hàng – thu tiền
Để hoàn thiện hệ thống KSNB trong chu trình bán hàng và thu tiền, cần chú ý đến các rủi ro thường xảy ra trong quá trình xử lý nghiệp vụ như: Theo Ths. Nguyễn Thị Kim Anh (2018) “Nhận đặt hàng những hàng hóa hoặc dịch vụ mà DN không có sẵn hoặc không có khả năng cung cấp; Nhận và chấp nhận đặt hàng của những khách hàng không có khả năng thanh toán; Người không có nhiệm vụ lại nhận đặt hàng; Nhân viên không có thẩm quyền lại xuất hàng, gửi hàng; Xuất hàng khi chưa cho phép; Xuất không đúng số lượng hoặc loại hàng; Chuyển hàng không đúng địa điểm hoặc không đúng khách hàng; Không ghi hoặc ghi chậm số tiền khách hàng thanh toán; Ghi sai khách hàng thanh toán; Không nộp tiền thu được cho đơn vị. Để hạn chế và ngăn chặn những rủi ro trên, nhà quả lý cần thiết kế những thủ tục kiểm soát thích hợp, để hệ thống KSNB có thể thực hiện được những mục tiêu đề ra.”
Xử lý đơn đặt hàng của khách hàng:
Không nhận được ĐĐH của khách hàng vì ĐĐH do người không có nhiệm vụ nhận.
ĐĐH của KH không được xử lý do giao không đúng bộ phận.
Chấp nhận bán hàng cho KH khi chưa được phê duyệt.
Chấp nhận bán hàng khi không có đủ hàng trong kho.
Ghi sai trên hợp đồng bán hàng về chủng loại, số lượng, đơn giá hay một số điều khoản bán hàng khác.
Xét duyệt bán chịu:
Bán hàng cho khách hàng có tình hình tài chính không tốt.
Bán hàng cho khách hàng không có khả năng thanh toán hoặc chậm trễ trong việc thanh toán.
Nhân viên bán hàng có thể cấp quá nhiều hạn mức bán chịu để đẩy mạnh doanh thu bán hàng nên làm cho đơn vị phải gánh chịu rủi ro tín dụng quá mức.
Chuyển giao hàng hóa:
Hàng hóa chuyển giao nhầm đối tượng khách hàng.
Hàng hóa vận chuyển đi mà không có sự phê duyệt.
Số hàng chuyển đi không khớp với số hàng khách hàng đặt mua.
Giao hàng sai quy cách, phẩm chất, số lượng.
Giao hàng không kịp thời cho khách hàng.
Xuất nhầm hàng, nhầm kho, nhầm phương tiện vận chuyển, nhầm địa điểm.
Hàng hóa có thể bị thất thoát trong quá trình giao hàng mà không xác định được người chịu trách nhiệm.
Phát sinh thêm chi phí ngoài dự kiến trong quá trình giao hàng.
Lập hóa đơn và ghi sổ nghiệp vụ bán hàng:
HĐBH được lập cho nghiệp vụ bán hàng giả mạo hoặc lập nhiều HĐBH cho mỗi lần vận chuyển.
Số hàng đã vận chuyển không được lập hóa đơn.
HĐBH ghi số tiền không đúng.
Ký duyệt giảm giá, chiết khấu không được thực hiện bởi người có thẩm quyền.
HĐBH không được ghi sổ nhật ký và sổ chi tiết phải thu khách hàng.
HĐBH ghi sổ chi tiết sai khách hàng, sai số tiền, ghi trùng hay ghi sót hóa đơn
Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền:
• Thu tiền mặt trực tiếp:
Số tiền thu được không đúng với giá bán.
• Thu tiền qua ngân hàng:
Gửi nhầm tài khoản.
Gửi nhầm số tiền.
• Ghi sổ số tiền thu được:
Một số phiếu thu có thể không được ghi sổ.
Ghi sổ sai số tiền đã thu được.
Phiếu thu ghi sổ chi tiết sai khách hàng.
Xử lý và ghi sổ các khoản giảm trừ doanh thu:
Hàng bán bị trả lại vì không đạt chất lượng nhưng nguyên nhân phát sinh từ phía khách hàng.
Nhận hàng bán bị trả lại không đủ số lượng.
Thẩm định và xóa sổ khoản phải thu khó đòi:
Xóa sổ khoản phải thu khi chưa được thẩm định.
Xóa sổ các khoản phải thu nhưng trên thực tế đã thu tiền đối với các khoản đó.
Lập dự phòng nợ khó đòi:
Không lập hoặc lập dự phòng nợ phải thu khó đòi không đúng.
Không đánh giá nợ khoản phải thu có gốc ngoại tệ vào cuối kì.