Công ty chƣa có hạn mức tín dụng rõ ràng cho khách hàng mới nên các nhân viên phòng kinh doanh vì mục tiêu doanh số mà có thể liên tục bán hàng cho các khách hàng trả tiền rất chậm hoặc không có khả năng thanh toán làm ảnh hƣởng đến hiệu quả công việc của công ty.
Hợp đồng của công ty do các nhân viên phòng kinh doanh lập ra và đƣợc phòng kinh doanh lƣu trữ nên đôi khi kế toán cần xem để phạt hợp đồng hy đối chiếu về số tiền thanh toán phải liên hệ với phòng kinh doanh thì bất tiện.
52
Đơn đặt hàng đƣợc nhận bởi phòng điều phối hoặc phòng kinh doanh, nếu trong ngày nhận quá nhiều đơn đặt hàng và không có đánh dấu lại số thứ tự thì rất dễ bị lạc mất và không thể tìm lại đƣợc. Vì đơn đặt hàng phòng điều phối hoặc phòng kinh doanh sẽ nhận từ khách hàng xong thì đến gần hết ca sáng và ca làm buổi chiều mới nhập liệu vào phần mềm. Đơn đặt hàng sau khi đƣợc nhập liệu sẽ chuyển về công ty mẹ định kì nên nếu đôi khi kế toán cần kiểm tra lại sẽ khó khăn. Ngoài ra, việc đặt hàng qua điện thoại vẫn còn rất phổ biến nhƣng nếu ngƣời ghi nhận không nghe rõ thông tin của khách hàng thì rất dễ dẫn đến tình trạng sai sót.
Khi nhận đơn đặt hàng ngƣời kế toán chỉ đối chiếu với lƣợng hàng đang tồn trong kho mà không biết rằng lƣợng hàng tồn đó cũng bao gồm hàng của khách hàng đã đặt trƣớc dẫn đến tình trạng ko có đủ lƣợng hàng cung cấp cho khách hàng.
Công ty có sự luân chuyển chứng từ giữa công ty mẹ với công ty con và có các cửa hàng. Chứng từ đƣợc gửi đi thƣờng xuyên nên việc lạc mất chứng từ đôi khi vẫn xảy ra khiến công ty phải mất nhiều thời gian tìm kiếm.