toán tiền hàng cho nhà cung cấp tại công ty TNHH Thép Toàn Thiên:
a) Rủi ro trong xử lý yêu cầu mua hàng từ bộ phận liên quan và đặt hàng:
Qua lưu đồ về chu trình mua hàng và thanh toán của công ty, có thể thấy một số rủi ro trong khâu xử lý yêu cầu mua hàng từ bộ phận liên quan:
✓ Việc yêu cầu mua hàng không có Phiếu yêu cầu hay Phiếu đề nghị mua hàng mà chỉ thông báo bằng lời nói; cũng không có dự toán ngân sách mà bộ phận sales tự đánh giá rồi lập đơn đặt hàng. Điều này có thể dẫn đến trường hợp mua hàng vượt kế hoạch hoặc thiếu hụt so với nhu cầu thực tế.
✓ Việc đề nghị mua hàng chưa căn cứ vào mức tồn kho tối thiểu, mức tồn kho an toàn chưa được tính toán cụ thể theo tình hình kinh doanh của công ty, mà chỉ dựa trên
kinh nghiệm cá nhân để ước lượng nhu cầu của khách hàng, vì thế hàng tồn kho có thể bị thiếu hụt, không đáp ứng đủ cho nhu cầu kinh doanh thực tế.
✓ Công ty chưa kiểm soát được vấn đề chênh lệch giá cả thép khi mua, chưa đưa ra được các tiêu chí cụ thể để lựa chọn NCC phù hợp (chủ yếu mua hàng từ NCC quen thuộc, lâu năm), điều này có thể dẫn đến việc chênh lệch giá cả làm cho giao dịch mua hàng của công ty bị lỗ, hàng kém chất lượng.
✓ Nhân viên mua hàng gian lận trong việc đặt hàng chẳng hạn đặt hàng mà nhân viên này sử dụng cho mục đích riêng và có thể trình hoá đơn để được thanh toán liên quan đến khoản mua hàng hư cấu đó.
✓ ĐĐH chỉ được lập 02 liên ( 1 liên chuyển cho NCC, 1 liên giao phòng kế toán), trong khi đó, bộ phận nhận hàng cũng cần ĐĐH để đối chiếu nhận hàng và sau đó chuyển ĐĐH đó về bộ phận mua hàng để lưu. Rủi ro là bộ phận nhận hàng không có cơ sở để kiểm tra số lượng hàng, loại hàng,…có đúng như ĐĐH đã đặt hay không; bộ phận mua hàng cũng không có chứng từ để lưu trữ thông tin về việc mua hàng , cung cấp kịp thời cho cấp trên khi cần đến.
b) Rủi ro trong việc chọn NCC và nhận tiền hoa hồng từ NCC:
✓ Công ty chọn NCC theo kinh nghiệm cá nhân, theo mới quan hệ quen biết và tiêu chí quan hệ mua bán lâu năm, mà không có Mẫu đánh giá NCC để đánh giá NCC thích hợp nhất.
✓ Hơn nữa, Bộ phận sales vừa lập ĐĐH kiêm luôn lựa chọn NCC, điều này dẫn đến việc mua hàng với mục đích cá nhân và hàng kém chất lượng, giá cả không hợp lý.
✓ Nhân viên mua hàng có thể chọn nhà cung cấp mà không bán hàng hoá/dịch vụ phù hợp nhất hoặc ở mức giá thấp nhất có thể vì nhân viên này nhận tiền hoa hồng không được phép từ nhà cung cấp.
c) Rủi ro trong nhận hàng và nhập kho:
✓ Bộ phận nhận hàng có được thông tin về số lượng hàng đặt mua và hóa đơn người bán, điều này có thể dẫn đến sự thông đồng với người giao hàng chỉ lập PNK theo chứng từ, hàng thừa có thể bị chiếm giữ.
✓ Mặt khác, hàng hóa mua về không được lập phiếu nhập kho ngay khi nhận được hàng mà được lập sau khi việc giao hàng được hoàn tất. Điều này xảy ra chủ yếu là do thói quen làm việc theo thông lệ của nhân viên công ty mà nguyên nhân sâu xa là sự thiếu hiểu biết trong việc kiểm soát hàng hóa hoặc là cố tình gian lận để trục lợi cá nhân.
✓ Ngoài ra, rủi ro có thể xảy ra trong khâu nhận hàng vì công ty thường mua hàng từ phía các NCC quen thuộc nên không chú trọng nhiều đến khâu kiểm tra chất lượng hàng hóa khi nhận hàng, điều này dẫn đến tình trạng hàng hóa có thể không đạt được chất lượng như đã thỏa thuận, một khi quá trình giao nhận hàng được hoàn tất thì việc phát hiện và đổi trả trở nên khó khăn hơn nhiều.
d) Rủi ro trong việc nhận HĐ và ghi nhận nợ phải trả:
✓ Công ty chỉ có 01 kế toán viên kiêm kế toán tổng hợp, phụ trách tất cả các phần hành kế toán nên khối lượng công việc nhiều, không thể đảm bảo chính xác đã hạch toán đúng và đủ nghiệp vụ kinh tế phát sinh hay chưa. Kế toán có thể quên hạch toán hay hạch toán nhiều lần khoản phải trả cho người bán, nguyên nhân là do hóa đơn bị thất lạc hoặc do người bán gửi hóa đơn nhiều lần.
✓ Mặt khác, có thể kế toán hạch toán sai số tiền do nhầm lẫn hay do NCC phát hành và gửi hóa đơn trong đó ghi sai số lượng, đơn giá, số tiền, phát hành hóa đơn đúp…mà kế toán không xem xét kĩ trước khi hạch toán nên không phát hiện được.
✓ Hơn nữa, trong quá trình hạch toán, kế toán không phân loại các khoản nợ, ngắn hạn hay dài hạn; không phân rõ khoản ứng trước cho người bán hay phải trả,…làm cho việc ghi nhận và theo dõi nợ phải trả rất khó khăn và dễ bị nhầm lẫn.
✓ Định kỳ, kế toán không đối chiếu sổ tổng hợp công nợ phải trả với số liệu chi tiết của từng NCC nên không phát hiện kịp thời sự sai sót trong ghi sổ và hạch toán để sử chữa.
e) Rủi ro trong khâu thanh toán cho NCC:
✓ Công ty chưa có Phiếu yêu cầu thanh toán trước khi lập phiếu chi.
✓ Công ty chưa kiểm soát về việc chênh lệch giá giữa Hợp đồng và thanh toán tiền hàng, nghĩa là kế toán chưa đối chiếu giữa giá thực mua của Hợp đồng hay Phiếu báo giá của NCC với Phiếu yêu cầu thanh toán, nên không phát hiện chênh lệch giá kịp
✓ Tất cả các nghiệp vụ chi tiền chưa được ghi nhận HĐ vào hệ thống kế toán trước, sau đó mới lập phiếu chi hoặc chuyển khoản, điều này có thể dẫn đến trường hợp tiền chi không đúng mục đích, trả tiền nhiều lần cho một hóa đơn, trả tiền nhầm nhà cung cấp, trả tiền nhầm so với giá trị thực của lô hàng đó,…
✓ Phiếu chi, UNC chưa đầy đủ chữ ký xác nhận trước khi sử dụng để hạch toán, các chứng từ thường không có chữ ký của Kế toán trưởng và Giám Đốc. Đến cuối tháng, kế toán tập hợp toàn bộ chứng từ rồi mới chuyển cho GĐ và KTT ký luôn một lần. Việc này là sai nguyên tắc hạch toán vì những chứng từ như vậy không có giá trị, không có đủ căn cứ để ghi sổ, có thể dẫn đến việc kế toán cố tình hạch toán sai hoặc gian lận để trục lợi.
✓ Chứng từ đã thanh toán chưa được đóng dấu “Đã thanh toán” để tránh bị chi tiền 02 lần.
✓ Khi đến hạn thanh toán, kế toán chỉ trình Phiếu chi hoặc UNC cho GĐ ký duyệt mà không kèm theo bộ chứng từ cần thanh toán. Điều này dẫn đến việc kế toán có thể ghi sai số tiền trên chứng từ nhằm biển thủ tiền của công ty để trục lợi.
f) Rủi ro trong giao nhận chứng từ giữa các bộ phận:
Việc giao nhận chứng từ giữa các bộ phận không có thủ tục ký nhận bằng văn bản cụ thể, nên việc thất lạc chứng từ không biết quy trách nhiệm cho ai, ảnh hưởng đến công tác kế toán.