Chứng từ sử dụng trong chu trình bán hàng – thu tiền

1.6.2 .Những sai phạm có thể xảy ra trong chu trình bán hàng – thu tiền

1.6.3.1. Chứng từ sử dụng trong chu trình bán hàng – thu tiền

Các chứng từ kế toán được sử dụng trong chu trình bán hàng – thu tiền gồm: - Đơn đặt hàng: Do người mua lập và gửi cho đơn vị. Các thơng tin cần

phải có trên đơn đặt hàng gồm: thông tin về khách hàng; thơng tin hàng hố: số lượng; chủng loại; thời gian giao hàng; đơn giá,… Qua chứng từ này, người mua muốn thông báo yêu cầu của mình để bên bán cân đối kế hoạch chuẩn bị hàng hoá.

- Lệnh bán hàng: Căn cứ vào đơn đặt hàng của người mua, bộ phận lập

lệnh bán hàng tiến hành lập lệnh bán hàng. Các thông tin cần thiết trên lệnh bán hàng lặp lại tương tự những thơng tin trên đơn đặt hàng. Đơn vị có thể dùng chứng từ này để thông báo cho người mua về việc chấp nhận đơn đặt hàng của họ.

- Phiếu xuất kho: Được lập trên cơ sở lệnh bán hàng đã được phê duyệt.

Thông thường, chứng từ này được lập bởi bộ phận kho hàng. Các thông tin trên lệnh bán hàng được lặp lại trên phiếu xuất kho để xuất hàng ra khỏi kho, giao cho bên mua.

- Phiếu giao hàng: Bộ phận giao hàng nhận hàng hoá từ bộ phận kho, lập

chứng từ này để kèm theo hàng hoá đi giao cho khách hàng. Chứng từ này là cơ sở xác nhận khách hàng đã nhận hàng, chấp nhận thanh toán.

- Hoá đơn bán hàng: Được lập dựa trên việc kiểm tra, đối chiếu các chứng

từ liên quan: đơn đặt hàng, lệnh bán hàng, phiếu xuất kho, phiếu giao hàng. Hoá đơn xác lập quyền sở hữu đã chuyển giao cho người mua, nghĩa vụ thanh toán của người mua. Đây cũng là chứng từ ghi nhận doanh thu, xác định nghĩa vụ thuế phải nộp. Các hoá đơn bán hàng được đánh số trước nhằm mục đích kiểm sốt.

- Giấy báo thanh toán: Khi gửi hoá đơn bán hàng, đơn vị thường gửi kèm

giấy báo thanh toán để yêu cầu người mua thực hiện nghĩa vụ thanh toán. Trên giấy báo thanh tốn sẽ nêu rõ thơng tin về thời hạn thanh toán, tài khoản ngân hàng của bên bán để bên mua thuận tiện trong việc thanh toán.

- Phiếu thu (Giấy báo có): Chứng từ này có tác dụng ghi nhận việc thanh

toán, là cơ sở để ghi giảm công nợ phải thu trên sổ chi tiết thanh toán của người mua.

- Phiếu định khoản: Chứng từ này được đơn vị sử dụng để ghi chép các khoản điều chỉnh giảm tài khoản phải thu khách hàng trong các nghiệp vụ như:

hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán, hoặc xố nợ khó địi. Nội dung của chứng từ này gồm:

thông tin về khách hàng; về hàng hoá như: số lượng, đơn giá, số tiền của hàng bị trả lại hoặc giảm giá. Đồng thời, đơn vị lập phiếu nhập kho để ghi nhận hàng bán bị trả lại.