1.6.2 .Những sai phạm có thể xảy ra trong chu trình bán hàng – thu tiền
2.4. Thực trạng HTKSNB chu trình mua hàng thanh tốn và chu trình bán
hàng - thu tiền tại Viễn Thông Bến Tre
Việc khảo sát thực trạng HTKSNB đối với chu trình mua hàng – thanh tốn và chu trình bán hàng – thu tiền tại Viễn Thông Bến Tre được thực hiện thông qua bảng câu hỏi khảo sát theo báo cáo COSO. Bảng câu hỏi được gửi đến tất cả các đối tượng có liên quan đến hai chu trình tại Khối quản lý và các TTVT.
Các câu hỏi được thiết kế theo dạng câu hỏi đóng, hình thức trả lời là “Có” hoặc “Khơng”. Chi tiết nhân viên được phỏng vấn, câu hỏi khảo sát được trình bày lần lượt tại phụ lục 12, 13, 14.
2.4.1. Thực trạng HTKSNB chu trình mua hàng - thanh toán tại Viễn
Thông Bến Tre
2.4.1.1.Mơi trƣờng kiểm sốt
2.4.1.1.1. Tính chí nh tr ực và các giá trị đạo đứ c
Bảng tổng hợp kết quả khảo sát “Tính chính trực và các giá trị đạo đức” được thể hiện tại phụ lục 15.
Đối với câu hỏi (1), (2) và (3), có 100% ý kiến trả lời “Khơng” cho thấy,
đơn vị khơng có quy định về các mức phạt hay hình thức kỷ luật khi phát hiện nhân viên mua hàng nhận hoa hồng của nhà cung cấp để mua hàng kém chất lượng, hoặc nhân viên mua hàng và thủ kho thông đồng che giấu việc nhà cung cấp giao hàng không đúng với số lượng trên hợp đồng. Đơn vị khơng có sự truyền
đạt và hướng dẫn cụ thể về các yêu cầu đạo đức cần thiết đối với các nhân viên có liên quan đến chu trình. Nhân viên tự nhận thức những hành vi nào được cho phép trong giới hạn cơng việc mà mình chịu trách nhiệm. Họ không nắm rõ những hành vi nào là sai phạm, trái đạo đức theo quan điểm của lãnh đạo đơn vị.
100% đối tượng được khảo sát trả lời “Có” đối với câu hỏi (4). Giám đốc
VTT đã có giấy uỷ quyền số 84/UQ-VTBT, Uỷ quyền cho Trưởng Phòng KHVT phê duyệt cấp hàng cho các TTVT. Trong trường hợp cần thiết phải mua thêm hàng hóa, Phịng KHVT phải lập đơn đặt hàng và trình BGĐ phê duyệt trước khi mua.
Đồng thời, VTT cũng phân cấp cho TTVT được tự chủ trong việc mua hàng hóa do các đơn vị ngồi khối HTPT cung cấp, tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh của từng đơn vị, với giá trị không quá 50 triệu đồng/1 lần mua.
2.4.1.1.2. Chính s ách n hân sự và ca m kết về n ăng lự c
Bảng tổng hợp kết quả khảo sát “Chính sách nhân sự và cam kết về năng lực” được thể hiện tại phụ lục 16.
Phân tích kết quả khảo sát ở câu hỏi (1) cho thấy, có 83,74% ý kiến cho rằng đơn vị khơng xây dựng các yêu cầu kiến thức và kỹ năng cần thiết khi tuyển dụng nhân sự có liên quan trong chu trình, ví dụ: nhân viên mua hàng cần có kiến thức về
kỹ năng đàm phán giá, nghiệp vụ đấu thầu,…
Ngoại trừ nhân sự kế tốn địi hỏi phải có trình độ chun mơn về tài chính kế tốn, các vị trí cịn lại như: thủ kho, nhân viên mua hàng,… đều là nhân viên kỹ thuật chuyển sang. Cụ thể, tất cả thủ kho và thủ quỹ tại khối quản lý cũng như các
TTVT đều là công nhân dây máy hoặc kỹ thuật viên tổng đài đã lớn tuổi, không đáp ứng được yêu cầu kỹ thuật được luân chuyển sang.
Ở câu hỏi (2), (3) có 100% đối tượng được khảo sát trả lời “Không”. Thông tin tuyển dụng của đơn vị không được công bố rộng rãi trên các phương tiện như:
báo chí hay địa chỉ website: www.vienthongbentre.vn. Đồng thời, quy trình tuyển
dụng tại đơn vị cũng không được thực hiện dựa trên việc thi tuyển, phỏng vấn. Kết quả khảo sát tại câu hỏi số (4) có 100% ý kiến đồng ý rằng Viễn Thông Bến Tre ưu tiên tuyển dụng người quen, người thân của nhân viên trong đơn vị.
46
Đối với câu hỏi số (5), chỉ có 17,1% đối tượng được khảo sát trả lời rằng
nhân viên mua hàng thường xuyên được tham gia các lớp đào tạo về nghiệp vụ. Đây là các nhân sự của Văn phòng VTT.
Các nhân viên tại TTVT không được tham gia các lớp đào tạo nghiệp vụ vì họ chỉ thực hiện các đơn hàng với giá trị tối đa là 50 triệu đồng (chiếm tỷ lệ 82,9% đối tượng được khảo sát). Hàng hóa TTVT được phép tự mua là những hàng hóa kinh doanh riêng, phát sinh khơng thường xuyên, tùy thuộc vào nhu cầu của khách hàng trên địa bàn huyện do mình quản lý. Do đó, VTT nhận thấy rằng họ không cần thiết phải được đào tạo về nghiệp vụ mua hàng.
Kết quả khảo sát từ câu hỏi số (6) cho thấy, việc luân chuyển, đề bạt nhân sự có liên quan đến chu trình khơng được dựa trên kết quả làm việc lâu dài và năng lực chuyên môn của nhân viên. Việc phân công nhiệm vụ thường dựa vào cảm tính, hoặc luân chuyển nhân sự khi họ có những kết quả cơng việc tạm thời. Ví dụ:
Khi nhân viên kỹ thuật giới thiệu được nhà cung cấp có khả năng cung cấp hàng hố với giá thấp hơn nhà cung cấp hiện tại thì được chuyển sang làm ở bộ phận mua hàng, mặc dù họ khơng có kiến thức về nghiệp vụ mua hàng như: kỹ năng đàm phán giá, nghiệp vụ đấu thầu,…
Với câu hỏi số (7), 100% ý kiến cho rằng các sai phạm trong chu trình được
báo cáo về Hội đồng xét thi đua đúng quy định (Hội đồng xét thi đua bao gồm: BGĐ VTT và Trưởng các Phịng). Đồng thời, hình thức kỷ luật đối với các nhân viên sai phạm cũng được thể hiện cụ thể bằng văn bản và cơng bố rộng rãi trong tồn đơn vị để rút kinh nghiệm cũng như răn đe các nhân viên khác (100% ý kiến trả lời “Có” ở câu hỏi (8)).
2.4.1.1.3. Ban Giá m đố c
Bảng tổng hợp kết quả khảo sát “Ban Giám đốc” thể hiện tại phụ lục 17. Trong các cuộc họp giao ban của đơn vị, BGĐ không thường xuyên đánh giá hiệu quả hoạt động mua hàng để có những chấn chỉnh kịp thời. Đồng thời, các trao đổi giữa BGĐ với kiểm toán độc lập cũng chưa chú trọng đến những khiếm khuyết trong KSNB đối với chu trình (100% ý kiến trả lời “Khơng” ở câu hỏi (1), (2)).
Với kết quả khảo sát câu hỏi (3), (4) cho thấy:
47
hiện kiểm toán và báo cáo kết quả thường xuyên với BGĐ. Tuy nhiên, kết quả khảo sát cho thấy, bộ phận này không quan tâm đến việc kiểm tra sự tuân thủ các quy định trong chu trình mua hàng - thanh tốn, ví dụ: sự tuân thủ trong việc lập hồ sơ mua
hàng tại các TTVT, quá trình xử lý báo giá của nhà cung cấp, sự trung thực và hợp lý của các số liệu kế tốn như: giá mua hàng hóa, cơng nợ với nhà cung cấp… Các
báo cáo của họ với BGĐ chủ yếu tập trung vào chu trình bán hàng – thu tiền (sẽ
được đề cập chi tiết tại mục 2.4.2.1.3 của chu trình bán hàng – thu tiền).
2.4.1.1.4. Triết lý quản lý và phon g cách đi ều hành của nh à quản l ý Bảng tổng hợp kết quả khảo sát “Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý” được thể hiện tại phụ lục 18.
Ở câu hỏi số (1), có 100% đối tượng được khảo sát cho rằng trình độ chun mơn của các vị trí quản lý tại VTT đều phù hợp với nhiệm vụ mà họ phụ trách trong chu trình mua hàng – thanh tốn.
Tuy nhiên, lãnh đạo tại TTVT đều xuất thân từ khối kỹ thuật, có kinh nghiệm về quản lý mạng lưới viễn thơng hơn là tài chính doanh nghiệp (100% ý kiến trả lời “Không” ở câu hỏi số (2)). Song, được sự tham mưu của Kế toán tại TTVT nên lãnh đạo TTVT vẫn có được sự am hiểu cần thiết, đáp ứng yêu cầu quản lý trong chu trình.
100% đối tượng được khảo sát trả lời “Có” với câu hỏi số (3). BGĐ, các Phòng chức năng, lãnh đạo TTVT đều sẵn sàng hợp tác, bàn bạc với nhau để hoàn thành mục tiêu cung cấp kịp thời và đầy đủ hàng hóa cho các TTVT, đảm bảo cho hoạt động kinh doanh của đơn vị khơng bị gián đoạn, ví dụ:
- Phịng Mạng và dịch vụ hỗ trợ cập nhật số liệu kế tốn tại các TTVT vào chương trình VMOS để hỗ trợ các Phịng chức năng nắm tình hình kinh doanh của các đơn vị.
- Phòng KHVT dựa trên số liệu do hệ thống này cung cấp, phân tích tình hình tồn kho tại các TTVT và đối chiếu với Phịng Kế tốn khi cần thiết, lập kế hoạch mua hàng trình BGĐ phê duyệt và tiến hành mua hàng, đáp ứng nhu cầu hàng hoá của các đơn vị một cách kịp thời.
Với câu hỏi số (4),100% ý kiến trả lời “Không”, cho thấy BGĐ đơn vị
48
mua, tăng năng lực cạnh tranh về giá với các đối thủ khác trên địa bàn như: Viettel, FPT, Viễn Thông A,… Họ nhận thức được rằng điều này sẽ ảnh hưởng đến uy tín của đơn vị, giảm khả năng cạnh tranh về lâu dài so với đối thủ.
Kết quả khảo sát từ câu hỏi số (5) cho thấy đơn vị không ban hành các văn bản hướng dẫn thực hiện chu trình mua hàng – thanh tốn một cách thống nhất trong toàn đơn vị. Các thủ tục cần thiết để tiến hành việc mua hàng đều được Phịng KHVT hướng dẫn thơng qua điện thoại. Các thủ tục để thanh toán tiền hàng cũng được Phịng kế tốn hướng dẫn bằng cách này đến các TTVT và các Phịng có liên quan.
Với câu hỏi số (6), có 100% đối tượng khảo sát đồng ý rằng BGĐ đơn vị ln quan tâm đến việc trình bày số liệu kế toán một cách trung thực và hợp lý, đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính.
2.4.1.1.5. Cơ cấu tổ ch ức và phân địn h qu yền hạn, trách n hiệ m
Bảng tổng hợp kết quả khảo sát “Cơ cấu tổ chức và phân định quyền hạn, trách nhiệm” thể thiện tại phụ lục 19.
Với câu hỏi (1), (2), (3) cho thấy 100% người được khảo sát cho rằng đơn vị có cơ cấu tổ chức phù hợp với bản chất hoạt động của chu trình mua hàng – thanh toán, xác định rõ quyền hạn và trách nhiệm cho các Phòng và TTVT, giảm gánh nặng cho BGĐ. Điều này được thể hiện rõ trong qui chế hoạt động của đơn vị, tạo sự trơi chảy trong q trình xử lý nghiệp vụ, khơng chồng chéo lên nhau.
Kết quả khảo sát câu hỏi số (4), (5), (6), (7) cho thấy sự phân chia nhiệm vụ giữa các cá nhân, bộ phận có liên quan trong chu trình đã đạt được những kết quả sau đây:
- Đảm bảo tốt quy tắc bất kiêm nhiệm:
+ Việc mua hàng được thực hiện bởi nhân viên mua hàng là nhân sự của Phòng KHVT, việc nhập hàng được thực hiện bởi thủ kho, là nhân sự của Phịng Kế tốn; nhiệm vụ thủ kho và kế tốn vật tư được phân cơng cho hai nhân viên độc lập.
+ Phịng KHVT có nhiệm vụ mua hàng, tập hợp toàn bộ hồ sơ, lập đề nghị thanh tốn. Phịng Kế tốn tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra, lập phiếu nhập kho và thực hiện thanh tốn.
- Đảm bảo có sự kiểm tra chéo lẫn nhau:
49
trước khi chuyển sang Kế toán trưởng để xác nhận nghiệp vụ nhập kho do Phòng KHVT đã được cập nhật vào chương trình kế tốn.
+ Kế tốn thanh tốn kiểm tra tính đầy đủ, hợp lý, hợp lệ của hồ sơ mua hàng một lần nữa trước khi thực hiện thanh toán.
2.4.1.2.Thiết lập mục tiêu
Bảng tổng hợp kết quả khảo sát “Thiết lập mục tiêu” thể hiện tại phụ lục 20. Kết quả thu được từ câu hỏi khảo sát số (1), (2) và (3) cho thấy đơn vị có thiết lập mục tiêu chung cho tồn chu trình, đó là “Đảm bảo nguồn hàng kinh doanh”. Tuy nhiên, mục tiêu này chỉ được BGĐ VTT phối hợp cùng các Phịng chức năng bàn bạc, thơng qua và phổ biến đến các TTVT, mà khơng có sự tham gia của lãnh đạo các TTVT. Hoạt động mua hàng – thanh tốn chủ yếu diễn ra tại VTT, cịn tại các TTVT ít khi thực hiện mua hàng mà chỉ nhận hàng từ VTT. Vì vậy, VTT nhận thấy rằng lãnh đạo các TTVT không nhất thiết phải tham gia vào quá trình thiết lập mục tiêu của chu trình.
Với câu hỏi (4), (5) có 100% người được khảo sát trả lời rằng đơn vị không thiết lập các mục tiêu cụ thể cho từng cá nhân, bộ phận có liên quan, làm cơ sở để nhân viên thực hiện tốt nhiệm vụ của mình. Do đó, các quyết định đưa ra đơi khi chưa hướng đến mục tiêu của chu trình.
2.4.1.3.Nhận dạng sự kiện
Bảng tổng hợp kết quả khảo sát “Nhận dạng sự kiện” thể hiện tại phụ lục 21. Kết quả cho thấy 100% người được khảo sát trả lời “ Không” ở tất cả các câu hỏi. Điều này chứng tỏ đơn vị chưa thiết lập các cơ chế nhận diện các sự kiệm tiềm
tàng có thể xảy ra từ mơi trường bên trong (ví dụ: sự khơng trung thực của nhân
viên mua hàng trong việc xử lý báo giá, sự không trung thực của nhân viên mua hàng và thủ kho trong quá trình nhập kho, nhân viên thủ kho khơng có kinh nghiệm quản lý kho dẫn đến thất thoát hàng hóa,..) và mơi trường bên ngồi (ví dụ: những thay đổi trong chính sách bán hàng, khả năng cung ứng hàng hóa của nhà cung cấp).
2.4.1.4.Đánh giá rủi ro
50
Kết quả khảo sát cho thấy, hoạt động đánh giá rủi ro tại đơn vị khơng được thực hiện trong chu trình mua hàng – thanh tốn. Thực trạng này xuất phát từ việc không nhận dạng sự kiện tiềm tàng trong các hoạt động của chu trình. Vì vậy, đơn vị khơng đánh giá được khả năng có thể xảy ra các rủi ro như thế nào, cũng không ước lượng được những tổn thất mà đơn vị sẽ phải gánh chịu nếu rủi ro xảy ra.
2.4.1.5.Đối phó rủi ro
Bảng kết quả khảo sát “ Đối phó rủi ro” thể hiện tại phụ lục 23.
100% người được khảo sát trả lời rằng đơn vị lựa chọn cách thức chấp nhận rủi ro trong chu trình mua hàng – thanh tốn. Đây là hệ quả tất yếu của việc không thực hiện tốt công tác nhận diện và đánh giá rủi ro. Đơn vị khơng tiên đốn trước những rủi ro nào có thể xảy ra trong hoạt động của chu trình, nên khơng ước lượng tầm ảnh hưởng của rủi ro đến mục tiêu của chu trình và khả năng xảy ra các rủi ro đó. Vì vậy, đơn vị luôn chấp nhận rủi ro trong mọi quyết định.
Đồng thời, đơn vị cũng không hoạch định trước các phương án xử lý khi rủi ro xảy ra, tạo sự chủ động trong việc phản ứng với rủi ro. Đơn vị chỉ tổ chức họp bàn các phương án xử lý khi rủi ro đã xảy ra.
2.4.1.6.Hoạt động kiểm soát
Bảng tổng hợp kết quả khảo sát “Hoạt động kiểm soát” thể hiện tại phụ lục 24. Kết quả khảo sát cho thấy, 100% đối tượng được khảo sát trả lời “Có” ở câu hỏi số (1), (2), (3), (5), (6), (7), (8), (10) và trả lời “Không” ở câu hỏi (4), (9).
Cơng tác kế tốn tại đơn vị được thực hiện hồn tồn bằng máy tính, phần mềm kế tốn đang sử dụng được thiết kế bởi Công ty VDC. Khả năng bảo mật của phần mềm được thực hiện khá tốt, yêu cầu mỗi nhân viên phải thực hiện khai báo đường truyền, user, password trước khi đăng nhập hệ thống. Kế toán trưởng là người có quyền cao nhất và thực hiện phân quyền cho từng nhân viên kế tốn tại Khối văn phịng cũng như các TTVT, đảm bảo phù hợp với chức năng nhiệm vụ của từng nhân viên.
Mỗi nhân viên được phép thao tác các chức năng xem, thêm, sửa, xố trên chứng từ do mình thực hiện và xem các chứng từ của nhân viên khác mà không được can thiệp vào chúng.