Mục tiêu chính của chu trình này chính là ghi nhận công nợ, thu đƣợc tiền của khách hàng và hạn chế nợ xấu có thể xảy đến đối với doanh nghiệp.
Nhận dạng rủi ro : rủi ro xuất hiện trong quy trình này có thể đến từ việc ghi nhận sai về công nợ khách hàng,không bù trừ công nợ đúng đối tƣợng khách hàng, không thể thu hồi nợ đúng hạn, nợ xấu không thể thu hồi.
Điều tiết và giám sát các rủi ro:
- Phần mềm kế toán đƣợc thiết kế riêng cho công ty nên nó hoàn toàn phù hợp với cơ cấu cũng nhƣ các chính sách của công ty. Tuy nhiên, nó đã đƣợc thiết kế lên khá chắc chẽ và trải qua nhiều bƣớc để có thể hoàn thiện một nghiệp vụ xảy ra nên ngƣời kế toán công nợ của công ty phải hết sức cẩn thận để không làm sai. Và vì tính chất phức tạp của phần mềm nên việc đào tạo những kế toán mới phải mất thời gian dài nên khi một nhân viên kế toán muốn xin nghỉ việc phải báo trƣớc một tháng hoặc hơn để thuận tiện cho việc tìm ngƣời mới thay thế
- Công ty có bảy kho hàng nên khi khách mua hàng để những kho khác nhau thì dẫn đến việc ghi nhận công nợ của khách hàng hoặc cấn trừ công nợ của khách hàng trên kho hàng sẽ có những khó khăn nhất định, nếu không thuần thục đƣợc phần mềm thì có thể làm sai gây ảnh hƣởng đến việc ghi nhận công nợ. Nên khi kế toán bên chi nhánh cấn trừ công nợ giữa các kho hàng khác nhau thì phải mail ngay cho ngƣời kế toán bên 2 kho cấn trừ công nợ để so sánh đối chiếu lại.
- Trong hình thức bán chịu thì công ty có chính sách bảo lãnh cho khách hàng thƣờng xuyên. Có nghĩa là khi một bạn kinh doanh nhận đơn hàng từ khách hàng thân thuộc của công ty nhƣng khách hàng đấy vẫn chƣa thanh toán đến định mức của công nợ cũ thì bạn nhân viên ấy có quyền bảo lãnh để kế toán trƣởng quyết định cung cấp tiếp hàng cho khách hàng thân thuộc đó. Tuy nhiên, việc bảo lãnh này cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro bởi vì nếu khách hàng chƣa thể thanh toán hết nợ cũ mà lại cộng thêm khoản nợ
41
mới thì khách hàng sẽ chiếm dụng vốn lớn và thời gian trả nợ lâu cũng có thể dẫn đến tình trạng nợ xấu. Hình thức bán chịu này chỉ nên đƣợc áp dụng với các khách hàng thanh toán nợ đúng hạn, còn những khách hàng thƣờng xuyên trễ nợ thì không nên lạm dụng để tránh tình trạng nợ xấu và giới hạn lại số lần bảo lãnh cho một khách hàng. - Đôi khi việc ghi nhận hóa đơn sai dẫn đến việc ghi nhận công nợ sai nên khi nhận thông tin từ khách hàng thì kế toán bán hàng cần ghi nhận lại nhập liệu trên phần mềm và kế toán công nợ dựa vào chứng từ đơn đặt hàng, bảng báo giá,.. để kiểm tra lại thông tin kế toán bán hàng nhập liệu là đúng hay sai để kịp thời có hƣớng điều chỉnh. - Số tiền thu đƣợc của khách hàng không đúng với số tiền đƣợc cập nhật trên phần mềm. Trƣờng hợp này xảy ra khi khách hàng trừ chiết khấu trên hóa đơn hoặc do đơn giá hàng hóa có những số lẻ đằng sau. Kế toán khắp phục bằng cách hoạch toán trên tài khoản 338 để cấn trừ các khoản dƣ nhỏ lẻ phát sinh từ việc bán hàng.