➢ Khi nhận được HĐ GTGT của NCC, tất cả HĐ cần được đánh số theo thứ tự để sau này tiện cho việc kiểm tra tính liên tục của chứng từ, có thể giúp xác định việc tất cả các hoá đơn nhận được đã được hạch toán, dễ dàng theo dõi khi cần thiết.
➢ Kế toán có trách nhiệm kiểm tra chi tiết nội dung các loại chứng từ khi nhận được, cũng như kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chúng, nhất là HĐ GTGT trước khi ghi nhận nợ phải trả. Trên HĐ cần ghi tham chiếu số ĐĐH/HĐ/PNK để tiện kiểm tra, đối chiếu và theo dõi chứng từ.
Kế toán cũng có trách nhiệm lưu giữ chung những chứng từ liên quan trước khi hạch toán. Việc kiểm tra kĩ HĐ với ĐĐH đảm bảo là tất cả các hoá đơn, vốn là cơ sở để thanh toán cho nhà cung cấp, sẽ liên quan đến những giao dịch mua hàng hợp lệ và nhận đúng hàng.
➢ Trong quá trình hạch toán, kế toán cần phân loại các khoản nợ, ngắn hạn hay dài hạn; phân rõ khoản ứng trước cho người bán hay phải trả,…không chỉ góp phần theo dõi và thực hiện thanh toán công nợ phải trả tốt hơn, mà còn giúp cho việc lập BCTC dễ dàng hơn.
➢ Định kỳ, kế toán cần phải đối chiếu sổ tổng hợp công nợ phải trả với số liệu chi tiết của từng NCC, từ đó có thể phát hiện kịp thời sự sai sót trong ghi sổ và hạch toán để sử chữa.
➢ Công ty cần bổ sung thêm Sổ theo dõi nhà cung ứng để có thể theo dõi từng nhà cung ứng cụ thể về loại mặt hàng mà họ cung cấp, về các đơn đặt hàng đã đặt, về thời gian giao hàng yêu cầu và thực tế giao, về đánh giá của công ty đối với nhà cung ứng đó,…
Mẫu sổ theo dõi nhà cung ứng ( Xem phụ lục 3.4) do bộ phận kế toán đảm nhận thiết kế.