2.3.1 Sơ đồ tổ chức phòng kế toán tại công ty
Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tổ chức phòng kế toán tại công ty
22
2.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
- Kế toán trưởng: Là ngƣời chỉ đạo công tác kế toán cho toàn công ty. Do tính chất của công ty là công ty thƣơng mại nên kế toán trƣởng còn là ngƣời quyết định về lƣợng cung cấp hàng hóa cho các khách hàng theo từng hạn mức khác nhau mà kế toán công nợ đã lập. Hƣớng dẫn cho các kế toán viên khác về công tác kế toán cũng nhƣ theo dõi và cập nhật những chính sách kế toán mới phù hợp với công ty. Kiểm duyệt các chứng từ và báo cáo của công ty theo đúng kì hạn và niên độ kế toán. Quan hệ với các ngành chức năng: Thuế, Kế hoạch & Đầu tƣ, Chi cục Quản lý tài chính doanh nghiệp.
- Kế toán công nợ: Lập các báo cáo tổng hợp và chi tiết về công nợ của khách hàng. Dựa vào tiến độ hợp đồng, theo dõi tình hình thanh toán các khoản nợ của khách hàng. Đề xuất Kế toán trƣởng các trƣờng hợp thanh toán khi có vƣớng mắc, biện pháp thu hồi công nợ hữu hiệu. Quản lí về các khoản chiết khấu của khách hàng. Chủ động nhắc nhở thanh toán công nợ. Đề xuất với Kế toán trƣởng mức thanh toán và lịch thanh toán công nợ đối với khách hàng. Nhận sự chỉ đạo, phân công, điều hành trực tiếp của Kế toán trƣởng.
- Kế toán bán hàng: kiểm tra và nhập liệu các đơn bán hàng của công ty và chi nhánh gửi về. Kế toán bán hàng lƣu trữ phân loại các hóa đơn bán hàng để thuận tiện cho việc tìm kiếm khi cần. Ngoài ra, kế toán bán hàng phải phối hợp với kế toán công nợ để tính toán phần chiết khấu cho khách hàng và theo dõi nếu có trả hàng
- Kế toán chi phí:
Theo dõi các khoản thu chi bằng tài khoản tiền mặt và tiền gửi ngân hàng của công ty Theo dõi các khoản phải thu phải trả nội bộ và định kì cấn trừ các khoản nợ thanh toán cho công ty mẹ
Lập các chứng từ liên quan đến việc tạm ứng của nhân viên khi có yêu cầu KẾ TOÁN CÔNG NỢ KẾ TOÁN BÁN HÀNG THỦ QUỸ KẾ TOÁN CHI PHÍ Nguồn: Sinh viên tổng hợp
23
Thu nhập các chứng từ có liên quan đến thuế để làm căn cứ cho việc kê khai thuế. Kiểm tra đối chiếu hóa đơn GTGT với bảng kê thuế đầu vào, đầu ra. Lập hồ sơ hoàn thuế khi có phát sinh. Theo dõi và báo cáo kịp thời tình hình thay đổi chính sách về thuế. Cập nhật kịp thời các thông tin về Luật thuế, soạn thông báo các nghiệp vụ qui định của Luật thuế có liên quan đến hoạt động công ty để biết thực hiện. Kê khai những báo cáo theo theo tháng, quý, năm theo yêu cầu của công ty
Thu thập các chứng từ có liên quan đến chi phí của công ty. Theo dõi và thanh toán các khoản chi phí phát sinh của công ty. Thực hiện tổ chức chứng từ, hạch toán ban đầu, hệ thống tài khoản, sổ kế toán phù hợp với các nguyên tắc, chuẩn mực, chế độ kế toán đảm bảo đáp ứng đƣợc yêu cầu thu nhận, xử lý hệ thống hóa các thông tin về chi phí của công ty.
Thực hiện tổ chức chứng từ, hạch toán ban đầu, hệ thống tài khoản, sổ kế toán phù hợp với các nguyên tắc, chuẩn mực, chế độ kế toán đảm bảo đáp ứng đƣợc yêu cầu thu nhận, xử lý hệ thống hóa các thông tin về chi phí của công ty.
- Thủ quỹ: Thu, chi tiền của công ty.
2.4 CHÍNH SÁCH KẾ TOÁN ÁP DỤNG TẠI CÔNG TY 2.4.1 Hình thức kế toán áp dụng tại công ty 2.4.1 Hình thức kế toán áp dụng tại công ty
Công ty sử dụng hình thức kế toán trên máy vi tính, sử dụng phần mềm Oracle Database và phần mềm HTKK để hỗ trợ thêm cho công tác kế toán và quản lí của công ty.
Ƣu điểm của phần mềm kế toán Oracle:
- Làm việc trên nền web nên kế toán có thể làm việc và làm báo cáo khi đi công tác. - Có nhiều dạng báo cáo và báo cáo rất chi tiết, giúp cho nhà quản lý nắm bắt thông tin, số liệu một cách rõ ràng, cụ thể và chi tiết.
- Đầy đủ các phân hệ; tính bảo mật, an toàn cao; Tích hợp hoàn toàn–Dữ liệu tập trung
Chứng từ kế toán
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán
Sổ kế toán
Báo cáo tài chính Phần mềm
kế toán Oracle Máy vi tính
24
Nguồn: phòng kế toán : Ghi hằng ngày
: Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Trình tự ghi sổ:
(1) Hằng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã đƣợc kiểm tra, rồi ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ và Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng, biểu đƣợc thiết kế sẵn trên phần mềm.
(2) Vào thời điểm cuối tháng (cuối quý, cuối năm), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng số) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết đƣợc thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã đƣợc nhập trong kỳ trên phần mềm kế toán. Nếu có sai sót phải đƣợc chỉnh sửa kịp thời theo đúng phƣơng pháp sửa chữa sai sót theo đúng quy định. Kế toán sẽ kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa các sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi in ra giấy.
(3) Cuối tháng (cuối quý, cuối năm) sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết đƣợc in ra giấy, đóng thành quyển và lƣu trữ lại tại công ty.
2.4.2 Chế độ kế toán áp dụng
Công ty áp dụng danh mục biểu mẫu chứng từ, báo cáo tài chính, và hệ thống tài khoản theo Thông tƣ số 200/2014/TT-BTC ban hành ngày 22 tháng 12 năm 2014.
2.4.3 Niên độ kế toán và đơn vị tiền tệ
Niên độ kế toán áp dụng bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 mỗi năm.
Sử dụng đơn vị tiền tệ là VNĐ (Việt Nam đồng), các giao dịch ngoại tệ phát sinh đƣợc quy đổi sang đồng Việt Nam căn cứ vào tỷ giá giao dịch của ngân hàng thƣơng mại công bố vào thời điểm phát sinh giao dịch.
2.4.4 Phƣơng pháp hàng tồn kho
Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Theo giá gốc
25
Phƣơng pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thƣờng xuyên.
2.4.5 Phƣơng pháp nộp thuế GTGT
Phƣơng pháp nộp thuế GTGT: Theo phƣơng pháp khấu trừ.
2.4.6 Phƣơng pháp tính khấu hao TSCĐ
Nguyên tắc ghi nhận TSCĐ: TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình đƣợc ghi nhận theo giá gốc. Trong quá trình sử dụng, TSCĐ đƣợc ghi nhận theo nguyên giá, hao mòn lũy kế và giá trị còn lại.
Phƣơng pháp khấu hao TSCĐ: Theo phƣơng pháp đƣờng thẳng.
2.5 Thực trạng về HTKSNB chu trình bán hàng-thu tiền tại chi nhánh TPHCM – công ty TNHH TM MTV Đồng Tâm công ty TNHH TM MTV Đồng Tâm
2.5.1 Môi trƣờng kiểm soát của doanh nghiệp 2.5.1.1 Đặc thù về quản lí 2.5.1.1 Đặc thù về quản lí
Tổng giám đốc là ngƣời đứng đầu công ty có quyền điều hành và quyết định những hoạt động của công ty tuân thủ theo quy định của pháp luật. Đồng thời phải chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật về toàn công ty cũng nhƣ về kết quả hoạt động kinh doanh mà công ty đạt đƣợc. Giám đốc và ban lãnh đạo của công ty luôn quan tâm đến hoạt động của công ty và tạo điều kiện cho các cá nhân làm việc trong môi trƣờng thoải mái nhất. Giám đốc thƣờng xuyên xem xét công việc của các bộ phận và thăm hỏi về tiến độ hoàn thành công việc.
Ngoài ra, kế toán trƣởng cũng là ngƣời đóng góp khá nhiều trong việc đẩy nhanh tiến độ hoàn thành công việc. Ngƣời kế toán trƣởng ở công ty sẽ trực tiếp xem xét về việc tiến độ hoàn thành hợp đồng, các chính sách đƣợc áp dụng tại công ty hoặc xem xét những sai sót và đề ra biện pháp khác phục hỗ trợ luôn cho các chi nhánh.
Ngƣời giám đốc và kế toán trƣởng đã tác động tích cực đến nhân viên tạo cho họ môi trƣờng làm việc năng động thoải mái để hoàn thành công việc đạt kết quả cao nhất
26
Mô hình quản lí có nhiều ƣu điểm, quản lí chặt chẽ, phân công rạch ròi và các bộ phận phối hợp, hỗ trợ lẫn nhau trong việc hoàn thành công việc chung. Các phòng ban đều có những công việc riêng nhƣng việc quan trọng nhất vẫn là phối hợp về bán hàng để có thể tạo ra chất lƣợng sản phẩm tốt nhất và mang đến sự hài lòng cho khách hàng.
Ngoài ra, mỗi phòng còn có một trƣởng phòng chịu trách nhiệm đốc thúc các thành viên trong phòng thực hiện đúng công việc đƣợc giao và các trƣởng phòng cũng sẽ nhận báo cáo từ cấp trên phổ biến lại cho các nhân viên hay báo cáo lại với cấp trên về tiến độ hoàn thành công việc.
2.5.1.3 Chính sách nhân sự
Công ty luôn coi trọng nhân tố con ngƣời nên ban giám đốc và nhà quản trị cấp cao đã tạo mọi điều kiện tốt nhất để nhân viên có thể hoàn thành công việc đồng thời có chính hỗ trợ đối với những nhân viên gặp khó khăn trong công việc hay cuộc sống. Để có một môi trƣờng kiểm soát tốt đòi hỏi phải có đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn, đạo đức nghề nghiệp, tinh thần làm việc đúng mức. Nếu không thì cho dù đơn vị có thiết kế đƣợc một hệ thống kiểm soát nội bộ đúng đắn và chặt chẽ cũng không thể phát huy đƣợc hiệu quả. Ngƣợc lại, một đội ngũ cán bộ công nhân viên tốt có thể sẽ hạn chế đƣợc những sai phạm vốn có của hệ thống KSNB.
Việc tuyển dụng lao động và trả lƣơng thực hiện theo chế độ hợp đồng lao động giữa Giám đốc (hoặc ngƣời đƣợc Giám đốc ủy quyền) và ngƣời lao động phù hợp với quy định của pháp luật. Ngay đầu vào, công ty đã có những hình thức tuyển chọn nhân viên khá chặt chẽ bằng cách làm bài Test và phỏng vấn để kiểm tra kiến thức, kỹ năng nghiệp vụ cũng nhƣ phẩm chất đạo đức của nhân viên mới để đảm bảo rằng các nhân viên này có chuyên môn tốt và cống hiến hết sức vì công việc.
Công ty chấp hành tốt các chế độ bảo hiểm cho nhân viên theo quy định pháp luật cũng nhƣ có thời gian làm việc một cách hợp lí nhất . Các nhân viên làm tốt công tác trong năm sẽ đƣợc có thêm lƣơng thƣởng nhằm động viên tạo thêm động lực để hoàn thành công việc. Các nhân viên còn có quà tặng vào ngày sinh nhật, lễ, tết,…
27
Nhìn chung, chế độ đãi ngộ đối với nhân viên bên công ty khá tốt. Do đó, nhân viên gắn bó rất lâu với công ty và tiến độ hoàn thành công việc nhanh, giúp quy trình làm việc nhịp nhàng, phối hợp ăn ý.
2.5.1.4 Kiểm soát nội bộ
Chi nhánh TPHCM – Công ty TNHH TM MTV Đồng Tâm sẽ đƣợc kiểm tra bởi HTKSNB ở công ty TNHH TM MTV Đồng Tâm. Việc kiểm tra này sẽ đƣợc thực hiện vào mỗi quý để đảm bảo chi nhánh cũng có đƣợc báo cáo tài chính trung thực và đáng tin cậy và đồng thời giúp công ty mẹ có thể quản lí đƣợc chi nhánh.
2.5.1.5 Các yếu tố bên ngoài
Không kể không kể đến các yếu tố bên ngoài tác động trực tiếp đến doanh nghiệp nhƣ các chính sách của nhà nƣớc hay nền kinh tế hội nhập với sự đòi hỏi cao hơn về sự phát triển của các doanh nghiệp việt nam,lạm phát, tỷ giá… Các yếu tố bên ngoài tác động một phần không nhỏ đến tất cả các doanh nghiệp nói chung cũng nhƣ chi nhánh TPHCM – Công ty TNHH TM MTV Đồng Tâm nói riêng. Bên cạnh đó, doanh nghiệp còn phải đối mặt với các đối thủ cạnh tranh,điều này chi phối một phần về giá cũng nhƣ thị phần của doanh nghiệp.
2.5.2 Quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị trong việc bán hàng
Đánh giá rủi ro là quá trình nhận dạng và phân tích những rủi ro ảnh hƣởng đến việc đạt đƣợc mục tiêu, từ đó tiến hành kiểm soát nó. Đầu tiên phải xác định đƣợc mục tiêu đã đề ra, sau đó từ mục tiêu đó tìm hiểu xem các rủi ro nào có thể xảy đến khi thực hiện mục tiêu đó. Mục tiêu là công ty bán đƣợc lƣợng hàng nhiều nhất có thể và thu hồi đƣợc công nợ nhanh.
Nhận dạng rủi ro : rủi ro xuất hiện trong quy trình này có thể đến từ việc ghi nhận sai về mặt hàng đƣợc bán, bán sai mặt hàng hay ghi nhận về công nợ không đúng ngƣời, không đúng số tiền,…
Điều tiết và giám sát các rủi ro:
- Khi nhận đơn đặt hàng của khách hàng cần ghi chú cẩn thận lại mặt hàng nào cần bán, tên ngƣời mua, tên hàng hóa mà công ty bán,…tốt hơn những khoản mục này nên thiết lập hẳn trên máy tính để tránh tối đa sự nhầm lẫn có thể xảy ra. Các khoản mục
28
này đã đƣợc Chi nhánh TPHCM – Công ty TNHH TM MTV Đồng Tâm thiết kế toàn bộ trên hệ thống máy tính.
- Hóa đơn bán hàng của công ty đƣợc kế toán lập ra chỉ thông qua sự kiểm tra của khách hàng nên đôi khi sai sót vẫn có thể xảy ra. Tốt hơn sau khi kế toán lập hóa đơn ra thì có thể chuyển đến phòng kinh doanh để đối chiếu với thông tin trên đơn đặt hàng và đƣa đến khách hàng.
- Những đơn đặt hàng qua điện thoại mà không phải là khách hàng thƣờng xuyên của doanh nghiệp thì sẽ có nguy cơ khách chỉ đặt hàng nhƣng không nhận nên cần phải xác thực đúng thông tin của khách hàng trƣớc khi tiến hành quá trình giao hàng để đảm bảo hàng hóa phải có ngƣời nhận.
- Khách hàng đặt hàng quá nhiều để đƣợc hƣởng chiết khấu cao nhƣng không dùng hết mà phải trả lại doanh nghiệp. Cần hạn chế tối đa trƣờng hợp này bằng cách thiết lập một định mức trả hàng cho khách. Nếu trả hàng vƣợt quá định mức sẽ phải chịu một mức phí tƣơng ứng. Điều này đã đƣợc công ty thực hiện, khi khách đến trả hàng công ty sẽ kiểm tra tổng số tiền khách trả so với số tiền khách đã mua. Nếu tổng tiền hàng phải trả dƣới 20% thì không thu phí. Nếu vƣợt quá mức 20% thì thu phí tƣơng ứng tùy theo tổng tiền trả hàng.
- Khoản mục chiết khấu của khách hàng tháng trƣớc sẽ đƣợc thông báo vào đầu tháng sau và đƣợc trừ trực tiếp trên hóa đơn trong vòng 6 tháng nhƣng vấn đề là có 1 số khách mua hàng thƣờng xuyên ở một kho này nhƣng khi trừ chiết khấu lại muốn trừ bên kho khác dẫn đến việc cấn trừ và theo dõi công nợ của khách hàng đó gặp khó khăn, dễ bị nhầm lẫn. Để khắc phục tình trạng này, công ty đã đƣa ra quy định chiết khấu đối với khách hàng là khi nhận thông báo chiết khấu thì khách hàng phải trừ tiền chiết khấu đúng kho hàng mà công ty quy định và chiết khấu nên đƣợc trừ sớm trong phòng 6 tháng từ ngày phát hành thông báo.
- Để hạn chế tối đa việc giao hàng nhầm cho khách hàng thì đơn hàng sau khi đƣợc fax xuống kho thì ngƣời ngƣời thủ kho sẽ cho nhân viên soạn hàng theo đơn hàng đầy đủ, sau đó ngƣời thủ kho kiểm tra lại lần nữa và cuối cùng khi hàng ra khỏi kho thì bảo vệ sẽ kiểm hàng lần cuối để đảnh bảo chính xác mặt hàng bán cho khách là đúng và đầy đủ.
29
- Vì tính chất của mặt hàng là gạch, sơn,.. rất nặng nên cần phải đi giao hàng bằng xe tải và các khoản chi phí phát sinh liên quan đến việc này là rất lớn nhƣ: xăng, sửa chữa xe định kì,…nên ngƣời kế toán cần phải kiểm soát kĩ các khoản chi phí này để tránh