cấp tại công ty TNHH Thép Toàn Thiên:
Hiện tại công ty TNHH Thép Toàn Thiên chưa hoàn thiện HT KSNB đối với chu trình mua hàng và thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp, các phòng ban liên quan chỉ được giao trách nhiệm cơ bản để thực hiện việc mua hàng phục vụ kinh doanh .
Quy trình mua hàng được thực hiện theo những bước cơ bản sau:
a) Xử lý yêu cầu mua hàng từ bộ phận liên quan và đặt hàng:
Việc quyết định mua hàng thuộc thẩm quyền của Giám đốc công ty.
✓ Bộ phận kho có nhiệm vụ kiểm kho định kì để theo dõi số lượng hàng tồn trong kho, từ đó bộ phận sales căn cứ theo kế hoạch xuất bán của công ty, căn cứ trên sự cân đối vật tư hàng hóa tồn tại kho, nhu cầu của khách hàng…làm cơ sở đề nghị mua hàng. Công đoạn này ở công ty không được kiểm tra, đối chiếu chặt chẽ mà chỉ dựa trên lòng tin là chủ yếu, đề nghị mua hàng cũng không có văn bản cụ thể mà chỉ thông báo bằng lời nói.
✓ Khi nhận được đề nghị mua hàng từ nhân viên, trưởng bộ phận sales chịu trách nhiệm kiểm tra và xem xét loại hàng cần mua (các loại thép) về cả số lượng lẫn chất lượng, quy cách hàng xem có đúng không, và lập đơn đặt hàng, sau đó trình cho Giám đốc kí duyệt. Sau khi nhận được sự đồng ý của giám đốc, bộ phận sales sẽ fax đơn đặt hàng cho nhà cung cấp thích hợp sau khi đã xem xét bảng báo giá của họ ( thông thường là nhà cung cấp quen thuộc và lâu năm).
✓ Đối với nhà cung cấp mới, trên cơ sở đơn đặt hàng đã được công ty và người bán chấp nhận, thông thường việc hoàn chỉnh thủ tục mua hàng bằng hợp đồng sẽ được thực hiện.
✓ Hợp đồng mua hàng thường bao gồm những điều khoản chính là tên, địa chỉ, mã số thuế, số hiệu tài khoản, ngân hàng của người bán, ngân hàng của công ty, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán, thời gian hiệu lực của hợp đồng và các điều kiện thanh toán khác. Đối với nhà cung cấp giao dịch thường xuyên, công ty chỉ gởi nhà cung cấp đơn đặt hàng, không ký hợp đồng.
✓ Đơn đặt hàng được lập thành 02 bản: ➢ Bản gốc: chuyển phòng kế toán
b) Nhận hàng:
✓ Khi tiếp nhận hàng từ NCC, thủ kho chịu trách nhiệm kiểm tra đối chiếu với ĐĐH và nhận Hóa đơn GTGT từ người bán.
✓ Tuy nhiên, hàng hóa mua về không được lập phiếu nhập kho ngay lúc nhận hàng mà được lập sau khi việc giao hàng được hoàn tất.
✓ Mặt khác, vì công ty thường mua hàng từ phía các NCC quen thuộc nên không chú trọng nhiều đến khâu kiểm tra chất lượng hàng hóa khi nhận hàng, điều này dẫn đến tình trạng hàng hóa có thể không đạt được chất lượng như đã thỏa thuận, một khi quá trình giao nhận hàng được hoàn tất thì việc phát hiện và đổi trả trở nên khó khăn hơn nhiều.
c) Ghi nhận nợ phải trả:
✓ Khi mua hàng chưa thanh toán tiền cho người bán, căn cứ Hóa đơn GTGT, kế toán hạch toán tăng Khoản phải trả nhà cung cấp và theo dõi.
✓Công việc nhập liệu vào phần mềm kế toán được tiến hành ngay khi nhận được hóa đơn từ phía nhà cung cấp, vì thế việc ghi sót nợ phải trả hay ghi nhầm, ghi nợ phải trả cho một nghiệp vụ bị trùng sẽ được hạn chế đáng kể.
✓ Tuy nhiên, kê toán chỉ theo dõi nợ phải trả mà không phân loại thành nợ phải trả ngắn hạn hay dài hạn để thuận tiện cho quá trình hạch toán chính xác cũng như cho việc lập BCTC cuối năm.
d) Thanh toán tiền hàng:
Đến kỳ hạn thanh toán, bộ phận kế toán lập thủ tục thanh toán cho người bán. Hiện nay công ty thanh toán theo hai hình thức:
❖ Thanh toán bằng tiền mặt:
✓ Sau khi nhận bộ chứng từ (gồm: Hóa đơn GTGT từ NCC, Hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng, phiếu nhập kho từ các bộ phận của công ty), kế toán tiến hành kiểm tra, đối chiếu , đảm bảo số liệu trùng khớp trên các chứng từ liên quan, lập Phiếu chi gồm 03 liên và chuyển cho KTT hoặc Giám đốc kí duyệt.
✓ Phiếu chi đã được ký duyệt sẽ được chuyển cho thủ quỹ để tiến hành chi tiền. Sau khi chi tiền, thủ quỹ kí tên xác nhận. Liên 1 được lưu tại bộ phận thủ quỹ , liên 2 chuyển lên bộ phận kế toán để hạch toán, liên 3 giao các bộ phận liên quan.
❖ Thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng:
✓ Khi nhận được bộ chứng từ (ĐĐH, Hợp đồng, Hóa đơn GTGT…), kế toán xem xét tính hợp lý của bộ chứng từ, sau đó lập Uỷ nhiệm chi (gồm 02 liên) trình Kế toán trưởng hoặc Giám đốc ký duyệt. Kế toán trưởng hoặc Giám đốc kiểm tra lại và phê duyệt UNC và các chứng từ kèm theo.
+ Liên 1: lưu tại bộ phận kế toán
+ Liên 2: gửi cho ngân hàng thanh toán tiền cho người bán
✓ Sau khi thanh toán tiền cho người bán, ngân hàng sẽ hạch toán trên sổ phụ và cuối tháng hoặc định kì công ty sẽ lên nhận bản sao kê chi tiết về để hạch toán. Khi nhận về bản sao kê chi tiết từ ngân hàng, kế toán nên đối chiếu với các chứng từ gốc liên quan để đảm bảo số liệu được trùng khớp, nhanh chóng phát hiện sai sót để kịp thời gửi đề nghị đối chiếu với ngân hàng và có biện pháp xử lí.
e) Trình tự luân chuyển chứng từ:
➢ Trình tự luân chuyển chứng từ mua hàng trong nước:
✓ Bộ phận kho có trách nhiệm kiểm kho định kì để theo dõi số lượng hàng tồn kho, từ đó bộ phận sales kết hợp với nhu cầu hàng xuất bán trong thời gian sắp tới của công ty để đề nghị mua hàng.
✓ Khi nhận được đề nghị mua hàng từ nhân viên, trưởng bộ phận sales xem xét nhu cầu hàng cần mua để lập đơn đặt hàng, sau đó trình cho giám đốc kí duyệt. Sau khi nhận được sự đồng ý của giám đốc, bộ phận sales sẽ fax đơn đặt hàng cho nhà cung cấp thích hợp sau khi đã xem xét bảng báo giá của họ.
✓ Hai bên thỏa thuận một số nội dung cơ bản trong giao dịch mua hàng và một trong hai bên tiến hành lập hợp đồng kinh tế.
✓ Căn cứ trên hợp đồng đã ký kết, thủ kho được thông báo thời gian cụ thể để nhận hàng tại địa điểm quy định.
✓ Thủ kho so sánh số lượng hàng nhận về với ĐĐH hoặc Hợp đồng xem có khớp không, cho nhập kho và lập phiếu nhập kho. Bộ phận kế toán nhận đơn hàng và hóa đơn từ bộ phận sales làm bộ chứng từ để thanh toán với khách hàng. Sau khi thanh toán xong kẹp bộ chứng từ với Phiếu chi/ Uỷ nhiệm chi và lưu.
Bộ phận sales KTT/ Giám Đốc Kho
Lưu đồ 2.1: Lưu đồ quy trình kế toán mua hàng trong nước. (Nguồn: tự vẽ) N Yes No Yes No Trưởng bộ phận Bắt đầu Đề ngị mua hàng Kiểm tra Duyệt Lập ĐĐH ĐĐH ĐĐH Duyệt ĐĐH đã duyệt A Kết thúc A ĐĐH đã duyệt Nhận hàng,HĐ GTGT Lập PNK PNK Bp liên quan Bp liên quan
➢ Trình tự luân chuyển chứng từ nhập khẩu hàng hóa:
✓Bộ phận sale xác định nhu cầu hàng hóa cần để bán, căn cứ vào nhu cầu hàng của từng thành viên sale, trưởng bộ phận sale sẽ xác định số lượng, mặt hàng cần nhập thêm, qua đó làm PO để đặt hàng, chuyển qua cho bộ phận logistics (liên hệ với người môi giới trung gian). Trên đó ghi rõ: loại hàng, kích cỡ, lượng hàng, nhà cung cấp,…
✓ Bộ phận logistics liên lạc và thương lượng nhà cung cấp. Nếu nhà cung cấp đồng ý sẽ chuyển hàng, đồng thời giao bộ chứng từ, bộ phận logistics nhận chứng từ làm hồ sơ thông báo với hải quan.
✓ Sau khi xác định được thời gian nhận hàng, thông báo cho thủ kho nhận hàng theo đúng số lượng trong packing list.
✓ Bộ phận logistics chuyển chứng từ cần thiết: tờ khai hải quan điện tử, invoice, bill of lading,…cho kế toán. Kế toán photo thêm 1 bộ chứng từ làm thủ tục chuyển tiền thanh toán. Bộ còn lại được kẹp với Ủy nhiệm chi làm chứng từ để hạch toán.
➢ Trình tự luân chuyển chứng từ chi tiền mặt thanh toán cho người bán:
Doanh nghiệp hạn chế chi tiền mặt, chủ yếu thanh toán qua ngân hàng
1) Bộ phận có nhu cầu thanh toán: Chứng từ kèm theo yêu cầu chi tiền là hóa đơn GTGT, PNK và các chứng từ khác liên quan.
2) Kế toán đối chiếu chứng từ và đề nghị chi tiền đảm bảo tính hợp lí, hợp lệ, sau đó chuyển kế toán trưởng xem xét.
3) Kế toán trưởng kiểm tra lại ký vào đề nghị thanh toán và các chứng từ liên quan.
4) Kế toán lập chứng từ chi tiền: lập Phiếu chi (3 liên). Sau đó chuyển Phiếu chi trình Kế toán trưởng hoặc Giám đốc ký duyệt.
5) Thực hiện chi tiền: Thủ quỹ khi nhận được phiếu chi phải so sánh đối chiếu với chứng từ gốc. Sau đó ký vào Phiếu chi, liên 01 lưu tại cuống, liên 02 giao cho kế toán, liên 03 giao các bên liên quan.
Quy trình kế toán chi tiền mặt
Bộ phận có nhu cầu thanh
toán
Kế toán thanh toán
Kế toán trưởng
hoặc giám đốc Thủ quỹ
Hóa đơn, chứng từ gốc Ký, duyệt Phiếu chi Phiếu chi đã ký, duyệt (3 liên) Bắt đầu Tập hợp hóa đơn, chứng từ gốc Xem xét Phiếu chi Phiếu chi đã duyệt Ký chi tiền Lập phiếu chi Xem xét các hóa đơn, chứng từ hợp lệ N 3 2 Phiếu chi đã đủ chữ ký 1 Duyệt Nhập liệu Định khoản, rồi lên bảng kê Lưu Phiếu chi
Lưu đồ 2.2: Lưu đồ thể hiện quy trình kế toán chi tiền mặt. (Nguồn: Phòng tài chính - kế toán công ty)
➢ Trình tự luân chuyển chứng từ chi tiền gửi ngân hàng:
1) Bộ phận kế toán tiếp nhận đề nghị chi TGNH:
Chứng từ kèm theo UNC là: Phiếu nhập kho, hóa đơn, hợp đồng và các chứng từ khác liên quan.
Kế toán xem xét đối chiếu tính hợp lý của bộ chứng từ rồi lập UNC gồm 02 liên. Sau đó trình kế toán trưởng xét duyệt.
2) Kế toán trưởng kiểm tra lại phê duyệt UNC và các chứng từ kèm theo.
3) Kế toán đem UNC đã được duyệt trình ngân hàng, ngân hàng xác nhận chuyển tiền cho người bán và hạch toán trên sổ phụ ngân hàng.
Cuối tháng, kế toán căn cứ vào sổ phụ ngân hàng (Bản sao kê chi tiết), đối chiếu với UNC, nếu không trùng khớp thông tin và số liệu sẽ đề nghị ngân hàng đối chiếu lại.
Lưu đồ 2.3. Lưu đồ kế toán chi tiền gửi ngân hàng. (Nguồn: tự vẽ) Hạch toán trên sổ phụ Sổ phụ ngân hàng no Ngân hàng Chi tiền A Kế toán trưởng Ký duyệt Ủy nhiệm chi đã duyệt Nhập liệu Cập nhật file Kế toán Bắt đầu Lập Ủy nhiệm chi Ủy nhiệm chi A yes N Đề nghị đối chiếu Đối chiếu S
2.3.4 Thông tin và truyền thông:
Hệ thống thông tin và truyền thông của công ty tương đối tốt, thông tin được thu thập và truyền đạt một cách kịp thời, đầy đủ, dễ nắm bắt và đúng người có thẩm quyền. Hệ thống thông tin kế toán đạt được các mục tiêu kiểm soát cơ bản như: tính có thực, tính đầy đủ, sự phê chuẩn, sự đánh giá, sự phân loại, tính đúng kỳ, chuyển sổ và tổng hợp chính xác. Nhờ đó, cán bộ và nhân viên trong công ty luôn tuân thủ và thực hiện tốt mọi nhiệm vụ được giao, một phần là do công ty có hình thức tổ chức bộ máy theo mô hình tập trung.
2.3.5 Giám sát:
✓ Công tác giám sát ở công ty được thực hiện theo kiểu giám sát thường xuyên, nghĩa là giám đốc xem xét việc ghi chép chứng từ từ khi tiến hành giao dịch đến khi hoàn thành giao dịch và nhập liệu vào phần mềm.
✓ Tuy nhiên, công ty chưa thực hiện việc giám sát định kì thông qua các cuộc kiểm toán định kì do kiểm toán viên nội bộ hoặc kiểm toán viên độc lập thực hiện.