nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền
Sự phân chia trách nhiệm: Trong thực tế, mỗi DN thường có một cơ cấu KSNB riêng về chu trình bán hàng. Tuy vậy, một hệ thống KSNB chuẩn và hữu hiệu về các khoản phải thu và nghiệp vụ bán hàng thường đòi hỏi phải tách biệt các chức năng và phân nhiệm cho những cá nhân hay bộ phận khác nhau phụ trách. Khi mức độ phân nhiệm càng cao thì các sai phạm càng dễ bị phát hiện thông qua sự kiểm tra tương hỗ giữa các phần hành hay khi đối chiếu tài liệu giữa các bộ phận khác nhau và do đó sẽ giảm thiểu được các hành vi gian lận và sai sót. Đồng thời, mức độ phân nhiệm cùng hợp lý thì sẽ tránh được sự chồng chéo
giữa các bộ phận và do đó các thủ tục kiểm soát được thiết lập càng trở nên có hiệu quả. Như vậy, việc phân chia trách nhiệm là công việc trọng yếu trong KSNB để ngăn ngừa gian lận và sai sót, đảm bảo nguyên tắc phân công, phân nhiệm.
Các thủ tục phê chuẩn: Phê chuẩn nghiệp vụ bán hàng là công việc KSNB thường thấy và tập trung vào 3 điểm chủ yếu sau: Việc bán chịu phải được phê chuẩn đúng đắn trước khi quá trình tiêu thụ xảy ra. Hàng hóa chỉ được gửi đi sau khi được phê duyệt với đầy đủ chứng từ. Giá bán được duyệt bao gồm cả chi phí vận chuyển, giảm giá, chiết khấu.
Quá trình phê chuẩn giá nhằm đảm bảo giá trên hoá đơn là giá đã đề ra theo chính sách của công ty, tránh thất thu, kích thích tăng doanh thu và giải quyết hiệu quả các mối quan hệ lợi ích giữa các bên trong quan hệ mua bán.
Kiểm soát chứng từ sổ sách: Sự đồng bộ của sổ sách: Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được thể hiện trên chứng từ và trong sổ sách kế toán. Vì thế, chứng từ, sổ sách kế toán và bảng tổng hợp có tác dụng kiểm soát tối đa các nghiệp vụ. Mỗi DN có thể lựa chọn cho mình một hình thức kế toán thích hợp, tuy nhiên phải tuân thủ theo quy định của Bộ Tài chính.
Đánh số thứ tự chứng từ: Sử dụng chứng từ có đánh số thứ tự có tác dụng vừa để phòng bỏ sót, tránh trùng lặp các khoản phải thu, các khoản ghi số bán hàng. Tuy nhiên, việc đánh số thứ tự trước chứng từ phải có mục đích rõ ràng và cần tổ chức hợp lý, kết hợp với việc kiểm tra đối chiếu để việc kiểm soát có hiệu quả.
Gửi báo cáo hàng tháng: Hàng tháng nên tổng hợp và lập bảng cân đối giữa giá trị hàng bán với các khoản đã thu tiền và các khoản phải thu để kiểm soát công việc bán hàng và thu tiền. Do các bảng cân đối này có liên quan đến người mua nên cân gửi đến người mua để thông báo, đồng thời xác nhận quan hệ mua bán đã phát sinh trong tháng. Đây được xem là công việc KSNB hữu ích vì nó khuyến khích sự phản ứng lại của khách hàng khi số dư không được nêu đúng.
An toàn tài sản: Ngoài ra, cần có những biện pháp kiểm soát thích hợp để bảo vệ an toàn tài sản. Tài sản ở đây ngoài máy móc thiết bị, tiền mặt còn phải kể đến sổ sách giấy
tờ quan trọng của công ty. Tuỳ từng trường hợp mà sử dụng tủ hay két sắt, các thiết bị tinh vi chống trộm... hay kết hợp giữa các thiết bị này. Tiền là đối tượng dễ gặp rủi ro nhất như cháy hay trộm cắp. Để tránh những rủi ro, yêu cầu trong kinh doanh là phải mua bảo hiểm ở mức độ thích hợp, giữ tiền ở mức tối thiểu. Đồng thời, sổ sách của công ty ở các niên độ kế toán trước cần được bảo quản trong các két sắt có khả năng chống cháy.
Xây dựng hệ thống KSNB chu trình bán hàng và thu tiền hữu hiệu giúp cho hoạt động tiêu thụ của DN đạt hiệu quả cao. Muốn vậy các nhà quản lý phải đề ra các chính sách, thủ tục thích hợp với DN, đồng thời, đề ra các biện pháp nhằm kiểm soát các nhân viên để họ thực hiện các chính sách, thủ tục đó một cách tốt nhất. Điều này sẽ phát huy hết tác dụng của hệ thống KSNB chu trình bán hàng và thu tiền, từ đó giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty ngày càng phát triển.
Theo Hoàng Thục Uyên (2016) thì Chu trình bán hàng và thu tiền là một trong các chu trình mà thông tin cung cấp từ chu trình này đóng góp 1 vai trò quan trọng trong toàn bộ hoạt động SXKD của DN nên việc thực hiện xây dựng hệ thống KSNB là cần thiết và là 1 phần quan trọng trong quản lý chu trình bán hàng và thu tiền. Theo Liên đoàn kế toán Quốc tế: “Hệ thống KSNB là 1 hệ thống chính sách và thủ tục có chức năng thường xuyên là trên cơ sở xác định rủi ro có thể có hiệu quả tất cả các mục tiêu đề ra của đơn vị”. Do vậy, KSNB đối với chu trình bán hàng thu tiền phải đảm bảo được tính đồng bộ của chứng từ, việc đánh số thứ tự trước các chứng từ, việc phân tách nhiệm vụ trong công tác kế toán và việc phê chuẩn các nghiệp vụ chu trình bán hàng và thu tiền.
✓ Kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ bán hàng:
Sự đồng bộ về sổ sách: Đòi hỏi hệ thống kế toán từ chứng từ đến sổ kế toán và bảng tổng hợp phải có tác dụng kiểm soát tối đa các nghiệp vụ. Quyền lựa chọn các hình thức là phương thức kế toán tùy thuộc vào các đơn vị cho phù hợp với điều kiện tại đơn vị mình do đó mỗi đơn vị sử dụng hệ thống kế toán khác nhau.
Việc đánh số thứ tự trước các chứng từ: Sử dụng chứng từ có đánh số trước theo thứ tự liên tục có tác dụng đề phòng bỏ sót, giấu diếm và tránh được việc trùng lặp các khoản phải thu, các khoản ghi sổ với KH.
Lập bảng cân đối thanh toán tiền hàng và gửi cho người mua: Lập và xác nhận các bảng cân đổi hàng tiền và phải thu là hoạt động kiểm soát hữu hiệu, cần thiết đối với các DN. Để đảm bảo tính khách quan trong xác nhận, lập các bảng cân đối này có thể giao cho người không có liên quan và gửi qua bưu điện để người mua trả lời dễ dàng.
Xét duyệt và phê chuẩn các nghiệp vụ bán hàng: KSNB xem xét chứng từ với các thủ tục xét duyệt tương ứng có đảm bảo:
Việc bán chịu được duyệt cẩn trọng trước khi bán hàng.
Hàng bán chỉ được vận chuyển sau khi duyệt với đầy đủ chứng từ (tài khoản, con dấu, chữ ký hợp pháp của bên mua).
Giá bán được phê duyệt bao gồm cả phí vận chuyển, giảm giá, bớt giá và điều kiện thanh toán.
Phân tách nhiệm vụ đầy đủ và tổ chức công tác tài chính kế toán: Đây là công việc trọng yếu trong KSNB nhằm ngăn ngừa sai sót và gian lận trong kiểm toán nói chung và chu trình bán hàng thu tiền nói riêng.
Tính độc lập của người kiểm tra, kiểm soát trong việc thực hiện kiểm soát: Tính độc lập là nhân tố chủ yếu phát huy hiệu lực của KSNB. Thông thường nếu sử dụng KTV hoặc kiểm soát viên nội bộ chuyên trách sẽ đảm bảo cho việc kiểm soát, xử lý và ghi sổ các nghiệp vụ bán hàng thu tiền phục vụ tốt cho mục tiêu kiểm soát. Trong trường hợp khác nếu nhân viên kế toán thực hiện công tác KSNB phải đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm.
✓ Kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ thu tiền:
Cách thức và trình tự dự kiến các trắc nghiệp vụ thu tiền cũng tương tự như cách thức và trình tự cho các nghiệp vụ bán hàng.
Để thực hiện mục tiêu tính hiệu lực (các khoản phải thu là có thật) KSNB phải phân tách nhiệm vụ giữa người giữ tiền và người ghi sổ. Đồng thời phải thường xuyên đối chiếu độc lập với ngân hàng.
Đối với mục tiêu tính trọn vẹn (các khoản phải thu đều được ghi sổ) KSNB cần phân tách nhiệm vụ giữa người giữ tiền và người ghi sổ, đánh số thứ tự trước các chứng từ: Phiếu thu, các bảng kê,…
Đối với mục tiêu về tính được phép thì KSNB thực hiện các chính sách cụ thể cho việc thanh toán trước hạn, duyệt các khoản chiết khấu, đối chiếu từ chứng từ gốc và ký duyệt phiếu thu tiền.
Đối với mục tiêu đánh giá: KSNB phải theo dõi chi tiết các khoản phải thu và đối chiều với chứng từ bán hàng thu tiền đối chiếu với ngân hàng về các khoản tiền thu được.
Đối với mục tiêu phân loại và trình bày: KSNB phải xác định và vận dụng hệ thống sơ đồ tài khoản cho nghiệp vụ thu tiền.
Đối với mục tiêu chính xác số học (các khoản phải thu được tính toán chính xác các con số cộng sổ, chuyển sổ sang trang đều trùng khớp) thì KSNB cần tách nhiệm vụ ghi số và nghiệp vụ đối chiếu định kỳ cũng như việc rà soát nội bộ đối với công tác chuyển sổ, cộng dồn.
TÓM TẮT CHƯƠNG 1
Bài luận đã hệ thống hóa và làm rõ các vấn đề lý luận về hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền trong DN, đặt nền tảng cho việc nghiên cứu và phân tích thực trạng hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại chi nhánh công ty cổ phần thương mại dịch vụ Hoàng Hải-Trung tâm hội nghị tiệc cưới queen plaza Kỳ Hòa. Cụ thể, tại chương I đã làm rõ cơ sở lý luận về các nội dung của hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền. Bài luận đã nêu rõ và khái quát về hệ thống KSNB trong DN như định nghĩa, lợi ích, bản chất, mục đích, vai trò và các yếu tố cấu thành của hệ thống KSNB. Khái quát về chu trình bán hàng – thu tiền: Các chức năng cơ bản và mục tiêu của chu trình bán hàng – thu tiền.