Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng - Thanh toán và chu trình mua hàng - Thu tiền tại Viễn thông Bến Tre

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM - - LÊ THỊ TUYẾT NGA HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TỐN VÀ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI VIỄN THÔNG BẾN TRE Chuyên ngành: Kế Toán Mã số: 60340301 LUẬN VĂN THẠC SỸ KINH TẾ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS Nguyễn Xuân Hưng TP Hồ Chí Minh - Năm 2013 LỜI CAM ĐOAN Luận văn “Hồn thiện Hệ thống kiểm sốt nội chu trình mua hàng – tốn chu trình bán hàng - thu tiền Viễn Thông Bến Tre” tơi thực Các thơng tin trình bày đề tài thu thập thực tế đơn vị Tôi xin chịu trách nhiệm lời cam đoan Tp Hồ Chí Minh, ngày tháng Tác giả Lê Thị Tuyết Nga năm 2013 LỜI CẢM ƠN Qua thời gian tìm hiểu nghiên cứu đề tài “Hồn thiện Hệ thống kiểm sốt nội chu trình mua hàng – tốn chu trình bán hàng – thu tiền Viễn Thông Bến Tre”, tác giả hy vọng đóng góp ý kiến tích cực giúp đơn vị cải thiện phát huy tốt hoạt động điều kiện Qua đây, tác giả xin gởi lời cảm ơn sâu sắc đến Người hướng dẫn khoa học – PGS TS Nguyễn Xuân Hưng giúp đỡ dẫn để tác giả hồn thành luận văn Đồng thời, tác giả xin chân thành cảm ơn Trường Đại học Kinh Tế thành phố Hồ Chí Minh tạo điều kiện cho tác giả học tập cung cấp tài liệu tham khảo để thực đề tài Xin cảm ơn Ban lãnh đạo Viễn thông Bến Tre, đồng nghiệp hỗ trợ tác giả việc thu thập, khảo sát ý kiến để có sở đánh giá thực trạng đơn vị Với hạn chế thời gian vốn kiến thức trình nghiên cứu, luận văn khơng tránh khỏi thiếu sót, mong nhận ý kiến đóng góp q Thầy Cơ để hoàn thiện MỤC LỤC Trang LỜI MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết đề tài .1 Mục tiêu nghiên cứu Câu hỏi nghiên cứu .2 Đối tượng phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Kết cấu nội dung CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1 Vai trò HTKSNB hoạt động doanh nghiệp .4 1.2 HTKSNB theo báo cáo COSO năm 1992 năm 2004 (1) 1.2.1 HTKSNB theo báo cáo COSO năm 1992 .4 1.2.1.1 Môi trường kiểm soát 1.2.1.1.1 Tính trung thực giá trị đạo đức 1.2.1.1.2 Cam kết lực .7 1.2.1.1.3 Hội đồng quản trị Uỷ ban kiểm toán .7 1.2.1.1.4 Triết lý quản lý phong cách điều hành nhà quản lý 1.2.1.1.5 Cơ cấu tổ chức 1.2.1.1.6 Phân định quyền hạn trách nhiệm 1.2.1.1.7 Chính sách nhân .9 1.2.1.2 Đánh giá rủi ro .9 1.2.1.3 Hoạt động kiểm soát 10 1.2.1.4 Thông tin truyền thông 12 1.2.1.5 Giám sát .13 (2) 1.2.2 HTKSNB theo báo cáo COSO năm 2004 14 1.2.2.1 Mơi trường kiểm sốt 15 1.2.2.2 Thiết lập mục tiêu 16 1.2.2.3 Nhận dạng kiện .16 1.2.2.4 Đánh giá rủi ro 17 1.2.2.5 Đối phó rủi ro .17 1.2.2.6 Các hoạt động kiểm soát 17 1.2.2.7 Thông tin truyền thông 17 1.2.2.8 Giám sát .18 1.3 Hạn chế vốn có hệ thống kiểm soát nội .18 (3) 1.4 Tổng quan chu trình kinh doanh đơn vị 19 (4) 1.5 Khái quát chu trình mua hàng – toán 20 1.5.1 Các chức chu trình mua hàng - toán 21 1.5.2 Những sai phạm xảy chu trình mua hàng – toán 22 1.5.3 Hệ thống chứng từ báo cáo kế tốn chu trình mua hàng - toán 22 1.5.3.1 Chứng từ sử dụng chu trình mua hàng – tốn 22 1.5.3.2 Báo cáo chu trình mua hàng – tốn 23 (5) 1.6 Khái quát chu trình bán hàng – thu tiền .24 1.6.1 Các chức chu trình bán hàng – thu tiền 25 1.6.2 Những sai phạm xảy chu trình bán hàng – thu tiền 25 1.6.3 Hệ thống chứng từ báo cáo kế toán chu trình bán hàng – thu tiền 25 1.6.3.1 Chứng từ sử dụng chu trình bán hàng – thu tiền 26 1.6.3.2 Báo cáo chu trình bán hàng – thu tiền 27 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG - THANH TỐN VÀ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI VIỄN THÔNG BẾN TRE 29 2.1 Giới thiệu Tập Đồn Bưu Viễn Thông Việt Nam 29 2.1.1 Lịch sử hình thành 29 2.1.2 Lĩnh vực hoạt động 29 2.1.3 Các đơn vị thành viên 30 2.1.4 Đặc điểm hạch toán kế toán 30 2.2 Giới thiệu Viễn Thông Bến Tre 30 2.2.1 Lịch sử hình thành 30 2.2.2 Ngành nghề kinh doanh 30 2.2.3 Cơ cấu tổ chức Viễn Thông Bến Tre 31 2.2.4 Tổ chức cơng tác kế tốn Viễn Thơng Bến Tre 32 2.2.5 Hình thức sổ kế tốn Viễn Thơng Bến Tre 35 2.2.6 Các phương thức mua hàng - tốn Viễn Thơng Bến Tre 35 2.2.6.1 Mua hàng khối HTPT 36 2.2.6.2 Mua hàng khối HTPT .38 2.2.7 Các phương thức bán hàng - thu tiền Viễn Thông Bến Tre 39 2.2.7.1 Bán hàng cho đại lý 39 2.2.7.2 Bán hàng cho điểm bán lẻ 41 2.2.7.3 Bán hàng cho người tiêu dùng trực tiếp .42 2.3 Hệ thống văn áp dụng đơn vị để kiểm soát nội .42 2.4 Thực trạng HTKSNB chu trình mua hàng - tốn chu trình bán .44 2.4.1 Thực trạng HTKSNB chu trình mua hàng - tốn Viễn Thơng Bến Tre 44 2.4.1.1 Mơi trường kiểm sốt 44 2.4.1.1.1 Tính trực giá trị đạo đức 44 2.4.1.1.2 Chính sách nhân cam kết lực .45 2.4.1.1.3 Ban Giám đốc .46 2.4.1.1.4 Triết lý quản lý phong cách điều hành nhà quản lý 47 2.4.1.1.5 Cơ cấu tổ chức phân định quyền hạn, trách nhiệm 48 2.4.1.2 Thiết lập mục tiêu 49 2.4.1.3 Nhận dạng kiện 49 2.4.1.4 Đánh giá rủi ro 49 2.4.1.5 Đối phó rủi ro .50 2.4.1.6 Hoạt động kiểm soát 50 2.4.1.7 Thông tin truyền thông 54 2.4.1.8 Giám sát .55 2.4.2 Thực trạng HTKSNB chu trình bán hàng - thu tiền Viễn Thơng Bến Tre 56 2.4.2.1 Mơi trường kiểm sốt 56 2.4.2.1.1 Tính trực giá trị đạo đức 56 2.4.2.1.2 Chính sách nhân cam kết lực .57 2.4.2.1.3 Ban giám đốc 57 2.4.2.1.4 Triết lý quản lý phong cách điều hành nhà quản lý 58 2.4.2.1.5 Cơ cấu tổ chức phân định quyền hạn, trách nhiệm 59 2.4.2.2 Thiết lập mục tiêu 59 2.4.2.3 Nhận dạng kiện 61 2.4.2.4 Đánh giá rủi ro 62 2.4.2.5 Đối phó rủi ro .62 2.4.2.6 Hoạt động kiểm soát 62 2.4.2.7 Thông tin truyền thông 65 2.4.2.8 Giám sát .66 2.5 Đánh giá thực trạng HTKSNB chu trình mua hàng - tốn chu trình bán hàng - thu tiền Viễn Thông Bến Tre 68 2.5.1 Chu trình mua hàng - toán .68 2.5.1.1 Mơi trường kiểm sốt 68 2.5.1.1.1 Tính trực giá trị đạo đức 68 2.5.1.1.2 Chính sách nhân cam kết lực .68 2.5.1.1.3 Ban Giám đốc .68 2.5.1.1.4 Triết lý quản lý phong cách điều hành nhà quản lý 69 2.5.1.1.5 Cơ cấu tổ chức phân định quyền hạn, trách nhiệm 69 2.5.1.2 Thiết lập mục tiêu 69 2.5.1.3 Nhận dạng kiện 70 2.5.1.4 Đánh giá rủi ro 70 2.5.1.5 Đối phó rủi ro .70 2.5.1.6 Hoạt động kiểm soát 70 2.5.1.7 Thông tin truyền thông 72 2.5.1.8 Giám sát .72 2.5.2 Chu trình bán hàng - thu tiền 72 2.5.2.1 Mơi trường kiểm sốt 72 2.5.2.1.1 Tính trực giá trị đạo đức 72 2.5.2.1.2 Chính sách nhân cam kết lực .73 2.5.2.1.3 Ban Giám đốc .74 2.5.2.1.4 Triết lý quản lý phong cách điều hành nhà quản lý 74 2.5.2.1.5 Cơ cấu tổ chức phân định quyền hạn, trách nhiệm 74 2.5.2.2 Thiết lập mục tiêu 74 2.5.2.3 Nhận dạng kiện 75 2.5.2.4 Đánh giá rủi ro 75 2.5.2.5 Đối phó rủi ro .75 2.5.2.6 Hoạt động kiểm soát 75 2.5.2.7 Thông tin truyền thông 76 2.5.2.8 Giám sát .77 2.6 Nguyên nhân dẫn đến tồn HTKSNB chu trình mua hàng tốn chu trình bán hàng - thu tiền Viễn Thông Bến Tre 77 2.6.1 Chu trình mua hàng - tốn .77 2.6.1.1 Môi trường kiểm soát 77 2.6.1.2 Thiết lập mục tiêu 78 2.6.1.3 Nhận dạng kiện, đánh giá rủi ro, đối phó rủi ro, hoạt động kiểm soát 78 2.6.1.4 Thông tin truyền thông 78 2.6.1.5 Giám sát .78 2.6.2 Chu trình bán hàng – thu tiền 78 2.6.2.1 Mơi trường kiểm sốt 78 2.6.2.2 Thiết lập mục tiêu 79 2.6.2.3 Nhận dạng kiện, đánh giá rủi ro, đối phó rủi ro, hoạt động kiểm sốt 79 2.6.2.4 Thông tin truyền thông 79 2.6.2.5 Giám sát .79 KẾT LUẬN CHƢƠNG 80 CHƢƠNG 3: GIẢI PHÁP HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG - THANH TỐN VÀ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI VIỄN THÔNG BẾN TRE 81 3.1 Cơ sở đưa giải pháp hoàn thiện 81 3.2 Giải pháp hồn thiện HTKSNB chu trình mua hàng - tốn 81 3.2.1 Mơi trường kiểm soát .81 3.2.1.1 Tính trực giá trị đạo đức 81 3.2.1.2 Chính sách nhân cam kết lực 82 3.2.1.3 Ban giám đốc 82 3.2.1.4 Triết lý quản lý phong cách điều hành nhà quản lý 83 3.2.2 Thiết lập mục tiêu 84 3.2.3 Nhận dạng kiện 85 3.2.4 Đánh giá rủi ro 86 3.2.5 Đối phó rủi ro 87 3.2.6 Hoạt động kiểm soát 88 3.2.7 Thông tin truyền thông .91 3.2.8 Giám sát 92 3.3 Giải pháp hồn thiện HTKSNB chu trình bán hàng – thu tiền 93 3.3.1 Môi trường kiểm soát .93 3.3.1.1 Tính trực giá trị đạo đức 93 3.3.1.2 Chính sách nhân cam kết lực 93 3.3.1.3 Triết lý quản lý phong cách điều hành nhà quản lý 94 3.3.1.4 Cơ cấu tổ chức phân định quyền hạn, trách nhiệm 94 3.3.2 Thiết lập mục tiêu 94 3.3.3 Nhận dạng kiện 95 3.3.4 Đánh giá rủi ro 95 3.3.5 Đối phó rủi ro 95 3.3.6 Hoạt động kiểm soát 96 3.3.7 Thông tin truyền thông .97 3.3.8 Giám sát 97 3.4 Giải pháp hỗ trợ từ phía Tập Đoàn 98 3.5 Kiến nghị với Viễn Thông Bến Tre 98 KẾT LUẬN CHƢƠNG 99 KẾT LUẬN 100 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT BCVT: Bưu Chính Viễn Thơng BGĐ: Ban Giám đốc CBCNV: Cán công nhân viên COSO: Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission ERM: Enterprise Rick Managemaent GTGT: Giá trị gia tăng HTKSNB: Hệ thống kiểm soát nội HTPT: Hạch toán phụ thuộc KHVT: Kế hoạch vật tư KTTKTC: Kế toán thống kê tài KSNB: Kiểm sốt nội MDV: Mạng dịch vụ TNHH: Trách nhiệm hữu hạn TTVT: Trung tâm Viễn Thông UNC: Ủy nhiệm chi VASC: Công ty phần mềm truyền thơng VDC: Cơng ty Điện tốn truyền số liệu VMOS: Chương trình phân tích đa chiều kết sản xuất kinh doanh VNP: Công ty dịch vụ viễn thơng VNPT: Tập Đồn Bưu Chính Viễn Thơng Việt Nam VTT: Viễn Thông tỉnh DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1: Sơ đồ chu trình kinh doanh đơn vị……………………………… 32 Sơ đồ 3.1: Sơ đồ thiết lập phổ biến mục tiêu chu trình mua hàng – tốn… 100 Sơ đồ 3.2: Sơ đồ lựa chọn cách thức đối phó rủi ro 104 BẢNG B IỂU Bảng 1.1: Bảng tổng hợp đề tài luận văn HTKSNB tham khảo ……… Bảng 2.1: Hệ thống văn áp dụng để KSNB 56 1 Tính cấp thiết đề tài LỜI MỞ ĐẦU Trong năm gần đây, xuất ngày nhiều công ty cung cấp dịch vụ viễn thông làm tăng thêm mức độ cạnh tranh cho doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực Tập Đồn Bưu Chính Viễn Thơng Việt Nam (VNPT) đơn vị có bề dày hoạt động lâu dài nhất, với sở hạ tầng đầy đủ, khơng đơn vị thành viên Tập Đồn, có Viễn Thơng Bến Tre (VNPT Bến Tre) khơng thể nằm ngồi vịng xốy cạnh tranh Để đáp ứng nhu cầu khách hàng gia tăng khả cạnh tranh cho đơn vị, VNPT Bến Tre bổ sung nhiều dịch vụ tăng cường cung cấp hàng hoá loại thẻ viễn thông, thiết bị viễn thông bên cạnh việc trọng phát triển, trì thuê bao điện thoại cố định trước Đi đôi với việc đẩy mạnh cơng tác bán hàng hóa, vấn đề tăng cường kiểm tra, kiểm sốt, nâng cao lực quản lý dịng tiền kinh doanh hàng hóa, giúp gia tăng hiệu kinh doanh cấp lãnh đạo đơn vị quan tâm đáng kể Kiểm soát nội (KSNB) công cụ quan trọng giúp đơn vị giám sát tồn q trình kinh doanh Hoạt động mua bán hàng hóa diễn với số lượng lớn đơn vị, đồng thời hoạt động dễ xảy nhiều gian lận, sai sót Chính vậy, đề tài “Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội chu trình mua hàng – tốn, bán hàng - thu tiền Viễn Thông Bến Tre” hướng đến việc phân tích thực trạng đưa giải pháp giúp hồn thiện quy trình KSNB chu trình mua hàng - tốn chu trình bán hàng - thu tiền, giúp đơn vị nâng cao hiệu kinh doanh, cung cấp sản phẩm hàng hóa đến khách hàng cách nhanh chóng với chất lượng tốt nhất, nâng cao uy tín, làm tăng giá trị hình ảnh VNPT Bến Tre Mục tiêu nghiên cứu Qua đề tài này, tác giả mong muốn đạt mục tiêu sau đây: - Hệ thống hóa sở lý luận KSNB qua báo cáo COSO năm 1992, năm 2004 - Đánh giá thực trạng HTKSNB chu trình mua hàng – tốn, chu trình bán hàng – thu tiền Viễn Thông Bến Tre dựa báo cáo COSO năm 2004 BGĐ, lãnh đạo Phịng chức năng, TTVT có liên quan chu trình có sẵn sàng bàn bạc, hợp tác với khơng? BGĐ có quan tâm đến việc trình bày số liệu kế tốn liên quan đến chu trình cách trung thực hợp lý khơng? BGĐ có xem xét đến lợi nhuận lựa chọn 123 (100%) 123 (100%) 123 sách bán hàng thay trọng đến doanh thu khơng? (100%) Phụ lục 31: Bảng tổng hợp kết khảo sát “Cơ cấu tổ chức phân định quyền hạn, trách nhiệm” (Chu trình bán hàng – thu tiền) NỘI DUNG KHẢO SÁT KẾT QUẢ KHẢO SÁT Có Cơ cấu tổ chức có phù hợp với hoạt động diễn chu trình khơng? Trách nhiệm phận tham gia vào chu trình có quy định rõ ràng quy chế hoạt động không? Việc xử lý công việc phận chu trình có bị chồng chéo khơng? Việc phân chia quyền hạn trách nhiệm chu trình có đảm bảo tách biệt nhân viên thủ kho nhân viên bán hàng không? Việc phân chia quyền hạn trách nhiệm chu trình có đảm bảo tách biệt nhân viên lập hóa đơn nhân viên thu tiền khơng? Đối với hình thức bán hàng cho điểm bán lẻ, việc phân chia quyền hạn trách nhiệm chu trình có đảm bảo tách biệt nhiệm vụ xét duyệt bán hàng phận thực bán hàng không? Không 123 (100%) 123 (100%) 123 (100%) 123 (100%) 123 (100%) 123 (100%) GHI CHÚ Phụ lục 32: Bảng tổng hợp kết khảo sát “Thiết lập mục tiêu” (Chu trình bán hàng – thu tiền) NỘI DUNG KHẢO SÁT KẾT QUẢ KHẢO SÁT Có Đơn vị có thiết lập mục tiêu chung cho chu trình bán hàng – thu tiền khơng? Mục tiêu chung có phổ biến đến nhân viên có liên quan khơng? Q trình thiết lập mục tiêu chu trình có tham gia lãnh đạo VTT, TTVT khơng? Trong q trình thiết lập mục tiêu, đơn vị có quan 123 (100%) 123 (100%) 123 (100%) 123 (100%) tâm đến lực thị trường tiêu thụ không? Mục tiêu chung chu trình có tổng hợp từ mục tiêu cụ thể TTVT không? Mục tiêu TTVT có cụ thể hóa thành mục tiêu cho nhân viên đơn vị khơng? Các sách kinh doanh đơn vị có hồn tồn hướng đến mục tiêu chu trình khơng? Khơng GHI CHÚ 123 (100%) 123 (100%) 123 (100%) Phụ lục 33: Bảng tổng hợp kết khảo sát “Nhận dạng kiện” (Chu trình bán hàng – thu tiền) NỘI DUNG KHẢO SÁT KẾT QUẢ KHẢO SÁT Có Đơn vị có chế nhận dạng thay đổi nhu cầu tiêu dùng khách hàng khơng? Đơn vị có chế nhận dạng sách kinh doanh đối thủ cạnh tranh khơng? Đơn vị có chế nhận dạng khả khách hàng từ chối tốn (đối với hình thức bán hàng cho điểm bán lẻ) không? Không 123 (100%) 123 (100%) 123 (100%) GHI CHÚ Đơn vị có chế nhận dạng thay đổi quy định kinh doanh sản phẩm Viễn thông - công nghệ thông tin không? Đơn vị có chế nhận dạng rủi ro nhân viên bán hàng 123 (100%) 123 (100%) chiếm dụng tiền bán hàng, hàng hóa đơn vị khơng? Đơn vị có chế nhận dạng rủi ro nhân viên bán hàng sai khu vực cho phép không? Đơn vị có chế nhận dạng rủi ro nhân viên giao hàng 123 (100%) 123 (100%) cho điểm bán lẻ vượt định mức cho phép không? Phụ lục 34: Bảng tổng hợp kết khảo sát “Đánh giá rủi ro” (Chu trình bán hàng – thu tiền) NỘI DUNG KHẢO SÁT KẾT QUẢ KHẢO SÁT Có Khơng Ban lãnh đạo có ước lượng mức độ ảnh hưởng GHI CHÚ 123 (100%) rủi ro việc đạt mục tiêu đề không? Ban lãnh đạo có đánh giá khả xảy rủi ro 123 (100%) mục tiêu chu trình khơng? Phụ lục 35: Bảng tổng hợp kết khảo sát “Đối phó rủi ro” (Chu trình bán hàng – thu tiền) NỘI DUNG KHẢO SÁT KẾT QUẢ KHẢO SÁT Có Đơn vị lựa chọn cách thức đối phó rủi ro sau đây? - Né tránh rủi ro - Giảm bớt rủi ro - Chuyển giao rủi ro - Chấp nhận rủi ro Đơn vị có xây dựng trước phương án xử lý rủi ro xảy không? Không 123 (100%) 123 (100%) GHI CHÚ Phụ lục 36: Bảng tổng hợp kết khảo sát “Hoạt động kiểm sốt” (Chu trình bán hàng – thu tiền) NỘI DUNG KHẢO SÁT KẾT QUẢ KHẢO SÁT Có Khơng Bộ phận bán hàng có liên hệ với VTT để hỏi khả đáp ứng nhu cầu hàng hóa trước đàm phán với khách hàng khơng? (trường hợp bán hàng cho đại lý) Các đề nghị cấp hàng hóa có đánh số thứ tự khơng? Các đề nghị cấp hàng hóa có lãnh đạo TTVT phê duyệt khơng? Phịng KHVT có phê duyệt đề nghị cung cấp hàng hóa TTVT khơng? Phịng Kế tốn có u cầu nhân viên bán hàng xuất trình giấy đề nghị cấp hàng hóa lãnh đạo TTVT phê duyệt khơng? Đơn vị có lập hợp đồng trường hợp bán hàng cho đại lý điểm bán lẻ không? Lãnh đạo TTVT có phê duyệt nghiệp vụ giao hàng cho điểm bán lẻ không? Đơn vị có yêu cầu điểm bán lẻ lập giấy đề nghị cung cấp hàng làm sở giao hàng không? Đơn vị có lập biên bàn giao giao hàng cho điểm bán lẻ không? 10 Đơn vị có theo dõi hàng hóa giao cho điểm bán lẻ sổ kế tốn khơng? 11 Việc xuất hàng khỏi kho có dựa phiếu xuất kho Kế tốn khơng? 12 Tại TTVT, nhân viên bán hàng có độc lập với thủ kho không? 13 Nhân viên thu tiền có độc lập với nhân viên lập hóa đơn không? 123 (100%) 123 (100%) 123 (100%) 123 (100%) 123 (100%) 123 (100%) 123 (100%) 123 (100%) 123 (100%) 123 (100%) 43 80 (34,9%) (65,1%) 22 101 (17,9%) (82,1%) 123 (100%) GHI CHÚ 14 Nhân viên lập phiếu thu thu tiền có độc lập khơng? 15 Đơn vị có quy định nhân viên bán hàng lập bảng kê 123 (100%) 123 (100%) nộp tiền không? 16 Tiền mặt có bảo vệ két sắt khơng? 123 (100%) 17 Đơn vị có quy định định mức tồn quỹ tiền mặt, tiền 123 (100%) gửi ngân hàng không? 18 Thủ quỹ có ghi sổ quỹ tiền mặt khơng? 123 (100%) 19 Có thực đối chiếu sổ quỹ tiền mặt, sổ kế 123 (100%) toán với tiền quỹ thực tế khơng? 20 Đơn vị có theo dõi số seri bán hàng hóa thẻ cào Vinaphone khơng? 21 Định kỳ hàng q, đơn vị có đánh giá đại lý, điểm 123 (100%) 123 (100%) bán lẻ thông qua việc lập báo cáo doanh số không? 22 Đơn vị có lập bảng phân tích lợi nhuận theo 123 (100%) nhóm hàng hóa khơng? Phụ lục 37: Bảng tổng hợp kết khảo sát “Thông tin truyền thơng” (Chu trình bán hàng – thu tiền) NỘI DUNG KHẢO SÁT KẾT QUẢ KHẢO SÁT Có Việc phân phối văn có liên quan đến chu trình có thực phần mềm không? Đơn vị có xây dựng kênh tiếp nhận thơng tin từ khách hàng khơng? Nhà quản lý có phổ biến mục tiêu chu trình đến tồn thể nhân viên có liên quan khơng? 123 (100%) 123 (100%) 123 (100%) Đơn vị có sử dụng mạng nội để trao đổi thông tin phận, cá nhân có liên quan chu trình khơng? 123 (100%) Khơng GHI CHÚ Có lập sơ đồ kế tốn mơ tả chu trình bán hàng – 123 (100%) thu tiền khơng? Đơn vị có thiết lập kênh thu thập thơng tin 123 (100%) sách bán hàng nhà cung cấp không? Phụ lục 38: Bảng tổng hợp kết khảo sát “Giám sát” (Chu trình bán hàng – thu tiền) NỘI DUNG KHẢO SÁT KẾT QUẢ KHẢO SÁT Có Khơng Bộ phận Kiểm tốn nội có thường xuyên kiểm tra tuân thủ quy định công tác bán hàng - thu tiền đơn vị không? Hoạt động bán hàng – thu tiền đơn vị có Tập Đồn giám sát khơng? Hoạt động bán hàng đơn vị có giám sát Cơ quan chủ quản địa phương khơng? Đơn vị có quy định nhân viên thống kê công việc 123 (100%) 123 (100%) 123 (100%) 123 (100%) ngày không? Định kỳ, đơn vị có kiểm tra, đánh giá kết làm việc cá nhân, phận có liên quan đến chu trình khơng? Đơn vị có thường xun xem xét phù hợp 123 (100%) 123 (100%) hoạt động kiểm sốt q trình thực mục tiêu chu trình khơng? Đơn vị có thường xun xem xét, đánh giá trình thực mục tiêu chu trình khơng? 123 (100%) GHI CHÚ Phụ lục 39: Mẫu kế hoạch chi tiền văn phòng Viễn Thơng Bến Tre VIỄN THƠNG BẾN TRE PHÕNG KẾ TỐN TKTC KẾ HOẠCH CHI TIỀN TẠI VĂN PHÕNG VIỄN THÔNG BẾN TRE (Tuần 34 Năm 2013) Nội dung chi STT Số tiền chi (đồng) Bộ phận yêu cầu Ngày chi … … Tổng cộng Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) Phụ lục 40: Mẫu báo cáo nhập hàng VIỄN THÔNG BẾN TRE KHỐI VĂN PHÕNG BÁO CÁO NHẬP HÀNG THÁNG 6/2013 ST T Ngày nhập … … Ngƣời lập biểu (Ký, họ tên) Tên hàng Số lƣợng ĐVT Qui cách Số đơn đặt hàng Phụ lục 41: Sơ đồ mơ tả chu trình mua hàng – tốn Bƣớc Cơng việc Lập phiếu u cầu hàng hố Xét duyệt Kiểm tra hàng tồn kho Lập tờ trình mua hàng Bộ phận thực Chứng từ Nhân viên bán hàng TTVT Phiếu yêu cầu hàng hóa Giám đốc TTVT Phiếu yêu cầu hàng hóa duyệt Ghi Phịng KHVT, MDV, Kế tốn, phận mua hàng TTVT Phịng KHVT, phận mua hàng TTVT Tờ trình mua hàng BGĐ VTT, Giám đốc TTVT Tờ trình duyệt Đối với hàng hóa mua khối HTPT khơng có bước Thu thập, xử lý báo giá Phòng KHVT, phận mua hàng TTVT Báo cáo kết xử lý báo giá Lãnh đạo đơn vị kiểm tra cần thiết Lập đơn đặt hàng Phòng KHVT, phận mua hàng TTVT Đơn đặt hàng BGĐ VTT, Giám đốc TTVT Đơn đặt hàng duyệt Xét duyệt Xét duyệt Nhận hàng từ nhà cung cấp Thủ kho Biên giao nhận, hợp đồng, hóa đơn GTGT Chuyển thủ kho bản, gửi nhà cung cấp bản, kế toán Chuyển chứng từ cho Phịng KHVT (bộ phận mua hàng TTVT) để lập hồ sơ tốn, fax biên giao hàng hóa đơn cho Kế toán để nhập kho 10 Bộ phận thực Công việc Bƣớc Ghi nhận nghiệp vụ nhập kho 11 Xét duyệt 12 Lập hồ sơ toán 13 Xét duyệt 14 15 Chứng từ Kế toán Phiếu nhập kho Kế toán trưởng, BGĐ Phiếu nhập kho duyệt Phịng KHVT, phận mua hàng Hồ sơ tốn: giấy đề nghị tốn, tờ trình mua hàng, đơn đặt hàng, báo giá, hợp đồng, biên giao hàng, hóa đơn, UNC Kế tốn trưởng, BGĐ Hồ sơ toán duyệt Ghi nhận toán Kế toán Chứng từ ghi sổ Xét duyệt Kế toán trưởng Chứng từ ghi sổ duyệt Ghi Phiếu nhập kho gồm liên: liên giao thủ kho, liên lưu Mua hàng khối HTPT khơng có bước 12, 13 Tại VTT, kế toán vật tư ký xác nhận trước trình kế tốn trưởng phê duyệt Phụ lục 42: Mẫu giấy đề nghị cấp hàng hóa dành cho điểm bán lẻ ĐỀ NGHỊ CẤP HÀNG (SỐ …./20….) TÊN ĐIỂM BÁN LẺ: … Căncứhợpđồngsố…/HĐ-VNPT-BTRe,điểmbánlẻđềnghị TTVT….cung cấp hàng hóa chi tiết sau: STT A … TC Tên hàng hóa B ĐVT C Số lƣợng (1) Đơn giá XÁC NHẬN CỦA GIÁM ĐỐC TTVT (2) Thành tiền (3) Tồn kho ứng đợt trƣớc (4) Ngày ứng đợt trƣớc D Ngày tháng năm 20… ĐIỂM BÁN LẺ (Ký, họ tên) Phụ lục 43: Mẫu biên bàn giao hàng hóa (giữa TTVT điểm bán lẻ) VIỄN THÔNG BẾN TRE TTVT…… BIÊN BẢN BÀN GIAO HÀNG HÓA - Căn hợp đồng số …/HĐ-VNPT-BTRe; - Căn giấy đề nghị cấp hàng số /20… Hôm nay, ngày … tháng … năm 20…, chúng tơi gồm: A Đại diện TTVT….: Ơng:…… Chức vụ: Tổ trưởng tổ kinh doanh Ông: Chức vụ: Nhân viên bán hàng A Đại diện TTVT….: Ông:…… Chức vụ: Nhân viên bán hàng B Đại diện điểm bán lẻ: Cùng tiến hành giao nhận hàng hóa theo chi tiết sau: STT Tên hàng ĐVT Số lƣợng Ghi … ĐẠI DIỆN TTVT (Ký, họ tên) ĐẠI DIỆN ĐIỂM BÁN LẺ (Ký, họ tên) Phụ lục 44: Mẫu bảng kê nộp tiền TTVT … Tổ bán hàng STT … TC BẢNG KÊ NỘP TIỀN BÁN HÀNG Ngày… tháng… năm … Tên hàng hóa Tiền thu Ngày bán Ghi Ngƣời lập biểu (Ký, họ tên) Phụ lục 45: Mẫu báo cáo tiêu thụ hàng hóa đại lý/điểm bán lẻ VIỄN THƠNG BẾN TRE TTVT BÁO CÁO TIÊU THỤ HÀNG HÓA THÁNG /20 ĐẠI LÝ/ĐIỂM BÁN LẺ: STT TC Tên hàng Ngƣời lập biểu (Ký, họ tên) Số lƣợng Tiền toán (đồng) Giám đốc (Ký, họ tên) Ghi Phụ lục 46: Sơ đồ mô tả chu trình bán hàng – thu tiền (trƣờng hợp bán hàng cho đại lý) Bƣớc Công việc TTVT trao đổi với VTT khả cung cấp hàng Tiếp nhận đơn đặt hàng đại lý Xét duyệt Lập giấy đề nghị cấp hàng hóa Xét duyệt Bộ phận thực Chứng từ Phịng Kế tốn, KHVT, nhân viên bán hàng TTVT Hợp đồng nguyên tắc lập lần giao dịch với đại lý Nhân viên bán Đơn đặt hàng hàng TTVT Giám đốc TTVT Đơn đặt hàng duyệt Nhân viên bán Giấy đề nghị cấp hàng hóa hàng TTVT Giám đốc TTVT, Phòng KHVT Giấy đề nghị cấp hàng hóa Thu tiền đại lý Nhân viên bán Giấy nộp tiền hàng TTVT Lập phiếu xuất kho Kế toán VTT Phiếu xuất kho Bảng photo giấy nộp tiền Kế toán trưởng VTT Phiếu xuất kho duyệt Xét duyệt Ghi Nhân viên bán hàng fax giấy đề nghị Phòng KHVT để duyệt sau giám đốc TTVT phê duyệt Đại lý trực tiếp nộp tiền vào tài khoản ngân hàng TTVT Thực sau Ngân hàng xác nhận tiền vào tài khoản ngân hàng TTVT Gồm liên: liên giao nhân viên bán hàng, liên giao thủ kho, liên lưu trình ký BGĐ vào cuối tháng Bƣớc Công việc Giao hàng cho nhân viên bán hàng TTVT 10 Giao hàng đại lý 11 Ghi nhận nghiệp vụ nhập kho từ VTT 12 13 14 15 Xét duyệt Ghi nhận nghiệp vụ bán hàng cho đại lý Xét duyệt Lập UNC chuyển tiền bán hàng VTT 16 Xét duyệt 17 Ghi nhận nghiệp vụ toán 18 Xét duyệt Bộ phận thực Chứng từ Thủ kho VTT Nhân viên bán hàng TTVT Ký xác nhận phiếu xuất kho Nhân viên bán Biên bàn hàng TTVT giao, hóa đơn Kế tốn TTVT Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho từ VTT Giám đốc TTVT Phiếu nhập kho duyệt Kế toán TTVT Ghi Được lập gồm liên: liên giao cho đại lý, liên giao cho kế toán TTVT Gồm liên: liên giao cho thủ kho, liên giao nhân viên bán hàng,1 liên lưu Phiếu xuất kho, chứng từ ghi sổ, giấy nộp tiền, hóa đơn, biên bàn giao Giám đốc TTVT Hồ sơ ghi nhận nghiệp vụ bán hàng duyệt Kế toán TTVT UNC Giám đốc TTVT UNC duyệt Kế toán VTT Kế toán TTVT Giấy báo ngân hàng, chứng từ ghi sổ Kế toán trưởng VTT Giám đốc TTVT Chứng từ ghi sổ ký duyệt Phiếu xuất kho gồm liên: liên giao nhân viên bán hàng, liên giao thủ kho, liên lưu Thực đầu ngày Đối với bán hàng hóa khối HTPT khơng cần bước 15, 16 (trƣờng hợp bán hàng cho điểm bán lẻ, ngƣời tiêu dùng trực tiếp) Bƣớc Công việc Tiếp nhận yêu cầu khách hàng Xét duyệt Lập phiếu xuất kho tạm ứng Bộ phận thực Chứng từ Bộ phận bán hàng TTVT Giấy đề nghị cấp hàng Giám đốc TTVT Giấy đề nghị cấp hàng duyệt Kế toán Phiếu xuất kho tạm ứng Giám đốc TTVT Phiếu xuất kho tạm ứng duyệt Ghi Đối với bán hàng cho người tiêu dùng trực tiếp không yêu cầu bước bước 2, 3, 4, Phiếu xuất kho gồm liên: liên giao nhân viên bán hàng, liên giao thủ kho, liên lưu Xét duyệt Giao hàng cho nhân viên bán hàng Giao hàng cho khách hàng Nhân viên bán Biên bàn hàng giao Thu tiền, nộp tiền bán hàng Nhân viên bán Bảng kê nộp hàng tiền Gồm liên: liên giao kế toán, liên giao thủ quỹ, liên lưu Kế tốn Thủ kho Phiếu xuất kho, hóa đơn, phiếu thu Giám đốc TTVT Phiếu xuất kho, phiếu thu duyệt Phiếu xuất kho gồm liên: liên giao nhân viên bán hàng, liên giao thủ kho, liên lưu Phiếu thu gồm liên: liên giao thủ quỹ, liên giao nhân viên bán hàng, liên lưu Hoá đơn gồm liên: liên giao khách hàng, liên lưu Kế toán TTVT Phiếu chi 10 Ghi nhận nghiệp vụ bán hàng Xét duyệt Lập phiếu chi tiền mặt nộp tiền vào ngân hàng Ký xác nhận vào phiếu xuất kho Thủ kho Nhân viên bán hàng Đối với bán hàng cho người tiêu dùng trực tiếp, không cần lập biên bàn giao Thực cuối ngày Bƣớc 11 12 13 Công việc Bộ phận thực Chứng từ Ghi Giám đốc TTVT Phiếu chi duyệt Gồm liên: liên giao thủ quỹ, liên lưu Chi tiền mặt nộp ngân hàng Thủ quỹ Giấy nộp tiền Chuyển kế toán lưu phiếu chi Lập UNC chuyển tiền VTT Kế toán TTVT UNC Thực đầu ngày Đối với bán hàng hóa khối HTPT khơng cần bước Giám đốc TTVT UNC duyệt Xét duyệt 14 Xét duyệt 15 Ghi nhận nghiệp vụ chuyển tiền từ TTVT VTT Kế toán VTT Kế toán TTVT Giấy báo ngân hàng, chứng từ ghi sổ 16 Xét duyệt Kế toán trưởng VTT Giám đốc TTVT Chứng từ ghi sổ duyệt ... hàng – tốn chu trình bán hàng - thu tiền Viễn Thông Bến Tre - Chương 3: Các giải pháp hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội chu trình mua hàng – tốn chu trình bán hàng – thu tiền Viễn Thông Bến Tre CHƢƠNG... chu trình bán hàng – thu tiền 26 1.6.3.2 Báo cáo chu trình bán hàng – thu tiền 27 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG - THANH TỐN VÀ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU. .. TRÌNH MUA HÀNG - THANH TỐN VÀ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI VIỄN THÔNG BẾN TRE 81 3.1 Cơ sở đưa giải pháp hoàn thiện 81 3.2 Giải pháp hoàn thiện HTKSNB chu trình mua hàng -