Đánh giá rủi ro là quá trình nhận dạng và phân tích những rủi ro ảnh hƣởng đến việc đạt đƣợc mục tiêu, từ đó tiến hành kiểm soát nó. Đầu tiên phải xác định đƣợc mục tiêu đã đề ra, sau đó từ mục tiêu đó tìm hiểu xem các rủi ro nào có thể xảy đến khi thực hiện mục tiêu đó. Mục tiêu là công ty bán đƣợc lƣợng hàng nhiều nhất có thể và thu hồi đƣợc công nợ nhanh.
Nhận dạng rủi ro : rủi ro xuất hiện trong quy trình này có thể đến từ việc ghi nhận sai về mặt hàng đƣợc bán, bán sai mặt hàng hay ghi nhận về công nợ không đúng ngƣời, không đúng số tiền,…
Điều tiết và giám sát các rủi ro:
- Khi nhận đơn đặt hàng của khách hàng cần ghi chú cẩn thận lại mặt hàng nào cần bán, tên ngƣời mua, tên hàng hóa mà công ty bán,…tốt hơn những khoản mục này nên thiết lập hẳn trên máy tính để tránh tối đa sự nhầm lẫn có thể xảy ra. Các khoản mục
28
này đã đƣợc Chi nhánh TPHCM – Công ty TNHH TM MTV Đồng Tâm thiết kế toàn bộ trên hệ thống máy tính.
- Hóa đơn bán hàng của công ty đƣợc kế toán lập ra chỉ thông qua sự kiểm tra của khách hàng nên đôi khi sai sót vẫn có thể xảy ra. Tốt hơn sau khi kế toán lập hóa đơn ra thì có thể chuyển đến phòng kinh doanh để đối chiếu với thông tin trên đơn đặt hàng và đƣa đến khách hàng.
- Những đơn đặt hàng qua điện thoại mà không phải là khách hàng thƣờng xuyên của doanh nghiệp thì sẽ có nguy cơ khách chỉ đặt hàng nhƣng không nhận nên cần phải xác thực đúng thông tin của khách hàng trƣớc khi tiến hành quá trình giao hàng để đảm bảo hàng hóa phải có ngƣời nhận.
- Khách hàng đặt hàng quá nhiều để đƣợc hƣởng chiết khấu cao nhƣng không dùng hết mà phải trả lại doanh nghiệp. Cần hạn chế tối đa trƣờng hợp này bằng cách thiết lập một định mức trả hàng cho khách. Nếu trả hàng vƣợt quá định mức sẽ phải chịu một mức phí tƣơng ứng. Điều này đã đƣợc công ty thực hiện, khi khách đến trả hàng công ty sẽ kiểm tra tổng số tiền khách trả so với số tiền khách đã mua. Nếu tổng tiền hàng phải trả dƣới 20% thì không thu phí. Nếu vƣợt quá mức 20% thì thu phí tƣơng ứng tùy theo tổng tiền trả hàng.
- Khoản mục chiết khấu của khách hàng tháng trƣớc sẽ đƣợc thông báo vào đầu tháng sau và đƣợc trừ trực tiếp trên hóa đơn trong vòng 6 tháng nhƣng vấn đề là có 1 số khách mua hàng thƣờng xuyên ở một kho này nhƣng khi trừ chiết khấu lại muốn trừ bên kho khác dẫn đến việc cấn trừ và theo dõi công nợ của khách hàng đó gặp khó khăn, dễ bị nhầm lẫn. Để khắc phục tình trạng này, công ty đã đƣa ra quy định chiết khấu đối với khách hàng là khi nhận thông báo chiết khấu thì khách hàng phải trừ tiền chiết khấu đúng kho hàng mà công ty quy định và chiết khấu nên đƣợc trừ sớm trong phòng 6 tháng từ ngày phát hành thông báo.
- Để hạn chế tối đa việc giao hàng nhầm cho khách hàng thì đơn hàng sau khi đƣợc fax xuống kho thì ngƣời ngƣời thủ kho sẽ cho nhân viên soạn hàng theo đơn hàng đầy đủ, sau đó ngƣời thủ kho kiểm tra lại lần nữa và cuối cùng khi hàng ra khỏi kho thì bảo vệ sẽ kiểm hàng lần cuối để đảnh bảo chính xác mặt hàng bán cho khách là đúng và đầy đủ.
29
- Vì tính chất của mặt hàng là gạch, sơn,.. rất nặng nên cần phải đi giao hàng bằng xe tải và các khoản chi phí phát sinh liên quan đến việc này là rất lớn nhƣ: xăng, sửa chữa xe định kì,…nên ngƣời kế toán cần phải kiểm soát kĩ các khoản chi phí này để tránh tình trạng chi phí quá cao làm lợi nhuận của công ty thấp lại.Trƣờng hợp này khi ngƣời lái xe trả tiền các khoản phí thì bắt buộc phải có hóa đơn thì kế toán mới chi trả lại số tiền phát sinh.Đồng thời ngƣời kế toán sẽ thống kê lƣợng xăng sử dụng trong các tháng để đối chiếu ra lại các khoản chênh lệch về tiền xăng nếu nhƣ có phát sinh quá chênh lệch.
2.5.3 Hệ thống thông tin liên quan đến việc lập và trình bày các báo cáo tài chính
Hệ thống thông tin kế toán là các quy định về kế toán và các thủ tục kế toán mà đơn vị đƣợc kiểm toán áp dụng để thực hiện ghi chép kế toán và lập Báo cáo tài chính. Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ: Mỗi nghiệp vụ phát sinh đƣợc công ty kiểm soát rất chặt chẽ, từ việc phê duyệt đến chi chép sổ sách,nhập liệu vào phần mềm kế toán.
Tất cả các vấn đề khi muốn đƣợc thông qua đều phải trình bày bằng văn bảng và có sự kí duyệt của giám đốc. Giám đốc sau khi xem xét về sự hợp lí của các nghiệp vụ xảy ra mà kí nhận vào hay không
Các nghiệp vụ sau khi xảy ra đều đƣợc hoạch toán ngay vào phần mềm máy tính. Phần mềm đƣợc công ty xử dụng là oracle và có thêm phần kế toán quản trị. Sổ sách cũng đƣợc cập nhật trên phần mềm và in ra vào cuối mỗi tháng. Vì quy mô công ty khá lớn nên các nghiệp vụ phát sinh khá nhiều nên sổ chỉ in trang đầu và trang cuối rồi đóng lại thành quyển các sổ và báo cáo. Nếu cần có thể kiểm tra lại trên máy tính.
Việc so sánh, đối chiếu sẽ đƣợc thực hiện vào cuối mỗi tháng để có thể phát hiện ra những sai sót có thể xảy đến