Công ty đã xây dựng cho mình một quy trình lƣu chuyển chứng tƣ và quy trình bán hàng – thu tiền hợp lí nhằm đảm bảo có sự thống nhất của các bộ phận để hoàn thành công việc đƣợc giao và đảm bảo rủi ro, sai sót xuống mức thấp nhất nhằm đảm bảo cho BCTC độ tin cậy và hợp lí.
Cuối mỗi tháng công ty đều gửi thông báo chi tiết chiết khấu và biên bảng đối chiếu công nợ đến khách hàng giúp khách hàng dễ dàng kiểm tra đồng thời cũng giúp doanh nghiệp lƣu trữ lại các chứng từ có liên quan trong việc thu hồi công nợ với khách hàng.
Công ty áp dụng danh mục biểu mẫu chứng từ, báo cáo tài chính, và hệ thống tài khoản theo Thông tƣ số 200/2014/TT-BTC ban hành ngày 22 tháng 12 năm 2014. Đây là cơ sở để công tác kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng-thu tiền thực hiện đƣợc mục tiêu đề ra, đáp ứng tốt nhu cầu hạch toán và cung cấp thông tin cho nhà quản lí để theo dõi và có những đổi mới phù hợp cho quy trình bán hàng-thu tiền. Các nghiệp vụ xảy ra đƣợc nhập liệu trên phần mềm và kiểm soát bằng chứng từ và ghi sổ chính xác theo hƣớng dẫn của Bộ tài chính. Các chứng từ sử dụng trong chu trình nhƣ phiếu thu, hóa đơn GTGT…đƣợc đánh số thứ tự và đƣợc kiểm tra kiểm soát trƣớc khi luân chuyển, công tác luân chuyển chứng từ thực hiện một cách khoa học giữa các phòng ban, rút ngắn thời gian luân chuyên chứng từ. Chứng từ sau khi đƣợc lập thì đƣợc kí nhận rõ ràng của giám đốc cũng nhƣ các nhân viên trong bộ phận kế toán. Sau khi hoàn thành các thủ tục, chứng từ đƣợc lƣu trữ 1 cách khoa học, gọn gàng ở kho để thuận tiện cho việc kiểm tra sau này.
Các bộ phận có sự phối hợp chặt chẽ với nhau và cùng hỗ trợ nhau trong công tác bán hàng-thu tiền. Nhƣng nhiệm vụ của thành viên nào thì thành viên đó sẽ phải hoàn thành đầy đủ theo đúng yêu cầu của HTKSNB và của công ty đặt ra.
51