2.5.1.1 Đặc thù về quản lí
Tổng giám đốc là ngƣời đứng đầu công ty có quyền điều hành và quyết định những hoạt động của công ty tuân thủ theo quy định của pháp luật. Đồng thời phải chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật về toàn công ty cũng nhƣ về kết quả hoạt động kinh doanh mà công ty đạt đƣợc. Giám đốc và ban lãnh đạo của công ty luôn quan tâm đến hoạt động của công ty và tạo điều kiện cho các cá nhân làm việc trong môi trƣờng thoải mái nhất. Giám đốc thƣờng xuyên xem xét công việc của các bộ phận và thăm hỏi về tiến độ hoàn thành công việc.
Ngoài ra, kế toán trƣởng cũng là ngƣời đóng góp khá nhiều trong việc đẩy nhanh tiến độ hoàn thành công việc. Ngƣời kế toán trƣởng ở công ty sẽ trực tiếp xem xét về việc tiến độ hoàn thành hợp đồng, các chính sách đƣợc áp dụng tại công ty hoặc xem xét những sai sót và đề ra biện pháp khác phục hỗ trợ luôn cho các chi nhánh.
Ngƣời giám đốc và kế toán trƣởng đã tác động tích cực đến nhân viên tạo cho họ môi trƣờng làm việc năng động thoải mái để hoàn thành công việc đạt kết quả cao nhất
26
Mô hình quản lí có nhiều ƣu điểm, quản lí chặt chẽ, phân công rạch ròi và các bộ phận phối hợp, hỗ trợ lẫn nhau trong việc hoàn thành công việc chung. Các phòng ban đều có những công việc riêng nhƣng việc quan trọng nhất vẫn là phối hợp về bán hàng để có thể tạo ra chất lƣợng sản phẩm tốt nhất và mang đến sự hài lòng cho khách hàng.
Ngoài ra, mỗi phòng còn có một trƣởng phòng chịu trách nhiệm đốc thúc các thành viên trong phòng thực hiện đúng công việc đƣợc giao và các trƣởng phòng cũng sẽ nhận báo cáo từ cấp trên phổ biến lại cho các nhân viên hay báo cáo lại với cấp trên về tiến độ hoàn thành công việc.
2.5.1.3 Chính sách nhân sự
Công ty luôn coi trọng nhân tố con ngƣời nên ban giám đốc và nhà quản trị cấp cao đã tạo mọi điều kiện tốt nhất để nhân viên có thể hoàn thành công việc đồng thời có chính hỗ trợ đối với những nhân viên gặp khó khăn trong công việc hay cuộc sống. Để có một môi trƣờng kiểm soát tốt đòi hỏi phải có đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn, đạo đức nghề nghiệp, tinh thần làm việc đúng mức. Nếu không thì cho dù đơn vị có thiết kế đƣợc một hệ thống kiểm soát nội bộ đúng đắn và chặt chẽ cũng không thể phát huy đƣợc hiệu quả. Ngƣợc lại, một đội ngũ cán bộ công nhân viên tốt có thể sẽ hạn chế đƣợc những sai phạm vốn có của hệ thống KSNB.
Việc tuyển dụng lao động và trả lƣơng thực hiện theo chế độ hợp đồng lao động giữa Giám đốc (hoặc ngƣời đƣợc Giám đốc ủy quyền) và ngƣời lao động phù hợp với quy định của pháp luật. Ngay đầu vào, công ty đã có những hình thức tuyển chọn nhân viên khá chặt chẽ bằng cách làm bài Test và phỏng vấn để kiểm tra kiến thức, kỹ năng nghiệp vụ cũng nhƣ phẩm chất đạo đức của nhân viên mới để đảm bảo rằng các nhân viên này có chuyên môn tốt và cống hiến hết sức vì công việc.
Công ty chấp hành tốt các chế độ bảo hiểm cho nhân viên theo quy định pháp luật cũng nhƣ có thời gian làm việc một cách hợp lí nhất . Các nhân viên làm tốt công tác trong năm sẽ đƣợc có thêm lƣơng thƣởng nhằm động viên tạo thêm động lực để hoàn thành công việc. Các nhân viên còn có quà tặng vào ngày sinh nhật, lễ, tết,…
27
Nhìn chung, chế độ đãi ngộ đối với nhân viên bên công ty khá tốt. Do đó, nhân viên gắn bó rất lâu với công ty và tiến độ hoàn thành công việc nhanh, giúp quy trình làm việc nhịp nhàng, phối hợp ăn ý.
2.5.1.4 Kiểm soát nội bộ
Chi nhánh TPHCM – Công ty TNHH TM MTV Đồng Tâm sẽ đƣợc kiểm tra bởi HTKSNB ở công ty TNHH TM MTV Đồng Tâm. Việc kiểm tra này sẽ đƣợc thực hiện vào mỗi quý để đảm bảo chi nhánh cũng có đƣợc báo cáo tài chính trung thực và đáng tin cậy và đồng thời giúp công ty mẹ có thể quản lí đƣợc chi nhánh.
2.5.1.5 Các yếu tố bên ngoài
Không kể không kể đến các yếu tố bên ngoài tác động trực tiếp đến doanh nghiệp nhƣ các chính sách của nhà nƣớc hay nền kinh tế hội nhập với sự đòi hỏi cao hơn về sự phát triển của các doanh nghiệp việt nam,lạm phát, tỷ giá… Các yếu tố bên ngoài tác động một phần không nhỏ đến tất cả các doanh nghiệp nói chung cũng nhƣ chi nhánh TPHCM – Công ty TNHH TM MTV Đồng Tâm nói riêng. Bên cạnh đó, doanh nghiệp còn phải đối mặt với các đối thủ cạnh tranh,điều này chi phối một phần về giá cũng nhƣ thị phần của doanh nghiệp.
2.5.2 Quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị trong việc bán hàng
Đánh giá rủi ro là quá trình nhận dạng và phân tích những rủi ro ảnh hƣởng đến việc đạt đƣợc mục tiêu, từ đó tiến hành kiểm soát nó. Đầu tiên phải xác định đƣợc mục tiêu đã đề ra, sau đó từ mục tiêu đó tìm hiểu xem các rủi ro nào có thể xảy đến khi thực hiện mục tiêu đó. Mục tiêu là công ty bán đƣợc lƣợng hàng nhiều nhất có thể và thu hồi đƣợc công nợ nhanh.
Nhận dạng rủi ro : rủi ro xuất hiện trong quy trình này có thể đến từ việc ghi nhận sai về mặt hàng đƣợc bán, bán sai mặt hàng hay ghi nhận về công nợ không đúng ngƣời, không đúng số tiền,…
Điều tiết và giám sát các rủi ro:
- Khi nhận đơn đặt hàng của khách hàng cần ghi chú cẩn thận lại mặt hàng nào cần bán, tên ngƣời mua, tên hàng hóa mà công ty bán,…tốt hơn những khoản mục này nên thiết lập hẳn trên máy tính để tránh tối đa sự nhầm lẫn có thể xảy ra. Các khoản mục
28
này đã đƣợc Chi nhánh TPHCM – Công ty TNHH TM MTV Đồng Tâm thiết kế toàn bộ trên hệ thống máy tính.
- Hóa đơn bán hàng của công ty đƣợc kế toán lập ra chỉ thông qua sự kiểm tra của khách hàng nên đôi khi sai sót vẫn có thể xảy ra. Tốt hơn sau khi kế toán lập hóa đơn ra thì có thể chuyển đến phòng kinh doanh để đối chiếu với thông tin trên đơn đặt hàng và đƣa đến khách hàng.
- Những đơn đặt hàng qua điện thoại mà không phải là khách hàng thƣờng xuyên của doanh nghiệp thì sẽ có nguy cơ khách chỉ đặt hàng nhƣng không nhận nên cần phải xác thực đúng thông tin của khách hàng trƣớc khi tiến hành quá trình giao hàng để đảm bảo hàng hóa phải có ngƣời nhận.
- Khách hàng đặt hàng quá nhiều để đƣợc hƣởng chiết khấu cao nhƣng không dùng hết mà phải trả lại doanh nghiệp. Cần hạn chế tối đa trƣờng hợp này bằng cách thiết lập một định mức trả hàng cho khách. Nếu trả hàng vƣợt quá định mức sẽ phải chịu một mức phí tƣơng ứng. Điều này đã đƣợc công ty thực hiện, khi khách đến trả hàng công ty sẽ kiểm tra tổng số tiền khách trả so với số tiền khách đã mua. Nếu tổng tiền hàng phải trả dƣới 20% thì không thu phí. Nếu vƣợt quá mức 20% thì thu phí tƣơng ứng tùy theo tổng tiền trả hàng.
- Khoản mục chiết khấu của khách hàng tháng trƣớc sẽ đƣợc thông báo vào đầu tháng sau và đƣợc trừ trực tiếp trên hóa đơn trong vòng 6 tháng nhƣng vấn đề là có 1 số khách mua hàng thƣờng xuyên ở một kho này nhƣng khi trừ chiết khấu lại muốn trừ bên kho khác dẫn đến việc cấn trừ và theo dõi công nợ của khách hàng đó gặp khó khăn, dễ bị nhầm lẫn. Để khắc phục tình trạng này, công ty đã đƣa ra quy định chiết khấu đối với khách hàng là khi nhận thông báo chiết khấu thì khách hàng phải trừ tiền chiết khấu đúng kho hàng mà công ty quy định và chiết khấu nên đƣợc trừ sớm trong phòng 6 tháng từ ngày phát hành thông báo.
- Để hạn chế tối đa việc giao hàng nhầm cho khách hàng thì đơn hàng sau khi đƣợc fax xuống kho thì ngƣời ngƣời thủ kho sẽ cho nhân viên soạn hàng theo đơn hàng đầy đủ, sau đó ngƣời thủ kho kiểm tra lại lần nữa và cuối cùng khi hàng ra khỏi kho thì bảo vệ sẽ kiểm hàng lần cuối để đảnh bảo chính xác mặt hàng bán cho khách là đúng và đầy đủ.
29
- Vì tính chất của mặt hàng là gạch, sơn,.. rất nặng nên cần phải đi giao hàng bằng xe tải và các khoản chi phí phát sinh liên quan đến việc này là rất lớn nhƣ: xăng, sửa chữa xe định kì,…nên ngƣời kế toán cần phải kiểm soát kĩ các khoản chi phí này để tránh tình trạng chi phí quá cao làm lợi nhuận của công ty thấp lại.Trƣờng hợp này khi ngƣời lái xe trả tiền các khoản phí thì bắt buộc phải có hóa đơn thì kế toán mới chi trả lại số tiền phát sinh.Đồng thời ngƣời kế toán sẽ thống kê lƣợng xăng sử dụng trong các tháng để đối chiếu ra lại các khoản chênh lệch về tiền xăng nếu nhƣ có phát sinh quá chênh lệch.
2.5.3 Hệ thống thông tin liên quan đến việc lập và trình bày các báo cáo tài chính
Hệ thống thông tin kế toán là các quy định về kế toán và các thủ tục kế toán mà đơn vị đƣợc kiểm toán áp dụng để thực hiện ghi chép kế toán và lập Báo cáo tài chính. Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ: Mỗi nghiệp vụ phát sinh đƣợc công ty kiểm soát rất chặt chẽ, từ việc phê duyệt đến chi chép sổ sách,nhập liệu vào phần mềm kế toán.
Tất cả các vấn đề khi muốn đƣợc thông qua đều phải trình bày bằng văn bảng và có sự kí duyệt của giám đốc. Giám đốc sau khi xem xét về sự hợp lí của các nghiệp vụ xảy ra mà kí nhận vào hay không
Các nghiệp vụ sau khi xảy ra đều đƣợc hoạch toán ngay vào phần mềm máy tính. Phần mềm đƣợc công ty xử dụng là oracle và có thêm phần kế toán quản trị. Sổ sách cũng đƣợc cập nhật trên phần mềm và in ra vào cuối mỗi tháng. Vì quy mô công ty khá lớn nên các nghiệp vụ phát sinh khá nhiều nên sổ chỉ in trang đầu và trang cuối rồi đóng lại thành quyển các sổ và báo cáo. Nếu cần có thể kiểm tra lại trên máy tính.
Việc so sánh, đối chiếu sẽ đƣợc thực hiện vào cuối mỗi tháng để có thể phát hiện ra những sai sót có thể xảy đến
2.5.4 Các hoạt động kiểm soát đối với quy trình bán hàng
Là các chính sách, thủ tục để đảm bảo cho chỉ thị của nhà quản lí đƣợc thực hiện một cách đầy đủ và đạt đƣợc hiệu quả cao nhất:
Phân chia trách nhiệm đầy đủ: công ty có kế toán bán hàng và kế toán công nợ. Ngoài ra, việc bán hàng còn đƣợc hỗ trợ bởi phòng kinh doanh hay điều phối trong
30
việc tiếp nhận đơn đặt hàng và bộ phận kho trong việc kiểm tra lƣợng hàng có đủ cung cấp hay không. Ngƣời kế toán bán hàng, kế toán công nợ và thủ quỹ cùng hỗ trợ nhau trong vấn đề ghi nhận bán hàng, ghi nhận công nợ và thu hồi tiền từ khách hàng nên việc kiểm tra đơn hàng của khách đƣợc chặt chẽ hơn tránh tình trạng mất mát hàng hóa và tiền do bị chiếm dụng khi hai chức năng bán hàng và thu tiền đƣợc gộp lại cho một ngƣời làm.
Kiểm tra quá trình xử lí thông tin : Đơn đặt hàng của khách hàng đƣợc Phòng điều phối chuyển xuống kho của công ty mẹ để kiểm tra hàng tồn trong kho. Nếu đƣợc chấp nhận đơn hàng, Kế toán Bán hàng sẽ lập Hóa đơn bán hàng gồm 2 liên. 1 liên của hóa đơn giao cho khách hàng, 1 liên chuyển sang cho Kế toán Công nợ cập nhật phần mềm kế toán và chuyển ngƣợc lại cho Kế toán Bán hàng lƣu lại. Thông tin đƣợc đƣa đi theo một chu trình khoa học nên ngƣời kế toán và các nhân viên trong bộ phận khác cũng dễ dàng phối hợp với nhau trong việc thực hiện công việc.
Kiểm soát các chứng từ, sổ sách : các chứng từ sổ sách đƣợc sử dụng cho quy trình bán hàng thu tiền của doanh nghiệp bao gồm sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết hàng bán bị trả lại và sổ chi tiết chiết khấu bán hàng. Ngoài ra còn có sổ quỹ tiền mặt hoặc sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng để theo dõi về khoản phải thu khi khách hàng trả tiền hàng. Chứng từ liên quan đến việc bán hàng:
- Đơn đặt hàng : khi khách hàng có nhu cầu đặt hàng thì họ sẽ đến gửi một danh sách mặt hàng họ cần hoặc gọi điện thoại đến công ty.
- Hợp đồng kinh tế đƣợc lập ra để đảm bảo quyền lợi cho bên bán hàng cũng nhƣ bên mua hàng
- Hóa đơn GTGT đƣợc kế toán bán hàng xuất thành 2 liên mỗi khi có nghiệp vụ bán hàng xảy ra, một liên đƣa cho khách hàng và một liên đƣợc lƣu trữ tại công ty. Trên hóa đơn bán hàng phản ánh số hóa đơn để tiện cho việc theo dõi, kí hiệu và nội dung thông tin bán hàng : bán cho khách hàng nào, số lƣợng, mặt hàng, giá và thuế
- Biên bảng giao nhận hàng: khi khách hàng muốn đƣợc giao hàng tận nơi thì kế toán bán hàng sẽ lập thêm biên bảng giao nhận hàng gồm 2 liên, biên bảng giao hàng cũng giống nhƣ hóa đơn bán hàng chỉ khác là có thêm nơi giao hàng và đƣợc kí nhận khi
31
hàng hóa đƣợc chuyển đến khách hàng, khách hàng sau khi kí nhận sẽ giữ 1 liên , liên còn lại đƣợc lƣu trữ bởi kế toán bán hàng
- Biên bảng trả hàng : đƣợc lập ra khi khách hàng có nhu cầu trả lại hàng, biên bảng trả hàng cũng gồm có 2 liên, 1 liên giao cho khách hàng và 1 liên kế toán bán hàng lƣu trữ lại tại công ty
Chi nhánh TPHCM – công ty TNHH MTV TM Đồng Tâm không áp dụng hình thức ghi sổ nhật kí chung mà chỉ áp dụng ghi sổ chi tiết cho từng tài khoản. Chu trình bán hàng thu tiền của doanh nghiệp sẽ đƣợc ghi nhận vào các sổ : sổ quỹ tiền mặt 1111, sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng 1211, sổ chi tiết về việc bán hàng 5111,… Các chứng từ có liên quan sẽ đƣợc lập ra ngay tại thời điểm nghiệp vụ kinh tế đƣợc phát sinh và đƣợc kiểm tra kí duyệt bởi ban giám đốc, kế toán trƣởng và những nhân viên có liên quan.
Kiểm soát vật chất : hàng trong kho cần xếp gọn gàng, tránh tình trạng xếp chồng đè lên nhau quá nhiều làm đổ vỡ. Hàng xuất ra trƣng bày làm mẫu cần phải đƣợc kiểm tra hàng ngày tránh tình trạng mất trộm
Kiểm tra độc lập : kế toán trƣởng sẽ là ngƣời thƣờng kiểm kiểm tra lại chứng từ khi có nghi ngờ hay sót hoặc là để đảm bảo tính cẩn thận của các nhân viên khi thực hiện công việc
Phân tích rà soát : cuối mỗi tháng, kế toán trƣởng sẽ kiểm tra lại tình hình của công ty trong tháng này so với tháng trƣớc hoặc trong quý này so với các quý trƣớc để có thể thấy đƣợc các biến động cũng nhƣ tình hình doanh thu, chi phí để có hƣớng kịp thời điều chỉnh
Thông tin và truyền thông : kế toán trƣởng thƣờng xuyên cập nhật về các chính sách mới đến các thành viên trong công ty hoặc khi có việc cần trao đổi thì các thành viên có thể gặp trực tiếp nhau hoặc trao đổi qua email
Các bộ phận liên quan đến việc bán hàng của công ty sẽ cùng nhau chịu trách nhiệm từ các hoạt động bán hàng:
32
- Ban giám đốc là ngƣời sẽ ra quyết định và giám sát chặt chẽ đến chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty