Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán và kiểm soát nội bộ trong chu trình mua nguyên liệu và thanh toán tiền tại các doanh nghiệ

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM BÙI MẠNH CƯỜNG HỒN THIỆN HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN VÀ KIỂM SỐT NỘI BỘ TRONG CHU TRÌNH MUA NGUN LIỆU VÀ THANH TOÁN TIỀN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP CHẾ BIẾN THỦY SẢN TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH KHÁNH HÒA LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ TP.Hồ Chë Minh Á Năm: 2012 BÙI MẠNH CƯỜNG HỒN THIỆN HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN VÀ KIỂM SỐT NỘI BỘ TRONG CHU TRÌNH MUA NGUYÊN LIỆU VÀ THANH TOÁN TIỀN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP CHẾ BIẾN THỦY SẢN TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH KHÁNH HỊA Chun ngành: Kế tốn Mã số: 60.34.03.10 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS TRẦN THỊ GIANG TÂN TP.Hồ Chë Minh Á Năm: 2012 LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan đề tài: “Hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn kiểm sốt nội chu trình mua nguyên liệu toán tiền doanh nghiệp chế biến thủy sản địa bàn Tỉnh Khánh Hòa” thực trung thực cố vấn người hướng dẫn khoa học Cơ sở lý luận tham khảo từ tài liệu thu thập giáo trình, sách, báo, nghiên cứu nêu tài liệu tham khảo Dữ liệu thu thập luận văn thông tin sơ cấp thu thập thông qua bảng câu hỏi đến công ty chế biến thủy sản địa bàn Tỉnh Khánh Hịa Tơi xin cam đoan luận văn chưa cơng bố hình thức khác TP Hồ Chë Minh, ngày 30 tháng 11 năm 2012 Học viên Bùi Mạnh Cường LỜI CÁM ƠN Tôi xin chân thành cám ơn quý Thầy Cô Trường Đại học Kinh tế Tp Hồ Chë Minh giảng dạy truyền đạt kiến thức suốt năm học Trường Tôi xin chân thành cám ơn Cô PGS.TS Trần Thị Giang Tân tận tình hướng dẫn tơi hồn thành luận văn Tơi xin chân thành cám ơn doanh nghiệp chế biến thủy sản địa bàn Tỉnh Khánh Hòa tạo điều kiện thuận lợi cho tơi q trình thực luận văn Và đặc biệt, cảm ơn Gia đình động viên, ủng hộ tình thần cho tơi suốt khóa học TP Hồ Chë Minh, ngày 30 tháng 11 năm 2012 Học viên Bùi Mạnh Cường i MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU .1 CHƯƠNG TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN VÀ KIỂM SỐT NỘI BỘ TRONG CHU TRÌNH MUA NGUN LIỆU VÀ THANH TỐN TIỀN 1.1 Tổng quan hệ thống hệ thống thơng tin kế tốn 1.1.1 Tổng quan hệ thống 1.1.2 Tổng quan hệ thống thông tin kế toán 1.2 Tổng quan kiểm soát nội 14 1.2.1 Khuôn mẫu kiểm soát nội theo Báo cáo COSO 15 1.2.2 Theo COBIT (Control Objective for Information and related Technology) 17 1.3 Tổng quan thơng tin kế tốn kiểm sốt nội chu trình mua ngun liệu tốn tiền 19 1.3.1 Thơng tin chu trình mua ngun liệu 19 1.3.2 Thơng tin chu trình tốn tiền 21 1.3.3 Kiểm sốt nội chu trình mua ngun liệu 23 1.3.4 Kiểm soát nội chu trình tốn tiền 32 Kết luận chương 39 CHƯƠNG THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TỐN VÀ KIỂM SỐT NỘI BỘ TRONG CHU TRÌNH MUA NGUYÊN LIỆU VÀ THANH TOÁN TIỀN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP CHẾ BIẾN THỦY SẢN TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH KHÁNH HÒA .40 2.1 Đặc điểm kinh doanh chế biến thủy sản địa bàn tỉnh Khánh Hoà 40 2.2 Mục đëch, đối tượng phương pháp khảo sát 42 2.2.1 Mục đëch khảo sát 42 2.2.2 Đối tượng khảo sát 43 2.2.3 Phương pháp khảo sát 43 2.2.4 Kết khảo sát 43 2.4 Tổng hợp đánh giá chung thực trạng hệ thống thơng tin kế tốn kiểm sốt nội chu trình mua ngun liệu toán tiền 51 2.4.1 Khái quát tình hình thu mua nguyên liệu doanh nghiệp chế biến thủy sản địa bàn Tỉnh Khánh Hòa 51 2.4.2 Thực trạng thơng tin kế tốn chu trình mua ngun liệu tốn tiền 52 2.4.3 Thực trạng kiểm sốt nội chu trình mua ngun liệu toán tiền 56 2.4.4 Đánh giá chung hệ thống thông tin kế tốn kiểm sốt nội chu trình mua nguyên liệu toán tiền doanh nghiệp chế biến thủy sản địa bàn Tỉnh Khánh Hòa 72 Kết luận chương 77 ii CHƯƠNG GIẢI PHÁP HỒN THIỆN HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN VÀ KIỂM SỐT NỘI BỘ TRONG CHU TRÌNH MUA NGUYÊN LIỆU VÀ THANH TOÁN TIỀN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP CHẾ BIẾN THỦY SẢN TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH KHÁNH HÒA 78 3.1 Mục tiêu hoàn thiện 78 3.1.1 Nâng cao tënh hữu hiệu hiệu hoạt động mua nguyên liệu toán tiền 78 3.1.2 Nâng cao tënh đáng tin cậy báo cáo tài chënh 79 3.1.3 Kiểm soát việc tuân thủ luật lệ quy định hành 79 3.2 Các giải pháp hoàn thiện 79 3.2.1 Hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn chu trình mua ngun liệu tốn tiền 79 3.2.2 Hồn thiện kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn tiền doanh nghiệp chế biến thủy sản địa bàn Tỉnh Khánh Hòa 92 KẾT LUẬN 106 TÀI LIỆU THAM KHẢO .108 PHỤ LỤC 109 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT IASB : International Accounting Standards Board COSO : The Committee of Sponsoring Organizations of Treadway Commission COBIT : Control Objective for Information and related Technology AICPA : American Institute of Certified Public Accountants ISO : The International Organization for Standardization HACCP: Hazard Analysis and Critical Control Point System DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU SỬ DỤNG TRONG SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU Ký hiệu xử lý Ký hiệu lưu trữ liệu Ký hiệu mô tả nguồn liệu cho hệ thống hay đëch nhận thông tin hệ thống Ký hiệu mô tả luân chuyển liệu hay thông tin DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU SỬ DỤNG TRONG LƯU ĐỒ CHỨNG TỪ Chứng từ, báo cáo hệ thống Sổ sách, nhật ký hệ thống Ký hiệu mô tả thông tin hiển thị thiết bị Video, hình, máy in khơng in giấy Ký hiệu có hai ý nghĩa: Sự bắt đầu hay kết thúc lưu đồ hay liệu hay thông tin đâu hay chuyển tới đâu Điểm nối lưu đồ trang giấy Điểm nối sang trang Xử lý tay Ký hiệu mô tả việc đưa liệu vào hệ thống thiết bị bàn phëm, cần gạt, máy quét… Xử lý máy Ký hiệu mô tả lưu trữ phương tiện mà hệ thống máy truy suất trực tiếp khơng cần Lưu trữ chứng từ D: Phân loại theo ngày hồ sơ hay liệu N: Phân loại theo số hồ sơ hay số thứ tự liệu A: Phân loại theo tên hồ sơ hay liệu DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1 Sơ đồ mối quan hệ chu trình kế tốn Sơ đồ 1.2 Sơ đồ dòng liệu cấp chu trình mua nguyên liệu 19 Sơ đồ 1.3 Sơ đồ dòng liệu cấp chu trình tốn tiền 21 Bảng 2.1 Bảng danh mục loại hình quy mô doanh nghiệp khảo sát 43 Bảng 2.2 Bảng tổng hợp câu hỏi khảo sát thực tế hệ thống thơng tin kế tốn kiểm sốt nội chu trình mua ngun liệu toán tiền doanh nghiệp chế biến Thủy sản địa bàn Tỉnh Khánh Hoà 51 DANH MỤC BẢNG Bảng 2.1 Bảng danh mục loại hình quy mơ doanh nghiệp khảo sát 43 Bảng 2.2 Bảng tổng hợp câu hỏi khảo sát thực tế hệ thống thơng tin kế tốn kiểm sốt nội chu trình mua ngun liệu tốn tiền doanh nghiệp chế biến Thủy sản địa bàn Tỉnh Khánh Hoà 51 DANH MỤC HÌNH Hình 1.1 Các hoạt động doanh nghiệp Hình 1.2 Phân loại thơng tin hoạt động 12 Hình 2.1: Cơ cấu loại hình doanh nghiệp chế biến thủy sản Khánh hịa 40 Hình 2.2: Sản lượng kim ngạch xuất thủy sản doanh nghiệp chế biến thủy sản Khánh hòa giai đoạn 2007 – 2010 41 Hình 2.3: Sản lượng tiêu thụ nội địa mặt hàng thủy sản doanh nghiệp chế biến thủy sản Khánh hòa giai đoạn 2007 – 2010 42 LỜI MỞ ĐẦU Tënh cấp thiết việc nghiên cứu đề tài Kinh tế thị trường tạo biến động mạnh mẽ, bất ngờ, cạnh tranh khốc liệt doanh nghiệp Hoạt động mơi trường đó, với doanh nghiệp thơng tin hệ thống kiểm sốt nội hữu hiệu, đóng vai trị ngày quan trọng, giúp cho nhà quản trị hoạch định, thực hiện, đánh giá kiểm soát hoạt động doanh nghiệp Các doanh nghiệp thủy sản với đặc điểm chất lượng sản phẩm phụ thuộc chủ yếu vào nguyên liệu đầu vào Do đó, thơng tin kiểm sốt nội quy trình mua nguyên liệu tốn tiền vơ quan trọng nhà quản trị việc định như: xác định lượng hàng tồn kho cần thiết; thời điểm đặt hàng; lựa chọn nhà cung cấp với giá cả, chất lượng phù hợp; toán nợ hạn cho nhà cung cấp Điều giúp cho đơn vị đảm bảo lượng nguyên liệu đầu vào phù hợp phục vụ cho trình sản xuất Các doanh nghiệp Thủy sản địa bàn tỉnh Khánh Hòa ngành đóng góp chủ yếu cho thu nhập Tỉnh Tuy nhiên, thực trạng phổ biến hệ thống thơng tin kế tốn kiểm sốt nội chu trình mua ngun liệu số cơng ty cịn hạn chế, cơng ty nhỏ quản lý dựa kinh nghiệm cá nhân mối quan hệ gia đình, cịn cơng ty lớn lại phân quyền điều hành cho cấp mà thiếu kiểm tra, giám sát phận liên quan dẫn đến tiềm ẩn nhiều rủi ro hoạt động hệ thống thông tin chưa thực hữu ëch cho việc định Chënh lý trên, tác giả chọn đề tài “Hoàn thiện hệ thống thơng tin kế tốn kiểm sốt nội chu trình mua ngun liệu tốn tiền doanh nghiệp chế biến thủy sản địa bàn tỉnh Khánh Hòa” làm luận văn tốt nghiệp Mục tiêu chënh nhằm tìm hiểu thực trạng, từ thiết lập giải pháp nhằm hoàn thiện việc kiểm soát nội mua nguyên liệu toán tiền hoạt động đơn vị Mặt khác, đề tài hy vọng tài liệu tham khảo 134 Phụ lục 03: Một số chứng từ, báo cáo sử dụng chu trình Phụ lục 3.1 Đơn vị: Địa chỉ: Điện thoại: DANH MỤC NHÀ CUNG CẤP (Tháng/năm) STT Mã nhà cung cấp Tên nhà cung cấp Địa Mã số thuế Điện thoại Nguyên liệu cung cấp Ghi Phân nhóm nhà cung cấp: Người lập (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày … tháng…… Năm…… Trưởng phận thu mua Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Phụ lục 3.2 Đơn vị: Địa chỉ: Điện thoại: DANH MỤC NGUYÊN LIỆU (Tháng/năm) 135 STT Mã nguyên liệu Tên nguyên liệu Đơn vị tënh Ghi Phân nhóm nguyên liệu: Người lập (Ký, họ tên) Ngày … tháng… Năm…… Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Phụ lục 3.3 Đơn vị: Địa chỉ: Điện thoại: TÌNH TRẠNG NHÀ CUNG CẤP (Tháng/năm) Mã nhà cung cấp STT Tên nhà cung cấp Tên nguyên liệu Số lượng cung cấp Đặc điểm chất lượng Giá bán Điều kiện giao nhận Phân nhóm nhà cung cấp: Người lập (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày … tháng…… Năm…… Trưởng phận thu mua Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Phụ lục 3.4 Đơn vị: Địa chỉ: Điện thoại: TÌNH TRẠNG NGUYÊN LIỆU (Tháng/năm) STT Mã nguyên liệu Tên nguyên liệu Đơ n vị tënh Số lượng tồn Đơn giá tồn Tình trạng tồn kho Tại kho Ghi Thời gian lưu kho Phân nhóm nguyên liệu: Ngày … tháng…… Năm…… Người lập (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Phụ lục 3.5 Đơn vị: Địa chỉ: Điện thoại: THÔNG BÁO NGUYÊN LIỆU CẦN MUA (Tháng/năm) Kënh gửi: Công ty có nhu cầu mua ngun liệu sau: STT Mơ tả nguyên liệu ĐVT Số lượng Yêu cầu chất lượng, điều kiện bảo quản Yêu cầu điều kiện giao, nhận Phương thức toán Tổng cộng Người lập (Ký, họ tên) Ngày … tháng… Năm…… Giám đốc (Ký, họ tên) Phụ lục 3.6 Đơn vị: Địa chỉ: Điện thoại: BẢNG KÊ MUA NGUYÊN LIỆU (Tháng/năm) Ghi STT Tên nguyên liệu Số lượng mua Đơn giá Số chứng từ Ngày chứng từ Nhà cung cấp Ghi Tổng cộng Người lập (Ký, họ tên) Ngày … tháng… Năm…… Trưởng phận thu mua (Ký, họ tên) Phụ lục 3.7 Đơn vị: Địa chỉ: Điện thoại: KẾ HOẠCH NHẬN NGUYÊN LIỆU (Tháng/năm) STT Tên nguyên liệu Đơn vị tënh Số lượng Điều kiện giao nhận nguyên liệu Ngày mua Ngày nhận Tại kho Ngày … tháng… Năm…… Người lập (Ký, họ tên) Phụ lục 3.8 Đơn vị: Địa chỉ: Điện thoại: KẾ HOẠCH LƯU KHO NGUYÊN LIỆU (Tháng/năm) STT Tên nguyên liệu Đơn vị tënh Số lượng Tại kho Vị trë lưu Ngày nhập Ghi Ngày … tháng… Năm…… Người lập (Ký, họ tên) Phụ lục 3.9 Đơn vị: Địa chỉ: Điện thoại: BẢNG KÊ NHẬN NGUYÊN LIỆU (Tháng/năm) ST T Tên nguyên liệu Đơn vị tënh Số lượng nhận Tình trạng nguyên liệu Số chứng từ Phụ lục 3.10 Tên nhà cung cấp: Nhà cung cấp Ngày … tháng… Năm…… Trưởng phận thu mua (Ký, họ tên) Người lập (Ký, họ tên) Đơn vị: Địa chỉ: Điện thoại Ngày chứng từ BÁO CÁO PHÂN TÍCH NHÀ CUNG CẤP (Tháng/năm) S T T Mã nguyên liệu mua Tên nguyên liệu mua Đ V T Số lượng Số hóa đơn Số đơn đặt hàng Ngày yêu cầu nguyên liệu đến Đánh giá Ngày thực tế SL CL ĐG đến kho Thời hạn toán Ghi Tổng cộng Người lập (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày ….tháng… năm… Trưởng phận thu mua (Ký, họ tên) Phụ lục 3.11 Đơn vị: Địa chỉ: Điện thoại BÁO CÁO PHÂN TÍCH MUA NGUYÊN LIỆU THEO NHÂN VIÊN THU MUA (Tháng/năm) Chênh lệch Ghi Mã Mã Tên Giá dự Mua kỳ nhân nguyên nguyên ĐVT toán viên liệu liệu CL SL ĐG ĐG GT Tổng cộng Người lập (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày ….tháng… năm… Trưởng phận thu mua (Ký, họ tên) Phụ lục 3.12 Đơn vị: Địa chỉ: Điện thoại BÁO CÁO PHÂN TÍCH MUA NGUYÊN LIỆU THEO NGUYÊN LIỆU (Tháng/năm) Mã nhóm Mã nguyên liệu Tên nguyên liệu ĐVT Theo yêu cầu sản xuất SL GT Tồn đầu kỳ SL GT Mua kỳ SL GT Chênh lệch SL Ghi GT Tổng cộng Người lập (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày ….tháng… năm… Trưởng phận thu mua (Ký, họ tên) Phụ lục 3.13 Đơn vị: Địa chỉ: Điện thoại Mã nhóm Mã nguyên liệu Tên kho: Địa chỉ: Điện thoại: BÁO CÁO KIỂM KÊ NGUYÊN VẬT LIỆU TỒN KHO (Tháng/năm) Tên Sổ sách Thực tế Chênh lệch nguyên ĐVT liêu SL GT SL GT SL GT Hư hỏng SL Ghi GT Tổng cộng: Người lập (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Ngày ….tháng… năm… Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Phụ lục 3.14 Đơn vị: Địa chỉ: Điện thoại Mã nhóm Mã nguyên liệu Người lập (Ký, họ tên) Tên kho: Địa chỉ: Điện thoại: BÁO CÁO NGUYÊN LIỆU CHẬM LUÂN CHUYỂN (Tháng/năm) Phát sinh kỳ Tên nguyên ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập Xuất liêu SL GT SL GT SL GT Thủ kho (Ký, họ tên) Tồn cuối kỳ SL Ghi GT Ngày ….tháng… năm… Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Phụ lục 3.15 Đơn vị: Địa chỉ: Điện thoại BÁO CÁO CÔNG NỢ PHẢI TRẢ THEO TUỔI NỢ (Tháng/năm) Mã nhà cung cấp Ngày chứng từ Số chứng từ Diễn giải Tổng số Trong hạn toán Nợ hạn toán Dưới Từ 15 Từ 30 Trên 15 đến 30 đến 45 45 ngày ngày Tổng cộng: Người lập (Ký, họ tên) Ngày ….tháng… năm… Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Phụ lục 3.16 Đơn vị: Địa chỉ: Điện thoại BÁO CÁO CÔNG NỢ PHẢI TRẢ THEO NHÀ CUNG CẤP (Tháng/năm) Mã nhà cung cấp Ngày chứng từ Số chứng từ Diễn giải Hạn toán Dự nợ đầu kỳ Phát sinh tăng Phát sinh giảm Điều chỉnh tăng (giảm) Dư nợ cuối kỳ Tổng cộng: Ngưởi lập (Ký, họ tên) Ngày ….tháng… năm… Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Phụ lục 3.17 Đơn vị: Địa chỉ: Điện thoại: BẢNG KÊ THANH TOÁN TIỀN (Tháng/năm) Số chứng tư STT Ngày chứng từ Tên nhà cung cấp Diễn giải Số tiền Tiền gửi Tiền ngân mặt hàng Ghi Tổng cộng Người lập (Ký, họ tên) Ngày … tháng… Năm…… Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Phụ lục 3.18 Đơn vị: Địa chỉ: Điện thoại: STT Tên nhà cung cấp BÁO CÁO PHÂN TÍCH THANH TOÁN TIỀN (Tháng/năm) Ngày Dư nợ Số tiền Số chứng Số ngày hạn chứng phải trả toán từ toán từ Ghi Tổng cộng Người lập (Ký, họ tên) Ngày … tháng… Năm…… Kế toán trưởng (Ký, họ tên) ... VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CHU TRÌNH MUA NGUN LIỆU VÀ THANH TỐN TIỀN 1.1 Tổng quan hệ thống hệ thống thơng tin kế tốn 1.1.1 Tổng quan hệ thống. .. HỒN THIỆN HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN VÀ KIỂM SỐT NỘI BỘ TRONG CHU TRÌNH MUA NGUYÊN LIỆU VÀ THANH TOÁN TIỀN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP CHẾ BIẾN THỦY SẢN TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH KHÁNH HÒA Chuyên ngành: Kế toán. .. thống thơng tin kế tốn, kiểm sốt nội chu trình mua ngun liệu tốn tiền, từ ứng dụng kết để hồn thiện hệ thống thống tin kế toán kiểm soát nội chu trình mua ngun liệu tốn tiền cho doanh nghiệp chế biến