HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH TM MTV ĐỒNG TÂM – CHI NHÁNH TPHCM

BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP HCM KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH TM MTV ĐỒNG TÂM – CHI NHÁNH TPHCM Giảng viên hướng dẫn ThS Nguyễn Thành Tài Sinh viên thực hiện Mã số SV Họ tên Lớp 14064631 Hồ Như Quỳnh ĐHKT10F TP HCM, THÁNG 052018 LỜI CẢM ƠN Qua thời gian thực tập tại Công ty TNHH MTV TM ĐỒNG TÂM – CHI NHÁNH TP HCM, em đã được tiếp xúc với môi trường và công việc thực tế của n.

BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP.HCM KHOA KẾ TỐN – KIỂM TỐN ****** KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH TM MTV ĐỒNG TÂM – CHI NHÁNH TPHCM Giảng viên hướng dẫn: ThS Nguyễn Thành Tài Sinh viên thực hiện: Mã số SV Họ tên Lớp 14064631 Hồ Như Quỳnh ĐHKT10F TP.HCM, THÁNG 05/2018 LỜI CẢM ƠN Qua thời gian thực tập Công ty TNHH MTV TM ĐỒNG TÂM – CHI NHÁNH TP.HCM, em tiếp xúc với môi trường cơng việc thực tế nghề kế tốn để tiếp thu nhiều kiến thức hơn, củng cố kiến thức em học tập trường Để hồn thành Khóa luận tốt nghiệp, em xin gửi lời cảm ơn đến Công ty TNHH MTV ĐỒNG TÂM – CHI NHÁNH TP.HCM đặc biệt anh chị Phịng kế tốn giúp đỡ chúng em tạo điều kiện thuận lợi cho em tìm hiểu thực tiễn suốt trình thực tập công ty Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy Nguyễn Thành Tài tập thể thầy Khoa Kế Tốn – Kiểm Tốn trường Đại học Cơng Nghiệp TP.HCM tận tình hướng dẫn em để hoàn thành tốt Báo cáo thực tập Vì kiến thức thân cịn hạn chế lần em tiếp xúc tìm hiểu cơng việc thực tế, q trình thực tập, hồn thiện báo cáo em khơng tránh khỏi sai sót, kính mong nhận ý kiến đóng góp từ q cơng ty Cuối cùng, em xin kính chúc tất q thầy khoa tất người công ty sức khỏe thành công công đường nghiệp Em xin chân thành cảm ơn Sinh viên thực Hồ Như Quỳnh NHẬN XÉT (Của giảng viên hướng dẫn) TP.HCM, tháng năm 2018 Giảng viên hướng dẫn DANH MỤC CÁC BẢNG/ SƠ ĐỒ/ HÌNH Hình 1.1: Quy trình đánh giá doanh nghiệp Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức máy quản lý cơng ty Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tổ chức phịng kế tốn cơng ty Sơ đồ 2.3: Hình thức kế tốn áp dụng cơng ty Lưu đồ 2.4: Quy trình kế tốn doanh thu bán hàng Lưu đồ 2.5: Quy trình kế tốn phải thu khách hàng Lưu đồ 2.6: Quy trình kế tốn hàng bán bị trả lại Lưu đồ 2.7: Quy trình kế tốn phải thu khách hàng Lưu đồ 2.8: Quy trình kế tốn thu tiền nợ qua ngân hàng DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Ký hiệu viết tắt STT Ý nghĩa TNHH Trách nhiệm hữu hạn MTV Một thành viên TM Thương mại CP Cổ phần SX Sản xuất VLXD Vật liệu xây dựng HTKK Hỗ trợ kê khai GTGT Giá trị gia tăng PT Phiếu thu 10 PC Phiếu chi 11 CT Chứng từ 12 HTKSNB Hệ thống kiểm soát nội 13 NH Ngân hàng 14 PMKT Phần mềm kế toán 15 BP Bộ phận 16 HĐ Hóa đơn 17 TK Tài khoản 18 BCTC Báo cáo tài 19 CĐKT Cân đối kế tốn 20 ĐVT Đơn vị tính GVHD: Th.S Nguyễn Thành Tài SVTT: Hồ Như Quỳnh – ĐHKT10F CHƢƠNG CƠ SỞ LÍ LUẬN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TẠI CƠNG TY TNHH TM MTV ĐỒNG TÂM – CHI NHÁNH TPHCM 1.1 Khái niệm kiểm soát nội 1.1.1 Khái niệm kiểm sốt nội Có nhiều quan điểm, định nghĩa khác hệ thống kiểm soát nội Tuy nhiêm, quan điểm hệ thống kiểm soát nội COSO đày đủ đƣợc sử dụng rộng rãi Hệ thống kiểm soát nội theo quan điểm COSO (Committee of Sponsoring Organization of Treadway Commission tạm dịch Ủy ban tổ chức tài trợ) xem đầy đủ xác nhất: KSNB trình chịu ảnh hƣởng Hội đồng quản trị, nhà quản lý nhân viên khác tổ chức đƣợc thiết kế để cung cấp đảm bảo hợp lý việc thực mục tiêu sau: - Báo cáo tài đáng tin cậy hợp lí - Các quy định nhà nƣớc đƣợc tuân thủ - Doanh nghiệp hoạt động ngày hiệu phát triển Tóm lại, HTKSNB trình mà doanh nghiệp thực thủ tục, phƣơng pháp hội đồng quản trị ban giám đốc đề để quản lí doanh nghiệp cách tốt để ngăn ngừa phát gian lận, nhầm lẫn nhằm giúp doanh nghiệp phát triển cách vững mạnh 1.1.2 Tại cần phải có HTKSNB doanh nghiệp? Để trả lời đƣợc câu hỏi lại cần có HTKSNB phân tích sức ảnh hƣởng doanh nghiệp lợi mang lại - HTKSNB đƣa ngƣời vào khuôn khổ định công ty - Đảm bảo cho cơng ty có báo cáo tài đáng tin cậy hợp lí GVHD: Th.S Nguyễn Thành Tài SVTT: Hồ Như Quỳnh – ĐHKT10F - Bảo vệ tài sản tránh trộm cắp, mát, gian lận - Giảm bớt đƣợc rủi ro từ sai sót khơng cố ý nhân viên - Đảm bảo quyền lợi cho cá nhân làm việc cho doanh nghiệp - Bảo vệ quyền lợi nhà đầu tƣ cổ đơng góp vốn vào doanh nghiệp - Giúp doanh nghiệp hoạt động cách có hiệu tiến bộ,đồng thời tiết kiệm nguồn tài nguyên cách đáng kể cho doanh nghiệp Một cơng ty phát triển lớn cần đến HTKSNB thân nhà quản trị gặp phải khó khăn phải đƣơng đầu với rủi ro tiềm ẩn công việc họ phát kịp thời khắc phục đƣợc Và HTKSNB công ty phát triển mạnh tạo niềm tin với đối tƣợng bên nhiều hơn, từ thu hút cổ đơng đầu tƣ nhiều khách hàng tin tƣởng xử dụng sản phẩm dịch vụ công ty cung cấp 1.2 Các thành phần HTKSNB Tùy thuộc vào quy mô, tính chất hoạt động mà đơn vị thiết kế hệ HTKSNB riêng cho đơn vị HTKSNB cơng ty khác hồn tồn khác nhƣng ln đƣợc cấu thành từ yếu tố sau: mơi trƣờng kiểm sốt,quy trình đánh giá rủi ro đơn vị, hệ thống thông tin lien quan đến việc lập trình bày báo cáo tài chính, hoạt động kiểm soát, giám sát kiểm soát 1.2.1 Mơi trƣờng kiểm sốt Là quan điểm hoạt động ngƣời quản lí cao chi phối đến ý thức ngƣời đơn vị, làm tảng cho tất phận khác Những yếu tố mơi trƣờng kiểm sốt: - Đặc thù quản lí - Cơ cấu tổ chức - Chính sách nhân - Kiểm sốt nội GVHD: Th.S Nguyễn Thành Tài SVTT: Hồ Như Quỳnh – ĐHKT10F - Các yếu tố bên ngồi Ví dụ nhƣ việc doanh nghiệp muốn áp dụng quy định kế toán hay doanh nghiệp có ý định chuyển hƣớng đầu tƣ vào ngành nghề khác, Đối với việc ngƣời quản lí lên kế hoạch trƣớc phổ biến kế hoạch lại để tất ngƣời công ty thực theo kế hoạch đƣợc đề Mọi ngƣời sau đƣợc phổ biến kế hoạch thực để đem lại kết cao cho cơng việc 1.2.2 Quy trình đánh giá rủi ro đơn vị Đánh giá rủi ro trình nhận dạng phân tích rủi ro ảnh hƣởng đến việc đạt đƣợc mục tiêu, từ tiến hành kiểm sốt Nhƣng đặc điểm doanh nghiệp khác nhƣ môi trƣờng thay đổi nên việc đánh giá phải linh hoạt phù hợp với mục đích kiểm sốt Hình 1.1: Quy trình đánh giá doanh nghiệp Xác định nhân tố dẫn đến rủi ro Đánh giá ảnh hƣởng khả xuất Đƣa biện pháp đối phó với rủi ro Quy trình đánh giá doanh nghiệp đƣợc thực theo trình tự sau : - Bƣớc 1: xác định mục tiêu - Bƣớc 2: nhận diện rủi ro - Bƣớc 3: đánh giá mức độ rủi ro = mức thiệt hại* xác suất rủi ro - Bƣớc 4: hoạt động kiểm soát - Bƣớc 5: ƣớc tính lợi ích – chi phí kiểm sốt đề nghị - Bƣớc 6: định áp dụng, không áp dụng kiểm soát GVHD: Th.S Nguyễn Thành Tài SVTT: Hồ Như Quỳnh – ĐHKT10F 1.2.3 Hệ thống thông tin liên quan đến việc lập trình bày báo cáo tài Hệ thống thơng tin kế tốn quy định kế toán thủ tục kế toán mà đơn vị đƣợc kiểm toán áp dụng để thực ghi chép kế toán lập Báo cáo tài Một hệ thống kế tốn hữu hiệu phải đảm bảo mục tiêu sau đây: - Tính có thực : nghiệp vụ kinh tế đƣợc ghi chép sổ sách phải thực có xảy - Sự phê chuẩn: nghiệp vụ, hoạt động đƣợc phê chuẩn đắn nhà quản trị cấp cao doanh nghiệp - Tính đầy đủ : phải ghi nhận đầy đủ nghiệp vụ phát sinh sổ sách - Sự đánh giá : không để xảy sai phạm tính tốn nhƣ áp dụng sách kế tốn - Sự phân loại : đảm bảo số liệu đƣợc phân loại phù hợp với cấu tài khoản - Đúng hạn : nghiệp vụ phải đƣợc ghi nhận sau xảy ra, khơng đƣợc để lâu phịng trƣờng hợp qn sót - Chuyển sổ tổng hợp xác : nghiệp vụ đƣợc ghi nhận đắn vào sổ chi tiết sổ tổng hợp Bảng 1.1:Các mục tiêu cụ thể kiểm sốt nội quy trình bán hàng thu tiền Mục tiêu tổng quát Mục tiêu kiểm sốt cụ thể kiểm sốt nội Tính có thực Thực việc bán hàng xảy doanh thu bán hàng đƣợc ghi nhận vào sổ sách doanh nghiệp Sự phê chuẩn Việc bán hàng đac đƣợc thơng qua giám đốc, kế tốn trƣởng,…hoặc ngƣời khác cơng ty có thẩm GVHD: Th.S Nguyễn Thành Tài SVTT: Hồ Như Quỳnh – ĐHKT10F quyền Tính đầy đủ Các nghiệp vụ bán hàng phát sinh phải đƣợc ghi nhận vào sổ sách nhƣ: sổ chi tiết bán hàng, nhật kí chung, có đầy đủ chứng từ có liên quan : hóa đơn bán hàng, phiếu thu, phiếu chi,… Sự đánh giá Số tiền thu từ việc bán hàng nhƣ hóa đơn sổ kế tốn ghi nhận Sự phân loại Các nghiệp vụ bán hàng đƣợc phân loại đắn ví dụ nhƣ phân loại theo mặt hàng phân loại theo tính chất phát sinh nghiệp vụ bán hàng hay hàng bán bị trả lại,… Đúng hạn Doanh thu bán hàng đƣợc ghi nhận vào thời điểm bán hàng Chuyển sổ tổng hợp Các nghiệp vụ bán hàng đƣợc ghi nhận vào sổ xác xác để xác định doanh thu 1.2.4 Các hoạt động kiểm sốt Là sách, thủ tục để đảm bảo cho thị nhà quản lí đƣợc thực cách đầy đủ đạt đƣợc hiệu cao 1.2.4.1 Phân chia trách nhiệm đầy đủ Theo nguyên tắc này, cần phải phân chia trách nhiệm với đối tƣợng , phận, ngƣời làm việc nấy, chịu trách nhiệm cho cơng việc thực Mục đích cơng việc để thành viên chuyên tâm phần việc , trách sai sót khơng đáng có từ bảo vệ đƣợc tài sản, ngăn việc bị trộm cắp, mát Nguyên tắt bất kiêm nhiệm : cá nhân không đƣợc thực tất giai đoạn chu trình nghiệp vụ kinh tế Ví dụ nhƣ kế tốn khơng đƣợc vừa bán GVHD: Th.S Nguyễn Thành Tài SVTT: Hồ Như Quỳnh – ĐHKT10F Nợ TK 33311000: 89.632đ Có TK 13111100: 985.950đ Nợ TK 11110000: 985.950đ Có TK 13111100: 985.950đ Nghiệp vụ 4: Ngày 24/06/2017, cơng ty tốn tiền trả hàng cho khách hàng Phan Trung Trực số tiền 1.486.320đ, kế toán lập phiếu chi PC.1706.0031 theo biên trả hàng BBTH 207/2017 Nợ TK 52120001: 1.351.200đ Nợ TK 33311000: 135.120đ Có TK 13111100: 1.486.320đ Nợ TK 13111100: 1.486.320đ Có TK 1111000: 1.486.320đ Nghiệp vụ 5: Ngày 01/06/2017, bán lô hàng cho công ty TNHH MTV Phát Triển Thƣơng Mại VLXD Phƣơng Anh, cơng ty xuất hóa đơn GTGT số 0038890 có trừ chiết khấu cho khách hàng số tiền 2.130.000đ Nợ TK 52110001: 2.130.000đ Có TK 5111000: 2.130.000đ Nghiệp vụ 6: Ngày 02/06/2017, bán lô hàng cho cửa hàng Rạng Đơng, cơng ty xuất hóa đơn GTGT số 0040694 có trừ chiết khấu cho khách hàng số tiền 3.938.158đ Nợ TK 52110001: 3.938.158đ Có TK 5111000: 3.938.158đ 47 GVHD: Th.S Nguyễn Thành Tài SVTT: Hồ Như Quỳnh – ĐHKT10F Kết luận chƣơng Ban lãnh đạo Chi nhánh TPHCM – Cơng ty TNHH TM MTV Đồng Tâm có quan tâm mức HTKSNB không ngừng tìm cách để nâng cao chất lƣợng HTKSNB lên mức cao nhằm hạn chế tối thiểu rủi ro xảy đến với doanh nghiệp Cùng với phối hợp toàn thể nhân viên công ty nhằm mong muốn đem lại chất lƣợng cho việc Tuy nhiên, HTKSNB cơng ty cịn tồn động số hạn chế làm cho hệ thống chƣa đạt đƣợc hiệu tối đa 48 GVHD: Th.S Nguyễn Thành Tài SVTT: Hồ Như Quỳnh – ĐHKT10F CHƢƠNG GIẢI PHÁP HỒN THIỆN HTKSNB CHU TRÌNH BÁN HÀNG-THU TIỀN Ở CHI NHÁNH TPHCM – CÔNG TY TNHH TM MTV ĐỒNG TÂM 3.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện HTKSNB chu trình bán hàng thu tiền chi nhánh TPHCM – công ty TNHH TM MTV Đồng Tâm HTKSNB thể đem lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích Thơng qua công cụ ban giám đốc nhà quản trị kiểm sốt hoạt động tốt hơn, báo cáo doanh nghiệp có mức độ minh bạch xác cao, khả gian lận thấp HTKSNB đồng thời giúp nâng cao chất lƣợng thái độ làm việc nhân viên giúp tất ngƣời tuân thủ quy định sách nhà nƣớc hay công ty đặt Khi HTKSNB chu trình bán hàng-thu tiền thực tốt chức tƣơng lai doanh số công ty đƣợc nâng lên tầm cao Hạn chế đƣợc vấn đề nợ xấu nhƣ quản lí sách bán hàng không tốt Thu hút đƣợc khách hàng nhiều đóng góp vào phát triển kinh tế đất nƣớc 3.2 Những thành đạt đƣợc quy trình KSNB doanh nghiệp 3.2.1 Mơi trƣờng kiểm sốt Đội ngũ quản lí ngƣời có chun môn, tận tâm cố gắng cống hiến vào phát triển cơng ty Giám đốc quan tâm đến chất lƣợng hệ thống kiểm sốt nội điều tác động nhiều đến nhân viên buộc họ phải tập trung cao việc hồn thành cơng việc đƣợc giao đồng thời công ty thực quy định pháp luật Công ty sử dụng phần mềm oracle thiết kế riêng cho công ty nên việc quản lí quy trình bán hàng – thu tiền đƣợc hỗ trợ nhiều giúp ích cho HTKSNB Các nhân viên cơng ty ln có tinh thần trách nhiệm cao, ln phấn đấu để hồn thành nhiệm vụ đƣợc giao thực thủ tục, sách cơng ty Để thực đƣợc việc nhân viên ln cố gắng hoàn thiện 49 GVHD: Th.S Nguyễn Thành Tài SVTT: Hồ Như Quỳnh – ĐHKT10F kiến thức kĩ chuyên môn Đồng thời ngƣời giám đốc phân công nhiệm vụ chức nhân viên để phù hợp với cơng việc nên chất lƣợng thực đƣợc cao giảm thiểu tối đa rủi ro, sai sót 3.2.2 Hoạt động kiểm sốt Cơng ty xây dựng cho quy trình lƣu chuyển chứng tƣ quy trình bán hàng – thu tiền hợp lí nhằm đảm bảo có thống phận để hồn thành cơng việc đƣợc giao đảm bảo rủi ro, sai sót xuống mức thấp nhằm đảm bảo cho BCTC độ tin cậy hợp lí Cuối tháng cơng ty gửi thông báo chi tiết chiết khấu biên bảng đối chiếu công nợ đến khách hàng giúp khách hàng dễ dàng kiểm tra đồng thời giúp doanh nghiệp lƣu trữ lại chứng từ có liên quan việc thu hồi công nợ với khách hàng Công ty áp dụng danh mục biểu mẫu chứng từ, báo cáo tài chính, hệ thống tài khoản theo Thơng tƣ số 200/2014/TT-BTC ban hành ngày 22 tháng 12 năm 2014 Đây sở để cơng tác kiểm sốt nội chu trình bán hàng-thu tiền thực đƣợc mục tiêu đề ra, đáp ứng tốt nhu cầu hạch tốn cung cấp thơng tin cho nhà quản lí để theo dõi có đổi phù hợp cho quy trình bán hàng-thu tiền Các nghiệp vụ xảy đƣợc nhập liệu phần mềm kiểm soát chứng từ ghi sổ xác theo hƣớng dẫn Bộ tài Các chứng từ sử dụng chu trình nhƣ phiếu thu, hóa đơn GTGT…đƣợc đánh số thứ tự đƣợc kiểm tra kiểm soát trƣớc luân chuyển, công tác luân chuyển chứng từ thực cách khoa học phòng ban, rút ngắn thời gian luân chuyên chứng từ Chứng từ sau đƣợc lập đƣợc kí nhận rõ ràng giám đốc nhƣ nhân viên phận kế tốn Sau hồn thành thủ tục, chứng từ đƣợc lƣu trữ cách khoa học, gọn gàng kho để thuận tiện cho việc kiểm tra sau Các phận có phối hợp chặt chẽ với hỗ trợ công tác bán hàng-thu tiền Nhƣng nhiệm vụ thành viên thành viên phải hồn thành đầy đủ theo yêu cầu HTKSNB công ty đặt 50 GVHD: Th.S Nguyễn Thành Tài SVTT: Hồ Như Quỳnh – ĐHKT10F 3.3 Những hạn chế HTKSNB doanh nghiệp Thực tế chứng minh không HTKSNB hồn hảo khơng có sai sót rủi ro Nền kinh tế thị trƣờng ln thay đổi nên đòi hỏi HTKSNB phải thay đổi để phù hợp Ngồi tác động tích cực HTKSNB mang lại cịn tồn số vấn đề chƣa đƣợc giải triệt để Vấn đề kinh tế thị trƣờng sách nhà nƣớc tác động phần không nhỏ đến HTKSNB buộc HTKSNB phải thay đổi cho phù hợp để mang đến lợi nhuận kết công việc cao cho công ty 3.3.1 Môi trƣờng kiểm soát Tuy ban lãnh đạo ngƣời tận tâm với công việc quan tâm đến vấn đề cơng ty nhƣng tính chất cơng việc nên giám đốc, kế tốn trƣờng thƣ kí hay cơng tác giao lƣu với cơng ty thuộc tập đồn Đồng Tâm Group nên đơi cơng việc cần kí xác nhận hay thơng qua giám đốc kế tốn trƣởng bị chậm lại khơng phải cơng việc ngƣời đƣợc ủy quyền xử lí đƣợc Các nhân viên kinh doanh có nhiệm vụ nhận đơn đặt hàng từ khách hàng lớn thƣờng xuyên công ty ngƣời đốc thúc khách hàng việc thu hồi công nợ Nhƣng thƣờng nhân viên phịng kinh doanh khơng nhớ ngày thu hồi mà thƣờng kế toán nhắc nhở khiến việc thu hồi công nợ chậm 3.3.2 Thủ tục kiểm sốt chu trình bán hàng Cơng ty chƣa có hạn mức tín dụng rõ ràng cho khách hàng nên nhân viên phòng kinh doanh mục tiêu doanh số mà liên tục bán hàng cho khách hàng trả tiền chậm khơng có khả tốn làm ảnh hƣởng đến hiệu công việc công ty Hợp đồng cơng ty nhân viên phịng kinh doanh lập đƣợc phòng kinh doanh lƣu trữ nên đơi kế tốn cần xem để phạt hợp đồng hy đối chiếu số tiền toán phải liên hệ với phịng kinh doanh bất tiện 51 GVHD: Th.S Nguyễn Thành Tài SVTT: Hồ Như Quỳnh – ĐHKT10F Đơn đặt hàng đƣợc nhận phòng điều phối phòng kinh doanh, ngày nhận nhiều đơn đặt hàng khơng có đánh dấu lại số thứ tự dễ bị lạc khơng thể tìm lại đƣợc Vì đơn đặt hàng phịng điều phối phòng kinh doanh nhận từ khách hàng xong đến gần hết ca sáng ca làm buổi chiều nhập liệu vào phần mềm Đơn đặt hàng sau đƣợc nhập liệu chuyển công ty mẹ định kì nên đơi kế tốn cần kiểm tra lại khó khăn Ngồi ra, việc đặt hàng qua điện thoại phổ biến nhƣng ngƣời ghi nhận không nghe rõ thông tin khách hàng dễ dẫn đến tình trạng sai sót Khi nhận đơn đặt hàng ngƣời kế tốn đối chiếu với lƣợng hàng tồn kho mà khơng biết lƣợng hàng tồn bao gồm hàng khách hàng đặt trƣớc dẫn đến tình trạng ko có đủ lƣợng hàng cung cấp cho khách hàng Cơng ty có ln chuyển chứng từ cơng ty mẹ với cơng ty có cửa hàng Chứng từ đƣợc gửi thƣờng xuyên nên việc lạc chứng từ xảy khiến cơng ty phải nhiều thời gian tìm kiếm 3.3.3 Thủ tục kiểm sốt chu trình thu tiền Trên thực tế cơng ty có khoản nợ khó thu hồi Nhƣng cơng ty chƣa lập dự phòng cho khoản nợ phải thu khó địi Vì thế, việc xảy nhiều mát Mặc dù cơng ty có gửi bảng thống báo đối chiếu công nợ đến khách hàng hàng tháng nhƣng xảy trƣờng hợp đến hạn thu hồi cơng nợ có nhiều khách chƣa trả nợ Nếu khách hàng chƣa tốn kế tốn công nợ nhắc nhở nhân viên kinh doanh để đốc thúc khách hàng nhƣng khơng có văn thức cho việc khiến việc thu hồi công nợ nói chuyện khơng có chứng từ chứng minh Các khoản thu hồi công nợ khách hàng qua ngân hàng đƣợc kế tốn cơng nợ đối chiếu vào cuối tháng không đƣợc đối chiếu thƣờng xuyên dẫn đến việc có sai sót nhân viên kế tốn khơng phát kịp thời để điều chỉnh Hàng hóa đƣợc xuất bán từ nhiều kho cấn trừ công nợ khách hàng đƣợc hoạch toán phức tạp phần mềm nên địi hỏi ngƣời kế tốn cơng nợ phải phục cơng việc để tránh xảu sai sót cấn trừ công nợ 52 GVHD: Th.S Nguyễn Thành Tài SVTT: Hồ Như Quỳnh – ĐHKT10F Chính sách bảo lãnh công ty tạo điều kiện cho số khách hàng tốn chậm dẫn đến nợ xấu Các khách đến để trả hàng cần chƣa có giấy tờ chứng minh thân nên xảy trƣờng hợp nhân viên chiếm dụng số tiền phải trả lại cho khách ngƣời khác nhận tiền giúp gây nhiều tranh cãi có mát 3.4 Giải pháp hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội quy trình bán hàng-thu tiền chi nhánh TPHCM – công ty TNHH TM MTV Đồng Tâm 3.4.1 Đối với quy trình bán hàng Cần thiết lập hạn mức tín dụng rõ ràng cho khách hàng lớn nhỏ công ty để nhân viên kinh doanh bán hàng cho khách hàng toán chậm khả toán Thủ kho nhận đƣợc thông tin đơn đặt hàng khách hàng cần cập nhật ln lên phần mềm lƣợng hàng đƣợc đặt hàng để tránh tình trạng khách hàng sau đặt hàng sản phẩm mà công ty lên đơn hàng cho khách hàng trƣớc Công ty nên thiết kế mẫu đơn đặt hàng chia thành liên để liên giao cho cơng ty mẹ, liên cịn lại kế tốn công ty lƣu trữ lại kiểm tra cần thiết Hợp đồng kinh tế cần đƣợc có thêm bảng để phịng kế tốn lƣu trữ kiểm tra có vấn đề cần thiết Để tránh đƣợc rủi ro việc nhận đơn đặt hàng cơng ty nên thiết kế mẫu đơn đặt hàng riêng web cho khách hàng đến cửa hàng Đồng thời công ty nên hạn chế tối đa đơn hàng qua điện thoại cách nhận đơn đặt hàng khách qua email email xác nhận với khách hàng lƣợng hàng họ đặt qua điện thoại Để làm đƣợc việc khoản thời gian lâu để khách hàng quen với việc đặt hàng qua email thay qua điện thoại 53 GVHD: Th.S Nguyễn Thành Tài SVTT: Hồ Như Quỳnh – ĐHKT10F Công ty TNHH MTV TM Đồng Tâm – Chi nhánh TP.HCM Đ/c: 258 Nguyễn Văn Luông, P.11, Q.6, TP.HCM MST: 1100869003-101 SỔ TIẾP NHẬN YÊU CẦU ĐƠN HÀNG CỦA KHÁCH HÀNG Tháng năm STT Ngày nhận Khách hàng SĐT Email Kênh nhận Ngƣời lập Sản phẩm ĐVT Số lƣợng Trƣởng Bộ phận 3.4.2 Đối với quy trình thu tiền Cơng ty cần nên có trích lập dự phịng cho khoản nợ khó địi để tránh sau xảy tình thiệt hại Vị trí ngƣời kế tốn cơng nợ phải học hỏi để sử dụng tốt phần mềm Đồng thời kế toán cửa hàng công ty phải thƣờng xuyên theo dõi việc cấn trừ cơng nợ với kế tốn cơng nợ chi nhánh để phát sớm sai sót xảy điều chỉnh Khi kế tốn công nợ cấn trừ đơn hàng khách hàng hai kho hàng khác sau cấn trừ phải báo kế toán hai kho hàng để xem xét lại việc cấn trừ số tiền có hay khơng Khi nhân viên kinh doanh thu hồi cơng nợ bên phịng kế toán xuất cho nhân viên kinh doanh biên bảng việc cơng nợ khách hàng bị hóa hạn kèm theo hóa đơn hợp đồng có liên quan để làm chứng cho nhân viên kinh doanh Các khoản nợ khách hàng toán qua ngân hàng cần đƣợc đối chiếu định kì nhằm phát sai sót để có hƣớng điều chỉnh kịp thời 54 GVHD: Th.S Nguyễn Thành Tài SVTT: Hồ Như Quỳnh – ĐHKT10F Phịng kế tốn cần lập bảng thông báo vấn đề thu hồi công nợ nhờ kinh doanh chuyển đến khách hàng khoản công nợ chƣa đƣợc thu hồi hạn Điều hỗ trợ cho nhân viên phòng kinh doanh nhiều thu hồi nợ Chính sách bảo lãnh nên áp dụng với khách hàng trả tiền hạn nhƣng số lí khách quan mà họ khơng thể tốn nợ đợt Cịn khách hàng thƣờng xun nợ q hạn cơng ty khơng nên cho áp dụng sách Các khách hàng đến trả hàng phải xuất trình chứng minh nhân dân kế tốn photo lƣu trữ lại cơng ty để xác nhận đối chiếu có tranh chấp KẾT LUẬN 55 GVHD: Th.S Nguyễn Thành Tài SVTT: Hồ Như Quỳnh – ĐHKT10F Cơng tác kế tốn cơng ty đƣợc tiến hành cách tƣơng đối xác chế độ Nhà nƣớc Các báo cáo tài đƣợc kiểm tra quan chức nhƣ: Cơ quan thuế, sở kế hoạch đầu tƣ thành phố…Vai trò chức phận kế tốn khơng ngừng đƣợc nâng cao phát triển Ngồi HTKSNB đóng vai trị khơng nhỏ hỗ trợ cho cơng tác quản lí ban lãnh đạo cơng ty nhƣ giúp cơng ty có đƣợc báo cáo tài tin cậy, hợp lí thu hút đƣợc đầu tƣ đối tƣợng bên ngồi nâng cao trình độ nhân viê bên công ty.Điều mang lại ý nghĩa quan trọng phát triển vững mạnh công ty Đồng thời công ty không ngừng cải tiến máy quản lý nhằm phù hợp với định hƣớng phát triển lĩnh vực kinh doanh để giữ đƣợc vị trí ƣu Từ kiến thức học trƣờng thu thập đƣợc từ hƣớng dẫn chị phịng kế tốn cơng ty suốt q trình thực tập vừa qua, chúng em có số kiến nghị nhƣ Tuy nhiên, thời gian thực tập ngắn, hiểu biết từ ghế nhà trƣờng hạn chế kinh nghiệm thực tế non nên báo cáo chúng em không tránh khỏi thiếu sót lập luận, kiến nghị chắn chƣa phản ánh đƣợc sâu sắc Em mong nhận đƣợc góp ý thầy khoa Kế tốn – Kiểm tốn trƣờng Đại Học Cơng Nghiệp TP.HCM anh chị phịng kế tốn Cơng ty TNHH MTV TM ĐỒNG TÂM – Chi nhánh TP.HCM để báo cáo thực tập tốt nghiệp nhóm em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! 56 GVHD: Th.S Nguyễn Thành Tài SVTT: Hồ Như Quỳnh – ĐHKT10F TÀI LIỆU THAM KHẢO Thông tƣ 200/2014/TT - BTC Bộ Tài ban hành ngày 22 tháng 12 năm 2014 có hiệu lực ngày 01 tháng 01 năm 2015 TS Trần Duy Vũ Ngọc Lan, ThS Nguyễn Thanh Tùng, ThS Nguyễn Thị Phƣơng Thúy, 2017 Giáo trình Hệ thống thơng tin kế tốn phần Trƣờng Đại học Cơng Nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh TS Nguyễn Thị Thu Hiền, ThS Cồ Thị Thanh Hƣơng, ThS Nguyễn Thị Thu Hoàn, 2017 Giáo trình Kế tốn tài doanh nghiệp phần Trƣờng Đại học Cơng Nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh TS Nguyễn Thị Thu Hiền, TS Cao Thị Cẩm Vân, ThS Trần Thị Quỳnh Hƣơng, ThS Nguyễn Thị Thu Hồn, ThS Phạm Tú Anh, 2017 Giáo trình kế tốn tài doanh nghiệp phần Trƣờng Đại học Cơng Nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh TS Nguyễn Tấn Dũng, ThS Nguyễn Quốc Nhất, ThS Huỳnh Huy Hạnh,2017 Giáo trình kiểm tốn Trƣờng Đại học Cơng Nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh Trần Ngọc Huệ, 2012 HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI DOANH NGHIỆP TƢ NHÂN THẮNG LỢI Khóa luận tốt nghiệp Trƣờng Đại học Cơng Nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh Dƣ Thị Kim Thăm, 2012 HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI CƠNG TY TNHH TMDV CƠ ĐIỆN LẠNH HỒN HẢO Khóa luận tốt nghiệp Trƣờng Đại học Cơng Nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh 57 GVHD: Th.S Nguyễn Thành Tài SVTT: Hồ Như Quỳnh – ĐHKT10F MỤC LỤC CƠ SỞ LÍ LUẬN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH TM MTV ĐỒNG TÂM – CHI NHÁNH TPHCM 1.1 Khái niệm kiểm soát nội 1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội 1.2 Các thành phần HTKSNB 1.2.1 Mơi trƣờng kiểm sốt 1.2.2 Quy trình đánh giá rủi ro đơn vị 1.2.3 Hệ thống thông tin liên quan đến việc lập trình bày báo cáo tài 1.2.4 Các hoạt động kiểm soát 1.2.4.1 Phân chia trách nhiệm đầy đủ 1.2.4.2 Kiểm tra q trình sử lí thơng tin 1.2.4.3 Kiểm soát chứng từ, sổ sách 1.2.4.4 Kiểm tra vật chất 1.2.4.5 Kiểm tra độc lập 1.2.4.6 Phân tích rà sốt 1.2.4.7 Thông tin truyền thông 1.2.5 Giám sát 1.3 Kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền 1.3.1 Những thủ tục kiểm sốt cụ thể quy trình bán hàng – thu tiền doanh nghiệp 1.3.2 Các rủi ro gặp phải quy trình bán hàng thu tiền 11 1.3.2.1 Giai đoạn nhận xử lí đơn đặt hàng 11 1.3.2.2 Giai đoạn giao hàng 12 1.3.2.3 Giai đoạn lập hóa đơn theo dõi công nợ 12 1.3.2.4 Giai đoạn nhận tiền toán 13 1.3.2 1.4 1.4.1 Điều kiện ghi nhận doanh thu 13 Hạn chế hệ thống kiểm soát nội 13 Hạn chế chung hệ thống kiểm sốt nội 13 1.4.2 Hạn chế hệ thống kiểm sốt nội mơi trƣờng tin học 14 Kết luận chƣơng 15 GVHD: Th.S Nguyễn Thành Tài SVTT: Hồ Như Quỳnh – ĐHKT10F CHƢƠNG 16 THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TẠI CƠNG TY TNHH TM MTV ĐỒNG TÂM – CHI NHÁNH TPHCM 16 2.1 GIỚI THIỆU CHUNG 16 2.1.1 Giới thiệu khái quát công ty 16 2.1.2 Lịch sử hình thành phát triển công ty 17 2.1.2.1 Lịch sử hình thành 17 2.1.2.2 Ngành nghề kinh doanh 18 2.1.2.3 Tầm nhìn - Sứ mệnh - Hoài bão 18 2.1.2.4 Triết lý kinh doanh 18 2.1.2.5 Slogan “Vì sống tƣơi đẹp” 19 2.1.2.6 Ý nghĩa logo công ty 19 2.1.2.7 Định hƣớng phát triển 19 2.1.3 Nhiệm vụ công ty 20 2.2 CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY 20 2.2.1 Sơ đồ tổ chức máy quản lý Công ty 20 2.2.2 Chức năng, nhiệm vụ phòng ban 20 2.3 2.3.1 CƠ CẤU TỔ CHỨC PHỊNG KẾ TỐN TẠI CƠNG TY 21 Sơ đồ tổ chức phòng kế tốn cơng ty 21 2.3.2 Chức năng, nhiệm vụ phận 22 2.4 CHÍNH SÁCH KẾ TỐN ÁP DỤNG TẠI CƠNG TY 23 2.4.1 Hình thức kế tốn áp dụng cơng ty 23 2.4.2 Chế độ kế toán áp dụng 24 2.4.3 Niên độ kế toán đơn vị tiền tệ 24 2.4.4 Phƣơng pháp hàng tồn kho 24 2.4.5 Phƣơng pháp nộp thuế GTGT 25 2.4.6 Phƣơng pháp tính khấu hao TSCĐ 25 2.5 Thực trạng HTKSNB chu trình bán hàng-thu tiền chi nhánh TPHCM – công ty TNHH TM MTV Đồng Tâm 25 2.5.1 Môi trƣờng kiểm soát doanh nghiệp 25 2.5.1.1 Đặc thù quản lí 25 2.5.1.2 Cơ cấu tổ chức 25 GVHD: Th.S Nguyễn Thành Tài SVTT: Hồ Như Quỳnh – ĐHKT10F 2.5.1.3 Chính sách nhân 26 2.5.1.4 Kiểm soát nội 27 2.5.1.5 Các yếu tố bên 27 2.5.2 Quy trình đánh giá rủi ro đơn vị việc bán hàng 27 2.5.3 Hệ thống thông tin liên quan đến việc lập trình bày báo cáo tài 29 2.5.4 Các hoạt động kiểm sốt quy trình bán hàng 29 2.5.5 Giám sát 32 2.5.6 Chu trình bán hàng Chi nhánh TPHCM – Công ty TNHH TM MTV Đồng Tâm 32 2.5.6.1 Nhận xử lí đơn đặt hàng 33 2.2.6.2 Giao hàng 35 2.5.6.3 Lập hóa đơn theo dõi công nợ 35 2.5.7 Quy trình đánh giá rủi ro đơn vị việc thu tiền 40 2.5.8 Các quy trình kiểm sốt hoạt động thu tiền 41 2.5.8.1 Nhận tiền toán 43 2.5.8 Nghiệp vụ xảy doanh nghiệp 46 Kết luận chƣơng 48 CHƢƠNG 49 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HTKSNB CHU TRÌNH BÁN HÀNG-THU TIỀN Ở CHI NHÁNH TPHCM – CƠNG TY TNHH TM MTV ĐỒNG TÂM 49 3.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện HTKSNB chu trình bán hàng thu tiền chi nhánh TPHCM – công ty TNHH TM MTV Đồng Tâm 49 3.2 Những thành đạt đƣợc quy trình KSNB doanh nghiệp 49 3.2.1 Mơi trƣờng kiểm sốt 49 3.2.2 Hoạt động kiểm soát 50 3.3 Những hạn chế HTKSNB doanh nghiệp 51 3.3.1 Mơi trƣờng kiểm sốt 51 3.3.2 Thủ tục kiểm sốt chu trình bán hàng 51 3.3.3 Thủ tục kiểm sốt chu trình thu tiền 52 3.4 Giải pháp hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội quy trình bán hàng-thu tiền chi nhánh TPHCM – công ty TNHH TM MTV Đồng Tâm 53 3.4.1 Đối với quy trình bán hàng 53 3.4.2 Đối với quy trình thu tiền 54 KẾT LUẬN 55 GVHD: Th.S Nguyễn Thành Tài SVTT: Hồ Như Quỳnh – ĐHKT10F TÀI LIỆU THAM KHẢO 57 ... THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH TM MTV ĐỒNG TÂM – CHI NHÁNH TPHCM 2.1 GIỚI THIỆU CHUNG 2.1.1 Giới thiệu khái quát công ty Tên công ty: Công ty TNHH MTV TM ĐỒNG TÂM... Quỳnh – ĐHKT10F CHƢƠNG CƠ SỞ LÍ LUẬN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH TM MTV ĐỒNG TÂM – CHI NHÁNH TPHCM 1.1 Khái niệm kiểm soát nội 1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội. .. hợp ăn ý 2.5.1.4 Kiểm soát nội Chi nhánh TPHCM – Công ty TNHH TM MTV Đồng Tâm đƣợc kiểm tra HTKSNB công ty TNHH TM MTV Đồng Tâm Việc kiểm tra đƣợc thực vào quý để đảm bảo chi nhánh có đƣợc báo