét duyệt Ngoài ra, muốn hoạt động mua hàng Công ty trở nên hiệu Cơng ty nên xây dựng quy trình chọn lựa người bán đặt hàng phù hợp, xây dựng quy trình xét duyệt đặt hàng, xây dựng cập nhật thường xuyên danh sách người bán chấp thuận ưu tiên chọn người bán danh sách Và đặc biệt, cần lập báo cáo người bán gồm thơng tin có tính chất tài số tiền phải trả người bán, thơng tin khơng có tính chất tài số lần doanh nghiệp giao dịch với người bán, đánh giá mức độ tin cậy ổn định bán hàng người bán Báo cáo cần cho mục đích tìm kiếm lựa chọn người bán phù hợp cho đặt hàng b) Hồn thiện kiểm sốt hoạt động nhận hàng nhập kho Bộ phận nhận hàng phải lập PNK nhận hàng PNK phải đánh số trước, PNK cần tham chiếu thêm số HĐ GTGT người bán, ĐĐH, Hợp đồng gửi tất chứng từ liên quan sang phận kế tốn để tiến hành hạch tốn Trong q trình giao nhận hàng, cơng ty cần có Biên kiểm tra chất lượng hàng hóa để xác nhận hàng Việc vừa đảm bảo tuân thủ quy định chuẩn mực chế độ kế toán hành, vừa phù hợp với tình hình thực tế cơng ty c) Hồn thiện kiểm sốt hoạt động chấp nhận hóa đơn theo dõi cơng nợ Đối với chi phí bốc xếp, vận chuyển th ngồi khơng có hóa đơn đầu vào ghi nhận, có quy định Công ty đơn giá theo mặt hàng để đảm bảo tiền Công ty khơng bị thất Phó Giám đốc nên ủy quyền cho Trưởng phòng kinh doanh kiểm tra đột xuất, thăm dị ý kiến nhân cơng bốc GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh Thủy Trang 65 Phần II: Nội dung kết nghiên cứu xếp, vận chuyển khoản tiền mà họ nhận sau chuyến vận chuyển, bốc xếp hàng hóa cho Cơng ty Khi nhận HĐ GTGT NCC, tất HĐ cần đánh số theo thứ tự để sau tiện cho việc kiểm tra tính liên tục chứng từ, giúp xác định việc tất hố đơn nhận được hạch toán, dễ dàng theo dõi cần thiết Kế tốn có trách nhiệm kiểm tra chi tiết nội dung loại chứng từ nhận được, kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ chúng, HĐ GTGT trước ghi nhận nợ phải trả Trên HĐ cần ghi tham chiếu số ĐĐH/HĐ/PNK để tiện kiểm tra, đối chiếu theo dõi chứng từ Kế tốn có trách nhiệm lưu giữ chung chứng từ liên quan trước hạch toán Việc kiểm tra kĩ HĐ với ĐĐH đảm bảo tất hoá đơn, vốn sở để toán cho nhà cung cấp, liên quan đến giao dịch mua hàng hợp lệ nhận hàng Trong q trình hạch tốn, kế tốn cần phân loại khoản nợ, ngắn hạn hay dài hạn; phân rõ khoản ứng trước cho người bán hay phải trả,…khơng góp phần theo dõi thực tốn cơng nợ phải trả tốt hơn, mà cịn giúp cho việc lập BCTC dễ dàng Định kỳ, kế tốn cần phải đối chiếu sổ tổng hợp cơng nợ phải trả với số liệu chi tiết NCC, từ phát kịp thời sai sót ghi sổ hạch tốn để sửa chữa Giải pháp 1: Sử dụng Phiếu giao nhận tài liệu Để đám bảo nghiệp vụ mua hàng phát sinh ghi nhận cách đầy đủ, công ty cần quy định thời gian luân chuyển chứng từ mua hàng phịng Kế tốn, chẳng hạn vịng ngày kể từ q trình mua hàng hồn tất, trường hợp phát sinh vấn đề cần xin ý kiến Giám đốc Khi thu thập chứng từ mua hàng, đặc biệt chứng từ có giá trị lớn, nội dung phức tạp, phịng Kế tốn nên sử dụng Biên giao nhận tài liệu làm chứng minh việc giao nhận tài liệu thực quy trách nhiệm trrong trường hợp tài liệu bị thất lạc: GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh Thủy Trang 66 Phần II: Nội dung kết nghiên cứu Mẫu Biên giao nhận tài liệu đề xuất: CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG THÉP HẢI THANH 135 Đường số 14, Phường 8, Quận Gò Vấp, Tp Hồ Chí Minh BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU Số: …/BBGNTL18 Hôm nay, ngày…tháng…năm Tại: Bên giao: Chức vụ: Bên nhận: Chức vụ: Đã tiến hành giao nhận tài liệu nội dung chi tiết sau: STT Nội dung tài liệu Số chứng từ Số Số tờ Ghi … Biên lập thành 02 bản, bên giữ 01 ĐẠI DIỆN BÊN GIAO ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN Giải pháp 2: Sử dụng Phiếu theo dõi tốn hóa đơn Đối với hợp đồng có liên quan đến nhiều hóa đơn khác thường toán lần sau khoảng thời gian định Để theo dõi q trình tốn thuận lợi hơn, dễ dàng công tác đối chiếu kiểm tra kế tốn cơng ty hàng tháng lập Phiếu theo dõi tốn hóa đơn nhà cung cấp để tránh rủi ro bỏ sót có hóa đơn chưa toán GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh Thủy Trang 67 Phần II: Nội dung kết nghiên cứu Mẫu Phiếu theo dõi tốn hóa đơn đề xuất: CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG THÉP HẢI THANH 135 Đường số 14, Phường 8, Quận Gò Vấp, Tp Hồ Chí Minh PHIẾU THEO DÕI THANH TỐN HĨA ĐƠN Tháng …… Năm …… Nhà cung cấp: ……………… Mã NCC: ………………… Hóa đơn Số Ngày Số tiền Đơn đặt hàng Chiết Phải khấu trả Số Ngày Đã toán Ghi TỔNG CỘNG TP.Hồ Chí Minh, ngày ….tháng … năm… Người lập biểu c) Hồn thiện kiểm sốt hoạt động toán Trước toán, cần phê duyệt cam kết toán để xác định thời gian toán, theo dõi tiền mặt quỹ để dảm bảo khả chi trả hạn Kế toán cần theo dõi chi tiết nợ phải trả cho NCC cụ thể nên lưu giữ danh sách NCC đến hạn toán Khi đến hạn, kế toán phải trình khơng hố đơn mà đơn đặt hàng biên nhận hàng cho người có thẩm quyền ký duyệt tốn Nhân viên mua hàng có trách nhiệm phải thơng báo cho phận kế tốn thay đổi liên quan đến việc mua hàng dẫn đến việc thay đổi tốn GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh Thủy Trang 68 Phần II: Nội dung kết nghiên cứu như: chiết khấu, thay đổi thời hạn tốn,… Ngồi ra, thay đổi cần uỷ quyền thích hợp trước thay đổi việc toán Chỉ tốn khi: có đầy đủ chứng từ hợp lệ có phê duyệt người có thẩm quyền Ngồi ra, Phịng Kế tốn nên đề xuất với Giám đốc tuyển dụng thêm nhân viên kế toán để chia sẻ cơng việc kế tốn trưởng Điều giảm bớt gánh nặng cho kế toán trưởng nâng cao suất, tránh xảy sai sót nhầm lẫn lúc làm Vì có thêm người làm kế tốn tiền nên Kế tốn trưởng phải phân cơng cơng việc rõ ràng cho người Có thể người làm thu chi tiền mặt, người chuyên làm tiền gửi người phụ trách theo dõi nhà cung cấp, khách hàng khác 3.2.4 Kiểm tốn nội Nếu quy mơ phát triển đồng thời xét thấy lợi ích lớn chi phí bỏ Cơng ty nên lập phận kiểm toán nội Bộ phận gồm thành viên làm việc lâu năm phận Cơng ty tuyển thêm nhân viên có kiến thức chun mơn kiểm tốn GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh Thủy Trang 69 Phần II: Nội dung kết nghiên cứu KẾT LUẬN CHƯƠNG Qua tìm hiểu HT KSNB chu trình mua hàng tốn cơng ty Cổ Phần Thép Hải Thanh, chương nêu lên cần thiết, mục tiêu giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB cơng ty Ngồi giải pháp kiến nghị chung cho cơng ty, chương chủ yếu tập trung hồn thiện hệ thống KSNB chu trình mua hàng tốn, khơng tạo sở cho cán nhân viên công ty thực tốt nhiệm vụ đề mà cịn giúp Ban lãnh đạo cơng ty ngăn ngừa phát rủi ro, gian lận sai sót xảy Hi vọng giải pháp mà em đưa áp dụng hiệu cho hoạt động kinh doanh quản lý công ty GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh Thủy Trang 70 Phần III: Kết luận kiến nghị PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ Kết luận đề tài nghiên cứu Qua thời gian đến thực tập trực tiếp công ty Cổ Phần Xây Dựng Thép Hải Thanh để tìm hiểu hệ thống kiểm sốt nội chu trình mua hàng – tốn kết hợp với tảng kiến thức đào tạo trường, đề tài đạt kết phạm vi nghiên cứu sau: - Hệ thống hóa lại lý luận hệ thống kiểm soát nội vai trị chu trình mua hàng – tốn Từ đó, có nhìn tổng quan hệ thống kiểm soát nội thực tế, thấy linh hoạt việc áp dụng lý thuyết vào thực tế cho phù hợp với quy mô điều kiện kinh doanh công ty - Thông qua thông tin tổng hợp được, tiến hành mô tả phần nét hệ thống kiểm sốt nội đánh giá mức độ hiệu hoạt động kiểm sốt chu trình mua hàng – tốn cơng ty Cổ Phần Xây Dựng Thép Hải Thanh Quá đề xuất giải pháp khả thi để góp phần hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội chu trình mua hàng – tốn công ty - Mục tiêu ban đầu đề thực đề tài gặp nhiều hạn chế thời gian tiếp xúc thực tế, tìm hiểu kỹ thủ tục kiểm sốt khơng có nhiều, việc tìm hiểu chủ yếu thực qua vấn quan sát Bên cạnh đó, hạn chế kiến thức lực tổng hợp phân tích cá nhân ảnh hưởng đến chất lượng nghiên cứu Tôi hy vọng thông qua đề tài nghiên cứu giúp cơng ty nhìn nhận điểm yếu cịn tồn Từ đó, đề tài tài liệu tham khảo mà cơng ty sử dụng để đưa biện pháp hạn chế điểm yếu nhằm nâng cao hiệu hoạt động hệ thống kiểm soát nội Hướng phát triển đề tài Từ nội dung nghiên cứu kết đạt được, tơi có kiến nghị nhằm phát triển hướng đề tài sau: - Mở rộng phạm vi nghiên cứu, đặt vị trí hệ thống kiểm sốt nội chu trình mua hàng – toán mối quan hệ với chu trình khác cơng ty chu trình bán hàng – thu tiền Và nghiên cứu hiệu hệ thống kiểm soát nội mối tương quan với chi phí bỏ để thiết lập trì hệ thống kiểm sốt nội - Nghiên cứu sâu áp lực mà nhân viên thường gặp phải nguy để xảy gian lận, sai sót chu trình mua hàng – tốn - Tìm hiểu thủ tục kiểm sốt mà cơng ty sử dụng mơi trường làm việc máy tính, đặc biệt thủ tục sử dụng phần mềm kế toán Misa Phịng Kế tốn, cụ thể kiểm sốt nhập liệu, xử lý kết xuất thông tin GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh Thủy Trang 71 Phần III: Kết luận kiến nghị - Nghiên cứu thủ tục kiểm sốt sử dụng hình thức mua hàng nhập khẩu, nhập ủy thác - Nghiên cứu hệ thống kiểm sốt nội cơng ty có quy mơ lớn lĩnh vực kinh doanh khác dịch vụ hay chuyên sản xuất GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh Thủy Trang 72 TÀI LIỆU THAM KHẢO Các tài liệu, sổ sách, chứng từ kế tốn Cơng ty Cổ Phần Xây Dựng Thép Hải Thanh, địa 135 Đường số 14, Phường 8, Quận Gị Vấp, Tp Hồ Chí Minh, Việt Nam Tài liệu hướng dẫn khóa luận tốt nghiệp Khoa Kế toán – Kiểm toán Trường Đại học Cơng nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh Thơng báo khóa luận tốt nghiệp, 2019 Khoa Kế tốn – Kiểm tốn Đại học Cơng nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh [Truy cập ngày: 16 tháng 04 năm 2019] TS Trần Duy Vũ Ngọc Lan cộng sự, 2018 Hệ thống thơng tin kế tốn phần Đại học Cơng nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh Nguyễn Thị Hương Lan, 2017 Hoàn thiện hệ hệ thống kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn cơng ty Cổ Phần Hương Thủy [Truy cập ngày:10 tháng 08 năm 2017] Nguyễn Trương Anh Phụng, 2014 Hồn thiện quy trình kế tốn mua hàng cơng ty Minh Tâm, Khóa luận tốt nghiệp Đại học kinh tế TPHCM ... kiểm soát nội quy trình mua hàng – tốn công ty Cổ Phần Xây Dựng Thép Hải Thanh 2.2.1 Đặc điểm mua hàng tốn cơng ty Cổ Phần Xây Dựng Thép Hải Thanh Lĩnh vực hoạt động chủ yếu Công Ty Cổ phần Xây. .. TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TỐN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG THÉP HẢI THANH 2.1 Giới thiệu sơ lược cơng ty 2.1.1 Q trình hình thành phát triển công ty Công ty cổ phần. .. công ty kêu gọi vốn định thành lập công ty với tên gọi công ty Cổ Phần Xây dựng Thép Hải Thanh, chuyên mua bán vật liệu xây dựng nhận thi cơng cơng trình Công ty Cổ Phần Xây Dựng Thép Hải Thanh