1.3.1 Khái quát chu trình bán hàng và thu tiền.
Bán hàng thu tiền (tiêu thụ) là quá trình chuyển quyền sở hữu của hàng hóa qua quá trình trao đổi hàng – tiền giữa khách thể kiểm toán với khách hàng. Quá trình bán hàng thu tiền gồm nhiều khâu, nhiều giai đoạn, bắt đầu từ yêu cầu mua của khách hàng (đơn đặt hàng, hợp đồng mua hàng…) và kết thúc việc thu tiền hoặc khách hàng cam kết chấp nhận thanh toán.
Bán hàng có nhiều hình thức khác nhau (trực tiếp bán lẻ, bán buôn, bán hàng qua đại lý, gửi hàng chờ chấp nhận…), thanh toán theo nhiều phương thức khác nhau (thu tiền ngay bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, bán chịu, trả góp…). Với hình thức bán hàng và thanh toán phong phú, đa dạng nên việc tổ chức công tác kế toán cho chu trình này rất đa dạng. Có thể nói, chu trình bán hàng - thu tiền là một giai đoạn quan trọng của chu trình sản xuất kinh doanh. Chu trình bán hàng thu tiền liên quan đến nhiều khoản mục, đặc biệt là các khoản mục phản ánh trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp (DN).
1.3.2 Khái quát công việc của chu trình bán hàng thu tiền
Thông thường, với một số DN, những biểu hiện cụ thể của mỗi chức năng và bộ phận đảm nhiệm các chức năng khác nhau, theo đó, chu trình bán hàng và thu tiền đều bao gồm các chức năng cụ thể sau: Xử lý đơn đặt hàng của người mua, xét duyệt bán chịu,
chuyển giao hàng hóa, lập hóa đơn bán hàng, xử lý và ghi số các khoản về doanh thu và về thu tiền, xóa số các khoản phải thu không thu được, lập dự phòng nợ khó đòi.
Bảng 1.1 khái quát công việc của chu trình bán hàng thu tiền
Chức năng Công việc
Xử lý đơn đặt hàng của người mua
Đơn đặt hàng của khách hàng là điểm bắt đầu của toàn bộ chu trình. Đó là lời đề nghị mua hàng từ khách hàng tương lai hoặc hiện tại. Đơn đặt hàng của người mua có thể là đơn đặt hàng, phiếu yêu cầu mua hàng, yêu cầu qua thư, fax, điện thoại... Dựa vào đơn đặt hàng, người bán có thể xem xét để đưa ra quyết định bán qua phiếu tiêu thụ và lập hoá đơn bán hàng.
Kiểm tra tính dụng và xét duyệt bán chịu
Việc bán chịu sẽ giúp DN gia tăng doanh số bán hàng nhưng cũng gặp nhiều rủi ro trong trường hợp khách hàng mất khả năng thanh toán. Vì thế việc bán chịu cần được xem xét thật chặt chẽ. Trước khi đi đến quyết định bán chịu cho khách hàng cần phải xem xét từng đối tượng khách hàng, khả năng thu nợ tối đa của từng khách hàng để từ đó đi đến quyết định bán chịu một phần hay toàn bộ lô hàng. Tuy nhiên, quyết định này cần được tính toán trên sự cân đối lợi ích của cả 2 bên theo hướng khuyến khích người mua trả tiền nhanh qua tỷ lệ về giá cả và thời gian thanh toán.
Chuyển giao hàng hóa
Khi đã có quyết định về phương thức bán hàng, bộ phận xuất hàng sẽ lập lệnh xuất kho và chứng từ vận chuyển dựa trên các thông tin trên mẫu đơn đặt hàng, đồng thời thực hiện việc xuất kho và chuyển giao hàng.
Lập hóa đơn bán hàng, đồng thời ghi sổ nghiệp vụ
Hóa đơn bán hàng là chứng từ trên đó có đầy đủ thông tin về hàng hóa (mẫu mã, quy cách, số lượng...) và giá cả thanh toán. Tổng số tiền thanh toán sẽ bao gồm giá cả hàng hóa, chi phí vận chuyển, bảo hiểm và các yếu tố khác theo luật thuế giá trị gia tăng. Hóa đơn sẽ được lập thành 3 liên, liên 2 giao cho khách hàng, các liên sau được lưu lại ghi số và theo dõi việc thu tiền. Hóa đơn bán hàng vừa là phương thức thể hiện cho khách hàng thấy rõ về số tiền và thời hạn thanh toán; vừa là căn cứ ghi sổ nhật ký bán hàng và theo dõi các khoản phải thu. Nhật ký bán hàng là sổ ghi cập nhật các thương vụ, nhật ký ghi rõ doanh thu gộp của nhiều mặt hàng và phân loại theo các khoản thích hợp.
Xử lý và ghi sổ các nghiệp vụ thu tiền
Vấn đề được quan tâm trong chức năng này là kiểm soát được các khoản phải thu tránh tình trạng gian lận xảy ra khi khoản phải thu được vào sổ hoặc sau đó. Cần xem xét và đảm bảo rằng, tất cả số tiền thu được đã vào nhật ký thu tiền, sổ quỹ và các sổ chi tiết. Tiền mặt thu được cần được gửi vào ngân hàng một lượng hợp lý.
Xử lý các khoản giảm trừ doanh thu
Các khoản giảm từ doanh thu xảy ra khi người mua không thoả mãn về hàng hoá nhận được và thường là do hàng gửi đi có khuyết tật sai với hợp đồng. Khi đó, người bán có thể nhận lại hàng hoặc giảm giá cho lô hàng đó trên cơ sở thoả thuận được với bên mua. Trong trường hợp này, phải lập bảng tổng ghi nhớ hoặc hoá đơn chứng minh cho việc ghi giảm các lô hàng trên đồng thời ghi chép đầy đủ và kịp thời vào nhật ký bán.
Thẩm định và xóa số khoản phải thu không thu được
Có nhiều nguyên nhân khiến các khoản phải thu của DN không thu được tiền, vì thế để tránh sai sót phải có bộ phận thẩm định tìm hiểu lý do không thu được tiền. Sau khi thẩm định, nếu xác định các khoản nợ trên khó hoặc không có khả năng thu do khách hàng bị phá sản hay vì một lý do bất khả kháng nào đó thì cần chuyển thành nợ khó đòi hoặc xóa sổ các khoản này.
Lập dự phòng phải thu khó đòi
Trường hợp khách hàng không trả được nợ của công ty thì công ty cần phải có kế hoạch dự phòng nguồn để thay thế các khoản này. Vào cuối niên độ kế toán, dựa vào quy định của Bộ Tài chính và số tiền nợ quá hạn kế toán, công ty cũng phải lập dự phòng các khoản phải thu quá hạn. Căn cứ để ghi nhận nợ phải thu khó đòi là: Nợ phải thu quá hạn thanh toán ghi trong hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ, bản cam kết hợp đồng hoặc cam kết nợ, DN đã đòi nhiều lần nhưng vẫn chưa thu được; Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng khách nợ đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, mất tích, bỏ trốn.
1.3.3 Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền
Kiểm soát nội bộ (KSNB) đối với chu trình bán hàng – thu tiền là để đảm bảo quá trình bán hàng hợp pháp, hợp lý các bước thực hiện không phù hợp với tiêu chuẩn kiểm tra sẽ được nhận biết và xử lý kịp thời: Các nghiệp vụ bán hàng được phê duyệt đúng đắn, được ghi sổ đầy đủ, được ghi đúng thời gian phát sinh; doanh thu ghi sổ được tính toán đúng và phản ánh chính xác... Đồng thời, KSNB đối với chu trình bán hàng – thu tiền cũng để quản lý tín dụng khách hàng theo đúng quy định giảm thiểu rủi ro liên quan đến công nợ phải thu: Các loại tiền thu được ghi đúng thời gian và phân loại đúng đắn; các khoản tiền chiết khấu đã được xét duyệt.
Tại DN, nếu không xây dựng hệ thống KSNB hữu hiệu với chu trình bán hàng thu tiền thì việc xác định kết quả kinh doanh khó chính xác, việc thu hồi các khoản nợ phải thu của khách hàng là khó có thể tránh khỏi. Chu trình bán hàng thu tiền ở các đơn vị khác
nhau, có thể có cơ cấu chức năng và chứng từ khác nhau song cũng cần phải có sự tách biệt các chức năng và giao cho cá nhân hay bộ phận cụ thể phụ trách.
Đối với công việc bán hàng cung cấp dịch vụ
Bảng 1.2 mục tiêu kiểm soát công việc của chu trình bán hàng
Mục tiêu kiểm soát chung
Mục tiêu kiểm soát cụ thể
Thủ tục kiểm soát
Tính có thật Doanh thu được ghi chép vào sổ sách là có thật, thực sự phát sinh
- Các nghiệp vụ ghi sổ đều dựa vào các chứng từ vận chuyển và đơn đặt hàng đã phê chuẩn.
- Hóa đơn được đánh số thứ tự trước và xác định rõ mục đích sử dụng.
Sự đầy đủ Các nghiệp vụ bán hàng phát sinh đều được ghi chép đầy đủ vào sổ sách
- Các chứng từ vận chuyển (nghĩa là các hóa đơn vận chuyển) được đánh số trước và ghi chép.
- Mỗi hóa đơn phải được đánh số thứ tự trước.
Hóa đơn được ghi vào sổ kế toán chi tiết theo thứ tự tăng dần. Còn đối với những hóa đơn tự hủy phải được khai báo trong báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.
Sự phê chuẩn Các nghiệp vụ bán hàng được phê chuẩn đúng đắn
- Sự phê chuẩn phải hợp lý bởi các cấp có thẩm quyền và sự phù hợp với chính sách của công ty.
- Phê chuẩn sự bán chịu trước khi gửi hàng. - Giá phương thức vận chuyển, cước phí vận chuyển, và các tài khoản chiết khấu phải được phê chuẩn đúng đắn.
Sự đánh giá Doanh thu ghi sổ là số tiền của hàng hóa gửi đi và được tính đúng, vào sổ chính xác
- Đơn giá hàng bán trong hóa đơn chính là giá đã được phê chuẩn.
- Kiểm tra nội bộ quá trình lập hóa đơn và quá trình chuyển số, quá trình kiểm tra này được thực hiện bởi một người độc lập. - Đối chiếu các chi tiết trên hóa đơn với chứng từ vận chuyển, với đơn đặt hàng và tính lại các thông tin bằng số trên hóa đơn.
- Đối chiếu bút toán trên sổ nhật lý bán hàng với hóa đơn bán hàng.
Sự phân loại Các nghiệp vụ bán hàng được phân loại và ghi chép vào đúng các tài khoản
- Xây dựng và sử dụng sơ đồ tài khoản chi tiết cho các nghiệp vụ.
- Xem xét và kiểm tra lại việc ghi các nghiệp vụ vào tài khoản (đặc biệt là nghiệp vụ bất thường).
Sự chính xác Doanh thu được ghi vào sổ chi tiết và sổ tổng hợp chính xác về giá trị
- Hàng tháng đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết và sổ tổng hợp.
Đúng kỳ Các nghiệp vụ bán hàng được ghi đúng thời gian phát sinh
- Xây dựng trình tự cần có để lập chứng từ ghi sổ nghiệp vụ cung cấp hàng hóa (dịch vụ) đúng thời gian.
- Tổ chức kiểm tra đối chiếu nội bộ về lập chứng từ và ghi sổ theo thời gian (so sánh ngày trên hóa đơn vận chuyển với ngày trên hóa đơn bán hàng, sổ nhật ký bán hàng và các sổ phụ có liên quan).
Chuyển sổ và tổng hợp
Các nghiệp vụ bán hàng được đưa vào sổ thu tiền và cộng chính xác
- Cách ly trách nhiệm ghi sổ bán hàng với ghi sổ chi tiết các khoản phải thu ở người mua.
- Lập bảng cân đối công nợ hàng tháng và gửi người mua.
-Tổ chức đối chiếu nội bộ các khoản bán hàng-thu tiền.
Đồi với nghiệp vụ thu tiền:
Bảng 1.3 mục tiêu kiểm soát công việc của chu trình thu tiền
Mục tiêu kiểm soát chung
Mục tiêu kiểm soát cụ thể
Thủ tục kiểm soát
Tính có thật Các khoản thu tiền đã ghi sổ thực tế đã nhận
- Tách biệt nhiệm vụ giữa người giữ tiền và người ghi sổ.
- Đối chiếu độc lập với tài khoản ở ngân hàng.
Sự phê chuẩn Khoản tiền chiết khấu, giảm giá đã được xét duyệt đúng đắn, phiếu thu tiền được đối chiếu và ký duyệt.
- Có chính sách cụ thể cho việc thanh toán trước hạn.
- Duyệt các khoản chiết khấu.
- Đối chiếu chứng từ gốc và ký duyệt phiếu thu tiền.
Sự đầy đủ Tiền mặt thu được đã ghi đầy đủ vào sổ quỹ và chứng từ ghi sổ
- Phân cách trách nhiệm giữa người giữ tiền với người ghi sổ.
- Sử dụng giấy báo nhận tiền hoặc bảng kê tiền mặt đánh số trước kèm quy định cụ thể về chế độ báo cáo nhận tiền kịp thời.
- Trực tiếp xác nhận Séc thu tiền.
- Gửi đều đặn báo cáo hàng tháng cho khách hàng.
Sự đánh giá Các khoản thu tiền đã ghi sổ và đã nộp đều đúng với giá hàng bán
- Theo dõi chi tiết các khoản thu theo nghiệp vụ và đối chiếu với chứng từ bán hàng-thu tiền.
- Đối chiều đều đặn với ngân hàng về các khoản tiền bán hàng.
Sự phân loại Các khoản thu tiền đều được phân loại đúng
- Sử dụng sơ đồ tài khoản quy định các quan hệ đối ứng cụ thể về thu tiền.
- Kiểm tra, đối chiếu việc phân loại, ghi thu và nhập quỹ.
Đúng kỳ Các khoản thu tiền ghi đúng thời gian
- Quy định rõ việc cập nhật các khoản thu tiền vào quỹ và sổ hằng ngày.
- Có nhân viên độc lập kiểm soát ghi thu và nhập quỹ.
Chuyển sổ và tổng hợp
Các khoản thu tiền ghi vào sổ tổng hợp và chi tiết chính xác
- Phân cách trách nhiệm ghi sổ với theo dõi thanh toán tiền hàng.
- Lập bảng cân đối công nợ và gửi cho khách hàng hằng tháng.
- Tổ chức đối chiếu nội bộ về chuyển số, cộng số
1.3.4 Những rủi ro chủ yếu thường xảy ra trong chu trình bán hàng – thu tiền hàng – thu tiền
Để hoàn thiện hệ thống KSNB trong chu trình bán hàng và thu tiền, cần chú ý đến các rủi ro thường xảy ra trong quá trình xử lý nghiệp vụ như: Theo Ths. Nguyễn Thị Kim Anh (2018) “Nhận đặt hàng những hàng hóa hoặc dịch vụ mà DN không có sẵn hoặc không có khả năng cung cấp; Nhận và chấp nhận đặt hàng của những khách hàng không có khả năng thanh toán; Người không có nhiệm vụ lại nhận đặt hàng; Nhân viên không có thẩm quyền lại xuất hàng, gửi hàng; Xuất hàng khi chưa cho phép; Xuất không đúng số lượng hoặc loại hàng; Chuyển hàng không đúng địa điểm hoặc không đúng khách hàng; Không ghi hoặc ghi chậm số tiền khách hàng thanh toán; Ghi sai khách hàng thanh toán; Không nộp tiền thu được cho đơn vị. Để hạn chế và ngăn chặn những rủi ro trên, nhà quả lý cần thiết kế những thủ tục kiểm soát thích hợp, để hệ thống KSNB có thể thực hiện được những mục tiêu đề ra.”
Xử lý đơn đặt hàng của khách hàng:
Không nhận được ĐĐH của khách hàng vì ĐĐH do người không có nhiệm vụ nhận.
ĐĐH của KH không được xử lý do giao không đúng bộ phận.
Chấp nhận bán hàng cho KH khi chưa được phê duyệt.
Chấp nhận bán hàng khi không có đủ hàng trong kho.
Ghi sai trên hợp đồng bán hàng về chủng loại, số lượng, đơn giá hay một số điều khoản bán hàng khác.
Xét duyệt bán chịu:
Bán hàng cho khách hàng có tình hình tài chính không tốt.
Bán hàng cho khách hàng không có khả năng thanh toán hoặc chậm trễ trong việc thanh toán.
Nhân viên bán hàng có thể cấp quá nhiều hạn mức bán chịu để đẩy mạnh doanh thu bán hàng nên làm cho đơn vị phải gánh chịu rủi ro tín dụng quá mức.
Chuyển giao hàng hóa:
Hàng hóa chuyển giao nhầm đối tượng khách hàng.
Hàng hóa vận chuyển đi mà không có sự phê duyệt.
Số hàng chuyển đi không khớp với số hàng khách hàng đặt mua.
Giao hàng sai quy cách, phẩm chất, số lượng.
Giao hàng không kịp thời cho khách hàng.
Xuất nhầm hàng, nhầm kho, nhầm phương tiện vận chuyển, nhầm địa điểm.
Hàng hóa có thể bị thất thoát trong quá trình giao hàng mà không xác định được người chịu trách nhiệm.
Phát sinh thêm chi phí ngoài dự kiến trong quá trình giao hàng.
Lập hóa đơn và ghi sổ nghiệp vụ bán hàng:
HĐBH được lập cho nghiệp vụ bán hàng giả mạo hoặc lập nhiều HĐBH cho mỗi lần vận chuyển.
Số hàng đã vận chuyển không được lập hóa đơn.