cho nhà cung cấp tại công ty TNHH Thép Toàn Thiên:
2.3.3.1 Kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp tại công ty TNHH Thép Toàn Thiên: ty TNHH Thép Toàn Thiên:
a) Khái quát chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty:
Mua hàng:
❖ Do công ty chuyên kinh doanh về mặt hàng thép nên nghiệp vụ mua hàng chủ yếu là mua thép các loại phục vụ cho nhu cầu của khách hàng. Các loại thép công ty thường mua là thép tấm, thép góc, thép hình, thép đặc chủng, thép xây dựng,…
Sau khi nhận được đề nghị mua hàng (đã được sự phê duyệt của giám đốc) từ các bộ phận liên quan, bộ phận sales sẽ lập đơn đặt hàng và liên hệ với các nhà cung cấp
ra, cũng như nhu cầu hàng cần mua vào, nhưng thường là những nhà cung cấp quen thuộc, lâu năm và có uy tín cao.
❖ Công ty mua hàng theo hai hình thức:
➢ Mua hàng trong nước: công ty mua hàng theo phương thức chuyển hàng, nghĩa là người mua sẽ đặt hàng với người bán, soạn thảo hợp đồng, trong đó thỏa thuận về số lượng,chất lượng hàng, giá cả, cũng như thời gian, địa điểm giao hàng…Bên bán sẽ thực hiện giao hàng cho bên mua. Hàng hóa chỉ thực sự thuộc quyền sở hữu của người mua khi đã nhận được hàng và kí xác nhận.
➢ Nhập khẩu: Công ty nhập khẩu theo phương thức gián tiếp, nghĩa là bên mua và bên bán liên hệ với nhau thông qua bên thứ ba,hay còn gọi là thông qua môi giới trung gian. Vì việc mua hàng từ nước ngoài, bản thân nó đã tồn tại những rủi ro như việc không được xem xét trực tiếp về chất lượng cũng như quy cách của hàng hóa nên không có cơ sở đánh giá hàng, không có điều kiện gặp gỡ để thương lượng với nhà cung cấp về vấn đề giá cả và các chính sách khuyến mại, chiết khấu…nên phải thông qua bên thứ ba. Người môi giới sẽ nhận được mức hoa hồng theo thỏa thuận khi giao dịch hoàn tất.
Thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp:
Để thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp, công ty hiện áp dụng hai hình thức thanh toán:
➢ Thanh toán bằng tiền mặt
➢ Thanh toán bằng tiền gửi Ngân hàng
b) Hệ thống các chứng từ, sổ sách và các báo cáo của chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty TNHH Thép Toàn Thiên:
Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ mua hàng và thanh toán tại công ty: Khâu mua vật tư hàng hóa nhập kho:
Chứng từ sử dụng:
✓ Hợp đồng mua bán ( Phụ lục 1.1) ✓ Hóa đơn giá trị gia tăng ( Phụ lục 1.2) ✓ Đơn đặt hàng ( Phụ lục 1.3)
Khâu thanh toán:
Chứng từ sử dụng:
✓ Phiếu chi ( Phụ lục 1.4) ✓ UNC ( Phụ lục 1.6)
Hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán mua hàng và thanh toán tại công ty:
Hệ thống kế toán là yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty. Thông qua việc đối chiếu, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tổ chức tốt hệ thống kế toán chu trình mua hàng và thanh toán sẽ giúp cho hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty chặt chẽ hơn.
➢ Tài khoản sử dụng: Mã tài khoản
Tên tài khoản Cấp I Cấp II Cấp III
A B C D
111 Tiền mặt
112 Tiền gửi Ngân hàng
1121 Tiền gửi ngân hàng Sacombank - Hội sở
1122 Tiền gửi Ngân hàng Đông Á - CN Q10
1123 Tiền gửi VID PUBLIC BANK
1124 Tiền gửi NH Sacombank - CN Tân Bình
1125 Tiền gửi Đông Á – USD
133 Thuế GTGT được khấu trừ 1331 Thuế GTGT được khấu trừ của HHDV
13311 Thuế GTGT được khấu trừ của HHDV nội địa
13312 Thuế GTGT được khấu trừ HHDV nhập khẩu
1332 Thuế GTGT đầu vào – TSCĐ
156 Hàng hóa
331 Phải trả cho người bán
➢ Sổ kế toán sử dụng ( Phụ lục 2) ✓ Sổ nhật ký chung ( Phụ lục 2.1) ✓ Sổ cái tài khoản liên quan