Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty tnhh thép toàn thiên

BỘ CÔNG THƯƠNG BỘ GIÁO DỤC & ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC CƠNG NGHIỆP TP.HCM KHOA KẾ TỐN - KIỂM TỐN ********** KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CƠNG TY TNHH THÉP TỒN THIÊN Giảng viên hướng dẫn: Th.S TĂNG THỊ THANH THỦY Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Mai Hương MSSV: 09082121 Lớp: ĐHKT5A TP.HCM, tháng 06 năm 2013 LỜI MỞ ĐẦU  Kiểm soát nội đóng vai trị quan trọng hoạt động kinh tế doanh nghiệp Việc xây dựng HT KSNB coi công việc cần thiết, thường xuyên liên tục phải làm, không công ty mà tất công ty Đây quy luật tất yếu trình vận động phát triển Một hệ thống kiểm soát nội vững mạnh giúp doanh nghiệp đảm bảo tính xác số liệu kế toán báo cáo tài cơng ty; giảm bớt rủi ro gian lận trộm cắp công ty bên thứ ba nhân viên công ty gây ra; giảm bớt rủi ro sai sót khơng cố ý nhân viên mà gây tổn hại cho cơng ty; giảm bớt rủi ro khơng tn thủ sách quy trình kinh doanh cơng ty; ngăn chặn việc tiếp xúc rủi ro không cần thiết quản lý rủi ro chưa đầy đủ Chính lợi ích này, doanh nghiệp cần xây dựng hồn thiện sách, thủ tục kiểm tra cho quy trình nghiệp vụ kế tốn từ xử lý tổng quát đến cập nhật tài khoản, nhập số liệu lên báo cáo hay sách kiểm sốt từ quy trình bán hàng/mua hàng đến quy trình tốn cơng nợ,…Những điều giúp doanh nghiệp phần hạn chế rủi ro xảy Chu trình mua hàng tốn có vai trị vơ quan trọng tất cơng ty, dù lớn hay nhỏ Mặt khác, công ty TNHH Thép Toàn Thiên doanh nghiệp thương mại nên hoạt động mua vào, bán hoạt động kinh doanh chủ yếu Vì vậy, việc xây dựng HT KSNB chu trình cần thiết Đó lý em chọn đề tài: “Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn cơng ty TNHH Thép Tồn Thiên” để viết khóa luận tốt nghiệp Bài khóa luận gồm chương: Chương 1: Cơ sở lý luận Hệ thống kiểm sốt nội chu trình mua hàng toán Chương 2: Thực tế Hệ thống kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn cơng ty TNHH SX-TM Thép Tồn Thiên Chương 3: Hồn thiện Hệ thống kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn cơng ty TNHH SX-TM Thép Toàn Thiên Với vốn kiến thức kinh nghiệm cịn hạn chế nên khóa luận hẳn khơng tránh khỏi thiếu sót Vì em mong nhận bảo góp ý Qúy Thầy Cơ, để khóa luận hồn thiện Em xin chân thành cảm ơn LỜI CẢM ƠN  Kính gửi: Trường Đại học Cơng nghiệp TPHCM Cơng ty TNHH SX-TM Thép Tồn Thiên Với lịng biết ơn sâu sắc, em xin chân thành cảm ơn đến Qúy thầy (cơ) TRƯỜNG ĐẠI HỌC CƠNG NGHIỆP TP.HỒ CHÍ MINH, đặc biệt khoa Kế tốn- Kiểm tốn tận tâm dạy dỗ em suốt bốn năm học, truyền đạt cho em kiến thức quý báu Đặc biệt, em xin chân thành cảm ơn cô Tăng Thị Thanh Thủy nhiệt tình hướng dẫn giúp em hồn thành khóa luận tốt nghiệp Trong suốt thời gian thực tập CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI THÉP TỒN THIÊN, anh chị cơng ty không quản thời gian, công sức, không hệ thống lại kiến thức mà em học trường mà giúp em hiểu rộng sâu nghiệp vụ chun mơn Em xin chân thành cảm ơn BAN GIÁM ĐỐC CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI THÉP TOÀN THIÊN anh chị cơng ty tận tình hướng dẫn, cung cấp tài liệu để em hồn thành tốt đề tài khóa luận tạo điều kiện cho em tiếp cận thực tế để bổ sung thêm kiến thức mà em học trường Do thời gian thực tập kiến thức cịn hạn hẹp nên em khơng tránh khỏi thiếu sót Vì em mong nhận góp ý thầy cơ, anh chị công ty để sửa đổi bổ sung vốn kiến thức cịn hạn chế Một lần em kính chúc Qúy thầy Trường ĐẠI HỌC CƠNG NGHIỆP TP.HỒ CHÍ MINH anh chị Cơng Ty TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI THÉP TỒN THIÊN dồi sức khỏe thành công công việc sống Em xin chân thành cảm ơn! TP.HCM, Ngày 28 tháng năm 2013 Sinh viên: Nguyễn Thị Mai Hương NHẬN XÉT ( Của Đơn vị thực tập) NHẬN XÉT ( Của Giảng viên hướng dẫn) NHẬN XÉT ( Của Giáo viên phản biện) MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU LỜI CẢM ƠN CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SỐT NỘI BỘ, CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN 1.1 Tổng quan hệ thống kiểm soát nội bộ: 1.1.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ: 1.1.2 Sự cần thiết, nguyên tắc xây dựng hạn chế tiềm tàng hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp: 1.1.2.1 Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ: 1.1.2.2 Nguyên tắc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ: 1.1.2.3 Những hạn chế tiềm tàng hệ thống kiểm soát nội bộ: 1.1.3 Các phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ: 1.1.3.1 Mơi trường kiểm sốt: 1.1.3.2 Đánh giá rủi ro: 1.1.3.3 Hoạt động kiểm soát: 1.1.3.4 Thông tin truyền thông: 1.1.3.5 Giám sát: 10 1.2 Kiểm sốt nội chu trình mua hàng toán: 10 1.2.1 Mục tiêu KSNB chu trình mua hàng tốn: 10 1.2.2 Đặc điểm chu trình mua hàng trả tiền: 11 Kết luận chương 12 CHƯƠNG 2: THỰC TẾ HT KSNB CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CƠNG TY TNHH THÉP TỒN THIÊN 13 2.1 Tổng quan cơng ty TNHH Thép Tồn Thiên: 13 2.1.1 Giới thiệu tổng quan công ty: .13 2.1.1.1 Lịch sử hình thành: 13 2.1.1.2 Vốn điều lệ: 13 2.1.1.3 Quy mô công ty: 13 2.1.2 Ngành nghề kinh doanh: 14 2.1.3 Sản phẩm: 14 2.1.4 Cơ cấu tổ chức công ty: 14 2.1.5 Tổ chức cơng tác kế tốn công ty: 16 2.1.5.1 Đặc điểm tổ chức kế tốn cơng ty: 16 2.1.5.2 Sơ đồ máy kế toán: 19 2.2 Nhận xét chung cơng ty TNHH Thép Tồn Thiên: 20 2.2.1 Về cấu tổ chức máy quản lý công ty: 20 2.2.2 Về tổ chức máy mơ hình kế tốn cơng ty: 20 2.2.3 Về tổ chức công tác kế tốn cơng ty: 21 2.2.4 Về tổ chức hệ thống kiểm sốt nội cơng ty: .22 2.3 Thực tế Hệ thống kiểm soát nội chu trình mua hàng tốn cơng ty TNHH Thép Toàn Thiên: 22 2.3.1 Môi trường kiểm soát: 22 2.3.2 Đánh giá rủi ro: 24 2.3.2.1 Xác định mục tiêu kiểm soát nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty TNHH Thép Toàn Thiên: 24 2.3.2.2 Nhận định số rủi ro HT KSNB chu trình mua hàng tốn tiền hàng cho nhà cung cấp cơng ty TNHH Thép Toàn Thiên: 25 2.3.3 Hoạt động kiểm sốt nội chu trình mua hàng toán tiền hàng cho nhà cung cấp cơng ty TNHH Thép Tồn Thiên: 28 2.3.3.1 Kế toán mua hàng tốn tiền hàng cho nhà cung cấp cơng ty TNHH Thép Toàn Thiên: 28 2.3.3.2 Kiểm soát nội chu trình mua hàng tốn tiền cho nhà cung cấp cơng ty TNHH Thép Tồn Thiên: 31 2.3.4 Thông tin truyền thông: 39 2.3.5 Giám sát: 39 2.4 Những tồn hoạt động KSNB chu trình mua hàng tốn công ty: .39 Kết luận chương 41 CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KSNB CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CƠNG TY TNHH THÉP TỒN THIÊN: 42 3.1 Sự cần thiết mục tiêu hồn thiện HT KSNB chu trình mua hàng tốn cơng ty TNHH Thép Tồn Thiên: 42 3.1.1 Sự cần thiết: 42 3.1.2.Mục tiêu hoàn thiện HT KSNB: 43 3.2 Kiến nghị biện pháp chung công ty: .43 3.2.1 Về cấu tổ chức máy quản lý công ty: 43 3.2.2 Về cơng tác tổ chức máy kế tốn công ty: 43 3.2.3 Về tổ chức cơng tác kế tốn cơng ty: 44 3.3 Kiến nghị biện pháp thực việc hoàn thiện HT KSNB cơng ty TNHH Thép Tồn Thiên: .46 3.3.1 Nâng cao nhận thức Ban lãnh đạo nhân viên công ty HT KSNB: .46 3.3.2 Tăng cường công tác quản lý: 47 3.3.3 Về sách nhân sự, khen thưởng, kỷ luật: 48 3.3.4 Xây dựng phận kiểm toán nội bộ: 48 3.4 Hồn thiện HT KSNB chu trình mua hàng tốn cơng ty TNHH Thép Toàn Thiên: 49 3.4.1 Kiểm soát việc xử lý yêu cầu mua hàng đặt hàng: 49 3.4.2 Kiểm soát việc chọn NCC việc nhận hoa hồng từ NCC: 50 3.4.3 Kiểm soát việc nhận hàng nhập kho: 51 3.4.4 Kiểm soát việc nhận HĐ ghi nhận nợ phải trả: 52 3.4.5 Kiểm soát việc toán tiền hàng cho NCC: 52 3.4.6 Kiểm sốt sai sót ghi chép nghiệp vụ: 53 Kết luận chương 54 LỜI KẾT LUẬN PHỤ LỤC PHỤ LỤC PHỤ LỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Chương 3:Hoàn thiện HT KSNB chu trình mua hàng tốn cty…Trang 42 CHƯƠNG 3: HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CƠNG TY TNHH THÉP TOÀN THIÊN: 3.1 Sự cần thiết mục tiêu hồn thiện HT KSNB chu trình mua hàng tốn cơng ty TNHH Thép Tồn Thiên: 3.1.1 Sự cần thiết: Việc xây dựng hoàn thiện HT KSNB coi công việc cần thiết, thường xuyên liên tục phải làm, không công ty mà tất công ty Đây quy luật tất yếu trình vận động phát triển Một hệ thống kiểm soát nội vững mạnh giúp doanh nghiệp đảm bảo tính xác số liệu kế tốn báo cáo tài công ty; giảm bớt rủi ro gian lận trộm cắp công ty bên thứ ba nhân viên công ty gây ra; giảm bớt rủi ro sai sót khơng cố ý nhân viên mà gây tổn hại cho cơng ty; giảm bớt rủi ro khơng tn thủ sách quy trình kinh doanh cơng ty; ngăn chặn việc tiếp xúc rủi ro không cần thiết quản lý rủi ro chưa đầy đủ Chính lợi ích này, doanh nghiệp cần xây dựng sách, thủ tục kiểm tra cho quy trình nghiệp vụ kế toán từ xử lý tổng quát đến cập nhật tài khoản, nhập số liệu lên báo cáo hay sách kiểm sốt từ quy trình bán hàng/mua hàng đến quy trình tốn cơng nợ,… Những điều giúp doanh nghiệp phần hạn chế rủi ro xảy Đối với cơng ty TNHH Thép Toàn Thiên, việc hoàn thiện HT KSNB nói chung HT KSNB chu trình mua hàng tốn nói riêng, vơ quan trọng, chu trình cơng ty cịn chứa đựng nhiều rủi ro việc kiểm soát, gian lận sai sót xảy lúc Hơn nữa, công ty công ty thương mại, kinh doanh mua bán thép chủ yếu nên việc hoàn thiện HT KSNB yêu cầu cấp bách GVHD: Th.S Tăng Thị Thanh Thủy SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương Chương 3:Hồn thiện HT KSNB chu trình mua hàng tốn cty…Trang 43 3.1.2.Mục tiêu hồn thiện HT KSNB: ➢ Muốn đạt hiệu mong muốn với chi phí bỏ thấp Các mục tiêu KSNB như: bảo đảm độ tin cậy tính trung thực thông tin, bảo đảm tuân thủ, bảo vệ tài sản doanh nghiệp, bảo đảm sử dụng tiết kiệm hiệu tài nguyên doanh nghiệp ➢ Hồn thiện sách chu trình mua hàng tốn cơng ty TNHH Thép Tồn Thiên để cán bộ, nhân viên cơng ty có thực hiện, đẩy mạnh hiệu kinh doanh ➢ Hoàn thiện thủ tục chế kiểm soát chu trình mua hàng tốn cơng ty nhằm kiểm soát số lượng, chất lượng mặt hàng; phát ngăn ngừa gian lận sai sót xảy ra; quản lý tốt khâu chứng từ; theo dõi xác tốn kịp thời khoản nợ NCC; chọn NCC thích hợp nhất… 3.2 Kiến nghị biện pháp chung công ty: 3.2.1 Về cấu tổ chức máy quản lý cơng ty: ✓ Trong tình hình kinh tế thị trường nay, công ty muốn tồn phát triển cần phải có chiến lược cụ thể cho giai đoạn kinh doanh ✓ Công ty cần xây dụng cho Website riêng nhằm quảng bá tên tuổi cơng ty có sách riêng với khách hàng, bạn hàng làm ăn lâu năm mua với số lượng lớn ✓ Cơng ty cần có phân cơng rõ ràng công việc trách nhiệm cung cấp thơng tin cho phận kế tốn nhằm cung cấp liệu nhanh cho phận kinh doanh Cần xây dựng đội ngũ Maketing đủ mạnh để quảng bá, nâng cao thương hiệu thị trường tìm kiếm bạn hàng lớn ✓ Cần có cập nhật giá nhanh để tránh thua lỗ mặt hàng mà công ty giao dịch có mức giá lớn thường xuyên biến động nên nguy bị lỗ cao cập nhật giá kịp thời 3.2.2 Về cơng tác tổ chức máy kế tốn cơng ty: ✓ Đối với phận kế tốn tài chính, cơng ty nên tuyển thêm 01 kế tốn viên có trình độ chun nghiệp để chia sẻ cơng việc, giúp cho cơng tác kế tốn phản ánh kịp thời hiệu hơn, nhằm cung cấp thông tin cách nhanh cho phận khác tránh thất thoát, gian lận hoạt động kinh doanh công ty GVHD: Th.S Tăng Thị Thanh Thủy SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương Chương 3:Hoàn thiện HT KSNB chu trình mua hàng tốn cty…Trang 44 ✓ Nếu có thể, cơng ty nên tạo lập thêm phận kế tốn quản trị để cung cấp thơng tin phục vụ cho việc quản lý điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Bộ phận kế toán tài Bộ phận kế tốn quản trị ……………………… Kế tốn dự tốn ………………………… Kế tốn chi phí ………………………… Kế tốn phân tích ………………………… ………………… Sơ đồ 3.1- Tổ chức máy kế toán doanh nghiệp (Nguồn: tự vẽ) ❖ Bộ phân kế tốn quản trị theo tình hình hình thực tế cơng ty gồm: ➢ Kế tốn dự tốn: Phụ trách cơng việc xây dựng dự toán ngắn hạn, dài hạn Báo cáo đánh giá trách nhiệm quản lý ➢ Kế tốn phân tích: Phụ trách phân tích đánh giá kết thực với mục tiêu đề ra, phân tích đánh giá Báo cáo tài chính, tỷ suất tài theo yêu cầu quản trị ✓ Hơn nữa, công ty cần tạo điều kiện để nhân viên kế tốn tham gia khóa tập huấn, hội thảo bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ để tiếp cận nắm bắt thơng tin, luật sửa đổi bổ sung để vận dụng nhanh vào nghiệp vụ chun mơn mình, đồng thời để phục vụ tốt cho công ty 3.2.3 Về tổ chức cơng tác kế tốn cơng ty: a) Tổ chức vận dụng chế độ chứng từ kế toán: GVHD: Th.S Tăng Thị Thanh Thủy SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương Chương 3:Hồn thiện HT KSNB chu trình mua hàng toán cty…Trang 45 ✓ Chứng từ cần đánh số trước theo thứ tự, nghiệp vụ phải ủy quyền chức năng, nhiệm vụ, việc ghi chép số liệu phải thực hiên nghiệp vụ xảy ghi hàng ngày, có tổng hợp kiểm tra đối chiếu hàng kỳ ✓ Chứng từ cần đầy đủ chữ ký trước chuyển cho phận kế toán để hạch tốn, để dảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ chứng từ kế tốn Cụ thể, cơng ty cần u cầu Kế toán trưởng Giám đốc ký ghi rõ họ tên chứng từ liên quan ✓ Các chứng từ kế toán liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải tập hợp lại phận nộp lên phịng kế tốn kết thúc ngày làm việc ✓ Các phận phịng ban cơng ty cần phối hợp nhịp nhàng với phịng kế tốn để việc ln chuyển chứng từ diễn nhanh chóng, kịp thời đầy đủ b) Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế tốn: Hiện cơng ty áp dụng hệ thống tài khoản cấp I ban hành theo QĐ15/2006/QĐ-BTC, ngày 20/03/2006 Bộ Tài Chính Ngồi ra, theo tình hình thực tế cơng tác kế tốn, cơng ty xây dựng thêm tài khoản cấp II cấp III cho phù hợp ✓ Tuy nhiên doanh nghiệp nên cập nhật lại hệ thống tài khoản sử dụng để phù hợp với thông tư 244/2009/TT-BTC Hướng dẫn sửa đổi, bổ sung Chế độ kế toán doanh nghiệp Cụ thể sau: Đổi số hiệu tài khoản: • 431 “Quỹ khen thưởng, phúc lợi” thành tài khoản 353 “Quỹ khen thưởng, phúc lợi” • 4311 “Quỹ khen thưởng” thành 3531 “Quỹ khen thưởng” • 4312 “Quỹ phúc lợi” thành 3532 “Quỹ phúc lợi” ✓ Công ty nên thiết lập tài khoản dự phòng cho tài khoản liên quan để giảm thiểu tổn thất xảy ra, giúp cho hệ thống tài khoản cơng ty hồn thiện Ví dụ: Bổ sung tài khoản: ❖ Tài khoản 139: “Dự phịng phải thu khó địi” cho tài khoản 131 “Phải thu khách hàng” để tính trước khoản lỗ dự kiến khoản phải thu khó địi nhằm phản ánh giá trị khoản phải thu GVHD: Th.S Tăng Thị Thanh Thủy SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương Chương 3:Hồn thiện HT KSNB chu trình mua hàng toán cty…Trang 46 ❖ Tài khoản 159: “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” cho tài khoản 156 “Hàng hóa” ❖ Tài khoản 352: “Dự phịng phải trả” cho tài khoản nợ phải trả, nhằm tránh nhiều rủi ro tiềm tàng từ nghĩa vụ nợ c) Tổ chức vận dụng sổ kế toán hình thức kế tốn: ✓ Cơng ty nên nâng cấp hệ thống mạng nội công ty để đảm bảo phục vụ tốt cơng tác kế tốn, phục vụ kịp thời yêu cầu từ phía đối tác yêu cầu cấp ✓ Công ty nên nâng cấp sở vật chất (máy vi tính, máy in, máy photocopy…) nâng cấp phần mềm Office lên phiên 2010 chuyển sang sử dụng phần mềm nguồn mở (như OpenOffice.org) để tiết kiệm chi phí cập nhật cơng nghệ tính bảo mật ✓ Tuy nhiên giai đoạn thông tin xem yếu tố trực tiếp trình sản xuất kinh doanh nên để thích ứng với hồn cảnh mới, doanh nghiệp nên tổ chức hệ thống báo cáo kế toán quản trị để cung cấp thông tin phục vụ cho việc quản lý điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp 3.3 Kiến nghị biện pháp thực việc hồn thiện HT KSNB cơng ty TNHH Thép Toàn Thiên: 3.3.1 Nâng cao nhận thức Ban lãnh đạo nhân viên công ty HT KSNB: Ban giám đốc muốn kiểm tra, kiểm sốt tồn hoạt động công ty, nhằm phát kịp thời gian lận, sai sót để sửa chữa, xử lý hết cần phải hoàn thiện HT KSNB hoạt động cách chặt chẽ, có hiệu quả, KSNB chu trình mua hàng tốn a) Trước hết, Ban Giám Đốc cần phải tìm hiểu HT KSNB cách toàn diện, đặc biệt KSNB chu trình mua hàng tốn b) Cơng ty nên mở khóa học HT KSNB để truyền đạt cho tất cán nhân viên công ty biết hiểu HT KSNB, không khái niệm lí thuyết mà cịn rủi ro gian lận gặp phải thực tế Từ đó, cá nhân ý thức trách nhiệm mình, hiệu cơng việc nâng cao GVHD: Th.S Tăng Thị Thanh Thủy SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương Chương 3:Hồn thiện HT KSNB chu trình mua hàng tốn cty…Trang 47 c) Muốn hồn thiện HT KSNB tồn diện cần phải tham khảo ý kiến đóng góp tất người cơng ty, tình hình thực tế; sau quy chế cần phổ biến rộng rãi, áp dụng tồn cơng ty d) Cần hồn thiện chế KSNB chủ yếu như: ✓ Cơ chế kiểm soát tiền: tiền mặt quỹ tiền gửi ngân hàng loại tài sản thuộc nhóm “nhạy cảm” Vì cần hồn thiện sách thủ tục cho quy trình kiểm sốt tiền để tránh thất ✓ Cơ chế kiểm sốt HTK & TSCĐ hai cấu phần quan trọng tạo nên doanh nghiệp Hàng tồn kho thể vốn lưu động, tài sản cố định biểu vốn cố định doanh nghiệp Việc quản lý hàng tồn kho tài sản cố định vấn đề quan trọng doanh nghiệp ✓ Cơ chế kiểm soát mua hàng toán; ✓ Cơ chế kiểm soát bán hàng trả tiền… 3.3.2 Tăng cường công tác quản lý: a) Công ty cần xây dựng bảng mô tả công việc, quy định rõ trách nhiệm, nhiệm vụ phận, phận nên phân công rõ trách nhiệm nhân viên b) Hơn nữa, cần củng cố văn hóa tn thủ cơng ty, nghĩa đảm bảo sách, quy định nhân viên thực đắn c) BGĐ cần xác định rõ mục tiêu hiệu công việc, nâng cao tinh thần trách nhiệm, quản lý khoa học, không khuyến khích nhân viên hồn thành tốt cơng việc giao mà giúp họ giữ vững niềm tin cấp Cụ thể như: ✓ Phân công công việc cụ thể, đồng thời có sách giám sát công việc họ thực hiện, quan trọng “nghệ thuật quản lý” để họ “tự giác, tự ý thức” ✓ Thường xuyên đánh giá rủi ro gian lận phạm vi trách nhiệm nhân viên có kiểm tra chéo với để đảm bảo tính khách quan ✓ Khuyến khích tất nhân viên ln cơng khai thể ý kiến sách, quy định cơng ty Ban giám đốc khơng nghiêm túc tiếp thu ý kiến mà cịn phải họp bàn dân chủ công khai để sửa đổi, điều chỉnh cho hợp lý hợp tình GVHD: Th.S Tăng Thị Thanh Thủy SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương Chương 3:Hoàn thiện HT KSNB chu trình mua hàng tốn cty…Trang 48 3.3.3 Về sách nhân sự, khen thưởng, kỷ luật: Cơng ty cần hồn thiện sách nhân khen thưởng hợp lý, khơng góp phần nâng cao chất lượng lao động mà tạo nên động lực cho người lao động phấn đấu hoàn thành tốt nhiệm vụ ✓ Chính sách nhân bao gồm sách tuyển dụng; sách quy định chế độ BHXH, BHYT,…về phụ cấp nghề nghiệp, thời hạn nâng lương; sách khen thưởng kỷ luật (nếu có) ✓ Cơng ty cần xây dựng sách đào tạo sau tuyển dụng văn cụ thể, tạo điều kiện để cán nhân viên tham gia khóa tập huấn nâng cao chuyên môn nghiệp vụ, phận kế tốn việc vơ cần thiết 3.3.4 Xây dựng phận kiểm tốn nội bộ: Cơng ty khơng phải tổ chức tín dụng hay ngân hàng, hay Doanh nghiệp Nhà nước nên không bắt buộc khuyến khích thành lập phận kiểm tốn nội bộ; nhiên, với rủi ro nguy gian lận sai sót đề cập chương 2, cơng ty nên hồn thiện HT KSNB cần phải có phận đảm nhận việc kiểm tra, giám sát hữu hiệu hiệu HT KSNB đó, đảm bảo minh bạch BCTC, tuân thủ sách, chế độ Nhà nước,…Bộ phận có tên gọi phận Kiểm toán nội ✓ Một phận Kiểm toán nội gồm: Trưởng phòng KTNB chịu trách nhiệm đạo trực tiếp từ BGĐ Dưới trưởng phòng phó trưởng phịng KTNB( có), nhóm trưởng KTNB Kiểm tốn viên nội bộ, người có trình độ chun mơn nghiệp vụ, đạo đức nghề nghiệp, am hiểu nhiều lĩnh vực ✓ Bộ phận KTNB có nhiệm vụ: Xác lập mối quan hệ KTNB với phận ngồi cơng ty phịng ban chức cơng ty hay quan Kiểm toán độc lập, kiểm toán Nhà nước, Việc thông qua việc ban hành quy chế công ty ✓ Bộ phận KTNB phải đảm bảo tính độc lập với phận khác trơng công ty, không bị chi phối hay can thiệp thực hoạt động kiểm toán… ✓ Tuy nhiên, công ty băn khoăn vấn đề lợi ích chi phí định có nên xây dựng phận KTNB hay khơng, có phương án giải vấn đề này, định kỳ th Kiểm tốn độc lập để kiểm tra GVHD: Th.S Tăng Thị Thanh Thủy SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương Chương 3:Hồn thiện HT KSNB chu trình mua hàng tốn cty…Trang 49 3.4 Hồn thiện HT KSNB chu trình mua hàng tốn cơng ty TNHH Thép Tồn Thiên: Do giới hạn đề tài nên chương 3, mục 3.4 em trình bày giải pháp hồn thiện HT KSNB chu trình mua hàng tốn cơng ty TNHH Thép Toàn Thiên dựa đánh giá rủi ro khâu chu trình Ngồi ra, em đề xuất chế kiểm soát hệ thống thơng tin phục vụ KSNB chu trình mua hàng toán (Xem phụ lục 3.8) tương đối chặt chẽ, hi vọng cơng ty áp dụng phù hợp 3.4.1 Kiểm soát việc xử lý yêu cầu mua hàng đặt hàng: ➢ Công ty cần thiết kế mẫu Phiếu đề nghị mua hàng, sử dụng thống công ty Phiếu phận sales phụ trách thiết kế Phiếu đề nghị mua hàng cần đánh số trước để dễ kiểm soát việc thất lạc chứng từ hay gian lận Mẫu phiếu đề nghị mua hàng ( Xem phụ lục 3.1) ➢ Phiếu đề nghị mua hàng phải đảm bảo đầy đủ nội dung như: ngày đề nghị, số hiệu chứng từ, số lượng, quy cách hàng mua, người đề nghị mua hàng người xét duyệt, phải người có thẩm quyền phê duyệt ➢ Phiếu đề nghị mua hàng cần có 03 chữ ký: + Người lập ( nhân viên mua hàng) + Người kiểm tra ( Trưởng phận có nhân viên mua hàng) + Người phê duyệt ( KTT Giám đốc) ➢ Phiếu đề nghị mua hàng cần phát hành 03 liên: + 01 liên lưu phận mua hàng + 01 liên giao cho nhân viên mua hàng + 01 liên giao cho phận kế toán ➢ ĐĐH cần lập 03 liên: 01 liên cho NCC, 01 liên giao cho phận đề nghị mua hàng, 01 liên giao cho phận nhận hàng sau chuyển lên phận kế toán ➢ ĐĐH lập Phiếu đề nghị mua hàng kiểm tra đảm bảo tính hợp lệ ĐĐH phải đánh số trước tham chiếu số Phiếu đề nghị mua hàng ngày nhận phiếu đề nghị, cung cấp thông tin liên quan đến hàng hoá/dịch vụ, số lượng, giá cả, quy cách, v.v… GVHD: Th.S Tăng Thị Thanh Thủy SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương Chương 3:Hoàn thiện HT KSNB chu trình mua hàng tốn cty…Trang 50 ➢ Công ty cần tách biệt chức đặt hàng chức đề nghị mua hàng Nói cách khác, việc mua hàng phận thu mua tiến hành phận thu mua phải độc lập với phòng khác Bộ phận thu mua nên đặt hàng nhà cung cấp nhận phiếu đề nghị mua hàng tiêu chuẩn người có thẩm quyền ký duyệt ➢ Hơn nữa, yêu cầu đặt hàng: phận sales cần theo dõi thường xuyên để nắm bắt nhu cầu khách hàng; cần xây dựng kế hoạch mua hàng chi tiết xét duyệt cụ thể, cần quy định rõ giá trị hàng mua với chức danh có thẩm quyền phê duyệt; yêu cầu giải trình mua hàng vượt kế hoạch đề 3.4.2 Kiểm soát việc chọn NCC việc nhận hoa hồng từ NCC: ➢ Cơng ty cần hồn thiện sách kiểm sốt chặt chẽ: người giao trách nhiệm chọn NCC mua hàng khơng có mối quan hệ kinh tế hay tinh thần với NCC ➢ Cần phải có 03 báo giá từ 03 NCC độc lập mua hàng với khoản mua hàng mức ➢ Việc mua hàng phải mua từ 02 NCC để tránh lệ thuộc vào 01NCC ➢ Các phịng đề nghị mua hàng định kỳ cho ý kiến phản hồi hoạt động phận mua hàng ➢ Kiểm sốt sách nhận hoa hồng từ NCC: ✓ NCC phải cam kết không tặng quà hay quyền lợi khác cho nhân viên công ty, đặc biệt nhân viên chịu trách nhiệm mua hàng người chịu trách nhiệm chọn NCC xét duyệt ĐĐH; có phải đồng ý Giám đốc ✓ Hốn đổi vị trí nhân viên mua hàng để tránh tình trạng NCC có mối quan hệ kinh tế tinh thần NCC ✓ Quy định rõ sách kỷ luật nhân viên vi phạm như: kiểm điểm, trừ lương, đuổi việc, bồi thường thiệt hại… ➢ Trưởng phận Giám đốc định NCC thích hợp kết Mẫu đánh giá NCC ➢ Bộ phận sales chịu trách nhiệm thiết kế Mẫu đánh giá NCC ( Xem phụ lục 3.2) gồm tiêu chí đánh giá sau: uy tín NCC, chất lượng hàng hóa mà họ cung cấp, đặc biệt giá cạnh tranh, sách bảo hành,… GVHD: Th.S Tăng Thị Thanh Thủy SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương Chương 3:Hồn thiện HT KSNB chu trình mua hàng toán cty…Trang 51 3.4.3 Kiểm soát việc nhận hàng nhập kho: ➢ Thủ kho nhận hàng nhận ĐĐH hợp lệ ➢ Nên tách biệt chức nhận hàng với chức đề nghị mua hàng, được, chức đặt hàng ➢ Bộ phận nhận hàng phải lập PNK ( mẫu 01-VT) theo QĐ 15/2006-BTC nhận hàng PNK phải đánh số trước, PNK cần tham chiếu thêm số HĐ GTGT người bán, ĐĐH, Hợp đồng gửi tất chứng từ liên quan sang phận kế toán để tiến hành hạch toán ➢ PNK phải đầy đủ 05 chữ ký: người lập phiếu, người giao hàng, thủ kho, người kiểm tra( KTT), Giám đốc ➢ Thủ kho cần kiểm tra, đối chiếu số lượng loại hàng thực nhận vào kho với PNK trước ký nhận lên PNK giao cho phận kế toán Nhân viên nhận hàng nên thực biện pháp thích hợp để đo lường hàng hố nhằm đảm bảo hàng hoá thực nhận đồng với đơn đặt hàng quy cách Một nhân viên kiểm tra chất lượng độc lập nên hỗ trợ việc nhận hàng quy cách phức tạp mà nhân viên nhận hàng khơng thể đánh giá xác ✓ Nếu chất lượng số lượng hàng đạt yêu cầu thỏa thuận Hợp đồng ĐĐH, nhân viên nhận hàng ký nhận nhận hàng HĐ GTGT NCC/ Biên nhận hàng ✓ Nếu số lượng hàng bị thiếu hụt, chất lượng không đảm bảo, nhân viên nhận hàng không chấp nhận nhận hàng phải ghi lên HĐ GTGT NCC/ Biên giao nhận hàng ➢Trong trình giao nhận hàng, cơng ty chưa có Biên kiểm tra chất lượng hàng hóa để xác nhận hàng Bộ phận sales chịu trách nhiệm thiết kế mẫu Biên kiểm tra chất lượng hàng hóa ( Xem phụ lục 3.3), vừa đảm bảo tuân thủ quy định chuẩn mực chế độ kế toán hành, vừa phù hợp với tình hình thực tế cơng ty ➢ Biên kiểm tra chất lượng hàng hóa nên có 02 phải đánh số trước Một liên biên kiểm tra chất lượng hàng sau hồn thành ký xong nên gửi cho phịng kế toán để làm chứng từ hạch toán gửi cho phòng đề nghị mua hàng để làm chứng quy trình mua hàng hồn thành GVHD: Th.S Tăng Thị Thanh Thủy SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương Chương 3:Hồn thiện HT KSNB chu trình mua hàng toán cty…Trang 52 3.4.4 Kiểm soát việc nhận HĐ ghi nhận nợ phải trả: ➢ Khi nhận HĐ GTGT NCC, tất HĐ cần đánh số theo thứ tự để sau tiện cho việc kiểm tra tính liên tục chứng từ, giúp xác định việc tất hoá đơn nhận được hạch toán, dễ dàng theo dõi cần thiết ➢ Kế tốn có trách nhiệm kiểm tra chi tiết nội dung loại chứng từ nhận được, kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ chúng, HĐ GTGT trước ghi nhận nợ phải trả Trên HĐ cần ghi tham chiếu số ĐĐH/HĐ/PNK để tiện kiểm tra, đối chiếu theo dõi chứng từ Kế tốn có trách nhiệm lưu giữ chung chứng từ liên quan trước hạch toán Việc kiểm tra kĩ HĐ với ĐĐH đảm bảo tất hoá đơn, vốn sở để toán cho nhà cung cấp, liên quan đến giao dịch mua hàng hợp lệ nhận hàng ➢ Trong q trình hạch tốn, kế tốn cần phân loại khoản nợ, ngắn hạn hay dài hạn; phân rõ khoản ứng trước cho người bán hay phải trả,…khơng góp phần theo dõi thực tốn cơng nợ phải trả tốt hơn, mà cịn giúp cho việc lập BCTC dễ dàng ➢ Định kỳ, kế tốn cần phải đối chiếu sổ tổng hợp cơng nợ phải trả với số liệu chi tiết NCC, từ phát kịp thời sai sót ghi sổ hạch tốn để sử chữa ➢ Công ty cần bổ sung thêm Sổ theo dõi nhà cung ứng để theo dõi nhà cung ứng cụ thể loại mặt hàng mà họ cung cấp, đơn đặt hàng đặt, thời gian giao hàng yêu cầu thực tế giao, đánh giá công ty nhà cung ứng đó,… Mẫu sổ theo dõi nhà cung ứng ( Xem phụ lục 3.4) phận kế toán đảm nhận thiết kế 3.4.5 Kiểm soát việc toán tiền hàng cho NCC: ➢ Trước toán, cần phê duyệt cam kết toán để xác định thời gian toán, theo dõi tiền mặt quỹ để dảm bảo khả chi trả hạn ➢ Kế toán cần theo dõi chi tiết nợ phải trả cho NCC cụ thể nên lưu giữ danh sách NCC đến hạn toán Khi đến hạn, kế tốn phải trình khơng hố GVHD: Th.S Tăng Thị Thanh Thủy SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương Chương 3:Hoàn thiện HT KSNB chu trình mua hàng tốn cty…Trang 53 đơn mà đơn đặt hàng biên nhận hàng cho người có thẩm quyền ký duyệt tốn ➢ Nhân viên mua hàng có trách nhiệm phải thơng báo cho phận kế tốn thay đổi liên quan đến việc mua hàng dẫn đến việc thay đổi toán như: chiết khấu, thay đổi thời hạn tốn,… Ngồi ra, thay đổi cần uỷ quyền thích hợp trước thay đổi việc toán ➢ HĐ tốn nên đóng dấu : “Đã toán” để tránh trả tiền nhiều lần cho 01 HĐ ➢ UNC PC nên đánh số trước Chỉ tốn : có đầy đủ chứng từ hợp lệ có phê duyệt người có thẩm quyền ➢ Cơng ty chưa kiểm sốt việc chênh lệch giá Hợp đồng tốn Vì thế, phận kế tốn nhận Phiếu yêu cầu toán cần đối chiếu giá thực mua Hợp đồng ký kết Phiếu báo giá NCC để xem xét chênh lệch, có báo cáo với BGĐ cơng ty để kịp thời giải ➢ Công ty phải qui định rõ số tiền >= 20 triệu đồng phải toán chuyển khoản; số tiền phải trả < 20 triệu đồng chi trả trực tiếp tiền mặt hay chuyển khoản thuận tiện ➢ Việc lập PC phải có phiếu u cầu tốn từ phận sales chịu trách nhiệm mua hàng Mẫu phiếu yêu cầu toán ( Xem phụ lục 3.5) 3.4.6 Kiểm sốt sai sót ghi chép nghiệp vụ: ➢ Cơng ty cần ý đến trình độ nhân viên kế tốn khối lượng cơng việc mà nhân viên kế toán đảm nhận ➢ Đối chiếu phận kế toán- mua hàng- thủ kho- NCC ➢ Chứng từ chuyển giao phận cần phải có sổ sách ghi chép lại ký nhận, cần quy định thời hạn luân chuyển chứng từ từ phận liên quan cho phận kế toán để kịp thời hạch toán theo dõi, chậm 02 ngày kể từ nghiệp vụ kinh tế phát sinh Mẫu sổ giao nhận hồ sơ ( Xem phụ lục 3.6) GVHD: Th.S Tăng Thị Thanh Thủy SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương Chương 3:Hoàn thiện HT KSNB chu trình mua hàng tốn cty…Trang 54 3.4.7 Kiểm soát rủi ro việc xét duyệt: ➢ Tất việc xét duyệt mua hàng Phiếu đề nghị mua hàng, ĐĐH/Hợp đồng… Giám đốc công ty chịu trách nhiệm ➢ Công ty cần ban hành quy chế quy định rõ: Giám đốc vắng mặt bận cơng tác định cho PGĐ thay ủy quyền người quản lý cấp để ký duyệt chứng từ liên quan đến chu trình mua hàng toán Mẫu giấy ủy quyền ( Xem phụ lục 3.7) Ban giám đốc công ty chịu trách nhiệm thiết kế GVHD: Th.S Tăng Thị Thanh Thủy SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương Chương 3:Hoàn thiện HT KSNB chu trình mua hàng tốn cty…Trang 55 KẾT LUẬN CHƯƠNG 3: Qua tìm hiểu HT KSNB chu trình mua hàng tốn cơng ty TNHH Thép Toàn Thiên, chương nêu lên cần thiết, mục tiêu giải pháp hoàn thiện HT KSNB cơng ty Ngồi giải pháp kiến nghị chung cho công ty, chương chủ yếu tập trung hồn thiện HT KSNB chu trình mua hàng tốn, khơng tạo sở cho cán nhân viên công ty thực tốt nhiệm vụ đề mà cịn giúp Ban lãnh đạo cơng ty ngăn ngừa phát rủi ro, gian lận sai sót xảy Hi vọng giải pháp mà em đưa áp dụng hiệu cho hoạt động kinh doanh quản lý công ty GVHD: Th.S Tăng Thị Thanh Thủy SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương Chương 3:Hồn thiện HT KSNB chu trình mua hàng toán cty…Trang 56 KẾT LUẬN Kiểm sốt nội đóng vai trị vơ quan trọng hoạt động kinh tế doanh nghiệp Kiểm soát nội giúp doanh nghiệp xây dựng tảng quản lý vững chắc, khoa học, vừa giúp nhà quản trị quản lý hữu hiệu hiệu nguồn lực kinh tế cơng ty mình, vừa góp phần hạn chế tối đa rủi ro gian lận sai sót xảy trình sản xuất kinh doanh Nước ta bước vào kinh tế thị trường gia nhập WTO, buộc doanh nghiệp phấn đấu không ngừng xây dựng để đứng vững thị trường tồn cầu Cơng ty TNHH Thép Tồn Thiên bước đổi để thích ứng với thị trường ln cải tiến phương thức kinh doanh cho phù hợp với kinh tế cạnh tranh gay gắt Do cơng ty bước vượt qua khó khăn hết mạng lưới kinh doanh Công ty ngày mở rộng, Cơng ty có thêm nhiều khách hàng Trên sở nghiên cứu lý luận thực tiễn, luận văn “Hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn cơng ty TNHH Thép Tồn Thiên” xây dựng số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội chu trình mua hàng toán nhằm hạn chế gian lận việc mua hàng tốn từ nâng cao tính canh tranh thị trường cho doanh nghiệp giai đoạn hội nhập Mặc dù có nhiều cố gắng, song với thời gian ngắn, kiến thức hạn chế nên khóa luận khơng thể tránh khỏi thiếu sót Rất mong nhận đóng góp ý kiến từ quý thầy để khóa luận hồn thiện Em xin chân thành cảm ơn! GVHD: Th.S Tăng Thị Thanh Thủy SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương ... luận Hệ thống kiểm sốt nội chu trình mua hàng toán Chương 2: Thực tế Hệ thống kiểm soát nội chu trình mua hàng tốn cơng ty TNHH SX-TM Thép Toàn Thiên Chương 3: Hoàn thiện Hệ thống kiểm sốt nội chu. .. KSNB chu trình mua hàng toán? ?? Trang CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SỐT NỘI BỘ, CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN 1.1 Tổng quan hệ thống kiểm sốt nội bộ: 1.1.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ: ... 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SỐT NỘI BỘ, CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN 1.1 Tổng quan hệ thống kiểm soát nội bộ: 1.1.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ: 1.1.2 Sự