toán tại công ty:
Qua quá trình phân tích rủi ro về HT KSNB chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty, có thể tóm tắt một số tồn tại sau:
✓ Chứng từ kế toán chưa được đầy đủ, chưa được thiết kế phù hợp với tình hình kinh doanh thực tế của công ty, một số khâu cơ bản trong chu trình mua hàng và thanh toán như việc lập phiếu yêu cầu/ đề nghị mua hàng, lập biên bản kiểm tra đánh giá chất lượng hàng hóa,…chưa có, những khâu ấy tưởng chừng đơn giản, có thể bỏ qua nhưng lại vô cùng cần thiết.
✓ Các chứng từ chưa đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền, chưa được đánh số trước để dễ kiểm soát, không được lập ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà chờ đến khi hoàn tất mới hạch toán luôn một lần. Mặt khác, chứng từ liên quan chưa được tập hợp đầy đủ trước khi hạch toán bởi công ty không có văn bản cụ thể quy định về trách nhiệm luân chuyển chứng từ của các bộ phận để cung cấp kịp thời cho bộ phận kế toán.
✓ Ở công ty còn tồn tại tình trạng một nhân viên kiêm nhiệm nhiều công việc, điều này dễ hiểu bởi quy mô công ty nhỏ, hoạt động theo kiểu “ gia đình trị”, dựa trên lòng tin là chủ yếu.
✓ Công ty chưa hoàn thiện được các chính sách và thủ tục liên quan đến chu trình mua hàng và trả tiền, cũng chưa có văn bản quy định rõ trách nhiệm của từng bộ phận, từng cá nhân, mà hoạt động theo thông lệ, truyền đạt bằng lời nói.
Các chính sách quan trọng trong chu trình mua hàng và thanh toán cần phải có như: Quy chế kiểm soát quy định rõ quy trình mua hàng cũng như quy trình thanh toán tại công ty, áp dụng cho tất cả các bộ phận có liên quan.
Chính sách kiểm soát yêu cầu mua hàng và đặt hàng, chính sách lựa chọn NCC: để tránh sai phạm khi bộ phận mua hàng có sự thông đồng với NCC, tách bạch chức năng tìm kiếm NCC, thương lượng giá cả, với chức năng ký hợp đồng, kiểm tra hàng.
Chính sách xử lý chênh lệch giá khi mua; chính sách kiểm soát việc nhận hàng, trả lại hàng; chính sách ghi nhận nợ phải trả và thanh toán tiền hàng; chính sách kiểm soát việc nhận hoa hồng từ NCC…
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2:
Chu trình mua hàng và thanh toán ở công ty được tiến hành theo thông lệ, dựa trên lòng tin là chủ yếu. Vì quy mô công ty còn nhỏ nên việc hoàn thiện HT KSNB chung, nhất là HT KSNB chu trình mua hàng và thanh toán chưa được chú trọng nhiều, còn nhiều thiếu sót và chứa đựng nhiều rủi ro. Những rủi ro cơ bản có thể xảy ra như: rủi ro từ việc yêu cầu mua hàng nhưng chưa có văn bản cụ thể mà chỉ bằng lời nói; rủi ro từ chứng từ chưa được đánh số trước và chưa có chữ ký đầy đủ trước khi hạch toán; rủi ro từ khâu lựa chọn NCC quen thuộc, lâu năm mà không tìm kiếm, so sánh nhiều NCC để lựa chọn NCC phù hợp nhất…Như vậy, việc hoàn thiện và áp dụng các chính sách và thủ tục kiểm soát trong mua hàng và thanh toán là vô cùng cần thiết, không chỉ bởi những rủi ro tiềm ẩn kể trên mà còn bởi đặc thù của doanh nghiệp là công ty thương mại, mua bán là chủ yếu. Nhờ đó, công ty sẽ kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện được các gian lận và sai sót để kịp thời sửa chữa; bảo vệ , quản lý tài sản một cách hiệu quả hơn.
CHƯƠNG 3:
HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH THÉP TOÀN THIÊN:
3.1 Sự cần thiết và mục tiêu hoàn thiện HT KSNB chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty TNHH Thép Toàn Thiên: