2.2.1 Về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty:
✓ Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức tương đối chặt chẽ, hoạt động ổn định. Cán bộ nhân viên công ty có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc. Tất cả mọi việc được thực hiện hay không đều phải thông qua sự đồng ý của Giám đốc, hay nói cách khác, Giám đôc là người có quyền hành cao nhất tại công ty.
✓ Các bộ phận chưa có sự liên kết chặt chẽ, việc lưu chuyển chứng từ chưa được nhanh chóng và thứ tự nên đôi khi nghiệp vụ bị bỏ sót ảnh hưởng công tác kế toán tại Công ty. Chưa có một Website riêng nên quảng bá thương hiệu và mở rộng thị trường còn hạn chế.
✓ Sản phẩm cung ứng là một trong những mặt hàng tương đối nhạy cảm về giá trong giai đoạn hiện nay. Trong khi đó công ty chưa có bộ phận cập nhật giá cả hàng ngày nên một số cuộc giao dịch công ty bị lỗ do chưa cập nhật kịp thời giá của mặt hàng này. Đội ngũ maketing chưa mạnh nên khối lượng giao dịch chưa đúng với thực lực công ty.
2.2.2 Về tổ chức bộ máy và mô hình kế toán tại công ty:
✓ Với mô hình kế toán tập trung, cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty đơn giản dễ điều hành, khá phù hợp với quy mô hoạt động, đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
✓ Tổ chức hệ thống kế toán khá hoàn chỉnh, khoa học; bên cạnh đó kế toán viên dày dạn kinh nghiệm và năng động, nên công tác kế toán của doanh nghiệp nhạy bén và chuyên nghiệp.
✓ Tuy nhiên, công ty có số lượng nhân viên kế toán ít ( 2 nhân viên: 1 kế toán trưởng, 1 kế toán viên kiêm kế toán tổng hợp), vì thế mà kế toán tổng hợp chịu trách nhiệm tổng hợp và thực hiện tất cả các phần hành kế toán. Điều này dẫn đến nguy cơ gian lận và sai sót trong công tác kế toán.
✓ Công ty chưa có bộ phận kế toán quản trị để cung cấp thông tin phục vụ cho việc quản lý và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
2.2.3 Về tổ chức công tác kế toán tại công ty: a) Tổ chức vận dụng chế độ chứng từ : a) Tổ chức vận dụng chế độ chứng từ :
✓ Công ty đã áp dụng đúng hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC.
✓ Chứng từ được lưu trữ theo từng file hồ sơ một cách khoa học và trình tự theo thời gian được Kế toán trưởng quản lý chặt chẽ.
✓ Tuy nhiên, chứng từ phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá trị, điều này công ty chưa thực hiện đúng, các chứng từ thường không có chữ ký của Kế toán trưởng và Giám Đốc. Đến cuối tháng, kế toán tập hợp toàn bộ chứng từ rồi mới chuyển cho GĐ và KTT ký luôn một lần.
b) Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán:
Hiện nay công ty đang áp dụng hệ thống tài khoản cấp I ban hành theo
QĐ15/2006/QĐ-BTC, ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính. Ngoài ra, theo tình hình thực tế công tác kế toán, công ty cũng xây dựng thêm các tài khoản cấp II và cấp III cho phù hợp.
c) Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán, hình thức kế toán, tổ chức thực hiện chế độ Báo cáo :
✓ Công ty đã đăng ký sử dụng phần mềm kế toán Arasoft, tất cả các nghiệp vụ phát sinh đều được thực hiện trên phần mềm kế toán. Do đó công tác kế toán trở nên thuận lợi và xử lý các thông tin nhanh chóng.
✓ Hệ thống sổ kế toán được tổ chức khoa học đảm bảo việc tổng hợp số liệu kế toán để lập các báo các kế toán.
✓Hệ thống Báo cáo tài chính năm theo đúng chế độ kế toán quy định.
2.2.4 Về tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ trong công ty:
✓ Công ty chưa xây dựng cơ chế kiểm soát nội bộ bằng văn bản cụ thể rõ ràng. Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính của công ty; giảm bớt rủi ro gian lận hoặc trộm cắp đối với công ty; giảm bớt rủi ro không tuân thủ chính sách và quy trình kinh doanh của công ty…
✓ Vì công ty chưa xây dựng cơ chế kiểm soát nội bộ nên Công ty cũng chưa có bộ phận kiểm toán nội bộ để kiểm tra quy mô, hiệu lực và hiệu quả của các cơ chế kiểm soát nội bộ đó.
2.3 Thực tế Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty TNHH Thép Toàn Thiên: công ty TNHH Thép Toàn Thiên:
Công ty TNHH Thép Toàn Thiên chưa quy định HT KSNB bằng văn bản cho từng chu trình kế toán cụ thể. Vì vậy toàn thể cán bộ nhân viên công ty không có cơ sở để thực hiện tốt mục tiêu đề ra, cũng như Ban giám đốc không thể kiểm soát được các rủi ro về gian lận và sai sót có thể xảy ra. Tuy nhiên, do giới hạn của đề tài, em xin chỉ nghiên cứu về HT KSNB đối với chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty.
2.3.1 Môi trường kiểm soát:
a) Tính chính trực và giá trị đạo đức của những người liên quan:
Các cán bộ và nhân viên trong công ty luôn làm việc với tinh thần trách nhiệm cao, luôn chú trọng đến sự liêm chính và đạo đức nghề nghiệp, họ đều đảm bảo về kiến thức và các kỹ năng cần thiết cho công việc, vì thế không khó để lí giải vì sao số lượng nhân viên ít nhưng công ty luôn hoạt động hiệu quả và khẳng định được vị trí của mình trên thương trường khốc liệt.
b) Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý:
Giám đốc công ty có phong cách làm việc chuyên nghiệp cùng tinh thần trách nhiệm cao, cộng với chuyên môn vững vàng, tính quyết đoán giúp cho ông quản lí công ty hiệu quả.
Sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong công ty được quy định bằng văn bản cụ thể, có sự độc lập tương đối giữa các bộ phận. Cụ thể:
❖ Ban giám đốc:
Thừa hành và giải quyết các vấn đề mà hội đồng thành viên đưa ra. Chịu trách nhiệm điều hành chung mọi hoạt động của Công ty theo quy định nhà nước. Tổ chức toàn bộ Công ty, kiểm tra đôn đốc cán bộ dưới quyền thực hiện kế hoạch đề ra. Tạo dựng mối quan hệ tốt với khách hàng và các tổ chức khác để phát huy thế mạnh của toàn Công ty.
❖ Phòng kế toán:
Tổ chức hoạt động kinh doanh theo đúng pháp lệnh kế toán cùa nhà nước. Tổ chức ghi chép, thống kê, tổng hợp chứng từ, báo cáo, đánh giá phản ánh nghiệp vụ phát sinh, theo dõi tình hình tài chính trong Công ty. Thường xuyên đối chiếu chứng từ công nợ, lập bảng thanh lý hợp đồng. Theo dõi tình hình tín dụng, tài chính, vật tư, tài sản Công ty, tổ chức kiểm kê báo cáo đánh giá tài sản, điều chỉnh xử lý chênh lệch thừa thiếu tài chính. Lập báo cáo kết quả kinh doanh hàng tháng, hàng quý cho lãnh đạo Công ty.
❖ Phòng kinh doanh:
Tham mưu cho ban giám đốc xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh, tiến hành chào giá, đàm phán và ký kết hợp đồng kinh tế Công ty. Thường xuyên theo dõi, thực hiện và triển khai các hợp đồng kinh tế đảm bảo đúng tiến độ, đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Nắm bắt thông tin thị trường, tiếp cận, xử lý, đề xuất phương thức kinh doanh, chính sách giá cả, giảm giá khuyến mãi, nhằm giữ vững và tìm kiếm thêm khách hàng.
❖ Phòng hành chánh nhân sự:
Tổ chức bộ máy nhân sự trong Công ty. Quản lý theo dõi tình hình biến động nhân sự. Tổ chức công tác tuyển dụng, khen thưởng, kỷ luật. Lập kế họach đào tạo nâng cao trình độ, tay nghề cho nhân viên. Tổ chức thực hiện hành chánh quản trị: mua sắm thiết bị, dụng cụ văn phòng.
❖ Bộ phận giao nhận và Kho:
hàng đúng thời gian và địa điểm của khách hàng. Khi phòng kinh doanh có yêu cầu, bộ phận giao hàng phải giao hàng theo đúng thời gian và địa chỉ quy định.
Cung cấp hàng hóa cho bộ phận giao nhận dựa vào đơn đặt hàng do phòng kinh doanh cung cấp. Kiểm tra chất lượng, số lượng và quy cách hàng hóa. Đối với hàng hóa bị lỗi cần có biện pháp xử lý kịp thời. Theo dõi lượng hàng tồn để kịp thời bổ sung và có kế hoạch xuất bán.
c) Chính sách nhân sự:
➢ Việc tuyển dụng lao động và trả lương thực hiện theo hợp đồng lao động giữa Giám đốc ( hoặc người được giám đốc ủy quyền) và người lao động phù hợp với quy định của pháp luật.
➢ Chính sách phúc lợi cho nhân viên được công ty quan tâm đúng mức bằng các chế độ phụ cấp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, thưởng dịp lễ tết, phụ cấp công tác,…
➢ Mặc dù vậy, công ty không quy định chính sách tuyển dụng cụ thể, hầu như chỉ tuyển nhân viên có quan hệ quen biết vào làm việc vì đã xây dựng lòng tin tương đối với họ nên chất lượng lao động chưa cao.
Mặt khác, vì quy mô còn nhỏ nên công ty cũng chưa quy định chính sách đào tạo sau tuyển dụng bằng văn bản cụ thể, chưa tạo điều kiện để cán bộ nhân viên tham gia các khóa tập huấn nâng cao chuyên môn nghiệp vụ, nhất là đối với bộ phận kế toán thì việc này là vô cùng cần thiết. Các vấn đề về khen thưởng, kỷ luật cũng chưa được chú ý nhiều và quy định bằng văn bản cụ thể, để góp phần thiết lập một môi trường kiểm soát hiệu quả và có tính chuyên nghiệp cao.
d) Vị trí của bộ phận kiểm toán nội bộ:
Tuy nhiên công ty chưa hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, nhất là HT KSNB chu trình mua hàng và thanh toán và chưa có bộ phận kiểm toán nội bộ riêng, độc lập với các phòng ban khác trong công ty.
2.3.2 Đánh giá rủi ro:
2.3.2.1 Xác định mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán của Công ty TNHH Thép Toàn Thiên:: của Công ty TNHH Thép Toàn Thiên::
✓ Mua hàng đúng loại, đảm bảo đúng quy cách, chất lượng, số lượng, mua đúng nhà cung cấp, đúng giá (giá hợp lý), mua đúng theo sự phân công, phân cấp của lãnh đạo.
✓ Mua hàng đủ số lượng hàng hóa đã đề nghị, đã được phê duyệt.
✓ Mua hàng kịp thời, đúng thời hạn đã quy định, đúng kế hoạch đã xây dựng không làm ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất, tiêu thụ của công ty.
b) Đối với khâu thanh toán:
✓ Việc thanh toán phải đảm bảo đúng với số lượng hàng thực tế mua, đúng nhà cung cấp.
✓ Thanh toán đúng giá đã thỏa thuận trên hợp đồng, trả đủ số tiền thực sự nợ nhà cung cấp.
✓ Thanh toán đúng hạn đã ký kết trong hợp đồng, các khoản nợ nhà cung cấp, đã cam kết thời hạn thanh toán.
✓ Các nghiệp vụ thanh toán đều được phê chuẩn bởi Giám đốc.
✓ Nghiệp vụ mua hàng và thanh toán phải được kế toán ghi nhận, báo cáo tình hình xuất nhập tồn của hàng hóa và công nợ đúng, kịp thời, rõ ràng cho từng khách hàng cụ thể.
✓ Nghiệp vụ mua hàng phải đầy đủ các chứng từ như: hoá đơn của người bán, Hợp đồng, đơn đặt hàng, phiếu nhập kho….có sự phê chuẩn của người có thẩm quyền.
2.3.2.2. Nhận định một số rủi ro về HT KSNB chu trình mua hàng và thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp tại công ty TNHH Thép Toàn Thiên: toán tiền hàng cho nhà cung cấp tại công ty TNHH Thép Toàn Thiên:
a) Rủi ro trong xử lý yêu cầu mua hàng từ bộ phận liên quan và đặt hàng:
Qua lưu đồ về chu trình mua hàng và thanh toán của công ty, có thể thấy một số rủi ro trong khâu xử lý yêu cầu mua hàng từ bộ phận liên quan:
✓ Việc yêu cầu mua hàng không có Phiếu yêu cầu hay Phiếu đề nghị mua hàng mà chỉ thông báo bằng lời nói; cũng không có dự toán ngân sách mà bộ phận sales tự đánh giá rồi lập đơn đặt hàng. Điều này có thể dẫn đến trường hợp mua hàng vượt kế hoạch hoặc thiếu hụt so với nhu cầu thực tế.
✓ Việc đề nghị mua hàng chưa căn cứ vào mức tồn kho tối thiểu, mức tồn kho an toàn chưa được tính toán cụ thể theo tình hình kinh doanh của công ty, mà chỉ dựa trên
kinh nghiệm cá nhân để ước lượng nhu cầu của khách hàng, vì thế hàng tồn kho có thể bị thiếu hụt, không đáp ứng đủ cho nhu cầu kinh doanh thực tế.
✓ Công ty chưa kiểm soát được vấn đề chênh lệch giá cả thép khi mua, chưa đưa ra được các tiêu chí cụ thể để lựa chọn NCC phù hợp (chủ yếu mua hàng từ NCC quen thuộc, lâu năm), điều này có thể dẫn đến việc chênh lệch giá cả làm cho giao dịch mua hàng của công ty bị lỗ, hàng kém chất lượng.
✓ Nhân viên mua hàng gian lận trong việc đặt hàng chẳng hạn đặt hàng mà nhân viên này sử dụng cho mục đích riêng và có thể trình hoá đơn để được thanh toán liên quan đến khoản mua hàng hư cấu đó.
✓ ĐĐH chỉ được lập 02 liên ( 1 liên chuyển cho NCC, 1 liên giao phòng kế toán), trong khi đó, bộ phận nhận hàng cũng cần ĐĐH để đối chiếu nhận hàng và sau đó chuyển ĐĐH đó về bộ phận mua hàng để lưu. Rủi ro là bộ phận nhận hàng không có cơ sở để kiểm tra số lượng hàng, loại hàng,…có đúng như ĐĐH đã đặt hay không; bộ phận mua hàng cũng không có chứng từ để lưu trữ thông tin về việc mua hàng , cung cấp kịp thời cho cấp trên khi cần đến.
b) Rủi ro trong việc chọn NCC và nhận tiền hoa hồng từ NCC:
✓ Công ty chọn NCC theo kinh nghiệm cá nhân, theo mới quan hệ quen biết và tiêu chí quan hệ mua bán lâu năm, mà không có Mẫu đánh giá NCC để đánh giá NCC thích hợp nhất.
✓ Hơn nữa, Bộ phận sales vừa lập ĐĐH kiêm luôn lựa chọn NCC, điều này dẫn đến việc mua hàng với mục đích cá nhân và hàng kém chất lượng, giá cả không hợp lý.
✓ Nhân viên mua hàng có thể chọn nhà cung cấp mà không bán hàng hoá/dịch vụ phù hợp nhất hoặc ở mức giá thấp nhất có thể vì nhân viên này nhận tiền hoa hồng không được phép từ nhà cung cấp.
c) Rủi ro trong nhận hàng và nhập kho:
✓ Bộ phận nhận hàng có được thông tin về số lượng hàng đặt mua và hóa đơn người bán, điều này có thể dẫn đến sự thông đồng với người giao hàng chỉ lập PNK theo chứng từ, hàng thừa có thể bị chiếm giữ.
✓ Mặt khác, hàng hóa mua về không được lập phiếu nhập kho ngay khi nhận được hàng mà được lập sau khi việc giao hàng được hoàn tất. Điều này xảy ra chủ yếu là do thói quen làm việc theo thông lệ của nhân viên công ty mà nguyên nhân sâu xa là sự thiếu hiểu biết trong việc kiểm soát hàng hóa hoặc là cố tình gian lận để trục lợi cá nhân.
✓ Ngoài ra, rủi ro có thể xảy ra trong khâu nhận hàng vì công ty thường mua hàng từ phía các NCC quen thuộc nên không chú trọng nhiều đến khâu kiểm tra chất lượng hàng hóa khi nhận hàng, điều này dẫn đến tình trạng hàng hóa có thể không đạt được chất lượng như đã thỏa thuận, một khi quá trình giao nhận hàng được hoàn tất thì việc phát hiện và đổi trả trở nên khó khăn hơn nhiều.