Đồng Tâm
Chu trình bán hàng thu tiền của doanh nghiệp sẽ bắt đầu bằng việc khách hàng đặt hàng và kết thúc bằng việc doanh nghiệp chuyển giao các rủi ro về hàng hóa đến cho khách hàng.
33
Kế toán doanh thu bán hàng
Kế toán bán hàng
Phòng điều phối Kế toán công nợ
P h a se Bắt đầu Hóa đơn Xét duyệt Đơn đặt hàng Khách hàng Lập Hóa đơn bán hàng Hóa đơn Khách hàng Hóa đơn Nhập liệu PMKT Hóa đơn Hóa đơn Đơn đặt hàng No Yes Kho Cty mẹ 2.5.6.1 Nhận và xử lí đơn đặt hàng
Đây là hoạt động đầu tiên trong chu trình doanh thu. Hoạt động này sẽ tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng, xem xét khả năng, điều kiện thanh toán của khách hàng cũng nhƣ là số lƣợng hàng tồn kho có đáp ứng đƣợc yêu cầu của khách hàng hay không và cuối cùng là thông tin cho khách hàng biết về kết quả về đơn đặt hàng của khách hàng.
Khách hàng có thể đặt hàng trực tiếp qua của hàng, điện thoại, email ,…
Doanh nghiệp vẫn chƣa có sẵn mẫu đơn đặt hàng, để giảm thiểu sai sót có thể xảy ra thì tốt nhất các doanh nghiệp nên thiết kế mẫu đơn đặt hàng trên web hoặc có sẵn mẫu đơn đặt hàng tại doanh nghiệp để khách hàng có thể tự điền vào
34
Việc tiếp nhận thông tin qua điện thoại vẫn có thể gặp nhiều rủi ro là nhân viên không nghe rõ tên khách hàng, viết sai tên khách hàng hoặc mặt hàng khách muốn đặt ảnh hƣởng đến uy tín của doanh nghiệp
Sau khi tiếp nhận đơn đặt hàng, doanh nghiệp sẽ kiểm tra:
- Chữ kí xác thực của khách hàng để tránh giả mạo. Nếu khách hàng đƣợc doanh nghiệp ủy quyền đến đặt hàng thì phải có giấy giới thiệu của doanh nghiệp đồng thời có giấy tờ tùy thân để công ty có thể kiểm tra đối chiếu.
- Kiểm tra lƣợng hàng tồn thực có đủ cung cấp cho khách hàng hay không. Hàng tồn kho phải luôn đƣợc kiểm tra thƣờng xuyên để có thể báo số lƣợng chính xác ngay khi khách đặt hàng. Nếu kho này không đủ cung cấp lƣợng hàng phải liên hệ ngay với kho khác hoặc với công ty mẹ để cùng hỗ trợ cho việc đặt hàng của khách.
- Doanh nghiệp thực tế vẫn chƣa áp dụng nghiêm về việc kiểm tra công nợ của khách hàng. Điều này sẽ dẫn đến tình trạng nợ xấu nếu nhƣ khách hàng không có khả năng thanh toán . Đơn đặt hàng phải đƣợc xét duyệt lại bởi kế toán trƣởng.
- Việc xét duyệt bán chịu cần phải đƣợc xem xét kĩ lƣợng vì đây là khách hàng đang chiếm dụng một phần vốn của doanh nghiệp nhƣng bất kì một doanh nghiệp nào cũng có chính sách bán chịu để thu hút khách hàng. Thời hạn thanh toán không quá 45 ngày còn đối với khách hàng mua hàng giá trị nhỏ sẽ phải thanh toán trong 48h. Khi khách hàng đặt hàng, kế toán trƣởng lập tức kiểm tra xem khách này đã từng mua hàng tại doanh nghiệp hay chƣa. Nếu rồi thì kế toán trƣởng sẽ kiểm tra định mức công nợ có đáp ứng yêu cầu hay không, nếu đáp ứng thì cho phép bán hàng, không đáp ứng thì phải đợi khách hàng thanh toán lƣợng tiền đã nợ ở những kì trƣớc cho phù hợp với định mức thì mới tiếp tục bán cho khách hàng đó. Còn những khách hàng mới thì sẽ không kiểm tra về khả năng thanh toán nhƣng sẽ bắt buộc thanh toán ngay nếu số lƣợng hàng có giá trị không quá lớn hoặc khách hàng vãng lai không thƣờng xuyên ghé đến
- Thông báo với khách hàng về việc đặt hàng và đơn giá. Nếu đơn đặt hàng thành công thì lập tức nhân viên kinh doanh sẽ cập nhật thông tin khách hàng vào hệ thống để tiện việc theo dõi về sau
35
2.2.6.2 Giao hàng
Hoạt động cơ bản thứ hai trong chu kỳ doanh thu là hoàn thành các đơn đặt hàng của khách hàng và vận chuyển hàng hóa. Hoạt động này bao gồm hai bƣớc là: Thứ nhất, đóng gói và xuất kho do bộ phận Kho thực hiện. Thứ hai, giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ do bộ phận giao hàng thực hiện.
Bộ phận kho sẽ dựa vào hóa đơn bán hàng mà đóng gói các mặt hàng cần cho quy trình bán hàng. Quá trình này phải đƣợc thực hiện cẩn thận bởi vì mặt hàng kinh doanh của doanh nghiệp là sơn, gạch,.. rất dễ vỡ. Kho và nơi bán hàng tách biệt nhau nên khi có hóa đơn bán hàng đầy đủ thì kế bán toán hàng sẽ lập tức fax xuống kho để kho có thể chuẩn bị hàng cho khách.
Sau khi đóng gói xong thì doanh nghiệp sẽ thực hiện việc giao hàng. Công ty đã có luôn dịch vụ giao hàng chứ không phải đi thuê ngoài nên tiết kiệm đƣợc phần lớn các chi phí giao hàng. Các đơn hàng khi đƣợc giao đi thì đều phải kèm theo biên bảng giao hàng có đầy đủ chữ kí của kế toán bán hàng và thủ kho. Ngƣời vận chuyển sau khi giao hàng phải đợi khách hàng kiểm tra đầy đủ, kí nhận rồi mới đem biên bảng giao hàng đó về cho kế toán bán hàng lƣu lại. Kế toán thực hiện lƣu trữ các biên bảng để khi có sai sót hay vấn đề gì thì mang ra đối chứng kiểm tra.
2.5.6.3 Lập hóa đơn và theo dõi công nợ
Việc lập hóa đơn do kế toán bán hàng đảm nhận, hóa đơn đƣợc lập thành 2 liên đƣợc sự kí nhận của kế toán bán hàng và khách hàng. Nếu khách hàng đặt hàng qua email hoặc qua điện thoại thì kế toán bán hàng sẽ ghi chú lại trên đơn hàng để tránh nhầm lẫn hay xảy ra tránh chấp. Hóa đơn phải đƣợc đánh số thứ tự liên tục để tiện việc theo dõi.
36
Lưu đồ 2.5: Quy trình kế toán phải thu khách hàng
Kế toán phải thu khách hàng
Kế toán công nợ Kế toán bán hàng Ph as e Bắt đầu Lập Hóa đơn bán hàng Hóa đơn bán hàng Khách hàng Hóa đơn bán hàng Cập nhật phần mềm kế toán Hóa đơn bán hàng Hóa đơn bán hàng
Vẫn có trƣờng hợp sẽ xảy ra sai sót trong việc lập hóa đơn, trƣờng hợp đó kế toán phải lập biên bảng hủy hóa đơn . Còn nếu hóa đơn lập ra lâu rồi thì phải làm biên bảng điều chỉnh . Biên bảng hủy hóa đơn và biên bảng điều chỉnh đều phải đƣợc sự kí nhận của kế toán trƣởng để đảm bảo sự trung thực
Sau khi lập hóa đơn bán hàng vào máy thì phần mềm sẽ tự cập nhật công nợ qua tài khoản 1311 để kế toán công nợ có thể tiện theo dõi. Dựa vào hợp đồng đã đƣợc kí kết về điều khoản bán hàng, kế toán bán hàng sẽ tiến hành ghi chú lại các khoản nợ của doanh nghiệp cũng nhƣ thời hạn khách hàng thanh toán để có thể thu hồi nợ đúng hạn.Công ty đã thiết lập hạn mức công nợ cho khách hàng để có thể hạn chế việc xảy ra nợ khó đòi. Tài khoản phải thu là tài khoản lƣỡng tính có hai chức năng cơ bản: Một
37
là, ghi nợ đối với các số tiền trên hóa đơn chƣa thanh toán. Hai là, ghi có với các số tiền khách hàng đã thanh toán.
Ngoài ra, việc theo dõi công nợ cũng là để kế toán có thể xác định phần chiết khấu thƣơng mại cho khách hàng. Điều này là hoàn toàn có lợi cho sự hợp tác lâu dài của công ty đối với các khách hàng thân thiết
Quy định chiết khấu:
- Doanh thu bán hàng tháng (chƣa có VAT) đặt kí hiệu là X, nếu: - X lớn hơn hoặc bằng 20 triệu đồng thì đƣợc hƣởng chiết khấu 6% - X lớn hơn hoặc bằng 50 triệu đồng thì đƣợc hƣởng chiết khấu 7% - X lớn hơn hoặc bằng 100 triệu đồng thì đƣợc hƣởng chiết khấu 8% Điều kiện:
- Thanh toán hoàn tất công nợ chậm nhất là ngày 5 của tháng liền kề.
- Doanh thu tính chiết khấu tháng: Là doanh thu trƣớc thuế VAT phát sinh trong tháng trừ doanh thu, trừ doanh thu các đơn hàng không đƣợc hƣởng chiết khấu tháng căn cứ trên hóa đơn mua hàng.
- Tiền chiết khấu hàng tháng = Doanh thu tính chiết khấu tháng x Chiết khấu tháng - Đồng Tâm thông báo tiền chiết khấu tháng cho cửa hàng cộng tác vào ngày 10 dƣơng lịch của tháng liền kề.
Phương thức chiết khấu:
- Tiền chiết khấu đƣợc trừ vào giá trị trƣớc thuế của hóa đơn mua hàng các tháng liền kề (không đƣợc quy đổi thành tiền).
- Tiền chiết khấu có hiệu lực trong vòng 6 tháng kể từ ngày Đồng Tâm thông báo cho cửa hàng cộng tác. Sau thời gian này, số tiền chiết khấu không còn giá trị đƣợc trừ. - Tiền chiết khấu đƣợc trừ cho tất cả các đơn hàng.
38
Đây là quy định chiết khấu theo tháng, ngoài ra còn có quy định chiết khấu theo quý, theo năm. Nhìn chung, công ty hoàn toàn tạo mọi điều kiện thuận lợi để các doanh nghiệp khác có thể hợp tác với mình trên cơ sở cả hai cùng có lợi.
Các trƣờng hợp khác: Điều chỉnh và xóa sổ tài khoản
Tài khoản của khách hàng đƣợc điều chỉnh trog trƣờng hợp hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng hóa hƣ hỏng và xóa sổ cho những khoản nợ không thu hồi đƣợc. Việc điều chỉnh này do quản lý tín dụng thực hiện.
- Nếu trả lại hàng bán: Sau khi nhận đƣợc xác nhận rằng hàng hoá đã đƣợc trả về hàng tồn kho thì kế toán bán hàng sẽ hoạch toán ngay trên hệ thống đồng thời kế toán công nợ sẽ ghi nhận một khoản giảm trong nợ phải thu của khách hàng tƣơng đƣơng với giá trị hàng bị trả lại.
39
Lưu đồ 2.6: Quy trình kế toán hàng bán bị trả lại
Kế toán hàng bán bị trả lại
Kế toán bán hàng
Phòng điều phối/ Phòng kinh doanh Kế toán công nợ
P h as e Bắt đầu Hóa đơn bán hàng Xét duyệt Lập Giấy đề nghị thanh toán Giấy đề nghị thanh toán Hóa đơn Hóa đơn bán hàng Khách hàng Yes No Giấy đề nghị thanh toán Hóa đơn Lập Biên bản trả hàng và Biên bản đối chiếu công nợ Biên bản trả hàng Giấy đề nghị thanh toán Hóa đơn Biên bản đối chiếu công nợ Ký duyệt Biên bản trả hàng Biên bản đối chiếu công nợ Giấy đề nghị thanh toán Hóa đơn Kho Cty mẹ Khách hàng Biên bản đối chiếu công nợ Giấy đề nghị thanh toán Hóa đơn Biên bản trả hàng Cập nhật phần mềm kế toán Biên bản đối chiếu công nợ Biên bản trả hàng Hóa đơn Kế toán thanh toán Giấy đề nghị thanh toán
( Nguồn : sinh viên tự tổng hợp )
- Nếu hàng hoá bị hƣ hỏng nhẹ, khách hàng có thể đồng ý giữ với giá giảm thì kế toán công nợ phát hành hóa đơn điều chỉnh giảm để phản ánh sự giảm giá đó. Một bản sao của hóa đơn điều chỉnh giảm cho các khoản phải thu để điều chỉnh tài khoản của khách hàng và một bản cho khách hàng.
40
- Nếu không thu đƣợc tiền của khách hàng nợ, kế toán trƣởng sẽ lập dự phòng để xóa sổ khoản nợ này nhƣng công ty chƣa gặp phải trƣờng hợp phải xóa hẳn tài khoản nợ vì việc quản lí công nợ của công ty khá tốt nên công ty không lập dự phòng.
2.5.7 Quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị trong việc thu tiền
Mục tiêu chính của chu trình này chính là ghi nhận công nợ, thu đƣợc tiền của khách hàng và hạn chế nợ xấu có thể xảy đến đối với doanh nghiệp.
Nhận dạng rủi ro : rủi ro xuất hiện trong quy trình này có thể đến từ việc ghi nhận sai về công nợ khách hàng,không bù trừ công nợ đúng đối tƣợng khách hàng, không thể thu hồi nợ đúng hạn, nợ xấu không thể thu hồi.
Điều tiết và giám sát các rủi ro:
- Phần mềm kế toán đƣợc thiết kế riêng cho công ty nên nó hoàn toàn phù hợp với cơ cấu cũng nhƣ các chính sách của công ty. Tuy nhiên, nó đã đƣợc thiết kế lên khá chắc chẽ và trải qua nhiều bƣớc để có thể hoàn thiện một nghiệp vụ xảy ra nên ngƣời kế toán công nợ của công ty phải hết sức cẩn thận để không làm sai. Và vì tính chất phức tạp của phần mềm nên việc đào tạo những kế toán mới phải mất thời gian dài nên khi một nhân viên kế toán muốn xin nghỉ việc phải báo trƣớc một tháng hoặc hơn để thuận tiện cho việc tìm ngƣời mới thay thế
- Công ty có bảy kho hàng nên khi khách mua hàng để những kho khác nhau thì dẫn đến việc ghi nhận công nợ của khách hàng hoặc cấn trừ công nợ của khách hàng trên kho hàng sẽ có những khó khăn nhất định, nếu không thuần thục đƣợc phần mềm thì có thể làm sai gây ảnh hƣởng đến việc ghi nhận công nợ. Nên khi kế toán bên chi nhánh cấn trừ công nợ giữa các kho hàng khác nhau thì phải mail ngay cho ngƣời kế toán bên 2 kho cấn trừ công nợ để so sánh đối chiếu lại.
- Trong hình thức bán chịu thì công ty có chính sách bảo lãnh cho khách hàng thƣờng xuyên. Có nghĩa là khi một bạn kinh doanh nhận đơn hàng từ khách hàng thân thuộc của công ty nhƣng khách hàng đấy vẫn chƣa thanh toán đến định mức của công nợ cũ thì bạn nhân viên ấy có quyền bảo lãnh để kế toán trƣởng quyết định cung cấp tiếp hàng cho khách hàng thân thuộc đó. Tuy nhiên, việc bảo lãnh này cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro bởi vì nếu khách hàng chƣa thể thanh toán hết nợ cũ mà lại cộng thêm khoản nợ
41
mới thì khách hàng sẽ chiếm dụng vốn lớn và thời gian trả nợ lâu cũng có thể dẫn đến tình trạng nợ xấu. Hình thức bán chịu này chỉ nên đƣợc áp dụng với các khách hàng thanh toán nợ đúng hạn, còn những khách hàng thƣờng xuyên trễ nợ thì không nên lạm dụng để tránh tình trạng nợ xấu và giới hạn lại số lần bảo lãnh cho một khách hàng. - Đôi khi việc ghi nhận hóa đơn sai dẫn đến việc ghi nhận công nợ sai nên khi nhận thông tin từ khách hàng thì kế toán bán hàng cần ghi nhận lại nhập liệu trên phần mềm và kế toán công nợ dựa vào chứng từ đơn đặt hàng, bảng báo giá,.. để kiểm tra lại thông tin kế toán bán hàng nhập liệu là đúng hay sai để kịp thời có hƣớng điều chỉnh. - Số tiền thu đƣợc của khách hàng không đúng với số tiền đƣợc cập nhật trên phần mềm. Trƣờng hợp này xảy ra khi khách hàng trừ chiết khấu trên hóa đơn hoặc do đơn giá hàng hóa có những số lẻ đằng sau. Kế toán khắp phục bằng cách hoạch toán trên tài khoản 338 để cấn trừ các khoản dƣ nhỏ lẻ phát sinh từ việc bán hàng.
2.5.8 Các quy trình kiểm soát đối với hoạt động thu tiền
Là các chính sách, thủ tục để đảm bảo cho chỉ thị của nhà quản lí đƣợc thực hiện một cách đầy đủ và đạt đƣợc hiệu quả cao nhất.
Phân chia trách nhiệm đầy đủ: hoạt động thu tiền của khách hàng đƣợc tiến hành bởi kế toán công nợ cùng với sự phối hợp của kế toán bán hàng. Khi một đơn hàng đƣợc bán ra thì ngƣời kế toán công nợ sẽ lập tức tiến hành cập nhật công nợ khách hàng vào phần mềm và phân loại ra ai là khách hàng thƣờng xuyên và ai là khách hàng vãng lai để tiện cho việc thu hồi công nợ về sau. Tách biệt chức năng bán hàng với chức năng thu tiền, có nghĩa là ngƣời kế toán bán hàng chỉ đƣợc quyền lập hóa đơn bán hàng gửi đến kế toán công nợ để lập phiếu thu, còn việc thu tiền là của thủ quỹ.
Kiểm tra quá trình xử lí thông tin: Kế toán Bán hàng sẽ lập Hóa đơn bán hàng gồm 2 liên. 1 liên của hóa đơn giao cho khách hàng, 1 liên chuyển sang cho Kế toán Công nợ cập nhật phần mềm kế toán và chuyển ngƣợc lại cho Kế toán Bán hàng lƣu