Là các chính sách, thủ tục để đảm bảo cho chỉ thị của nhà quản lí đƣợc thực hiện một cách đầy đủ và đạt đƣợc hiệu quả cao nhất.
Phân chia trách nhiệm đầy đủ: hoạt động thu tiền của khách hàng đƣợc tiến hành bởi kế toán công nợ cùng với sự phối hợp của kế toán bán hàng. Khi một đơn hàng đƣợc bán ra thì ngƣời kế toán công nợ sẽ lập tức tiến hành cập nhật công nợ khách hàng vào phần mềm và phân loại ra ai là khách hàng thƣờng xuyên và ai là khách hàng vãng lai để tiện cho việc thu hồi công nợ về sau. Tách biệt chức năng bán hàng với chức năng thu tiền, có nghĩa là ngƣời kế toán bán hàng chỉ đƣợc quyền lập hóa đơn bán hàng gửi đến kế toán công nợ để lập phiếu thu, còn việc thu tiền là của thủ quỹ.
Kiểm tra quá trình xử lí thông tin: Kế toán Bán hàng sẽ lập Hóa đơn bán hàng gồm 2 liên. 1 liên của hóa đơn giao cho khách hàng, 1 liên chuyển sang cho Kế toán Công nợ cập nhật phần mềm kế toán và chuyển ngƣợc lại cho Kế toán Bán hàng lƣu lại. Kế toán công nợ dựa vào phần mềm để tiến hành theo dõi quá trình thanh toán công nợ. Khi đến hạn thanh toán, kế toán bán hàng sẽ liên hệ với nhân viên kinh doanh
42
đã bán hàng cho khách hàng đó để nhân viên kinh doanh nhắc nhở khách hàng về việc trả tiền
Kiểm soát các chứng từ, sổ sách: các chứng từ sổ sách đƣợc sử dụng cho quy trình bán hàng thu tiền của doanh nghiệp bao gồm sổ chi tiết phải thu của khách hàng 1311, sổ chi tiết tài khoản tiền mặt 1111 và sổ chi tiết tài khoản tiền gửi ngân hàng 112 để theo dõi phải khoản tiền thu của khách hàng. Chứng từ liên quan đến việc thu tiền: - Hóa đơn GTGT đƣợc kế toán bán hàng xuất thành 2 liên mỗi khi có nghiệp vụ bán hàng xảy ra, một liên đƣa cho khách hàng và một liên đƣợc lƣu trữ tại công ty. Trên hóa đơn bán hàng phản ánh số hóa đơn để tiện cho việc theo dõi, kí hiệu và nội dung thông tin bán hàng : bán cho khách hàng nào, số lƣợng, mặt hàng, giá và thuế.
- Phiếu thu: khi khách hàng trả tiền ngay, phiếu thu cũng đánh số thứ tự để tiện cho việc theo dõi.
- Biên bảng đối chiếu công nợ: gồm 2 liên đƣợc lập vào mỗi tháng và đƣợc gửi đến khách hàng để thuận tiện cho việc đối chiếu kiểm tra công nợ của họ. 1 liên đƣợc gửi tới khách hàng, liên còn lại đƣợc kế toán công nợ lƣu trữ.
- Giấy báo có: công ty nhận đƣợc từ ngân hàng khi khách hàng chuyển khoản trả nợ cho công ty.
Kiểm soát vật chất: tiền sau khi thu đƣợc của khách hàng thì thủ quỹ phải cất giữ cẩn thận vào két sắt và tiến hành kiểm kê vào cuối mỗi ngày và vào cuối tháng. Nếu thủ quỹ cất tiền mặt quá nhiều thì nên gửi vào ngân hàng để đảm bảo an toàn. Đối với tiền gửi ngân hàng thì cuối mỗi tháng kế toán sẽ kiểm tra các số liệu trên sổ chi tiết tài khoản 1211 ở công ty với các sổ phụ hay bảng sao kê do ngân hàng gửi đến.
Kiểm tra độc lập: kế toán trƣởng sẽ là ngƣời thƣờng kiểm kiểm tra lại chứng từ khi có nghi ngờ hay sót hoăc là để đảm bảo tính cẩn thận của các nhân viên khi thực hiện công việc.
Phân tích rà soát: cuối mỗi tháng, kế toán trƣởng sẽ kiểm tra lại tình hình của công ty trong tháng này so với tháng trƣớc hoặc trong quý này so với các quý trƣớc để
43
có thể thấy đƣợc các biến động cũng nhƣ tình hình doanh thu, chi phí để có hƣớng kịp thời điều chỉnh
Thông tin và truyền thông: kế toán trƣởng thƣờng xuyên cập nhật về các chính sách mới đến các thành viên trong công ty hoặc khi có việc cần trao đổi thì các thành viên có thể gặp trực tiếp nhau hoặc trao đổi qua email
Các bộ phận liên quan đến việc bán hàng của công ty sẽ cùng nhau chịu trách nhiệm từ các hoạt động thu tiền:
- Ban giám đốc là ngƣời sẽ ra quyết định và giám sát chặt chẽ đến chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty.
- Phòng kinh doanh sẽ chịu trách nhiệm đốc thúc các khách hàng đến hạn nhƣng chƣa thanh toán nợ cho công ty.
- Phòng kế toán : chịu trách nhiệm trong việc xuất hóa đơn bán hàng cho khách, theo dõi công nợ và thu tiền khách hàng