TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CHU TRÌNH MUA NGUYÊN LIỆU VÀ THANH TOÁN TIỀN
T ổng quan về hệ thống và hệ thống thông tin kế toán
1.1.1 Tổng quan về hệ thống
Hệ thống 1, theo Đại từ điển tiếng Việt, được định nghĩa là một thể thống nhất bao gồm các yếu tố đồng loại, có chức năng tương tự và có mối liên hệ chặt chẽ với nhau.
Theo Gelinas/Dull thì hệ thống 2 là một tập hợp các thành phần phối hợp với nhau để thực hiện các mục tiêu đã định trước.
Một hệ thống bất kỳ đều có ba đặc điểm sau:
− Các thành phần bộ phận (hoặc các đặc điểm hữu hình).
− Tiến trình xử lý (hay phương pháp) để phối hợp các thành phần theo cách đã quy định.
− Mục tiêu hoặc đối tượng của hệ thống.
Các hệ thống phân cách nhau bởi đường biên.
1.1.1.2 Đường biên và nơi giao tiếp
Đường biên đóng vai trò quan trọng trong việc phân cách hệ thống này với hệ thống khác Trong một hệ thống con, đường biên giúp nhận diện các thành phần cấu thành của hệ thống Việc xác định đường biên của hệ thống phụ thuộc vào các đặc điểm và vị trí của hệ thống trong tổ chức.
Nơi giao tiếp là điểm gặp gỡ giữa các đường biên của các hệ thống con, đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối các hệ thống con hoặc các thành phần bộ phận.
Hệ thống đóng là một hệ thống hoàn toàn cô lập với môi trường xung quanh, không có bất kỳ giao tiếp nào với bên ngoài Điều này có nghĩa là nó không chịu ảnh hưởng từ các yếu tố bên ngoài và các quá trình xử lý bên trong hệ thống sẽ không bị tác động bởi môi trường.
1 Nguyễn Như Ý, (2011), Đại từ điển tiếng Việt, Nhà xuất bản Đại học Quốc Gia
2 Ulric J Gelinas and Richard B Dull, (2005), Accounting information system - 7 th Edition một cách
Hệ thống đóng có quan hệ là một hệ thống tương tác với môi trường, cho phép giao tiếp với bên ngoài và kiểm soát ảnh hưởng của môi trường đối với quá trình hoạt động Sự tương tác này được thể hiện qua các dữ liệu đầu vào và đầu ra của hệ thống.
Hệ thống mở là một loại hệ thống không kiểm soát sự tương tác với môi trường xung quanh Nó không chỉ thể hiện mối quan hệ thông qua quá trình nhập liệu và xuất dữ liệu, mà còn thường xuyên chịu ảnh hưởng từ các yếu tố nhiễu loạn không thể kiểm soát, điều này có thể tác động tiêu cực đến tiến trình xử lý Để giảm thiểu tác động của sự nhiễu loạn, hệ thống cần được thiết kế một cách hợp lý và hiệu quả.
− Hệ thống kiểm soát phản hồi: Là hệ thống có các nhập liệu có thể là kết xuất của nó.
1.1.2 Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán
1.1.2.1Khái niệm thông tin, thông tin kế toán và hệ thống thông tin kế toán a Khái niệm thông tin
Thông tin là dữ liệu đã được xử lý và trình bày một cách hữu ích để hỗ trợ quyết định Giá trị của thông tin trong quá trình ra quyết định nằm ở khả năng giảm thiểu sự không chắc chắn và nâng cao sự hiểu biết về lĩnh vực đang nghiên cứu Trong bối cảnh này, thông tin kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp cái nhìn rõ ràng và chính xác cho các quyết định tài chính.
Thông tin kế toán phản ánh toàn bộ hoạt động kinh tế và tài chính của đơn vị, thông qua các nghiệp vụ kinh tế và tài chính đã phát sinh và hoàn thành Hệ thống thông tin kế toán là công cụ quan trọng giúp quản lý và phân tích những thông tin này.
Hệ thống thông tin kế toán được thiết lập để thu thập, lưu trữ và cung cấp thông tin kế toán cho một đơn vị, đồng thời truyền đạt thông tin này đến người sử dụng một cách hiệu quả và phù hợp.
1.1.2.2 Nội dung của hệ thống thông tin kế toán
Các doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh, dù có quy mô khác nhau, đều thực hiện những hoạt động cơ bản một cách thường xuyên và liên tục theo một trình tự nhất định.
Dự trữ Đầu tư vốn
Hình 1.1 Các hoạt động cơ bản trong doanh nghiệp
Hoạt động kế toán ghi chép và xử lý các sự kiện kinh tế thông qua các nghiệp vụ kế toán lặp đi lặp lại theo trình tự nhất định Để thuận tiện cho việc nghiên cứu, các sự kiện kinh tế liên quan sẽ được kết hợp theo kiểu nguyên nhân và kết quả, tạo thành một quy trình kế toán gọi là chu trình nghiệp vụ kinh tế Hệ thống thông tin kế toán sẽ được thiết lập để xử lý các chu trình này, còn được gọi là chu trình kế toán Do đó, chu trình kế toán có thể được hiểu là hệ thống các sự kiện kinh tế được kế toán xử lý theo một trình tự nhất định trong một chu trình nghiệp vụ.
Theo nhiều góc nhìn khác nhau, chu trình kế toán có thể được phân chia thành các chu trình chính như chu trình tài chính, chu trình chi phí, chu trình nhân sự, chu trình chuyển đổi và chu trình doanh thu Mỗi chu trình này lại có thể được chia thành những chu trình nhỏ hơn, được gọi là hệ thống ứng dụng.
Trong một chu trình và hệ thống ứng dụng, các quá trình xử lý kế toán bao gồm việc tổ chức chứng từ, ghi chép dữ liệu, lưu trữ thông tin và tổng hợp để lập báo cáo.
3 Mối quan hệ giữa các chu trình kế toán
3 Ulric J Gelinas and Richard B Dull, (2005), Accounting information system - 7 th Edition
Hệ thống thông tin kế toán được phân loại thành ba loại chính dựa trên mục tiêu và phương pháp Sơ đồ mối quan hệ giữa các chu trình kế toán thể hiện rõ ràng sự liên kết và tương tác giữa các thành phần trong hệ thống này.
Hệ thống thông tin kế toán tài chính cung cấp các thông tin tài chính, bao gồm báo cáo tài chính theo quy định hiện hành, chủ yếu phục vụ cho các đối tượng bên ngoài Những thông tin này cần tuân thủ các quy định, chế độ và nguyên tắc kế toán hiện hành để đảm bảo tính chính xác và minh bạch.
T ổng quan kiểm soát nội bộ
Kiểm soát nội bộ đóng vai trò quan trọng trong quản lý doanh nghiệp, giúp đạt được các mục tiêu đã đề ra Hệ thống kiểm soát nội bộ là công cụ chủ yếu để thực hiện chức năng này, đảm bảo hiệu quả trong quá trình quản lý.
Lý thuyết về hệ thống kiểm soát nội bộ được nghiên cứu, ban hành và phát triển bởi COSO (the Committee of Sponsoring Organizations of Treadway
Lý thuyết về kiểm soát nội bộ nhằm thống nhất định nghĩa và nghiên cứu các khía cạnh liên quan đến kiểm soát nội bộ, phục vụ nhu cầu của các đối tượng khác nhau Nó cũng đề xuất các bộ phận cấu thành cần thiết để các đơn vị có thể xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả.
Năm 1992, COSO đã phát hành báo cáo COSO 1992, tài liệu đầu tiên nghiên cứu và định nghĩa về kiểm soát nội bộ một cách hệ thống Báo cáo này nổi bật với tầm nhìn rộng, không chỉ giới hạn ở báo cáo tài chính mà còn mở rộng đến các khía cạnh hoạt động và tuân thủ Kể từ đó, nhiều nghiên cứu về kiểm soát nội bộ trong các lĩnh vực khác nhau đã được phát triển COSO tiếp tục mở rộng hướng quản trị, tập trung vào doanh nghiệp nhỏ (2006), công nghệ thông tin, kiểm toán độc lập, và chuyên sâu vào các ngành nghề cụ thể cũng như giám sát (2008).
Sự phát triển công nghệ thông tin đã trở thành yếu tố trung tâm trong chiến lược kinh doanh của các doanh nghiệp Tuy nhiên, việc áp dụng công nghệ thông tin đòi hỏi hiểu biết về lợi ích, rủi ro và thách thức COBIT (Control Objective for Information and related Technology) cung cấp các mục tiêu kiểm soát và hướng dẫn quản lý trong môi trường công nghệ thông tin, được xây dựng dựa trên các tiêu chuẩn và quy định của các tổ chức nghề nghiệp quốc tế như COSO, ISO và AICPA.
1.2.1 Khuôn mẫu kiểm soát nội bộ theo Báo cáo COSO
COSO, được thành lập vào năm 1985, nhằm nâng cao chất lượng báo cáo tài chính thông qua việc giải quyết các vấn đề liên quan đến đạo đức kinh doanh, kiểm soát nội bộ hiệu quả và quản lý doanh nghiệp Tổ chức này bao gồm các thành viên như Hiệp hội Kế toán Hoa Kỳ (AAA) và Hiệp hội Kế toán viên Công chứng Hoa Kỳ (AICPA).
The Institute of Internal Auditors (IIA), the Institute of Management Accountants (IMA), and the Financial Executives Institute (FEI) are key organizations that play a vital role in the fields of internal auditing, management accounting, and financial management.
Năm 1992, COSO ban hành khuôn mẫu lý thuyết về kiểm soát nội bộ
“Internal Control- Integrated Framework” theo đó hệ thống kiểm soát nội bộ gồm
Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm năm thành phần chính: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, cùng với giám sát Khuôn mẫu này cung cấp định nghĩa rõ ràng về kiểm soát nội bộ và hướng dẫn chi tiết cho việc đánh giá, thực hiện và nâng cao hệ thống kiểm soát Báo cáo đã nhanh chóng được công nhận rộng rãi như các chuẩn mực trong lĩnh vực này và được áp dụng vào các chính sách, nguyên tắc liên quan đến hoạt động kiểm soát.
Môi trường kiểm soát là yếu tố quyết định phản ánh văn hóa chung của tổ chức, ảnh hưởng đến nhận thức của nhân viên và đóng vai trò nền tảng cho các thành phần khác trong hệ thống kiểm soát nội bộ.
Các nhân tố của môi trường kiểm soát bao gồm tính trung thực và các giá trị đạo đức, cam kết về năng lực, triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý Ngoài ra, cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm, chính sách nhân sự cũng đóng vai trò quan trọng, cùng với sự quan tâm và chỉ đạo của hội đồng quản trị.
Mỗi tổ chức phải đối mặt với nhiều rủi ro từ cả bên trong lẫn bên ngoài, do đó việc thiết lập mục tiêu là điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro Mục tiêu cần phải được xác định rõ ràng ở các cấp độ khác nhau và phải đồng nhất Quá trình đánh giá rủi ro bao gồm việc nhận diện và phân tích các rủi ro có thể ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu, từ đó cho phép tổ chức quản lý rủi ro hiệu quả Ngoài ra, do sự thay đổi liên tục của điều kiện kinh tế, đặc điểm và hoạt động kinh doanh, cơ chế nhận diện và ứng phó với rủi ro cần phải được điều chỉnh phù hợp với những thay đổi này.
Hoạt động kiểm soát bao gồm các chính sách và thủ tục nhằm đảm bảo thực hiện các chỉ thị của nhà quản lý, đồng thời là những biện pháp cần thiết để đối phó với rủi ro có thể ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu của tổ chức Kiểm soát hiện diện ở mọi bộ phận và cấp độ trong một đơn vị, đảm bảo tính hiệu quả và an toàn trong hoạt động của tổ chức.
1.2.1.4 Thông tin và truyền thông
Thông tin là yếu tố thiết yếu cho mọi cấp độ trong một đơn vị, giúp thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh và đạt được các mục tiêu đề ra Các thông tin này bao gồm thông tin tài chính, không chỉ phục vụ việc báo cáo tài chính cho bên ngoài mà còn hỗ trợ trong việc ra quyết định kinh doanh và lập ngân sách Bên cạnh đó, thông tin phi tài chính cũng đóng vai trò quan trọng trong việc dự đoán sự tăng trưởng trên báo cáo tài chính Cả hai loại thông tin này đều có mối liên hệ chặt chẽ và liên quan đến tất cả các mục tiêu của đơn vị.
Truyền thông là một phần quan trọng của hệ thống thông tin, bao gồm việc trao đổi và truyền đạt thông tin cần thiết đến các bên liên quan trong và ngoài doanh nghiệp Hệ thống truyền thông được chia thành hai bộ phận chính: truyền thông nội bộ và truyền thông ngoại bộ.
Hệ thống kiểm soát nội bộ cần được giám sát để đảm bảo hiệu quả Quá trình giám sát này diễn ra liên tục và định kỳ, nhằm đánh giá và cải thiện các biện pháp kiểm soát theo thời gian.
1.2.2 Theo COBIT (Control Objective for Information and related Technology)
COBIT, được thành lập bởi Hiệp hội về kiểm soát và kiểm toán thông tin (ISACF) và Viện quản trị công nghệ thông tin (ITGI), cung cấp cho nhà quản trị, kiểm toán viên và người sử dụng công nghệ thông tin các giải pháp, chỉ tiêu đánh giá, quy trình và hoạt động thích hợp Mục tiêu của COBIT là hỗ trợ tối đa hóa lợi ích từ việc sử dụng công nghệ thông tin, đồng thời phát triển quản lý và kiểm soát công nghệ thông tin trong doanh nghiệp.
Tổng quan về thông tin kế toán và kiểm soát nội bộ trong chu trình mua nguyên liệu và thanh toán tiền
1.3.1 Thông tin về chu trình mua nguyên liệu
Quy trình mua nguyên liệu là sự kết hợp giữa con người, máy tính và các thủ tục kiểm soát đã được thiết lập, nhằm thu thập và ghi nhận dữ liệu liên quan đến hoạt động hàng ngày của bộ phận mua và nhận nguyên liệu, bao gồm các tài liệu như phiếu yêu cầu, đơn đặt hàng và báo cáo nhận hàng Qua đó, quy trình này cung cấp các báo cáo nội bộ và báo cáo bên ngoài một cách hiệu quả.
6Việc thu thập, xử lý dữ liệu trong chu trình được mô tả qua sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 như sau:
Sơ đồ 1.2 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 của chu trình mua hàng
6 Ulric J Gelinas and Richard B Dull, (2005), Accounting information system - 7 th Edition
1.3.1.1 Chứng từ sử dụng trong chu trình mua nguyên liệu
Thông thường các chứng từ sử dụng trong chu trình mua hàng bao gồm các chứng từ sau:
- Phiếu yêu cầu mua hàng
1.3.1.2 Báo cáo của chu trình mua hàng
Trong chu trình mua hàng, thường có các báo cáo hoạt động quan trọng, bao gồm báo cáo thực hiện hoạt động và bảng kê danh mục các đối tượng và nguồn lực liên quan.
- Danh mục hàng tồn kho
- Danh mục nhà cung cấp
- Danh mục nhân viên mua hàng a.2 Báo cáo tình trạng các đối tượng, nguồn lực:
- Sổ chi tiết hàng tồn kho
- Bảng tổng hợp chi tiết hàng tồn kho
- Tổng hợp nhà cung cấp
- Báo cáo tình hình vận chuyển của nhà cung cấp b Báo cáo hoạt động b.1 Báo cáo tổng hợp hoạt động:
- Bảng kê các yêu cầu mua hàng
- Bảng kê các nghiệp vụ mua hàng
- Bảng kê các nghiệp vụ nhận hàng b.2 Bỏo cỏo phõn tởch hoạt động:
Hoạt động mua hàng bao gồm việc phân tích các hoạt động đặt hàng theo từng mặt hàng, kho hàng, bộ phận yêu cầu, nhà cung cấp và nhân sự liên quan.
30 viờn mua hàng; bỏo cỏo phõn tởch mua hàng theo mặt hàng, nhà cung cấp, bộ phận, nhân viên…
- Hoạt động nhận hàng: Bao gồm cỏc bỏo cỏo phõn tởch nhận hàng theo từng mặt hàng, nhà cung cấp, nhân viên nhận hàng…
1.3.2 Thông tin chu trình thanh toán tiền
Quy trình mua hàng kết hợp giữa con người, máy tính và các thủ tục kiểm soát nhằm thu thập và ghi nhận dữ liệu liên quan đến hoạt động hàng ngày của bộ phận ghi nhận nợ phải trả và thanh toán, bao gồm hóa đơn, giấy báo trả tiền và giấy báo nợ Qua đó, quy trình này cung cấp các báo cáo nội bộ và báo cáo bên ngoài.
7Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 của chu trình thanh toán
Sơ đồ 1.3 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 của chu trình thanh toán tiền
7 Ulric J Gelinas and Richard B Dull, (2005), Accounting information system - 7 th Edition cáo thanh
1.3.2.1Chứng từ sử dụng trong chu trình thanh toán tiền
Thông thường các chứng từ sử dụng trong chu trình thanh toán tiền bao gồm các chứng từ sau:
- Giấy đề nghị thanh toán
1.3.2.2Báo cáo của chu trình thanh toán tiền:
Trong chu trình thanh toán tiền, thường có các báo cáo hoạt động quan trọng, bao gồm báo cáo thực hiện hoạt động và bảng kê/danh mục các đối tượng hoặc nguồn lực.
- Danh mục nhà cung cấp
- Danh mục ngân hàng a.2 Báo cáo tình trạng các đối tượng, nguồn lực:
- Sổ chi tiết công nợ
- Bảng tổng hợp chi tiết công nợ b Báo cáo hoạt động b.1 Báo cáo tổng hợp hoạt động:
- Bảng kê hóa đơn mua hàng
- Bảng kê các yêu cầu thanh toán
- Bảng kê thanh toán nhà cung cấp b.2 Bỏo cỏo phõn tởch hoạt động:
- Hoạt động chấp thuận hóa đơn và xác định công nợ phải trả: Báo cáo phân tởch nợ theo thời hạn nợ, Bỏo cỏo tỡnh hỡnh thanh toỏn nợ
- Hoạt động thanh toán tiền: Báo cáo yêu cầu tiền thanh toán, Báo toán tiền…
1.3.3 Kiểm soát nội bộ trong chu trình mua nguyên liệu
Chu trình mua nguyên liệu là một yếu tố quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Do đó, việc thiết kế mục tiêu kiểm soát cho chu trình này cần đảm bảo đáp ứng các yêu cầu cần thiết để tối ưu hóa hiệu quả hoạt động.
Sự hữu hiệu trong hoạt động mua nguyên liệu là yếu tố quan trọng giúp đơn vị đạt được các mục tiêu sản xuất, doanh số, thị phần và tốc độ tăng trưởng Để đảm bảo sự tồn tại và phát triển, đơn vị cần mua nguyên liệu phù hợp với nhu cầu sử dụng, đúng thời điểm, với giá cả hợp lý, và đảm bảo số lượng cũng như chất lượng đã đặt Đồng thời, mục tiêu hiệu quả được đánh giá qua việc so sánh kết quả đạt được với chi phí bỏ ra, vì vậy đơn vị cần chú trọng đến việc mua nguyên liệu chất lượng tốt với chi phí hợp lý nhất.
Báo cáo tài chính đáng tin cậy phản ánh trung thực và hợp lý các khoản mục liên quan đến chu trình mua hàng, tồn kho và giá vốn hàng bán Để đạt được điều này, cần tổ chức hệ thống sổ sách, chứng từ và báo cáo một cách đầy đủ và hợp lý, theo dõi hàng mua và ghi chép nghiệp vụ mua nguyên liệu một cách chính xác và kịp thời Đồng thời, việc tập hợp đầy đủ các chi phí liên quan đến chu trình mua nguyên liệu cũng là yêu cầu quan trọng trong công tác kế toán, giúp đơn vị cung cấp báo cáo tài chính tin cậy.
Việc mua nguyên liệu phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật, bao gồm ký kết hợp đồng, quy trình nhập khẩu và các quy định nội bộ liên quan đến việc tiếp nhận nguyên liệu Đồng thời, cần lập phiếu nhập kho và tuân thủ các hướng dẫn về an toàn, vệ sinh và an ninh trong quá trình bảo quản nguyên liệu.
1.3.3.2 Những rủi ro của chu trình
8Chu trình mua nguyên liệu có thể tồn tại những rủi ro sau:
Hoạt động Sai phạm có thể xảy ra
Yêu cầu nguyên liệu không cần thiết hoặc không phù hợp với mục đích sử dụng có thể dẫn đến việc đặt nguyên liệu trùng lặp Hơn nữa, việc yêu cầu mua nguyên liệu nhiều hơn hoặc ít hơn so với nhu cầu sử dụng cũng gây lãng phí và ảnh hưởng đến hiệu quả sản xuất.
−Yêu cầu mua nguyên liệu quá trễ hoặc quá sớm
−Mua hàng tại mức giá quá cao
−Mua hàng với chất lượng không phù hợp
−Nhân viên đặt nguyên liệu xóa dấu vết của việc đã đặt hàng để đề nghị mua hàng lần 2 đối với nguyên liệu đã nhận được
Nhân viên mua nguyên liệu có khả năng thông đồng với nhà cung cấp, dẫn đến việc lựa chọn nguyên liệu không tối ưu, mặc dù nhà cung cấp này không cung cấp nguyên liệu và giá cả tốt nhất.
Nhân viên bộ phận xử lý báo giá có hành vi thông đồng với nhà cung cấp, dẫn đến việc giấu giếm hồ sơ báo giá từ các nhà cung cấp khác có mức giá hợp lý hơn Hành động này nhằm bảo vệ lợi ích cho nhà cung cấp mà nhân viên này ủng hộ, gây ảnh hưởng tiêu cực đến tính minh bạch trong quy trình báo giá.
−Nhận nguyên liệu không đúng quy cách, chất lượng, số lượng hàng đã đặt
−Nhận và biển thủ nguyên liệu và không nhập kho
−Nguyên liệu được nhận bởi những người không được ủy quyền, không nguyên liệu đúng chức năng
−Nguyên liệu tồn kho có thể bị đánh cắp
−Nguyên liệu bị hư hỏng, mất phẩm chất
1.3.3.3 Các hoạt động kiểm soát trong chu trình mua nguyên liệu a Yêu cầu nguyên liệu
Hoạt động đầu tiên trong quy trình mua nguyên liệu là yêu cầu mua, thường do bộ phận quản lý kho thực hiện Tuy nhiên, trong một số trường hợp, nhu cầu về nguyên liệu cũng có thể được gửi từ các bộ phận khác như bộ phận doanh thu hoặc bộ phận chuyển đổi.
8 Tập thể tỏc giả Bộ mụn Kiểm toỏn, (2011) Kiểm soỏt nội bộ, Trường Đại học Kinh tế TP.Hồ Chở Minh
Quyết định chởnh được thực hiện trong xử lý này là xỏc định cỏi gỡ, khi nào và mua với giá bao nhiêu. a.1 Chứng từ sử dụng
Căn cứ lập chứng từ
Bộ phận xét duyệt Đối tượng sử dụng
− Nhu cầu sử dụng của bộ phận
Số chứng từ, ngày, bộ phận, nội dung, mã hàng, số lượng, người lập, người đề nghị, người duyệt…
− Bộ phận có nhu cầu
− Trưởng bộ phận yêu cầu
− Bộ phận kế toán a.2 Thủ tục kiểm soát
Hoạt động kiểm soát chung
Thủ tục kiểm soát cụ thể
Uỷ quyền và xét duyệt
− Uỷ quyền: Phụ trách bộ phận có nhu cầu
− Xét duyệt: Quản lý mua hàng, Giám đốc Phân chia trách nhiệm
− Bộ phận yêu cầu và bộ phận mua hàng
− Bộ phận mua hàng và xét duyệt
Bảo vệ an toàn tài sản
− Chỉ có người có thẩm quyền mới được phép lập giấy đề nghị mua hàng
− Giấy đề nghị mua hàng phải được duyệt bởi người có thẩm quyền đã được chỉ định
− Không được phép duyệt giấy đề nghị mua hàng trắng 1.0
Yêu cầu nguyên liệu Chứng từ
Yêu cầu mua nguyên liệu
− Phải được đánh số thứ tự liên tục theo từng bộ phận trước khi sử dụng
− Dựa trên điểm bổ sung và số lượng bổ sung
− Dựa trên kế hoạch sản xuất của đơn vị hoặc kế hoạch hoạt động bộ phận
− Được chấp thuận của người có thẩm quyền
− Người phụ trách mua hàng chịu trách nhiệm bảo quản phiếu yêu cầu b Đặt nguyên liệu
Hoạt động thứ hai trong chu trình mua nguyên liệu là đặt nguyên liệu, hoạt động này thông thường được thực hiện bởi bộ phận mua hàng.
Quyết định chọn nhà cung cấp trong hoạt động mua hàng là rất quan trọng, và cần xem xét các yếu tố như giá cả, chất lượng nguyên liệu, và phương thức nhận hàng Việc lựa chọn đúng nhà cung cấp không chỉ ảnh hưởng đến chi phí mà còn đến chất lượng sản phẩm cuối cùng.
Căn cứ lập chứng từ Nội dung chứng từ
Bộ phận xét duyệt Đối tượng sử dụng
2.0 Đặt hàng Đơn đặt hàng
- Phiếu yêu cầu được duyệt
- Tập tin nhà cung cấp
Số chứng từ, ngày và tham chiếu yêu cầu mua hàng là những thông tin quan trọng trong quy trình đặt hàng Nội dung đơn hàng bao gồm nhà cung cấp, tên hàng, số lượng và đơn giá Ngoài ra, ngày đặt hàng và ngày nhận hàng cũng cần được ghi rõ, cùng với thông tin về người lập và người duyệt để đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quản lý đơn hàng.
-Bộ phận kế toán công nợ b.2 Thủ tục kiểm soát
Hoạt động kiểm soát chung
Thủ tục kiểm soát cụ thể
Uỷ quyền và xét duyệt
− Uỷ quyền: Nhân viên mua hàng
− Xét duyệt: Quản lý mua hàng, Giám đốc
− Người đặt hàng và xét duyệt nhà cung cấp
− Bộ phận ghi chép báo giá và bộ phận xử lý báo giá từ nhà cung cấp
Bảo vệ an toàn tài sản
− Xác định nhu cầu hàng tồn kho và thời gian hợp lý từ lúc mua đến lúc nhận hàng
− Mở sổ chi tiết theo dõi mặt hàng đã đặt và mặt hàng nào cần đặt thêm
− Thường xuyên cập nhật mức tồn kho tối thiểu
− Cập nhật thường xuyên báo giá từ các nhà cung cấp
Hoạt động kiểm soát chung
Thủ tục kiểm soát cụ thể
− Hoỏn đổi thường xuyờn vị trở của cỏc nhõn viờn mua hàng
− Nghiờm cấp nhõn viờn nhận lợi ởch từ nhà cung cấp
− Thiết lập các đường dây thu thập thông tin từ nhà cung cấp ngoài bộ phận mua hàng
− Thường xuyên cập nhật thông tin nhà cung cấp
− Thông báo nhà cung cấp biết những người đủ thẩm quyền đặt hàng
− Cần thông báo kịp thời các bộ phận liên quan về tình hình thực hiện đơn đặt hàng