Tìm hiểu và hoàn thiện công tác văn thư tại Tổng Công ty Xây dựng Đường thủy

Đặc điểm về cơ sở vật chất trang thiết bị thi công tại Tổng Công ty Thiết bị phục vụ thi công của Tổng công ty có hơn 400 thiết bị, được cụ

Cơ sở vật chất hạ tầng , vật tư trang thiết bị và môi trường làm việc. Do tính chất, lĩnh vực hoạt động và các ngành nghề của công ty, các công trình không tập trung ở một nơi cố định mà nằm rải rác trên nhiều địa bàn , bởi vậy Tổng công ty không có điều kiện xây dựng cơ sở hạ tầng một cách tốt nhất cho toàn bộ công nhân viên của công ty, chỉ có trụ sở , văn phòng tổng công ty, nơi làm việc của các phòng ban được xây dựng cố định, khang trang và tiện nghi.

Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Tổng Công Ty Xây Dựng Đường Thủy

( sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn Phòng Tổng Công Ty Xây dựng Đường thủy được trình bày tại Phụ Lục II ). 1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng. Văn phòng Tổng công ty làm việc theo chế độ Thủ trưởng, cấp dưới phải tuân thủ sự chỉ đạo và điều hành của cấp trên. Đồng thời, phát huy dân chủ nâng cao tinh thần trách nhiệm, chủ động phối hợp đoàn kết, kỷ cương và thống nhất trong thực thi công vụ. Phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong Văn phũng được thể hiện rừ ràng. Phòng Tổ chức phân công, bố trí vị trí việc làm cho cán bộ nhân viên trong phòng như sau:. Phụ trách chung, chịu trách nhiệm về mọi hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ của phòng đã được phân công trước Giám Đốc Công ty. Kiểm tra, đôn đốc các nhân viên trong phòng thực hiện tốt các nhiệm vụ của mình. Quản lý nhân nhân lực của phòng. Phân công cụ thể nhiệm vụ các nhiệm vụ thường xuyên và đột xuất cho nhân viên của phòng theo lệnh của Giám Đốc Công ty. Tham gia làm thư ký các hội đồng do công ty thành lập như Tuyển dụng, nâng lương, khen thưởng , kỷ luật, bảo hộ lao động, khoa học kỹ thuật .. Chịu trách nhiệm tham mưu, thực hiện các công tác thường xuyên và đột xuất có liên quan đến những việc cụ thể :. - Tuyển dụng, hợp đồng lao động, bố trí lao động. - Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, bảo hiểm thân thể. - Giải quyết chế độ chính sách đối với người lao động. - Trật tự trị an khu vực, trật tự nội vụ. - Khen thưởng, kỷ luật của phòng cũng như công ty. - Hồ sơ cán bộ công nhân viên. - Xây dựng các văn bản có tính pháp quy, quy chế của công ty. - Đối nội, đối ngoại. - Cung cấp các nhu yếu phục vụ công tác của lãnh đạo công ty. - Các công tác có tính đột xuất khác theo sự chỉ đạo của giám đốc, phó giám đốc công ty. - Tham mưu cho lãnh đạo công ty trong các lĩnh vực trên. Phó Trưởng phòng. Phó Trưởng phòng là công chức lãnh đạo, giúp Trưởng phòng chỉ đạo một số mặt công tác và chịu trách nhiệm trước Giám đốc và Trưởng phòng về nhiệm vụ được phân công. Giúp Trưởng phòng và chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng điều hành tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao, cụ thể như:. Xây dựng quy hoạch, kế hoạch về phát triển lĩnh vực chuyên môn, chuyên ngành; xây dựng các văn bản quy phạm pháp luật; tổ chức hướng dẫn kiểm tra, tham gia thanh tra việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, các chế độ, chính sách đã ban hành; sơ kết, tổng kết, đánh giá kết quả hoạt động; tổng hợp thông tin, báo cáo về lĩnh vực chuyên môn, chuyên ngành, nhiệm vụ được phân công phụ trách. Hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn về lĩnh vực chuyên môn, chuyên ngành được giao. Chủ trì hoặc tham gia các đề tài nghiên cứu khoa học thuộc lĩnh vực chuyên môn, chuyên ngành được giao. Phụ trách công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật của Tổng công ty, công tác bảo vệ an ninh trật tự, Công tác thanh tra, kiểm tra giải quyết khiếu nại, tố cáo, công tác hành chính nội bộ, trực tiếp quản lý và điều động xe con văn phòng Tổng công ty. Tổ chức hội nghị, lễ tân, khánh tiết. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng phân công. a) Chuyên viên đối với công tác tổ chức hoạt động. Thực hiện công tác cán bộ đối với đơn vị trực thuộc Công ty theo phân cấp. Xây dựng phân cấp quản lý công tác tổ chức Cán bộ, lao động, tiền lương trong Tổng công ty. Xây dựng và thực hiện phương án sắp xếp tổ chức của cơ quan, hướng dẫn, kiểm tra các bộ phận thực hiện nhiệm vụ và các quy định về công tác tổ chức hoạt động. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng phân công. b) Chuyên viên đối với công tác lao động, tiền lương. Đối với công tác lao động tiền lương, chuyên viên thực hiện theovBộ luật lao động và quản lý lao động theo sự phân cấp của Tổng công ty. Xây dựng kế hoạch lao động, biên chế lao động, ký kết hợp đồng lao động, đăng ký hợp đồng lao động, xây dựng thỏa ước lao động, nội quy lao động. Xây dựng và quản lý định mức lao động, đơn giá tiền lương theo phân cấp của Tổng công ty. Tham gia giải quyết những vấn đề tranh chấp lao động. Tổ chức thực hiện các quy định của Nhà nước về chế độ tiền lương. Thực hiện công tác tiền lương của cơ quan. Xây dựng hệ thống thang lương, bảng lương áp dụng trong Công ty. Thực hiện nhiệm vụ khác được phân công. c) Chuyên viên đối với công tác quản lý bảo hiểm xã hội. Trong công tác quản lý Bảo hiểm xã hội, chuyên viên thực hiện nhiệm vụ này theo quy định của Nhà nước. Hưỡng dẫn, kiểm tra , theo dừi cỏc đơn vị thực hiện chế độ bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp. Thực hiện công tác thanh toán các chế độ Bảo hiểm y tế cho nhân viên trong Công ty. Thống kê và làm báo cáo số liệu BHXH khi được yêu cầu. Thực hiện quy chế chốt sổ cho nhân viên, làm thủ tục chấm dứt hợp. đồng lao động, chuyển công tác với cơ quan Bảo hiểm xã hội, chốt sổ cho một số cán bộ nghỉ hưu. Thực hiện các nhiệm vụ khác được phân công. d) Chuyên viên đối với công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo. Thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra việc thực hiện mục tiêu, kế hoạch, chương trình, nội dung hoạt động của cơ quan. Phối hợp thực hiện công tác thanh tra việc thực hiện chính sách pháp luật, giải quyết khiếu nại, tố cáo đối với các nhiệm vụ được giao tại các phòng, đơn vị. Thực hiện công tác thanh tra thủ trưởng;. Thực hiện các nhiệm vụ khác được phân công. e) Chuyên viên đối với công tác thi đua, khen thưởng. Xây dựng kế hoạch, chương trình, nội dung thi đua, khen thưởng, thực hiện các chương trình, thủ tục công tác thi đua, khen thưởng đối với các tập thể, cá nhân trong cơ quan Tổng công ty theo quy định của Nhà nước. Chủ trì, tổ chức phát động các phong trào thi đua trong Tổng ty, xây dựng quy chế khen thưởng, cụ thể hóa các điều kiện, tiêu chuẩn, hình thức khen thưởng. Triển khai, hướng dẫn đơn vị, phòng thực hiện chương trình, kế hoạch thi đua khen thưởng. Xây dựng quy chế khen thưởng, điều kiện, tiêu chuẩn, hình thức khen thưởng. Thực hiện các công tác khác được phân công. f) Chuyên viên đối với công tác cán bộ. Thực hiện chế độ chính sách đối với cán bộ, thủ tục để cấp, đổi hộ chiếu, xuất nhập cảnh ( VISA) và các thủ tục có liên quan cho cán bộ công nhân viên được cử đi công tác nước ngoài theo quy định của Pháp luật. Thực hiện công việc khác theo sự phân công của Lãnh đạo phòng. g) Chuyên viên Văn thư.

Thực trạng công tác Văn Thư tại Tổng Công ty Xây dựng Đường thủy

Bộ phận quản lý công tác lưu trữ có chức năng giúp lãnh đạo quản lý công tác lưu trữ trong cơ quan bằng việc thực hiện các nhiệm vụ cụ thể như: Xây dựng những văn bản quy định về công tác lưu trữ trong cơ quan; Quản lý và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan; Đề xuất các phương án đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ cho cơ quan và hàng năm báo cáo tình hình thực hiện công tác lưu trữ trong cơ quan, lập kế hoạch thực hiện công tác lưu trữ của cơ quan trong thời gian tới. Ngoài ra, Công ty đã trang bị tương đối đầy đủ các phương tiện, trang bị cần thiết đáp ứng nhu cầu thực hiện nhiệm vụ, nhằm nâng cao hiệu quả trong việc chỉ đạo và trao đổi thông tin trong công tác văn thư, Văn phòng đã tổ chức một số lớp tập huấn cho nhân viên Văn thư, chuyên viên về các kỹ năng soạn thảo văn bản, sử dụng máy vi tính, truyền và khai thác văn bản trên mạngj nhằm phục vụ cho nhu cầu công việc.

Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Tổng Công ty Xây dựng Đường thủy

Tên cơ quan được trình bày tại ô số 2, chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên , bên trái, được trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ với Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, phía dưới có đường kẻ ngang nét liền có độ dài bằng 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ. Đa số tại các phòng đều ứng dụng phần mềm CloudOffice , bởi ngoài việc quản lý các văn bản đến, văn bản đi nội bộ, phần mềm còn cho phép quản lý các hồ sơ tài liệu không thuộc nhóm thông tin văn bản, hồ sơ tài liệu có thể là phần mềm, hồ sơ hợp đồng, hồ sơ khiếu nại tố cáo, các biểu mẫu, ấn chỉ, các tài liệu âm thanh, video… Đặc biệt, phần mềm còn cho phép quản lý các loại hồ sơ sự kiện.

Vài nét về công tác Lưu trữ, công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng, tổ chức quản lý nhân sự trong văn phòng và văn hóa

Trang thiết bị kho lưu trữ của Công ty là phương tiện để đảm bảo an toàn tài liệu, vừa là phương tiện để quản lý tốt hồ sơ, tài liệu, cơ quan đã xây dựng hệ thống bình chữa cháy, máy hút ẩm, hút bụi, máy điều hòa, quạt thông gió và hệ thống ánh sáng, các phương tiện quản lý hồ sơ như bìa, cặp , hộp, hòm, tủ đựng hồ sơ, giá để tài liệu và các thiết bị chuyên dùng khác. Trong công tác ứng dụng công nghệ thông tin, sự phát triển nhanh chóng của khoa học, công nghệ cũng có ảnh hưởng nhất định đến công tác lưu trữ về mặt trịnh độ cán bộ, công chức trong việc nắm bắt, khai thác, sử dụng có hiệu quả các thiết bị công nghệ, về yêu cầu trang bị hệ thống máy móc, về quản lý, sử dụng các phần mềm.

Nhận xét, đánh giá công tác văn thư tại Tổng Công ty

Do vậy, công tác soạn thảo và ban hành văn bản đã, đang được Lãnh đạo quan tâm, chỉ đạo nhằm nâng cao hiệu lực thi hành văn bản, đồng thời nhằm thống nhất quy trình, đúng, đầy đủ thủ tục ban hành theo quy định của Nhà Nước và quy định của cơ quan. Thời gian thực tập tại Tổng Công ty Xây dựng Đường thủy là cơ hội để tôi được tiếp cận với thực tế, đi sâu tìm hiểu về công tác Hành chính – Văn phòng trong cơ quan và vận dụng những kiến thức đã được trang bị ở nhà trường vào thực tiễn công việc, đồng thời tiếp thu được kiến thức, kinh nghiệm bổ ích, phục vụ cho công việc sau này.

Kết quả đạt được trong quá trình thực tập .1 Về nhận thức lý luận vào thực tiễn

Đồng thời, có sự phối hợp chặt chẽ giữa đơn vị soạn thảo và Văn thư cơ quan trong việc soạn thảo văn bản, giải quyết văn bản đi – đến, quy trình lập hồ sơ hiện hành…trong quá trình thực tập, tôi được làm một số công việc mà Lãnh đạo, cán bộ Văn phòng giao cho như: Đánh máy, photo tài liệu, scanner văn bản, chỉnh lý tài liệu…. Bên cạnh đó, văn hóa ứng xử quyết định đến sự thành công trong công việc, trong thời gian thực tập tôi đã trang bị thêm cho mình những kiến thức, hiểu biết về các mối quan hệ công sở, cách giao tiếp hàng ngày ở cơ quan,các quan hệ ứng xử giữa Lãnh đạo với Khách ngoài cơ quan, Lãnh đạo - nhân viên, giữa Lãnh đạo- Nhà thầu, giữa nhân viên với nhân viên, giữa nhân viên với khách hàng….

Đánh giá chung trong công tác Văn phòng tại Tổng Công ty

Đặc biệt là yếu tố công nghệ thông tin được ứng dụng nhanh chóng, hiệu quả trong công tác Văn phòng , nhiều phần mềm ứng dụng được xây dựng cho công tác văn thư, lưu trữ trong công tác quản lý như : phần mềm hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc, phần mềm tra cứu tài liệu, phần mềm theo dừi thực hiện nhiệm vụ, phần mềm CloudOffice,. Đó là hệ thống các quy trình về khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ, với mục đích thống nhất các trình tự thủ tục, xác định trách nhiệm của tổ chức, cá nhân trong việc khai thác sử dụng tài liệu, hồ sơ tại kho Lưu trữ, đảm bảo kịp thời, chính xác, khoa học hiệu quả, an toàn trong việc khai thác tài liệu.

Nhược Điểm

Việc ứng dụng công nghệ thông tin chỉ thực hiện với hai khối tài liệu quản lý và xây dựng cơ bản chưa áp dụng cho tất cả các tài liệu trong kho.Việc đầu tư kinh phí cho công tác chỉnh lý,thu thập tổ chức sắp xếp tài liệu trong kho còn hạn chế…. Bên cạnh đó là hạn chế về tổ chức nhân sự, qua sự khảo sát thực tế tôi nhận thấy công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ chưa thực sự có hiệu quả, phương pháp, chương trình đào tạo chưa thực sự gắn với thực tế công việc.

Kế Hoạch