a) Sơ đồ bộ máy tổ chức chung công ty:
Sơ đồ 1.1. Cơ cấu chung công ty. Giám đốc Phó Giám đốc Phòng hành chánh Phòng kế toán Phòng kinh doanh Bộ phận giao nhận và Kho
b) Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban: ❖ Ban giám đốc:
Thừa hành và giải quyết các vấn đề mà hội đồng thành viên đưa ra. Chịu trách nhiệm điều hành chung mọi hoạt động của Công ty theo quy định nhà nước. Tổ chức toàn bộ Công ty, kiểm tra đôn đốc cán bộ dưới quyền thực hiện kế hoạch đề ra. Tạo dựng mối quan hệ tốt với khách hàng và các tổ chức khác để phát huy thế mạnh của toàn Công ty.
❖ Phòng kế toán:
Tổ chức hoạt động kinh doanh theo đúng pháp lệnh kế toán cùa nhà nước. Tổ chức ghi chép, thống kê, tổng hợp chứng từ, báo cáo, đánh giá phản ánh nghiệp vụ phát sinh, theo dõi tình hình tài chính trong Công ty. Thường xuyên đối chiếu chứng từ công nợ, lập bảng thanh lý hợp đồng. Theo dõi tình hình tín dụng, tài chính, vật tư, tài sản Công ty, tổ chức kiểm kê báo cáo đánh giá tài sản, điều chỉnh xử lý chênh lệch thừa thiếu tài chính. Lập báo cáo kết quả kinh doanh hàng tháng, hàng quý cho lãnh đạo Công ty.
❖ Phòng kinh doanh:
Tham mưu cho ban giám đốc xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh, tiến hành chào giá, đàm phán và ký kết hợp đồng kinh tế Công ty. Thường xuyên theo dõi, thực hiện và triển khai các hợp đồng kinh tế đảm bảo đúng tiến độ, đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Nắm bắt thông tin thị trường, tiếp cận, xử lý, đề xuất phương thức kinh doanh, chính sách giá cả, giảm giá khuyến mãi, nhằm giữ vững và tìm kiếm thêm khách hàng.
❖ Phòng hành chánh nhân sự:
Tổ chức bộ máy nhân sự trong Công ty. Quản lý theo dõi tình hình biến động nhân sự. Tổ chức công tác tuyển dụng, khen thưởng, kỷ luật. Lập kế họach đào tạo nâng cao trình độ, tay nghề cho nhân viên. Tổ chức thực hiện hành chánh quản trị: mua sắm thiết bị, dụng cụ văn phòng.
❖ Bộ phận giao nhận và Kho:
Bốc xếp hàng hóa khi có hàng chuyển tới kho và có trách nhiệm nhận hàng từ xe đưa vào kho. Kiểm tra hàng nhận có đúng quy cách và chất lượng hay không. Giao
hàng đúng thời gian và địa điểm của khách hàng. Khi phòng kinh doanh có yêu cầu, bộ phận giao hàng phải giao hàng theo đúng thời gian và địa chỉ quy định.
Cung cấp hàng hóa cho bộ phận giao nhận dựa vào đơn đặt hàng do phòng kinh doanh cung cấp. Kiểm tra chất lượng, số lượng và quy cách hàng hóa. Đối với hàng hóa bị lỗi cần có biện pháp xử lý kịp thời. Theo dõi lượng hàng tồn để kịp thời bổ sung và có kế hoạch xuất bán.