✓ Chứng từ cần được đánh số trước và theo thứ tự, các nghiệp vụ phải được ủy quyền đúng chức năng, nhiệm vụ, việc ghi chép số liệu phải được thực hiên khi các nghiệp vụ xảy ra và ghi hàng ngày, có sự tổng hợp và kiểm tra đối chiếu hàng kỳ.
✓ Chứng từ cần đầy đủ chữ ký trước khi chuyển cho bộ phận kế toán để hạch toán, để dảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ kế toán. Cụ thể, công ty cần yêu cầu Kế toán trưởng và Giám đốc ký và ghi rõ họ tên trên các chứng từ liên quan.
✓ Các chứng từ kế toán liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải được tập hợp lại ở mỗi bộ phận và nộp lên phòng kế toán khi kết thúc ngày làm việc.
✓ Các bộ phận và phòng ban trong công ty cần phối hợp nhịp nhàng với phòng kế toán để việc luân chuyển chứng từ diễn ra nhanh chóng, kịp thời và đầy đủ.
b) Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán:
Hiện nay công ty đang áp dụng hệ thống tài khoản cấp I ban hành theo
QĐ15/2006/QĐ-BTC, ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính. Ngoài ra, theo tình hình thực tế công tác kế toán, công ty cũng xây dựng thêm các tài khoản cấp II và cấp III cho phù hợp.
✓ Tuy nhiên doanh nghiệp nên cập nhật lại hệ thống tài khoản sử dụng để phù hợp với thông tư 244/2009/TT-BTC về Hướng dẫn sửa đổi, bổ sung Chế độ kế toán doanh nghiệp. Cụ thể như sau:
Đổi số hiệu tài khoản:
• 431 “Quỹ khen thưởng, phúc lợi” thành tài khoản 353 “Quỹ khen thưởng, phúc lợi”
• 4311 “Quỹ khen thưởng” thành 3531 “Quỹ khen thưởng”
• 4312 “Quỹ phúc lợi” thành 3532 “Quỹ phúc lợi”
✓ Công ty nên thiết lập các tài khoản dự phòng cho các tài khoản liên quan để giảm thiểu tổn thất có thể xảy ra, giúp cho hệ thống tài khoản của công ty được hoàn thiện hơn.
Ví dụ: Bổ sung các tài khoản:
❖ Tài khoản 139: “Dự phòng phải thu khó đòi” cho tài khoản 131 “Phải thu khách hàng” để tính trước các khoản lỗ dự kiến về khoản phải thu khó đòi nhằm phản ánh giá trị thuần của các khoản phải thu.
❖ Tài khoản 159: “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” cho tài khoản 156 “Hàng hóa”.
❖ Tài khoản 352: “Dự phòng phải trả” cho các tài khoản nợ phải trả, nhằm tránh được nhiều rủi ro tiềm tàng từ các nghĩa vụ nợ.
c) Tổ chức vận dụng sổ kế toán và hình thức kế toán:
✓ Công ty nên nâng cấp hệ thống mạng nội bộ của công ty để đảm bảo phục vụ tốt công tác kế toán, phục vụ kịp thời các yêu cầu từ phía đối tác hoặc các yêu cầu của cấp trên.
✓ Công ty nên nâng cấp cơ sở vật chất (máy vi tính, máy in, máy photocopy…) và nâng cấp bộ phần mềm Office lên phiên bản 2010 hoặc chuyển sang sử dụng các phần mềm nguồn mở (như OpenOffice.org) để tiết kiệm chi phí và cập nhật công nghệ cũng như tính bảo mật.
✓ Tuy nhiên trong giai đoạn hiện nay thông tin được xem như là một yếu tố trực tiếp của quá trình sản xuất kinh doanh nên để thích ứng với hoàn cảnh mới, doanh nghiệp nên tổ chức hệ thống báo cáo kế toán quản trị để cung cấp thông tin phục vụ cho việc quản lý và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.