Công ty cần nên có trích lập dự phòng cho các khoản nợ khó đòi để tránh sau này xảy ra tình thiệt hại.
Vị trí ngƣời kế toán công nợ phải học hỏi để có thể sử dụng tốt nhất phần mềm. Đồng thời kế toán ở các cửa hàng của công ty phải thƣờng xuyên theo dõi việc cấn trừ công nợ cùng với kế toán công nợ tại chi nhánh để có thể phát hiện sớm những sai sót xảy ra và điều chỉnh. Khi kế toán công nợ cấn trừ đơn hàng của cùng một khách hàng ở hai kho hàng khác nhau thì sau khi cấn trừ phải báo ngay kế toán ở hai kho hàng đó để xem xét lại việc cấn trừ số tiền có đúng hay không .
Khi nhân viên kinh doanh đi thu hồi công nợ thì bên phòng kế toán sẽ xuất cho nhân viên kinh doanh một biên bảng về việc công nợ của khách hàng bị hóa hạn kèm theo các hóa đơn hợp đồng có liên quan để làm bằng chứng cho nhân viên kinh doanh.
Các khoản nợ của khách hàng thanh toán qua ngân hàng cần đƣợc đối chiếu định kì nhằm phát hiện ra các sai sót để có hƣớng điều chỉnh kịp thời.
55
Phòng kế toán cần lập ra một bảng thông báo về vấn đề thu hồi công nợ và nhờ kinh doanh chuyển đến khách hàng khi các khoản công nợ ấy chƣa đƣợc thu hồi đúng hạn. Điều này sẽ hỗ trợ cho các nhân viên phòng kinh doanh rất nhiều khi thu hồi nợ
Chính sách bảo lãnh chỉ nên áp dụng với các khách hàng trả tiền đúng hạn nhƣng vì một số lí do khách quan mà họ không thể thanh toán nợ ngay đợt đó. Còn đối với những khách hàng thƣờng xuyên nợ quá hạn thì công ty không nên cho áp dụng chính sách này.
Các khách hàng đến trả hàng thì phải xuất trình chứng minh nhân dân và kế toán photo lƣu trữ lại tại công ty để xác nhận và đối chiếu khi có tranh chấp.
56
Công tác kế toán tại công ty đƣợc tiến hành một cách tƣơng đối chính xác và đúng chế độ của Nhà nƣớc. Các báo cáo tài chính đều đƣợc kiểm tra bởi các cơ quan chức năng nhƣ: Cơ quan thuế, sở kế hoạch và đầu tƣ thành phố…Vai trò và chức năng của bộ phận kế toán cũng không ngừng đƣợc nâng cao và phát triển. Ngoài ra HTKSNB cũng đóng một vai trò không nhỏ hỗ trợ cho công tác quản lí của ban lãnh đạo công ty cũng nhƣ giúp công ty có đƣợc một báo cáo tài chính tin cậy, hợp lí hơn thu hút đƣợc sự đầu tƣ của các đối tƣợng bên ngoài và nâng cao trình độ của các nhân viê bên trong công ty.Điều này mang lại một ý nghĩa hết sức quan trọng đối với sự phát triển vững mạnh của công ty. Đồng thời công ty cũng không ngừng cải tiến bộ máy quản lý nhằm phù hợp với định hƣớng phát triển trong lĩnh vực kinh doanh để giữ đƣợc một vị trí ƣu thế của mình.
Từ những kiến thức đã học ở trƣờng và thu thập đƣợc từ sự hƣớng dẫn của các chị trong phòng kế toán tại công ty trong suốt quá trình thực tập vừa qua, chúng em có một số kiến nghị nhƣ trên. Tuy nhiên, do thời gian thực tập ngắn, những hiểu biết từ ghế nhà trƣờng còn hạn chế và kinh nghiệm thực tế vẫn còn non kém nên báo cáo của chúng em không tránh khỏi những thiếu sót về lập luận, các kiến nghị chắc chắn chƣa phản ánh đƣợc sâu sắc.
Em rất mong nhận đƣợc sự góp ý của các thầy cô khoa Kế toán – Kiểm toán trƣờng Đại Học Công Nghiệp TP.HCM và các anh chị phòng kế toán của Công ty TNHH MTV TM ĐỒNG TÂM – Chi nhánh TP.HCM để bài báo cáo thực tập tốt nghiệp của nhóm em càng hoàn thiện hơn nữa.
Em xin chân thành cảm ơn!
57
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Thông tƣ 200/2014/TT - BTC của Bộ Tài chính ban hành ngày 22 tháng 12 năm 2014 và có hiệu lực ngày 01 tháng 01 năm 2015.
2. TS. Trần Duy Vũ Ngọc Lan, ThS. Nguyễn Thanh Tùng, ThS. Nguyễn Thị Phƣơng Thúy, 2017. Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán phần 3. Trƣờng Đại học Công Nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh.
3. TS. Nguyễn Thị Thu Hiền, ThS. Cồ Thị Thanh Hƣơng, ThS. Nguyễn Thị Thu Hoàn, 2017. Giáo trình Kế toán tài chính doanh nghiệp phần 1. Trƣờng Đại học Công Nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh.
4. TS. Nguyễn Thị Thu Hiền, TS. Cao Thị Cẩm Vân, ThS. Trần Thị Quỳnh Hƣơng, ThS. Nguyễn Thị Thu Hoàn, ThS. Phạm Tú Anh, 2017. Giáo trình kế toán tài chính doanh nghiệp phần 2. Trƣờng Đại học Công Nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh.
5. TS. Nguyễn Tấn Dũng, ThS. Nguyễn Quốc Nhất, ThS. Huỳnh Huy Hạnh,2017. Giáo trình kiểm toán cơ bản. Trƣờng Đại học Công Nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh.
6.Trần Ngọc Huệ, 2012. HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI DOANH NGHIỆP TƢ NHÂN THẮNG LỢI. Khóa luận tốt nghiệp. Trƣờng Đại học Công Nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh.
7. Dƣ Thị Kim Thăm, 2012. HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠICÔNG TY TNHH TMDV CƠ ĐIỆN LẠNH HOÀN HẢO. Khóa luận tốt nghiệp. Trƣờng Đại học Công Nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh
MỤC LỤC
CƠ SỞ LÍ LUẬN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH TM MTV ĐỒNG TÂM – CHI NHÁNH TPHCM 1
1.1 Khái niệm về kiểm soát nội bộ ... 1
1.1.1 Khái niệm về kiểm soát nội bộ ... 1
1.2 Các thành phần của 1 HTKSNB ... 2
1.2.1 Môi trƣờng kiểm soát ... 2
1.2.2 Quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị ... 3
1.2.3 Hệ thống thông tin liên quan đến việc lập và trình bày các báo cáo tài chính .. 4
1.2.4 Các hoạt động kiểm soát ... 5
1.2.4.1 Phân chia trách nhiệm đầy đủ ... 5
1.2.4.2 Kiểm tra quá trình sử lí thông tin ... 6
1.2.4.3 Kiểm soát các chứng từ, sổ sách ... 6
1.2.4.4 Kiểm tra vật chất ... 6
1.2.4.5 Kiểm tra độc lập ... 7
1.2.4.6 Phân tích rà soát ... 7
1.2.4.7 Thông tin và truyền thông ... 7
1.2.5 Giám sát ... 8
1.3 Kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng thu tiền ... 8
1.3.1 Những thủ tục kiểm soát cụ thể trong quy trình bán hàng – thu tiền của doanh nghiệp 9 1.3.2 Các rủi ro gặp phải trong quy trình bán hàng thu tiền ... 11
1.3.2.1 Giai đoạn nhận và xử lí đơn đặt hàng ... 11
1.3.2.2 Giai đoạn giao hàng ... 12
1.3.2.3 Giai đoạn lập hóa đơn và theo dõi công nợ ... 12
1.3.2.4 Giai đoạn nhận tiền thanh toán ... 13
1.3.2 Điều kiện ghi nhận doanh thu ... 13
1.4 Hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ ... 13
1.4.1 Hạn chế chung của bất kì hệ thống kiểm soát nội bộ nào ... 13
1.4.2 Hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ trong môi trƣờng tin học ... 14
CHƢƠNG 2 ... 16
THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH TM MTV ĐỒNG TÂM – CHI NHÁNH TPHCM ... 16
2.1 GIỚI THIỆU CHUNG ... 16
2.1.1 Giới thiệu khái quát về công ty ... 16
2.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty ... 17
2.1.2.1 Lịch sử hình thành ... 17
2.1.2.2 Ngành nghề kinh doanh ... 18
2.1.2.3 Tầm nhìn - Sứ mệnh - Hoài bão ... 18
2.1.2.4 Triết lý kinh doanh ... 18
2.1.2.5 Slogan “Vì cuộc sống tƣơi đẹp”. ... 19
2.1.2.6 Ý nghĩa của logo công ty ... 19
2.1.2.7 Định hƣớng phát triển ... 19
2.1.3 Nhiệm vụ của công ty ... 20
2.2 CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY ... 20
2.2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty ... 20
2.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban. ... 20
2.3 CƠ CẤU TỔ CHỨC PHÒNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY ... 21
2.3.1 Sơ đồ tổ chức phòng kế toán tại công ty ... 21
2.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận ... 22
2.4 CHÍNH SÁCH KẾ TOÁN ÁP DỤNG TẠI CÔNG TY ... 23
2.4.1 Hình thức kế toán áp dụng tại công ty ... 23
2.4.2 Chế độ kế toán áp dụng ... 24
2.4.3 Niên độ kế toán và đơn vị tiền tệ ... 24
2.4.4 Phƣơng pháp hàng tồn kho ... 24
2.4.5 Phƣơng pháp nộp thuế GTGT ... 25
2.4.6 Phƣơng pháp tính khấu hao TSCĐ ... 25
2.5 Thực trạng về HTKSNB chu trình bán hàng-thu tiền tại chi nhánh TPHCM – công ty TNHH TM MTV Đồng Tâm ... 25
2.5.1 Môi trƣờng kiểm soát của doanh nghiệp ... 25
2.5.1.1 Đặc thù về quản lí ... 25
2.5.1.3 Chính sách nhân sự ... 26
2.5.1.4 Kiểm soát nội bộ ... 27
2.5.1.5 Các yếu tố bên ngoài ... 27
2.5.2 Quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị trong việc bán hàng ... 27
2.5.3 Hệ thống thông tin liên quan đến việc lập và trình bày các báo cáo tài chính ... 29
2.5.4 Các hoạt động kiểm soát đối với quy trình bán hàng ... 29
2.5.5 Giám sát ... 32
2.5.6 Chu trình bán hàng tại Chi nhánh TPHCM – Công ty TNHH TM MTV Đồng Tâm ... 32
2.5.6.1 Nhận và xử lí đơn đặt hàng ... 33
2.2.6.2 Giao hàng ... 35
2.5.6.3 Lập hóa đơn và theo dõi công nợ ... 35
2.5.7 Quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị trong việc thu tiền ... 40
2.5.8 Các quy trình kiểm soát đối với hoạt động thu tiền ... 41
2.5.8.1 Nhận tiền thanh toán ... 43
2.5.8 2 Nghiệp vụ xảy ra tại doanh nghiệp ... 46
Kết luận chƣơng 2 ... 48
CHƢƠNG 3 ... 49
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HTKSNB CHU TRÌNH BÁN HÀNG-THU TIỀN Ở CHI NHÁNH TPHCM – CÔNG TY TNHH TM MTV ĐỒNG TÂM ... 49
3.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện HTKSNB chu trình bán hàng thu tiền ở chi nhánh TPHCM – công ty TNHH TM MTV Đồng Tâm ... 49
3.2 Những thành quả đạt đƣợc trong quy trình KSNB tại doanh nghiệp ... 49
3.2.1 Môi trƣờng kiểm soát ... 49
3.2.2 Hoạt động kiểm soát ... 50
3.3 Những hạn chế trong HTKSNB của doanh nghiệp ... 51
3.3.1 Môi trƣờng kiểm soát ... 51
3.3.2 Thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng ... 51
3.3.3 Thủ tục kiểm soát đối với chu trình thu tiền ... 52
3.4 Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng-thu tiền ở chi nhánh TPHCM – công ty TNHH TM MTV Đồng Tâm ... 53
3.4.1 Đối với quy trình bán hàng ... 53
3.4.2 Đối với quy trình thu tiền ... 54