➢ Công ty cần thiết kế mẫu Phiếu đề nghị mua hàng, sử dụng thống nhất trong công ty. Phiếu này do bộ phận sales phụ trách thiết kế. Phiếu đề nghị mua hàng cần được đánh số trước để dễ kiểm soát việc thất lạc chứng từ hay gian lận.
Mẫu phiếu đề nghị mua hàng ( Xem phụ lục 3.1)
➢ Phiếu đề nghị mua hàng phải đảm bảo đầy đủ các nội dung chính như: ngày đề nghị, số hiệu chứng từ, số lượng, quy cách hàng mua, người đề nghị mua hàng và người xét duyệt, và phải được người có thẩm quyền phê duyệt.
➢ Phiếu đề nghị mua hàng cần có 03 chữ ký: + Người lập ( nhân viên mua hàng)
+ Người kiểm tra ( Trưởng bộ phận có nhân viên mua hàng) + Người phê duyệt ( KTT hoặc Giám đốc)
➢ Phiếu đề nghị mua hàng cần phát hành 03 liên: + 01 liên lưu tại bộ phận mua hàng
+ 01 liên giao cho nhân viên mua hàng + 01 liên giao cho bộ phận kế toán.
➢ ĐĐH cần được lập 03 liên: 01 liên cho NCC, 01 liên giao cho bộ phận đề nghị mua hàng, 01 liên giao cho bộ phận nhận hàng và sau đó chuyển lên bộ phận kế toán.
➢ ĐĐH chỉ được lập khi Phiếu đề nghị mua hàng đã được kiểm tra đảm bảo tính hợp lệ. ĐĐH phải được đánh số trước và tham chiếu số Phiếu đề nghị mua hàng và ngày nhận phiếu đề nghị, và cung cấp các thông tin liên quan đến hàng hoá/dịch vụ, số lượng, giá cả, quy cách, v.v….
➢ Công ty cần tách biệt chức năng đặt hàng và chức năng đề nghị mua hàng. Nói cách khác, mọi việc mua hàng chỉ do bộ phận thu mua tiến hành và bộ phận thu mua phải độc lập với các phòng khác. Bộ phận thu mua chỉ nên đặt hàng nhà cung cấp khi nhận được phiếu đề nghị mua hàng tiêu chuẩn đã được người có thẩm quyền ký duyệt.
➢ Hơn nữa, đối với yêu cầu đặt hàng: bộ phận sales cần theo dõi thường xuyên để nắm bắt nhu cầu của khách hàng; cần xây dựng kế hoạch mua hàng chi tiết và được xét duyệt cụ thể, cần quy định rõ giá trị hàng mua với chức danh có thẩm quyền phê duyệt; yêu cầu giải trình khi mua hàng vượt quá kế hoạch đề ra.