Báo cáo trong chu trình bán hàng – thu tiền

1.6.2 .Những sai phạm có thể xảy ra trong chu trình bán hàng – thu tiền

1.6.3.2. Báo cáo trong chu trình bán hàng – thu tiền

Các báo cáo sau đây thường được sử dụng trong chu trình bán hàng – thu tiền nhằm mục đích kiểm sốt cơng tác bán hàng và theo dõi công nợ phải thu khách hàng:

- Bảng kê nghiệp vụ: Đây là báo cáo liệt kê tất cả các nghiệp vụ phát sinh theo định kỳ: 1 tuần, 1 tháng,… ví dụ như: báo cáo hoá đơn bán hàng, báo cáo phiếu xuất kho,… Loại báo cáo này nhằm kiểm soát việc cập nhật các nghiệp vụ liên quan đến nghiệp vụ bán hàng – thu tiền một cách đầy đủ, kịp thời và chính xác.

- Báo cáo cơng nợ khách hàng: Liệt kê tất cả các nghiệp vụ bán hàng, thu tiền từ người mua, cũng như tổng số nợ còn phải thu. Báo cáo này nhằm giúp đơn vị đối chiếu với người mua, phát hiện sai sót hoặc gian lận của kế tốn. Đồng thời, thơng qua báo cáo này, đơn vị cũng muốn nhắc nợ với người mua, khuyến khích người mua thanh tốn sớm.

- Báo cáo phân tích khoản phải thu theo thời hạn nợ: Đây là báo cáo phân tích khoản phải thu của từng khách hàng theo những mốc thời gian quá hạn: 1 tháng, 2 tháng, 3 tháng,… Mục đích của việc lập báo cáo này nhằm giúp bộ phận tín dụng của đơn vị có cơ sở phân tích, đánh giá về uy tín thanh tốn của người mua để có biện pháp địi nợ, hoặc chính sách tín dụng thích hợp. Đây cũng là căn cứ để đơn vị xác định nợ phải thu khó địi, thực hiện trích lập dự phịng nợ phải thu khó địi đúng quy định.

- Báo cáo tiền thanh tốn: Liệt kê tồn bộ tiền hàng mà khách hàng thanh

tốn trong ngày. Báo cáo này giúp đơn vị kiểm sốt dịng tiền hàng thu được từng ngày, ngăn chặn các thất thoát và đối chiếu với các số liệu ghi giảm nợ phải thu trên tài khoản phải thu khách hàng.

- Báo cáo phân tích bán hàng: Đây là báo cáo tổng hợp doanh thu bán hàng, giá vốn hàng bán, lợi nhuận bán hàng theo từng khách hàng, từng chủng loại hàng hóa,

từng nhân viên và từng địa điểm bán hàng. Báo cáo này phục vụ cho người quản lý trong việc đánh giá doanh thu, lợi nhuận theo mặt hàng, theo nhân viên bán hàng, hoặc đánh giá hiệu quả của các chính sách khuyến mãi, quảng cáo,… từ đó, có thể

đưa ra những quyết định phù hợp về chính sách kinh doanh hoặc chính sách về nhân sự.

KẾT LUẬN CHƢƠNG 1

Chương 1 của luận văn đã trình bày sự cần thiết của HTKSNB trong việc hỗ trợ đơn vị đạt được những mục tiêu đã đề ra, cũng như những lợi ích mà HTKSNB có thể đem đến cho đơn vị.

Đồng thời, Chương 1 cũng đã hệ thống những nội dung cơ bản về HTKSNB theo báo cáo COSO năm 1992 và năm 2004, bao gồm: các bộ phận hợp thành, những mục tiêu mà HTKSNB mong muốn đạt được, cũng như những hạn chế vốn có của nó.

Bên cạnh đó, những nét sơ bộ về chu trình mua hàng – thanh tốn và chu trình bán hàng – thu tiền như: các chức năng, những chứng từ và báo cáo sử dụng trong chu trình để thực hiện việc KSNB cũng đã được giới thiệu trong chương này sẽ làm nền tảng cho việc nghiên cứu thực trạng ở Chương 2.

CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG - THANH TỐN VÀ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI VIỄN THƠNG BẾN TRE

2.1.Giới thiệu Tập Đồn Bƣu chính Viễn Thơng Việt Nam

2.1.1.Lịch sử hình thành

Ngành Bưu Chính Viễn Thơng (BCVT) có một lịch sử hình thành và phát triển lâu dài, gắn liền với công cuộc kháng chiến cứu nước của dân tộc Việt Nam. Tiền thân của Tập Đồn BCVT Việt Nam là Tổng Cơng Ty BCVT Việt Nam.

Để đáp ứng nhu cầu khách quan của sự phát triển kinh tế thị trường và yêu cầu đổi mới cơ chế quản lý, phục vụ khách hàng, từ năm 1998, Tổng cục Bưu Điện đã trình Chính phủ đề án về đổi mới tổ chức sản xuất và quản lý ngành Bưu Điện Việt Nam, trong đó có nội dung tách Bưu chính ra khỏi Viễn thông để thúc đẩy hai ngành cùng phát triển. Sau hơn tám năm chuẩn bị, tháng 1/2006, Tập đồn BCVT Việt Nam chính thức được thành lập, thay thế cho mơ hình Tổng cơng ty cũ theo quyết định số 06/2006/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ, với chiến lược phát triển theo mơ hình Tập Đồn kinh tế chủ lực của Việt Nam, kinh doanh đa ngành nghề, đa lĩnh vực, đa sở hữu, trong đó Viễn thơng – Cơng nghệ thơng tin là nịng cốt.

Ngày 24/6/2010, Công ty mẹ - Tập đoàn BCVT Việt Nam chuyển đổi hoạt động sang mơ hình Cơng ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) một thành viên do Nhà nước làm chủ sở hữu theo quyết định số 955/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ. Lộ trình này cũng đang dần được triển khai tại các đơn vị thành viên của Tập Đoàn.

2.1.2.Lĩnh vực hoạt động

Các lĩnh vực hoạt động của Tập Đoàn hiện nay gồm:

- Đầu tư tài chính và kinh doanh vốn trong nước và nước ngồi.

- Kinh doanh các dịch vụ: viễn thông đường trục, viễn thông - công nghệ thông tin trong nước và nước ngồi, truyền thơng, quảng cáo.

- Khảo sát, tư vấn, thiết kế, lắp đặt, bảo dưỡng các cơng trình viễn thơng - công nghệ thông tin.

- Sản xuất, kinh doanh xuất nhập khẩu, cung ứng vật tư, thiết bị viễn thông - công nghệ thông tin.

30

- Kinh doanh bất động sản, cho thuê văn phòng. - Các ngành nghề khác theo quy định của pháp luật.

2.1.3.Các đơn vị thành viên

Tập Đoàn BCVT Việt Nam được thành lập trên cơ sở tổ chức lại Tổng Công ty BCVT Việt Nam, bao gồm: Khối quản lý, điều hành; Khối trực tiếp sản xuất, kinh doanh (gồm các đơn vị HTPT và các đơn vị đào tạo, y tế); Khối các công ty liên kết và Khối các công ty con. Mối quan hệ giữa các đơn vị trong Tập Đoàn BCVT Việt Nam được thể hiện qua sơ đồ tại phụ lục 1.

2.1.4.Đặc điểm hạch toán kế toán

Đơn vị áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp được Bộ Tài chính ban hành theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 và vận dụng các quy định cụ

thể áp dụng chế độ kế tốn cho Tập đồn BCVT Việt Nam và các đơn vị thành viên ban hành kèm theo Quyết định 2608/QĐ-KTTKTC ngày 22/12/2006 của Tổng Giám đốc Tập Đồn được Bộ Tài chính chấp thuận tại Cơng văn 16145/BTC-CĐKT ngày 20/12/2006 “về việc chấp thuận chế độ kế tốn đối với Tập đồn BCVT Việt Nam”. 2.2.Giới thiệu Viễn Thơng Bến Tre

2.2.1.Lịch sử hình thành

Viễn Thơng Bến Tre có tiền thân là Bưu điện Tỉnh Bến Tre. Thực hiện chủ trương chia tách Bưu chính – Viễn thơng, ngày 01/01/2008 Viễn Thơng Bến Tre chính thức được thành lập và đi vào hoạt động theo quyết định số 599/QĐ- TCCB/HĐQT ngày 06/12/2007 của Hội đồng quản trị Tập đoàn BCVT Việt Nam “Về việc thành lập Viễn thông Bến Tre – đơn vị kinh tế trực thuộc Tập đồn BCVT Việt Nam”.

Theo đó, Viễn Thơng Bến Tre là cơ quan đại diện của Tập Đoàn BCVT Việt Nam trên địa bàn tỉnh Bến Tre, có nhiệm vụ bảo đảm thông tin liên lạc, phục vụ nhiệm vụ chính trị cho Đảng và Nhà nước. Đồng thời, Viễn Thơng Bến Tre có chức năng quản lý khai thác, kinh doanh dịch vụ, vật tư thiết bị viễn thông trên địa bàn tỉnh.

2.2.2.Ngành nghề kinh doanh

Với chức năng nhiệm vụ như trên, Viễn Thông Bến Tre đang kinh doanh các ngành nghề sau đây:

31

+ Tổ chức xây dựng, quản lý, vận hành, lắp đặt, khai thác, bảo dưỡng, sửa chữa mạng viễn thông trên địa bàn tỉnh;

+ Tổ chức, quản lý kinh doanh các dịch vụ, sản phẩm viễn thông - công nghệ thông tin;

+ Tổ chức phục vụ thông tin đột xuất theo yêu cầu của cấp uỷ Đảng, Chính quyền địa phương và cấp trên;

+ Kinh doanh các ngành nghề khác khi được Tập Đoàn cho phép.

2.2.3.Cơ cấu tổ chức của Viễn Thông Bến Tre

Mối quan hệ giữa các Bộ phận, Phòng chức năng, TTVT của Viễn Thông Bến Tre được thể hiện qua sơ đồ tại phụ lục 2.

Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận đã được quy định đầy đủ trong quy chế hoạt động của đơn vị, cụ thể:

-Giám đốc: Phụ trách chung, chỉ đạo, điều hành các phòng chức năng, TTVT

về chủ trương, phương hướng, kế hoạch kinh doanh, chịu trách nhiệm về việc hoàn thành các chỉ tiêu được Tập Đoàn giao, là người đại diện trước pháp luật của đơn vị.

- Phó giám đốc: Hỗ trợ giám đốc trong việc điều hành, chỉ đạo các phòng

chức năng, các TTVT thực hiện nhiệm vụ được giao. -Phịng Kế tốn thống kê tài chính:

+ Tổ chức hạch tốn, quản lý tình hình tài sản, nguồn vốn, cân đối nguồn tiền để đáp ứng nhu cầu kinh doanh của đơn vị;

+ Thực hiện cấp phát vật tư, hàng hoá phục vụ sản xuất kinh doanh, xây dựng cơ bản, sửa chữa tài sản;

+Tham mưu cho BGĐ trong việc ra các quyết định tài chính; + Theo dõi, kiểm tra việc thực hiện cơng tác kế tốn tại TTVT; + Lập báo cáo tài chính, kế tốn theo quy định của Tập Đồn.

- Phịng Tổ chức hành chánh: Tham mưu cho BGĐ trong việc ra quyết

định, giải quyết các vấn đề hành chánh, nhân sự. -Phòng kinh doanh:

+ Tham mưu cho BGĐ trong việc ra các quyết định, các chính sách kinh doanh, tìm hiểu, triển khai cung cấp dịch vụ, hàng hoá mới đến với khách hàng.

32

+ Theo dõi, kiểm tra, hỗ trợ các đơn vị trong việc thực hiện các chỉ đạo về mặt kinh doanh.

-Phòng kế hoạch - vật tƣ (KHVT):

+ Tham mưu cho BGĐ trong việc xây dựng và đăng ký kế hoạch với Tập Đoàn, phân bổ, theo dõi, giám sát việc thực hiện các chỉ tiêu doanh thu, chi phí của TTVT.

+ Được BGĐ uỷ quyền phê duyệt cấp vật tư hàng hố, làm cơ sở để Phịng Kế toán phân phối cho các đơn vị, thực hiện mua sắm cân đối nguồn hàng cho tồn đơn vị.

- Phịng Đầu tƣ xây dựng cơ bản: Triển khai đầu tư, phát triển mạng lưới

viễn thơng theo kế hoạch đã được Tập Đồn phê duyệt (tổ chức đấu thầu sửa chữa lớn, xây dựng mới, mua, điều chuyển thiết bị Viễn thơng và vật tư cơng trình, thực hiện hồ sơ quyết tốn vốn với Tập Đồn).

-Phịng Mạng và dịch vụ:

+ Quản lý hệ thống mạng Viễn thông – Công nghệ thông tin, hỗ trợ các TTVT trong việc thu cước, quản lý thuê bao khách hàng, chăm sóc, giải quyết khiếu nại của khách hàng.

+ Thiết kế các phần mềm hỗ trợ công tác điều hành theo chỉ đạo của BGĐ. -Phịng tổng hợp:

+ Thực hiện cơng tác tổng kết thi đua, khen thưởng;

+ Thực hiện công tác thiết kế chương trình làm việc trong năm của đơn vị và lịch làm việc tuần cho BGĐ.

+ Thực hiện và báo cáo về tình hình thực hiện cơng tác xã hội.

2.2.4.Tổ chức cơng tác kế tốn tại Viễn Thơng Bến Tre

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán được thể hiện tại phụ lục 3.

Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn tại Viễn Thơng Bến Tre là mơ hình hỗn hợp, tức là vừa trực tuyến, vừa chức năng. Hằng ngày, tại văn phòng VTT sẽ thu thập các chứng từ để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế xảy ra. Đồng thời, mỗi nhân viên tại văn phịng sẽ chịu trách nhiệm kiểm tra, rà sốt việc ghi nhận các nghiệp vụ kế tốn tại TTVTcó liên quan đến phần hành do mình phụ trách.

33

Tại các TTVT có bộ phận kế tốn riêng (gồm hai nhân viên tại một TTVT) thu thập chứng từ, ghi nhận nghiệp vụ kinh tế phát sinh hằng ngày và chuyển báo cáo

về Văn phịng để tổng hợp số liệu tồn đơn vị định kỳ hàng tháng. Chức năng nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận kế toán như sau:

 Kế tốn tại văn phịng:

- Kế toán trƣởng: Người chỉ đạo chung và tham mưu chính cho lãnh đạo

về tài chính và các chiến lược tài chính của đơn vị. Trực tiếp chỉ đạo tồn bộ hệ thống kế tốn của đơn vị thực hiện cơng tác quản lý tài chính, đảm bảo phản ánh số liệu kế tốn kịp thời và chính xác.

- Phó phịng kế tốn:

+ Hướng dẫn thực hiện cơng tác kế tốn theo sự chỉ đạo của Kế tốn trưởng về các chính sách tài chính đã được BGĐ thơng qua theo đúng quy định của Tập Đoàn.

+ Kiểm tra, kiểm sốt tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch hàng tháng, quý, năm như: tình hình thực hiện các khoản mục doanh thu, chi phí, phối hợp với phịng KHVT hướng dẫn các đơn vị thực hiện phản ánh số liệu, đảm bảo tính hợp lý về mặt kế tốn và phù hợp với kế hoạch đã được Tập Đoàn phân cấp.

+ Kiểm tra đôn đốc việc lập các báo cáo kế tốn đặc biệt là báo cáo tài chính q, năm theo đúng quy định của Tập Đồn.

- Kế tốn tổng hợp:

+ Phụ trách tồn bộ cơng tác xử lý các nghiệp vụ kế toán theo sự chỉ đạo của Kế toán trưởng và Phó phịng kế tốn.

+ Làm việc trực tiếp với các đơn vị trong quá trình lập báo cáo kế tốn và quyết tốn báo cáo tài chính với TTVT.

+ Lập báo cáo tài chính tồn đơn vị, quyết tốn báo cáo tài chính với Tập Đồn.

- Kế tốn thanh tốn, thuế:

+ Soát chứng từ thanh toán, hạch toán chi tiết thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, đối chiếu số liệu tồn quỹ tiền mặt, số dư tiền gửi ngân hàng cuối tháng.

+ Lập báo cáo thuế cho toàn đơn vị theo đúng quy định. - Kế toán vật tƣ, hàng hoá:

+ Lập chứng từ nhập xuất kho, chịu trách nhiệm quản lý tình hình nộp tiền bán hàng hoá từ các TTVT và báo cáo Kế tốn trưởng, BGĐ khi có u cầu.

34

+ Lập các báo cáo có liên quan theo yêu cầu của Tập Đồn. - Kế tốn xây dựng cơ bản:

+ Theo dõi tình hình sử dụng vật tư cơng trình, lập hồ sơ quyết tốn vốn đầu tư với Tập Đoàn. Theo dõi biến động tài sản được hình thành từ quá trình xây dựng cơ bản để thực hiện ghi nguồn đúng quy định, theo dõi và thanh tốn cơng nợ với nhà thầu.

+ Lập các báo cáo có liên quan theo u cầu của Tập Đồn. - Kế toán tiền lƣơng, sửa chữa tài sản cố định:

+ Thực hiện theo dõi tình hình sửa chữa tài sản cố định theo kế hoạch đã được Tập Đồn phê duyệt, theo dõi và thanh tốn cơng nợ với nhà thầu.

+ Thực hiện tính tốn tiền lương cho nhân viên văn phòng theo quỹ tiền lương do BGĐ quyết định ứng với mức doanh thu đạt được hàng tháng, cân đối với quỹ tiền lương được Tập Đoàn giao kế hoạch.

+ Theo dõi các khoản trích theo lương, thực hiện tính tốn, nộp và quyết tốn thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên tồn đơn vị.

- Kế toán thống kê, tài sản cố định:

+ Thực hiện kiểm soát các mã sản lượng doanh thu, đảm bảo các nội dung nghiệp vụ kế toán phải được liên kết đúng với các mã sản lượng trên báo cáo doanh thu từng tháng, quí, năm.

+ Theo dõi việc trích khấu hao, phân bổ chi phí khấu hao đưa vào chi phí và nộp về Tập Đoàn theo đúng quy định.

- Thủ kho:

+ Quản lý vật tư, hàng hố, chịu trách nhiệm tồn bộ về việc thực hiện nhập, xuất, phân loại vật tư, hàng hoá theo danh sách, phiếu nhập, xuất kho nhận từ kế toán vật tư.

+ Mở thẻ kho theo dõi riêng từng loại vật tư hàng hoá.

+ Cuối tháng, đối chiếu sổ kho, phối hợp thực hiện kiểm kê kho vật tư hàng