2.1.5.1. Đặc điểm tổ chức kế toán tại công ty: a) Chế độ chứng từ kế toán:
Hiện nay doanh nghiệp đang áp dụng hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán ban hành theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC, ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính.
b) Hệ thống tài khoản:
Hiện nay công ty đang áp dụng hệ thống tài khoản cấp 1 do nhà nước ban hành kèm theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC, ngày 20/03/2006/ của Bộ Tài Chính. Căn cứ vào tình hình thực tế công tác kế toán tại công ty, kế toán công ty đã xây dựng thêm các tài khoản cấp 2, cấp 3 cho phù hợp.
c) Hình thức sổ kế toán:
Doanh nghiệp áp dụng hình thức kế toán: Nhật ký chung và ghi sổ bằng máy vi tính.
Hiện nay công ty TNHH SX-TM Thép Toàn Thiên đã vận dụng phần mềm kế toán vào công tác kế toán. Với phần mềm kế toán Arasoft có thể giúp nhân viên kế toán nhanh chóng cập nhật được số liệu cần thiết sau đó sẽ có bộ xử lý tự động trên máy để đưa ra các số liệu kế toán, vào sổ theo chương trình đã được cài đặt sẵn. Như vậy việc xử lí, lưu trữ số liệu không còn là vấn đề khó khăn, khối lượng công việc được giảm thiểu, đồng thời thông tin kế toán được bảo mật chặt chẽ, truy cập được nhanh chóng và hiệu quả.
Ghi chú
: Ghi hàng ngày.
: Ghi cuối tháng hay định kỳ. : Quan hệ đối chiếu.
Sơ đồ 1.2: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung (Nguồn: trích sách kế toán doanh nghiệp ĐHCN)
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, lấy số liệu, xác định tài khoản ghi nợ, ghi có để nhập liệu vào sheet nhật ký chung theo các bảng biểu đã được thiết kế sẵn. Theo quy trình của chương trình, các thông tin được tự động nhảy vào sổ kế toán tổng hợp (sổ cái) và các sổ thẻ kế toán chi tiết liên quan. Cuối tháng, kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiên
Chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết Sổ nhật ký chung Sổ cái
Báo cáo tài chính Sổ quỹ
năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
d) Chế độ Báo Cáo Tài Chính:
Niên độ kế toán của công ty bắt đầu từ ngày 01/11 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. Công ty áp dụng hệ thống BCTC năm, bao gồm các biểu mẫu sau:
➢ Bảng cân đối kế toán - Mẫu B01-DN
➢ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh - Mẫu B02-DN ➢ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ - Mẫu B03-DN
➢ Thuyết minh báo cáo tài chính - Mẫu B09-DN
e) Chuẩn mực và chế độ kế toán áp dụng tại Doanh nghiệp:
Công ty áp dụng hệ thống chế độ kế toán doanh nghiệp, chuẩn mực kế toán Việt Nam hiện hành và các thông tư hướng dẫn, sửa đổi, bổ sung của BTC.
✓ Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho:
➢ Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên. Với phương pháp này phản ánh được thường xuyên và liên tục tình hình tăng giảm hàng hóa để xác định số hàng hóa thực tế hiện có. Qua đó, đối chiếu số liệu trên sổ kế toán, nhằm xác định số chênh lệch có thể là thiếu hụt hoặc dư thừa và từ đó tìm ra nguyên nhân và biên pháp giải quyết.
❖ Nhận xét: Công ty đã áp dụng phương pháp tính hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên có ưu điểm là theo dõi chi tiết từng loại hàng hóa một cách thường xuyên, tình hình tăng giảm các loại hàng hóa.
➢ Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: hàng tồn kho được đánh giá theo giá gốc. ➢ Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: phương pháp bình quân gia quyền cuối kì.
✓ Nguyên tắc ghi nhận và khấu hao TSCĐ:
Công ty áp dụng chuẩn mực kế toán số 03 để ghi nhận TSCĐ:
Xác định mức tính khấu hao hằng năm cho TSCĐ theo phương pháp khấu hao đường thẳng theo hướng dẫn thông tư 203/2003/TT-BTC.
2.1.5.2. Sơ đồ bộ máy kế toán:
a) Cơ cấu tổ chức kế toán của công ty:
Bộ máy kế toán công ty bao gồm: kế toán trưởng, kế toán viên (bao gồm: kế toán tổng hợp, kế toán công nợ và thủ quỹ).
Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung: Toàn bộ công việc của kế toán được thực hiện tập trung ở Phòng Kế toán của Công ty. Ưu điểm của hình thức tổ chức kế toán tập trung là xử lý và cung cấp thông tin kịp thời để phục vụ cho công tác kinh doanh, có thể trang bị các phương tiện xử lý thông tin hiện đại, đầy đủ và đồng bộ.
b) Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty:
Sơ đồ 1.3. Bộ máy quản lý kế toán – tài chính công ty (Nguồn: trích tài liệu công ty)
Chức năng, nhiệm vụ của mỗi kế toán:
❖ Kế toán trưởng:
Tổ chức và điều hành giám sát toàn bộ hoạt động công tác kế toán, thống kê của Công ty. Làm tham mưu cho giám đốc về các hoạt động sản xuất kinh doanh. Chịu trách nhiệm về các số liệu kế toán, kiểm soát các hoạt động kế toán tài chính của đơn vị. Mặt khác kế toán trưởng theo dõi chi phí, doanh thu trong kỳ để xác định kết quả kinh doanh và chịu trách nhiệm về báo cáo hàng tháng trước lãnh đạo và cơ quan chức năng nhà nước. KẾ TOÁN TRƯỞNG THỦ QUỸ KẾ TOÁN VIÊN KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN CÔNG NỢ
❖ Kế toán viên bao gồm:
✓ Kế toán tổng hợp: Trực tiếp giám sát việc hạch toán của các kế toán viên, chịu trách nhiệm về các báo cáo tổng hợp cho kế toán trưởng .
✓ Kế toán công nợ: Theo dõi và cập nhật chứng từ để đối chiếu với khách hàng, lên lịch thanh toán công nợ.
✓ Thủ quỹ: Quản lý việc thu chi, thực hiện tiền mặt tồn quỹ. Đảm bảo thu đúng, chi đủ cho khách hàng, hướng dẫn khách hàng giao nhận tiền mặt tại quỹ và ngân hàng theo nguyên tắc kiểm, đếm tại chỗ tránh nhằm lẫn. Hàng ngày phải vào sổ thu-chi đối chiếu số liệu với kế toán thanh toán tiền mặt, phải ký xác nhận số phát sinh, sổ tồn quỹ.
2.2 Nhận xét chung về công ty TNHH Thép Toàn Thiên: 2.2.1 Về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty: 2.2.1 Về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty:
✓ Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức tương đối chặt chẽ, hoạt động ổn định. Cán bộ nhân viên công ty có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc. Tất cả mọi việc được thực hiện hay không đều phải thông qua sự đồng ý của Giám đốc, hay nói cách khác, Giám đôc là người có quyền hành cao nhất tại công ty.
✓ Các bộ phận chưa có sự liên kết chặt chẽ, việc lưu chuyển chứng từ chưa được nhanh chóng và thứ tự nên đôi khi nghiệp vụ bị bỏ sót ảnh hưởng công tác kế toán tại Công ty. Chưa có một Website riêng nên quảng bá thương hiệu và mở rộng thị trường còn hạn chế.
✓ Sản phẩm cung ứng là một trong những mặt hàng tương đối nhạy cảm về giá trong giai đoạn hiện nay. Trong khi đó công ty chưa có bộ phận cập nhật giá cả hàng ngày nên một số cuộc giao dịch công ty bị lỗ do chưa cập nhật kịp thời giá của mặt hàng này. Đội ngũ maketing chưa mạnh nên khối lượng giao dịch chưa đúng với thực lực công ty.
2.2.2 Về tổ chức bộ máy và mô hình kế toán tại công ty:
✓ Với mô hình kế toán tập trung, cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty đơn giản dễ điều hành, khá phù hợp với quy mô hoạt động, đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
✓ Tổ chức hệ thống kế toán khá hoàn chỉnh, khoa học; bên cạnh đó kế toán viên dày dạn kinh nghiệm và năng động, nên công tác kế toán của doanh nghiệp nhạy bén và chuyên nghiệp.
✓ Tuy nhiên, công ty có số lượng nhân viên kế toán ít ( 2 nhân viên: 1 kế toán trưởng, 1 kế toán viên kiêm kế toán tổng hợp), vì thế mà kế toán tổng hợp chịu trách nhiệm tổng hợp và thực hiện tất cả các phần hành kế toán. Điều này dẫn đến nguy cơ gian lận và sai sót trong công tác kế toán.
✓ Công ty chưa có bộ phận kế toán quản trị để cung cấp thông tin phục vụ cho việc quản lý và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
2.2.3 Về tổ chức công tác kế toán tại công ty: a) Tổ chức vận dụng chế độ chứng từ : a) Tổ chức vận dụng chế độ chứng từ :
✓ Công ty đã áp dụng đúng hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC.
✓ Chứng từ được lưu trữ theo từng file hồ sơ một cách khoa học và trình tự theo thời gian được Kế toán trưởng quản lý chặt chẽ.
✓ Tuy nhiên, chứng từ phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá trị, điều này công ty chưa thực hiện đúng, các chứng từ thường không có chữ ký của Kế toán trưởng và Giám Đốc. Đến cuối tháng, kế toán tập hợp toàn bộ chứng từ rồi mới chuyển cho GĐ và KTT ký luôn một lần.
b) Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán:
Hiện nay công ty đang áp dụng hệ thống tài khoản cấp I ban hành theo
QĐ15/2006/QĐ-BTC, ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính. Ngoài ra, theo tình hình thực tế công tác kế toán, công ty cũng xây dựng thêm các tài khoản cấp II và cấp III cho phù hợp.
c) Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán, hình thức kế toán, tổ chức thực hiện chế độ Báo cáo :
✓ Công ty đã đăng ký sử dụng phần mềm kế toán Arasoft, tất cả các nghiệp vụ phát sinh đều được thực hiện trên phần mềm kế toán. Do đó công tác kế toán trở nên thuận lợi và xử lý các thông tin nhanh chóng.
✓ Hệ thống sổ kế toán được tổ chức khoa học đảm bảo việc tổng hợp số liệu kế toán để lập các báo các kế toán.
✓Hệ thống Báo cáo tài chính năm theo đúng chế độ kế toán quy định.
2.2.4 Về tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ trong công ty:
✓ Công ty chưa xây dựng cơ chế kiểm soát nội bộ bằng văn bản cụ thể rõ ràng. Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính của công ty; giảm bớt rủi ro gian lận hoặc trộm cắp đối với công ty; giảm bớt rủi ro không tuân thủ chính sách và quy trình kinh doanh của công ty…
✓ Vì công ty chưa xây dựng cơ chế kiểm soát nội bộ nên Công ty cũng chưa có bộ phận kiểm toán nội bộ để kiểm tra quy mô, hiệu lực và hiệu quả của các cơ chế kiểm soát nội bộ đó.
2.3 Thực tế Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty TNHH Thép Toàn Thiên: công ty TNHH Thép Toàn Thiên:
Công ty TNHH Thép Toàn Thiên chưa quy định HT KSNB bằng văn bản cho từng chu trình kế toán cụ thể. Vì vậy toàn thể cán bộ nhân viên công ty không có cơ sở để thực hiện tốt mục tiêu đề ra, cũng như Ban giám đốc không thể kiểm soát được các rủi ro về gian lận và sai sót có thể xảy ra. Tuy nhiên, do giới hạn của đề tài, em xin chỉ nghiên cứu về HT KSNB đối với chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty.
2.3.1 Môi trường kiểm soát:
a) Tính chính trực và giá trị đạo đức của những người liên quan:
Các cán bộ và nhân viên trong công ty luôn làm việc với tinh thần trách nhiệm cao, luôn chú trọng đến sự liêm chính và đạo đức nghề nghiệp, họ đều đảm bảo về kiến thức và các kỹ năng cần thiết cho công việc, vì thế không khó để lí giải vì sao số lượng nhân viên ít nhưng công ty luôn hoạt động hiệu quả và khẳng định được vị trí của mình trên thương trường khốc liệt.
b) Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý:
Giám đốc công ty có phong cách làm việc chuyên nghiệp cùng tinh thần trách nhiệm cao, cộng với chuyên môn vững vàng, tính quyết đoán giúp cho ông quản lí công ty hiệu quả.
Sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong công ty được quy định bằng văn bản cụ thể, có sự độc lập tương đối giữa các bộ phận. Cụ thể:
❖ Ban giám đốc:
Thừa hành và giải quyết các vấn đề mà hội đồng thành viên đưa ra. Chịu trách nhiệm điều hành chung mọi hoạt động của Công ty theo quy định nhà nước. Tổ chức toàn bộ Công ty, kiểm tra đôn đốc cán bộ dưới quyền thực hiện kế hoạch đề ra. Tạo dựng mối quan hệ tốt với khách hàng và các tổ chức khác để phát huy thế mạnh của toàn Công ty.
❖ Phòng kế toán:
Tổ chức hoạt động kinh doanh theo đúng pháp lệnh kế toán cùa nhà nước. Tổ chức ghi chép, thống kê, tổng hợp chứng từ, báo cáo, đánh giá phản ánh nghiệp vụ phát sinh, theo dõi tình hình tài chính trong Công ty. Thường xuyên đối chiếu chứng từ công nợ, lập bảng thanh lý hợp đồng. Theo dõi tình hình tín dụng, tài chính, vật tư, tài sản Công ty, tổ chức kiểm kê báo cáo đánh giá tài sản, điều chỉnh xử lý chênh lệch thừa thiếu tài chính. Lập báo cáo kết quả kinh doanh hàng tháng, hàng quý cho lãnh đạo Công ty.
❖ Phòng kinh doanh:
Tham mưu cho ban giám đốc xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh, tiến hành chào giá, đàm phán và ký kết hợp đồng kinh tế Công ty. Thường xuyên theo dõi, thực hiện và triển khai các hợp đồng kinh tế đảm bảo đúng tiến độ, đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Nắm bắt thông tin thị trường, tiếp cận, xử lý, đề xuất phương thức kinh doanh, chính sách giá cả, giảm giá khuyến mãi, nhằm giữ vững và tìm kiếm thêm khách hàng.
❖ Phòng hành chánh nhân sự:
Tổ chức bộ máy nhân sự trong Công ty. Quản lý theo dõi tình hình biến động nhân sự. Tổ chức công tác tuyển dụng, khen thưởng, kỷ luật. Lập kế họach đào tạo nâng cao trình độ, tay nghề cho nhân viên. Tổ chức thực hiện hành chánh quản trị: mua sắm thiết bị, dụng cụ văn phòng.
❖ Bộ phận giao nhận và Kho:
hàng đúng thời gian và địa điểm của khách hàng. Khi phòng kinh doanh có yêu cầu, bộ phận giao hàng phải giao hàng theo đúng thời gian và địa chỉ quy định.
Cung cấp hàng hóa cho bộ phận giao nhận dựa vào đơn đặt hàng do phòng kinh doanh cung cấp. Kiểm tra chất lượng, số lượng và quy cách hàng hóa. Đối với hàng hóa bị lỗi cần có biện pháp xử lý kịp thời. Theo dõi lượng hàng tồn để kịp thời bổ sung và có kế hoạch xuất bán.
c) Chính sách nhân sự:
➢ Việc tuyển dụng lao động và trả lương thực hiện theo hợp đồng lao động giữa Giám đốc ( hoặc người được giám đốc ủy quyền) và người lao động phù hợp với quy định của pháp luật.
➢ Chính sách phúc lợi cho nhân viên được công ty quan tâm đúng mức bằng các chế độ phụ cấp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, thưởng dịp lễ tết, phụ cấp công tác,…