Kiểm soát nội bộ (KSNB) đối với chu trình bán hàng – thu tiền là để đảm bảo quá trình bán hàng hợp pháp, hợp lý các bước thực hiện không phù hợp với tiêu chuẩn kiểm tra sẽ được nhận biết và xử lý kịp thời: Các nghiệp vụ bán hàng được phê duyệt đúng đắn, được ghi sổ đầy đủ, được ghi đúng thời gian phát sinh; doanh thu ghi sổ được tính toán đúng và phản ánh chính xác... Đồng thời, KSNB đối với chu trình bán hàng – thu tiền cũng để quản lý tín dụng khách hàng theo đúng quy định giảm thiểu rủi ro liên quan đến công nợ phải thu: Các loại tiền thu được ghi đúng thời gian và phân loại đúng đắn; các khoản tiền chiết khấu đã được xét duyệt.
Tại DN, nếu không xây dựng hệ thống KSNB hữu hiệu với chu trình bán hàng thu tiền thì việc xác định kết quả kinh doanh khó chính xác, việc thu hồi các khoản nợ phải thu của khách hàng là khó có thể tránh khỏi. Chu trình bán hàng thu tiền ở các đơn vị khác
nhau, có thể có cơ cấu chức năng và chứng từ khác nhau song cũng cần phải có sự tách biệt các chức năng và giao cho cá nhân hay bộ phận cụ thể phụ trách.
Đối với công việc bán hàng cung cấp dịch vụ
Bảng 1.2 mục tiêu kiểm soát công việc của chu trình bán hàng
Mục tiêu kiểm soát chung
Mục tiêu kiểm soát cụ thể
Thủ tục kiểm soát
Tính có thật Doanh thu được ghi chép vào sổ sách là có thật, thực sự phát sinh
- Các nghiệp vụ ghi sổ đều dựa vào các chứng từ vận chuyển và đơn đặt hàng đã phê chuẩn.
- Hóa đơn được đánh số thứ tự trước và xác định rõ mục đích sử dụng.
Sự đầy đủ Các nghiệp vụ bán hàng phát sinh đều được ghi chép đầy đủ vào sổ sách
- Các chứng từ vận chuyển (nghĩa là các hóa đơn vận chuyển) được đánh số trước và ghi chép.
- Mỗi hóa đơn phải được đánh số thứ tự trước.
Hóa đơn được ghi vào sổ kế toán chi tiết theo thứ tự tăng dần. Còn đối với những hóa đơn tự hủy phải được khai báo trong báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.
Sự phê chuẩn Các nghiệp vụ bán hàng được phê chuẩn đúng đắn
- Sự phê chuẩn phải hợp lý bởi các cấp có thẩm quyền và sự phù hợp với chính sách của công ty.
- Phê chuẩn sự bán chịu trước khi gửi hàng. - Giá phương thức vận chuyển, cước phí vận chuyển, và các tài khoản chiết khấu phải được phê chuẩn đúng đắn.
Sự đánh giá Doanh thu ghi sổ là số tiền của hàng hóa gửi đi và được tính đúng, vào sổ chính xác
- Đơn giá hàng bán trong hóa đơn chính là giá đã được phê chuẩn.
- Kiểm tra nội bộ quá trình lập hóa đơn và quá trình chuyển số, quá trình kiểm tra này được thực hiện bởi một người độc lập. - Đối chiếu các chi tiết trên hóa đơn với chứng từ vận chuyển, với đơn đặt hàng và tính lại các thông tin bằng số trên hóa đơn.
- Đối chiếu bút toán trên sổ nhật lý bán hàng với hóa đơn bán hàng.
Sự phân loại Các nghiệp vụ bán hàng được phân loại và ghi chép vào đúng các tài khoản
- Xây dựng và sử dụng sơ đồ tài khoản chi tiết cho các nghiệp vụ.
- Xem xét và kiểm tra lại việc ghi các nghiệp vụ vào tài khoản (đặc biệt là nghiệp vụ bất thường).
Sự chính xác Doanh thu được ghi vào sổ chi tiết và sổ tổng hợp chính xác về giá trị
- Hàng tháng đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết và sổ tổng hợp.
Đúng kỳ Các nghiệp vụ bán hàng được ghi đúng thời gian phát sinh
- Xây dựng trình tự cần có để lập chứng từ ghi sổ nghiệp vụ cung cấp hàng hóa (dịch vụ) đúng thời gian.
- Tổ chức kiểm tra đối chiếu nội bộ về lập chứng từ và ghi sổ theo thời gian (so sánh ngày trên hóa đơn vận chuyển với ngày trên hóa đơn bán hàng, sổ nhật ký bán hàng và các sổ phụ có liên quan).
Chuyển sổ và tổng hợp
Các nghiệp vụ bán hàng được đưa vào sổ thu tiền và cộng chính xác
- Cách ly trách nhiệm ghi sổ bán hàng với ghi sổ chi tiết các khoản phải thu ở người mua.
- Lập bảng cân đối công nợ hàng tháng và gửi người mua.
-Tổ chức đối chiếu nội bộ các khoản bán hàng-thu tiền.
Đồi với nghiệp vụ thu tiền:
Bảng 1.3 mục tiêu kiểm soát công việc của chu trình thu tiền
Mục tiêu kiểm soát chung
Mục tiêu kiểm soát cụ thể
Thủ tục kiểm soát
Tính có thật Các khoản thu tiền đã ghi sổ thực tế đã nhận
- Tách biệt nhiệm vụ giữa người giữ tiền và người ghi sổ.
- Đối chiếu độc lập với tài khoản ở ngân hàng.
Sự phê chuẩn Khoản tiền chiết khấu, giảm giá đã được xét duyệt đúng đắn, phiếu thu tiền được đối chiếu và ký duyệt.
- Có chính sách cụ thể cho việc thanh toán trước hạn.
- Duyệt các khoản chiết khấu.
- Đối chiếu chứng từ gốc và ký duyệt phiếu thu tiền.
Sự đầy đủ Tiền mặt thu được đã ghi đầy đủ vào sổ quỹ và chứng từ ghi sổ
- Phân cách trách nhiệm giữa người giữ tiền với người ghi sổ.
- Sử dụng giấy báo nhận tiền hoặc bảng kê tiền mặt đánh số trước kèm quy định cụ thể về chế độ báo cáo nhận tiền kịp thời.
- Trực tiếp xác nhận Séc thu tiền.
- Gửi đều đặn báo cáo hàng tháng cho khách hàng.
Sự đánh giá Các khoản thu tiền đã ghi sổ và đã nộp đều đúng với giá hàng bán
- Theo dõi chi tiết các khoản thu theo nghiệp vụ và đối chiếu với chứng từ bán hàng-thu tiền.
- Đối chiều đều đặn với ngân hàng về các khoản tiền bán hàng.
Sự phân loại Các khoản thu tiền đều được phân loại đúng
- Sử dụng sơ đồ tài khoản quy định các quan hệ đối ứng cụ thể về thu tiền.
- Kiểm tra, đối chiếu việc phân loại, ghi thu và nhập quỹ.
Đúng kỳ Các khoản thu tiền ghi đúng thời gian
- Quy định rõ việc cập nhật các khoản thu tiền vào quỹ và sổ hằng ngày.
- Có nhân viên độc lập kiểm soát ghi thu và nhập quỹ.
Chuyển sổ và tổng hợp
Các khoản thu tiền ghi vào sổ tổng hợp và chi tiết chính xác
- Phân cách trách nhiệm ghi sổ với theo dõi thanh toán tiền hàng.
- Lập bảng cân đối công nợ và gửi cho khách hàng hằng tháng.
- Tổ chức đối chiếu nội bộ về chuyển số, cộng số