➢ Thủ kho chỉ nhận hàng khi nhận được ĐĐH hợp lệ.
➢ Nên tách biệt chức năng nhận hàng với chức năng đề nghị mua hàng, khi có thể được, và chức năng đặt hàng.
➢ Bộ phận nhận hàng phải lập PNK ( mẫu 01-VT) theo QĐ 15/2006-BTC ngay khi nhận hàng. PNK phải được đánh số trước, trên PNK cần tham chiếu thêm số HĐ GTGT của người bán, ĐĐH, Hợp đồng và gửi tất cả chứng từ liên quan sang bộ phận kế toán để tiến hành hạch toán.
➢ PNK phải đầy đủ 05 chữ ký: người lập phiếu, người giao hàng, thủ kho, người kiểm tra( KTT), Giám đốc.
➢ Thủ kho cần kiểm tra, đối chiếu số lượng và các loại hàng thực nhận vào kho với PNK trước khi ký nhận lên PNK và giao cho bộ phận kế toán.
Nhân viên nhận hàng nên thực hiện các biện pháp thích hợp để đo lường hàng hoá nhằm đảm bảo hàng hoá thực nhận đồng nhất với đơn đặt hàng về từng quy cách. Một nhân viên kiểm tra chất lượng độc lập nên hỗ trợ việc nhận hàng nếu các quy cách quá phức tạp mà nhân viên nhận hàng không thể đánh giá chính xác được
✓ Nếu chất lượng và số lượng hàng đạt yêu cầu như đã thỏa thuận trong Hợp đồng hoặc ĐĐH, nhân viên nhận hàng mới được ký nhận nhận hàng trên HĐ GTGT của NCC/ Biên bản nhận hàng.
✓ Nếu số lượng hàng bị thiếu hụt, chất lượng không đảm bảo, nhân viên nhận hàng không được chấp nhận nhận hàng và phải ghi chú lên trên HĐ GTGT của NCC/ Biên bản giao nhận hàng.
➢Trong quá trình giao nhận hàng, công ty chưa có Biên bản kiểm tra chất lượng hàng hóa để xác nhận hàng. Bộ phận sales chịu trách nhiệm thiết kế mẫu Biên bản kiểm tra chất lượng hàng hóa ( Xem phụ lục 3.3), vừa đảm bảo tuân thủ quy định của chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành, vừa phù hợp với tình hình thực tế của công ty.
➢ Biên bản kiểm tra chất lượng hàng hóa nên có 02 bản và phải được đánh số trước. Một liên của biên bản kiểm tra chất lượng hàng sau khi đã hoàn thành và ký xong nên được gửi cho phòng kế toán để làm chứng từ hạch toán và gửi cho phòng đề