Là các chính sách, thủ tục để đảm bảo cho chỉ thị của nhà quản lí đƣợc thực hiện một cách đầy đủ và đạt đƣợc hiệu quả cao nhất:
Phân chia trách nhiệm đầy đủ: công ty có kế toán bán hàng và kế toán công nợ. Ngoài ra, việc bán hàng còn đƣợc hỗ trợ bởi phòng kinh doanh hay điều phối trong
30
việc tiếp nhận đơn đặt hàng và bộ phận kho trong việc kiểm tra lƣợng hàng có đủ cung cấp hay không. Ngƣời kế toán bán hàng, kế toán công nợ và thủ quỹ cùng hỗ trợ nhau trong vấn đề ghi nhận bán hàng, ghi nhận công nợ và thu hồi tiền từ khách hàng nên việc kiểm tra đơn hàng của khách đƣợc chặt chẽ hơn tránh tình trạng mất mát hàng hóa và tiền do bị chiếm dụng khi hai chức năng bán hàng và thu tiền đƣợc gộp lại cho một ngƣời làm.
Kiểm tra quá trình xử lí thông tin : Đơn đặt hàng của khách hàng đƣợc Phòng điều phối chuyển xuống kho của công ty mẹ để kiểm tra hàng tồn trong kho. Nếu đƣợc chấp nhận đơn hàng, Kế toán Bán hàng sẽ lập Hóa đơn bán hàng gồm 2 liên. 1 liên của hóa đơn giao cho khách hàng, 1 liên chuyển sang cho Kế toán Công nợ cập nhật phần mềm kế toán và chuyển ngƣợc lại cho Kế toán Bán hàng lƣu lại. Thông tin đƣợc đƣa đi theo một chu trình khoa học nên ngƣời kế toán và các nhân viên trong bộ phận khác cũng dễ dàng phối hợp với nhau trong việc thực hiện công việc.
Kiểm soát các chứng từ, sổ sách : các chứng từ sổ sách đƣợc sử dụng cho quy trình bán hàng thu tiền của doanh nghiệp bao gồm sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết hàng bán bị trả lại và sổ chi tiết chiết khấu bán hàng. Ngoài ra còn có sổ quỹ tiền mặt hoặc sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng để theo dõi về khoản phải thu khi khách hàng trả tiền hàng. Chứng từ liên quan đến việc bán hàng:
- Đơn đặt hàng : khi khách hàng có nhu cầu đặt hàng thì họ sẽ đến gửi một danh sách mặt hàng họ cần hoặc gọi điện thoại đến công ty.
- Hợp đồng kinh tế đƣợc lập ra để đảm bảo quyền lợi cho bên bán hàng cũng nhƣ bên mua hàng
- Hóa đơn GTGT đƣợc kế toán bán hàng xuất thành 2 liên mỗi khi có nghiệp vụ bán hàng xảy ra, một liên đƣa cho khách hàng và một liên đƣợc lƣu trữ tại công ty. Trên hóa đơn bán hàng phản ánh số hóa đơn để tiện cho việc theo dõi, kí hiệu và nội dung thông tin bán hàng : bán cho khách hàng nào, số lƣợng, mặt hàng, giá và thuế
- Biên bảng giao nhận hàng: khi khách hàng muốn đƣợc giao hàng tận nơi thì kế toán bán hàng sẽ lập thêm biên bảng giao nhận hàng gồm 2 liên, biên bảng giao hàng cũng giống nhƣ hóa đơn bán hàng chỉ khác là có thêm nơi giao hàng và đƣợc kí nhận khi
31
hàng hóa đƣợc chuyển đến khách hàng, khách hàng sau khi kí nhận sẽ giữ 1 liên , liên còn lại đƣợc lƣu trữ bởi kế toán bán hàng
- Biên bảng trả hàng : đƣợc lập ra khi khách hàng có nhu cầu trả lại hàng, biên bảng trả hàng cũng gồm có 2 liên, 1 liên giao cho khách hàng và 1 liên kế toán bán hàng lƣu trữ lại tại công ty
Chi nhánh TPHCM – công ty TNHH MTV TM Đồng Tâm không áp dụng hình thức ghi sổ nhật kí chung mà chỉ áp dụng ghi sổ chi tiết cho từng tài khoản. Chu trình bán hàng thu tiền của doanh nghiệp sẽ đƣợc ghi nhận vào các sổ : sổ quỹ tiền mặt 1111, sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng 1211, sổ chi tiết về việc bán hàng 5111,… Các chứng từ có liên quan sẽ đƣợc lập ra ngay tại thời điểm nghiệp vụ kinh tế đƣợc phát sinh và đƣợc kiểm tra kí duyệt bởi ban giám đốc, kế toán trƣởng và những nhân viên có liên quan.
Kiểm soát vật chất : hàng trong kho cần xếp gọn gàng, tránh tình trạng xếp chồng đè lên nhau quá nhiều làm đổ vỡ. Hàng xuất ra trƣng bày làm mẫu cần phải đƣợc kiểm tra hàng ngày tránh tình trạng mất trộm
Kiểm tra độc lập : kế toán trƣởng sẽ là ngƣời thƣờng kiểm kiểm tra lại chứng từ khi có nghi ngờ hay sót hoặc là để đảm bảo tính cẩn thận của các nhân viên khi thực hiện công việc
Phân tích rà soát : cuối mỗi tháng, kế toán trƣởng sẽ kiểm tra lại tình hình của công ty trong tháng này so với tháng trƣớc hoặc trong quý này so với các quý trƣớc để có thể thấy đƣợc các biến động cũng nhƣ tình hình doanh thu, chi phí để có hƣớng kịp thời điều chỉnh
Thông tin và truyền thông : kế toán trƣởng thƣờng xuyên cập nhật về các chính sách mới đến các thành viên trong công ty hoặc khi có việc cần trao đổi thì các thành viên có thể gặp trực tiếp nhau hoặc trao đổi qua email
Các bộ phận liên quan đến việc bán hàng của công ty sẽ cùng nhau chịu trách nhiệm từ các hoạt động bán hàng:
32
- Ban giám đốc là ngƣời sẽ ra quyết định và giám sát chặt chẽ đến chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty
- Phòng kinh doanh sẽ là nơi tiếp nhận các đơn đặt hàng, đồng thời tìm kiếm các khách hàng tiềm năng của doanh nghiệp. Chức năng chính của phòng kinh doanh là góp phần làm gia tăng sản lƣợng sản phẩm bán ra và thu hút các khách hàng đến với doanh nghiệp
- Phòng điều phối : nhận các đơn đặt hàng của khách đến trực tiếp của hàng, cũng nhƣ phòng điều phối sẽ đặt hàng tại công ty mẹ nếu nguồn hàng hiện tại không đủ cung cấp cho khách hàng
- Phòng kế toán : chịu trách nhiệm trong việc xuất hóa đơn bán hàng cho khách, theo dõi công nợ và thu tiền khách hàng
2.5.5 Giám sát
Định kì mỗi tháng, quý thì các nhân viên bên HTKSNB của tổng công ty sẽ đến chi nhánh kiểm tra các hoạt động để đảm bảo rằng chi nhánh vẫn tuân thủ đúng các quy định chung do công ty đặt ra