Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại CN CTCPTMDV HOÀNG hải TRUNG tâm hội NGHỊ TIỆC cưới QUEEN PLAZA kỳ hòa

BỘ CÔNG THƯƠNG BỘ GIÁO DỤC ĐÀO TẠO TRỪƠNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP HCM KHOA KẾ TOÁN KIỂM TOÁN KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Đề tài HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TẠI CN CTCPTMDV HOÀNG HẢI TRUNG TÂM HỘI NGHỊ TIỆC CƯỚI QUEEN PLAZA KỲ HÒA Giảng viên hướng dẫn Th s LÊ THỊ HẢI BÌNH Nhóm sinh viên thực hiện Mã số SV Họ tên Lớp 15039801 Hồng Thị Ánh DHKT 11D 15051241 Phạm Thị Lành DHKT 11I 15040551 Trần Đặng Hồng Huyền DHKT 11D TP HCM, THÁNG 052019 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin.

BỘ CÔNG THƯƠNG BỘ GIÁO DỤC & ĐÀO TẠO TRỪƠNG ĐẠI HỌC CƠNG NGHIỆP TP.HCM KHOA KẾ TỐN - KIỂM TỐN ****** KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP Đề tài: HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TẠI CN CTCPTMDV HOÀNG HẢI - TRUNG TÂM HỘI NGHỊ TIỆC CƯỚI QUEEN PLAZA KỲ HÒA Giảng viên hướng dẫn: Th.s LÊ THỊ HẢI BÌNH Nhóm sinh viên thực hiện: Mã số SV Họ tên Lớp 15039801 Hồng Thị Ánh DHKT 11D 15051241 Phạm Thị Lành DHKT 11I 15040551 Trần Đặng Hồng Huyền DHKT 11D TP HCM, THÁNG 05/2019 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan nghiên cứu khoa học với đề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộchu trình bán hàng thu tiền chi nhánh cơng ty TMDV Hồng Hải - Trung tâm hội nghị tiệc cưới Queen Plaza Kỳ Hịa.” cơng trình nghiên cứu cá nhân tơi, khơng chép Tôi xin chịu trách nhiệm cơng trình nghiên cứu riêng ! LỜI CẢM ƠN Lời em xin chân thành cảm ơn đến quý thầy giáo, cô giáo Khoa Kế Tốn – Kiểm Tốn Trường ĐH Cơng Nghiệp TP.HCM tận tình bảo, truyền đạt cho em kiến thức quý báu suốt năm học vừa qua Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến – người trực tiếp hướng dẫn tạo điều kiện thuận lợi giúp đỡ em trình thực Báo cáo thực tập tốt nghiệp Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Ban Giám Đốc anh chị nhân viên phòng ban Trung tâm hội nghị tiệc cưới Queen Plaza Kỳ Hịa tận tình giúp đỡ để em có hội cọ xát, tiếp xúc thực tế, tích lũy thêm kiến thức kinh nghiệm cho thân hoàn thành tốt tập Tuy nhiên kinh nghệm tiếp cận thực tế kiến thức hạn chế nên khơng tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận góp ý quý thầy, cô anh, chị công ty để kiến thức em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! TP.HCM, Ngày … tháng … năm 2019 Người thực NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ NGHIÊN CỨU ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT AICPA Viện kiểm toán độc lập Hoa Kỳ (American Institute of Certificated Public Accountant COSO Hiệp Hội tổ chức Tài trợ IAS MIA Viện kế toán Malaysia (Malaysian Institute of Accountant) EAA Hội kế tốn Anh quốc (England Association of Accountant IFAC Liên đồn kế toán quốc tế (The International Federation of Accountant BCTC Báo cáo tài BGĐ Ban Giám Đốc BCLCTT Báo cáo lưu chuyển tiền tệ GBN Giấy báo nợ GBC Giấy báo có GTGT Giá trị gia tăng KH Khấu hao PC Phiếu chi PT Phiếu thu PNK Phiếu nhập kho PXK Phiếu xuất kho SXKD Sản xuất kinh doanh TNDN Thu nhập doanh nghiệp TNHH Trách nhiệm hữu hạn TSCĐ Tài sản cố định TGNH Tiền gửi ngân hàng UNC Ủy nhiệm chi NCC Nhà cung cấp HĐBH Hoạt động bán hàng DANH MỤC CÁC BẢNG Bảng 1.1 khái qt cơng việc chu trình bán hàng thu tiền Bảng 1.2 mục tiêu kiểm sốt cơng việc chu trình bán hàng Bảng 1.3 mục tiêu kiểm sốt cơng việc chu trình thu tiền DANH MỤC ĐỒ THỊ VÀ SƠ ĐỒ LƯU ĐỒ Sơ đồ 2.1: sơ đồ tổ chức máy quản lý Sơ đồ 2.2:Cơ cấu tổ chức phịng kế tốn cơng ty Sơ đồ 2.3 trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế toán nhật ký chung Sơ đồ 2.4: quy trình bán hàng cung cấp dịch vụ thu tiền Lưu đồ 2.1 quy trình ghi nhận doanh thu bán hàng cung cấp dịch vụ - thu tiền PHẦN MỞ ĐÂU Tên đề tài: “Hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộchu trình bán hàng thu tiền chi nhánh cơng ty TMDV Hồng Hải - Trung tâm hội nghị tiệc cưới Queen Plaza Kỳ Hòa.” Tóm tắt ý tưởng nghiên cứu : 2.1 Lý chọn đề tài Trong năm gần đây, nhận thấy kinh tế nước ta chuyển từ chế hoạch định hóa tập trung sang kinh tế thị trường Ngoài để đáp ứng yêu cầu hội nhập kinh tế, tăng cường khả cạnh tranh kinh tế tồn cầu, tăng cường vị trí doanh nghiệp việc đảm bảo vai trò chủ đạo Đối với doanh nghiệp mang tầm cỡ lớn, việc rà soát đảm bảo khơng sai sót gian lận điều khơng thể chắn Cho nên, để có sở sách phù hợp với quy luật thị trường, hệ thống kiểm soát nội trở thành công cụ đắc lực không với hoạt động tài nhà nước mà cịn quan trọng với hoạt động tài doanh nghiệp.trung thực hợp lý, nhằm bảo vệ, quản lý sử dụng có hiệu tài sản đơn vị Hệ thống kiểm soát nội thủ tục kiểm soát xây dựng áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật quy định, để kiểm tra kiểm soát, ngăn ngừa phát gian lận, sai sót để lập báo cáo tài Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội cơng ty cổ phần thương mại dịch vụ Hồng Hải vừa hội để học hỏi, vừa hội trải nghiệm thực tế phận kiểm soát nội doanh nghiệp Trong hoạt động doanh nghiệp, kiểm tra kiểm sốt ln giữ vai trị quan trọng trình quản lý thực chủ yếu hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp Hơn hệ thống kiểm soát nội thực lúc nhiều chu trình, chu trình bán hàng thu tiền chu trình đóng vai trị vơ quan trọng hệ thống kiểm soát nội Kiểm soát tốt nội doanh nghiệp doanh nghiệp đứng vững kinh tế khốc liệt Xuất phát từ lý trên, hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp mang tính cấp bách quản lý, có ý nghĩa lý luận thực tiễn giai đoạn kinh tế Nhận thức tầm quan trọng vấn đề lựa chọn đề tài: “Hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền chi nhánh công ty cổ phần thương mại dịch vụ Hoàng Hải - Trung tâm hội nghị tiệc cưới Queen Plaza Kỳ Hòa” làm đề tài nghiên cứu khoa học 3.2 Mục tiêu nghiên cứu Thứ nhất, hệ thống hóa phần sở lý luận hệ thống KSNB chu trình bán hàngthu tiền DN Thứ hai, tìm hiểu thực trạng hoạt động KSNB chu trình bán hàng-thu tiền chi nhánh CTCP TM DV Hoàng Hải – Trung tâm hội nghị tiệc cưới Queen Plaza Kỳ Hòa Thứ ba, thông qua nhận thức lý luận tổng kết thực tiền đưa nhận xét, đánh giá, từ đề xuất giải pháp nhằm hồn thiện nâng cao hiệu hoạt động KSNB việc ngăn ngừa rủi ro chu trình bán hàng-thu tiền chi nhánh CTCP TM DV Hoàng Hải – Trung tâm hội nghị tiệc cưới Queen Plaza Kỳ Hòa 3.3 Đối tượng phạm vi nghiên cứu 3.3.1 Đối tượng nghiên cứu: “Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộchu trình bán hàng thu tiền chi nhánh cơng ty TMDV Hoàng Hải - Trung tâm hội nghị tiệc cưới Queen Plaza Kỳ Hịa.” 3.3.2 Phạm vi Khơng gian:Trung tâm hội nghị tiệc cưới Queen Plaza Kỳ Hòa Thời gian: sở thông tin, số liệu từ 2017 đến năm 2019 Lĩnh vực nghiên cứu: kế toán – kiểm toán 3.4 Phương pháp nghiên cứu Tổng hợp lý thuyết làm sở để tìm hiểu thực trạng KSNB DN Phương pháp điều tra, phân tích số liệu Phương pháp quan sát, vấn 3.5 Tính tính sáng tạo: ➢ Ý nghĩa đề tài mặt lý luận Nghiên cứu đóng góp phần hệ thống hóa làm rõ lý luận kiểm soát nội bộ, kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền, đặc biệt kiểm sốt nội đối chu trình bán hàng thu tiền bám sát đặc điểm doanh nghiệp thương mại dịch vụ (nhà hàng tiệc cưới) ➢ Ý nghĩa đề tài mặt thực tiễn Bài nghiên cứu phân tích, đánh giá thực trạng kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền chi nhánh CTCP TM DV Hoàng Hải – Trung tâm hội nghị tiệc cưới Queen Plaza Kỳ Hòa, tồn tại, hạn chế kiểm soát nội bán hàng thu tiền cơng ty, từ đề biện pháp tương đối đồng ñể hồn thiện chu trình cơng ty Thực biện pháp giúp cho công ty tăng cường hiệu hoạt động hệ thống kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền NỘI DUNG CHÍNH CỦA BÀI NGHIÊN CỨU Chương 1: LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CHI NHÁNH CƠNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ HOÀNG HẢI – TRUNG TÂM HỘI NGHỊ TIỆC CƯỚI QUEEN PLAZA KỲ HÒA Chương 2: : THỰC HIỆN NGHIÊN CỨU VỀ HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẨN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ HOÀNG HẢI– TRUNG TÂM HỘI NGHỊ TIỆC CƯỚI QUEEN PLAZA KỲ HÒA Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CHI NHÁNH CƠNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ HOÀNG HẢI - TRUNG TÂM HỘI NGHỊ TIỆC CƯỚI QUEEN PLAZA KỲ HÒA KẾT LUẬN Bài luận hệ thống hóa làm rõ vấn đề lý luận hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền DN, đặt tảng cho việc nghiên cứu phân tích thực trạng hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền chi nhánh công ty cổ phần thương mại dịch vụ Hoàng Hải-Trung tâm hội nghị tiệc cưới queen plaza Kỳ Hòa Cụ thể, chương I làm rõ sở lý luận nội dung hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền Bài luận nêu rõ khái quát hệ thống KSNB DN định nghĩa, lợi ích, chất, mục đích, vai trị yếu tố cấu thành hệ thống KSNB Khái quát chu trình bán hàng – thu tiền: Các chức mục tiêu chu trình bán hàng – thu tiền Đặc biệt, làm rõ lý thuyết thủ tục kiểm sốt rủi ro xảy chu trình bán hàng – thu tiền để từ làm tiền đề cho việc tìm hiểu thực trạng hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền chi nhánh công ty cổ phần thương mại dịch vụ Hoàng Hải-Trung tâm hội nghị tiệc cưới Queen Plaza Kỳ Hòa Ở phần làm rõ nội dung như: Thủ tục KSNB nghiệp vụ bán hàng nghiệp vụ thu tiền Từ tảng sở lý luận hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền DN đề tài làm rõ thực trạng hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền chi nhánh cơng ty TMDV Hồng Hải – Trung tâm hội nghị tiệc cưới Queen Plaza Kỳ Hịa Đó giới thiệu tổng quan CTCP TM DV Hoàng Hải – Trung tâm hội nghị tiệc cưới Queen Plaza Kỳ Hịa lịch sử hình thành phát triển công ty, chức nhiệm vụ, cấu máy quản lý cơng ty Ngồi cịn giới thiệu tổ chức cơng tác kế tốn cơng tác kinh doanh công ty như: Tổ chức máy kế toán máy kinh doanh, chế độ, sách kế tốn áp dụng cơng ty Mơ tả hoạt động chu trình bán hàng – thu tiền công ty Do giới hạn thời gian không gian nghiên cứu nên đề tài tránh khỏi hạn chế định Đề tài dừng lại việc tìm hiểu thực trạng thủ tục Nguyên tắc quy định cách ly thích hợp trách nhiệm nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa sai phạm hành vi lạm dụng quyền hạn Theo đó, cá nhân hay tổ chức kiêm nhiệm hai số bốn chức sau: (1) Phê duyệt, (2) Thực hiện, (3) Ghi chép, (4) Bảo quản tài sản Ví dụ, tổ chức nhân khơng thể bố trí kiêm nhiệm việc phê duyệt thực hay việc kiêm nhiệm ghi sổ bảo quản tài sản Nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn: Theo ủy quyền nhà quản lý, cấp giao cho định giải số cơng việc phạm vi định Q trình ủy quyền tiếp tục mở rộng xuống cấp thấp tạo nên hệ thống phân chia trách nhiệm quyền hạn mà khơng làm tính tập trung doanh nghiệp Để tuân thủ tốt trình kiểm sốt, nghiệp vụ kinh tế phải phê chuẩn đắn, qua loại:  Phê chuẩn chung: Thực thơng qua việc xây dựng sách chung mặt hoạt động cụ thể cho cán cấp tuân thủ Ví dụ: Xây dựng phê chuẩn hạn mức tín dụng cho khách hàng v v  Phê chuẩn cụ thể: Được thực theo nghiệp vu kinh tế riêng ✓ Các loại thủ tục kiểm soát: Một HTKSNB muốn hoạt động có hiệu thường phải kết hợp nhiều loại thủ tục kiểm soát với Và số hoạt động kiểm soát chủ yếu đơn vị:  Phân chia trách nhiệm đầy đủ: Là không cho phép thành viên giải mặt nghiệp vụ từ hình thành kết thúc Một cá nhân kiêm nhiệm chức sau tổ chức thực hoạt động: Thực hiện, ghi chép, thực hiện, bảo quản tài sản  Ủy quyền xét duyệt: Các nhà quản lý thường có sách trao quyền cho cấp phạm vi định để công tác giám sát, quản lý thực cách có hiệu Bên cạnh đó, để tuân thủ tốt q trình kiểm sốt, nghiệp vụ kinh tế phải phê chuẩn đắn  Kiểm tra độc lập việc thực hiện: Là việc kiểm tra tiến hành cá nhân (hoặc phận) khác với cá nhân (hoặc phận) thực nhiệm vụ  Thiết kế sử dụng chứng từ sổ phù hợp: Việc kiếm soát hệ thống chứng từ, sổ sách phải ý vấn đề sau đây: Tất hoạt động thực có chứng từ phản ánh, đánh số trước chứng từ, cần thiết kế đơn giản rõ ràng, tổ chức luân chuyển chứng từ khoa học kịp thời, xác định trách nhiệm cá nhân tham gia hoạt động chứng từ, v v  Bảo đảm an toàn cho tài sản vật chất thông tin: Bao gồm an toàn mặt vật lý quy trách nhiệm vật chất cho cá nhân có liên quan An toàn mặt vật lý thường bao gồm thủ tục kiểm soát như: Hạn chế tiếp cận tài sản, thông tin truy cập, kiểm kê tài sản, v v  Phân tích rà sốt: Hoạt động xem xét lại việc thực thông qua hệ thống báo cáo hoạt động, tình trạng Từ đánh giá việc thực hoạt động nhận dạng biến động bất thường để có biện pháp xử lý kịp thời  Kiểm soát chung kiểm soát ứng dụng: Hai loại kiểm soát thường sử dụng thủ tục cụ thể nhằm hạn chế rủi ro phát sinh đặc điểm môi trường xử lý thông tin điện tử 1.2.4 Hệ thống kiểm toán bội bộ: “Kiểm toán nội phận độc lập thiết lập đơn vị nhằm tiến hành công việc kiểm tra đánh giá hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nội đơn vị” (Nguyễn Quang Quynh, 2012) Để phận kiểm toán nội phát huy tác dụng phải xây dựng sở nguyên tắc sau: Về tổ chức:  Bộ phận kiểm toán nội phải trực thuộc cấp đủ cao để không giới hạn phạm vi hoạt động (Chủ tịch HĐQT, GĐ,…)  Bộ phận kiểm toán nội phải giao quyền hạn tương đối rộng rãi hoạt động tương đối độc lập với phịng kế tốn phận hoạt động kiểm tra Về nhân sự:  Tuyển chọn nhân viên có đạo đức nghề nghiệp có lực chuyên môn đạo đức nghề nghiệp phù hợp với quy định hành 1.3 Kiểm soát nội chu trình bán hàng – thu tiền doanh nghiệp 1.3.1 Khái quát chu trình bán hàng thu tiền Bán hàng thu tiền (tiêu thụ) trình chuyển quyền sở hữu hàng hóa qua q trình trao đổi hàng – tiền khách thể kiểm toán với khách hàng Quá trình bán hàng thu tiền gồm nhiều khâu, nhiều giai đoạn, yêu cầu mua khách hàng (đơn đặt hàng, hợp đồng mua hàng…) kết thúc việc thu tiền khách hàng cam kết chấp nhận tốn Bán hàng có nhiều hình thức khác (trực tiếp bán lẻ, bán buôn, bán hàng qua đại lý, gửi hàng chờ chấp nhận…), toán theo nhiều phương thức khác (thu tiền tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, bán chịu, trả góp…) Với hình thức bán hàng tốn phong phú, đa dạng nên việc tổ chức công tác kế tốn cho chu trình đa dạng Có thể nói, chu trình bán hàng - thu tiền giai đoạn quan trọng chu trình sản xuất kinh doanh Chu trình bán hàng thu tiền liên quan đến nhiều khoản mục, đặc biệt khoản mục phản ánh báo cáo kết hoạt động kinh doanh doanh nghiệp (DN) 1.3.2 Khái quát công việc chu trình bán hàng thu tiền Thơng thường, với số DN, biểu cụ thể chức phận đảm nhiệm chức khác nhau, theo đó, chu trình bán hàng thu tiền bao gồm chức cụ thể sau: Xử lý đơn đặt hàng người mua, xét duyệt bán chịu, chuyển giao hàng hóa, lập hóa đơn bán hàng, xử lý ghi số khoản doanh thu thu tiền, xóa số khoản phải thu khơng thu được, lập dự phịng nợ khó địi Bảng 1.1 khái qt cơng việc chu trình bán hàng thu tiền Chức Công việc Đơn đặt hàng khách hàng điểm bắt đầu toàn chu Xử lý đơn đặt hàng người trình Đó lời đề nghị mua hàng từ khách hàng tương lai Đơn đặt hàng người mua đơn đặt hàng, phiếu yêu cầu mua mua hàng, yêu cầu qua thư, fax, điện thoại Dựa vào đơn đặt hàng, người bán xem xét để đưa định bán qua phiếu tiêu thụ lập hoá đơn bán hàng Việc bán chịu giúp DN gia tăng doanh số bán hàng Kiểm tra tính dụng xét gặp nhiều rủi ro trường hợp khách hàng khả duyệt bán chịu tốn Vì việc bán chịu cần xem xét thật chặt chẽ Trước đến định bán chịu cho khách hàng cần phải xem xét đối tượng khách hàng, khả thu nợ tối đa khách hàng để từ đến định bán chịu phần hay tồn lơ hàng Tuy nhiên, định cần tính tốn cân đối lợi ích bên theo hướng khuyến khích người mua trả tiền nhanh qua tỷ lệ giá thời gian toán Khi có định phương thức bán hàng, phận xuất Chuyển giao hàng lập lệnh xuất kho chứng từ vận chuyển dựa thông hàng hóa tin mẫu đơn đặt hàng, đồng thời thực việc xuất kho chuyển giao hàng Hóa đơn bán hàng chứng từ có đầy đủ thơng tin Lập hóa đơn bán hàng, đồng hàng hóa (mẫu mã, quy cách, số lượng ) giá toán Tổng thời ghi sổ số tiền tốn bao gồm giá hàng hóa, chi phí vận chuyển, bảo hiểm yếu tố khác theo luật thuế giá trị gia tăng Hóa đơn nghiệp vụ lập thành liên, liên giao cho khách hàng, liên sau lưu lại ghi số theo dõi việc thu tiền Hóa đơn bán hàng vừa phương thức thể cho khách hàng thấy rõ số tiền thời hạn toán; vừa ghi sổ nhật ký bán hàng theo dõi khoản phải thu Nhật ký bán hàng sổ ghi cập nhật thương vụ, nhật ký ghi rõ doanh thu gộp nhiều mặt hàng phân loại theo khoản thích hợp Vấn đề quan tâm chức kiểm soát Xử lý ghi sổ nghiệp vụ khoản phải thu tránh tình trạng gian lận xảy khoản phải thu vào sổ sau Cần xem xét đảm bảo rằng, tất số tiền thu tiền thu vào nhật ký thu tiền, sổ quỹ sổ chi tiết Tiền mặt thu cần gửi vào ngân hàng lượng hợp lý Các khoản giảm từ doanh thu xảy người mua không thoả Xử lý khoản giảm trừ mãn hàng hoá nhận thường hàng gửi có khuyết tật sai với hợp đồng Khi đó, người bán nhận lại hàng giảm doanh thu giá cho lơ hàng sở thoả thuận với bên mua Trong trường hợp này, phải lập bảng tổng ghi nhớ hố đơn chứng minh cho việc ghi giảm lơ hàng đồng thời ghi chép đầy đủ kịp thời vào nhật ký bán Có nhiều nguyên nhân khiến khoản phải thu DN không Thẩm định xóa số khoản thu tiền, để tránh sai sót phải có phận thẩm định tìm phải thu không hiểu lý không thu tiền Sau thẩm định, xác định khoản nợ khó khơng có khả thu khách hàng bị phá thu sản hay lý bất khả kháng cần chuyển thành nợ khó địi xóa sổ khoản Trường hợp khách hàng khơng trả nợ cơng ty cơng Lập dự phịng phải thu khó ty cần phải có kế hoạch dự phịng nguồn để thay khoản Vào cuối niên độ kế toán, dựa vào quy định Bộ Tài số địi tiền nợ q hạn kế tốn, cơng ty phải lập dự phòng khoản phải thu hạn Căn để ghi nhận nợ phải thu khó địi là: Nợ phải thu hạn toán ghi hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, cam kết hợp đồng cam kết nợ, DN đòi nhiều lần chưa thu được; Nợ phải thu chưa đến thời hạn toán khách nợ lâm vào tình trạng phá sản làm thủ tục giải thể, tích, bỏ trốn 1.3.3 Mục tiêu kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền Kiểm sốt nội (KSNB) chu trình bán hàng – thu tiền để đảm bảo trình bán hàng hợp pháp, hợp lý bước thực không phù hợp với tiêu chuẩn kiểm tra nhận biết xử lý kịp thời: Các nghiệp vụ bán hàng phê duyệt đắn, ghi sổ đầy đủ, ghi thời gian phát sinh; doanh thu ghi sổ tính tốn phản ánh xác Đồng thời, KSNB chu trình bán hàng – thu tiền để quản lý tín dụng khách hàng theo quy định giảm thiểu rủi ro liên quan đến công nợ phải thu: Các loại tiền thu ghi thời gian phân loại đắn; khoản tiền chiết khấu xét duyệt Tại DN, không xây dựng hệ thống KSNB hữu hiệu với chu trình bán hàng thu tiền việc xác định kết kinh doanh khó xác, việc thu hồi khoản nợ phải thu khách hàng khó tránh khỏi Chu trình bán hàng thu tiền đơn vị khác nhau, có cấu chức chứng từ khác song cần phải có tách biệt chức giao cho cá nhân hay phận cụ thể phụ trách Đối với công việc bán hàng cung cấp dịch vụ Bảng 1.2 mục tiêu kiểm soát cơng việc chu trình bán hàng Mục tiêu kiểm Mục tiêu kiểm soát soát chung cụ thể Doanh thu ghi Tính có thật chép vào sổ sách có thật, thực phát sinh Thủ tục kiểm sốt - Các nghiệp vụ ghi sổ dựa vào chứng từ vận chuyển đơn đặt hàng phê chuẩn - Hóa đơn đánh số thứ tự trước xác định rõ mục đích sử dụng Sự đầy đủ Các nghiệp vụ bán - Các chứng từ vận chuyển (nghĩa hóa hàng phát sinh đơn vận chuyển) đánh số trước ghi ghi chép đầy chép đủ vào sổ sách - Mỗi hóa đơn phải đánh số thứ tự trước Hóa đơn ghi vào sổ kế toán chi tiết theo thứ tự tăng dần Cịn hóa đơn tự hủy phải khai báo báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn Sự phê chuẩn Các nghiệp vụ bán - Sự phê chuẩn phải hợp lý cấp có hàng phê thẩm quyền phù hợp với sách chuẩn đắn cơng ty - Phê chuẩn bán chịu trước gửi hàng - Giá phương thức vận chuyển, cước phí vận chuyển, tài khoản chiết khấu phải phê chuẩn đắn Sự đánh giá Doanh thu ghi sổ số tiền hàng hóa gửi tính đúng, vào sổ xác - Đơn giá hàng bán hóa đơn giá phê chuẩn - Kiểm tra nội q trình lập hóa đơn trình chuyển số, trình kiểm tra thực người độc lập - Đối chiếu chi tiết hóa đơn với chứng từ vận chuyển, với đơn đặt hàng tính lại thơng tin số hóa đơn - Đối chiếu bút toán sổ nhật lý bán hàng với hóa đơn bán hàng Sự phân loại Các nghiệp vụ bán hàng phân loại ghi chép vào tài khoản - Xây dựng sử dụng sơ đồ tài khoản chi tiết cho nghiệp vụ - Xem xét kiểm tra lại việc ghi nghiệp vụ vào tài khoản (đặc biệt nghiệp vụ bất thường) Sự xác Doanh thu ghi vào sổ chi tiết sổ tổng hợp xác giá trị Các nghiệp vụ bán hàng ghi thời gian phát sinh - Hàng tháng đối chiếu số liệu sổ chi tiết sổ tổng hợp Chuyển sổ Các nghiệp vụ bán hàng đưa vào tổng hợp sổ thu tiền cộng xác - Cách ly trách nhiệm ghi sổ bán hàng với ghi sổ chi tiết khoản phải thu người mua - Lập bảng cân đối công nợ hàng tháng gửi người mua -Tổ chức đối chiếu nội khoản bán hàng-thu tiền Đúng kỳ - Xây dựng trình tự cần có để lập chứng từ ghi sổ nghiệp vụ cung cấp hàng hóa (dịch vụ) thời gian - Tổ chức kiểm tra đối chiếu nội lập chứng từ ghi sổ theo thời gian (so sánh ngày hóa đơn vận chuyển với ngày hóa đơn bán hàng, sổ nhật ký bán hàng sổ phụ có liên quan) Đồi với nghiệp vụ thu tiền: Bảng 1.3 mục tiêu kiểm sốt cơng việc chu trình thu tiền Mục tiêu kiểm Mục tiêu kiểm soát soát chung cụ thể Các khoản thu tiền Tính có thật ghi sổ thực tế nhận Sự phê chuẩn Sự đầy đủ Khoản tiền chiết khấu, giảm giá xét duyệt đắn, phiếu thu tiền đối chiếu ký duyệt Tiền mặt thu ghi đầy đủ vào sổ quỹ chứng từ ghi sổ Thủ tục kiểm soát - Tách biệt nhiệm vụ người giữ tiền người ghi sổ - Đối chiếu độc lập với tài khoản ngân hàng - Có sách cụ thể cho việc toán trước hạn - Duyệt khoản chiết khấu - Đối chiếu chứng từ gốc ký duyệt phiếu thu tiền - Phân cách trách nhiệm người giữ tiền với người ghi sổ - Sử dụng giấy báo nhận tiền bảng kê tiền mặt đánh số trước kèm quy định cụ thể chế độ báo cáo nhận tiền kịp thời - Trực tiếp xác nhận Séc thu tiền - Gửi đặn báo cáo hàng tháng cho khách hàng Sự đánh giá Các khoản thu tiền - Theo dõi chi tiết khoản thu theo nghiệp ghi sổ nộp vụ đối chiếu với chứng từ bán hàng-thu với giá tiền hàng bán - Đối chiều đặn với ngân hàng khoản tiền bán hàng Sự phân loại Các khoản thu tiền - Sử dụng sơ đồ tài khoản quy định quan phân loại hệ đối ứng cụ thể thu tiền - Kiểm tra, đối chiếu việc phân loại, ghi thu nhập quỹ Đúng kỳ Các khoản thu tiền - Quy định rõ việc cập nhật khoản thu ghi thời gian tiền vào quỹ sổ ngày - Có nhân viên độc lập kiểm soát ghi thu nhập quỹ Chuyển sổ Các khoản thu tiền - Phân cách trách nhiệm ghi sổ với theo dõi ghi vào sổ tổng hợp toán tiền hàng tổng hợp chi tiết xác - Lập bảng cân đối cơng nợ gửi cho khách hàng tháng - Tổ chức đối chiếu nội chuyển số, cộng số 1.3.4 Những rủi ro chủ yếu thường xảy chu trình bán hàng – thu tiền Để hồn thiện hệ thống KSNB chu trình bán hàng thu tiền, cần ý đến rủi ro thường xảy trình xử lý nghiệp vụ như: Theo Ths Nguyễn Thị Kim Anh (2018) “Nhận đặt hàng hàng hóa dịch vụ mà DN khơng có sẵn khơng có khả cung cấp; Nhận chấp nhận đặt hàng khách hàng khơng có khả tốn; Người khơng có nhiệm vụ lại nhận đặt hàng; Nhân viên khơng có thẩm quyền lại xuất hàng, gửi hàng; Xuất hàng chưa cho phép; Xuất không số lượng loại hàng; Chuyển hàng không địa điểm không khách hàng; Không ghi ghi chậm số tiền khách hàng toán; Ghi sai khách hàng tốn; Khơng nộp tiền thu cho đơn vị Để hạn chế ngăn chặn rủi ro trên, nhà lý cần thiết kế thủ tục kiểm sốt thích hợp, để hệ thống KSNB thực mục tiêu đề ra.” Xử lý đơn đặt hàng khách hàng:  Không nhận ĐĐH khách hàng ĐĐH người khơng có nhiệm vụ nhận  ĐĐH KH khơng xử lý giao không phận  Chấp nhận bán hàng cho KH chưa phê duyệt  Chấp nhận bán hàng khơng có đủ hàng kho  Ghi sai hợp đồng bán hàng chủng loại, số lượng, đơn giá hay số điều khoản bán hàng khác  Nhận ĐĐH từ khách hàng nợ nhiều, khơng có khả tốn Xét duyệt bán chịu:  Bán hàng cho khách hàng có tình hình tài khơng tốt  Bán hàng cho khách hàng khơng có khả tốn chậm trễ việc toán  Nhân viên bán hàng cấp nhiều hạn mức bán chịu để đẩy mạnh doanh thu bán hàng nên làm cho đơn vị phải gánh chịu rủi ro tín dụng mức Chuyển giao hàng hóa:  Hàng hóa chuyển giao nhầm đối tượng khách hàng  Hàng hóa vận chuyển mà khơng có phê duyệt  Số hàng chuyển không khớp với số hàng khách hàng đặt mua  Giao hàng sai quy cách, phẩm chất, số lượng  Giao hàng không kịp thời cho khách hàng  Xuất nhầm hàng, nhầm kho, nhầm phương tiện vận chuyển, nhầm địa điểm  Hàng hóa bị thất q trình giao hàng mà khơng xác định người chịu trách nhiệm  Phát sinh thêm chi phí ngồi dự kiến q trình giao hàng Lập hóa đơn ghi sổ nghiệp vụ bán hàng:  HĐBH lập cho nghiệp vụ bán hàng giả mạo lập nhiều HĐBH cho lần vận chuyển  Số hàng vận chuyển khơng lập hóa đơn  HĐBH ghi số tiền không  Ký duyệt giảm giá, chiết khấu không thực người có thẩm quyền  HĐBH khơng ghi sổ nhật ký sổ chi tiết phải thu khách hàng  HĐBH ghi sổ chi tiết sai khách hàng, sai số tiền, ghi trùng hay ghi sót hóa đơn Xử lý ghi sổ khoản thu tiền: • Thu tiền mặt trực tiếp:  Tiền mặt bị biển thủ trước ghi sổ  Số tiền thu khơng với giá bán • Thu tiền qua ngân hàng:  Gửi nhầm tài khoản  Gửi nhầm số tiền • Ghi sổ số tiền thu được:  Một số phiếu thu khơng ghi sổ  Ghi sổ sai số tiền thu  Phiếu thu ghi sổ chi tiết sai khách hàng Xử lý ghi sổ khoản giảm trừ doanh thu:  Hàng bán bị trả lại khơng đạt chất lượng nguyên nhân phát sinh từ phía khách hàng  Nhận hàng bán bị trả lại không đủ số lượng Thẩm định xóa sổ khoản phải thu khó địi:  Xóa sổ khoản phải thu chưa thẩm định  Xóa sổ khoản phải thu thực tế thu tiền khoản Lập dự phịng nợ khó địi:  Khơng lập lập dự phịng nợ phải thu khó địi khơng  Khơng đánh giá nợ khoản phải thu có gốc ngoại tệ vào cuối kì 1.3.5 Kiểm sốt nội mục tiêu thủ tục hệ thống kiểm soát nội chu trình bán hàng - thu tiền Sự phân chia trách nhiệm: Trong thực tế, DN thường có cấu KSNB riêng chu trình bán hàng Tuy vậy, hệ thống KSNB chuẩn hữu hiệu khoản phải thu nghiệp vụ bán hàng thường đòi hỏi phải tách biệt chức phân nhiệm cho cá nhân hay phận khác phụ trách Khi mức độ phân nhiệm cao sai phạm dễ bị phát thông qua kiểm tra tương hỗ phần hành hay đối chiếu tài liệu phận khác giảm thiểu hành vi gian lận sai sót Đồng thời, mức độ phân nhiệm hợp lý tránh chồng chéo phận thủ tục kiểm sốt thiết lập trở nên có hiệu Như vậy, việc phân chia trách nhiệm công việc trọng yếu KSNB để ngăn ngừa gian lận sai sót, đảm bảo nguyên tắc phân công, phân nhiệm Các thủ tục phê chuẩn: Phê chuẩn nghiệp vụ bán hàng công việc KSNB thường thấy tập trung vào điểm chủ yếu sau: Việc bán chịu phải phê chuẩn đắn trước q trình tiêu thụ xảy Hàng hóa gửi sau phê duyệt với đầy đủ chứng từ Giá bán duyệt bao gồm chi phí vận chuyển, giảm giá, chiết khấu Quá trình phê chuẩn giá nhằm đảm bảo giá hố đơn giá đề theo sách cơng ty, tránh thất thu, kích thích tăng doanh thu giải hiệu mối quan hệ lợi ích bên quan hệ mua bán Kiểm soát chứng từ sổ sách: Sự đồng sổ sách: Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh thể chứng từ sổ sách kế tốn Vì thế, chứng từ, sổ sách kế tốn bảng tổng hợp có tác dụng kiểm sốt tối đa nghiệp vụ Mỗi DN lựa chọn cho hình thức kế tốn thích hợp, nhiên phải tuân thủ theo quy định Bộ Tài Đánh số thứ tự chứng từ: Sử dụng chứng từ có đánh số thứ tự có tác dụng vừa để phịng bỏ sót, tránh trùng lặp khoản phải thu, khoản ghi số bán hàng Tuy nhiên, việc đánh số thứ tự trước chứng từ phải có mục đích rõ ràng cần tổ chức hợp lý, kết hợp với việc kiểm tra đối chiếu để việc kiểm soát có hiệu Gửi báo cáo hàng tháng: Hàng tháng nên tổng hợp lập bảng cân đối giá trị hàng bán với khoản thu tiền khoản phải thu để kiểm sốt cơng việc bán hàng thu tiền Do bảng cân đối có liên quan đến người mua nên cân gửi đến người mua để thông báo, đồng thời xác nhận quan hệ mua bán phát sinh tháng Đây xem cơng việc KSNB hữu ích khuyến khích phản ứng lại khách hàng số dư khơng nêu An tồn tài sản: Ngồi ra, cần có biện pháp kiểm sốt thích hợp để bảo vệ an toàn tài sản Tài sản ngồi máy móc thiết bị, tiền mặt cịn phải kể đến sổ sách giấy tờ quan trọng công ty Tuỳ trường hợp mà sử dụng tủ hay két sắt, thiết bị tinh vi chống trộm hay kết hợp thiết bị Tiền đối tượng dễ gặp rủi ro cháy hay trộm cắp Để tránh rủi ro, yêu cầu kinh doanh phải mua bảo hiểm mức độ thích hợp, giữ tiền mức tối thiểu Đồng thời, sổ sách công ty niên độ kế toán trước cần bảo quản két sắt có khả chống cháy Xây dựng hệ thống KSNB chu trình bán hàng thu tiền hữu hiệu giúp cho hoạt động tiêu thụ DN đạt hiệu cao Muốn nhà quản lý phải đề sách, thủ tục thích hợp với DN, đồng thời, đề biện pháp nhằm kiểm soát nhân viên để họ thực sách, thủ tục cách tốt Điều phát huy hết tác dụng hệ thống KSNB chu trình bán hàng thu tiền, từ giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh công ty ngày phát triển Theo Hồng Thục Un (2016) Chu trình bán hàng thu tiền chu trình mà thơng tin cung cấp từ chu trình đóng góp vai trị quan trọng tồn hoạt động SXKD DN nên việc thực xây dựng hệ thống KSNB cần thiết phần quan trọng quản lý chu trình bán hàng thu tiền Theo Liên đồn kế tốn Quốc tế: “Hệ thống KSNB hệ thống sách thủ tục có chức thường xuyên sở xác định rủi ro có hiệu tất mục tiêu đề đơn vị” Do vậy, KSNB chu trình bán hàng thu tiền phải đảm bảo tính đồng chứng từ, việc đánh số thứ tự trước chứng từ, việc phân tách nhiệm vụ cơng tác kế tốn việc phê chuẩn nghiệp vụ chu trình bán hàng thu tiền ✓ Kiểm soát nội nghiệp vụ bán hàng: Sự đồng sổ sách: Địi hỏi hệ thống kế tốn từ chứng từ đến sổ kế tốn bảng tổng hợp phải có tác dụng kiểm soát tối đa nghiệp vụ Quyền lựa chọn hình thức phương thức kế tốn tùy thuộc vào đơn vị cho phù hợp với điều kiện đơn vị đơn vị sử dụng hệ thống kế toán khác Việc đánh số thứ tự trước chứng từ: Sử dụng chứng từ có đánh số trước theo thứ tự liên tục có tác dụng đề phịng bỏ sót, giấu diếm tránh việc trùng lặp khoản phải thu, khoản ghi sổ với KH Lập bảng cân đối toán tiền hàng gửi cho người mua: Lập xác nhận bảng cân đổi hàng tiền phải thu hoạt động kiểm soát hữu hiệu, cần thiết DN Để đảm bảo tính khách quan xác nhận, lập bảng cân đối giao cho người khơng có liên quan gửi qua bưu điện để người mua trả lời dễ dàng Xét duyệt phê chuẩn nghiệp vụ bán hàng: KSNB xem xét chứng từ với thủ tục xét duyệt tương ứng có đảm bảo:  Việc bán chịu duyệt cẩn trọng trước bán hàng  Hàng bán vận chuyển sau duyệt với đầy đủ chứng từ (tài khoản, dấu, chữ ký hợp pháp bên mua)  Giá bán phê duyệt bao gồm phí vận chuyển, giảm giá, bớt giá điều kiện toán Phân tách nhiệm vụ đầy đủ tổ chức cơng tác tài kế tốn: Đây cơng việc trọng yếu KSNB nhằm ngăn ngừa sai sót gian lận kiểm tốn nói chung chu trình bán hàng thu tiền nói riêng Tính độc lập người kiểm tra, kiểm sốt việc thực kiểm sốt: Tính độc lập nhân tố chủ yếu phát huy hiệu lực KSNB Thơng thường sử dụng KTV kiểm sốt viên nội chuyên trách đảm bảo cho việc kiểm soát, xử lý ghi sổ nghiệp vụ bán hàng thu tiền phục vụ tốt cho mục tiêu kiểm soát Trong trường hợp khác nhân viên kế tốn thực cơng tác KSNB phải đảm bảo ngun tắc bất kiêm nhiệm ✓ Kiểm soát nội nghiệp vụ thu tiền: Cách thức trình tự dự kiến trắc nghiệp vụ thu tiền tương tự cách thức trình tự cho nghiệp vụ bán hàng Để thực mục tiêu tính hiệu lực (các khoản phải thu có thật) KSNB phải phân tách nhiệm vụ người giữ tiền người ghi sổ Đồng thời phải thường xuyên đối chiếu độc lập với ngân hàng Đối với mục tiêu tính trọn vẹn (các khoản phải thu ghi sổ) KSNB cần phân tách nhiệm vụ người giữ tiền người ghi sổ, đánh số thứ tự trước chứng từ: Phiếu thu, bảng kê,… Đối với mục tiêu tính phép KSNB thực sách cụ thể cho việc tốn trước hạn, duyệt khoản chiết khấu, đối chiếu từ chứng từ gốc ký duyệt phiếu thu tiền Đối với mục tiêu đánh giá: KSNB phải theo dõi chi tiết khoản phải thu đối chiều với chứng từ bán hàng thu tiền đối chiếu với ngân hàng khoản tiền thu Đối với mục tiêu phân loại trình bày: KSNB phải xác định vận dụng hệ thống sơ đồ tài khoản cho nghiệp vụ thu tiền Đối với mục tiêu xác số học (các khoản phải thu tính tốn xác số cộng sổ, chuyển sổ sang trang trùng khớp) KSNB cần tách nhiệm vụ ghi số nghiệp vụ đối chiếu định kỳ việc rà soát nội công tác chuyển sổ, cộng dồn TĨM TẮT CHƯƠNG Bài luận hệ thống hóa làm rõ vấn đề lý luận hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền DN, đặt tảng cho việc nghiên cứu phân tích thực trạng hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền chi nhánh công ty cổ phần thương mại dịch vụ Hoàng Hải-Trung tâm hội nghị tiệc cưới queen plaza Kỳ Hòa Cụ thể, chương I làm rõ sở lý luận nội dung hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền Bài luận nêu rõ khái quát hệ thống KSNB DN định nghĩa, lợi ích, chất, mục đích, vai trò yếu tố cấu thành hệ thống KSNB Khái quát chu trình bán hàng – thu tiền: Các chức mục tiêu chu trình bán hàng – thu tiền ... LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CNCT CPTMDV HOÀNG HẢI – TRUNG TÂM HỘI NGHỊ TIỆC CƯỚI QUEEN PLAZA KỲ HÒA 16 1.1 Khái quát chung Hệ thống kiểm soát nội. .. HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CNCT CPTMDV HOÀNG HẢI - TRUNG TÂM HỘI NGHỊ TIỆC CƯỚI QUEEN PLAZA KỲ HỊA 79 3.1 Đánh giá hoạt động KSNB chu trình bán hàng – thu. .. nội 86 CHƯƠNG LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CN CTCP TMDV HOÀNG HẢI – TRUNG TÂM HỘI NGHỊ TIỆC CƯỚI QUEEN PLAZA KỲ HÒA 1.1 Khái quát chung Hệ